Smartsheet eller Microsoft Project: Vilket projektledningsverktyg är bäst?

Projektledningslösningar kan vara en livräddare när det gäller att organisera dina projekt och uppgifter, särskilt om projektet är relativt komplext. Att välja rätt projektledningsverktyg kan dock ofta vara en ganska svår uppgift. Särskilt när man tänker på att det finns många lovande alternativ, alla med unika styrkor och funktioner.

Men när det gäller att välja en projektledningslösning måste vi se bortom den glansiga ytan och leta efter substans. Det perfekta verktyget ska hjälpa dig att planera projekt, tilldela uppgifter, hantera resurser, möjliggöra automatiserade arbetsflöden och säkerställa en balanserad arbetsbelastning i hela teamet.

Därför har vi valt ut två utmärkta projektledningsverktyg som är kända för att vara praktiska och ha bra grundfunktioner. I denna jämförelse tittar vi på för- och nackdelarna med Smartsheet och Microsoft Project och jämför de viktigaste funktionerna, priserna och till och med kundrecensioner för att hjälpa dig att välja det bästa alternativet.

Vad är Smartsheet?

Smartsheet är en arbetshanteringsplattform som använder ett välbekant kalkylbladsgränssnitt för att hjälpa dig att hantera projekt, tilldela uppgifter och ta hand om flera projektportföljer. Den kombinerar funktionerna i projektledningsverktyg och Microsoft Excel-funktioner och går ännu längre.

Med Smartsheet kan du visualisera historiska data som diagram, visa dina uppgifter i Gantt-diagram och markera viktiga uppgifter i ditt projekts tidsplan.

Smartsheet utmärker sig genom sin flexibilitet, men saknar jämfört med vissa Smartsheet-alternativ kapaciteten att hantera komplexa projektfunktioner som resursutjämning och avancerad rapportering.

Smartsheet-funktioner

1. Automatisering

Automatiserade arbetsflöden är en populär funktion i Smartsheet som låter dig optimera repetitiva och tidskrävande processer. Den har ett kodfritt dra-och-släpp-gränssnitt som gör det möjligt att skapa engångs- eller återkommande arbetsflöden genom att kombinera flera åtgärder och vägar. Du kan också ställa in händelse- eller schemabaserade utlösare.

Du kan även använda deras samling av färdiga arbetsflödesmallar för dina projektledningsuppgifter, inklusive veckovisa statusförfrågningar, påminnelser om förfallodatum och mycket mer. Detta inkluderar även att visa och svara på uppdateringar från tredjepartsverktyg som Microsoft Teams eller Slack.

2. Anpassning av arbetsflödet

Bridge by Smartsheet är ett dra-och-släpp-gränssnitt som gör det enkelt att lägga till arbetsflödesblock och definiera arbetsflödeslogik som passar komplexa processflöden. Med hjälp av detta kan du anpassa dina arbetsflöden efter dina önskemål.

Du kan också skapa arbetsflöden med Smartsheet-formulär för att samla in data från interna och externa intressenter och spara den direkt i kalkylbladet. Skapa snabbt ett formulär med villkorlig logik, så att dina frågor blir relevanta för den som fyller i formuläret. Du kan också använda varumärkeselement som färger, logotyper, GIF-bilder och bilder för att anpassa formuläret efter dina behov.

Integrationer med verktyg som AccuWeather, FedEx, Google Translate, Salesforce, SendGrid, ServiceNow, Microsoft SharePoint och UPS Tracking hjälper dig att anpassa Smartsheet efter dina unika behov.

3. Innehållssamarbete

Du kan arbeta smidigt med dina teammedlemmar, dela feedback och spåra framsteg i realtid med hjälp av Smartsheets innehållssamarbete.

Med chatt- och kommentarfunktioner kan du:

Smartsheet-priser

Vad är Microsoft Project?

Microsoft Project, eller MS Project, är ett projektledningsprogram som ingår i Microsoft Office-paketet. Du kan använda det för att hantera enkla projekt, skapa scheman, tilldela resurser och hålla koll på tiden. Avancerade funktioner som Gantt-diagram, Kanban-tavlor, projektkalendrar och andra vyer hjälper dig att hantera flera små och stora projekt i ett och samma verktyg.

Även om det har en brant inlärningskurva jämfört med vissa Microsoft Project-alternativ, erbjuder det sömlös anslutning till andra Microsoft-applikationer och plattformar. Detta gör det idealiskt om du letar efter ett projektledningsverktyg som kommer med ett omfattande ekosystem.

Microsoft Projects funktioner

1. Flera projektvyer

Microsoft Project erbjuder flera vyer för projektledning, vilket gör det idealiskt för projektledare och team. Detta inkluderar:

2. Avancerade mallar för projektplanering

Projektplaneringsmallar kan hjälpa dig att snabbt organisera uppgifter och följa upp projektmål. Med Microsoft Project kan du välja mallar som är inriktade på Agile- eller Waterfall-metodik och planera varje projektfas med hjälp av planeringsmallarna.

3. Översikt över portföljen

Du kan få tydlig överblick över flera projekt samtidigt med hjälp av portföljhanteringsfunktioner. Detta gör att du kan analysera prestationsmått, göra välgrundade resursallokeringar och säkerställa framgångsrika resultat.

Priser för Microsoft Project

Lokalt installerad version/desktopversion

Molnbaserade lösningar

Smartsheet vs. Microsoft Project: Jämförelse av funktioner

Smartsheet och MS Project kombinerar unika funktioner för att på bästa sätt hjälpa dig att få jobbet gjort. Här är en direkt jämförelse mellan Microsoft Project och Smartsheet som hjälper dig att bättre förstå styrkorna och svagheterna hos respektive projektledningslösning.

1. Samarbetsfunktioner

Smartsheet har några spännande samarbetsfunktioner som gör att du kan ge behörigheter på radnivå, lägga till kommentarer, redigera tillsammans med andra och hålla dig uppdaterad om tillägg med spårning i realtid. Detta gör det idealiskt för dem som söker ett användarvänligt och samarbetsinriktat projektledningsverktyg.

Å andra sidan har Microsoft Project robusta samarbetsverktyg, men de är mindre intuitiva. Du kan lägga till kommentarer, spåra ändringar och till och med göra uppdateringar i realtid, men dessa är begränsade och svåra att hantera, särskilt med desktopversionerna.

Vinnare: Smartsheet

2. Automatisering

Smartsheet erbjuder automatiserade arbetsflöden utan kodning som hjälper dig att eliminera repetitiva uppgifter och spara tid. Det har också massor av färdiga mallar för anpassade arbetsflöden, men jämfört med MS Project saknar det kraft.

MS Project, å andra sidan, erbjuder avancerade automatiseringsfunktioner som är idealiska för komplexa arbetsflöden och projektledningsbehov. Det har anpassningsbara mallar och inbyggd automatisering som du kan utnyttja när du skapar nya projekt.

Vinnare: Microsoft Project

3. Projektflexibilitet

Smartsheet är känt för sin flexibilitet och erbjuder ett arkbaserat gränssnitt som du enkelt kan anpassa efter dina behov. Detta hjälper dig att använda verktyget för budgetering, projektledning, resursuppföljning, inventering och mycket mer, med anpassningsbara vyer som hjälper dig att hantera olika projekt.

Microsoft Project är dock beroende av en rigid struktur för sina projektutvecklingsfunktioner och har en brant inlärningskurva. Även om det kan erbjuda flera vyer, gör den komplexa strukturen det endast idealiskt för vissa projekt.

Vinnare: Smartsheet

4. Avancerad resurshantering

Eftersom Smartsheet främst fokuserar på kalkylbladsvyn erbjuder det enkla funktioner för resursallokering. Detta kan hjälpa dig att planera projekt, spåra tid och få dynamisk rapportering. Men jämfört med konkurrenterna saknar det sofistikerade funktioner för resursplanering och optimering, såsom konfliktdetektering, utjämning och mer.

När det gäller resurshantering och resursfördelning är Microsoft Project dock en klar vinnare. Det har avancerade resursplaneringsfunktioner som gör att du kan begära och tilldela uppgifter, spåra program och flera projektportföljer samt få färdiga rapporter för att spåra resursfördelningen. Du kan till och med synkronisera det med andra appar som Microsoft Teams, vilket hjälper dig att förbättra projektfördelningen och uppgiftsfördelningen.

Vinnare: Microsoft Project

Smartsheet vs. Microsoft Project på Reddit

Så vad säger folk på Reddit om Smartsheet vs Microsoft Project? När du söker på Microsoft Project vs. Smartsheet på Reddit hittar du många diskussioner om den ideala plattformen för projektledning.

De flesta användare är överens om att Microsoft Project är idealiskt om du redan använder Microsoft Office 365 eller Microsoft Teams som din övergripande plattform för arbetshantering. En användare sa: ”Jag har erfarenhet av olika programhanteringsroller. Var och en har sina styrkor, och valet beror på dina specifika behov. Med tanke på att ditt team redan använder MS Teams kan integrationen av en projektledningsplattform som fungerar sömlöst med Teams förbättra samarbetet. ”

Smartsheet har dock överlag fått mycket positiva recensioner, främst eftersom det stöder flera vyer såsom listor, kalendrar, Kanban-tavlor och formulär. Här är en kommentar från Redditor: *”Jag har använt MS Project, Monday, Trello och Smartsheet, och även om några av de listade fungerar bra inom sina specifika uppgiftsområden, har Smartsheet gjort det möjligt för mig att göra många saker bra. Jag kunde hantera projekt som listor, kalendrar eller Kanban-tavlor och använda formulär. Det krävdes visserligen lite mer inlärning eftersom det är ett tomt blad med mindre struktur, men bristen på struktur är också dess styrka, eftersom det ger så mycket flexibilitet som du kan hantera.”

Möt ClickUp – det bästa alternativet till Smartsheet och Microsoft Project

Det finns ingen klar vinnare i dragkampen mellan Microsoft Project och Smartsheet. Smartsheet är flexibelt och har många kraftfulla funktioner. Det är ett kalkylbladsprogram som också kan användas för uppgiftshantering, skapande av arbetsflöden och projektledning.

Å andra sidan har Microsoft Project djupa rötter i komplex planering. Det är idealiskt om du redan använder Microsoft-produkter som en del av dina övergripande affärs- och företagsplaner. Det har en brant inlärningskurva men kan erbjuda samma funktioner och automatiseringsmöjligheter.

Det är här en heltäckande projektledningsplattform som ClickUp kan göra underverk. ClickUp är en allt-i-ett-lösning för produktivitet som kan kombinera alla dina aktiviteter på en och samma plattform. På så sätt kan du skapa uppgifter, automatisera arbetsflöden, spåra projektmål och hantera hela din organisation med ett enda program.

ClickUp-funktioner

1. Spåra och organisera ditt arbete med tabellvyn

Gå bortom den traditionella tabellen med ClickUps tabellvy, som låter dig skapa blixtsnabba kalkylblad och kraftfulla visuella databaser på några minuter. Med den här vyn kan du:

2. Färdiga kalkylbladsmallar

Om du gillar att använda kalkylblad för dina arbetsflöden och projektuppföljning kommer du att uppskatta att arbeta med ClickUp Spreadsheet Template. Denna anpassningsbara kalkylbladsmall kan göra mer än traditionella verktyg och låter dig göra allt från enkla budgetar till komplex projektledning, lageruppföljning, orderhantering och mycket mer.

Ladda ner den här mallen

Med den här projektledningsmallen kan du:

3. Allt-i-ett-plattform för projekt

Med projektledningsplattformen ClickUp får du inte bara de grundläggande funktionerna som andra verktyg erbjuder. Istället får du det bästa inom projektledning, teamsamarbete och uppgiftshantering, med avancerade funktioner som hjälper dig att hantera stora team, spåra deadlines, förenkla komplexa och stora projekt och spara tid.

Dessutom får du avancerade samarbetsfunktioner som hjälper dig att:

Priser för ClickUp

Har vi nämnt att ClickUp har ett gratisabonnemang som gäller för alltid, tillsammans med fyra andra prisalternativ att välja mellan:

Projektledning för att vinna

ClickUp är det perfekta valet för alla dina organisatoriska projektledningsbehov. Smartsheet och MS Project är visserligen utmärkta verktyg, men ClickUp utmärker sig tack vare sina många användbara funktioner, AI-integration etc. Om du inte har provat det ännu rekommenderar vi att du testar det. Registrera dig för ClickUp idag!