Oavsett om du är en del av ett litet eller stort team, så frustrerar ineffektivitet inom teknik hela gruppen, skadar kundrelationer och leder till ekonomiska förluster. Det slösar bort värdefulla resurser, vilket gör att dina projekt inte uppfyller förväntningarna och tidsplanerna.
Med det i åtanke ska vi utforska ett koncept som räddar teknikteam från svåra situationer – teknisk effektivitet. Vi kommer att diskutera allt från vad det är till hur man implementerar det på ett effektivt sätt.
Vad är teknisk effektivitet?
Teknisk effektivitet innebär att uppnå önskade resultat eller utfall med minimalt slöseri av resurser såsom tid, material, energi eller arbetskraft. Ju närmare ditt resultat är det planerade utfallet, desto högre är din tekniska effektivitet. Detta är användbart vid ledning av ingenjörer och innebär optimering av processer, konstruktioner och metoder för att maximera resultatet samtidigt som insatserna minimeras.
Målet är att förbättra produktiviteten och minska kostnaderna.
Vikten av teknisk effektivitet i projektutveckling
Teknisk effektivitet säkerställer:
- Projekt slutförs inom den planerade tidsramen utan förseningar.
- Projektkostnaderna minimeras genom att optimera resursanvändningen, minska slöseriet och undvika onödiga utgifter. Detta är särskilt viktigt i projekt med snäva budgetar eller fast finansiering.
- Risker identifieras och minimeras tidigt i projektets livscykel för att minska sannolikheten för kostsamma fel, omarbetningar eller projektmisslyckanden.
- Kvaliteten upprätthålls på en nivå som uppfyller eller överträffar kundernas förväntningar.
Teknisk effektivitet är särskilt viktigt för projekt inom följande områden:
- Mjukvaruutveckling
- Maskinteknik
- Civilingenjörsvetenskap
- Industriell teknik
- Energisystem
- Supply chain management
- Miljöteknik
En översikt över systemutvecklingscykeln
Du kanske stöter på ett annat närbesläktat begrepp när det gäller teknisk effektivitet – Systems Development Life Cycle (SDLC).
SDLC är en strukturerad metod som används specifikt inom mjukvaruutveckling och utveckling av informationssystem. Den består av en serie faser som säkerställer en effektiv och ändamålsenlig utveckling av mjukvara eller informationssystem samtidigt som intressenternas behov tillgodoses.
De typiska faserna i SDLC inkluderar:
- Planering
- Analys
- Design
- Implementering
- Testning
- Implementering
- Underhåll
Konceptet främjar en cyklisk approach till projektutveckling och erbjuder gott om möjligheter till utvärdering och iteration. Om det genomförs korrekt kommer SDLC att förbättra ingenjörseffektiviteten genom att optimera resursanvändningen, effektivisera processerna och hantera risker.
Du kan kontinuerligt förbättra utan att störa ditt arbetsflöde genom att använda agil mjukvaruutveckling, vilket leder oss till nästa ämne.
Agil mjukvaruutvecklings roll i att öka effektiviteten
Agil mjukvaruutveckling är en iterativ metod som prioriterar flexibilitet, samarbete och leverans av konsekvent kundvärde genom stegvisa förbättringar och snabba iterationer.
Tekniska ledare som använder den fokuserar på tre saker:
- Adaptiv planering
- Kontinuerlig feedback
- Nära samarbete mellan tvärfunktionella team
Tekniska team som använder agila metoder kan snabbt reagera på förändrade krav och marknadens efterfrågan.
Enligt Harvard Business Review upplever företag som använder agila metoder en omsättningsökning på 60 %, vilket visar på effektiviteten i denna metod för att öka effektiviteten.
Mätvärden och nyckeltal för effektiv teknik
Effektivitetsmått är standardiserade kvantifierbara mått som hjälper dig att mäta framgångsgraden för dina insatser för effektivitet inom teknik.
De ger insikter om projektkostnader, tid, resursallokering och -utnyttjande, prestanda och kvalitet, vilket hjälper dig att vidta strategiska, väl avvägda åtgärder för att förbättra dem.
Här finns mer information om dessa värdefulla mått som hjälper dig att förbättra teknikens effektivitet.
1. Cykeltid
Cykeltid är den tid som krävs för att slutföra en specifik uppgift eller process (från start till slut) och mäts vanligtvis med hjälp av tidsstämplar eller tidrapporteringsprogram.
Formel för att mäta cykeltid: Cykeltid = total tid/antal cykler
Anta till exempel att ett mjukvaruteam slutför 10 funktioner under 20 arbetsdagar. I det här fallet skulle den totala tiden vara 20 arbetsdagar och antalet cykler skulle vara 10.
Cykeltid = 20 arbetsdagar / 10 funktioner = 2 arbetsdagar per funktion.
Kortare cykeltider innebär ökad produktivitet, genomströmning och minimerade förseningar, medan långa cykeltider tyder på ineffektivitet.
2. Kodningstid
Kodningstid mäter den tid som mjukvaruutvecklare lägger på att skriva eller modifiera kod. Spåra den med hjälp av tidsspårningsverktyg, projektledningsverktyg för mjukvaruutvecklare eller versionshanteringssystem. Mätvärdet är viktigt för att hålla deadlines, snabbt identifiera flaskhalsar och schemalägga resurser effektivt.
Lång kodningstid innebär att dina utvecklare tar för lång tid på sig att skriva kod, vilket tyder på att det finns utrymme för att optimera processerna.
3. Driftstopp
Driftstopp mäter den tidsenhet under vilken utrustning eller produktionsprocesser inte är i drift på grund av underhåll, haverier eller andra faktorer. Spåra det med driftstopsloggar eller utrustningsövervakningssystem och använd driftstoppen för att identifiera återkommande problem och hitta permanenta lösningar.
Hög driftstoppstid tyder på frekventa avbrott eller processfel, medan låg driftstoppstid tyder på tillförlitliga processer.
4. Upphämtningstid
Hämtnings- eller svarstid mäter tiden det tar att svara på och hantera inkommande förfrågningar eller uppgifter, såsom kundförfrågningar eller supportärenden.
Spåra denna mätvärde genom standardiserade ärendehanteringssystem som SupportBee eller Help Scout.
En kort upphämtningstid innebär att din problemlösningsprocess är effektiv, medan en lång upphämtningstid indikerar att du behöver snabba upp kundservicen.
5. Granskningstid
Granskningstid är den tid det tar att utvärdera uppgifter eller leveranser. Den kan spåras med hjälp av processkartläggningsverktyg eller genom att manuellt spåra feedbackcykler.
6. Implementeringstid
Till skillnad från driftstopp är distributionstid ett effektivitetsmått som är specifikt för programuppdateringar – vilket är avgörande i processanalys för programvaruutveckling.
Implementeringstiden, även kallad implementeringstid eller ledtid för distribution, mäter tiden från det att en funktionsförfrågan eller uppgift initieras till dess att den släpps för testning eller i en produktionsmiljö.
En kort implementeringstid innebär snabbare release-cykler, snabbare leverans av nya funktioner eller korrigeringar till slutanvändarna och ökad flexibilitet i mjukvaruutvecklingen. En lång implementeringstid indikerar komplikationer i implementeringsprocessen och ett behov av att förbättra ingenjörseffektiviteten. Genom att optimera denna mätparameter kan du påskynda tiden till marknaden.
7. Implementeringsfrekvens
Distributionsfrekvens avser hur ofta du distribuerar programuppdateringar eller ändringar inom en viss tidsram. Du kan spåra den med hjälp av distributionsloggar eller releasekalendrar.
Denna mätparameter är viktigast för team som arbetar i extremt konkurrensutsatta miljöer som SaaS, e-handel och finans. En hög implementeringsfrekvens indikerar att du kan ge användarna mervärde snabbare, medan en lägre frekvens innebär att det tar längre tid att förbättra din produkt.
8. Andel fel som åtgärdas vid första försöket (FTFR)
Första åtgärdsfrekvensen utvärderar andelen utrustnings- eller systemproblem som löses framgångsrikt vid första försöket.
Formel för att mäta andelen fel som åtgärdas vid första försöket: Andel fel som åtgärdas vid första försöket = (antal incidenter som åtgärdats vid första försöket / totalt antal incidenter) x 100
Låt oss till exempel säga att ditt tekniska supportteam tar emot 100 supportärenden under en månad och att de lyckas lösa 80 av dessa utan att behöva ytterligare hjälp eller återuppringningar.
Andelen fel som åtgärdas vid första försöket skulle vara FTFR = (80 / 100) x 100 = 80 %.
En låg FTFR indikerar ineffektivitet i problemlösningsprocessen, vilket kan leda till missnöjda kunder. En hög FTFR innebär att din kundsupport eller ditt underhållsteam är mycket effektiva när det gäller att diagnostisera och lösa problem vid första kontakten.
9. Omarbetsgrad
Idealt sett vill man att alla maskiner/koder ska vara felfria och aldrig gå sönder. Men misstag inträffar under monteringsprocessen eller mjukvaruutvecklingscykeln.
Inom mjukvaruutveckling är omarbetningsgraden den procentuella andelen kodändringar där en ingenjör skriver om nyligen uppdaterad kod (mindre än 30 dagar gammal).
Vissa omarbetningar är en naturlig del av mjukvaruutvecklingsprocessen (antalet varierar beroende på medarbetarnas erfarenhet och arbete), men en hög andel omarbetningar tyder på otydliga specifikationer, förändrade produktkrav och bristande kännedom om kodbasen.
10. Resursutnyttjande
Resursplanering är en integrerad KPI för teknisk effektivitet, eftersom den hjälper projektledare att mäta prestanda och insatser under en viss tidsperiod.
Denna insikt gör det möjligt för projektledare att förutse vilka resurser som finns tillgängliga i flera kategorier, så att de kan planera sina personalplaner för att säkerställa att projekten löper optimalt.
Formeln för att beräkna resursutnyttjandet är: Totalt antal fakturerbara timmar/Totalt antal tillgängliga arbetstimmar x 100
11. WIP (Work-in-Progress) balans/gränser
WIP är alla uppgifter som påbörjats men inte slutförts. Organisationer behöver minska WIP-stadiet eftersom ju längre en uppgift eller ett objekt förblir i pågående arbete-stadiet, desto mindre effektiva blir teamet och företaget.
I agil produktutveckling kan du genom att sätta gränser för pågående arbete identifiera ineffektivitet och flaskhalsar, rensa pipelinen för att undvika multitasking, uppfylla kundernas krav med regelbundna uppdateringar och upprätthålla den perfekta balansen mellan sysslolöshet och överansträngning.
Hur fastställer du ditt WIP-saldo?
Kom ihåg att WIP-balansen är utbytbar, och om du gör det för första gången är det stor risk att du gör misstag.
Tänk på två saker till att börja med:
- Antalet personer i ditt team
- Antalet uppgifter som alla måste arbeta med vid en given tidpunkt
WIP-balansen kommer att ligga inom intervallet:
- Din teamstorlek + 1
- Din teamstorlek x 2
För ett team på 15 personer bör din WIP-gräns ligga mellan 16 (15+1) och 30 uppgifter (15×2).
Kom dock ihåg att upprepa WIP-gränserna tills de fungerar bäst för ditt team.
12. Planeringsnoggrannhet
Om du är projektledare eller ingår i ett snabbrörligt mjukvaruutvecklingsteam är denna fråga säkert bekant: Hur lång tid kommer det att ta?
En nyligen genomförd undersökning visade att den genomsnittliga planeringsnoggrannheten för över 2 000 team var under 50 %.
Planeringsnoggrannhet definieras som antalet produkter, produktbacklog eller iterationer som ditt team kan leverera inom en viss tid.
Denna uppskattning baseras på projektets omfattning och komplexitet, tillgängliga resurser, teamets erfarenhet och tillgång till relevanta resurser.
Använd projektledningsverktyget ClickUp för att mäta planeringsnoggrannheten för utvecklarnas produktivitet. Detta gör det möjligt för dig att förstå ditt teams kapacitet och hur mycket arbete du kan hantera i framtiden.
Hur mäter man teknisk effektivitet?
Det första steget för att mäta teknisk effektivitet är att kartlägga dina processer. Din totala tekniska effektivitet är summan av de enskilda processernas effektivitet, så det är viktigt att ha en tydlig bild av dem.
För att kartlägga en process, lista stegen och ordna dem kronologiskt (eller logiskt).
Du kan också använda ett visuellt hjälpmedel som ClickUp Process Map Whiteboard Template för att underlätta arbetet:
Med mallen kan du fastställa mål, aktiviteter och åtgärdspunkter för varje processteg och förstå beroenden. Varför inte använda ett papper för att kartlägga processer? Denna mall erbjuder flera fördelar:
- Ger en omfattande översikt över långa processer. Whiteboardtavlan är oändlig, vilket innebär att du kan zooma ut och lägga till så många steg du vill.
- Lätt att uppdatera och modifiera under processuppdateringar
- Effektiviserar samarbetet mellan teknikmedarbetare
- Dra-och-släpp-funktionalitet för enkel användning
Nästa steg är datainsamling. När du har kartlagt dina processer vill du samla in relevanta data för varje steg för att beräkna mätvärdena. Det finns tre huvudkategorier av data att samla in:
- Tid: Detta inkluderar data om den tid det tar att slutföra en process, såsom design, utveckling, testning, felsökning och distribution.
- Resursutnyttjande: Data relaterade till resursutnyttjande hjälper dig att avgöra hur effektivt du använder resurser (såsom personal, utrustning och programvara).
- Kundnöjdhet: Kundnöjdhet mäts utifrån kundfeedback, undersökningar, Net Promoter Score (NPS) eller kundsupportärenden.
Den viktigaste kategorin här är tid, som hjälper till att beräkna de flesta av våra effektivitetsmått. ClickUp erbjuder ett gratis Chrome-tillägg som spårar tid från stationära datorer, mobiler och webbläsare.
Länka den här tiden till alla uppgifter som ditt team arbetar med i ClickUp och använd sedan ClickUp Dashboard för att avgöra hur lång tid varje process tar.
Så här ser tidsredovisningspanelen ut:
Det sista steget är att beräkna mått på teknisk effektivitet för datadrivna insikter. ClickUp KPI-mallen är en riktig livräddare här. Med mallen kan du skapa anpassade mått för att spåra och sätta upp mål samt följa framstegen för att se hur du ligger till i förhållande till dem.
Undvik vanliga misstag vid mätning av teknisk effektivitet
Här är några vanliga misstag vid mätning av teknisk effektivitet som bör undvikas:
- Fokusera på grundläggande kvantitativa mått som kostnad och tid utan att ta hänsyn till komplexa och mer detaljerade faktorer som resursutnyttjande och kundnöjdhet.
- Att fokusera alltför snävt på specifika processer, avdelningar eller enskilda mätvärden. Detta leder till att man försummar det bredare organisatoriska sammanhanget, får ofullständiga insikter och missar optimeringsmöjligheter.
- Använda föråldrade eller oflexibla mätmetoder som inte kan anpassas till förändrade affärsförhållanden
- Mätning av irrelevanta effektivitetsmått som inte är direkt kopplade till organisationens strategiska mål, vilket leder till ineffektiv resursallokering.
- Underlåtenhet att validera datakällor, metoder och antaganden, vilket leder till felaktiga slutsatser.
Ett av de enklaste sätten att undvika dessa misstag är att använda ClickUp för mjukvaruteam. Här är varför:
- ClickUp erbjuder exakta data i realtid, så att dina effektivitetsmått alltid är uppdaterade och giltiga.
- ClickUp gör det möjligt för flera teammedlemmar och tvärfunktionella intressenter att samarbeta kring beräkningar av teknisk effektivitet, så att felaktiga antaganden från en enskild person inte kan snedvrida tolkningen av data.
- ClickUps teknikmallar – till exempel ClickUp Software Development Process Template – säkerställer att du inte utelämnar viktiga steg i en process när du beräknar effektiviteten.
Andra överväganden för att undvika misstag inom teknisk effektivitet inkluderar:
- Inkludera minst ett icke-finansiellt mått (kundnöjdhet eller medarbetarengagemang) i dina effektivitetsmätningar. Dessa ofta försummade aspekter av effektivitet kan ha en direkt inverkan på långsiktig framgång och hållbarhet.
- Innan du analyserar avdelningsmått, se till att de överensstämmer med företagets övergripande mål och prioriteringar.
- Implementera en månatlig granskningsprocess för att identifiera effektiviseringsmöjligheter och genomföra förbättringar.
- Kontrollera datakällor och metodik noggrant innan du drar slutsatser om effektivitetsmått för att säkerställa deras giltighet.
- Investera i utbildning och utveckling så att dina teknikteam är medvetna om de senaste teknikerna och metoderna inom teknik.
Hur kan du förbättra din tekniska effektivitet?
Här är fyra bästa praxis som du kan implementera för att förbättra den övergripande effektiviteten och produktionen som teknikchef.
1. Teknikchefer och teknikteam måste utveckla ett investerartänkande.
Både chefer och utvecklare bör prioritera uppgifter och projekt utifrån deras potentiella avkastning på investeringen (ROI) för organisationen.
Utvärdera värdet och effekten av varje ingenjörsinsats och fördela resurserna strategiskt för att maximera den totala effektiviteten och resultaten. Undvik att investera tid i alltför komplicerade nya funktioner eller de senaste trenderna om de inte ger en hög avkastning på investeringen.
En sådan inställning hjälper också teamen att hitta rätt balans mellan att utveckla nya funktioner och minska den tekniska skulden.
2. Använd automatiseringsverktyg
Identifiera repetitiva och tråkiga uppgifter och arbetsflöden, välj sedan lämpliga verktyg eller utveckla anpassade automatiseringsskript för att effektivisera processerna.
Olika verktyg ökar effektiviteten i ingenjörsprocessen genom att identifiera områden som kan automatiseras. Ansible automatiserar till exempel molnprovisionering och applikationsdistribution, medan Travis CI hjälper till att köra automatiserade tester. Om du använder ClickUp för dina projektledningsprocesser kan du också automatisera repetitiva uppgifter och triggerbaserade arbetsflöden.
3. Undvik att skriva extra kod
Hjälp dina ingenjörer att anamma principerna för modulär design och sträva efter enkelhet och återanvändbarhet i koden. Fokusera på att dela upp projekt i mindre, fristående moduler, funktioner eller klasser och minimera kodduplicering genom att konsolidera gemensamma funktioner till återanvändbara komponenter.
Det är också en bra idé att lära ditt team att utnyttja befintliga bibliotek, ramverk och designmönster när det är möjligt för att undvika att uppfinna hjulet på nytt, förbättra utvecklarnas produktivitet och snabbt leverera bättre kodkvalitet.
4. Använd ett projektutvecklingsverktyg för att hantera ditt ingenjörsteam
Välj en heltäckande lösning som erbjuder alla verktyg du behöver för att planera och utveckla din produkt på ett och samma ställe.
ClickUps produktledningslösning erbjuder till exempel allt du behöver för att planera och genomföra ditt projekt på en intuitiv plattform:
- ClickUp Brain hjälper dig att skapa produktplaner och dokumentation för att påskynda utvecklingsprocessen, förutom att tillhandahålla AI-verktyg för att automatisera repetitiva arbetsuppgifter.
- ClickUp Tasks möjliggör smidiga arbetsflöden så att du kan följa bästa praxis för produktutveckling. Det låter dig skapa en delad produktplan som innehåller feedback, epics och sprints så att hela teamet vet vad nästa steg är.
- ClickUp Docs är en central dokumentationsbas som stöder avancerad redigering, kommentering, teamtaggning och integration med produktarbetsflöden för effektivt samarbete.
- ClickUp Whiteboards hjälper dig och ditt team att planera och kartlägga idéer och omvandla dem till produkter som genererar avkastning på investeringen.
- ClickUp Dashboards hjälper dig att följa framstegen i ett visst projekt, identifiera flaskhalsar och mäta produktiviteten.
Effektivisera ditt teams tekniska effektivitet med ClickUp
Teknisk effektivitet mäter din förmåga att uppnå dina mål utan att slösa resurser. Flera effektivitetsmått hjälper dig att fastställa effektiviteten i dina tekniska processer, till exempel cykeltid, implementeringstid och kodningstid.
När du beräknar dessa mått bör du kartlägga dina processer, samla in data om varje process och skapa rapporter med hjälp av ClickUp.
Använd ClickUps färdiga mallar för att organisera och spåra viktiga effektivitetsmått och se hur bra du presterar. Glöm inte att läsa om vanliga misstag som team gör när de mäter effektivitet, så att din analys blir giltig, användbar och genomförbar.
Är du intresserad av att se hur en plattform som ClickUp kan hjälpa dig att förbättra teknikens effektivitet?
Registrera dig idag för en kostnadsfri provperiod.
Vanliga frågor
1. Vad menar du med teknisk effektivitet?
Teknisk effektivitet avser förmågan att uppnå maximal produktion med minimala resurser, samtidigt som kvalitetsstandarderna upprätthålls. Du optimerar arbetsflöden och använder resurser effektivt för att öka produktiviteten, minska svinnet och förbättra den tekniska kompetensen.
2. Hur mäter man teknisk effektivitet?
Du mäter teknisk effektivitet med hjälp av olika kvantitativa och kvalitativa mått. Dessa inkluderar mått som:
- Cykeltid: Cykeltid avser den tid det tar att slutföra en uppgift eller ett projekt.
- Genomströmning: Det är den hastighet med vilken produkter eller enheter produceras.
- Resursutnyttjande: Det är den procentandel av tillgängliga resurser som utnyttjas effektivt.
- Felfrekvens: Det är frekvensen av fel eller defekter i resultaten.
- Kundnöjdhet: Det är feedback från kunderna om produktkvalitet och service.
- Medarbetarnas produktivitet: Det är den produktion som medarbetarna genererar inom en viss tidsram.
3. Vad är teknisk effektivitet?
Teknisk effektivitet innebär att uppnå önskade resultat eller mål i tekniska uppgifter och projekt. Målet är att uppfylla eller överträffa prestationsmålen.