Hur optimerar man arbetsflöden för att förhindra förseningar?

Har du någonsin varit med om en situation där en uppgift försenas och när du frågar varför säger teammedlemmen: ”Åh, men jag väntade på något jag behövde”?

Beroenden är en av de största orsakerna till förseningar i alla projekt. Om du inte planerar beroenden effektivt kommer du inte bara att hamna efter, utan också få projektmedlemmar som sitter och väntar tills föregående uppgift är klar.

Inom projektledning kan detta få konsekvenser för ekonomi, anseende och motivation.

I det här blogginlägget utforskar vi begreppet fördröjningar och hur det kan hjälpa dig att planera projekt bättre, förhindra förseningar, maximera resursutnyttjandet och uppnå önskade resultat.

Vad är förseningar?

Fördröjningar i projektledning avser förseningar mellan uppgifter som är beroende av varandra. Det är väntetiden innan nästa aktivitet kan påbörjas, även efter att den föregående aktiviteten har slutförts.

Om du någonsin har deltagit i en videokonferens och någon har sagt: ”Det är fördröjning i det här samtalet”, vet du redan vad fördröjning är. Det är fördröjningen mellan att din kollega säger något och att du tar emot det så att du kan svara. I bästa fall kan det frustrera deltagarna i samtalet. I värsta fall kan det göra hela samtalet improduktivt.

Det är alltså avgörande för en framgångsrik projektledning att förstå förseningar, deras orsaker och konsekvenser.

Omfattande översikt över förseningar i projektledning

Enkelt uttryckt är fördröjningstid ett begrepp inom schemaläggning och planering som representerar en oförutsedd försening eller väntetid mellan på varandra följande uppgifter.

Hur beräknas förseningar?

Vi mäter förseningar i enheter som är relevanta för projektets tidsplanering, till exempel timmar, dagar eller veckor.

Om uppgift A (föregående aktivitet) avslutas på dag ett och uppgift B (efterföljande aktivitet) kan påbörjas först efter tre dagar, är din fördröjning tre dagar.

Vilka är kännetecknen för fördröjningar?

Några av de viktigaste kännetecknen för fördröjningar är följande.

Oväntat: Förseningar är sällan förväntade. De inträffar utan förvarning. Exempelvis kan en teammedlem bli sjuk eller en maskin gå sönder.

Oönskat: Fördröjningar är "förseningar" i processflödet som är skadliga för projektet.

Efteråt: Eftersom förseningar är oförutsägbara kan de inte förutses. Därför kan de endast identifieras i efterhand och åtgärdas.

Efterverkningar: En försening i någon del av projektfasen får efterverkningar på olika uppgifter och milstolpar. I ett mjukvaruprojekt kan till exempel kvalitetsanalysen försenas om prenumerationen på testautomatiseringsprogramvaran har löpt ut, vilket i sin tur försenar driftsättningen och DevOps-uppgifterna.

Vad är syftet med fördröjningar?

Fördröjningstid är ett mått på latens. Det hjälper dig att följa projektledningsprinciper och förbättra resultaten genom att:

Mäta effektivitet: Fördröjningar avser graden av ineffektivitet i processen. Det är det första steget i optimeringen av arbetsflödet.

Identifiera luckor: Om ett visst steg i processen orsakar förseningar, belyser förseningen en lucka som behöver fyllas.

Förutsäga driftstopp: Även om förseningar inte är en förutsägbar/förebyggande åtgärd kan de hjälpa till att identifiera potentiella flaskhalsar för nästa cykel. Om en viss maskin till exempel upprepade gånger orsakar förseningar kan du planera att byta ut/reparera den.

Skapa backup: Ofta beror förseningar på brister i processen. Om du till exempel bara har en utvecklare i teamet kan till och med dennes semester orsaka förseningar. Att förstå detta kan hjälpa dig att skapa backup.

Vilka är några vanliga eftersläpande indikatorer inom projektledning?

Eftersläpande indikatorer är mått på förseningar i projekt. De beräknas efter händelsen, eller när projektet är slutfört, för att utvärdera prestationen.

Inom projektledning är några vanliga eftersläpande indikatorer:

Fördröjningar förväxlas ofta med ledtider, ett annat viktigt begrepp inom projektledning. Låt oss titta på hur de liknar varandra och skiljer sig åt.

Ledtid kontra fördröjning

Ledtid är den totala tid det tar att slutföra ett projekt från start till mål.

Till skillnad från cykeltid, som mäter hur lång tid det tar att skapa produkten – till exempel att utveckla en funktion eller brygga kaffe – mäter ledtiden tiden mellan kundens beställning och leveransen av produkten, inklusive logistik, kundservice etc. Vi har behandlat cykeltid kontra ledtid mer ingående i ett tidigare blogginlägg.

Den mest grundläggande formeln för ledtid är Ledtid = Projektets slutdatum – projektets startdatum. Men när projektledare planerar ett projekt beräknar de det som den totala tiden det tar att slutföra varje uppgift i projektet och eventuell nödvändig väntetid.

Ledtiden hjälper projektledare med uppgifts-/resursplanering. Den hjälper dem att förstå beroenden och planera arbetet därefter. Låt oss ta ett enkelt exempel på ett mjukvaruprojekt.

Ledtiden för utveckling kan vara två dagar – en dag för testning och en dag för driftsättning. Om projektet startar på måndagen kan projektledarna tilldela uppgifter till utvecklare för måndag–tisdag, kvalitetsanalytiker för onsdag och DevOps för torsdag.

Till skillnad från fördröjningstid är ledtid ett verktyg för prognoser och planering. De viktigaste skillnaderna mellan de två är följande.

Även om de är olika är både ledtider och fördröjningar avgörande för att mäta projektets prestanda. Här är hur.

Planering och schemaläggning

Ledningstiden hjälper projektledare att planera uppgifter och beroende aktiviteter utifrån sina mål för tidshantering. Fördröjningstiden hjälper till att skapa beredskap för oförutsedda händelser.

Om ledtiden för ett utvecklingsprojekt är 10 dagar kan du till exempel schemalägga uppgifterna därefter. Om den genomsnittliga fördröjningen i tidigare projekt var 2 dagar kan du inkludera det i ditt schema och planera för leverans inom 12 dagar.

Resursutnyttjande och optimering

Ledningstiden hjälper till att utnyttja resurserna effektivt, medan fördröjningstiden hjälper till att skapa en reserv.

Du kan till exempel använda ledtiden för att tilldela uppgifter i processflödets ordning. Och använda förseningstiden för att anställa ytterligare resurser eller hyra maskiner. Detta kan variera beroende på om det är ett engångsprojekt eller ett återkommande projekt.

Prestationshantering

Ledtiden mäts mot målen, medan den ideala fördröjningen är noll.

Om den beräknade tiden för att utveckla en funktion är 16 timmar, är det den målsatta ledtiden för den uppgiften. Om en utvecklare tar längre tid än så uppfyller deras prestation inte förväntningarna.

Förseningar uppstår dock när de är sjukskrivna eller när deras datorer krånglar. Det handlar alltså inte om deras prestationer och detta tas inte med i deras utvärderingar. Ändå påverkar dessa förseningar projektleveransen och måste beaktas under sprint-/projektutvärderingen.

Ansvar

Ledningstiden är ett gemensamt ansvar, och varje teammedlem och projektledare är ansvarig för att upprätthålla en god ledningstid. Fördröjningar är ett tecken på ineffektivitet i processen, vilket är ledningens ansvar.

Faktorer som påverkar led- och fördröjningstider i produktionen

Flera faktorer kan påverka led- och fördröjningstider i projektplaneringen, både positivt och negativt. Några av de viktigaste faktorerna är följande.

Resursernas tillgänglighet: Om resurserna är lättillgängliga blir ledtiderna kortare och vice versa. Å andra sidan, om vissa resurser är tillgängliga och andra inte, kan det uppstå förseningar. Om du till exempel har utvecklare men inte tillräckligt med testare kommer det att uppstå en försening mellan dessa två utvecklingsfaser.

Beroenden: Projektberoendens karaktär påverkar ledtider och fördröjningar. Starka beroenden, där en uppgift inte kan påbörjas förrän den föregående är slutförd, tenderar att öka fördröjningarna. Däremot kan uppgifter med mindre starka beroenden möjliggöra kortare ledtider genom att uppgifterna överlappar varandra.

Projektets komplexitet: Komplexa projekt med flera ömsesidigt beroende uppgifter och faser kommer sannolikt att drabbas av fördröjningar. Detta beror på det ökade behovet av samordning och kvalitetssäkring mellan uppgifterna.

Krav från intressenter: Stränga kvalitetskontroller eller längre godkännandeprocesser kan förlänga ledtiden/fördröjningstiden eftersom projekten måste vänta på bekräftelse för att kunna fortsätta.

Riskhanteringspolicyer: Projekt med aggressiva riskhanteringsstrategier kommer sannolikt att ha kortare förseningar, eftersom cheferna i förväg har åtgärdat potentiella förseningar och olyckor.

Beroende på orsak, påverkan och konsekvens kan förseningar mätas, hanteras och minimeras för att optimera arbetsflödena. Så här gör du.

Hur man hanterar och hanterar förseningar i projektledning

Förseningar kan vara ett betydande hinder för effektiv projektgenomförande och måste därför kontinuerligt minimeras och hanteras. Här är några tips och strategier för att uppnå detta med hjälp av ett robust projektledningsverktyg som ClickUp.

Kartlägg beroenden

Även de enklaste projekten har beroende uppgifter. Fakturering är till exempel beroende av att kunden godkänner projektet. Att känna till dessa beroenden hjälper dig att planera bättre.

När du konfigurerar ditt projekt med hjälp av ClickUp-uppgifter kan du länka beroende uppgifter och se hur de påverkar ledtiderna. Du kan också använda kritisk väg-metoden för att uppskatta projektets tid exakt.

Spåra tid

Uppmuntra alla teammedlemmar att registrera tiden för sina uppgifter. Detta hjälper projektledarna att göra korrekta uppskattningar av ledtiderna.

Med ClickUps tidsspårning för projekt kan du starta och stoppa en timer, lägga till ett tidsintervall eller lägga till timmar/minuter för varje uppgift och deluppgift. Det finns också flera mallar för tidshantering i ClickUp som hjälper dig att uppskatta tiden effektivt.

Planera rätt

Använd tidsuppskattningar, beroenden och kritiska vägar för att planera ditt projekt med optimala ledtider och minimala förseningar.

Schemaläggning: Sätt deadlines för varje uppgift och visualisera projektet med hjälp av ClickUps kalendervy. Se till att det är rimligt och genomförbart.

Tilldela: Fördela uppgifter till teammedlemmarna utifrån deras kompetens och tillgänglighet. ClickUps arbetsbelastningsvy är ett utmärkt ställe för att få insikt i resursplaneringen. Om du till exempel upplever förseningar i implementeringen av en inkrementell uppdatering på grund av att du inte har tillräckligt med DevOps-resurser, kan du använda arbetsbelastningsvyn för att omfördela teammedlemmar från icke-kritiska underhållsuppgifter.

Förtydliga: Använd ClickUps Gantt-diagram för att se beroenden och överlappande uppgifter i projektets tidsplan.

Kodgranskning är till exempel beroende av att kodningen är klar. Kontrollera om den senare är planerad att slutföras före den förra. Om inte, dra och släpp deadlines.

Om du är nybörjare på att hantera komplexa projekt med beroenden kan ClickUps projektmallar med Gantt-diagram vara till hjälp.

Håll buffertid: Även om dina tidsberäkningar är korrekta måste du räkna med vissa förseningar. Genom att strategiskt placera buffertar i projektplanerna kan du hantera förseningar på ett effektivt sätt.

Om du till exempel lägger till en buffert mellan systemintegrations- och användaracceptanstestfaserna i ett utvecklingsprojekt kan du hantera oväntade förseningar utan att det påverkar projektets slutdatum.

Kommunicera

Kommunikationsbrister kan orsaka onödiga förseningar och eftersläpningar. För att förhindra detta bör du kommunicera proaktivt och regelbundet.

Viktigast av allt är att övervaka och optimera.

Förseningar är ett symptom på systemiska problem. Upprepade förseningar indikerar att något någonstans inte fungerar. För att åtgärda processen bör du regelbundet övervaka projektets framsteg.

Med ClickUp Dashboards kan du se alla rapporter du behöver på ett och samma ställe. Om du till exempel vill se alla försenade uppgifter efter förseningsgrad kan du ställa in en widget för det i ClickUp.

Använd dessa rapporter för att identifiera de bakomliggande orsakerna till förseningar och eliminera dem systematiskt.

Optimera arbetsflöden för att minimera förseningar i projektets tidsplan med ClickUp

Varje projekt är ett komplext flöde av aktiviteter och information. Förseningar till följd av att någon väntar på något är nästan oundvikliga.

God projektledning bygger dock på att sådana förseningar elimineras. Om du vill slutföra ett projekt enligt kraven, i tid och inom budgeten, har du inte råd med förseningar.

ClickUps omfattande projektledningsprogramvara är utformad för att förhindra detta. Den innehåller kraftfulla funktioner för att optimera projektflöden och eliminera onödiga förseningar. Från att uppskatta den tid som behövs till att se framstegsrapporter i realtid har ClickUp allt du behöver för att hålla koll på ditt projekt.

Håll alltid tidsplanen. Prova ClickUp gratis idag!

Vanliga frågor om förseningar

1. Vad är ett exempel på fördröjningar?

Fördröjningar är oväntade förseningar mellan en process och nästa.

Inom mjukvaruutveckling kan detta vara väntetiden mellan kodning och kodgranskning på grund av att den seniora utvecklaren kallas bort till ett annat projekt.

Inom tillverkningsindustrin är ett exempel på förseningar att leveransen av en reservdel försenas på grund av problem i leveranskedjan.

2. Vad är ett annat ord för fördröjning?

Ett annat ord för fördröjning är ”väntetid”. Termen avser den tid under vilken ingen produktiv aktivitet sker i en specifik uppgift.

3. Vad är fördröjningstid och ledtid?

Båda är schemaläggningskoncept som används inom projektledning för att hantera sekvensen av pågående uppgifter.

Fördröjningar är förseningar eller väntetider mellan olika uppgifter. De är vanligtvis oförutsedda och beror på fel eller olyckor.

Ledtid är den tid som förflyter mellan starten av en process och dess slutförande. Det är den beräknade tiden som krävs för att slutföra alla uppgifter i sekvensen.