Tror du att det kan leda till innovation att överskrida avdelningsgränser? Om så är fallet är du inte ensam.
Många av oss anser att medarbetare bör kunna kommunicera fritt med varandra utan att behöva gå igenom flera nivåer av godkännanden. Detta är avgörande eftersom dessa nivåer förlänger processen och orsakar förseningar i affärskommunikationen, vilket i sin tur påverkar tillväxten på flera sätt.
Den goda nyheten är att det finns en enkel lösning på detta problem – diagonal kommunikation. Med rätt strategier kan du implementera denna kommunikationsplan smidigt, oavsett organisationens storlek och komplexitet.
Som alltid är vi här för att förklara detta för dig. Låt oss förstå vad diagonal kommunikation är och utforska dess fördelar, utmaningar och strategier för att förbättra kommunikationen på arbetsplatsen.
Vad är diagonal kommunikation?
Diagonal eller tvärgående kommunikation förbinder individer som inte har en direkt hierarkisk relation men som tillhör olika hierarkiska nivåer, avdelningar eller team.
Till skillnad från andra typer av kommunikation eliminerar diagonal kommunikation barriärer mellan olika avdelningar och nivåer, vilket underlättar tvärfunktionell kommunikation. Detta ger dig fördelarna med teamsamarbete, en agil arbetsmiljö och ökad produktivitet.
Här är några exempel på diagonal kommunikation:
- Kundsupportteamet konsulterar en utvecklingsledare för att avgöra tillgängligheten för en kommande funktion som en kund har efterfrågat.
- En copywriter intervjuar en ingenjör för att få tekniska insikter för att skapa en omfattande produktguide.
- En produktutvecklingschef samarbetar med en kundsupportrepresentant för att få en bättre förståelse för kundernas behov och problem.
- En HR-expert och försäljningschefen samarbetar för att definiera kraven och kvalifikationerna för en ny tjänst i försäljningsteamet.
- En marknadsföringsspecialist söker råd från en ekonomichef om budgetfördelning för en kommande kampanj.
Fördelarna med att implementera diagonal kommunikation i ditt team
Baserat på ovanstående information har du kanske redan gissat några av fördelarna med diagonal kommunikation. Låt oss lista dem alla åt dig.
Enkelt samarbete
Tänk om medarbetarna helt enkelt kunde samarbeta och tilldela varandra uppgifter direkt? Diagonala kommunikationskanaler kan hjälpa till med det. Det eliminerar behovet av längre, indirekta och invecklade kommunikationskanaler, vilket påskyndar samarbetet och beslutsfattandet mellan avdelningarna.
Snabbare åtkomst till viktig data
Diagonal kommunikation gör det möjligt för information och data att röra sig fritt utan hinder eller distraktioner.
Anta att en mjukvaruutvecklare arbetar med att förbättra en produkt. För att förstå produktens svaga punkter och förbättringsområden måste de veta hur kunderna interagerar med produkten. Här kan någon från marknadsavdelningen med relevant data hjälpa till.
Utan stöd för diagonal kommunikation skulle processen involvera flera intressenter, vilket skulle leda till onödiga flaskhalsar, ineffektivitet och förseningar.
Bättre medarbetarengagemang och arbetsglädje
När du uppmuntrar öppen kommunikation får alla större självförtroende att utföra sina arbetsuppgifter effektivt.
De kan utan tvekan få tillgång till all relevant information, vilket hjälper dem att engagera sig mer effektivt i sitt dagliga arbete och ökar deras tillfredsställelse. När kommunikationsbarriären minskar känner både ledare och medarbetare sig stärkta.
Diagonal kommunikation är också nära kopplad till horisontellt ledarskap. I horisontellt ledarskap har alla anställda en aktiv röst och kan vara delaktiga i alla uppgifter inom organisationen.
Mindre risk för felaktig tolkning av information
Ju fler lager ett meddelande måste passera, desto större är risken för missförstånd. Diagonal kommunikation är direkt och involverar inga onödiga filter.
Tack vare detta är det mycket troligt att mottagaren kommer att få meddelandet i sin ursprungliga form.
Det enda förbehållet? Alla bör använda samma kommunikationsverktyg så att informationen inte går förlorad i processen. Om någon använder e-post för att kommunicera och en annan föredrar videosamtal kan budskapet gå förlorat i översättningen.
Varje organisation bör ha minst ett gemensamt direktkommunikationsverktyg som alla anställda använder regelbundet och pålitligt.
Förbättrat lagarbete
Team som kommunicerar på rätt sätt, arbetar på rätt sätt och samarbetar enkelt med andra team fungerar bäst.
God kommunikation är nyckeln till goda resultat – den leder till bättre samordning mellan medarbetare och team, vilket i sin tur leder till bättre resultat.
Men det är inte allt – bättre kommunikation mellan teamen stärker också relationerna mellan medarbetarna. Detta kan i sin tur hjälpa dig att skapa en hälsosam och samarbetsinriktad arbetsmiljö och kultur.
Utmaningar vid diagonal kommunikation
Diagonal kommunikation erbjuder stora fördelar när det gäller flexibilitet och samarbete, men det är viktigt att också vara medveten om dess potentiella fallgropar:
Missförstånd och informationsöverflöd
Olika terminologi och jargong som används mellan avdelningar kan leda till missförstånd. Anställda som deltar i flera diagonala konversationer kan också bli förvirrade. Se till att kommunikationen är koncis och ta fram en gemensam ordlista för att hantera detta.
Tid och ansträngning
Att implementera, upprätthålla och effektivt använda diagonal kommunikation kommer att kosta dig tid och ansträngning i form av att genomföra lämpliga utbildningar för anställda. Men denna initiala investering kommer att bidra stort till att säkerställa produktivitet och effektivitet.
Potentiella konflikter mellan avdelningar
Interaktion mellan olika avdelningar kan leda till konflikter på grund av olika perspektiv. För att undvika sådana konflikter bör du överväga att involvera neutrala facilitatorer och säkerställa att mål och prioriteringar är samstämmiga.
Minskad ansvarsskyldighet
Det är svårt att följa informationsflödet när det inte är linjärt och rakt. Detta kan leda till en tendens att skylla på andra och otydliga ansvarsfördelningar. Genom att uppmuntra medarbetarna att dokumentera diagonal kommunikation kan du säkerställa större ansvarstagande.
Läckage av konfidentiell information
Diagonal kommunikation om känsliga ämnen kan leda till oavsiktliga informationsläckor. Det är därför en god idé att införa tydliga riktlinjer och protokoll för hantering av konfidentiell information.
Strategier för att förbättra diagonal kommunikation på din arbetsplats
Som vi redan har sett medför diagonal kommunikation utmaningar och kan leda till konflikter mellan avdelningar. Men var lugn! Du kan implementera specifika strategier för att hantera dessa utmaningar och förbättra den diagonala kommunikationen.
Du kan också lita på tvärfunktionella samarbetsverktyg, såsom ClickUp, som hjälper dig i processen.
Här är strategierna för att förbättra diagonal kommunikation på din arbetsplats:
1. Skapa en uppsättning riktlinjer
Det är viktigt att vara tydlig och direkt när man kommunicerar.
För att säkerställa detta måste du fastställa riktlinjer för diagonal kommunikation för att främja tydlighet och direkthet i utbytet mellan avdelningarna. Fokusera på att dela relevant information samtidigt som du använder ett tydligt och inkluderande språk för bättre förståelse.
Uppmuntra aktivt lyssnande och ömsesidig kommunikation för att förbättra den övergripande kommunikationsprocessen inom organisationen. Du kan också skapa anpassade processer och checklistor för att standardisera kommunikationsflöden mellan avdelningar.
Med ClickUp Whiteboards kan du kartlägga dessa anpassade kommunikationsflöden som visar överlämningarna mellan olika avdelningar eller team. Du kan visualisera stegen, berörda parter och optimala kanaler vid varje punkt. Detta ger en mall för att standardisera diagonala kommunikationsprocesser.
Du kan också använda whiteboardtavlor för att rita organisationsscheman och identifiera kommunikationsvägar och rapporteringsvägar mellan chefer och direktunderställda. Detta hjälper teamen att upptäcka potentiella flaskhalsar.
Slutligen kan riktlinjerna och processerna som skapats på whiteboardtavlor sparas, exporteras och lagras i ClickUp som en lättillgänglig central referens för alla i organisationen.
2. Håll nyckelpersoner informerade
Människor vill inte bli utestängda, särskilt när det gäller information som direkt påverkar deras arbete. Du kan förbättra process- och projektresultat med något så enkelt som att skapa en transparent kedja av meddelanden mellan alla intressenter som är involverade i processen. Detta enkla strukturerade tillvägagångssätt främjar ett smidigt informationsflöde mellan alla nyckelaktörer, vilket minskar risken för missförstånd eller förseningar.
Om en produktmarknadsförare till exempel vill förstå kundernas problem från kundtjänstteamet, bör de kopiera kundtjänstteamet och produktteamets ledare så att alla hålls informerade.
Ett annat effektivt sätt är att använda funktionen ClickUp Docs så att alla kan hålla sig uppdaterade och samarbeta i realtid. Den gör det möjligt för flera personer att arbeta på samma dokument samtidigt för ett förbättrat dynamiskt samarbete.
Du kan också länka dokument till relaterade uppgifter och projekt så att informationen flödar mellan dem.
@mentions i Docs meddelar intressenter om uppdateringar som rör deras arbete. Tagga vem som helst för att få deras synpunkter och tilldela uppgifter till relevanta team. Docs integreras också med e-post så att uppdateringar kan skickas direkt till nyckelpersoners inkorgar.
Du kan använda funktionen ClickUp Assign Comments när du behöver klarhet i något eller behöver se över något på egen hand. Lös kommentarerna när uppgiften är klar.
På så sätt kan du hålla allt på ett ställe och se till att alla är på samma sida, bokstavligt talat!
3. Begränsa antalet kommunikationskanaler
Har du någonsin gett upp att titta på en film på Netflix eller prova en ny rätt på menyn eftersom antalet valmöjligheter överväldigade dig? Du är inte ensam.
Att ha många valmöjligheter är inte alltid en bra idé. Det gäller även på arbetsplatsen. För många kommunikationsappar kan leda till onödig förvirring och svårigheter att hålla reda på konversationer och aktiviteter.
Detta gäller särskilt för diagonal kommunikation, där det ändå finns större utrymme för förvirring och komplexitet. Håll dig till endast en eller två diagonala kommunikationskanaler för att minska risken för missförstånd.
Du behöver inte oroa dig för splittrad kommunikation om du använder ClickUp Chat. Istället för att hoppa mellan olika appar och inkorgar kan teammedlemmarna få tillgång till hela kontexten för konversationerna direkt i ClickUp.
Inom varje projekt kopplar chatten samman alla meddelanden, kommentarer och aviseringar som rör uppgifter och mål. Hela historiken är ordnad kronologiskt, vilket gör det enkelt att komma igång.
Viktig information hamnar inte heller i privata chattar. Alla teammedlemmar kan delta i samma tråd, vilket gör diskussionerna transparenta.
Med ClickUp Chat behöver du inte längre pussla ihop spridda konversationer för att få en helhetsbild. Alla arbetar utifrån en gemensam förståelse, vilket påskyndar samarbetet och beslutsfattandet.
4. Skapa en öppen och samarbetsinriktad arbetskultur
Gränser mellan avdelningar gör diagonal kommunikation mer utmanande eftersom de avskräcker teammedlemmar från att kontakta ledare för andra avdelningar och begränsar informationsutbytet.
Att bygga en öppen och samarbetsinriktad arbetskultur är avgörande för att uppmuntra diagonal kommunikation. Transparens och samarbete är inte bara gynnsamma för detta – de är oumbärliga.
Genomför en kulturrevision för att identifiera områden som kan förbättras i din organisations kultur och viktiga kommunikationsprotokoll. Skapa sedan en omfattande plan för att ta itu med dem.
Använd anpassade ClickUp-vyer för att hantera din kulturrevision och planera för förbättringar.
De olika vyerna i ClickUp låter dig samla alla dina resurser på ett ställe för att få en överblick över hela projektet. Välj mellan listvy, tavelvy, Gantt-diagram och mer för att organisera och spåra uppgifter. Sluta också hoppa mellan appar och spara tid genom att lägga till kalkylblad, dokument, videor och mer tillsammans med uppgifter, projekt och arbetsflöden i din anpassade vy.
5. Granska processerna regelbundet
Smidig diagonal kommunikation är avgörande för att samordna tvärfunktionella team. Genomför regelbundna processgranskningar för att optimera informationsflödet och samarbetet mellan avdelningarna. Dela uppdaterade projektstatusrapporter för att följa milstolpar och utvärdera överensstämmelsen med den ursprungliga planen.
Följ upp framstegen mot milstolpar och mål som berör flera team. Identifiera friktionspunkter eller förseningar i diagonala arbetsöverlämningar.
Inkorporera aktivt feedback från intressenter på alla nivåer. Ge dina medarbetare möjlighet att föreslå förbättringar av processer som inte fungerar smidigt. Främja öppna, transparenta diskussioner mellan chefer och direktunderställda.
ClickUps mall för processgranskning och förbättring kommer väl till pass för denna övning. Mallen hjälper dig att utvärdera dina befintliga processer och ändra de som behöver förbättras.
Den har flera anpassade vyer, statusar och fält som hjälper dig att ta till dig och absorbera den information du behöver för att uppnå strategisk samordning för diagonal kommunikation.
Diagonal kommunikations roll i uppgiftshantering
Diagonal kommunikation spelar en avgörande roll för att uppnå dina organisatoriska kommunikationsmål. Men andra typer av kommunikation är också till hjälp i samarbetsbaserad uppgiftshantering. Låt oss förstå de tre huvudsakliga formerna av kommunikation på arbetsplatsen:
1. Horisontell kommunikation
Horisontell kommunikation är utbyte av information mellan ledare eller anställda på samma hierarkiska nivå inom en organisation. Detta främjar samordning, planering och lagarbete.
När du till exempel utvecklar en ny produkt kan du träffa ledare från olika team (design, marknadsföring, försäljning, teknik) för att diskutera nästa steg och ta itu med deras krav för att uppnå gemensamma mål.
2. Vertikal kommunikation
Vertikal kommunikation innebär informationsflödet mellan olika hierarkiska nivåer i en organisation. Detta inkluderar kommunikation från högre chefer till sina underordnade (nedåt) och från underordnade till högre chefer (uppåt). Vertikal kommunikation säkerställer att mål och förväntningar kommuniceras effektivt i hela organisationen.
Exempel på nedåtgående kommunikation: Marknadsförings- och projektchefen skickar ett e-postmeddelande till marknadsföringsteamet med en beskrivning av den nya reklamstrategin och dess förväntade resultat.
Exempel på uppåtgående kommunikation: Teammedlemmarna lämnar regelbundet rapporter till sina teamledare/chefer, uppdaterar dem om sina statusmöten och projektets framsteg och föreslår förbättringsområden.
3. Diagonal kommunikation
Diagonal kommunikation är en blandning av horisontell och vertikal kommunikation. Den hindrar inte chefer och teammedlemmar från att kommunicera med varandra, oavsett deras position eller avdelning. Detta främjar bättre samarbete och problemlösning, vilket leder till förbättrade resultat.
Alla tre kommunikationssätten är avgörande i olika stadier eller processer inom en organisation.
Ta bort kommunikationsbarriärer med ClickUp
Du har säkert insett hur fördelaktig effektiv diagonal kommunikation är för att hjälpa organisationer att uppnå sina kommunikationsmål och förbättra samarbetet.
Om relationen mellan ledare och teammedlemmar är positiv kan data och information flöda fritt, vilket kan bidra till att förbättra processeffektiviteten och produktiviteten. Dessutom hjälper förbättrad diagonal kommunikation anställda på alla nivåer att bygga starkare interpersonella relationer.
Det är också bra att ha ett verktyg som främjar framgångsrik diagonal kommunikation så att du kan fokusera på andra utmaningar. Med ClickUp kan du snabbt förbättra samarbetet mellan avdelningarna.
Låt tvåvägskommunikationen flöda fritt mellan ledningen och personalen. Samordna hela personalstyrkan kring gemensamma mål med hjälp av funktioner som chatt i realtid, dokument och anpassade vyer. Nu behöver du inte längre vänta i flera dagar på svar på frågor eller beslut. Nu slipper du dubbelarbete mellan teamen. Se hur silos försvinner och produktiviteten skjuter i höjden.
ClickUp centraliserar kommunikationen så att dina medarbetare har den information de behöver nära till hands. Registrera dig gratis på ClickUp idag!
Vanliga frågor
1. Vad skiljer diagonal kommunikation från horisontell och vertikal kommunikation?
Diagonal kommunikation innebär samarbete mellan individer som inte har en direkt hierarkisk relation, utan tillhör olika avdelningar eller team.
Horisontell kommunikation sker mellan kollegor, medan vertikal kommunikation innebär kommunikation mellan olika hierarkiska nivåer. Diagonal kommunikation överbryggar både hierarkiska och avdelningsgränser och främjar tvärfunktionellt samarbete.
2. Hur kan diagonal kommunikation öka effektiviteten och problemlösningen i mitt team?
Diagonal kommunikation möjliggör direkt informationsflöde mellan individer över avdelnings- och hierarkiska nivåer, vilket eliminerar onödiga lager. Detta leder till snabbare tillgång till viktig data och främjar samarbete.
Diagonal kommunikation förbättrar lagarbetet och bidrar till en sund arbetsplatskultur genom att minska missförstånd och främja en mer samarbetsinriktad arbetsmiljö.
3. Hur underlättar och förbättrar ClickUp diagonal kommunikation i ett team?
ClickUp är ett molnbaserat projektlednings- och samarbetsverktyg som kan ersätta flera andra verktyg. Det samlar alla som arbetar på en enda plattform som är utformad för att hantera alla typer av arbete.
ClickUp-funktioner som Chat View och Assign Comments låter dig samarbeta med vem som helst och på vilken uppgift som helst i din organisation. Det innebär att du inte längre behöver hoppa mellan olika plattformar bara för att arbeta med olika team. Allt du behöver göra är att få alla att använda ClickUp och börja samarbeta i realtid.