Har du någonsin råkat radera eller förstöra en uppdaterad version av ett dokument? Det händer även de bästa av oss.
Programvara för versionshantering av dokument är ditt säkerhetsnät i sådana fall. Om något går fel kan du alltid återgå till en tidigare version, återställa den och undvika de där ”oj”-ögonblicken.
Utan programvara för versionshantering av dokument har alla sin egen kopia, och du kan inte vara säker på vem som har den senaste versionen. Programvara för dokumenthantering håller ordning på saker och ting och ser till att alla är på samma sida (bokstavligen!) genom att hantera olika versioner av dina affärsprocesser.
Låt oss gå igenom de 10 bästa programvarorna för dokumentkontroll för 2024, analysera deras styrkor och svagheter och utforska hur de kan hjälpa ditt företag att växa.
Vad ska du leta efter i programvara för versionshantering av dokument?
När du väljer ett dokumentversionshanteringssystem för ditt företag bör du prioritera de funktioner som passar dina behov. Här är några viktiga funktioner du kan leta efter:
- Spårning av versionshistorik: En robust programvara för versionshantering sparar en detaljerad historik över dokumentändringar och visar varje ägare och deras redigeringar. Denna funktion säkerställer transparens och ansvarsskyldighet och möjliggör versionsjämförelse, så att användare kan återgå till tidigare versioner vid behov.
- Samarbete i realtid: Det är avgörande att kunna samarbeta i realtid. Möjligheten att lägga till kommentarer och anteckningar underlättar ett smidigt teamarbete och gör det enkelt för flera användare att arbeta med samma dokument samtidigt.
- Flexibel åtkomstkontroll: Det är viktigt att hantera vem som har åtkomst till vad, särskilt när det gäller känslig information. Din programvara bör erbjuda flexibel åtkomstkontroll, så att endast behörig personal kan visa eller redigera specifika dokument.
- Intuitivt gränssnitt: En intuitiv design säkerställer att användare, oavsett teknisk expertis, kan navigera i programvaran utan problem.
- Integrationsmöjligheter: Integrationsmöjligheter som gör att dokumenthanteringsplattformen kan fungera harmoniskt med dina befintliga verktyg, så att du kan bli mer effektiv.
- Säkerhetskopieringsfunktioner: Programvaran bör ha robusta säkerhetskopieringsfunktioner för att förhindra dataförlust och säkerställa att dina känsliga dokument alltid är säkra, även under oförutsedda omständigheter.
- Skalbarhet: När din organisation växer bör även din dokumenthanteringslösning göra det. Skalbarhet säkerställer att programvaran för versionshantering av dokument kan hantera ökande datamängder och användarbelastning utan att prestandan påverkas.
- Utbildning: När flera personer samarbetar på samma dokument kan det uppstå förvirring, särskilt om de inte vet hur man använder verktyget och dess funktioner. Verktyget bör därför ha omfattande utbildningsmaterial för att programvaran ska kunna införas på ett framgångsrikt sätt.
De 10 bästa programvarorna för versionshantering av dokument
Det finns många programvarulösningar för dokumenthantering på marknaden, men vissa saknar fortfarande viktiga funktioner. Vi har tittat på olika alternativ och jämfört deras för- och nackdelar för att presentera de 10 bästa programvarorna för versionshantering av dokument. Låt oss ta reda på vilka som hamnade på listan!
1. ClickUp
ClickUp är en allt-i-ett-plattform för produktivitet och samarbete som är utformad för team av alla storlekar så att de kan arbeta tillsammans utan avbrott.
Det är den perfekta appen för att skapa företagswikis och tekniska dokument samt för att dokumentera produktfunktioner, avdelningsprocesser och individuella uppgifter och ansvarsområden.
ClickUp Docs versionshanteringsfunktion låter dig skydda dina dokument med sekretess- och redigeringskontroller och tilldela äganderätt genom att lägga till ägare och bidragsgivare. Skapa länkar som kan delas exklusivt med ett visst team, en gäst eller en offentlig medlem genom att bjuda in dem.
Du kan också se historiken över ändringar som gjorts i ett dokument eller återställa till tidigare versioner om det behövs.
Med ClickUps funktion för live-samarbetsdetektering kan alla i ditt arbetsutrymme redigera dokument samtidigt, lista information, lägga till taggar, uppgifter och målbeskrivningar samt hantera ändringar. Dessutom uppdaterar plattformen allt direkt i realtid.
ClickUps bästa funktioner
- Lägg till rubriker, tabeller, banners, taggar, kommentarer, bokmärken, bilder, videor och länkar för effektiv kunskapsdelning.
- Redigera dokument tillsammans i realtid
- Använd mallar för att hålla dina dokument enhetliga.
- Spara tid och få mer gjort med fokusläget, sidinformation och arkivfunktioner.
- Duplicera ett offentligt delat dokument
- Skydda dina dokument från oönskade ändringar genom att välja Business Plus-planen.
- Skapa dokumenttaggar för att enkelt kunna hitta dokument
- Skriv, formatera, sammanfatta och redigera innehåll snabbt med ClickUp AI.
Begränsningar för ClickUp
- Det kan krävas en viss inlärningskurva för förstagångsanvändare.
- Vissa funktioner är inte fullt tillgängliga i mobilappen.
Priser för ClickUp
- Gratis för alltid
- Obegränsat: 7 $/månad per användare
- Företag: 12 $/månad per användare
- Enterprise: Kontakta oss för prisuppgifter
- ClickUp Brain: Tillgängligt i alla betalda abonnemang för 5 $/arbetsplatsmedlem/månad
ClickUp-betyg och recensioner
- G2: 4,7/5 (över 9000 recensioner)
- Capterra: 4,7/5 (över 3900 recensioner)
2. Adobe Acrobat
Adobe Acrobat är ett program som hjälper dig att skapa, redigera och hantera PDF-filer. Du kan konvertera dokument från olika format till PDF-filer och även lägga till säkerhetsfunktioner som lösenord eller signaturbehörigheter för att skydda dina filer.
Programvarans versionshanteringsfunktion uppdaterar versionsnumret varje gång dokumentet ändras. Den låter dig också jämföra ändringar och spara olika versioner.
Dessutom kan du göra omfattande ändringar i PDF-dokument med hjälp av Adobe Acrobats redigeringsverktyg, inklusive text, bilder och formatering.
Adobe Acrobats bästa funktioner
- Samarbeta enkelt genom att skapa versioner av dokument och jämföra ändringar.
- Skriv kommentarer, lägg till frihandsteckningar och markera text för att ge feedback.
- Gör omfattande redigeringar som att lägga till text och sidor, beskära och rotera sidor, ändra bilder och korrigera stavfel.
- Lägg till, ta bort och ordna om sidor med en enkel dra-och-släpp-funktion.
- Konvertera filer till PDF-format och vice versa utan att formateringen förändras.
- Dela filer enkelt genom att komprimera dem utan att förlora kvalitet
Begränsningar i Adobe Acrobat
- Kan ha en betydande inlärningskurva för nybörjare.
- Användare rapporterar om sporadiska kompatibilitetsproblem.
Priser för Adobe Acrobat
- Acrobat Reader: Gratis
- Acrobat Standard: 12,99 $/månad
- Acrobat Pro: 19,99 $/månad
- Acrobat for Teams: Från 22,19 $/månad per användare
Betyg och recensioner av Adobe Acrobat
- G2: 4,5/5 (över 3200 recensioner)
- Capterra: 4,7/5 (över 10 200 recensioner)
3. QT9 QMS
QT9 QMS är ett kvalitetshanteringsprogram med funktioner för dokumenthantering och kontroll. Det låter dig dela kontrollerade dokument med ditt team och andra användare, såsom leverantörer och kunder.
Funktionen för huvudkopia och visningskopia gör det enkelt att hantera ändringar. Användarna uppskattar den automatiska arkiveringsfunktionen, så att du kan arbeta med endast det som är relevant.
QT9 QMS hjälper dig att organisera dokument, lösa problem, genomföra revisioner och hantera leverantörer. Det säkerställer också att företag följer processer, förbättrar sitt arbete och håller reda på kvalitetsinformation för att fatta smartare beslut för kontinuerliga förbättringar.
QT9 QMS bästa funktioner
- Samla dokumentationsregister från flera platser på ett centralt ställe
- Använd flera verktyg som täcker olika aspekter av efterlevnad
- Se en elektronisk tidslinje över de ändringar som gjorts i ett dokument.
- Använd realtidsanalyser för att spåra ändringar
- Skicka e-postaviseringar för att få dokument granskade
- Tilldela godkännare och möjliggör efterlevnad av elektroniska signaturer.
QT9 QMS Begränsningar
- Kan innebära utmaningar vid integration med andra system eller programvaror.
- Anpassning kan vara utmanande
QT9 QMS Prissättning
- Kontakta oss för prisuppgifter
QT9 QMS-betyg och recensioner
- G2: 4,8/5 (över 40 recensioner)
- Capterra: 4,7 (70+ recensioner)
4. MasterControl
MasterControl är ett allt-i-ett-program för kvalitetshantering. Det gör kvalitetsrelaterade uppgifter smidigare och effektivare, särskilt för reglerade branscher.
Programvaran för dokumentrevisionshantering gör det möjligt för företag att kontrollera dokumentrevisioner och upprätthålla uppdaterade versioner i sitt webbaserade system. Dessa dokument kan sedan göras tillgängliga för användare praktiskt taget var som helst.
Verktyget underlättar utbildningshantering, ändringskontroll, revisioner och efterlevnad, vilket säkerställer att branschstandarder och lagkrav följs. Dessutom uppskattar användarna dess godkännandeprocesser, som minskar förseningar.
MasterControls bästa funktioner
- Förenkla ditt arbete med automatiserade arbetsflöden
- Samla alla dokument på ett ställe och få en tidsstämplad revisionsspår.
- Använd verktyg för att spåra, hantera och förbättra kvaliteten med dess centraliserade plattform.
- Håll koll på inspektioner och kontroller med uppdateringar i rätt tid.
- Håll versionerna uppdaterade genom dokumentkontroll
- Säkerställ efterlevnad av regler med dess kraftfulla verktyg.
MasterControl Begränsningar
- Implementeringen kan vara utmanande och tidskrävande på grund av dess komplexitet.
- Anpassning kräver särskilda kunskaper, vilket gör det mindre flexibelt för vissa användare.
Priser för MasterControl
- Kontakta oss för prisuppgifter
MasterControl-betyg och recensioner
- G2: 4,3/5 (över 280 recensioner)
- Capterra: 4,6/5 (över 130 recensioner)
5. Sierra QMS
Sierra QMS är ett användarvänligt kvalitetshanteringsprogram som hanterar kvalitetsuppgifter för organisationer. Det fokuserar på dokumentkontroll, korrigerande åtgärder och revisionshantering för att följa branschstandarder.
Med dokumentkontrollfunktionen kan du styra synlighet och rättigheter för alla tilldelade användare. Dessutom utmärker sig programmet med sin funktion för naturlig språkbehandling (NLP) som låter dig veta var du ska lägga till innehåll för bättre ämnesbevakning.
Sierra QMS:s bästa funktioner
- Tilldela automatiskt utbildningsuppgifter till användare med enkel åtkomst till SOP:er och policyer
- Övervaka dokumentstatus med anpassade aviseringar och rapporter
- Organisera och hantera dokument med ett robust arkiveringssystem
- Ladda upp mallar för att hålla dina dokument konsekventa
Begränsningar i Sierra QMS
- Det kan finnas utmaningar när det gäller att ansluta eller arbeta smidigt med annan programvara eller verktyg utanför systemet.
- Den erbjuder kanske inte avancerade funktioner för dataanalys.
Priser för Sierra QMS
- Kontakta oss för prisuppgifter
Sierra QMS-betyg och recensioner
- Capterra: Otillräckligt med recensioner
- G2: Ej tillgängligt
6. HotDocs
HotDocs är ett program för dokumentautomatisering som hjälper dig att skapa dokument snabbt och enkelt.
Med HotDocs Author-plugin kan du hålla reda på de olika mallversionerna du har skapat. Det låter dig också dela mallutvecklingsrollen med andra teammedlemmar och upprätthåller ett organiserat arkiv med alla dina mallfiler.
HotDocs använder två typer av versionshantering: centraliserad och distribuerad, beroende på var filarkivet finns.
Du kan skapa mallar för olika dokument, till exempel kontrakt eller formulär, och sedan fylla i uppgifterna automatiskt. Detta sparar tid och säkerställer noggrannhet genom att minska det manuella arbetet vid skapandet av repetitiva dokument.
HotDocs bästa funktioner
- Spara tid med återanvändbara mallar för olika typer av formulär eller kontrakt.
- Länka versionshanteringsarkivet till din arbetsyta och gör ändringar i mallfilen direkt från arbetsytan.
- Automatisera skapandet av mallar samtidigt som du uppfyller interna varumärkesriktlinjer och branschens efterlevnadskrav.
- Minska juridiska dokumentationsfel med dess automatiseringsfunktion.
Begränsningar för HotDocs
- Det kan krävas programmeringskunskaper för att skapa vissa komplexa mallar.
- Begränsad kompatibilitet med vissa operativsystem eller äldre programvaruversioner
Priser för HotDocs
- Kontakta oss för prisuppgifter
HotDocs betyg och recensioner
- G2: 4,4/5 (över 80 recensioner)
- Capterra: 4,1/5 (över 60 recensioner)
7. Seismic
Seismic är en plattform som hjälper företag att hantera och optimera sitt försäljnings- och marknadsföringsinnehåll. Den centraliserar alla innehållsrelaterade tillgångar, såsom presentationer, dokument och videor, och tillhandahåller verktyg för att skapa, organisera och dela dessa material.
Seismic erbjuder versionshantering av dokument där du kan hantera kontroller och behörigheter. Det låter dig se när en fil laddades upp och om en viss del är konfidentiell. Det arkiverar och behåller också tidigare filversioner och upprätthåller en revisionsspår.
Seismic bästa funktioner
- Använd kraftfulla dataanalysverktyg för marknadsföring och försäljning
- Organisera och hantera försäljningsrelaterat material på ett effektivt sätt
- Anslut till olika system eller programvara för smidiga arbetsflöden och datadelning.
- Använd LiveDocs för att automatisera och anpassa innehåll
Seismiska begränsningar
- Småföretag kan tycka att det är dyrt jämfört med andra alternativ.
- Installationen är tidskrävande
Seismisk prissättning
- Kontakta oss för prisuppgifter
Seismiska betyg och recensioner
- G2: 4,7/5 (över 1400 recensioner)
- Capterra: 4,6/5 (över 200 recensioner)
8. Google Docs
Google Docs är ett onlineverktyg för ordbehandling från Google som hjälper användare att skapa, redigera och samarbeta på dokument i realtid. Det har ett användarvänligt gränssnitt och erbjuder olika redigeringsalternativ som liknar traditionella ordbehandlingsprogram.
Det molnbaserade verktyget möjliggör smidigt samarbete mellan flera användare med funktioner som automatisk sparning och enkel åtkomst från alla enheter med internetuppkoppling. Dokumentkontrollfunktionen låter dig komma åt tidigare versioner i ett tidsstämplingsformat.
Integrationen med Google Workspace-applikationer och möjligheten att exportera dokument i olika format gör programmet ännu mer användbart.
Google Docs bästa funktioner
- Samarbeta på ett dokument med flera användare i realtid
- Se om någon har uppdaterat ett dokument sedan du senast visade det.
- Skapa olika typer av dokument med mallbiblioteket
- Namnge upp till 40 versioner i varje dokument för enkel identifiering.
Begränsningar i Google Docs
- Offlineversionen har begränsade funktioner, vilket påverkar tillgängligheten och redigeringsfunktionerna.
- Erbjuder färre avancerade formateringsfunktioner jämfört med vissa traditionella ordbehandlingsprogram.
Priser för Google Docs
- Gratis
- Business Starter: 7,20 $/månad per användare
- Business Standard: 14,40 $/månad per användare
- Business Plus: 21,60 $/månad per användare
- Företag: Kontakta oss för prisuppgifter
Betyg och recensioner av Google Docs
- G2: 4,6/5 (42200+ recensioner)
- Capterra: 4,7/5 (över 28 000 recensioner)
9. Microsoft Word
Microsoft Word är ett populärt program som används för att skapa och redigera textbaserade dokument som brev, rapporter eller CV. Det är vanligtvis det verktyg som företag använder för dokumentation och rapportering.
Med Microsoft Word kan du versionera ett dokument genom att ge dig tillgång till alla tidigare versioner i ett skrivskyddat format.
Microsoft Words bästa funktioner
- Använd olika formateringsverktyg för att ändra textens utseende, infoga bilder och skapa professionella dokument.
- Samarbeta i realtid med funktionen för dokumentdelning.
- Få tillgång till större eller mindre versioner utifrån dina behov.
Begränsningar i Microsoft Word
- Kräver regelbundna uppdateringar
- För att få tillgång till hela utbudet av Microsoft Office-program, inklusive Word, kan det krävas att du köper hela Office-paketet. Detta kan dock vara kostsamt för vissa användare.
Priser för Microsoft Word
- Gratisversion under begränsad tid
- Anpassade licenser för privatpersoner och företag
Betyg och recensioner av Microsoft Word
- G2: 4,7/5 (1790+ recensioner)
- Capterra: 4,7/5 (över 2000 recensioner)
10. monday. com
monday.com är ett projektledningssystem där team kan hantera arbetsflöden, uppgifter och projekt gemensamt. Det har ett visuellt gränssnitt med anpassningsbara tavlor, tidslinjer och instrumentpaneler, så att teamen kan organisera uppgifter, följa framsteg och kommunicera effektivt.
monday. com kontrollerar och underhåller dokumentversioner och förvarar alla filer på samma plats. Detta gör det enklare att granska och godkänna innehåll jämfört med att spåra flera dokument via e-post.
monday. com bästa funktioner
- Förhandsgranska, ladda ner och lägg till anteckningar till varje version.
- Ta bort äldre versioner för att undvika oordning.
- Förenkla projektledningen med ett visuellt intuitivt gränssnitt.
- Skapa och anpassa arbetsflöden
- Spåra och hantera projekt i realtid
monday.com begränsningar
- Kan vara komplicerat för vissa användare
- Användare kan behöva mer avancerade abonnemang för att få tillgång till avancerade funktioner.
monday. com prissättning
- Personligt bruk: Gratis
- Grundläggande: 12 $/månad per plats
- Standard: 14 $/månad per användare
- Pro: 24 $/månad per licens
- Enterprise: Kontakta oss för prisuppgifter
monday. com betyg och recensioner
- G2: 4,7/5 (över 9900 recensioner)
- Capterra: 4,6/5 (4580+ recensioner)
Läs mer: Alternativ till Monday
Kontrollera versioner för att kontrollera kvaliteten
Programvara för versionshantering av dokument är ditt verktyg för noggrannhet i teamsamarbeten. Den skapar en samlingspunkt där ditt team kan arbeta med det senaste dokumentet, så att det inte uppstår förvirring på grund av motstridiga redigeringar och förlorade data. Välj ett verktyg som håller allt organiserat och kaosfritt.
Om du ännu inte har gjort ditt val, prova ClickUp!
ClickUps avancerade programvara har ett användarvänligt gränssnitt som spårar ändringar, sparar detaljerade versionshistoriker, gör det enkelt att återställa versioner och mycket mer!
Förutom systemet för versionshantering av dokument erbjuder ClickUp även funktioner för uppgiftshantering och projektledning som gör ditt arbetsflöde smidigare.
Registrera dig för ClickUp idag för att förbättra hur dina team arbetar och samarbetar.