Inom supply chain management är det avgörande att leverera varor "i tid och i sin helhet". Inom modern tillverkning föredras "just-in-time-produktion". Även media fastställer publiceringsdatum månader, om inte år, i förväg för projekt.
En deadline är en av de första sakerna som ledare bestämmer i affärslivet. Därefter arbetar teamen baklänges från det datumet för att planera leveransen. I projektledningsterminologi kallas detta för en arbetsplan. Det här blogginlägget tittar närmare på arbetsplanen och fokuserar på hur du skapar en för ditt projekt.
Vad är en arbetsplan?
Ett arbetsplan är ett projektplaneringsverktyg där chefer sätter upp mål och milstolpar i omvänd ordning, med start från den slutliga deadline. Precis som med alla andra projektplaner kartlägger du alla uppgifter, identifierar resurser och uppskattar tid/insats. Därefter, till skillnad från andra metoder, börjar du spåra målen med den slutliga milstolpen och planerar bakåt.
Låt oss säga att ditt forskningsteam måste lämna in en rapport senast den 31 december. Att skriva en rapport innebär följande steg: litteraturgenomgång, genomföra en undersökning, analysera svaren, skriva rapporten, visualisera graferna och slutligen korrekturläsa inför inlämningen. Din arbetsplan skulle se ut enligt följande.
| Milstolpe | Arbetsinsats i dagar | Deadline |
| Inlämning | – | 31 december |
| Korrekturläsning | 3 | 28 december |
| Visualisering | 2 | 26 december |
| Skriva | 5 | 21 december |
| Analys | 5 | 16 december |
| Enkät | 7 | 9 december |
| Litteraturöversikt | 3 | 6 december |
Enligt detta arbetsplan måste du påbörja arbetet senast den 6 december. Du måste dock justera projektets tidsplan om det förekommer helgdagar eller andra oförutsedda händelser.
Varför är arbetsplaner viktiga?
Ett arbetsplaneringsschema uppmuntrar dig att börja med slutresultatet i åtanke. Det hjälper dig att fokusera på det slutliga resultatet, planera uppgifter effektivt och effektivisera produktionen. Så här gör du.
Säkerställa genomförbarhet: Chefer använder ett arbetsplan för att bedöma om de kan leverera projektet inom tidsfristen. I exemplet ovan är det till exempel omöjligt att slutföra projektet inom tidsfristen om den är mindre än 25 dagar från idag. Du kan begära en förlängning av tidsfristen eller få ytterligare resurser med denna information.
Samordna teammedlemmar: En arbetsplan visar tydligt beroenden mellan uppgifter och teammedlemmar. Det främjar bättre samarbete och samlar teamet inför den slutliga deadline.
Förhandling om omfattning: Om projektets deadline inte är förhandlingsbar kan du förhandla om en minskning av omfattningen med projektets sponsor eller kund. Prioritera arbetet utifrån de överenskomna ändringarna och slutför viktiga uppgifter för att säkerställa att du levererar resultat av hög kvalitet.
Resursplanering: Med ständiga deadlines kan du välja dina resurser effektivt. Om någon i teamet till exempel har en annan deadline att hinna med, vill du inte inkludera den personen. Eller om någon arbetar med en icke-kritisk uppgift kan du omfördela den och inkludera personen i ditt schema. Dessutom hjälper det teammedlemmarna att se de kritiska datumen så att de kan planera sin ledighet därefter.
Hur skapar man ett arbetsplan?
Ta reda på grunderna innan du skapar ett arbetsplan: projektets omfattning, nödvändiga resurser och slutlig deadline.
1. Skissa upp projektets omfattning
Precis som med alla projektscheman måste du förstå kraven. Här är några frågor du bör ställa dig själv.
- Vad är projektets mål? Exempel: Utveckla en mobilapp för att samla in leverantörsinformation för onboarding.
- Hur definieras resultatet? Exempel: Du måste registrera fälten namn, mobilnummer och e-postadress och automatiskt lagra dem i leverantörshanteringsdatabasen.
- Vem behöver godkänna? Exempel: Projektets sponsor och kvalitetsanalytiker
- Vilka plattformar ska appen fungera på? Exempel: Android och iOS
- Vad är den slutgiltiga deadline?
Utifrån projektets karaktär bör du förstå alla andra detaljer och förväntningar som är tillämpliga innan du skapar en arbetsplan. Om det är för komplicerat kan du dela upp det i projektfaser för att underlätta hanteringen.
Dela sedan upp i uppgifter. Kategorisera uppgifterna efter prioritet så att du kan ta bort de med låg prioritet om det inte går att leverera allt inom tidsfristen. Slutligen gör du noggranna uppskattningar av arbetsinsatsen för varje uppgift i ditt arbetsplaneringsschema.
2. Identifiera nödvändiga resurser
Som beskrivits ovan behöver en enkel mobilapp en UX-författare, designer, Android-utvecklare, iOS-utvecklare, kvalitetsanalytiker och projektledare. Vid en djupare analys kommer du att inse att du inte behöver alla resurser för hela projektet. Uppskatta därför hur många timmar du behöver av varje för att maximera resursutnyttjandet.
3. Välj ett verktyg för att skapa arbetsplaner
En arbetsplan kräver kreativ planering. Du måste arbeta baklänges från en specifik deadline och organisera uppgifter och beroenden så att de passar in i en förutbestämd tidsplan. Projektledare behöver ett användarvänligt, lättanvänt verktyg som hanterar allt. Projektledningsverktyget ClickUp erbjuder funktioner som gör detta enkelt för flera projekt.
- ClickUp Uppgifter, deluppgifter och checklistor för att dela upp ditt projekt hierarkiskt
- ClickUp Mind Maps för att visualisera projektets arbetsflöde
- Användarprofiler för att tilldela uppgifter och samarbeta inom ramen för varje uppgift
- Kalendervy för att se hela projektets livscykel
- Enkla dra-och-släpp-funktioner för scenarioplanering
4. Skapa arbetsplaner med start från leveransdatumet
Öppna ditt schemaläggningsverktyg och börja från slutet.
- Planera först den sista uppgiften på leveransdatumet, dvs. deadline
- Sätt sedan in förfallodatum för varje uppgift bakåt från leveransdatum till startdatum. I ClickUp Tasks kan du lägga till start- och förfallodatum för varje uppgift och deluppgift för att planera noggrant.
- Tilldela användare till uppgifterna. Använd ClickUp för att tilldela flera användare till en enda uppgift. Lägg till betraktare, som kan se kommentarer och andra detaljer
- Koppla samman beroende uppgifter och märk dem vid behov
5. Granska och förfina ditt arbetsplaneringsschema
Nu när du har planerat varje detalj är det dags att ta ett steg tillbaka och se till att allt fungerar tillsammans. ClickUp erbjuder tre vyer som gör workback-planering otroligt enkelt.
ClickUp-kalendervy
Visa ditt projekt i en kalender per dag, vecka eller månad med dra-och-släpp-uppgiftshantering. Undvik att tilldela uppgifter på veckolediga dagar. Kontrollera om du har tilldelat överlappande eller flera uppgifter till samma person på samma dag. Synkronisera dina Google-kalendrar eller andra moderna schemaläggningsverktyg som du använder för att bekräfta uppdaterad tillgänglighet.
ClickUp Gantt-diagramvy
Ett Gantt-diagram visar projektets framsteg längs en tidslinje, vanligtvis i form av ett stapeldiagram. Ett enkelt Gantt-diagram ser ut så här.
ClickUps Gantt-diagramvy förenklar även de mest komplexa projekten. Du kan
- Visualisera projektets tidslinjer och milstolpar
- Lägg till beroenden genom att välja två uppgifter och dra en linje mellan dem
- Omplanera enskilda uppgifter och grupper visuellt genom att dra och släppa uppgifter
- Blockera uppgifter som är beroende av ofullständiga uppgifter, så att teammedlemmarna inte av misstag börjar arbeta med dem.
Dessutom skickas en avisering till alla användare som är involverade i uppgiften varje gång du ändrar uppgiftsdetaljer i Gantt-diagrammet, så att alla är på samma sida. Här är några projektmallar för Gantt-diagram som hjälper dig att komma igång.
ClickUp Workload View
När du har ställt in alla detaljer kommer arbetsbelastningsvyn, dvs. vyn över teamets kapacitet, att se rätt ut. Du kan dock identifiera om du har överbelastat någon, schemalagt när de inte är tillgängliga eller tilldelat uppgifter som överstiger deras kapacitet.
Slutligen kan du använda ClickUp Box View för att knyta ihop lösa trådar.
Tips och strategier för arbetsplaner
Nu när vi har gått igenom grunderna kan vi gå vidare till några praktiska strategier och tips som hjälper dig att optimera ditt arbetsplan.
Synkronisera din semester- och ledighetskalender
Undvik onödig stress genom att synkronisera din organisations semesterkalender direkt med ClickUp. Uppmuntra också teammedlemmarna att synkronisera sina Google-kalendrar med ClickUp.
Lägg till start- och slutdatum för alla uppgifter
För att se projektets framsteg i ett Gantt-diagram, lägg till projektets startdatum och slutdatum för alla uppgifter och simulera hur ett framgångsrikt projekt kommer att se ut.
Lägg till tidsuppskattningar
Uppskatta den tid som krävs för alla uppgifter för att förutse arbetsbelastningen i förväg, så att du kan göra beredskapsplaner om något tar längre tid än beräknat.
Identifiera förutsättningar och samla in dem i förväg
Granska dina projektleveranser kritiskt och identifiera förutsättningarna. Om du till exempel utvecklar en mobilapp behöver du en sandlådemiljö, varumärkesriktlinjer, tillgång till ett iOS-utvecklarkonto och mycket mer.
Satsa på flexibilitet, inte perfektion
Det finns inget idealiskt schema. Teammedlemmar som blir sjuka, flyg som blir försenade, driftstopp i molnutvecklingsmiljön osv. är att förvänta sig. Skapa därför en reservplan för att hantera sådana rimliga hinder.
Planera för buffertid
Det är aldrig tillrådligt att planera uppgifter till sista minuten. Stramma och rigida scheman är inte bara ineffektiva utan också mycket stressande. Se därför till att bygga in lite buffertid för slutleveransen och viktiga milstolpar.
Skapa ett idiotsäkert arbetsplan med ClickUp
Workback-schemaläggning kan vara impopulärt eftersom det tar bort flexibiliteten och gör oss ansvariga för att leverera inom en deadline. Men projekt med snäva deadlines är en del av vardagen, och ett workback-schema är det bästa verktyget för att hantera dem.
ClickUps projektledningsverktyg tar hänsyn till risken för störningar under ett projekt. Utnyttja de över 15 vyerna för att hantera detaljerna och få en helhetsbild med ett enda klick. Anpassa alla aspekter av schemat, inklusive uppgifter, deluppgifter, checklistor, statusar, taggar etc. Kom igång med ditt arbetsplan gratis – registrera dig för ClickUp idag.