워크플로우 다이어그램에 대해 많이 들어봤지만 정작 워크플로우 다이어그램이 무엇인지 모르시나요?
이제 혼란은 여기서 멈추세요. ✋
언뜻 보기에 워크플로우 다이어그램은 복잡한 윤곽선처럼 보여서 피하고 싶을 수도 있습니다. 또는 워크플로우 다이어그램을 이해하려면 특별한 사람이 필요하다고 생각할 수도 있습니다.
하지만 단 몇 분만 투자하여 워크플로우 다이어그램이 팀과 조직에 얼마나 유용한지 알아본다면 워크플로우 다이어그램을 만드는 재미에 푹 빠지게 될 가능성이 높습니다.
생산성을 높이고 더 많은 것을 만들고 싶으신가요? 효과적인 워크플로우 시스템 팀이 최고의 일을 할 수 있도록 하려면 이 가이드를 북마크해 두세요.
관련 글에서 읽어보세요 상위 15개 워크플로우 소프트웨어 (2024년 리뷰) 를 클릭해 자세히 알아보세요.
자세히 살펴봅시다!
워크플로우 다이어그램이란 무엇인가요?
워크플로 다이어그램에 대해 들어보셨을 겁니다 프로세스 다이어그램 또는 비즈니스 프로세스 지도 만들기 . 어쨌든 기본 아이디어는 동일합니다.
워크플로우 다이어그램은 프로세스의 시각적 로드맵으로 설계되었습니다. 일반적으로 팀이 업무 프로세스의 윤곽을 잡고 개선하는 데 도움을 주기 위해 만들어집니다. 예를 들어, HR 팀에서 워크플로우 다이어그램을 만들어야 할 수 있습니다 신입 사원 온보딩 전략을 구체화하기 위해 와 IT 관리 부서 는 워크플로우 다이어그램을 사용하여 공급업체 심사 프로세스를 개선할 수 있습니다.
워크플로우 다이어그램의 개념은 1800년대 후반에 다음과 같은 사람들에 의해 만들어졌습니다 헨리 간트 그리고 프레드릭 윈슬로우 테일러. 그 이유는? 오래 전부터 다이어그램 소프트웨어 가 등장했을 때, 산업 비즈니스는 경영 과학을 사용하여 효율성을 높이고 결과물의 품질을 높이기 위해 노력했습니다. 어떻게요? 바로 프로세스 다이어그램을 만들었습니다.
프로세스 다이어그램의 장점은 프로세스를 구성하는 작업의 개요(시작과 끝이 있는 할 일 목록처럼)를 보여줄 뿐만 아니라 다음과 같은 기능도 수행할 수 있다는 것입니다 시각화하는 데 도움이 됩니다 데이터, 의사 결정 여정, 심지어는 특정 프로세스의 주요 마일스톤 . 멋지지 않나요? 그리고 시각화는 많은 이점 중 하나에 불과합니다.
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워크플로우 다이어그램 사용의 이점
이제 워크플로우 다이어그램을 수용하는 데 있어 중요한 것은 워크플로우 다이어그램이 제공하는 모든 이점에 익숙해지는 것입니다. 본질적으로 워크플로 다이어그램은 모두 개선을 촉진하는 것입니다.
팀 커뮤니케이션 개선
팀이 해야 할 일이 한 가지 있다면, 그것은 바로 같은 페이지에 있어야 한다는 것입니다. 또한 가능한 한 명확한 의사소통이 필요합니다.
워크플로우 다이어그램은 다음을 위한 완벽한 방법입니다 팀이 협업할 수 있도록 도와줍니다 프로젝트를 마무리하는 데 도움이 되는 시스템을 시각화하는 데 집중할 수 있습니다. 이렇게 하면 프로세스가 빨라지고 리소스 낭비가 훨씬 줄어듭니다. 또한 짜증나는 병목 현상을 완화하는 데도 도움이 됩니다. ⌛
프로세스 병목 현상 발견하기
놀랍게도! 제거할 수 있는 프로세스 병목 현상과 문제 영역 또는 충돌이 전략에 더 많이 있을 수 있습니다. . 하지만 문제 영역을 정확히 찾아내는 데 도움이 되는 시각적 레이아웃이 없다면 알기 어렵습니다.
병목 현상을 더 많이 발견할수록 팀이 최고의 일을 만들어낼 수 있는 효율적인 시스템을 만들 수 있습니다. 누가 그걸 원하지 않겠어요?
시스템 문서화하기
역사에서 배우지 않으면 역사는 반복된다는 말이 있습니다. 과거에 효과가 있었던 일을 문서화하지 않을 때도 마찬가지입니다.
팀이 움직이는 부분이 많고 클라이언트의 수정을 많이 다루는 디지털 에이전시이든, 반복 가능한 시스템을 사용하여 온보딩하는 트럭 운송 소프트웨어 회사인지 여부에 관계없이 SaaS tools 팀에 맞는 일을 빠르게 문서화해야 합니다.
워크플로우 다이어그램은 팀원 누구나 회사 프로세스와 작업을 빠르게 파악할 수 있는 접근 가능한 방법입니다. 멘션은 말할 것도 없고, 질문을 하고 혼란을 헤쳐나가는 데 소요되는 시간을 줄일 수 있습니다(물론 그럴 수도 있죠!).
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다음은 5가지 워크플로우 다이어그램 예시입니다
모든 워크플로우 다이어그램이 똑같이 만들어지는 것은 아닙니다. 어떤 모습인지 궁금하신 분들을 위해 오늘부터 바로 사용할 수 있는 가장 인기 있는 몇 가지 예시를 소개해드리겠습니다.
1. 스윔레인 다이어그램
스윔레인 다이어그램 워크플로우
수영장의 수영 레인을 상상해 보세요. 그런 다음 작업과 함께 윤곽선을 그리고 해당 작업을 담당하는 팀원들을 세로로 설정하여 태그합니다. 이것이 바로 스윔레인 다이어그램 .
스윔레인 다이어그램은 작업이 서로 충돌하는 부분을 찾으려고 할 때 유용한 워크플로우 다이어그램입니다. 또한 팀원들에게 책임을 부여하고 특정 프로세스의 주요 작업에 대한 소유권을 확립할 수 있는 확실한 방법이기도 합니다.
2. 타임라인 다이어그램
타임라인 다이어그램
이 다이어그램은 말 그대로 일련의 이벤트를 순서대로 시각적으로 지도 위에 표시하는 것입니다. 타임라인 다이어그램을 사용하면 프로세스의 범위를 보다 정확하게 개요를 파악할 수 있습니다.
시간이 어디로 흘러가고 있는지, 어디에서 가장 많은 시간을 낭비하고 있는지 파악하는 데 도움이 될 수 있습니다. 시간을 포함해 많은 리소스를 소비하는 프로세스는 타임라인 다이어그램을 사용하면 이점을 얻을 수 있습니다. 프로젝트 관리자와 창고 운영 책임자는 이 다이어그램을 유용하게 활용할 수 있습니다.
3. 애자일 워크플로우 다이어그램
애자일 워크플로우 다이어그램
이 다이어그램을 사용하면 제품이나 서비스를 만드는 데 필요한 전체 프로세스를 시각화할 수 있습니다. 프로세스의 모든 부분을 가시성 높게 만드는 데 가장 적합한 다이어그램 중 하나입니다. 또한 팀원 중 누가 각 작업에 배정되어 있는지도 강조해 줍니다.
애자일 다이어그램은 보다 복잡한 프로젝트에 가장 적합합니다. 엔지니어링 팀이나 이벤트 코디네이터는 애자일 다이어그램을 사용하여 팀을 조직하고 마감일을 맞출 때 간결하고 높은 효율성을 유지할 수 있습니다.
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4. 프로세스 워크플로우 다이어그램
프로세스 워크플로우 다이어그램
프로세스 워크플로우 다이어그램을 사용하여 프로세스를 구성하는 작업 간의 관계를 설명할 수 있습니다. 자주 사용하는 프로세스를 표준화할 때 유용합니다. HR 부서에서 일하면서 채용 및 온보딩 프로세스를 문서화해야 하는 경우를 예로 들어 보겠습니다. 다이어그램은 이를 정리하고 최적화하는 가장 좋은 방법 중 하나일 수 있습니다.
프로세스 워크플로우 다이어그램은 간단하기 때문에 다음을 위한 완벽한 다이어그램입니다 의사 결정 추진 이미 구축된 시스템을 개선합니다.
5. 데이터 워크플로우 다이어그램
데이터 워크플로우 다이어그램
데이터 워크플로우 다이어그램은 프로세스를 처음부터 끝까지 완료하는 데 필요한 작업을 나열하는 대신 프로세스에서 데이터의 흐름을 시각화하려고 할 때 가장 효과적입니다.
데이터의 출처는 어디인가요? 특정 작업이 완료되면 데이터가 어디로 이동하는가? 데이터 포인트가 의사 결정 포인트와 어떻게 충돌하는가? 데이터 다이어그램을 지도화하면 이러한 질문에 쉽게 답할 수 있습니다.
데이터 다이어그램은 또한 팀 내에서 데이터가 어떻게 흐르고 있는지, 인접한 팀과 데이터 처리가 충돌할 수 있는지 개략적으로 설명하는 데에도 유용합니다. 이미 사용 중인 시스템을 지도화하여 더 효율적으로 만들 수 있는 좋은 방법입니다.
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첫 워크플로우 다이어그램 생성 방법
전통적인 아날로그 방식인 펜과 종이를 사용해 워크플로우 다이어그램을 만들 수도 있지만, 여기 몇 가지 조언을 드리자면 이를 생략하세요. 디지털 도구를 사용하여 다이어그램을 만드는 것이 훨씬 더 좋습니다.
공유가 가능하고, 쉽게 편집할 수 있으며, 노트북에 오래도록 보관할 수 있습니다. ClickUp의 화이트보드 기능 는 워크플로우 다이어그램을 쉽게 만들고 공유할 수 있는 Canva를 제공합니다.
1. 워크플로우 다이어그램 및 차트 기호에 익숙해지기
워크플로우 다이어그램에는 운율과 이유가 있습니다. 즉, 워크플로우 다이어그램은 의미가 부여된 표준화된 모양으로 만들어졌기 때문에 워크플로우 다이어그램을 읽는 모든 사람이 같은 페이지에 있다는 뜻입니다. 간단히 요약하면 다음과 같습니다:
- 화살표/선: 다이어그램의 방향과 흐름을 모두 나타내는 데 사용됩니다. 또한 특정 모양/작업을 연결하는 연결 기호로도 사용됩니다. ➡️
- 평행 사변형: 새 데이터가 프로세스에 들어가는 위치를 정확히 표시하는 데 사용할 수 있습니다. 📒
- 다이아몬드: 이 모양은 워크플로우에서 다음 단계로 이동하기 위해 필요한 결정을 표시하는 데 사용됩니다. 🔶
- 직사각형: 직사각형을 사용하여 워크플로우 다이어그램에서 단일 단계를 상징할 수 있습니다 🟪
- 원통: 워크플로우에 데이터를 추가하고 싶으신가요? 이것이 바로 원통이 필요한 이유입니다. 🔋
- 타원: 워크플로우의 시작점과 끝점을 표시합니다. 🏉
이제 워크플로우 기호에 익숙해졌으니 이제 올바른 다이어그램을 선택하는 방법을 알아보세요.
2. 최종 목표에 따라 다이어그램을 선택하세요
적합한 워크플로우 다이어그램을 선택하려면 최종 목표를 염두에 두고 시작하세요. 예를 들어, 원하는 것을 결정하세요:
- 예정된 프로젝트를 위한 새로운 프로세스 시각화
- 실행워크플로우 분석 를 실행하여 기존 시스템의 비효율성을 파악하세요
- 프로세스 전반에 걸쳐 모든 리소스의 사용 방식 최적화
- 특정 워크플로우에 대한 팀의 기대치를 설정하고 커뮤니케이션 방식 개선
- 다양한 작업, 의사 결정 지점 및 데이터로 매우 복잡한 프로세스를 세분화하세요
그런 다음 각 작업을 다른 유형의 워크플로우로 로드맵화할 수 있습니다. 다음과 같은 프로세스를 최적화해야 하는 건축 회사라고 가정해 보겠습니다 신규 클라이언트 온보딩 . 새 클라이언트 프로세스 지도 다이어그램 만들기 (위 리스트 참조)를 순서대로 나열할 수 있습니다.
이제 자신에게 맞는 워크플로우 다이어그램을 선택하셨습니다. 하지만 적절한 도구가 없으면 만들 수 없습니다. 🛠️
3. ClickUp에 가입하세요(화이트보드 기능은 무료입니다!) 👀 🙌
워크플로우 다이어그램을 만드는 가장 쉬운 방법 중 하나를 찾고 있다면 다음과 같이 하세요 ClickUp .
그것은 화이트보드 기능 에는 팀이 협업하고 필요에 따라 공유할 수 있는 워크플로우를 만드는 데 필요한 모든 도구가 있습니다.
가입 후 + 보기로 이동하여 아래로 스크롤한 다음 화이트보드.를 클릭하기만 하면 됩니다
원하는 다이어그램의 윤곽을 그릴 수 있는 깔끔한 화면이 나타납니다.
ClickUp 화이트보드
4. 화이트보드 초안을 만들고 팀원들을 초대하세요
워크플로우 다이어그램을 혼자 만들 필요는 없습니다! 팀원들을 초대해 협업하고 프로세스에 참여할 수 있습니다.
그러려면 스페이스 설정으로 이동한 다음 공유 및 권한을 클릭해 스페이스에 회원을 추가할 수 있습니다. 팀원들을 온보딩한 후에는 실시간으로 다이어그램 작업을 시작할 수 있습니다.
각자가 모양을 만들고 작업을 연결할 때 서로의 커서를 볼 수 있습니다.
ClickUp 화이트보드
화이트보드에서 바로 ClickUp 작업을 생성하여 아이디어에서 실행까지 매끄럽게 연결하세요
5. 모양 도구로 워크플로우 다이어그램을 만드세요
이제부터는 화이트보드가 당신의 굴입니다. 필요한 만큼 워크플로우 다이어그램을 만들어 저장하고, 공유하고, 프레젠테이션에 표시하거나, 필요할 때 언제든지 수정할 수 있습니다.
직관적으로 모양을 만들고, 이동하면서 연결하고, 텍스트 기능을 사용해 각각에 적절하게 라벨을 붙일 수 있습니다. 이미지 업로드 도구를 통해 나만의 독특한 모양과 이미지를 업로드할 수도 있습니다.
비비안 테즈/ClickUp 경유
보너스: 프로젝트 관리 워크플로우 예제 !
워크플로우 다이어그램으로 멋진 시스템 만들기
이 목록이 사용할 수 있는 모든 워크플로우 다이어그램의 목록은 아니지만, 워크플로우 다이어그램의 세계로 들어가는 탄탄한 디딤돌은 될 것입니다.
다음 단계로 넘어갈 때 참고하세요 브레인스토밍 세션 또는 팀 회의.
워크플로우 다이어그램은 여러분과 팀이 주도권을 잡고 모두가 같은 페이지에 머물 수 있게 해줍니다.
워크플로 다이어그램은 커뮤니케이션을 개선하고 병목 현상을 처리하며 시스템을 효율적으로 문서화할 수 있는 신뢰할 수 있는 방법입니다.
워크플로우 다이어그램의 모든 이점을 활용하려면 최종 목표에 따라 가장 적합한 다이어그램을 선택하는 것이 중요합니다. 다이어그램을 완성할 준비가 되었다면 이제 함께 구성해 보세요, 에서 ClickUp의 화이트보드 기능을 무료로 시작하세요!