이용 가능 여부가 불분명하면 혼란과 불만을 초래할 수 있습니다. 그렇기 때문에 명확하고 신뢰할 수 있는 부재 중 메시지가 매우 중요합니다.
Microsoft Teams 부재 중(OOO) 기능이 여기에 해당합니다.
개인 휴가를 내거나 회의에 참석 중인가요? 이 편리한 도구는 클라이언트나 팀에 부재 중임을 알리고 언제 돌아올지, 부재 시 연락할 사람을 알려줍니다.
_어떻게 구성하나요?
Teams에서 부재중을 설정하는 방법을 안내하고 다음과 같은 방법을 공개합니다 ClickUp의 고급 도구는 커뮤니케이션 및 협업 전략을 개선하는 데 도움이 됩니다!
시작해보자! 🌱
🔎알고 계셨나요? OOO라는 약어는 80년대 후반에 출시된 Microsoft의 구형 Xenix 이메일 시스템의 자동 회신 기능에서 유래한 OOF라는 용어에 뿌리를 두고 있습니다! 당시에는 OOF가 자동 회신 기능의 명령어였습니다. 흔히 시설 부족을 의미하는 것으로 생각되지만, 이 약어는 1993년 제닉스가 Exchange 서버로 발전한 후에도 계속 사용되었습니다. 💻📨
Teams에서 부재 중을 설정하는 방법
이상 3억 명의 사용자 을 넘어선 Microsoft Teams는 효율적인 업무 환경 공동 작업을 위한 필수 요소입니다. 한 단계 떨어져 있어야 할 때 부재 중 상태를 설정하여 원활한 업무 수행을 보장합니다 팀 커뮤니케이션 에 접속하여 모든 사람에게 업무 가능 여부를 알립니다.
MS Teams는 사용 중인 버전에 따라 다양한 방법으로 상태를 설정할 수 있습니다. 다음은 무료 버전과 비즈니스/기업용 버전을 간략하게 비교한 것입니다.
기능 | 무료 버전 | 비즈니스 버전 | | | ---------------------- | ---------------- | -------------------------------- | 상태 메시지 설정 | ✅ 수동 업데이트 | ✅ 예약 및 자동화 사용 | 자동 답장 | ❌ 사용할 수 없음 | ✅ 내부 및 외부 | Outlook과 동기화 | ❌ 지원되지 않음 | ✅ 전체 동기화 | 예약 옵션 | ❌ 사용할 수 없음 | ✅ 시간 기반 예약 |
방법 1: Teams 무료 버전에서 부재 중 상태 사용
무료 버전은 자동화나 일정과 같은 고급 기능이 필요하지 않은 소규모 팀이나 일반 사용자에게 적합합니다. 사용하도록 설정하는 방법은 다음과 같습니다.
1단계: Teams를 열고 프로필에 액세스
via 마이크로소프트 팀즈 Microsoft Teams 모바일 앱 또는 웹 버전을 열고 자격 증명을 사용하여 로그인합니다. Teams 인터페이스의 오른쪽 상단에 프로필 사진 또는 이니셜이 표시됩니다. 이 아이콘을 클릭하면 드롭다운 메뉴가 열립니다.
➡️ 자세히 보기: Microsoft Teams 프로젝트 관리에 대한 궁극적 인 가이드
2단계: '상태 메시지 설정'으로 이동합니다
via 마이크로소프트 팀즈 드롭다운 메뉴에서 '상태 메시지 설정'을 선택합니다 이 기능을 사용하면 동료나 클라이언트에게 팀의 상태 또는 부재 중임을 알리는 개인화된 노트를 만들 수 있습니다.
3단계: 부재중 노트 작성
via 마이크로소프트 팀즈 표시되는 텍스트 상자에 부재 중 메시지를 작성합니다. 부재에 대한 필수 세부 정보를 전달할 수 있는 기회입니다. 다음 팁을 염두에 두세요:
- 명확하고 간결하게 작성하세요: 부재 중인 이유와 언제 돌아올지 설명하세요
- 다음 단계 제공: 긴급한 사안에 대한 대체 연락처 제공
- 전문성 유지: 직장 문화를 반영하는 어투 사용
예시e
안녕하세요
저는 [복귀일]까지 부재 중이며 Teams에 한도 제한적으로 액세스할 수 있습니다. 긴급한 사안은 [동료 이름]의 [이메일/전화 번호]로 연락해 주세요
감사합니다!
4단계: 메시지 기간 설정
via 마이크로소프트 T*eams* 아래로 스크롤하여 '이후 상태 메시지 삭제됨'을 찾습니다 드롭다운 메뉴를 클릭하여 부재중 메시지를 표시할 기간을 선택합니다. 1시간, 4시간, 오늘 또는 이번 주 중에서 선택합니다.
5단계: 설정 저장하기
'완료됨'을 클릭하여 메시지를 저장합니다. 프로필 사진을 다시 클릭하면 다시 볼 수 있습니다. 드롭다운 메뉴에서 '자리 비움' 또는 '방해 금지' 등 적절한 자리 비움 상태를 선택합니다
전문가 팁: 무료 버전에서는 OOO 메시지 상태가 자동으로 변경되도록 설정할 수 없으므로, 복귀 시에는 반드시 부재 중 상태를 업데이트해야 합니다.
방법 2: Teams 비즈니스 버전에서 부재 중 사용 설정
비즈니스 또는 엔터프라이즈 버전의 Teams는 한 단계 더 발전했습니다. 자동 회신을 보내고 Outlook 달력 및 시간 기반 일정과 동기화할 수 있습니다.
1단계: '부재 중 일정 예약' 섹션에 액세스합니다
via 마이크로소프트 팀즈 데스크탑에서 Microsoft Teams를 엽니다. 오른쪽 상단의 프로필 사진이나 이니셜에 마우스오버하여 드롭다운 메뉴에 액세스합니다.
사람들이 내게 연락하거나 멘션할 때 내 상태 메시지를 표시하려면 '사람들이 내게 메시지를 보낼 때 표시' 체크박스를 선택합니다 다음으로 이동하여 상태 메시지를 표시할 타이머를 설정한 다음 창 하단의 '부재 중 예약하기' 버튼을 클릭합니다.
2단계: 자동 회신 메시지 답장 사용 설정 및 노트 작성
via 마이크로소프트 팀즈 Microsoft Teams 설정에서 '부재 중 일정'을 선택한 후 '일반'으로 이동합니다 '부재 중' 팝업 창이 열립니다.
이 부재 중 화면에서 '자동 답장 사용' 옵션을 선택하여 동료 및 외부 연락처에 알림을 보냅니다. 텍스트 상자에 부재 중 메시지를 입력합니다.
➡️ 자세히 보기: 10 가지 최고의 비즈니스 메시징 앱
3단계: 외부 답장 구성하기
via 마이크로소프트 팀즈 조직 외부의 클라이언트, 공급업체 또는 파트너와 커뮤니케이션하는 경우 부재 중임을 알려야 합니다. 자동 회신을 사용 설정하여 적시에 적절한 사람에게 연락하는 방법은 다음과 같습니다:
- '내 조직 외부로 답장 보내기'를 토글합니다
- 수신자를 선택합니다. '내 연락처로만 보내기' 확인란을 클릭하여 Outlook에 저장된 사람들에게만 자동 회신을 예약하고 보냅니다
- 조직 외부에서 이메일을 보낸 모든 사람이 답장을 받도록 하려면 '모든 외부 발신자에게 보내기'를 선택합니다
- 외부 연결에 대한 별도의 메시지를 작성하거나 MS Teams 상태에 입력한 것과 동일한 메시지를 복사하여 붙여넣기
💡프로 팁: 프라이버시와 연결 사이에서 완벽한 균형을 맞추고 싶으신가요? '내 연락처로만 보내기'를 선택하세요! 이렇게 하면 자동 답장을 통해 중요한 관계에 대한 정보를 유지하면서 모르는 보낸 사람으로부터 부재를 숨길 수 있습니다.
4단계: 시간 범위 설정
via 마이크로소프트 팀즈 자동 메시지 회신을 예약하면 자동으로 활성화 및 비활성화되도록 설정할 수 있습니다. 따라서 돌아올 때 다시 켜면 됩니다.
- '기간 동안에만 답장 보내기' 라벨의 확인란을 선택합니다
- 날짜 및 시간 필드를 클릭하여 자동 답글이 시작되고 종료되는 날짜를 지정합니다
5단계: 설정 저장하기
다음 단계로 넘어가기 전에 잠시 시간을 내어 OOO 상태가 잘 다듬어져 있는지, 부재 중에도 모든 것이 원활하게 작동할 수 있도록 준비되어 있는지 확인하세요:
- 내부 및 외부 답장의 오타, 명확성, 누락된 세부 정보가 없는지 다시 확인하세요
- 클라이언트에게는 공식적인 메시지를, 동료에게는 친근하면서도 전문적인 메시지를 보내세요
- 팀원에게 처리해야 할 작업을 알리고 명확한 지침을 제공하세요
그런 다음 '저장'을 클릭하여 설정을 구현하고 상태를 활성화하세요.
💡프로 팁: 이동 중에 OOO 상태를 업데이트해야 하나요? Teams 모바일 앱을 사용하면 Teams와 Outlook에서 자동 회신을 동기화하여 간단하게 할 수 있습니다. 방법은 다음과 같습니다:
- 앱을 열고 프로필 사진을 탭합니다 📸
- 부재 중 상태를 만들고 자동 회신을 사용 설정 ✉️
- 시작 날짜와 종료 날짜를 예약하면 준비 완료 📅
via 마이크로소프트 팀즈 ➡️ 자세히보기 : 온라인 문서를위한 10 가지 최고의 파일 공유 소프트웨어
커뮤니케이션을 위한 Teams 사용의 한도
Microsoft Teams는 효과적인 커뮤니케이션을위한 신뢰할 수있는 도구이지만 직장에서의 공동 작업 특히 Outlook 및 기타 Microsoft 업무용 도구를 사용하는 경우 몇 가지 결함이 있습니다. 특히 동적인 업무 환경에서 효율성과 커뮤니케이션에 영향을 미치는 몇 가지 주목할 만한 한도가 있습니다:
⛔️ 고급 상태 맞춤형 기능 부족
Teams를 사용하면 '사용 가능' 또는 '부재중'과 같은 기본 상태 옵션만 사용할 수 있습니다 하이퍼링크를 추가하거나 서식 있는 텍스트 형식을 사용하거나 다양한 대상에 맞게 메시지를 맞춤 설정할 수 없습니다.
이러한 획일적인 접근 방식은 종종 모호한 커뮤니케이션과 불필요한 후속 조치로 이어집니다.
⛔️ 작업 위임에 대한 자동화 기능 없음
자동화는 생명의 은인입니다 직원의 66% 생산성 향상을 위해 사용합니다. 하지만 Teams는 수동 모드로 유지됩니다.
부재 중 상태 메시지를 설정하는 것은 쉽지만 그 다음에는 어떻게 되나요? 작업을 자동으로 다시 할당하거나 팀에 보류 중인 책임을 알릴 수 있는 방법이 없습니다. 이 공백은 바쁜 팀에게 지연, 병목 현상 및 추가 작업을 발생시킵니다.
⛔️ 지장을 주는 알림이 너무 많음
부재 중 모드가 사용 설정되어 있어도 Teams는 사용자를 완전히 놓아주지 않습니다. 멘션과 메시지에 대한 알림이 계속 들어와서 다시 업무 모드로 돌아가게 하고 휴가를 방해합니다. 세분화된 제어 기능이 없으면 스트레스가 가중되고 일과 삶의 균형이 깨집니다.
⛔️ 불량한 교차 플랫폼 통합
MS Teams는 Outlook 달력 및 SharePoint와 같은 다른 Microsoft 도구와 잘 연동됩니다. 하지만 팀에서 Slack, Zoom 또는 기타 프로젝트 관리 채널을 사용하는 경우, 부재 중 메시지가 이러한 앱으로 전달되지 않습니다. 여러 플랫폼에서 수동으로 상태를 업데이트해야 하므로 비효율성과 커뮤니케이션 공백이 발생할 수 있습니다.
⛔️ 강력한 스케줄링 기능
주간 개인 일정이나 파트타임 근무 시간 등 반복되는 일정에 대한 고급 옵션이 없습니다. 매번 수동으로 상태를 설정해야 하므로 지루하고 잊어버리기 쉽습니다. 정기적인 일정 관리가 필요한 사용자에게는 불필요한 번거로움이 더해집니다.
📢 사용자 피드백은 다양한 환경에서 Microsoft Teams가 어떻게 작동하는지에 대한 귀중한 인사이트를 제공합니다. Reddit 스레드를 살펴본 후 사용자 환경에 대해 발견한 내용은 다음과 같습니다
한 사용자는 다음과 같이 지적했습니다 효과적인 알림 관리 부족 :
_부재중 상태에서도 멘션과 메시지에 대한 알림을 계속 받습니다. 이는 부재중 상태를 설정한 목적에 어긋나며 스트레스를 주고 업무에 방해가 됩니다
Reddit 사용자
다른 사용자의 의견 성능과 사용성에 대한 불만 :
_회사에서 Teams로 전환한 이후로 지속적인 지연, 예기치 않은 충돌, 무작위 로그아웃을 겪었습니다. 실시간 공동 작업을 방해하고 간단한 작업을 불필요하게 복잡하게 만듭니다
Reddit 사용자
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통합 Teams 및 ClickUp 프로젝트 워크플로우를 간소화하고 명확한 커뮤니케이션을 보장합니다
멘션에 언급된 제한 사항이 모든 사용자에게 문제가 되지는 않겠지만, 워크플로우와 커뮤니케이션을 복잡하게 만드는 요소입니다. 따라서 프로젝트에 더 고급 기능이 필요하다면 이제 Microsoft Teams 대안 .
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➡️ 자세히보기 : 10 최고의 Microsoft Teams 통합 하지만 그게 다가 아닙니다! ClickUp은 팀이 더 스마트하고 빠르게 일할 수 있도록 지원합니다. 이 앱은 최첨단 기능을 통해 팀 공동 작업을 재정의하고, 프로젝트 관리를 간소화하며, 생산성을 향상시킵니다.
대화의 흐름을 유지하고 손쉽게 협업하세요
작업, 메시지, 업데이트를 하나로 통합하여 자리를 비운 상태에서도 팀의 일관성을 유지하세요 *[clickUp 채팅으로 정리된 공간 _/역주: ClickUp 채팅으로 정리된 공간](https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/ClickUp-Chat-Interface.png) 팀 토론을 간소화하세요 ClickUp 채팅 작업과 함께 대화가 이루어지는 실시간 커뮤니케이션 허브입니다. 모든 메시지, 업데이트, 작업 항목을 한곳에 모아 명확하고 집중할 수 있습니다. 🔮
외근 중일 때는 ClickUp의 댓글 할당하기 를 사용하여 대화를 실행 가능한 작업으로 전환하고 책임을 위임할 수 있습니다.
📌 예시: 동료에게 '오류에 대한 최종 초안 검토'와 같은 댓글을 할당하여 책임 소재를 분명히 하고 진행 상황을 추적하세요.
마찬가지로, ClickUp의 공동 작업 감지 은 외근 중에도 팀이 실수를 방지할 수 있도록 도와줍니다. 다른 사람이 작업 중인 문서를 편집하면 ClickUp이 최신 업데이트 내용을 알려주어 덮어쓰는 일이 없도록 합니다. 🤝
재미있는 사실: 자동 회신은 놓칠까 봐, 또는 FOMO를 유발할 수 있습니다! 설문조사에 따르면 OOO 메시지를 수신하는 동안 거의 30%의 사람들이 "왜 나도 열대 휴가를 떠나지 않는 걸까?"라고 궁금해합니다 🏖️
회의를 실행 가능한 성공으로 전환
를 사용하여 팀에 작업과 코멘트를 할당하세요 클릭업 미팅 클릭업 미팅 효과적인 회의는 성공적인 협업의 토대입니다 ClickUp 회의 는 생산성 높은 세션으로 전환합니다. 플랜 회의 아젠다 를 설정하고 실시간으로 협업하며 후속 작업을 할당하여 실행 가능한 결과를 도출하세요. 사용 방법은 다음과 같습니다:
- 제목, 글머리 기호, 임베디드 이미지로 토론을 구조화하세요 ✅
- 회의 노트에서 바로 키 포인트를 실행 가능한 작업으로 전환 ✅
- 실시간으로 노트에서 협업하여 모든 사람의 의견을 조율하고 추적 ✅
하지만 ClickUp은 전체 회의 경험을 한 단계 더 업그레이드합니다.
를 사용하여 작업 내에서 직접 화면 녹화 또는 브라우저 탭을 캡처, 저장 및 공유할 수 있습니다 클릭업 클립 와 ClickUp Clip 를 사용하면 워터마크가 없는 고품질 비디오를 녹화하여 중요한 토론을 캡처할 수 있습니다. 게다가, ClickUp Brain 는 모든 비디오를 자동으로 전사하여 시간과 노력을 절약합니다. 🤖🎦
💡 프로 팁: 간단하면서도 효과적인 다음 팔로워를 팔로우하세요 가상 회의 에티켓 레이저 집중 대화를 위한 규칙:
- 참가자를 정렬하고 목표를 설정하기 위해 명확한 아젠다를 미리 보내세요
- 말하지 않을 때는 음소거하여 방해 요소를 차단하기 🎙️
- 진행자 지정을 통해 토론을 이끌고 핵심을 짚어줍니다 🔑
- 작업 및 소유자에 대한 요약으로 마무리하여 책임감을 유도합니다 🔄
사전 구축된 템플릿으로 워크플로우 최적화 ## 사전 구축된 템플릿으로 워크플로우 최적화
다음을 사용하여 회사의 수익과 수익을 통합하세요 clickUp의 내부 커뮤니케이션 전략 템플릿_ 클릭하세요 ClickUp에서 바로 사용할 수 있는 라이브러리를 제공하는데 왜 처음부터 시작해야 하나요? 커뮤니케이션 플랜 템플릿 ? 이 라인업에서 눈에 띄는 도구 중 하나는 ClickUp 내부 커뮤니케이션 전략 및 실행 계획 템플릿 .
좋아하는 이유는 다음과 같습니다
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- 작업을 할당하고, 기한을 설정하고, 진행 상황을 모니터링하여 원활한 실행 보장 ✅
*에 이상적: 전사적 업데이트를 관리하는 HR 팀, 멀티채널 캠페인을 실행하는 마케팅 팀, 배포된 워크플로우를 동기화하는 하이브리드 팀에 적합합니다.
📚 또한 읽어보십시오 : 빠른 팀 체크인과 간결한 소개를 위해 ClickUp 인스턴트 메시지 템플릿 가 있습니다. "나는 외출 중이지만 알아야 할 사항은 다음과 같습니다"라는 메시지를 구성하는 데 적합합니다.
즐겨찾기 도구와 통합
앱 전환을 최소화하고 모든 도구를 동기화하세요 클릭업의 원활한 통합 클릭업의 원활한 통합 ClickUp은 Teams와만 통합되는 것이 아니라 1,000개 이상의 앱과 연결됩니다. 이 통합 에코시스템을 통해 작업과 커뮤니케이션을 놓치지 않고 중앙 집중화할 수 있습니다. 🤩
메시징을 위해 Slack을 사용하든, 회의를 위해 Zoom을 사용하든, 문서 저장소를 위해 Google Drive를 사용하든, ClickUp은 모든 것을 하나의 간소화된 플랫폼으로 통합합니다. 🛠️
🎙️ Kryon의 마케팅 운영 관리자인 Daniel Zacks는 ClickUp 통합에 대해 다음과 같이 말했습니다
우리의 생산성이 확실히 간소화되었으며, 그 중 상당 부분은 ClickUp이 제공하는 다양한 통합과 ClickApps 덕분입니다. 우리의 삶을 더 쉽게 만들어주고 당면한 실제 프로젝트에 집중할 수 있게 해주는 자동화는 우리와 회사 전체에 도움이 됩니다. _
다니엘 잭스, **Kryon의 마케팅 운영 매니저
ClickUp으로 전환하여 커뮤니케이션 공백에 작별 인사하기
Microsoft Teams에서 부재 중 메시지를 설정하는 것은 좋은 시작이지만 거기서 멈출 필요는 없겠죠? ClickUp은 사무실에 있든 멀리 떨어져 있든 팀의 연결과 생산성을 유지할 수 있는 더 스마트한 방법을 제공합니다.
고급 커뮤니케이션 도구와 포괄적인 프로젝트 관리 기능을 통해 부재 중에도 일이 계속 원활하게 흐르도록 보장합니다. 작업을 할당하고, 우선순위를 설정하고, 실시간 알림과 업데이트를 통해 모든 사람에게 최신 정보를 전달하세요. 지금 ClickUp을 무료로 사용해 보세요 를 통해 '부재중'이 연락이 두절된 상태가 아닌 세상을 만나보세요. 그 대신 팀이 권한이 부여되고 조직화되어 있으며 무엇이든 할 준비가 되어 있다는 의미입니다. 🌻