SharePoint에서 Excel로 데이터를 내보내려다가 형식 지정 문제와 누락된 정보로 인해 좌절감을 경험한 적이 있으신가요? 여러분은 혼자가 아닙니다.
많은 사용자가 데이터를 분석할 때 이러한 장애물에 직면합니다. SharePoint에서 데이터를 원활하게 내보내려면 단순히 '내보내기'를 누르는 것 이상의 작업이 필요합니다
SharePoint 목록을 Excel로 내보내는 방법과 이 과정에서 흔히 발생하는 문제를 해결하는 방법을 알아보세요. 또한 대체 솔루션을 도입하면 데이터 관리 환경을 개선할 수 있는 방법도 살펴봅니다.
SharePoint 목록을 Excel로 내보내는 시기
Excel은 학생, 전문가, 조직에서 널리 사용되는 업무 관리 도구입니다. 일반적으로 간단한 데이터 관리 및 분석에 사용되며, 그 다양성과 사용자 친화성 덕분에 다음과 같이 다양한 용도로 사용됩니다 프로젝트 관리에도 사용되는 Excel .
유연성이 떨어지는 다른 앱에서 Excel로 데이터를 내보내면 사용자가 데이터를 더 잘 형식화하고, 처리하고, 분석하는 데 도움이 되는 경우가 많습니다.
다음은 사용자가 일반적으로 데이터 내보내기를 선택하는 몇 가지 시나리오입니다. 이러한 상황을 이해하면 데이터 관리 요구 사항을 충족하기 위해 정보에 입각한 의사 결정을 내릴 수 있습니다.
고급 데이터 조작
SharePoint는 팀 내에서 문서 공유, 공동 작업, 버전 관리와 같은 기본적인 작업을 관리하기 위한 훌륭한 도구입니다. Microsoft 365와 통합되어 프로젝트 전반의 정보를 저장하고 정리하는 데 이상적이지만, 그 기능은 이러한 간단한 작업에 더 적합합니다.
복잡한 계산, 세부적인 데이터 분석, 정교한 계산을 처리하는 데 있어서는 Excel이 더 우수합니다 데이터베이스 관리 . 예를 들어 재무 데이터를 관리하거나 통계 분석을 수행하는 경우 Excel은 피벗 테이블, 조회, 복잡한 수식과 같은 고급 기능을 제공하여 대규모 데이터 집합을 쉽게 처리할 수 있습니다.
또한 데이터가 여러 목록과 문서 라이브러리에 분산되어 있는 경우, Excel로 내보내면 분석과 보고를 위한 중앙 집중식 공간을 확보할 수 있습니다. 조건부 서식 지정과 같은 기능을 사용해 Excel 파일에서 중요한 데이터 포인트를 강조 표시하여 중요한 정보가 눈에 띄도록 하세요.
외부 사용자와 공유 ### 외부 사용자와 공유
공동 작업 프로젝트에서 모든 팀원이나 외부 이해관계자가 SharePoint에 액세스할 수 없는 상황에 직면할 수 있습니다. SharePoint는 외부 공유를 지원하지만 권한을 관리하거나 추가 액세스를 설정해야 하는 경우가 많으며, 특히 사용자에게 Microsoft 계정이 없거나 호환성 문제가 있는 경우 작업 속도가 느려질 수 있습니다. 이는 중요한 목록이나 데이터를 공유할 때 문제가 될 수 있습니다.
Excel은 데이터 공유에 있어 더 큰 유연성을 제공합니다. SharePoint 제한에 대한 걱정 없이 이메일, OneDrive 같은 클라우드 서비스 또는 타사 도구를 통해 파일을 보낼 수 있습니다. 수신자는 SharePoint를 사용하지 않더라도 데이터와 쉽게 상호 작용할 수 있습니다. Excel Online은 실시간 공동 작업도 지원하므로 액세스 장애물 없이 원활한 환경을 제공하지만, 민감한 환경에서는 유연성과 보안의 균형을 맞추는 것이 중요합니다.
백업 및 아카이빙
특정 시점의 데이터에 대한 빠른 스냅샷이 필요하신가요? Excel로 내보내면 백업하고 다시 볼 수 있는 좋은 방법입니다. 변경 사항을 추적하고, 분석의 여러 버전을 관리하고, 필요한 경우 이전 버전으로 되돌릴 수 있습니다. 이는 역사적 데이터가 필요하거나 분석이 어떻게 발전해 왔는지 검토해야 하는 외부 이해관계자와 함께 일할 때 특히 유용합니다. SharePoint는 버전 제어 기능을 제공하는 반면, Excel은 개별 데이터 집합과 계산에 대한 보다 세분화된 제어 기능을 제공합니다.
맞춤형 데이터 보기
프로젝트마다 같은 데이터에 대해 서로 다른 관점이 필요할 수 있습니다. Microsoft Excel로 내보내면 특정 KPI 또는 프로젝트 단계에 초점을 맞춘 맞춤형 보기를 만들 수 있습니다. 이렇게 하면 이해관계자가 관련 없는 데이터의 노이즈 없이 관련 정보만 볼 수 있습니다.
오프라인 액세스
SharePoint 데이터를 Excel로 내보내면 오프라인 액세스의 이점을 누릴 수 있습니다. 이는 인터넷 연결이 안정적이지 않거나 원격 위치에서 근무하는 팀원에게 특히 유용합니다. 이들은 SharePoint 온라인 목록에 의존하지 않고도 데이터를 조작하고 분석할 수 있습니다.
요약하자면, 내보내기 옵션은 데이터를 더 잘 제어해야 하거나 SharePoint 에코시스템 외부의 다른 사람들이 데이터를 사용할 수 있도록 하려는 경우 가장 좋은 방법입니다.
이제 SharePoint 목록을 Excel로 내보내는 방법을 바로 살펴보겠습니다.
참고 항목: 도 읽어 보세요 최고의 SharePoint 대안 및 경쟁사 10가지
SharePoint 목록을 Excel로 내보내는 방법
가장 큰 의문에 먼저 답해드리겠습니다. 아니요, 멋진 도구나 타사 소프트웨어가 필요 없이 SharePoint와 Excel만 있으면 됩니다.
다음은 SharePoint 목록을 Excel 통합 문서로 내보내는 방법에 대한 단계별 가이드입니다:
- SharePoint 목록 선택: 먼저 SharePoint 사이트를 열고 내보내려는 특정 목록을 선택합니다
- Excel로 내보내기: 상단의 명령어 막대에서 내보내기 옵션을 클릭합니다. 그 다음, 결과 드롭다운 메뉴에서 Excel로 내보내기 옵션을 선택합니다
via Microsoft
- IQY 파일 다운로드: 파일 다운로드 대화 상자의 옵션을 사용하여 파일을 저장합니다. 이 작업을 수행하면 로컬 시스템에 파일이 다운로드됩니다. 다운로드한 파일은 Excel에서 SharePoint에서 데이터를 검색하는 데 사용하는 웹 쿼리 파일입니다
를 통해 MSSQLTips
- SharePoint 데이터 가져오기: 다운로드한 후 Excel에서 IQY 파일을 열고 결과 프롬프트에서 사용을 클릭합니다. 이렇게 하면 Excel에서 Excel 통합 문서에 SharePoint 목록의 데이터를 채울 수 있습니다
- 엑셀 파일 저장: 데이터가 엑셀로 내보내기에 성공하면 파일을 XLSX 파일로 저장합니다
이제 데이터를 원하는 대로 자유롭게 조작, 분석, 공유할 수 있습니다.
SharePoint의 일반적인 문제점
다음은 사용자가 SharePoint와 Excel과의 통합을 사용할 때 직면하는 가장 일반적인 몇 가지 문제입니다.
데이터 무결성 문제
대용량 데이터 집합을 내보낼 때, 특히 목록에 복잡한 메타데이터나 사용자 지정 열이 포함된 경우 누락된 필드나 손상된 데이터가 발생할 수 있다는 점에 유의하세요. 내보내기 후 데이터를 다시 한 번 확인하여 모든 것이 제대로 전달되었는지 확인하세요.
Excel 새로 고침 문제
SharePoint에서 자주 업데이트되는 동적 데이터를 정기적으로 내보내는 경우, Excel의 데이터 새로 고침 기능에 문제가 발생할 수 있습니다. SharePoint와 Excel 간의 단방향 연결이 항상 완벽한 것은 아니기 때문에 데이터를 동기화하려면 수동으로 새로 고쳐야 할 수도 있습니다.
제한된 권한
모든 SharePoint 사용자에게 동일한 권한이 있는 것은 아닙니다. 따라서 파일에 액세스할 수 있지만 사이트 관리자가 아닌 사용자는 내보내기가 어려울 수 있습니다. 데이터를 내보내야 하는 사용자에게 적절한 권한이 있는지 확인하여 혼동과 장애를 방지하세요.
한도 제한 형식
SharePoint는 데이터를 Excel로 내보내지만 색상 코드, 필터, 조건부 서식 지정 규칙 또는 맞춤형 열 너비와 같은 서식을 항상 그대로 가져오지는 않습니다. 이러한 원활한 전송이 이루어지지 않으면 프레젠테이션에 불일치가 발생할 수 있습니다. 결과적으로 데이터를 수동으로 재구성하고 형식을 지정하는 데 추가 시간을 투자해야 할 수도 있습니다. 이로 인해 워크플로우가 느려집니다.
일관성 없는 사용자 경험
사용자는 여러 웹 브라우저에서 SharePoint에 액세스할 때 다양한 성능 수준을 경험할 수 있습니다. 이러한 불일치는 데이터가 표시되는 방식이나 사용 가능한 기능에 영향을 줄 수 있습니다. 예기치 않은 문제를 방지하려면 팀 내에서 브라우저 사용을 표준화해야 합니다.
이러한 문제점은 실망스러울 수 있지만, 고급 기술을 알고 구현하면 엑셀 해킹 은 모든 차이를 만들 수 있습니다.
💡프로 팁: Microsoft의 Power Automate를 사용하면 SharePoint 목록을 Excel로 내보내는 프로세스를 자동화하는 흐름을 설정할 수 있습니다.
복잡한 내보내기 및 가져오기 절차 없이 모든 데이터를 한곳에서 관리하고 싶다면 몇 가지 다른 권장 사항도 있습니다.
ClickUp을 만나보세요: SharePoint와 Excel을 대체할 수 있는 올인원 대안
SharePoint는 문서 관리와 협업에, Excel은 데이터 조작과 분석에 각각 강점이 있습니다.
하지만 하나의 플랫폼에서 두 가지 기능을 모두 이용할 수 있다면 더 편리하지 않을까요?
어떻게 가능한지 궁금하다면 답은 간단합니다. 다음과 같이 ClickUp .
ClickUp은 올인원 프로젝트 관리 솔루션으로 여러분과 같은 지식 근로자의 삶을 더 쉽게 만들어주며, 한 곳에서 프로젝트 관리, 팀과의 협업, 데이터 분석을 모두 원활하게 수행할 수 있도록 지원합니다.
ClickUp이 어떻게 두 가지 장점을 모두 제공하는지 자세히 알아보세요.
함께 읽어보기: 상위 11 개 Excel 대안 및 경쟁사 (기능, 장단점, 가격)
ClickUp의 프로젝트 관리 플랫폼 ClickUp의 프로젝트 관리 플랫폼 를 사용하면 SharePoint의 조직 기능과 마찬가지로 고유한 프로젝트 요구 사항에 맞는 맞춤형 워크플로우를 만들 수 있습니다.
ClickUp 보기
하지만 ClickUp은 목록, 보드, 테이블, 간트 차트와 같은 사용자 지정 가능한 보기를 제공하여 단순한 작업을 관리하든 복잡한 프로젝트를 관리하든 팀의 워크플로우에 맞는 방식으로 작업, 마감일, 의존성을 시각화할 수 있습니다.
15개 이상의 ClickUp 보기 를 사용하면 여러 도구를 번갈아 사용해야 하는 번거로움 없이 프로젝트를 계속 진행할 수 있습니다.
ClickUp으로 한 곳에서 목록을 만들고 실행 가능한 인사이트로 전환하세요
ClickUp 대시보드
심층 분석을 위해 데이터를 내보내야 하는 Excel과 달리, ClickUp의 내장된 보고 및 분석 기능은 번거로움 없이 실시간 인사이트를 제공합니다. 주요 메트릭을 추적하고, 프로젝트 성과를 모니터링하고, 플랫폼에서 바로 상세한 보고서를 생성할 수 있습니다.
맞춤형 ClickUp 대시보드로 한 곳에서 업무량, 작업 성과 및 프로젝트 결과를 관리하고 모니터링하세요 ClickUp 대시보드 는 팀 진행 상황을 시각화하여 리소스를 최적화하든 협업을 개선하든, 정보를 파악하고 데이터 기반 의사 결정을 내릴 수 있도록 도와줍니다.
ClickUp 작업
또한, ClickUp은 동일한 플랫폼 내에서 리스트를 실행 가능한 항목으로 전환하는 기능으로 작업 관리를 간소화합니다. ClickUp 작업 는 작업을 할당, 모니터링, 협업할 수 있는 강력한 방법을 제공하여 할 일 목록을 체계적이고 상황에 맞게 관리할 수 있도록 해줍니다. 특정 팀원에게 작업을 쉽게 할당하고, 우선순위를 설정하고, 마감일을 정의하여 모든 사람이 책임감을 갖고 추적할 수 있도록 할 수 있습니다. 작업 의존성을 사용하면 작업 흐름을 관리해 작업이 올바른 순서로 완료될 수 있도록 할 수도 있습니다.
ClickUp 작업을 사용하여 작업 유형, 의존성, 우선 순위 및 상황별 문서와 같은 세부 정보를 사용하여 할 일을 실행 가능한 항목으로 전환하세요
각 작업은 팀에 필요한 모든 관련 세부 정보가 포함된 중앙 집중식 허브 역할을 합니다. 문서, 이미지, 링크 등 작업에 직접 첨부 파일을 추가할 수 있어 중요한 리소스가 항상 준비되어 있습니다. 이렇게 하면 여러 플랫폼에서 파일을 찾아다닐 필요 없이 모든 것을 연결하고 액세스할 수 있습니다.
ClickUp 덕분에 모든 팀이 한 곳에서 모든 일을 볼 수 있게 되었습니다. 더 이상 tool을 전환할 필요가 없습니다
Alex, 최고 기술 책임자, Liquid Barcodes
ClickUp의 강력한 대시보드, 유연한 작업 관리, 사용자 지정 가능한 보기를 통해 협업용 SharePoint와 추적 및 분석용 Excel의 모든 기능을 사용하기 쉬운 단일 플랫폼으로 간소화할 수 있습니다.
함께 읽기: clickUp 및 Excel의 11 가지 무료 작업 관리 템플릿
ClickUp 일일 할 일 목록 템플릿
와 ClickUp 일일 할 일 목록 템플릿 를 사용하면 일일 목표를 추적하는 동안 더 이상 SharePoint 목록이 필요하지 않습니다.
ClickUp 일일 할 일 목록 템플릿
이 템플릿을 사용하면 하루 중 중요한 작업의 우선순위를 정하여 가장 중요한 일에 집중하고 추진할 수 있습니다.
이 템플릿에는 맞춤형 상태가 제공되어 작업을 할 일, 진행 중, 완료함으로 표시할 수 있습니다. 작업을 꾸준히 확인하면서 동기 부여를 강화할 수 있도록 연속 작업 카운터가 내장되어 있습니다. 또한 ClickUp 내에서 바로 자동화된 알림, 노트, 진행 상황 추적, 라벨 등을 사용해 일일 할 일 추적을 개선할 수 있습니다.
또한 읽어보십시오: 20 가지 무료 프로젝트 관리 템플릿
셰어포인트 목록을 실행 가능한 인사이트로 전환하기
SharePoint 목록을 Excel로 내보내는 것은 데이터 관리 기능을 업그레이드하는 한 가지 방법입니다.
데이터 조작, 시각화 및 공유를 위한 Excel의 고급 기능을 사용하면 SharePoint와 관련된 몇 가지 문제를 극복할 수 있습니다. 그러나 도구를 계속 전환하면 속도가 느려질 수 있습니다. 진정으로 효율적으로 일하려면 모든 것이 원활하게 통합되는 통합 플랫폼이 필요합니다.
ClickUp은 바로 그런 역할을 하도록 설계되었습니다. 이러한 종합적인 생산성 도구로 작업을 통합하고, 데이터를 관리하고, 팀과 협업할 수 있습니다. 가장 좋은 점은 여러 플랫폼을 토글하지 않고도 이 모든 작업을 수행할 수 있다는 것입니다. 모든 일을 한곳에 모아두면 중요한 일에 집중할 수 있어 더 빠르고 효과적으로 업무가 완료됨을 느낄 수 있습니다.
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