한 번에 수많은 일을 처리하느라 정신이 없으신가요? 하루 중 시간이 부족하다고 느끼시는데, 다른 사람이 함께 업무를 공유할 수 있다면 어떨까요?
이러한 압박감을 해소할 수 있는 방법이 있습니다. 바로 개인 비서를 고용하는 것입니다.
개인 비서는 특히 업무 마감일, 개인적인 심부름, 사회적 커밋을 따라잡기 어려운 경우 토니 스타크의 자비스가 될 수 있습니다.
개인 비서는 일정을 다시 통제하고 스트레스를 줄이며 생산성을 높이는 데 도움을 줄 수 있습니다. 또한 물류 업무를 처리해 줄 사람이 있으면 창의적이고 전략적인 작업에 더 많은 시간을 집중할 수 있습니다.
하지만 적합한 비서를 찾으려면 어떻게 해야 할까요?
이 블로그 게시물에서는 개인 비서를 고용하는 방법, 주의해야 할 기술, 채용 과정에서 도움이 될 수 있는 도구에 대해 안내해 드립니다. 미친 듯이 일할 준비가 되셨나요? 시작하세요.
개인 비서의 역할은 무엇인가요? 개인 비서 는 모든 물류 및 일상적인 작업을 처리하므로 여러분이 가장 잘하는 일에 집중할 수 있습니다.
개인 비서의 도움은 다음과 같습니다
- 문서 초안 작성 및 교정
- 이메일 전송 또는 클라이언트 통화 예약과 같은 관리 작업 관리
- 항공편 예약 및 여행 일정 작성
- 드라이클리닝에서 옷 수령과 같은 개인 심부름 수행
- 파일 및 데이터 입력 관리
바쁜 기업가, 권한이 많은 임원 또는 단순히 생산성을 극대화하려는 사람 모두에게 개인 비서는 생산성의 판도를 바꿀 수 있습니다.
개인 비서를 선택하는 것은 라이프스타일과 도움이 필요한 업무에 따라 달라집니다. 다양한 유형의 개인 비서를 살펴보고 자신에게 꼭 맞는 비서를 찾아보세요.
개인 비서의 유형 ###
현장 개인 비서
현장 개인 비서는 사무실이나 홈 환경에서 사용자와 함께 일합니다. 파일 정리, 사무용품 관리, 대면 회의 조정, 사무실 심부름과 같은 작업을 처리합니다. 현장 비서가 있으면 즉각적인 지원을 받을 수 있고 쉽게 대면하여 소통할 수 있습니다.
가상 비서
업무가 주로 디지털 방식으로 이루어지거나 출장이 잦다면 가상 비서(VA)가 더 나은 선택이 될 수 있습니다. 가상 비서 는 원격으로 작동하며 이메일 관리, 전화 통화, 약속 예약, 온라인 조사, 소셜 미디어 계정 관리와 같은 작업을 처리합니다.
VA의 유연성 덕분에 전 세계 어디에서나 지원을 받을 수 있습니다.
기업가인 저스틴 웰시는 VA를 고용하여 한 달에 40시간을 절약하는 방법을 알려줍니다. 그는 간단한 6단계 프로세스를 따라 가상 비서와 효과적으로 일하고 있습니다:
- 매주 작업 검토하기
- 시간 감사하기
- 비즈니스 또는 업무 프로세스 기록하기
- VA와 비디오 저장 및 공유
- VA와 정기적으로 연결하여 피드백 제공
- 워크플로우 트리거 추가하기
풀타임 또는 파트타임 어시스턴트
풀타임 어시스턴트와 파트타임 어시스턴트 중에서 선택할 때, 결정은 주로 지원이 필요한 작업의 양과 예산에 따라 달라집니다
하루 종일 일관된 관리 지원이 필요한 과중한 업무량이 있는 경우 전일제 개인 비서가 이상적입니다. 개인 비서는 일상에 통합되어 파일 정리와 같은 전문적이고 개인적인 작업을 처리하는 경우가 많습니다.
반면, 업무 강도가 덜한 경우에는 시간제 비서가 더 적합할 수 있습니다. 파트타임 개인 비서는 특정 작업이나 업무량이 급증하는 피크 기간에 필요한 업무를 담당하며, 전임 직원과 같은 커밋이나 비용 없이 필요할 때 유연하게 지원을 받을 수 있습니다.
💡프로 팁: 다음을 사용할 수 있습니다 ClickUp의 시간 추적기 기능을 사용하여 다양한 작업에 소요된 시간을 기록할 수 있습니다. 이를 통해 개인비서에게 위임할 수 있는 작업을 결정할 수 있습니다.
개인 비서가 필요한 ## 징후
개인 비서를 고용하기로 결정하는 것은 큰 단계이지만, 그것이 자신에게 적합한 조치인지 어떻게 알 수 있을까요?
다음은 업무에 개인 비서를 도입할 때가 되었다는 몇 가지 분명한 신호입니다.
개인적인 즐거움을 위한 시간 부족
일 때문에 개인 시간을 계속 희생하고 있다면 개인 비서의 도움이 필요합니다. 가족과의 저녁 식사를 놓치거나, 좋아하는 활동을 건너뛰거나, 너무 피곤해서 여가 시간을 즐기지 못하는 등, 일과 삶의 균형이 부족하면 번아웃으로 이어질 수 있습니다.
개인 비서가 일상적인 작업을 처리하여 시간을 되찾고 우선순위가 높은 작업에 집중할 수 있도록 도와줄 수 있습니다.
미완료된 할 일 목록
작업을 계속 다음 날로 미루고 계신가요? 끝이 보이지 않는 할 일 목록은 처리할 수 있는 것보다 더 많은 일을 맡고 있다는 신호입니다. 미완성된 작업은 마음을 어지럽히고 일에 집중하기 어렵게 만들기 때문에 스트레스를 가중시키고 생산성을 떨어뜨립니다.
특정 기술 설정 부족
전략적 사고는 뛰어나지만 정리나 플랜 수립 능력이 부족할 수도 있습니다. 아니면 이메일과 서류 작업을 싫어하는 창의적인 천재일 수도 있습니다. 개인 비서가 부족한 부분을 채워줄 수 있습니다. 개인 비서가 업무량을 검토하고 작업의 우선순위를 정해주며, 여러분이 가장 잘하는 일에 집중할 수 있는 시간을 무료로 확보해줍니다.
관리 문제 ### 관리 문제
경영진은 평균적으로 관리 업무에 주당 23시간 위임될 수 있습니다.
회의 일정 잡기, 이메일 관리, 서류 처리 등 이러한 작업은 생산성을 떨어뜨립니다. 개인 비서가 이러한 업무를 대신해 주면 보다 전략적인 일에 집중할 수 있습니다. 따라서 관리 작업에 너무 많은 시간을 소비한다면 개인 비서를 고용하세요.
지속적인 지연
회의나 약속에 자주 늦는 등 일정을 따라가는 데 어려움을 겪고 있나요? 개인 비서가 달력을 관리하고 알림을 보내주며 개인 및 업무 회의나 이벤트에 항상 제시간에 도착할 수 있도록 도와주면 일정을 추적하는 데 도움이 됩니다.
그렇다면 완벽한 개인 비서를 찾을 준비가 되셨나요? 후보자에게서 살펴봐야 할 사항은 다음과 같습니다:
효과적인 개인 비서의 특징 ## 특징
개인 비서를 고용하는 것은 생산성과 마음의 평화를 위한 투자이므로 올바른 자질을 갖춘 사람을 지원자로 선택해야 합니다.
다음은 효과적인 개인 비서를 만드는 핵심 특징입니다:
문제 해결 능력
훌륭한 개인 비서는 문제 해결 능력이 뛰어나야 합니다. 갑작스러운 일정 변경, 예상치 못한 여행 지연, 갑자기 튀어나오는 긴급한 작업 등 숙련된 비서는 상황을 빠르게 파악하고, 발 빠르게 생각하고, 모든 것을 추적할 수 있는 해결책을 찾아낼 수 있습니다.
잠재적인 문제를 예상하고 큰 문제가 되기 전에 해결할 수 있는 개인 비서는 정말 귀중한 존재입니다
원활한 커뮤니케이션
명확하고 효과적인 의사소통은 여러분과 비서 간의 성공적인 업무 관계의 핵심입니다. 메시지를 전달하든, 다른 팀원들과 조율하든, 작업 상태를 업데이트하든, 개인 비서는 명확하고 효율적으로 의사소통을 해야 합니다.
커뮤니케이션 능력이 뛰어난 개인 비서는 항상 최신 정보를 제공하고 작업을 완벽하게 수행할 수 있도록 도와줍니다
잘 정리된
잘 정리된 개인 비서는 생명의 은인입니다. 여러 작업을 처리하고, 일정을 추적하고, 문서를 관리하고, 모든 것이 제자리에 있는지 확인할 수 있어야 합니다.
일이 바쁠 때는 정리 정돈이 중요합니다. 시간 우선순위를 정하고 관리하는 방법을 알면 일과 삶의 균형을 유지하는 데 도움이 될 수 있습니다
기술에 능숙함
개인 비서는 기술에 능숙해야 합니다. 달력과 이메일 관리부터 프로젝트 관리 도구와 소프트웨어 사용까지, 기술에 능통해야 한다는 것은 타협할 수 없는 사실입니다.
기술을 사용하면 생산성과 운영이 효과적으로 향상됩니다. 예를 들어, 다음과 같은 생산성 및 프로젝트 관리 도구의 사용법을 알고 있어야 합니다 ClickUp . 기술에 정통한 개인 비서가 최신 도구와 플랫폼을 활용하여 앞서 나갈 수 있도록 도와줍니다.
시간 관리
마지막으로, 모든 개인 비서는 뛰어난 시간 관리 능력이 필수입니다. 개인 비서는 자신의 시간을 효율적으로 관리하면서 사용자의 시간을 최적화할 수 있어야 합니다. 회의 일정 예약, 알림 설정, 마감일 준수 등 시간 관리 능력이 뛰어난 개인 비서가 있다면 일정을 잘 관리하고 생산성을 극대화하는 데 도움이 될 것입니다.
시간 관리는 다음과 같은 이점을 제공합니다 생산성 및 웰빙 증가 . 시간에 민감한 개인 비서와 함께라면 하루의 매 순간을 현명하게 사용할 수 있습니다
이러한 모든 특성을 염두에 두고 자신에게 맞는 개인 비서를 찾는 방법을 알아보세요.
개인 비서를 고용하는 방법: 종합 가이드
최고의 개인 비서를 찾는 것은 꿈의 팀원을 찾는 것과 같습니다. 하지만 어디서부터 시작해야 할까요? 걱정하지 마세요. 저희가 도와드리겠습니다. 가장 적합한 비서를 고용하기 위한 단계별 가이드를 소개합니다.
1단계: 요구 사항 정의하기
채용 프로세스를 시작하기 전에 첫 번째 단계는 개인비서에게 필요한 것이 무엇인지 명확하게 정의하는 것입니다. 달력을 관리하고 행정 업무를 처리해 줄 사람을 찾고 계신가요, 아니면 프로젝트 관리나 이벤트 기획과 같은 보다 전문적인 스킬이 필요한가요?
자신의 요구 사항을 파악하여 일상 업무를 지원할 개인 비서의 유형을 결정하세요.
어려움을 겪거나 시간이 없는 작업의 목록을 작성해 보세요. 이렇게 하면 위임해야 할 책임을 더 명확하게 파악할 수 있습니다.
2단계: 명확한 직무 설명 작성하기
요구 사항을 파악했다면 다음 단계는 명확하고 상세한 직무 설명을 작성하는 것입니다. 잘 작성된 직무 설명은 적합한 후보자를 유치하고 명확한 기대치를 설정합니다.
작업과 책임, 필요한 기술, 도움이 될 만한 이전 경험에 대해 구체적으로 설명하세요.
3단계: 채용 프로세스 시작하기
채용 공고를 작성했다면 이제 채용 프로세스를 시작할 차례입니다. 잠재적인 후보자를 찾을 수 있는 플랫폼으로는 Indeed, LinkedIn과 같은 구인 웹사이트와 Cleardesk, VA 네트워킹과 같은 가상 비서 채용 전문 웹사이트 등 여러 가지가 있습니다.
또한 다양한 구인 보드의 목록을 모아 후보자가 채용 공고를 쉽게 찾을 수 있도록 해주는 Google 채용도 간과하지 마세요. ClickUp HR 관리 플랫폼 는 개인 비서의 채용, 온보딩, 교육을 간소화할 수 있습니다. 이 플랫폼은 채용 파이프라인 수많은 HR 템플릿 채용 및 성과 검토를 위한 템플릿입니다. 함께 살펴보세요.
clickUp의 HR 관리 플랫폼으로 템플릿과 후보자를 파이프라인으로 이동시키는 자동화를 통해 시간을 절약하세요_
ClickUp 입사 지원 양식 템플릿
The ClickUp 입사 지원 양식 템플릿 은 개인비서 입사 지원서를 쉽게 추적할 수 있도록 도와줍니다. 지원자의 학력, 경력 등 필요한 모든 정보를 빠르게 수집하고 한 곳에 정리할 수 있습니다. 이렇게 하면 시간이 절약되고 지원자 정보를 쉽게 추적하고 저장할 수 있습니다.
clickUp 입사 지원 양식
이 템플릿을 사용하면 다음과 같이 할 수 있습니다:
- 일관되고 공정한 입사 지원자 심사 보장
- 채용 프로세스 간소화
- 개인 비서를 채용하는 동안 서류 작업 감소
ClickUp 채용 및 채용 템플릿
이뿐만이 아닙니다! 더 ClickUp 채용 및 채용 템플릿 를 사용하면 후보자가 채용 퍼널을 통과할 때 후보자를 정리하고 추적할 수 있습니다. 이를 통해 세부 사항을 간과하지 않고 후보자를 효율적으로 비교할 수 있습니다.
clickUp 채용 템플릿
4단계: 면접 실시 및 최종 후보자 선정
지원자 풀을 좁혔다면 이제 면접을 진행할 차례입니다. 이 단계에서 지원자가 해당 역할에 적합한지 평가합니다.
지원자의 기술과 경험을 포괄하는 질문 세트를 준비하세요. 또한 지원자가 문제를 해결하는 방식과 시간 관리에 대한 접근 방식도 살펴보세요.
또한 지원자의 자격을 확인하고 깨끗한 기록을 가지고 있는지 확인하기 위해 신원 조회를 실시해야 합니다. 인터뷰 템플릿 전체 프로세스를 간소화합니다.
ClickUp 면접 프로세스 템플릿
다음을 사용할 수 있습니다 ClickUp의 인터뷰 프로세스 템플릿 를 사용하여 면접을 구성하세요. 면접 프로세스에 일관성을 제공하므로 후보자를 효율적으로 비교할 수 있습니다.
clickUp 면접 프로세스 템플릿
이 템플릿을 사용하면 다음과 같이 할 수 있습니다:
- 후보자를 효율적으로 비교
- 면접 프로세스 최적화
- 최고의 개인 비서를 채용하기 위한 강력한 후보자 파이프라인 만들기
5단계: 주 및 연방 규정 준수하기
풀타임이든 파트타임이든 개인 비서를 고용하는 데에는 법적 책임이 수반됩니다. 납세 의무, 산재 보상, 고용법 등 주 및 연방 규정을 준수해야 합니다.
이러한 규정을 숙지하거나 법률 전문가와 상담하여 향후 발생할 수 있는 문제를 방지하세요. 또한 고용의 성격에 따라 건강 보험 또는 기타 혜택을 제공해야 하는지 여부도 고려하세요.
6단계: 합리적인 보수 결정하기
보상은 최고의 인재를 유치하고 유지하는 데 중요한 역할을 합니다.
해당 지역의 개인 비서의 평균 급여를 조사하고 경력, 기술 수준, 역할이 풀타임인지 파트타임인지 등의 요소를 고려하세요.
채용 과정에서 급여 범위를 투명하게 공개하여 지원자와 호스트가 기대치를 일치시킬 수 있도록 하세요
유연한 근무 시간이나 원격 근무 옵션과 같은 혜택과 함께 경쟁력 있는 급여를 제공하면 적합한 인재에게 더 매력적인 포지션이 될 수 있습니다.
친절한 알림: 개인 비서는 직장 생활의 파트너와 같은 역할을 하며, 일단 서로 잘 맞으면 장기적으로 함께 일하게 됩니다. 때로는 특정 요구 사항과 업무 스타일에 따라 적합한 사람을 찾는 데 시간이 걸릴 수도 있습니다. 단기간의 계약을 시도하고 실험한 다음 상호 시너지 효과에 따라 계약을 연장하세요.
개인 비서와 함께 디지털 개인 비서를 고용하여 일상적인 업무를 대신 처리할 수도 있습니다. 디지털 개인 비서 도구를 사용하여 효율성을 높일 수 있는 방법을 살펴보세요.
디지털 개인 비서 만들기
인간 개인 비서도 매우 유용하지만, 기술 또한 업무량을 관리하는 데 중요한 역할을 할 수 있습니다. ClickUp Brain , an AI 기반 어시스턴트 는 약속 예약부터 이메일 초안 작성까지 다양한 작업을 도와줍니다.
ClickUp Brain의 지원 방법은 다음과 같습니다:
- 약속 예약: 이중 예약과 회의 불참은 이제 그만하세요. ClickUp Brain은 달력을 관리하고 약속을 쉽게 예약할 수 있도록 도와줍니다
- 알림 설정: 중요한 작업을 다시는 잊지 마세요. ClickUp Brain은 적시에 알림을 보내 일정을 추적할 수 있도록 도와줍니다
- 초안 이메일 작성: 작성자 블록으로 어려움을 겪고 계신가요? ClickUp Brain은 비즈니스 이메일을 빠르고 효율적으로 작성할 수 있도록 도와줍니다
- 질문에 답변하기: 특정 주제에 대한 정보가 필요하신가요? ClickUp Brain은 관련 답변과 리소스를 제공합니다
작업을 관리하고 생산성을 향상시켜주는 AI 개인 비서 - ClickUp Brain_
ClickUp의 수석 성장 제품 매니저인 Josh Vogel이 일상적인 작업을 효율적으로 관리하기 위해 ClickUp Brain을 사용하는 방법을 소개합니다:
출처
AI 도구가 인간 비서의 개인적인 손길을 대체할 수는 없지만, 일상적인 업무량을 관리하는 방법을 향상시킬 수 있는 귀중한 지원 리소스입니다.
어시스턴트와 함께 ClickUp Brain을 사용해 업무나 개인 생활에서 시간을 최적화하고 체계적으로 관리할 수 있는 강력한 시스템을 만들어 보세요.
전문가 팁: 아무리 능숙한 비서라도 가끔은 도움이 필요할 때가 있습니다. 이러한 최고의 AI 도구 를 사용하면 업무 부담을 줄이고 전문가를 추적할 수 있습니다.
ClickUp으로 시간 관리하기
개인 비서를 고용하면 생산성의 판도를 바꿀 수 있으며, 시간을 되찾고 진정으로 중요한 일에 집중할 수 있습니다.
누군가를 보드에 데려오든, ClickUp Brain과 같은 AI 도구의 지원을 선택하든, 여러분을 위해 원활하게 작동하는 시스템을 구축하세요.
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