전통적으로 소프트웨어 구매는 구매팀에서 수행했으며, 구매팀은 커피 머신부터 손 휴지까지 회사의 모든 것을 구매했습니다.
소프트웨어 구매에는 전문 지식이 필요하지 않았기 때문에 가능했습니다. 각 카테고리에는 소수의 제품만 있었고 가격도 단순했습니다.
클라우드 기술과 서비스형 소프트웨어(SaaS) 모델의 등장은 이러한 상황을 극적으로 변화시켰습니다.
- 예를 들어, G2는 시간 추적 소프트웨어의 경우 무려 712개의 제품을 목록에 올렸습니다
- SaaS는 일반적으로 구독 기반이지만, 가격은 사용자 기반, 사용량 기반, 티어 기반 또는 이 둘의 조합으로 책정될 수 있습니다
- 예를 들어, 데이터 제공자가 조달 팀에게 익숙하지 않은 기술 용어로 '사용량' 한도를 정의할 수 있습니다
- 월별, 분기별 또는 연간 단위로 SaaS 협상을 진행해야 할 수 있으므로 조달 팀은 계속 긴장해야 합니다
따라서 비즈니스에는 맞춤형 솔루션이 필요합니다 조달 전략 를 통해 운영 문제를 극복하고 비용을 절감하며 SaaS 구매의 프로세스 효율성을 개선할 수 있습니다. 방법은 다음과 같습니다.
SaaS 구매 프로세스
올바른 SaaS 제품을 선택하는 것은 단순히 솔루션을 고르는 것만이 아닙니다. 올바른 SaaS 솔루션을 올바른 계약 조건으로 올바른 사람에게 올바른 가격으로 구매하는 것이 중요합니다.
이를 위해서는 철저한 SaaS 조달 프로세스 . 또한 조달 관리 소프트웨어 clickUp과 같은 도구를 사용하여 가시성과 제어를 완료할 수 있습니다. 방법을 알아보세요.
1. 비즈니스 요구 사항 파악하기
SaaS tools를 쇼핑하기 전에 필요한 것이 무엇인지 파악하세요. 다음은 팀에게 물어볼 수 있는 몇 가지 질문입니다.
#### 필요한 것은 무엇인가요?
찾고 있는 제품은 무엇인가요? 예를 들어 프로젝트 관리, 데이터 인덱싱, 급여 관리 등을 위한 SaaS 솔루션일 수 있습니다. 이를 명확하게 정의하는 것을 잊지 마세요.
예를 들어, 귀하는 도구 작업 관리 소프트웨어라고 부르는 반면 공급업체는 가상 작업 공간을 선호할 수 있습니다. 그 차이를 알면 명확하게 구분하는 데 도움이 됩니다.
#### 어떤 기능이 중요한가요?
모든 프로젝트 관리 도구가 똑같이 만들어진 것은 아닙니다. 자신에게 맞는 도구를 선택하려면 필요한 기능을 모두 리스트업하세요. 다음과 같은 기능이 있을 수 있습니다:
- 작업 관리
- 시간 추적
- 액세스 제어
- 오프라인 가용성 등
목록을 만들 때 우선순위를 정하세요.
#### 이 도구는 어떤 용도로 필요합니까?
프로젝트 관리와 같은 일부 도구는 진행 중인 프로젝트에 필요할 수 있습니다. 데이터 인덱스 도구와 같은 다른 도구는 구현 중인 프로젝트 중 하나에 한정되어 있을 수도 있습니다. SaaS 솔루션이 얼마나 오래 필요할지, 어떤 용도로 사용할지 알면 의사 결정을 간소화하는 데 도움이 됩니다.
#### 사용자는 누구인가요?
어떤 팀이 소프트웨어를 사용할지 알면 필요한 기능을 생각하는 데 도움이 됩니다. 예를 들어 영업 팀을 위한 도구라면 모바일 앱이 필요할 것입니다. 재무팀에는 스프레드시트 보기가 필요할 수 있습니다.
따라서 누가 사용할 것인지 물어보세요. 또한 필요한 라이선스 수를 계산해 두면 나중에 중요한 협상 지렛대가 될 수 있습니다.
#### 이 도구로 어떤 목표를 달성할 수 있을까요?
해결하고자 하는 문제점은 간단할 수 있지만, 구매하는 모든 도구에는 비즈니스 목표가 있어야 합니다. 예를 들어, 고객 관계 관리가 필요한 회사에서는 다음과 같은 목표가 필요합니다 (CRM) SaaS 고객 상호 작용을 더 잘 추적하고 프로세스를 간소화하는 시스템입니다.
따라서 목표는 다음과 같이 정의할 수 있습니다:
- 영업 팀의 예측 정확도 향상
- 고객 확보 또는 유지율 증가
- 마케팅 캠페인의 효율성 향상
구매하는 도구에 따라 목표를 정의하세요. 이 모든 정보를 캡처하고 문서화하세요. ClickUp 양식 는 필요한 모든 정보를 수집하기 위해 표준화된 설문지를 사용할 수 있는 훌륭한 도구입니다.
ClickUp 양식을 사용하여 표준화된 설문지 만들기
누군가 소프트웨어가 필요할 때마다 구매 팀은 간단히 설문지를 전송하고 모든 데이터를 한곳에서 얻을 수 있습니다.
예비 정보를 확보한 후에는 다음에서 문서화하세요 ClickUp 문서 를 생성하여 모든 이해관계자와 공유하세요. 인터뷰를 진행하여 정성적인 데이터를 더 추가할 수도 있습니다.
ClickUp의 완전 사용자 정의 가능한 조달 템플릿 클릭업
clickUp의 완전 사용자 정의 가능한 조달 템플릿 클릭업
SaaS 구매가 처음이라면 다음을 통해 더 쉽고 빠르게 시작하세요 ClickUp의 구매 템플릿 . 이 완전히 사용자 정의 가능한 템플릿을 사용하면 조달을 프로젝트 관리하고, 추적, 모니터링하고, 데이터 기반 의사 결정을 내릴 수 있습니다. 구현 후에도 이 템플릿을 사용하여 공급업체 관계를 추적할 수 있습니다! 이 템플릿 다운로드하기
2. 옵션 조사 및 비교
그리고 B2B SaaS 기업용 소프트웨어 시장은 매우 혼잡합니다. 각 카테고리마다 수백 개는 아니더라도 수십 개의 도구가 있습니다. 각 도구는 서로 다른 SaaS 마케팅 전략 를 통해 고객을 유치하고 유지할 수 있습니다. 따라서 옵션을 조사하고 비교하는 것이 중요합니다.
- Shortlist 3-5 tools: 자체 인터넷 조사를 바탕으로 필요에 맞는 상위 3~5개의 tools를 최종 후보로 선정합니다
- 비교: 최종 후보에 오른 모든 도구가 포함된 테이블을 만듭니다SaaS tools 를 행으로, 매개변수를 열로 설정하여 효과적으로 비교합니다
- 정리: 가장 중요한 매개변수를 기준으로 정렬하세요
ClickUp을 사용하여 조달 프로세스를 관리하는 동안 테이블 보기를 사용하여 필요한 방식으로 데이터를 자동으로 구성하고 정렬할 수 있습니다.
사용자 지정 필드를 사용하여 원하는 방식으로 정확하게 비교를 표시할 수도 있습니다.
ClickUp의 테이블 보기를 사용하여 간단하고 읽기 쉬운 방식으로 데이터를 정리하세요
3. 제안 요청하기
이제 마음에 드는 도구를 찾았으니 이제 제안서를 초대하고 평가할 차례입니다.
요구 사항과 기대치를 간략하게 설명하는 명확한 제안 요청서(RFP)를 통해 제공자에게 연락하세요. ClickUp의 프로젝트 요청 및 승인 템플릿 는 완벽한 시작점 역할을 합니다.
이 단계에서는 제안서가 서로 비교 가능한지 확인해야 합니다. 공급업체마다 유사한 기능에 대한 용어가 다를 수 있으므로 비교하기가 어렵습니다. 따라서 사용자 측에서 표준화를 만들어야 합니다.
- 도구에 원하는 기능 목록을 명명법에 포함시키고 해당 기능이 있는지 확인하도록 요청하세요
- 통화, 예상 사용량 등을 기준으로 원하는 조건에 대한 가격을 요청하세요.
- 데모와 함께 팀이 직접 도구를 체험할 수 있는 체험판 기간을 요청하세요
- 최종 후보에 오른 모든 SaaS 공급업체가 제안서를 제출해야 하는 마감일을 멘션하세요
- 가능하다면, 비교 가능한 테이블에서 데이터를 자동으로 캡처할 수 있도록 ClickUp 양식과 같은 설문지를 작성하도록 초대하세요
4. 제안서 평가하기
제안서 평가를 시작하기 전에 제안서의 완성도와 비즈니스 요구사항과의 일치 여부를 검토하세요. 보안 표준이나 해지 정책과 같이 누락된 부분이 있다면 제안자에게 요청하세요.
이 모든 데이터를 바탕으로 다음 사항을 비교하세요.
총소유권 비용(TCO): 사용자당 가격은 전체 비용을 모두 합친 금액을 보여주지 않으므로 좋은 메트릭이 아닙니다. 따라서 tool, 구현, 온보딩, 유지보수 등의 비용을 계산하세요. 총액을 비교하세요.
비용 대비 가치: TCO가 가장 낮은 도구가 반드시 최고일 필요는 없습니다. 따라서 TCO가 기능, 고객 지원 등의 측면에서 최고의 값을 제공하는지 확인하세요.
맞춤형: 대부분의 SaaS tools는 즉시 사용하도록 설계되어 있습니다. 그러나 맞춤형 설정이 필요한 경우 가능한지 확인하세요.
사용자 경험: 이는 구매 팀이 생각하는 것보다 훨씬 더 중요합니다. 나쁜 UX는 채택, 사용, 결국 투자 수익에 영향을 미칩니다. 제품 UX에 대한 피드백을 제공할 수 있는 소수의 파일럿 사용자를 확보하세요.
고객 지원: 대부분의 SaaS 도구는 사용자 매뉴얼과 지식 베이스를 기반으로 사용자가 스스로 도움을 주기를 기대합니다. 이 정도로는 충분하지 않다면 각 공급업체에서 어떤 고객 지원 옵션을 제공하는지 살펴보세요. 추가 지원을 위해 추가 비용을 지불할 가치가 있는지 평가하세요.
5. 협상 조건
4단계에 따라 최고의 공급업체를 선택하고 이자를 보호할 수 있는 조건을 협상하세요. 가격, 서비스 수준, 지원, 취소 정책 등 중요한 모든 것을 제시하고 조건을 협상하세요.
협상 불가 사항을 파악하세요. 예를 들어, 금융이나 의료와 같은 산업은 엄격한 보안 제어가 필요합니다. 공급업체가 이러한 수준의 규정 준수를 제공할 수 없다면 목록에서 두 번째 선호 업체로 이동해야 합니다.
조건에 동의했다면 계약서에 서명하고 시작하세요.
6. 소프트웨어 구현
기업 SaaS를 구현할 때는 여러 가지 요소를 염두에 두고 철저하게 수행해야 합니다. 공급업체와 긴밀히 협력하여 조직 내에서 소프트웨어를 구현하세요. 다음의 효과에 중점을 두세요:
- 조직의 필요에 맞는 맞춤형 소프트웨어 설정
- 신규 사용자를 위한 온보딩 프로세스
- 조직/팀을 떠나는 직원을 위한 오프보딩 프로세스
- 사용자를 위한 교육
- 기존 시스템과의 통합
- 조직에 필요한 사용/기능/접근 한도 설정 등
- 문제 및 불만사항에 대한 에스컬레이션 매트릭스
7. 사용량 모니터링
소프트웨어를 구현했다고 해서 조달 부서의 업무가 끝난 것은 아닙니다. 실제로 팀이 사용 가능한 도구를 최대한 활용할 수 있도록 하려면 다음과 같은 방법으로 사용량과 분위기를 지속적으로 모니터링해야 합니다 SaaS 분석 도구 .
- 사용자가 의도한 대로 소프트웨어를 사용하고 있는지 확인합니다
- 비용 절감, 효율성, 성능 등에 미치는 영향을 측정합니다.
- Tool에 대해 제기되는 불만/문제 모니터링
- 사용자 설문조사를 실시하여 팀이 도구를 즐기고 있는지 파악합니다
가끔씩 팀과 함께 앉아 정성적 분석을 수행하여 사용 현황을 심층적으로 파악하세요.
SaaS 분석을 추적하는 ClickUp 대시보드
SaaS 분석을 추적하는 ClickUp 대시보드
이 프로세스를 구현하는 동안 특정 문제에 직면하고 몇 가지 실수를 할 수 있습니다. 이를 방지할 수 있는 방법을 알아보세요.
SaaS 조달에서 피해야 할 실수들
기존 방식으로 소프트웨어를 구매하는 데 익숙한 구매 팀에게는 SaaS 구매가 생소할 수 있습니다. 결과적으로 다음과 같은 문제에 직면할 수 있습니다 조달 과제 쉽게 피할 수 있는 기본적인 실수를 저지르기도 합니다.
다음은 가장 일반적인 SaaS 조달 실수입니다.
숨겨진 비용 무시: 웹사이트에 나열된 가격은 전체 가격이 아닌 경우가 많습니다. 계약서에는 통합, 데이터 마이그레이션, 프리미엄 지원 등의 비용이 포함될 수 있으며, 이는 총 소유권 비용을 부풀릴 수 있습니다. 이러한 비용을 무시하면 비용이 부풀려질 수 있습니다.
ROI 계산 무시하기: 모든 비용은 비즈니스 성과를 보여줄 수 있어야 합니다. 매출 성장이나 비용 절감과 같은 직접적인 혜택뿐만 아니라 직원의 가치 있는 느낌과 같은 간접적인 혜택에 대한 ROI 계산을 하지 않으면 구매자의 후회를 초래할 수 있습니다.
고립된 구매: 기존 시스템과의 통합을 고려하지 않고 SaaS 솔루션을 구매하는 것은 또 다른 큰 실수입니다. 고립된 구매는 비즈니스에서 사용하는 다른 도구와 호환되지 않을 수 있으며, 이러한 간극을 메우는 데 비효율성과 추가 비용이 발생할 수 있습니다.
확장성 간과: SaaS 조달을 단기적으로 보면 회사가 성장함에 따라 병목 현상이 발생합니다. 확장성을 간과하면 완전한 개편을 완료하지 않고는 증가하는 작업량과 추가 사용자를 수용할 수 없습니다.
공급업체 지원의 중요성을 과소평가하는 경우: 최신 tool은 사용자 친화적이기 때문에 고객 지원이 필요하지 않다고 생각하기 쉽습니다. 하지만 기술 문제 해결, 업데이트 지원, 향후 통합을 위해서는 고객 지원이 반드시 필요합니다. 문제가 발생했을 때 연락할 수 있는 사람이 있다는 것을 과소평가하지 마세요.
보안 평가 건너뛰기: 보안을 공급업체가 알아서 처리할 것이라고 믿는 것은 큰 실수가 될 수 있습니다. 데이터 유출이 흔한 시대에는 SaaS 제공자에 대한 보안 평가에 대한 책임도 마찬가지로 사용자에게 있습니다.
서두르는 의사 결정 과정: 마지막으로, SaaS 조달 프로세스를 서두르면 잘못된 의사결정을 내릴 수 있습니다. 가장 먼저 눈에 들어오는 도구를 선택하면 장기적으로 불만족스러운 상황이 반복될 수 있습니다.
몇 가지 SaaS 조달 최고의 실행 방식을 따르면 이러한 실수를 피할 수 있습니다. 살펴보겠습니다.
saaS 조달의 ## 최고의 실행 방식
실수, 지연, 비용 초과, 비효율성을 피하기 위해 SaaS 솔루션을 구매할 때 따라야 할 최고의 실행 방식은 다음과 같습니다.
벤치마크 가격
두 가지 측면에서 가격을 벤치마킹하세요. 하나는 선택한 제품이 해당 카테고리의 다른 소프트웨어와 비교되는 방식입니다. 예를 들어, 프로젝트 관리 도구로 Asana를 선택한 경우 다음과 가격을 비교하세요 SaaS 예시 jira, Zoho 프로젝트, ClickUp 등.
그런 다음, 귀사와 비슷한 회사들이 선택한 도구에 대해 얼마를 지불하고 있는지 비교하세요. 이 정보는 공개적으로 제공되지 않을 수 있으므로 친구나 동료에게 개인적으로 물어보고 시장의 펄스를 파악하는 것이 도움이 됩니다.
법률 및 보안 검토 수행하기
SaaS 도구가 현재뿐만 아니라 미래에도 적용되는 모든 법률과 규정을 준수하는지 확인하는 것은 사용자의 책임입니다. 공급업체의 법률 및 보안 정책에 대한 철저한 평가를 수행하세요.
또한 주기적으로 검토를 수행하여 최신 상태인지 확인하세요.
SaaS 관리 소프트웨어 사용
도구를 조달한 후에는 이를 올바르게 관리할 수 있는 시스템을 설정하세요. A SaaS 관리 소프트웨어 :
- SaaS 구독 및 소프트웨어 사용에 대한 가시성 제공
- 제어 라이선스 중앙 집중화
- 애드온 또는 프리미엄 서비스 수준을 포함한 지출 추적 자동화
- 온보딩 및 오프보딩 간소화
갱신 날짜 추적
대부분의 SaaS 계약은 자동 갱신되며, 이로 인해 불필요한 비용이 발생할 수 있습니다. 갱신 날짜를 추적하고 자동화된 알림을 설정하면 이를 방지할 수 있습니다:
- 조직을 떠난 직원의 라이선스 갱신을 피할 수 있습니다
- 재협상을 위한 스페이스 생성
- 제품이 실제로 제대로 작동하는지 재평가할 수 있습니다
- 공급업체에 요구 사항에 대한 피드백 제공
계약 데이터 관리
갱신 날짜와 마찬가지로 계약 기간, 양 당사자의 책임, 서비스 수준 계약(SLA), 위약금, 갱신 커밋 등과 같은 계약 데이터도 모니터링해야 할 중요한 사항입니다.
좋은 SaaS 조달 플랫폼이 이를 도와줄 수 있습니다. 체계적이고 접근하기 쉬운 관리 도구 보유 조달 계약 규정 준수, 감사 및 갱신 협상을 지원합니다.
공급업체 성과 평가
공급업체 성과에 대한 주기적인 평가를 예약하세요. 검토:
- 공급업체의 SLA 준수 여부
- 서비스 응답성 및 만족도
- 소프트웨어의 비즈니스 성과 및 ROI
- 최적화 및 지속적인 개선
또한 시장의 다른 tools를 주시하고 현재 공급업체의 성능을 이에 비교하여 벤치마킹하는 것도 도움이 됩니다.
표준 SaaS 구매 프로세스 구현
이 프로세스를 한 번 진행했으면 어떻게 완료됨을 알 수 있습니다. 경험과 학습을 바탕으로 전략적인 SaaS 구매 프로세스를 구현하세요.
일반적인 SaaS 조달 프로세스에는 요구사항 수집, 공급업체 평가, 이해관계자 승인, 구현 후 검토 및 필요한 SaaS 조달 소프트웨어에 대한 단계와 프레임워크가 포함됩니다.
ClickUp으로 SaaS 조달을 가속화하세요
기존 소프트웨어 구매에서 SaaS 조달로의 변화는 극적이었습니다. 기존 패러다임에서 교육을 받은 팀은 단기간에 새로운 요령을 배워야 했습니다.
이러한 전환을 촉진하고 프로세스를 원활하게 진행하려면 최고의 SaaS 조달 솔루션이 필요합니다. ClickUp의 종합적인 프로젝트 관리 플랫폼은 SaaS 조달을 포함하여 필요한 모든 프로세스에 맞게 사용자 지정 및 조정할 수 있도록 설계되었습니다.
ClickUp의 SaaS 조달 솔루션으로 작업을 관리하고, 진행 상황을 추적하고, 체계적으로 관리하세요. 지금 ClickUp을 무료로 사용해 보세요 .