일을 일관되고 규칙적이며 점진적으로 개선한다는 아이디어는 어디에나 있습니다. 도요타가 카이젠을 도입했고, 모토로라가 식스시그마를 만들었으며, 그리고 애자일 엔지니어링 팀 지속적인 개선을 사용합니다.
가장 중요한 주제는 비즈니스의 정체를 방지하기 위한 지속적인 개선입니다.
이러한 개선은 무수히 많은 양식을 취합니다. 마트에서 특정 제품을 충동 구매 카운터로 옮기거나 전체 조립 라인을 재배치하여 낭비를 줄이는 것처럼 간단할 수도 있습니다.
어느 쪽이든 개선의 여지는 항상 존재합니다. 중요한 효율성 프로세스에 주의를 기울이고 정기적으로 최적화함으로써 효율성을 높일 수 있습니다.
프로세스 최적화 개념과 방법을 사용하여 비즈니스 운영을 간소화하는 방법을 알아보세요.
프로세스 최적화란 무엇인가요?
프로세스 최적화는 처리량, 효율성, 생산성, 수익성 또는 비용/낭비 감소와 같은 원하는 비즈니스 성과를 극대화하기 위해 비즈니스 프로세스를 관찰, 이해, 개선, 테스트 및 간소화하는 지속적인 활동입니다.
프로세스 최적화의 유형
프로세스, 규모, 영향력, 관련 단계, 비즈니스 목표에 따라 다양한 프로세스 최적화 방법이 있습니다. 가장 일반적인 프로세스 최적화 유형은 다음과 같습니다:
포인트 최적화
일부 상황은 신속하게 최적화할 수 있습니다. 부족한 부분을 파악하고 이를 해결하기 위한 즉각적인 단계를 수행합니다. 예를 들어, 프로젝트 관리자가 누락된 작업을 발견하면 체크리스트를 설정할 수 있습니다.
작업 공간 전반의 작업에서 간단한 체크리스트를 만들어 우선순위, 상태 및 중요한 날짜를 빠르게 실행하세요
시스템 최적화
보다 전략적인 접근이 필요한 경우도 있습니다. 수십 개의 마이크로서비스를 클라우드에 배포하는 엔지니어링 관리자는 전체 프로세스를 면밀히 검토하여 연동 단계를 이해하고 전체적인 개선이 필요할 수 있습니다.
ClickUp의 마인드 맵 도구에서 지원 프로세스를 구축하여 전체 워크플로우를 시각화하세요
린 최적화
카이젠 방법론으로 유명해진 린 최적화는 낭비를 줄이는 데 중점을 둡니다. 이는 종종 자동화, 협업 및 워크플로우 간소화 .
자동화는 ClickUp에서 작업이 발생할 때 자동으로 결과를 트리거합니다
프로세스 마이닝 최적화
소프트웨어 엔지니어링 및 개발에서 볼 수 있는 이 기능은 데이터와 지속적인 모니터링을 통해 병목 현상과 비효율성을 파악합니다.
식스 시그마 최적화
일반적으로 데이터를 사용하여 결함 및 변형을 식별하는 일관성에 중점을 둡니다.
프로세스 모델링 및 시뮬레이션
대부분의 프로세스 최적화 프로그램에서 가장 일반적으로 사용되는 단계 중 하나로, 프로세스 개선의 다양한 버전을 시각화하고 적극적으로 테스트하여 최적의 버전을 식별하는 단계입니다.
그 종류에 관계없이 효과적인 프로세스 최적화를 설계하는 기본 단계는 변함없이 유지됩니다. 이것이 바로 다음에 설명할 내용입니다.
프로세스 최적화 기법
1. 최적화할 프로세스를 식별하고 우선순위를 정하세요
모든 프로세스에는 최적화할 수 있는 잠재력이 있습니다. 훌륭한 비즈니스 분석가는 무엇을 언제 최적화해야 하는지 잘 알고 있습니다. 최고의 실행 방식으로 프로젝트 팀에게 다음 질문을 하는 것으로 시작하세요.
- 어떤 비즈니스 프로세스가 너무 오래 걸리나요?
- 어떤 프로세스가 너무 자주 실패하는가?
- 낭비가 발생하는 곳은 어디인가요?
- 어떤 팀이 정보/승인 등을 기다리는가?
- 어떤 프로세스가 조직 내에서 설정된 표준에 부합하는 결과를 생성하지 못하나요?
이러한 질문을 통해 최적화해야 할 프로세스 목록을 얻을 수 있습니다. 목록이 완성되면 우선순위를 정하세요. 이때 세 가지 요소, 즉 관련된 노력, 예상되는 중단, 잠재적 결과를 고려하세요.
이제 막 조직에서 비즈니스 프로세스를 최적화하기 시작했다면 적당한 노력이 필요하고 중단을 최소화하며 중간에서 높은 성과를 낼 수 있는 프로세스를 우선순위에 두는 것이 좋습니다.
ClickUp 영향력 노력 매트릭스
는 영향력과 비용을 빠르고 정확하게 평가하여 어떤 프로세스에 우선순위를 두어야 하는지 파악할 수 있도록 설계되었습니다.
이를 통해 결과를 입증하는 동안 애플 카트를 뒤흔들지 않고 변경할 수 있습니다.
성숙한 워크플로우 최적화 프로그램에서 많은 노력이 필요하고 높은 중단을 초래하는 반면 높은 결과를 제공하는 비즈니스 프로세스를 선택할 수 있습니다. 중단의 위험은 그것이 가져올 결과를 고려할 가치가 있을 수 있습니다.
2. 현재 프로세스를 분석하고 지도화하기
이전 단계를 수행하면서 프로세스에 수반되는 기본 사항을 이해했을 것입니다. 이제 더 철저하게 분석할 차례입니다.
프로세스의 모든 단계를 가능한 한 자세하게 리스트로 작성하세요. 프로젝트 팀과 대화하세요. 다른 부서와 협업하는 경우 그 부서와도 이야기하세요.
프로젝트의 각 단계에서 작업이 어떻게 흐르는지 시각화하고 목표, 활동 및 작업 항목으로 분류합니다 ClickUp 프로세스 지도 템플릿 각 단계의 모든 부적절함/비효율성을 메모하세요. 예를 들어, 계정 결제 프로세스에서 송장을 ERP 시스템에 업로드하는 데 시간이 너무 오래 걸리므로 자동화가 필요할 수 있습니다. 마케팅 부서에서는 일부 디자인이 브랜드와 맞지 않아 더 나은 디자인이 필요할 수 있습니다 품질 관리 조치 .
프로세스가 왜 그런지 왜 그런지 물어보세요. 운영팀은 종종 현재 프로세스를 명확하게 이해하지 못한 채 기존 프로세스를 변경하는 경우가 많습니다.
이는 프로세스의 다른 부분이나 연결된 다른 프로세스에 재앙적인 영향을 미칠 수 있습니다.
이 분석을 문서화하면 프로세스를 지도화합니다 시각적으로 매핑하세요. 전체 환경을 이해하기 위해 관련 프로세스를 포함하세요.
사용 간트 차트 를 사용하여 일정 기간에 걸쳐 분산시킵니다. 이를 통해 이러한 프로세스를 명확하게 파악하고 다양한 시나리오에 따라 배치할 수 있습니다.
ClickUp의 간트 차트 보기를 사용하면 작업 일정을 예약하고, 프로젝트 진행 상황을 파악하고, 마감일을 관리하고, 병목 현상을 처리할 수 있습니다.
3. 비즈니스 프로세스에 대한 개선 사항 브레인스토밍
비효율적인 비즈니스 프로세스를 개선할 수 있는 다양한 방법을 생각해 보세요. 프로젝트 팀에게 제안을 요청하세요. 종종 프로젝트 팀이 필요한 것을 가장 잘 알고 있습니다.
이미 이 문제를 해결한 다른 부서에서 영감을 얻으세요. 가능한 모든 해결책을 탐색하세요.
소리 마인드 맵 는 빈 페이지나 행과 열의 제약 없이 모든 아이디어를 문서화할 수 있는 좋은 방법입니다.
ClickUp에서 프로젝트, 아이디어 또는 기존 작업을 플랜하고 정리하여 궁극적인 시각적 개요를 만드세요
4. 개선 우선순위 지정
가능한 프로세스 최적화 목록이 나오면 각각에 대해 자세히 논의하세요. 운영 및 예산 제약 내에서 문제를 해결하고 원하는 결과를 얻을 가능성이 가장 높은 방법을 파악하세요.
예를 들어, 종이 인보이스를 ERP에 수동으로 업로드하여 발생하는 지연이 문제인 경우 프로세스 개선이 가능할 수 있습니다:
- 데이터를 자동으로 추출하여 ERP를 업데이트하는 AI 기반 스캔 프로그램을 구현하는 것입니다. 이는 고비용, 고노력의 작업으로 ROI가 의심스러운 작업입니다
- 더 많은 직원을 추가하여 작업 수행데이터 입력 는 비용이 많이 들고 확장할 수 없음
- 모든 공급업체에 이메일을 통해 디지털 인보이스를 보내도록 요청합니다. 비용이 많이 들고 노력이 많이 들며 변경 주기가 길다
우선순위와 제약 조건에 따라 적합한 솔루션을 선택하세요.
5. 프로세스 개선 사항 테스트
프로세스 개선 사항을 구현하기 전에 소규모로 테스트하세요. 소수의 사용자에게 또는 짧은 기간 동안 변경 사항을 적용하여 이 작업을 수행할 수 있습니다.
개선 사항에 대한 사용자의 반응을 모니터링합니다. 결과를 측정하세요. 모든 이해관계자로부터 정성적, 정량적 피드백을 수집하여 의도가 충족되었는지 확인하세요.
사용자 정의 필드를 양식 보기로 끌어다 놓아 포괄적인 설문조사를 작성하거나 ClickUp 3.0에서 피드백을 수집하세요
ClickUp에 대해 자세히 알아보기 조건부 형식 양식 보기 더 스마트한 양식을 만들려면!
6. 구현 및 개선
테스트에 성공했다면 변경 관리를 준비하면서 조직 전체에 적용하세요.
- 모든 이해관계자에게 변경 사항에 대해 교육하세요
- 이해관계자에게 질문하고 선제적으로 대응하도록 유도하세요
- 구현한 프로세스 최적화로 인해 발생할 수 있는 문제를 해결하기 위한 시스템을 설정하세요
- 대규모로 결과를 측정할 수 있는 메트릭과 메커니즘을 설계하세요
가장 중요한 것은 각 사용자가 새로운 프로세스를 어떻게 받아들이고 있는지 모니터링하는 것입니다. 프로세스를 더욱 최적화할 수 있는 잠재적인 기회를 파악하세요. 받은 편지함을 항상 열어두고 피드백을 받습니다.
프로세스 최적화의 장점과 과제 프로세스 최적화의 장점과 과제
프로세스 최적화는 복잡한 작업이 될 수 있습니다. 사람들이 매일 무의식적으로 팔로워하는 프로세스에 작지만 중요한 변경을 가해야 하기 때문입니다. 모든 프로세스 최적화는 어느 정도의 혼란을 수반합니다.
성공한 프로세스와 그렇지 않은 프로세스의 유일한 차이점은 전자의 결과가 중단의 영향보다 더 크다는 것입니다. 좋은 프로세스 최적화는 다음과 같은 방식으로 이점을 얻을 수 있습니다.
프로세스 최적화의 이점 ###
조직 내 영업 프로세스의 예시
- 비효율성 최소화: 프로세스 최적화의 가장 큰 이점은 비효율성을 제거한다는 점입니다. 시간, 수작업 노력, 처리량 손실 등을 줄여 팀이 더 적은 자원으로 더 많은 일을 할 수 있도록 지원합니다.
- 비용 절감: 최적화된 프로세스는 낭비를 최소화하고 프로세스의 일부로서 생산성 손실을 방지합니다. 이는 조직의 비용 절감으로 이어집니다. 예를 들어 개발자가 클라우드 환경이 프로비저닝될 때까지 6시간을 기다리는 경우, 이를 줄이면 생산성 및 보상 비용을 절감할 수 있습니다.
- 품질 향상: 견고한 프로세스는 좋은 품질의 결과물의 토대입니다. 프로세스 최적화는 모든 품질 절차를 준수하여 최종 제품의 품질을 향상시킵니다.
- 협업 촉진: 프로세스는 일반적으로 일련의 단계로 이루어지지만, 많은 경우 여러 사람 또는 팀이 함께 일합니다. 최적화된 프로세스를 위해서는 이들 간의 원활한 지식 공유와 핸드오프가 필요합니다. 지속적인 프로세스 최적화 를 통해 더욱 강력한 협업을 촉진할 수 있습니다.
- 위험 완화: 종종 간과되는 프로세스 최적화의 이점은 리스크를 크게 줄일 수 있다는 점입니다. 금융 서비스에서는 프로세스를 잘 최적화하면 사기를 예방할 수 있습니다. 의료 서비스에서는 생명을 구할 수 있습니다. 소프트웨어에서는 보안 침해를 최소화하고 프라이버시, 기밀성, 보안 및 규정 준수 태세를 강화할 수 있습니다.
이처럼 탁월한 이점을 제공할 수 있는 운영 개입에는 어려움이 따르기 마련입니다. 프로세스 최적화 여정에서 직면할 수 있는 문제와 이를 극복하는 방법을 살펴보세요.
프로세스 최적화의 과제 ### 프로세스 최적화의 과제
- 프로세스에 대한 제한된 보기: 사람들은 종종 비효율적이라고 판단되는 프로세스를 섣불리 변경하는 경우가 많습니다. 따라서 사람, 프로세스 및 연결된 워크플로우에 미치는 영향을 이해하지 못한 채 변경을 실행합니다. 휠체어 접근이 불가능하다는 이유로 조명을 절약하기 위해 카페테리아를 테라스로 옮긴다고 상상해 보세요. 이러한 변화는 오히려 역효과를 초래할 수 있습니다.
- 프로세스 복잡성: 모든 프로세스가 단순하고 순차적인 것은 아닙니다. 따라서 한 단계를 변경하면 나머지 복잡한 프로세스가 카드 더미처럼 무너질 수 있습니다.
- 변화에 대한 저항: 사람들은 대놓고 거부하지는 않더라도 변화에 저항하는 경우가 많습니다. 무의식적으로 기존 프로세스를 계속 팔로우하여 자신과 타인에게 비효율을 초래할 수 있습니다.
- 불충분한 ROI: 대부분의 프로세스 최적화 프로그램은 영업팀, 생산성, 속도 향상 등을 통해 투자 수익을 기대합니다. 이러한 수익이 명확하게 드러나지 않는 비즈니스 프로세스는 무시되어 중요한 기회를 놓칠 수 있습니다.
- 경영진의 동의 부족: 작고 점진적인 변화는 종종 비즈니스 리더십의 레이더망 밖에 있는 경우가 많습니다. 따라서 이러한 프로세스 최적화를 구현하고 적용하기가 더 어렵습니다.
보시다시피 이러한 문제는 프로세스 최적화 자체에 있는 것이 아니라 이를 구현하는 데 있습니다. 오른쪽 프로세스 개선 도구 를 사용하면 이러한 문제를 극복하고 운영을 간소화할 수 있습니다. 방법은 다음과 같습니다.
어떻게 도구를 사용하여 프로세스 최적화를 개선할 수 있나요?
우리는 도구 과부하의 시대에 살고 있습니다. 협업을 위한 도구는 수십 가지가 있습니다, 프로젝트 관리 , 커뮤니케이션 등. 프로세스 최적화 노력의 결과를 개선하기 위해 올바른 tool 스택을 활용하세요.
협업 기능으로 생산성 향상 작업 관리 하나의 플랫폼에서 작업을 할당하고, 댓글에 태그를 지정하고, 화면 녹화물을 공유할 수 있습니다
정확하고 관련성 높은 데이터 수집
데이터 수집은 일회성 활동이 아닙니다. 따라서 효과적인 데이터 수집을 위해서는 다양한 관점에서 체계적인 접근 방식이 필요합니다.
설문조사를 실시하여 최적화하고자 하는 프로세스에 대한 팀의 우려 사항을 파악하세요
시간 추적기를 사용하여 프로세스의 각 단계에 소요되는 시간을 측정합니다. 그리고 ClickUp 시간 추적기 는 이를 위한 훌륭한 도구입니다. 타이머를 시작/중지하거나 소요 시간을 수동으로 추가할 수 있습니다. 모바일, 브라우저, 기본 앱 등 어디서나 이 작업을 완료할 수 있습니다.
완료된 프로젝트 아카이브를 살펴보고 작업이 어떻게 수행되는지 자세히 알아보세요. 댓글과 체크리스트를 통해 현재 프로세스를 분석하세요.
효과적인 협업
데이터 수집, 아이디어 브레인스토밍, 변경 사항 구현, 결과 측정 등 어떤 프로세스도 협업 없이는 성공적으로 최적화할 수 없습니다. 최신 협업 도구로 이를 바로 수행하세요.
사용 ClickUp 메모장 를 사용하여 노트를 작성하고 팀과 공유하세요. 또 뭐가 있을까요? 팀원들과 함께 AI 도구 를 사용하여 교정하고 요약할 수도 있습니다.
ClickUp AI에서 스레드 요약하기
ClickUp 화이트보드와 같은 도구를 사용해 비즈니스 프로세스를 시각화하세요. 단계를 드래그 앤 드롭하고, 의존성을 추가하고, 모든 사람이 댓글을 달 수 있도록 가시성을 확보하세요. 이렇게 하면 포괄적인 가시성이 확보되어 모두가 같은 보드에 앉을 수 있습니다!
다음을 사용할 수도 있습니다 ClickUp 마인드 맵 를 사용하여 잠재적인 개선 사항을 시뮬레이션하고 팀이 주석을 달 수 있습니다.
아이디어 토론하기. 다음과 같이 문서에 변경 사항을 제안하세요 ClickUp 문서 를 열고 팀원들이 검토하고 피드백을 제공하도록 초대하세요. 댓글 기능을 사용하여 장단점을 비동기적으로 살펴보면서 개선 사항을 제안하고 토론하세요.
팀 전체에 더 나은 프로세스를 플랜하고 제시하세요
저항에 대한 도전 과제 변화와 리더십 더 나은 플랜, 프레젠테이션, 커뮤니케이션을 통해 바이 인을 확보할 수 있습니다. 저희는 이를 위한 tools를 갖추고 있습니다!
*사용하기 ClickUp 간트 차트 보기 를 클릭하여 시간 경과에 따른 프로세스를 시각화하세요. 프로세스 최적화가 가져오는 차이를 보여주기 위해 이전과 이후의 보기를 만듭니다. 이를 통해 팀은 변화를 받아들였을 때 얻을 수 있는 잠재적인 이점을 상상할 수 있습니다.
*로 연결된 프로세스를 간소화하세요 ClickUp 의존성 . 관련 작업, 고객, 주문, 거래, 사용자, 버그 보고서, 문서 등을 연결하세요. 모든 관계와 의존성을 한 곳에서 보기 때문에 올바른 결정을 내릴 수 있습니다.
사용 ClickUp 자동화 를 통해 바쁜 일을 처리하세요. 담당자 및 우선순위를 자동으로 변경하고 태그를 적용하여 프로세스 최적화 프로그램을 가속화하세요. 어떤 작업이나 조건에 따라 작업을 트리거하세요.
ClickUp은 모든 일을 한곳에 모아주는 유일한 생산성 플랫폼입니다. 프로세스를 제어할 수 있도록 설계된 다양한 기본 제공 기능을 통해 프로세스 최적화 프로젝트를 시작하기에 가장 적합한 곳입니다.