とのビジネス関係を築くにしても、リレーションシップは鍵である。
/とのビジネス関係を構築するにしても、コミュニケーションが重要である。 https://clickup.com/ja/blog/46081/undefined/ 新規クライアント /%href/
私の仕事。良好なコミュニケーションは、効果的なプロジェクトやサービスの土台を築き、ビジネスを新たな高みへと導く健全な行き来をもたらします。
しかし、うまくコミュニケーションをとることは、「言うは易く行うは難し」であり、特にクライアントとあなたのコミュニケーションスタイルやプロセスが同じでない場合はなおさらである。👀
クライアントからサービスの再設定を依頼されたが、何を変更してほしいのか言わなかった。フィードバックのリクエストに全く応えない。クライアントは、自分たちの期待を明確にすることなく、漠然とした要求を提示するかもしれない。
幸いなことに、より良いクライアントとのコミュニケーションを生み出す簡単な方法がある。🙌
このガイドでは、優れたクライアントコミュニケーション戦略を持つことがなぜ重要なのかを説明し、あなたのプロセスのベストプラクティスを共有します。さらに、これらのテクニックがあなたのビジネスをより効果的にすることを示すケーススタディもご紹介します。
クライアントコミュニケーションとは？
クライアントコミュニケーションとは、企業とクライアントの間のあらゆるやり取りを指します。電子メールや電話など、口頭や書面でのコミュニケーションが含まれます。
レポート作成、請求書、そして 法的契約 などは、クライアントとの重要なコミュニケーションの例である。しかし、ビジネスランチや四半期に一度のミーティングといった対人関係も鍵になる例です。クライアントとのコミュニケーションは、潜在的なクライアントにアプローチし始めた瞬間から始まります。
ClickUpで、チームと重なることなくドキュメントを簡単にフォーマットし、共同編集できます。
優れたクライアントコミュニケーションは、優れた対人スキル、組織スキル、自己認識、適応力に依存しています。これらのスキルは、良好なリレーションシップを築き、厄介な状況が発生したときに対処するために不可欠です。✨
なぜ効果的なクライアントコミュニケーションがビジネス関係に重要なのか？
クライアントと接するプロフェッショナルとして、良好なコミュニケーションは不可欠です。あなたが営業職で取引を閉じた担当者であろうと、尊敬するクライアントを担当するアカウントマネージャーであろうと、コミュニケーションの取り方を知っているかどうかが、あなたの目標を左右します。🏆
クライアントとのコミュニケーションが重要な理由をいくつか挙げてみましょう：
- 誤解をリミットにする：クライアントとのコミュニケーションがうまくいかず、プロジェクトが混乱するリスクを減らす。
- 信頼関係の構築効果的なコミュニケーションは信頼関係を築き、クライアントの利益を最優先することを再確認させる。
- 期待の確立：のひとつである。 /のひとつである。 https://hbr.org/2003/09/why-good-projects-fail-anyway プロジェクトが失敗する主な理由 /%href/ は、明確な期待値がないからである。良好なコミュニケーションは、全員が目標とそこに到達するために必要なことを理解していることを確認します。
- プロジェクトを軌道に乗せることができる：混乱や障害もプロジェクトのスケジュールを狂わせる。良好なコミュニケーションで全員が同じページにいるようにすることで、プランに狂いが生じても適応できるようになる。
- 改善する /参照 https://clickup.com/ja/blog/59274/undefined/ カスタマー・リテンション /を向上させる。 :話を聞いてもらえたと感じるクライアントは、より幸せになる傾向がある。クライアントとうまくコミュニケーションをとることで、あなたがクライアントの不満を聞き、目標を理解し、それを実現するためのプロセスを実行していることをクライアントに伝えることができます。
- 順応性の向上につながる：クライアントとのコミュニケーションを深めることで、競合他社よりも環境の変化に素早く対応することができます。クライアントが求める機能を伝え、改善点を指摘することで、不要な努力に時間とリソースを費やすことがなくなります。
クライアントとのコミュニケーションを円滑にする9つのコツ
ここでは、クライアントとのコミュニケーションを改善するための最善の方法を共有します。対面ミーティングから定期的なデジタルアップデートまで、クライアントとのより良い関係を築き、ビジネスを前進させるためにご活用ください。🎯
1.オーダーメイドのコミュニケーションプランでクライアントとのエンゲージメントを強化する
クライアントコミュニケーションツールがあれば、コミュニケーションミスが少なくなり、最初から最後まで、より良い連携がとれます。クライアント コミュニケーションプラン では 鍵となる利害関係者を特定する を特定し、それぞれに何を伝えるかを決め、最新情報を共有する頻度を決める。
カスタムロールを他の管理者ベースのロールや外部クライアントにデリゲート済み ClickUpで特定の仕事をプライベートに保つ
まず
/を確立することから始めます。 https://clickup.com/ja/blog/71998/undefined/ コミュニケーション目標 /%href/
とクライアントを特定する。次に、クライアントの依存関係に応じて、ソーシャルメディアの更新、テキストメッセージ、電話、直接ミーティングなど、どのチャンネルと方法を使うかを決める。
最後に
/参照 https://clickup.com/ja/blog/47698/undefined/ コミュニケーションプラン /%href/
を作成し、必要に応じて変更する。クライアントのフィードバックに耳を傾け、異なるコミュニケーションを望む場合は変更を実施する。
優れたクライアント・コミュニケーション・ソフトウェアを使えば、クライアントがどのように更新情報を受け取りたいのか、どれくらいの頻度で最新情報を提供する必要があるのかによって、クライアントをセグメントすることができます。
ClickUpの豊富なフォーマットツールを使って、コミュニケーションの目標、タイムライン、ステークホルダーを整理しましょう。
テンプレート ClickUp コミュニケーションプラン テンプレート このテンプレートでは、ステークホルダーの階層を作成し、情報をプロンプトで共有する方法を特定することができます。クライアントとのプロジェクトコミュニケーション戦略を構築し、カスタムの役割、アクセスおよび許可、その他公開またはプライベートが必要なものを決定します。
2.クライアントのニーズとあなたのビジネスオブジェクトに沿った測定可能な目標を定義する。
コミュニケーションには以下が必要です。
/を持つべきである。 https://clickup.com/ja/blog/70387/undefined/ クリアされたオブジェクト /を持つべきである。
.途中の変更についてクライアントに情報を提供し続けることであれ、より良い製品を開発するための洞察を得ることであれ、最初から明確な目標を設定しましょう。✍️
明確なタイムライン、測定可能なターゲット、自動進捗追跡により、目標達成とクライアントの満足度を維持します。
使用方法 ClickUp目標 を使えば、測定可能なターゲットを設定し、マイルストーンを追跡し、明確なタイムラインを守ることができます。さまざまなクライアントコミュニケーション戦略用にカスタムフィールドを作成し、それぞれの進捗状況を追跡するためにステータスを割り当てます。
優先度を設定して、最も緊急性の高いコミュニケーションを強調し、重要なアップデートを見逃さないように通知を設定します。
3.頻繁かつ透明性の高いコミュニケーションで、クライアントに常に情報を提供し、関与し続ける
顧客満足の鍵の1つは、透明性と明確な期待です。オンボーディングからプロジェクト終了まで、価格やオファーなどに関して率直に伝えましょう。
これにより、早い段階で信頼関係を築き、クライアントの期待を設定することができます。ワークフローや、製品やサービスがクライアントにどのように役立つかをクリアに説明しましょう。
クライアントの質問には明確かつ誠実に答えましょう。今は、大げさな予測や約束をする時期ではありません。
ClickUp Docsを使って、クライアントやチームメンバーに即座に通知を送ることができます。
次のようなプロジェクト管理ソフトウェアを使用します。 ClickUp をクリックし、クライアントと連絡を取り、プロセスを更新する。
ClickUpのコメントとメンションは、新しいディスカッションが共有されたり、タスクにタグ付けされると即座に通知を送信します。
4.有意義な会話を導くためにアクティブリスニングを実践する
最高のコミュニケーションスキルの1つはアクティブリスニングです。その代わりに、ボディランゲージや社会的な合図に注意を払い、解決策を見つけ、クライアントを改善するという目標に集中する。 カスタマージャーニー .
それは、クライアントの視点に耳を傾け、クライアントのニーズに耳を傾けることを意味する。やることとしては、クライアントができるだけ詳しく説明できるように、自由形式の質問をすること。
問題の根源に迫り、クライアントがどう感じているかに集中する。話し合いの最中は、気が散る可能性のあるものはすべて消し、言葉以外の合図に注意を払い、クライアントが共有したことを再確認して、相手の言っていることを理解するようにしましょう。💡
5.一貫したクライアント体験を提供するためにチームトレーニングを実施する
クライアントとのコミュニケーションは、ボード全体で実践されて初めて効果を発揮します。ソフトウェア開発、カスタマーサポートからアカウント管理まで、明確なコミュニケーションを実施する。
/を実施しましょう。 https://clickup.com/ja/blog/48192/undefined/ コミュニケーション戦略 /%href/
コミュニケーション戦略 /%ref.を、トレーニングや新入社員研修の手順に盛り込む。🛠️
チームメンバー全員にトレーニングを実施し、ビジネスにおける各サービスプロバイダーとの明確なコミュニケーションプランを作成しましょう。プロセスを再確認し、従業員やクライアントからフィードバックを得て、手順を改善しましょう。
以下は、クライアントとのコミュニケーション・トレーニングのアイデアです：
- ロールプレイングの練習：チームメンバーに交代でクライアント役を演じてもらい、実際の状況を想定して仕事を進める。大量の質問をするカスタムや、クライアントが納品物に腹を立てている状況など、よくある問題を取り上げましょう。
- LASTメソッドを使う：この頭字語は、「Listen（聞く）」「Acknowledge（認める）」「Solve（解決する）」「Thanks（感謝する）」の頭文字をとったもので、不満足なクライアントに対処する際に、ステップ・バイ・ステップのプロセスを使用するよう従業員を訓練する方法である。
- メンターシップ・プログラムの構築：新入社員にとって、厄介な状況に対処するのは気後れするものだ。従業員をメンターやバディと組ませ、そのプロセスをナビゲートする。
ClickUpホワイトボードでデシジョンツリーを作成し、チームメンバーにクライアントとのコミュニケーションステップを説明する
6.期待を管理し、永続的な関係を築くための接続を構築する
ビジネスではプロフェッショナルに徹する傾向がありますが、クライアントと感情的なつながりを持たないと、より良いコミュニケーションを逃す可能性があります。その代わりに、鍵となるコミュニケーション方法を使って、クライアントとより深くつながりましょう。
クライアントの立場に立つことで、クライアントとの接続を築きましょう。彼らがあなたに何を期待しているかを想像し、彼らの具体的なニーズを満たす結果を提供する。適切な時には、相手の様子をうかがったり、ほのぼのとした時間を持ったりすることで、信頼関係を築きましょう。🤝
感情的接続の鍵は、自己認識を持ち、自分の反応を理解すること。クライアントが辛辣なフィードバックをした場合、自分の声の調子を考え、会話をエスカレートさせそうな表情を調整する。
感情的知性は、不機嫌なクライアントへの対応にも役立ちます。緊迫した状況を和らげ、効率化するクライアントとのコミュニケーションスキルを身につけましょう。 クライアント・マネジメント .
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7.クライアントの時間を考慮し、効率的かつ迅速に対応する。
クライアントとのコミュニケーションは、タイミングがすべてである。初期段階であれば、クライアントはすべてがプラン通りに進んでいることを確認するために、頻繁なアップデートを求めるかもしれない。また、長期的なクライアントや多忙なプロフェッショナルの場合は、更新の頻度を減らすことを望むかもしれない。
クライアントと話し合って、どの程度の頻度でコミュニケーションを取りたいかを決め、最適なコミュニケーション・チャンネルを決めましょう。クライアントによっては、自動化された電子メールよりも、電話のような口頭でのコミュニケーションの方が、より押しつけがましいかもしれません。📧
クライアントとのコミュニケーションに定期的なタスクを設定することで、アウトリーチを整理し、効率的に行うことができます。
クライアントとのコミュニケーションを効率化するもう一つの便利な方法は
/を使うことです。 https://clickup.com/features/tasks ClickUpタスク /%href/
.定期的なタスクを設定し、クライアントへの連絡を送信するタイミングをお知らせします。
ClickUpでは、タスクが完了したら通知をトリガーすることもできます。これにより、クライアントが重要なマイルストーンに到達した際に電子メールを受け取ることができます。
8.CRMでクライアントデータを収集・整理する
連絡先情報が更新されなかったり、簡単な場所に保存されていないために、クライアントとのコミュニケーションがうまくいかないことがよくあります。CRMを使ってワークフローを合理化しましょう。 ClickUpのスプレッドシート のスプレッドシートに、各クライアントの重要な連絡先情報をすべて保存します。
テーブルビューを使用して、クライアントの情報を含むスプレッドシートをクリックアップドキュメントに追加できます。
電話番号、電子メール・アドレス、クライアントの希望する連絡方法を必ず記入してください。このシートを新入社員と共有し、プロジェクトスペースに保存しておけば、必要なメンバーがアクセスできるようになります。
9.クライアントのフィードバックや要望をフォローアップするためのアクションアイテムを自動化する
効果的なクライアントコミュニケーションの基礎を築くだけでは十分ではありません。受け取ったフィードバックを実行に移すための次のステップのプロセスも構築する必要がある。
クライアントからのフィードバックをフォローアップし、新しいソリューションを導入するためのタスクを自動的に作成することで、将来のプランを立てましょう。
ClickUp 自動化でチームのクライアントコミュニケーションプラクティスとワークフローを改善しましょう。
ブレーンストーミングのプロセスが重要な理由です。 ClickUpのマインドマップ は、社員がアイデアを整理し、クライアントの問題に対するソリューションを開発するのに役立ちます。
マインドマップをブレーンストーミングに使用し、アイデアに基づいてワークフローを作成します。関連するチームメンバーにタスクを自動的に割り当て、クライアントに報告するステップを必ず入れてください。👨🏽💻
あなたのプロセスを改善するために役立つクライアントコミュニケーション例
これらのテクニックは簡単そうに見えるが、実際にやってみるとどうなのだろうか。
ここでは、これらの要素を実際に示すクライアントコミュニケーションの例を紹介します。マーケティングエージェンシーの V4カンパニー 中古 クライアント管理ツール クリックアップの顧客管理ツール /%href/ 顧客とのリレーションシップを向上させる。🌱
問題点
V4は、クライアントのオンライン販売を支援するマーケティング会社です。200のオフィスに5,000以上のクライアントを抱え、成功にはコミュニケーションが欠かせません。
しかし、SpotifyやXP Inc.のようなクライアントとのビジネスが成功するにつれ、コミュニケーションに亀裂が入り始めた。
ClickUpで選択したトリガーと条件に基づいて起動するカスタム自動化を作成します。
問題は、連絡漏れだけではありませんでした。同じ情報を何度も送信しなければならず、忙しい仕事に時間とリソースを浪費していたのです。
解決策
そこでV4チームはClickUpを活用しました。
/を活用した。 https://clickup.com/features/automations クリックアップ自動化 /を活用した。
プロジェクトのステータスに応じて、毎週異なるクライアントの更新をトリガーすることで、クライアントとのやり取りをスピードアップし、繁雑な仕事を減らすことができます。
また、次のような共有も決定した。 ガントチャート 毎週WhatsAppを通じて、クライアントのチームには、ガントチャート/%ref.
/を確認できるようにした。 https://clickup.com/ja/blog/46421/undefined/ 成果物 /%href/
が漏れていた場合、進捗をフォローアップする。これは、クライアントがより良い経験をし、より前もって説明責任を果たすことを意味する。
最も重要なタスクをマイルストーンに変換し、プロジェクトの進捗を示すガントチャートを作成します。
V4はまた、次のようなアクセス権を付与できることも気に入っています。 プロジェクトプラン ClickUpでは、クライアントが何を見たり共同作業したりできるかを決めることができる。 透明性の高いプロセス を透明化する。
V4はまた ClickUpのテンプレート を使ってコミュニケーションを合理化し、より効率的なものにした。V4はコミュニケーション・マトリックスを使って最大の利害関係者を特定した。そうすることで、誰にどれくらいの頻度でアップデートを行うべきか、優先順位をつけることができた。
また、コミュニケーションプランのテンプレートを活用し、何十ものクライアントとのコミュニケーションを追跡管理した。これにより、どのクライアントがより頻繁な更新を必要としているかが簡単にわかり、重要なコミュニケーションを逃すことがなくなった。
クリックアップで効果的なクライアントコミュニケーションを構築
悪いニュースを伝えるにしても、プロジェクトの最新情報を共有するにしても、クライアントとのコミュニケーションは成功の鍵です。これらのベストプラクティスでワークフローを効率化し、従業員の効果的なコミュニケーションを支援しましょう。 今すぐClickUpに登録する に登録し、クライアントとのより良いリレーションシップの構築を始めましょう。まずは明確な目標を持ったコミュニケーションプランを作成し、各顧客にどのように最新情報を提供するかを決めましょう。🤩
テンプレートを使って定期的な更新を起草し、自動化を設定し てワークフローをスムーズにする。クライアントの最新情報を更新するタスクを設定し、アドオンを追加する。
/を追加する。 https://clickup.com/blog/feature-custom-fields// を追加します。 カスタムフィールドを追加します。 /%href/
で、必要な情報が表示されるようにします。
ClickUpを使えば、クライアントとのコミュニケーションがこれまで以上に簡単で効果的になります。