A scrum-megbeszélések végső útmutatója

Fontolóra veszi a scrum -megbeszélések folyamatának bevezetését?

De talán nem biztos benne, hogyan lehet a legjobban lebonyolítani egy ilyen találkozót.

A Digital.ai State of Agile Report szerint a technológiai szakemberek 81%-a állítja, hogy szervezete valamilyen formában alkalmazza a scrumot. A Broadcom jelentése pedig azt mutatja, hogy a teljes scrumot alkalmazó csapatok 250%-kal jobb minőségi értékelést kapnak, mint azok a csapatok, amelyek nem végeznek becsléseket, így nyilvánvaló, miért tartozik ez a legnépszerűbb agilis gyakorlatok közé.

Ha tehát Ön is fel akar szállni a scrum-vonatra, mi nem hibáztatjuk. Íme, amit tudnia kell a kezdéshez.

Mik azok a scrum-megbeszélések?

A scrum-megbeszélések a tömör kommunikáció és a gyors stratégiai tervezés révén biztosítják az érdekelt felek, a vezetés és a csapatok összehangolt munkáját – mindezt a projektek előrehaladásának érdekében. Ötféle scrum-megbeszélés létezik:

Észreveszi majd, hogy minden meeting címében is szerepel a célja. A sprint tervezés a sprint tervezéshez való. A retrospektívák pedig retrospektívák.

Ez szándékos.

Mivel a scrum-megbeszélések egyfajta anti-megbeszélések. Nem felzárkózási ülésekről, brainstormingokról vagy a vezérigazgató hosszú előadásairól van szó. Nem jelentik a termékfejlesztési munkád felesleges megszakítását.

Ez a folyamat taktikai jellegű, megfelelő időpontokra ütemezett, és úgy van kialakítva, hogy a csapatok mindig ugyanazon az oldalon álljanak, elkerülve ezzel a kommunikációs zavarokat (mindez annak érdekében, hogy a projektek ne ütközzenek felesleges akadályokba).

UM, MI AZ A SCRUM? A Scrum egy agilis projektmenedzsment keretrendszer, amelynek középpontjában a világos célok, az együttműködés, a felelősségvállalás és a fokozatos értékteremtés áll. A nagy, összetett projekteket kezelhetőbb részekre bontja, és megteremti a csapatok számára a rugalmasságot, amelyre szükségük van, ha a projekt közben változások történnek. A kifejezés a rögbi scrummage-ből származik: olyan játékokból, ahol a csapat tagjai közel állnak egymáshoz, fejüket lehajtva, hogy megszerezzék a labdát.

Kiknek kell részt venniük a scrum-megbeszéléseken?

A legtöbb scrum-megbeszélés a fejlesztőcsapat, a scrum-mester és a termék tulajdonos számára szól, bár vannak kivételek. Például a termék tulajdonos nem feltétlenül vesz részt a retrospektív megbeszéléseken. A scrum-áttekintő megbeszélésen pedig további érdekelt felek is részt vehetnek.

Ideális esetben a teljes scrum csapatnak 10 vagy annál kevesebb tagból kell állnia. Ha a scrum csapata ennél nagyobb, a vezetőség gyakran kisebb csoportokra osztja őket, amelyek egy közös cél érdekében dolgoznak.

Az 5 scrum-megbeszélés, amit ismernie kell

1. Napi scrum-megbeszélések

A korábban említett State of Agile Report szerint az egyik legnépszerűbb scrum-találkozó típus a napi standup, amelyet néha napi scrum-találkozónak is neveznek. Ez egy villámgyors áttekintés a célokról, az előrehaladásról és a lehetséges problémákról. A teremben mindenki képesnek kell lennie három kérdés megválaszolására:

A „standup” kifejezés azért jött létre, mert az ilyen típusú scrum-megbeszéléseknek rövidnek kell lenniük, ezért sok csapat – amennyiben lehetséges – állva tartotta őket, hogy senki ne érezze magát túl kényelmesen. Mivel manapság sok csapat távolról dolgozik, kevésbé valószínű, hogy állva tartjuk a megbeszéléseket, de a cél továbbra is az, hogy a megbeszélések a lehető legrövidebbek legyenek.

2. Sprint tervezés scrum

A sprinttervezési scrum célja annak meghatározása, hogy mit szeretne elérni a következő sprintben, és hogyan fogja azt elérni. Ez a sprinttervezési megbeszélés általában körülbelül egy órát tart a következő sprint minden egyes hetére (pl. ha a sprint két hétig tart, akkor a megbeszélés két óra vagy annál rövidebb).

Ugyanakkor vannak módszerek a megbeszélések lerövidítésére, például a jó előzetes tervezés és a megfelelő sprintkövető eszközök. Az ilyen típusú megbeszélések segítenek a problémákat könnyebben emészthető részekre bontani, ami a ClickUp List View funkcióját olyan sokoldalúvá teszi.

3. Termék-backlog finomítás

A sprint backlog és a finomítási értekezletek között kérje meg scrum csapatát, hogy vizsgálja meg a sprint backlogot, adjon hozzá részleteket, és jegyezze fel a prioritásokat és a függőségeket. A különböző típusú scrum értekezletek közül ez a csapat szervezésétől függ.

Ellenkező esetben, ha nem tartja rendben a sprint backlogot, a termék tulajdonosok és a scrum master nem fog tudni mit használni a következő sprint tervezéséhez.

4. Sprint-áttekintés

Minden sprint végén eljön az idő, amikor a csapatoknak be kell mutatniuk a munkájukat a termék tulajdonosának (és néha más érdekelt feleknek is).

A cél: visszajelzés.

Tekintse ezt a megbeszélést bemutatóként és lehetőségként az érdekelt felek számára, hogy kérdéseket tegyenek fel és visszajelzéseket adjanak. Ezeket a visszajelzéseket aztán felveszik a hátralévő feladatok listájára, hogy a jövőben figyelembe lehessen venni őket.

5. Sprint retrospektíva

A scrum által ajánlott másik sprintzáró megbeszélés a retrospektíva. De ezúttal az érdekelt felek általában nem vannak jelen a teremben.

A csapatok maguk vitatják meg, mi sikerült jól, mi nem, mit tanultak, és hogyan kellene változtatni a következő sprintekben.

Javasoljuk továbbá, hogy nagyobb léptékű projektek végén retrospektívákat tartsanak, amelyekbe minél több résztvevőt vonjanak be. A vezetőség, a marketing és más érdekelt felek is csatlakozhatnak, hogy értékeljék az egyes csapatok hozzájárulását a kommunikációhoz, a koordinációhoz és a GTM-hez.

Nézze meg ezeket a sprint retrospektív sablonokat!

NE HAGYJA KI A RETROSPEKTÍVÁTA kutatások azt mutatják, hogy a csapat teljesítménye akár 20%-kal is javulhat, ha hatékony retrospektívák kerülnek bevezetésre.

A scrum-megbeszélések előnyei

1. Tegye kezelhetőbbé a bonyolult projekteket

A scrum-megbeszélések két dologról szólnak: kommunikációról és stratégiáról. A megbeszélés típusától függetlenül a cél mindig az kell, hogy legyen, hogy mindenki ugyanazon az állásponton legyen a célok, az állapot és a megoldandó problémák tekintetében.

Ez a nyílt kommunikáció tartja a csapatokat folyamatosan előre (magas sebességet tartva) a közös célok felé.

A scrum-megbeszélések által biztosított stratégiai kapcsolódási pontok nélkül a scrum-projektmenedzsment sokkal könnyebben kisiklik. Sőt, ha egy csapat vagy egy csapattag kisiklik anélkül, hogy megbeszélésekkel ellenőriznék a helyzetet, akkor elég messzire kerülhetnek a helyes úttól, ami idő- és pénzpazarláshoz vezet, és torzítja a következő sprinttervezési megbeszélés sebességstatisztikáit.

2. Az eredmények mindig az elsődleges fontosságúak

Ezek a stratégiai érintkezési pontok mindig emlékeztetik a csapatokat arra, hogy mire törekednek. Bármennyire is elmélyülünk egy projekt részleteiben, ez az emlékeztető tart minket a földön és visz előre a kívánt eredmények felé.

3. Magasabb ügyfél-elégedettség

A jobb eredmények, a gyorsabb teljesítés és a boldogabb csapatok végső soron jobb ügyfélélményt és magasabb elégedettségi értékeléseket jelentenek. A következetesség kulcsfontosságú az ügyfelek elégedettségéhez, mivel egyúttal nagyobb bizalmat is épít.

4. Csökkentse a költségeket!

Minden típusú scrum-megbeszélés pénzügyi előnyt jelent a vállalat számára: a retrospektívák idővel növelik a csapatok termelékenységét. A felülvizsgálati megbeszélések segítenek a visszajelzések gyors beépítésében.

A napi standupok biztosítják, hogy a projektek időben és a költségvetésen belül maradjanak (vagy legalábbis értesítsenek minket, ha valami nem úgy alakul, ahogy kellene, hogy minél hamarabb orvosolhassuk a problémát). A sprinttervezési megbeszélés pedig összekapcsolja minden tevékenységünket az üzleti célokkal és a valódi pénzügyi előnyökkel.

5. Maradjon kapcsolatban

Az agilis manifesztum hatodik alapelve szerint a személyes találkozók a legjobb módszerek az információk átadására az agilis csapatoknak. Ezért is olyan fontosak ezek a találkozók az agilis szervezetek számára.

Mivel az alkalmazottak 52%-a állítja, hogy az elmúlt évben valamikor elszakadt a csapattól, itt az ideje visszatérni a jól szervezett, stratégiai scrum-megbeszélésekhez, amelyek segítségével a csapatok mindenben összhangban maradnak, a felhalmozódott munkáktól a sprinteken át a napi feladatokig.

Hogyan lehet hatékony scrum-megbeszélést tartani?

Hogyan biztosíthatja, hogy a scrum-megbeszélések elérjék céljaikat? Íme négy tipp a szakértőktől:

1. Határozza meg az időpontokat, és tartsa be azokat

A scrum-megbeszélések fontosak. Összehangolják a csapatokat abban, hogy mit kell elvégezni, ki mikor és ki mikor. Lehetővé teszik, hogy mindenki rendszeresen kapcsolatba lépjen és együttműködjön. És prioritást adnak a stratégiának.

De ezek még mindig megbeszélések, és még mindig van tennivaló. Ezért tartsa őket elég hosszúnak ahhoz, hogy hatékonyak legyenek, és elég rövidnek ahhoz, hogy fenntartsák a figyelmet.

Más szavakkal: ha azt mondja, hogy az értekezlet egy óra lesz, akkor tartsa be az egy órát, vagy legyen rövidebb.

2. Kezdje az elsődleges prioritással

Ha van egy dolog, amit szeretne, hogy a csapatok magukkal vigyenek a találkozó után, mi az? Bármi is legyen a válasza, ezzel kell kezdenie és ezzel kell befejeznie. Ne hagyja, hogy az információtúlterhelés elnyomja a prioritásait.

MI VAN, HA TÖBB PRIORITÁS IS VAN? Megértjük. A komplex szervezetekben sok feladat verseng a legfontosabb prioritásért. De az igazság az, hogy ha produktív csapatokat szeretne, akkor nem adhat nekik rendezetlen prioritási listákat, és nem várhatja el, hogy minden el legyen végezve. A projektmenedzserek és a vezetők feladata, hogy összeüljenek, és rendezzenek a prioritások között, mielőtt azokat a csapatoknak átadják.

3. Adjon választási lehetőséget a csapatoknak... de ne túl sokat

Szüksége van a csapatra, hogy döntéseket hozzon a scrum-megbeszélés során? Adjon nekik lehetőségeket... de ne túl sokat. A kutatások szerint a túl sok lehetőség megbéníthatja a döntéshozatalt. Ezért a vezetésnek törekednie kell a csapat választási lehetőségeinek szűkítésére, mielőtt nagy döntéseket hozna a megbeszélésre.

4. Használja a megfelelő eszközöket

Scrum táblák, sprint tervezés, Gantt diagramok, nyomonkövető eszközök... A scrum-megbeszélések hatékonyabbak azokkal az eszközökkel, amelyek segítségével valós időben nyomon követheti és megoszthatja az információkat. A Trellótól a ClickUp-ig (természetesen) számos lehetőség áll rendelkezésére, hogy a csapatok egy hullámhosszon legyenek, és az információkat hasznos, vizuálisan érdekes módon mutassa be.

ENGEDJE SZABADON CSAPATAIT, HOGY A MUNKÁRA KONCENTRÁLHASSANAKEgy kiváló eszköz nem csak abban segít, hogy lépést tartson csapata napi munkájával, hanem jelentősen lerövidítheti az értekezletek időtartamát is, így mindenki a feladatra koncentrálhat. Ahogy Alaina Maracotta a Vida Health-től a ClickUp-ról mondja: „Lenyűgöző látni, mennyi időt spóroltunk az értekezleteken, mióta áttértünk a ClickUp-ra. Ami korábban heti három órát vett igénybe az események tervezése és frissítése, most alig több mint egy órát vesz igénybe. A részt vevő csapatoknak így több idejük marad a fontosabb marketingfeladatokra koncentrálni.”

Bevezetés a scrum-megbeszélésekbe

Így megértheti, hogy mik a scrum-megbeszélések, hogyan működnek, és melyek azok a bevált gyakorlatok, amelyeket szem előtt kell tartania...

Ha még nem alkalmazza teljes mértékben a Scrumot, hogyan juthat el odáig?

A válasz – mint a legtöbb nagy változás esetében egy vállalaton belül – általában gondolkodásmód, folyamat és eszközök megváltoztatását igényli.

1. Vonja be a csapatokat

A csapatok teljes körű részvétele nélkül ezek a megbeszélések nem lesznek olyan hatékonyak, mint lehetnének. Ezért van szükség a csapatok támogatására. Magyarázza el a csapatoknak, hogy ez az új struktúra hogyan fogja őket segíteni – lerövidíti a megbeszéléseket, több időt biztosít a kreatív munkára stb.

Minél jobban látják az emberek a végső célt (maguk, csapataik és a vállalkozás számára), annál nagyobb az esélye, hogy teljes mértékben elkötelezik magukat bármilyen változás mellett, beleértve a scrumot is.

2. Végezze el a szükséges folyamatmódosításokat

Vizsgálja meg vállalatának meglévő folyamatait a scrum szemszögéből. Mi kell változni? A csapatoknak frissíteniük kell az előrehaladásukat az Ön eszközeiben a megbeszélés előtt? A vezetésnek új módon kell felkészülnie a megbeszélésekre?

A projektmenedzsereknek és a scrum mesternek tisztázniuk kell a hátralékot a megbeszélés előtt? Minél világosabban és minél hamarabb közli a szükséges folyamatváltozásokat, annál könnyebb lesz az átállás a scrumra.

Ez lehetővé teszi az egész scrum csapat számára, hogy gyorsan haladjon, ami bizonyítja a csapatoknak, hogy az ígéretek (például az idő és a kreativitás felszabadításáról) valóban megállják a helyüket.

3. Válasszon olyan eszközöket, amelyek támogatják Önt

A jelenlegi eszközei támogatják az új munkamódszereit, vagy inkább hátráltatják? Ahelyett, hogy az eszközökkel kezdene, és megpróbálná az új folyamatokat azokhoz igazítani, először gondolja át, mire van szüksége az eszközöktől, hogy támogassák Önt, majd ezeknek a kritériumoknak megfelelően válassza ki a scrum eszközöket.

Tisztában vagyunk azzal, hogy az eszközök cseréje nagy kihívásnak tűnhet, de azt is tudjuk, hogy a megfelelő eszközök nélkül a jó szándékú, agilis gyakorlatok felé történő átállás megakadhat. Ezért rangsorolja igényeit, ne essen bele a már elsüllyedt költségek tévhitébe, és ne ragaszkodjon a régi, már nem hasznos eszközökhöz.

VÁRJON... MI AZ A SUNK COST FALLACY?A sunk cost fallacy azt mondja, hogy az emberek nagyobb valószínűséggel hoznak rossz döntéseket, ha már „sunk cost”-ot fektettek be azokba a döntésekbe. Ezért maradnak az emberek olyan kapcsolatokban, amelyek már nem szolgálják őket („de már két évet fektettem ebbe!”), vagy továbbra is pénzt öntenek olyan projektekbe, amelyek egyértelműen kisiklottak („de már 100 000 dollárt költöttünk erre a funkcióra!”). Ez azt is eredményezheti, hogy továbbra is haszontalan eszközöket használ, mert „már elköltötte a pénzt”. A szakértők szerint a döntéshozatal során figyelmen kívül kell hagyni a már elsüllyesztett költségeket, és a jövőbeli költségekre kell koncentrálni. Több vagy kevesebb költséggel jár holnap, ha eldobja a régi eszközt, és olyanra vált, amely jobban illik az üzleti tevékenységéhez?

Hasznos scrum-megbeszélés sablonok

Egy nemrégiben végzett ügyfél-felmérés szerint a ClickUp sablonjai az általunk kínált három legértékesebb funkció közé tartoznak. Őszintén szólva, ez nem lep meg minket. Egy kiváló sablon használata leveszi a nyomást.

Pontosan tudja, milyen információkra van szüksége és hogyan kell azokat bemutatni – nincs szükség a bevált gyakorlatok mélyreható kutatására. Íme két scrum-sablon, amelyekkel elindíthatja új gyakorlatát:

1. ClickUp scrum-megbeszélés sablon

A ClickUp Scrum Meeting sablonja, amelynek célja a napi standupok egyszerűsítése, segít a csapatoknak arra koncentrálni, hogy mi készült el, mi kell még elvégezni, és milyen potenciális akadályok merülhetnek fel a jövőben.

2. ClickUp Agile Scrum menedzsment sablon

Kiválóan használható sprint tervezési megbeszélésekhez, retrospektívákhoz, backlog-csökkentéshez és egyebekhez. A ClickUp Agile Scrum Management sablonja tartalmaz egy „Hogyan kezdjük el?” dokumentumot is, amely segít a scrum mesternek a megbeszélések testreszabásában. Egyetlen csapattag sem maradhat a sötétben!

Kezdje el a ClickUp használatát

Ha készen áll a kezdésre, mi segítünk Önnek.

Akár kezdő, akár tapasztalt scrum mester, a ClickUp rengeteg sablonnal és agilis funkcióval segíti a scrum meetingek zökkenőmentes lebonyolítását. És az örökre ingyenes csomagunk (ahogyan azt már sejtheti) örökre ingyenes. Próbálja ki még ma!