A csapatok elárasztják az információk. Az átlagos tudásmunkás naponta közel 1200-szor vált alkalmazás között.
Ez azt jelenti, hogy naponta közel 50 percetől 1,8 óráig kell dokumentumokban, csevegésekben és adatbázisokban keresgélni a válaszokat.
Látja a problémát? A kritikus tudás szétszórtan található a rendszerekben, amelyek nem kommunikálnak egymással. A hagyományos keresés nem tudja összekapcsolni a pontokat. Megfelelő szavakat keres, és linkek listáját adja vissza.
Bemutatjuk: a mélykeresés. Megérti a kérdés mögötti szándékot, összekapcsolja a munkájában szereplő kapcsolódó fogalmakat, és világos, hasznosítható válaszokat ad.
Az alábbiakban bemutatjuk, mi is az a mélykeresés, hogyan változtatja meg a csapatok információkeresési módszereit, és hogyan segít abban, hogy kevesebb időt töltsön kereséssel, és többet a munka előrehaladásával.
Mi az a mélykeresés?
A mélykeresés egy AI-alapú vállalati keresési megközelítés, amely fejlett LLM keresőmotorokat és nagy nyelvi modelleket használ a kérdés mögötti jelentés és szándék megértéséhez.
Nem csak a kulcsszavakat illeszti össze egymással. A mesterséges intelligencia segítségével megérti a kontextust, a kapcsolatokat és a fogalmakat. Ezután releváns információkat és kulcsfontosságú betekintéseket gyűjt össze a kapcsolódó adatforrásokból, például nagy dokumentumgyűjteményekből.
Ahhoz, hogy megértsük, miért fontos ez, érdemes összehasonlítani a mélykeresést a hagyományos kulcsszóalapú kereséssel. Íme a kettő közötti különbségek:
| Funkció | Hagyományos kulcsszó keresés | Mesterséges intelligenciával támogatott mélyreható keresés |
| Keresési módszer | Pontos kulcsszavak és kifejezések egyezése | Megérti a keresési szándékot, a kontextust és a szemantikát |
| Eredmények | A kulcsszavak megjelenésének helyét tartalmazó linkek/fájlok listája | Összegyűjti a választ a hivatkozott forrásokkal együtt |
| Kontextus megértése | Alacsony. A kereséseket elkülönítve kezelik. | Magas. Megérti a projektet, a személyt és a beszélgetés kontextusát. |
| A kétértelműség kezelése | Rossz. Az „Apple” lehet gyümölcs vagy vállalat. | Erős. A felhasználói szerepkörből és a legutóbbi tevékenységekből következtet a jelentésre. |
| A lekérdezések összetettsége | A legjobb egyszerű, tényszerű keresésekhez | Kiválóan alkalmas komplex, több részből álló kérdésekre |
| Tanulás | Ugyanazt a lekérdezést ugyanazok az eredmények | Használat és visszajelzések alapján folyamatosan javul |
A kulcsszókeresés akkor működik jól, ha pontosan tudja, mit keres, de a mélykeresés akkor is hatékony, ha nem tudja. Ez a különbség azért van, mert a legtöbb munkahelyi kérdés nem egyértelmű vagy elszigetelt. Ilyen kérdések például:
- „Mi döntés született erről a projektről?”
- „Miért változtattuk meg az ütemtervet?”
- „Mi akadályozza ezt a feladatot?”
- „Megoldotta már valaki ezt a problémát?”
Ezekre a kérdésekre a válaszokhoz kontextus, előzmények és értelmezés szükséges – intelligens keresés. A szemantikai megértés lehetővé teszi a mélyreható keresést, hogy összekapcsolja a kapcsolódó megbeszéléseket, döntéseket és dokumentumokat, még akkor is, ha azok nem pontosan ugyanazokat a szavakat használják.
Ez teszi „mélyrehatóvá”.
Ez a különbség akkor válik világossá, amikor egy valódi munkával kapcsolatos kérdést tesz fel. Tehát, amikor azt kérdezi: „Mi a helyzet az Atlas indításával?”, a mélykeresés nagy nyelvi modelleket használ, hogy megértse:
- Az „Atlas” egy projekt neve, nem pedig egy térképgyűjtemény.
- A „státusz” valószínűleg a jelenlegi fázist, az akadályokat és a következő mérföldkövet jelenti.
- A válasz a feladatok, az idővonalak, a legutóbbi megjegyzések és a célok dokumentumai között található.
Ahelyett, hogy számos eszköz között kellene keresgélnie, a mélykeresés fejlett AI segítségével egyetlen, használható válaszként összekapcsolja ezeket a jeleket.
⚡Sablonarchívum: Ingyenes tudásbázis-sablonok Wordben és ClickUpban
Hogyan működik a mélykeresés?
A mélykeresés megérti, hogyan kapcsolódnak egymáshoz a feladatok, dokumentumok, beszélgetések és döntések. A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy:
Bontsa le a komplex kérdéseket
A legtöbb munkahelyi kérdés többrétegű. Több célt, feltételezést és rejtett következtetést tartalmaznak.
Ha például azt kérdezi: „Összegezze a bétateszt visszajelzéseit és a V2 prioritásait”, a mélykeresés nem tekinti ezt egyetlen keresésnek.
A kérdés alapvető összetevőire bontja a kérdést, majd megtalálja a releváns forrásokat, és fejlett AI segítségével kivonja a legjelentősebb információkat:
- Találja meg az összes releváns visszajelzési dokumentumot, felmérési eredményt és „béta” címkével ellátott megjegyzést.
- Azonosítsa a közös témákat, érzelmeket és javasolt fejlesztéseket
- Hivatkozás a V2 termékfejlesztési tervre és a sprint tervekre
- Összefonja a kettőt egy összefoglalássá, amely tartalmazza „amit hallottunk” és „amit csinálunk”.
Ezzel időt takaríthat meg a kézi kereséssel, még akkor is, ha rendezett dokumentumkezelési munkafolyamatot alkalmaz.
💡 Profi tipp: Legyen pontos a keresési lekérdezéseiben. Ahelyett, hogy „projektfrissítések” kifejezést használna, kérdezze meg: „Milyen akadályokat jelentett a tervezőcsapat a héten?” Minél több kontextust ad meg, annál jobb eredményeket kap.
📮 A csapatok munkáját nem a munka, hanem a végtelen keresés lassítja
A munkavállalók napjuk közel 30%-át különböző eszközökben való kereséssel töltik. Nézze meg, hogyan gyűjti össze a ClickUp BrainGPT vállalati keresője az információkat a feladatokból, dokumentumokból, megjegyzésekből és alkalmazásokból egy helyre, hogy a csapatok gyorsabban tudjanak munkához látni.
Gyűjtse össze a válaszokat a különböző forrásokból
A munkakörnyezet ritkán található egy helyen. Egyetlen döntés is feloszthatja egy dokumentumot, egy feladat megjegyzését, egy értekezlet összefoglalóját és egy csevegésben szereplő nyomonkövetési üzenetet.
A hagyományos keresés minden darabot külön talál meg, és Önnek kell összekapcsolnia a pontokat.
A mélykeresés ezt megteszi Ön helyett. Minden kapcsolódó forrásból lekérdezi a releváns információkat: dokumentumok, feladatok, csevegések, e-mailek, sőt, még a Google Drive-hoz vagy OneDrive-hoz kapcsolódó fájlokból is.
És nem csak felsorolja ezeket a forrásokat. Elolvassa őket, azonosítja a legfontosabb pontokat, és egy egységes, koherens válaszként összefűzi őket, világos nyelven megfogalmazva, az eredeti tartalomra való hivatkozásokkal az ellenőrzés érdekében. Itt láthatja a kapcsolódó munkafolyamatot működés közben. 👇🏼
🔔 Barátos emlékeztető: A mélyreható keresés csak akkor működik jól, ha az adatok is megfelelőek. Az elavult dokumentumok, a duplikátumok és a rendezetlen szervezés rendezetlen eredményeket hoz. A rendszeres tartalomellenőrzés és a megfelelően konfigurált tudásmenedzsment szoftver teszi a keresést hasznossá.
Mire használhatja a mélykeresést?
Az olyan mélyreható keresőeszközök, mint az Enterprise AI Search, akkor működnek a legjobban, ha a kívánt válasz nem egyetlen fájlban található, hanem a csapat munkájának szövetébe szőve.
A mélykeresés néhány felhasználási esete: 👇
1. Új munkavállalók beillesztése
Az új munkakörben töltött első hetek gyakran olyanok, mint egy információs lavina. Nem kell hosszú linklistát adni az új munkatársaknak, és reménykedni, hogy összerakják a képet.
Egyszerű kutatási kérdéseket tehetnek fel.
📌 Példa: Melyek a legjobb gyakorlatok egy ügyfél-kickoff meeting lebonyolításához?
A mélykeresés összefogja a jóváhagyott értekezlet-sablont, kiemeli a legutóbbi sikeres kezdeti példákat, és előtérbe helyezi a korábbi megbeszélések során elhangzott, jól bevált tanácsokat.
🏅 Az eredmény? Az új csapattagok gyorsabban tanulnak, mert valós eredményekből tanulnak, nem pedig elavult mappákból vagy másodkézből származó magyarázatokból.
👀 Tudta? Amikor a tudás elsősorban beszélgetésekben, és nem dokumentációban él, a szervezetek hajlamosak 12–18 havonta megismételni ugyanazokat a döntéseket, ahogy a csapatok változnak.
2. Felkészülés a felülvizsgálatokra
A teljesítményértékelések néha memóriateszté válhatnak. A vezetők hónapok munkáját próbálják rekonstruálni szétszórt jegyzetek, félig emlékezetes sikerek és bármilyen kéznél lévő dokumentáció alapján.
A mélykeresés ezt megváltoztatja. A vezető olyan kérdéseket tehet fel, mint:
- Melyek voltak ennek a személynek a legfontosabb hozzájárulásai az elmúlt negyedévben?
- Mely projekteket vezették vagy oldották meg?
- Milyen visszajelzéseket kaptak a feladatok és megbeszélések során?
A rendszer összefoglalja a feladatokból, megjegyzésekből, projektfrissítésekből és dokumentációból származó jelzéseket, hogy megalapozott összefoglalót nyújtson a hatásokról.
🏅 Eredmény: A vélemények objektívebbek, bizonyítékokon alapulnak és sokkal kevésbé függnek a frissességi torzítástól.
👀 Tudta? Az információkereséssel kapcsolatos tudományos kutatások azt mutatják, hogy az emberek többször is átfogalmazzák ugyanazt a keresési lekérdezést, mert nem tudják, hogyan kell „helyesen” megfogalmazni. Az intenciót értelmező rendszerek csökkentik ezt a oda-vissza mozgást.
3. Projektellenőrzések
Tegyük fel, hogy hat hónappal a termék bevezetése után átfogó jelentést készít. A probléma az, hogy senki sem emlékszik, miért hozták meg a legfontosabb döntéseket.
Ha az ellenőrzések a memóriára támaszkodnak, akkor valószínűleg hiányosságok keletkeznek. A mélyreható keresés pótolja ezeket a hiányosságokat azáltal, hogy rekonstruálja a projekt döntési folyamatát az idővonalak, függőségek és beszélgetések alapján.
Az auditorok és a projektvezetők olyan kérdéseket tehetnek fel, mint:
- Hol változott a hatály, és ki hagyta jóvá?
- Mely függőségek okoztak késedelmet vagy újramunkálást?
- Milyen kockázatokat azonosítottak, de soha nem csökkentették?
A mélyreható keresés a feladatelőzményekből, állapotváltozásokból, megjegyzésekből és kiegészítő dokumentumokból gyűjt bizonyítékokat, hogy megmutassa, hogyan alakult a projekt valójában, és ne csak összefoglalja azt.
🏅 Eredmény: A projektellenőrzések a visszatekintő magyarázatokról olyan, bizonyítékokkal alátámasztott betekintésekre váltanak, amelyeket a csapatok felhasználhatnak a jövőbeli teljesítmény javítására.
💟 Bónusz: Ha más vállalati kereső szoftvereket is meg szeretne ismerni, mi már elvégeztük a kutatómunkát Ön helyett 👇
4. Korábbi döntések és kontextusok keresése
A csapatok gyakran emlékeznek arra, hogy mit döntöttek, de elfelejtik, hogy miért. Amikor a kérdések hónapokkal később újra felmerülnek, a kontextus elvész a találkozók jegyzetében, a megjegyzésekben és a mellékbeszélgetésekben.
A mélyreható keresés segítségével a következő kérdéseket teheti fel:
- Miért választottuk ezt a megközelítést?
- Milyen alternatívákat vitattak meg?
- Ki hagyta jóvá a végső döntést?
Így átfogó képet kaphat a döntéshozatali folyamatról.
🏅 Eredmény: A csapatok és a kutatási elemzők naprakész információk birtokában magabiztosan haladnak előre.
👀 Tudta? A Forrester tanulmánya szerint a munkavállalók a munkahétük akár 30%-át is információkereséssel töltik. A mélyreható keresés közvetlenül megoldja ezt a termelékenységet rontó problémát.
Mélyreható keresés kontra mélyreható kutatás
A mély keresést gyakran összekeverik a mély kutatással.
Természetesen mindkettő mesterséges intelligenciára épül, de nagyon különböző problémákat oldanak meg. A legfontosabb különbségek a következők: 👇
| Aspect | Mélyreható keresés | Mélyreható kutatás |
| Cél | Hívja le az információkat a csatlakoztatott alkalmazásokból és dokumentumokból, és kapjon világos képet a már ismert adatokról. | Fedezze fel egy témát mélyrehatóan, és hozzon létre új ötleteket, stratégiákat vagy terveket az adatok és a külső kontextus alapján. |
| Elsődleges kérdés | „Milyen információink vannak már X-ről?” | „Mit tegyünk X-szel?” vagy „Milyen következményei vannak X-nek?” |
| A felhasználók gondolkodásmódja | Konkrét választ vagy az ismert adatok összefoglalását szeretné | Véleményt szeretne kialakítani, megtervezni a következő lépéseket vagy új megközelítéseket kidolgozni? |
| Példa | „A jelentéseink szerint melyek voltak a három fő okai az elmúlt negyedév ügyfélvesztésének?” | „A piaci trendek és az ügyfélvesztési adataink alapján milyen új ügyfélmegtartási stratégiákat kellene kipróbálnunk a következő negyedévben?” |
| Kimenet | Közvetlen válasz, amely konkrét dokumentumokra, jegyzetekre vagy jelentésekre utal, és pontosan megmutatja, honnan származik az információ. | Írásos összefoglaló, ötletek listája vagy terv, amely a belső adatokat külső kontextussal ötvözi, és javaslatokat tesz a következő lépésekre. |
| Az információk hatóköre | Korlátozva a munkaterületére és a kapcsolódó alkalmazásokra, például a Salesforce-ra. | A belső adatait, valamint szélesebb körű AI-ismereteket és nyilvános információkat használ fel, hogy új lehetőségeket javasoljon. |
| Felhasználási terület | Projektbe való bekapcsolódás Dokumentált folyamatok keresése Bizonyítékok összegyűjtése jelentésekhez Tényeken alapuló kérdések megválaszolása a múltbeli munkákról | Kampányötletek kidolgozása Stratégiai terv szakaszainak megfogalmazása Tesztelésre szánt hipotézisek kidolgozása Új piaci lehetőségek felkutatása |
Röviden: a mélyreható keresés segítségével megkapja azt, amit már tud, így nem pazarolja az idejét a tények keresésére. A mélyreható kutatás segít kitalálni, hogy mit kell tennie a következő lépésben, mind az Ön adatai, mind az online források felhasználásával.
📮 ClickUp Insight: A válaszadók több mint fele naponta három vagy több eszközbe ír be, küzdve az „ alkalmazások elszaporodásával ” és a szétszórt munkafolyamatokkal.
Bár ez produktívnak és elfoglaltnak tűnhet, valójában csak elveszti a kontextust az alkalmazások között, nem is beszélve a gépelésből származó energiafogyasztásról.
A BrainGPT mindent összefog: egyszer mondja el, és frissítései, feladatai és jegyzetei pontosan oda kerülnek, ahová tartoznak a ClickUp-ban. Nincs több váltogatás, nincs több káosz – csak zökkenőmentes, központosított termelékenység.
Hogyan használhatja a mélykeresést a ClickUp-ban?
Most, hogy láttad, mire képes a mélykeresés, a következő kérdés: hogyan használhatod a munkafolyamatodban?
Nem lehet csak úgy be- és kikapcsolni. A legjobban akkor működik, ha része a csapat által már használt eszközöknek. Ahol a projektek, dokumentumok, beszélgetések és célok mind egy helyen találkoznak.
Bemutatjuk: ClickUp, a világ első konvergált AI munkaterülete.
Az AI-alapú keresést a munka minden területére kiterjeszti, így segítségével a munkaterület elhagyása nélkül találhat meg válaszokat és hozhat döntéseket. Az összes munkát egyetlen platformon egyesíti, így kiküszöböli a felesleges munkaterhelést.
Az alábbiakban megmutatjuk, hogyan 👀
Keresés a munka minden területén
A ClickUp vállalati keresője úgy lett kialakítva, hogy mindenre megtalálja a választ, amivel a csapata dolgozik.
A következő területeken keres:
- ClickUp-eszközök és -objektumok, beleértve a feladatokat, dokumentumokat, táblákat, irányítópultokat, csevegést, tereket, mappákat, listákat és mellékleteket.
- Harmadik féltől származó integrációs objektumok, például dokumentumok, webes források, táblázatok, diák, PDF-fájlok és mappák a mindennapi életben használt, csatlakoztatott eszközökből.
Az indexelés a hozzáférés függvénye. Ha a kapcsolatot létrehozó felhasználó láthatja az adatokat a csatlakoztatott eszközben, és azok támogatott objektumtípusok, akkor azok kereshetővé válnak. Ez biztosítja, hogy az eredmények pontosak, a jogosultságokat figyelembe vevők és relevánsak legyenek.
Így könnyíti meg az életét. 😎
Mivel minden munkája már a ClickUp-ban található, az Enterprise Search mélyreható keresést és valós idejű láthatóságot biztosít az egész munkaterületén.
- A ClickUp eszköztáron nyissa meg a ClickUp AI-t.
- A modell Keresés szakaszában válassza a Mélykeresés lehetőséget.
- Írja be komplex, természetes nyelvű kérdését, és nyomja meg az Enter billentyűt.
Ezt követően a következő lépéseket is megteheti 👇
- Másolás: Másolja a szöveget, hogy manuálisan beillessze egy másik helyre. A generált szöveg bármely részét manuálisan is másolhatja.
- Feladat létrehozása: Hozzon létre egy feladatot a válaszból.
- Dokumentum létrehozása: Hozzon létre egy dokumentumot vagy PDF-fájlt a válaszból.
- Próbálja meg újra: Ez a választás kissé eltérő választ eredményez.
- Tetszik vagy nem tetszik: Szavazzon a válaszra, hogy segítsen nekünk javítani a ClickUp AI-t.
Kontextusban gazdag válaszokat kaphat kérdéseire
A ClickUp Brain célja, hogy megszüntesse az AI terjedését azáltal, hogy az intelligenciát közvetlenül a munkafolyamatokba ágyazza.
Ez a kontextusfüggő mesterséges intelligencia megérti a munkáját, az eszközeit, a vállalati adatait és a kontextusát.
Tehát, amikor megkérdezi a BrainGPT-t: „Mi akadályozza ezt a projektet?”, akkor a valódi feladatokhoz, releváns adatokhoz, függőségekhez és tulajdonosokhoz kapcsolódó akadályokat kap választ.
Komplex, több forrásból származó adatok elemzése
A Brain több külső AI-modellt és adatforrást egyesít, koordináló rétegként működve.
Nem kell a ChatGPT, a Claude, a Gemini és a különböző meghajtók között ugrálnia, hogy hozzáférjen a különböző funkciókhoz. A feladatnak megfelelő modellt választja ki, miközben minden választ a munkaterület adataira alapoz.
Keresés hanggal
A gépelés nem mindig a leggyorsabb keresési módszer, különösen akkor, ha az ötletek egy megbeszélés közben vagy a munka áttekintése közben merülnek fel.
A ClickUp Talk to Text funkciójával hanggal végezhet kereséseket és tehet fel kérdéseket, anélkül, hogy megszakítaná a munkamenetét.
Természetesen beszélhet, és a BrainGPT kontextusérzékeny lekérdezéssé alakítja beviteleit, amely feladatok, dokumentumok, beszélgetések és kapcsolódó adatok között keres.
💡 Profi tipp: Ösztönözze a csapatokat, hogy a keresőt közös memóriaként kezeljék. Tanítsa meg nekik, hogyan kell címkéket hozzáadni, címeket frissíteni és gyakran ismételt kérdéseket feltenni, hogy a rendszer folyamatosan fejlődjön. A kereső csak annyira okos, amennyire az emberek, akik táplálják.
🚀 ClickUp előnye: A ClickUp Super Agents egy lépéssel tovább viszi a mélyreható keresést – a válaszok megtalálásától a cselekvésig.
A Super Agents képes:
- Folyamatosan figyelje munkaterületét
- Felismerje a mintákat, kockázatokat vagy hiányzó információkat
- Indítson el több lépésből álló műveleteket a talált eredmények alapján
Példa: A Super Agent figyelemmel kísérheti a leállt projekteket, a hiányzó jóváhagyásokat vagy a megoldatlan akadályokat, majd automatikusan felvetheti őket, vagy előre meghatározott intézkedéseket hozhat.
Nézze meg ezt a videót, hogy többet tudjon meg a Super Agentsről 👇
A mélykeresés legjobb gyakorlata csapatok számára
Az Enterprise AI Search előnyeinek maximális kihasználásához kövesse az alábbi bevált gyakorlatokat ⭐
1. Koncentráljon a megfelelő kérdésekre
A mélykeresés leghatékonyabb nagy munkaterületeken, ahol sok adat található, valamint összetett, több lépésből álló keresések esetén. Ha egyetlen fájlra van szüksége, vagy egyszerű, helyspecifikus kérdése van, akkor a standard AI-parancs vagy a helyszűrő használata gyorsabb lesz.
Ne feledje, hogy a mélyreható keresés akkor működik a legjobban, ha a döntéseket, frissítéseket és eredményeket ott dokumentálják, ahol a munka ténylegesen zajlik. Minél átláthatóbb a nyilvántartási rendszere, annál pontosabbak lesznek a válaszok.
2. Tegyen fel természetes kérdéseket
A keresést úgy fogalmazza meg, mintha egy munkatársától kérdezné, aki ismeri a munkát.
❌ A „Q3 költségvetés” beírása
✅ Próbálja ki: „Mi volt a három oka a marketingcsapat harmadik negyedévi költségvetésének átcsoportosításának?”
Minél több kontextust ad meg, annál jobb lesz a válasz.
3. Kövesse nyomon a visszajelzéseket
Ha a mélykeresés további kérdéseket javasol, használja azokat. Segítenek finomítani a keresést anélkül, hogy elölről kellene kezdeni, így mélyebbre áshat és teljes képet kaphat.
4. Ellenőrizze és cselekedjen
Ellenőrizze a mélykeresés által előhívott forrásokat, hogy megbizonyosodjon azok relevanciájáról és pontosságáról. Ezután tegyen lépéseket az információk alapján: hozzon létre egy feladatot, indítson el egy dokumentumot vagy készítsen jegyzetet.
5. Határozza meg a kizárásokat
Ha van olyan információ, amelyre nincs szüksége, utasítsa a Deep Search-ot, hogy hagyja figyelmen kívül.
📌 Példa: A „Marketing feladatok kizárása” vagy a „2023-tól 2025-ig terjedő forrásadatok” kifejezésekkel releváns keresési eredményeket kap.
6. Említsd meg a kimeneti formátumot
Ha listára, összefoglalóra vagy prioritási sorrendre van szüksége, kérje meg. Ez lehet például: „Sorolja fel a projekt öt legnagyobb kockázatát, súlyosságuk szerint rangsorolva.” Ez időt takarít meg, és megkönnyíti a keresési eredmények alapján történő cselekvést.
7. Hosszú tartalmak összefoglalása
Ha az eredmények között hosszú dokumentumok vagy szálak szerepelnek, kérje meg a ClickUp BrainGPT-t, hogy foglalja össze őket. Ez időt takarít meg, biztosítja, hogy ne maradjon ki egyetlen fontos részlet sem, és segít abban, hogy a munkájára koncentrálhasson, ahelyett, hogy mindent elolvasna.
🔔 Barátságos emlékeztető: Nem mindig van szükség teljes, mélyreható keresésre az egész munkaterületen.
A ClickUp segítségével bárhonnan használhatja az AI-t – közvetlenül egy feladat, dokumentum, megjegyzés vagy tér belsejében –, ha kérdése egy adott munkához kapcsolódik. Ez a helyalapú AI automatikusan a megtekintett elemre korlátozza a kérdést, így a válaszok célzottak és gyorsabbak maradnak.
Használja ezt, ha:
- Egy feladatot vizsgál, és szeretne kontextust kapni annak történetéről vagy akadályairól.
- Egy dokumentumban van, és tisztázásra vagy összefoglalásra van szüksége
- Egy adott projekthez kapcsolódó betekintést szeretne, nem az egész munkaterületet.
A mélykeresés segít a munkaterületek közötti felfedezésben. A helyalapú AI akkor jobb, ha a kontextus már egyértelmű, és csak válaszokra van szükség.
A mélykeresés korlátai, amelyeket figyelembe kell venni
Íme néhány mélyreható keresési korlátozás, amelyet érdemes tudnia:
1. Megfelelő hozzáférési jogosultságok
A ClickUp Enterprise AI Search csak azt látja, amit látni szabad. A privát mappák, terek vagy csatlakoztatott alkalmazások csak akkor jelennek meg, ha hozzáférést biztosít hozzájuk. Ez biztosítja adatai biztonságát, de azt is jelenti, hogy egyes válaszok nem jelennek meg, ha azok korlátozott területeken találhatók.
2. Adatminőség
A mélykeresés csak rendezett fájlokkal és mappákkal működik. Ez azt jelenti, hogy nem tudja olvasni a néma adatokat, vagyis a nem kapcsolódó eszközökben, helyi fájlokban vagy beszélgetésekben található információkat. A cím nélküli feladatok, a homályos dokumentumok vagy a csevegésben elrejtett döntések szintén megnehezítik a mélykeresés számára a pontok összekapcsolását.
3. Emberi ítélőképesség szükséges
A mélykeresés tudásbázis-keresést hajt végre, megmutatja a forrásokat és kapcsolatokat javasol, de nem hoz döntéseket. Ön és csapata továbbra is felelős az eredmények értelmezéséért és azok alapján történő cselekvésért.
4. Lekérdezési hatókör és teljesítmény
A komplex lekérdezések több időt vehetnek igénybe, mivel a mélyreható keresés alaposabban átvizsgálja az adatokat. A márka identitásával kapcsolatos összes információ összefoglalása több időt vesz igénybe, mint egy csapat számára a hét prioritásainak áttekintése. Gyors kereséshez a standard keresés vagy az AI-alapú csevegés lehet a gyorsabb megoldás.
5. Forrásellenőrzés
Az AI néha hihető, de helytelen információkat generálhat. A ClickUp Deep Search csökkenti ezt a kockázatot azzal, hogy a válaszokat a munkaterületén alapozza meg és megjeleníti a forráslinkeket. Mindig ellenőrizze azonban ezeket a forrásokat, hogy megbizonyosodjon az információk pontosságáról.
📚 Olvassa el még: A legjobb mesterséges intelligenciával működő keresőmotorok, amelyekre szüksége van a technológiai eszköztárában
A mélykeresés jövője
A mélykeresés máris megváltoztatja a csapatok információkeresési módszereit, de ez csak a kezdet. Íme, merre tart ez a folyamat:
1. Legyen előrelátóbb és kontextustudatosabb
A mélyreható keresés megérti a szerepét, feladatait, naptárát és a projekt szakaszát. Megtalálja a releváns dokumentumokat, emlékezteti a korábbi döntésekre, és jelzi a potenciális konfliktusokat, mielőtt azok problémává válnának.
2. Automatizálja a válaszok keresését és a jelentéstételt
Egyetlen parancs segítségével automatikusan létrehozhat egy projektismertetőt a korábbi hasonló munkák alapján, vagy hetente állapotjelentést kaphat a feladatok frissítései, a csevegések hangulata és a dokumentumok változásai alapján.
3. Cselekvéseket indítson el, ne csak válaszokat adjon
A mélyreható keresés nemcsak a legrelevánsabb eredményeket jelenítheti meg, hanem cselekvéseket is javasolhat. Például jelzheti a megakadt ügyféljóváhagyást, emlékeztető küldését javasolhatja, módosíthatja az ütemtervet, és egyetlen kattintással értesítheti a csapatot.
4. Személyre szabott tudás minden szerepkörhöz
Ahelyett, hogy egy általános keresősávot használna, a mélykeresés megtanulja az Ön és csapata szokásait, hogy csak az Ön számára fontos információkat nyújtson. Például, ha Ön marketinges, akkor felhívhatja a figyelmet az új kampány teljesítményére vonatkozó adatokra.
5. Kapcsolja össze a munkát a különböző platformok és csapatok között
A mélykeresés több platformon és engedélyezett munkaterületen is működik, így könnyebb megtalálni a megfelelő információkat, függetlenül attól, hogy azok hol találhatók.
Találja meg a munkájában rejtőző válaszokat a ClickUp Deep Search segítségével
Az információk keresése a munkahelyen nem feltétlenül lassítja a munkavégzést.
A termelékenység csökkenése és a döntések késedelme a szilókban rekedt és szétszórt információk melléktermékei.
A ClickUp vállalati keresője megérti a kontextust, a komplex feladatokat és azt, hogy a tudás hogyan áramlik a valódi munkában. Ahelyett, hogy a csapatokat arra kényszerítené, hogy mappákban, csevegésekben és irányítópultokon kutassanak, a feladatokon, dokumentumokon, beszélgetéseken és kapcsolódó eszközökön alapuló válaszokat jeleníti meg.
Ha nem akarja többé átkutatni a munkáját, hanem inkább megkérdezni tőle, amit tudni szeretne, regisztráljon ingyenesen a ClickUp szolgáltatásra. Találja meg a munkájában már rejlő válaszokat.