Találkozók hatékonyságáról szóló felmérésünk szerint a válaszadók 12%-a túlzsúfoltnak tartja a találkozókat, 17% szerint túl hosszúra nyúlnak, 10% pedig úgy véli, hogy többnyire feleslegesek.
És lehet-e hibáztatni őket, amikor a megbeszélések közel 50%-a egy óránál tovább tart?
De muszáj ilyen hosszúnak lenniük? Nem lehetne ezeket a hosszú és gyakran eredménytelen értekezleteket gyors, célzott „értekezletekkel”, „SyncUpokkal” helyettesíteni?
A rövid válasz: Igen, meg tudjuk csinálni.
A hosszú válasz, vagy a módszer? Erről szól ez a blogbejegyzés!
Az alábbiakban bemutatjuk, hogyan cserélheti le a Zoom összes résztvevőjének bejelentkezését a ClickUp SyncUp-ra.
A hagyományos teljes létszámú értekezletek problémája
Mielőtt az összes munkatárs részvételével zajló értekezletek helyettesítéséről beszélnénk, nézzük meg, miért nem biztosítják a Zoom értekezletek többé a csapatok közötti következetes összehangoltságot.
Ütemezési gondok és időzóna-konfliktusok
A Microsoft Work Trend felmérése szerint a globális időzónákban dolgozó alkalmazottak körében a 20 óra utánra tervezett értekezletek száma évről évre 16%-kal nőtt.
Míg a munkahelyi együttműködés könnyebbé vált, mint valaha, a különböző időzónákban zajló Zoom-találkozók kezelése exponenciálisan nehezebbé vált. A csapatod valamelyik tagja mindig feláldozza a munkaidejét, hogy részt vehessen az összes munkatárs részvételével zajló találkozókon.
Passzív részvétel
A munkavállalók közel 67%-a figyelmetlen a virtuális értekezletek során. Vagy a telefonjukon e-maileket ellenőriznek, SMS-eket írnak, álmodoznak, interneteznek, vagy háztartási teendőket végeznek.
A legtöbb teljes létszámú értekezlet messze nem interaktív, hanem a leghangosabbak dominálják. Egy kis csoport beszél, néhányan reagálnak, a többiek pedig hallgatnak.
Korlátozott láthatóság a találkozó után
Melyek a legkevésbé produktív értekezletek közötti hasonlóságok?
- Nincs szükség a találkozó után jegyzetek, összefoglalók vagy teendők megosztására.
- A megbeszélésről hiányoznak fontos résztvevők, és ennek eredményeként a döntések megakadnak.
- Nincs előre megadott napirend vagy előzetesen elolvasandó anyag.
A Calendly szerint ezek mind a belső, mind a külső értekezleteken következetesek.
Más szavakkal, egy Zoom-megbeszélés után valakinek manuálisan be kell írnia a teendőket, kiosztania a felelősségeket, meghatároznia a határidőket és hozzáadnia a kontextust a projektmenedzsment eszközhöz.
Ez a másolás-beillesztés és kontextusváltás azt eredményezi, amit mi „munka-szétszóródásnak” nevezünk, amikor az ötletek, a teendők és a nyomon követendő feladatok különböző eszközök között vannak szétszórva – és ez végül a csapatoknak több mint négy órába kerül alkalmazottanként hetente!
📮 ClickUp Insight: A találkozók hatékonyságáról készült felmérésünk eredményei szerint a csapatok 42%-a használ rögzített videókat (21%) vagy projektmenedzsment eszközöket (21%) az aszinkron munkához.
De ezek az eszközök gyakran további eszközöket, külön előfizetéseket, bejelentkezéseket és tanulási folyamatokat igényelnek.
A mindenre kiterjedő munkaalkalmazásként a ClickUp megkönnyíti az aszinkron kommunikációt. Videoklipek, hangüzenetek, projektmunkafolyamatok, közös dokumentumok és beépített AI jegyzetelő – mindez egyetlen munkaterületen belül elérhető.
Miért kezelne több előfizetést és szétszórt információkat, amikor egyetlen megoldás racionalizálhatja az egész munkafolyamatot?
💫 Valós eredmények: A ClickUp értekezletkezelési funkcióit használó csapatok a felesleges beszélgetések és értekezletek számának 50%-os csökkenéséről számolnak be!
Elszalasztott összehangolási lehetőségek
Nem mindenki tud élőben részt venni. És még ha részt is vesznek, nem mindenki érzi magát kényelmesen, ha megszólal.
A legfontosabb frissítéseket egyszer, egy adott időpontban osztják meg. Aki lemarad a megbeszélésről, az másodlagos összefoglalókra vagy hiányos felvételekre támaszkodik. A kérdések később magáncsevegésekben, mellékes szálakban vagy utólagos telefonhívásokban merülnek fel.
Egyirányú frissítések
A legtöbb teljes létszámú távoli értekezlet közvetítésként működik. A vezetőség megosztja a negyedéves eredményeket, termékbejelentéseket vagy irányelvváltozásokat, míg mindenki más hallgat.
Ez a formátum arra kényszeríti az embereket, hogy abbahagyják a mély munkát, és olyan információkat vegyenek át, amelyeket aszinkron módon is áttekinthettek volna. Egy diavetítés, egy rögzített frissítés vagy egy rövid írásos összefoglaló ugyanazt az üzenetet közvetítené, anélkül, hogy megzavarná a napot.
Ez az elpazarolt idő nem tartalmazza a kontextusváltás árát. Kutatások szerint akár 23 perc is eltelhet, mire újra összpontosítani tudsz egy feladatra, miután kivontak a mély munkából.
👀 Tudta? A látszólag ártalmatlan Zoom-értekezletek öt különböző típusú értekezlet-fáradtságot okoznak: általános, vizuális, szociális, motivációs és érzelmi. A Stanford kutatói által kifejlesztett Zoom Exhaustion & Fatigue Scale (ZEF Scale) tudományosan méri ezt a jelenséget.
Mi a megoldás a Zoom-fáradtságra?
Az alábbiakban bemutatjuk, hogyan lehet aszinkron módon lebonyolítani az összes munkatárs bejelentkezését.
Mi az a ClickUp SyncUp és miért működik az összes munkatárs számára?
A ClickUp SyncUp egy mesterséges intelligenciával működő értekezlet- és együttműködési eszköz, amely lehetővé teszi, hogy azonnali hang- és videohívásokat kezdeményezzen a csapatával a ClickUp munkaterületén belül.
Indítson egyéni és csoportos hívásokat a csapatával, hogy gyorsan megoldja a kérdéseket és az akadályokat.
A SyncUpok a ClickUp Chat részét képezik, és minden csomagban elérhetők, beleértve az ingyenes csomagot is. Bármely ClickUp Chat DM-ből vagy csatornából elindíthat egy SyncUp-ot. Emellett rögzítheti a beszélgetést, és leírhatja azt a ClickUp AI Notetaker segítségével.
Minden felvétel a vonatkozó csevegéshez, ClickUp feladathoz vagy projekthez kapcsolódik. A megbeszéléseket nyomon követhető eredményekké alakíthatja, így azok nem vesznek el és nem merülnek feledésbe.
Így segít ez a tisztább kommunikációban az összes munkatárs részvételével zajló értekezleteken:
Integrált kontextus
A SyncUp legnagyobb előnye, hogy integrálható a tényleges munkájába. Indíthat SyncUp-ot egy adott csevegőcsatornán vagy közvetlen üzenetben, és így a beszélgetések mindig egy helyen maradnak.
A SyncUp hívás során fájlokat és referencia dokumentumokat is megoszthat, valamint a beszélgetéshez kapcsolódó konkrét feladatokat is csatolhat.
📌 Példa: Az IT-csapat új kétfaktoros hitelesítési követelményeket vezet be. Az összes munkatárs részvételével zajló SyncUp-hívás során bemutatják a beállítási folyamatot a képernyőjük megosztásával és a munkatársak által gyakran tapasztalt problémák áttekintésével.
A hívás után a SyncUp felvétel linkje hozzáadódik az IT biztonsági feladathoz, és közvetlenül beágyazódik a ClickUp Doc-ba, amely hivatalos bevezetési útmutatóként szolgál. A Doc tartalmazza a lépésről lépésre szóló utasításokat, képernyőképeket és a gyakran ismételt kérdéseket, mindezt egy helyen.
A frissítések beérkezésekor a dokumentumot módosítják, ahelyett, hogy új beszélgetéseket kezdenének. Az alkalmazottak pontosan tudják, hol találják a legfrissebb útmutatásokat. Az IT-csapat elkerüli az ismételt kérdéseket és a követő megbeszéléseket. Az eredmény egy egységes, önkiszolgáló információforrás, amely kapcsolatban áll a bevezetés mögötti munkával.
Még azok a csapattagok is, akik nem vettek részt a híváson, megnézhetik a felvételt, és előhívhatják a vezetőség által hivatkozott dokumentumot.
📮 ClickUp Insight: A tudásmunkások naponta átlagosan 25 üzenetet küldenek, információkat és kontextust keresve. Ez azt jelenti, hogy jelentős időt pazarolnak az e-mailek és csevegések között a fragmentált beszélgetések görgetésével, keresésével és megfejtésével. 😱
Bárcsak lenne egy intelligens platformja, amely egy helyen összekapcsolja a feladatkezelést, a projekteket, a csevegést és az e-maileket (plusz AI-t!). De van: próbálja ki a ClickUp-ot!
AI-alapú összefoglalók és átiratok
A SyncUp legjobb tulajdonsága, hogy mindenki ugyanazt a SyncUp-ot láthatja anélkül, hogy egyszerre kellene online lennie.
A résztvevők átnézhetik a felvételt, a leiratot vagy az összefoglalót, hogy megértsék a kontextust.
Minden, beleértve a frissítéseket, az előrehaladást és az akadályokat, elérhető a ClickUp Feladatok, Dokumentumok és Csevegés menüpontokban.
⭐ Bónusz: A ClickUp Enterprise AI Search segítségével másodpercek alatt lekérdezhet információkat a ClickUp munkaterületén található jegyzetekből, és mindezt természetes nyelvű parancsokkal.
Például, ha egy héten át nem voltál a munkahelyeden, akkor egyszerűen megkérheted az AI asszisztenst, hogy hozza elő a múlt heti SyncUp-ból a megbeszélések részleteit és a teendőket.
A feladatokhoz kapcsolódó natív cselekvési elemek
A Zoom alkalmazásban a hívás befejeztével a felelősségre vonhatóság is megszűnik. A ClickUp SyncUps segítségével azonban a megbeszélések gyorsan összekapcsolhatók nyomon követhető feladatokkal, mivel minden ugyanazon a munkaterületen található.
Például, ha egy értekezlet összefoglalója tartalmaz egy teendőt, akkor megkérheti a ClickUp Brain-t, a ClickUp natív AI asszisztensét, hogy hozzon létre egy releváns feladatot a Workspace kontextus felhasználásával.
👀 Tudta? Az egymást követő videotalálkozók kumulatív stresszt okozhatnak az agyában. A Microsoft idegtudományi laboratóriumának EEG-technológiával végzett kutatása szerint a találkozók közötti mindössze 10 perces szünetek visszaállítják a stresszszintet az alapszintre. A hagyományos, mindenki részvételével zajló találkozók megfosztják a csapatát ezektől a fontos mentális regenerálódási időszakoktól.
Aszinkron videófrissítések létrehozása a ClickUp SyncUps segítségével
Nem minden frissítéshez szükséges, hogy a vállalat minden alkalmazottja részt vegyen a megbeszélésen.
📌 Példa: Ahelyett, hogy ismétlődő tervezési megbeszélést szervezne, a tervezési vezető egy rövid SyncUp videót rögzít közvetlenül a Tervezőcsapat csevegőcsatornáján.
Mi történik:
- A tervező egy 4 perces SyncUp-ot rögzít, amely végigvezeti a frissített Figma képernyőket.
- Elmagyarázzák, mi változott, miért változott és hol van szükség visszajelzésre.
- A SyncUp a releváns tervezési feladathoz kapcsolódó, mindenki számára elérhető csevegőcsatornában kerül közzétételre.
Hogyan reagál a csapat:
- A projektmenedzserek és a mérnökök aszinkron módon nézik meg a videót.
- A visszajelzések a videóhoz kapcsolódó szálakban jelennek meg.
- A konkrét visszajelzéseket olyan követési feladatokká alakítjuk, mint „Üres állapot frissítése” vagy „Alternatív CTA szín keresése”.
- A videók, megjegyzések és feladatok együtt vannak, így semmi nem veszik el a kontextusból.
Miért működik ez a tervezőcsapatoknál:
- A tervezőknek nem kell többször is elismételniük ugyanazt a bemutatót.
- Az időzónák már nem akadályozzák az együttműködést
- A döntések és a tervezési indokok automatikusan dokumentálásra kerülnek.
A szervezet bármely tagja megnyithatja a felvételt, hogy megtekintse a leiratot vagy összefoglalót készítsen. Akár közvetlenül a csevegési szálba is feltehetik kérdéseiket.
Állandó elkötelezettség
Mit tesznek az alkalmazottak, ha aggályaik vannak a rögzített SyncUp-ok megtekintése közben?
Időbélyeggel ellátott megjegyzéseket hagyhatnak a videón, és hozzárendelhetik azokat ahhoz a személyhez, aki konkrétan megoldhatja az adott kérdést. Ezek a megjegyzések mindenki számára láthatóak maradnak a Clips Activity oldalon.
Ennek ellenére az összes rögzített SyncUp a Clips Hubban marad ClickUp Clips néven.
Így segít a Clips az aszinkron kommunikáció előmozdításában:
👀 Tudta? A megbeszélések 66%-a akkor válik eredménytelenné, amikor a munkatársak abbahagyják az ötletek megosztását. Ehhez nem kell sok: ha egyszer elutasít valakinek a javaslatát egy teljes létszámú megbeszélésen, az illető a következő öt alkalommal már nem fog megszólalni. Ez az egyetlen elutasítás hullámhatást vált ki, és az összes megbeszélés eredménytelenné válik.
📚 További információ: A munkavállalók elkötelezettségét növelő tevékenységek
Hogyan lehet aszinkron összes résztvevőt érintő bejelentkezéseket szervezni a ClickUp SyncUp segítségével?
Így használhatja a ClickUp SyncUp alkalmazást a vállalat egészét érintő frissítések megosztására anélkül, hogy mindenkinek kötelező lenne részt vennie az összes munkatárs részvételével zajló értekezleteken.
1. lépés: Határozzon meg egyértelmű irányelveket az összes munkatárs közötti kommunikációra vonatkozóan
Az aszinkron kommunikáció sikeressége érdekében állítson fel egyértelmű kommunikációs irányelveket.
Hozzon létre egy strukturált ClickUp Doc dokumentumot, amelyben egyértelmű kommunikációs irányelveket határoz meg. Tisztázza:
- Mely típusú értekezletek kötelezőek és élő részvételt igényelnek, és melyek opcionálisak (a felvételt később meg lehet nézni)?
- Mennyivel előre kell megtervezni a globális csapatok számára a teljes csapatot érintő SyncUp-okat?
- A munkavállalóknak munkaidőn kívül is részt kell venniük az élő hívásokon, vagy elegendő a felvétel megtekintése?
- Hogyan kell a csapat tagjainak visszaigazolniuk, hogy látták az üzenetet vagy a frissítést?
- Milyen gyorsan kell reagálni az összes résztvevő SyncUp-felvételére vonatkozó megjegyzésekre?
- Hol találhatók az összes archivált tartalmak, és hogyan lehet keresni a korábbi frissítéseket?
- Válaszadási határidők az üzenetekre (magas prioritásúak 4 órán belül, standard frissítések 24 órán belül)
Miután ezt dokumentálta, térképezze fel, mely kommunikációs stratégiák (Clips, SyncUp, csevegőüzenetek) illeszkednek a különböző helyzetekhez. Íme egy keretrendszer:
| Frissítés típusa | Formátum | Hogyan működik ez? |
| Negyedéves eredmények, stratégiai irányváltások | Klipek és dokumentumok | Időt ad az embereknek, hogy elemezzék a számokat és átgondolják a következményeket, mielőtt kérdéseket tennének fel. |
| Termékbemutatók, funkciók áttekintése | Klipek képernyőmegosztással | A csapatok szünetet tarthatnak, komplex lépéseket ismételhetnek meg, és a megvalósítás során pontosan hivatkozhatnak a munkafolyamatra. |
| Szervezeti átszervezés, vezetői változások | Live SyncUp (rövid) + követő klip | A valós idejű kérdések és válaszok azonnal megoldják az aggályokat, a Clip pedig állandó referenciaforrást biztosít azok számára, akik lemaradtak róla. |
| Heti sikerek és mérföldkövek | Csevegőüzenet vagy élő SyncUp | A csapat felépítésétől és preferenciáitól függően – a gyors aszinkron frissítések elosztott csapatoknál működnek, az élő ünneplések pedig szoros kötelékű csoportoknál. |
| Sürgős szabályzatváltozások | Opcionális összes résztvevő SyncUp felvételekkel | Az időérzékeny döntések azonnali tisztázást és összehangolást igényelnek a szervezet egészében. |
⚡ Sablonarchívum: Ingyenes projektkommunikációs terv sablonok: Excel, Word és ClickUp
2. lépés: Ossza meg a napirendet a megbeszélés előtt
Legalább 48-72 órával előre ossza meg a csapat tagjaival az egyértelmű értekezlet napirendet e-mailben és csevegőcsatornákon keresztül.
A napirendjében szerepelnie kell a következőnek:
- Miről fog szó lenni az összes munkatárs részvételével zajló értekezleten, és miért most kerül rá sor?
- Csatoljon ClickUp Docs dokumentumokat vagy jelentéseket, amelyeket a csapat tagjainak át kell tekinteniük a megbeszélés előtt.
- Az egyes szakaszok időbeli lebontása, hogy az emberek tudják, mikor van szükség a hozzájárulásukra.
- Előre benyújtott kérdések, amelyekre a munkavállalók választ szeretnének kapni – különösen hasznos azok számára, akik nem tudnak valós időben részt venni, de szeretnék, ha aggályaikat a felvételben megválaszolnák.
- A meghozandó legfontosabb döntések és azok felelősei
- A megbeszélés várható eredményei
⭐ Bónusz: Ne veszítse el remek ötleteit a post-it cetlik és hangfelvételek miatt. Diktálja meg a találkozó napirendjét a ClickUp Talk to Text segítségével, és azonnal leírhatja és formázhatja azt a ClickUp Doc-ban.
3. lépés: Indítsa el és rögzítse a SyncUp-ot
Indítsa el a SyncUp-ot közvetlenül innen:
- Csatorna
- DM
- Megtekintések egy olyan helyen, amelyhez csevegőcsatorna tartozik
A munkamenet rögzítéséhez kattintson a felvétel ikonra.
A résztvevőket a SyncUp link megosztásával vagy meghívással adhatja hozzá.
✏️ Megjegyzés: Ha 200 főnél több résztvevővel tart teljes létszámú megbeszélést, érdemes a ClickUp Zoom integrációt használni a Zoom-megbeszélés ütemezéséhez.
Csak írja be a /Zoom parancsot a ClickUp Chat csatornába, és a rendszer létrehoz egy értekezlet linket, amely integrálódik a munkaterületével.
⚡ Sablonarchívum: Ingyenes projektmenedzsment sablonok minden típusú projekthez
4. lépés: Összegezze az eredményeket a ClickUp Brain segítségével
Miután rögzítette a SyncUp-ot, nyissa meg a Clips Hub-ban, és kattintson az Összefoglalás gombra, hogy a ClickUp Brain vagy a BrainGPT összefoglalja a megbeszélést.
Használja a ClickUp Brain szolgáltatást a következőkre:
- Összegezze a SyncUp legfontosabb bejelentéseit, döntéseit és frissítéseit.
- Válassza ki a teendőket, és alakítsa át őket feladatokká, megjelölve a felelősöket és a határidőket.
- Jelölje ki a hívás során említett kockázatokat, függőségeket vagy nyomon követendő feladatokat.
- Készítsen egy rövid összefoglalót „amit tudni kell” azok számára, akik nem tudtak részt venni.
💡 Profi tipp: Használja a Super Agents-et, a ClickUp mesterséges intelligenciával működő csapattársait, hogy időt takarítson meg, növelje a termelékenységet, és intelligens, emberhez hasonló interakciókkal alkalmazkodjon a munkaterületéhez.
A szuper ügynökök kiválóan teljesítenek az alábbiakhoz hasonló értekezlet-kezelési munkafolyamatokban:
- Kreatív briefek: Kreatív briefek megfogalmazása egy feladat vagy csevegés kontextusában, beleértve a beérkező anyagok egységesítését és a jóváhagyások felgyorsítását célzó, megvalósítható fejlesztéseket.
- Funkciók rövid leírása: A funkciók iránti igényeket strukturált rövid leírásokká alakítja, lehetővé téve az agilis csapatok számára a hatókör összehangolását, az idő hatékony becslését és az újramunka csökkentését.
- Követő e-mailek: Az AI Notetaker értekezletjegyzetekből tömör, ügyfélnek kész követő e-maileket készít, amelyekben rögzíti a döntéseket, a felelősöket és a határidőket a következő lépések egyértelművé tétele érdekében.
Nézze meg további hasonló értekezlet-ügynököket a csapatához:
Az összes munkatárs ClickUp SyncUp-ra való áthelyezésének előnyei
Íme, miért a ClickUp SyncUp a legjobb alternatíva a Zoomhoz:
- Nincs alkalmazásváltás: integrálja a munkát és a kommunikációt egyetlen eszközbe, így alkalmazásváltás nélkül indíthat teljesen kontextusfüggő értekezleteket. Amikor a csapatok elmerülnek az AI Sprawl-ban, ez jelentős időmegtakarítást jelent.
- Beépített felelősségvállalás: Kérje meg a Brain-t, hogy hozzon létre és osszon ki feladatokat a SyncUp megbeszélések alapján, így minden beszélgetésből megvalósítható tanulságok születnek. Tegye az összes munkatárs részvételével zajló megbeszéléseit produktív és nem ismétlődő vitákká.
- Konvergens AI munkaterület: Csatlakoztassa az eszközöket, fájlokat és munkafolyamatokat egy egységes platformon a ClickUp segítségével. Az összes vállalati tudás egy helyen található, indexelve és könnyen kereshető.
- Költséghatékonyság: A SyncUp mobil eszközökről is elérhető, és még az ingyenes csomagokban is rendelkezésre áll, így a legkisebb csapatok is extra költségek nélkül tarthatnak virtuális értekezleteket.
- Munkafolyamat-automatizálás: Takarítsa meg a kézi oda-vissza levelezést és a következetlen értekezletjegyzeteket.
- Aszinkron első megközelítés: Gyorsítsa fel az aszinkron kommunikációt audio-/videoklipekkel, automatikus átiratokkal, AI által generált összefoglalásokkal és időbélyeggel ellátott megjegyzésekkel kérdésekhez vagy visszajelzésekhez.
⚡ Sablonarchívum: Szervezeti ábra sablonok PPT, Word és ClickUp formátumban
👀 Tudta? A kamerába bólintó emberek nem feltétlenül egyetértenek, gyakran csak alkalmazkodnak. Kutatások szerint az emberek a kamerájuk bekapcsolt állapotában a szakmai online értekezleteken a többség véleményéhez igazodnak. Úgy tűnik, hogy a Zoom-fáradtság jelentősen fokozódik, ha az alkalmazottak kénytelenek bekapcsolva tartani a kamerájukat.
Aszinkron összes munkatárs bejelentkezésének valós használati esetei
Az aszinkron kommunikáció praktikus, és a világ vezető vállalatai aszinkron megközelítéseket alkalmaznak a vállalat egészét érintő frissítések közzétételére:
GitLab
A GitLab kézikönyv-elsőbbségű, alapértelmezés szerint aszinkron kommunikációs modelljéről ismert, amely egyértelmű útmutatást ad a vállalat egészére vonatkozó információk megosztásának és felhasználásának módjáról. A legfontosabb alapelvek a következők:
- Dokumentáció a megbeszélés előttA vállalati frissítéseket, döntéseket és folyamatokat a GitLab kézikönyvben rögzítik, így mindenki aszinkron módon hozzáférhet ugyanahhoz a megbízható forráshoz.
- Aszinkron kommunikáció élő értekezletek helyettA frissítések úgy vannak kialakítva, hogy időzónákon átívelően felhasználhatók legyenek, így lehetőség szerint csökkentve a valós idejű értekezletektől való függőséget.
- Felvett és írásos frissítések a széles körű láthatóság érdekébenA fontos értekezleteket vagy bejelentéseket gyakran felveszik és/vagy írásban összefoglalják, hogy a csapat tagjai a saját ütemtervük szerint tudjanak felzárkózni.
- Egyértelmű elvárások a megbeszélésekkel kapcsolatbanMinden megbeszéléshez előzetesen meg kell osztani a napirendet („nincs napirend, nincs résztvevő”), gyakran élő dokumentumot használva, hogy az emberek aszinkron módon hozzájárulhassanak, vagy teljesen kihagyhassák a megbeszélést, ha nincs rá szükség.
- Az eszközök támogatják a átláthatóságot, nem pedig a szilókatA munkával kapcsolatos frissítéseket, a tervezést és a kapacitással kapcsolatos megbeszéléseket általában dokumentált problémák, oldalak vagy projektek formájában követik nyomon, nem pedig magánbeszélgetések vagy dokumentálatlan táblázatok formájában.
Zapier
A Zapier egy teljesen távoli, elosztott vállalat, amelynek régóta meglévő kultúrája az aszinkron kommunikáció, amelynek célja a különböző időzónákban dolgozó csapatok támogatása. Kommunikációs gyakorlatuk a következőket tartalmazza:
- Hangsúlyozza az aszinkron együttműködést a élő értekezletek ütemezését megelőzően, így a megbeszélések és az előkészítő munkák időben befejeződnek.
- Használjon olyan eszközöket, mint az Async (belső blogszerű platformjuk) és a Slack, hogy megoszthassa a frissítéseket, a kontextust és a vállalati információkat, amelyeket a csapatok saját idejükben elolvashatnak és megválaszolhatnak.
- Ösztönözze az aszinkron előkészítést (beleértve a képernyőfelvételeket vagy a rögzített bemutatókat), hogy csökkentsék a felesleges élő értekezletek számát; az élő üléseket akkor használják, amikor a valós idejű interakció az aszinkron megoldásoknál nagyobb értéket képvisel.
- 100%-ban elosztott, távoli munkaerőként működünk, ami alapvetően meghatározza a kommunikáció és a vállalati szintű frissítések átadásának módját.
📚 További információk: A legjobb OKR szoftver csapatok számára
A legjobb gyakorlatok az aszinkron vállalati szintű bejelentkezésekhez
Az aszinkron kommunikáció megszabadítja csapatát attól, hogy állandóan online legyen.
Ennek fényében a bevált gyakorlatokat egy ellenőrzőlistává alakítottuk – ezt használja, amikor aszinkron módon osztja meg a vállalat egészét érintő frissítéseket:
🤝 Határozzon meg egyértelmű elvárásokat
- Határozza meg, melyik teljes létszámú értekezleten kötelező a személyes részvétel, és melyiket lehet később megnézni.
- Állítson be válaszadási határidőket (pl. sürgős frissítések 4 órán belül, standard frissítések 24 órán belül).
- Tisztázza, hogyan kell a munkavállalóknak reagálniuk a frissítésekre (hozzászólás, reakció, feladat elvégzése).
🧠 Központosítsa a vállalat egészét érintő frissítéseket
- Használjon egy dedikált, vállalati szintű ClickUp Chat csatornát.
- Tárolja a napirendeket, felvételeket, klipeket, összefoglalókat és nyomon követéseket egy helyen.
- Kerülje el a frissítések szétszóródását az e-mailek, a Slack és a DM-ek között.
📆 Ismétlődő frissítések szabványosítása
- Készítsen ClickUp Doc sablonokat a negyedéves és havi teljes létszámú értekezletekhez.
- Használjon rögzített szakaszokat a mutatók, prioritások, kockázatok és kérdések és válaszok számára.
- Csökkentse az előkészítési időt, és segítsen az alkalmazottaknak, hogy mindig tudják, mire számíthatnak.
💬 Illessze a formátumot az üzenethez
- Klipek termékbemutatókhoz és útmutatókhoz
- Csevegési szálak a gyors eredmények és bejelentések érdekében
- SyncUps stratégiai frissítésekhez vagy érzékeny megbeszélésekhez
✅ Automatizálja a nyomon követést
- Hozzon létre emlékeztetőket a felvételek megtekintésére vagy a szálakra való válaszadásra.
- A megoldott feladatok automatikus archiválása
Tegye az összes munkatárs bejelentkezését valóban inkluzívvá a ClickUp SyncUps segítségével
A hagyományos, mindenki számára kötelező értekezletek eleve kizárnak bizonyos embereket. Aki nem tud időt szakítani rá, az lemarad.
A távmunka és a földrajzilag elszórt csapatok miatt az aszinkron kommunikáció ugyanolyan fontos lett.
A vállalatok akkor virágoznak, ha a szinkron beszélgetéseket és az aszinkron munkafolyamatokat egyensúlyba hozzák, az egyes helyzetekhez igazítva.
A ClickUp SyncUps segítségével a legjobbakat kaphatja mindkét világból. Készen áll arra, hogy az összes Zoom-értekezletet SyncUps-ra cserélje? Regisztráljon ingyenesen a ClickUp-on, és kezdje el!