Ki gondolta volna tíz évvel ezelőtt, hogy egy szoftver képes lesz kézzel írt számlákat olvasni, beszállítói adatokat kivonni, megrendeléseket összevetni és kifizetéseket jóváhagyni emberi beavatkozás nélkül?
És mégis itt vagyunk.
A pénzügyi csapatok több ezer órát takarítanak meg azáltal, hogy automatizálják a munkafolyamatokat, amelyek korábban egész részlegeket foglalkoztattak. A CFO magazin felmérése szerint az amerikai vállalkozások körülbelül 36%-a jelentette, hogy az automatizálásnak köszönhetően hetente közel 10 órát, vagyis évente több mint 500 órát takarít meg.
Mi változott? Az AI könnyű hozzáférhetősége és integrálása a hagyományos szabályalapú automatizálási rendszerekkel. Ez az integráció olyan lehetőségeket nyitott meg, amelyek minden üzleti funkcióra kiterjednek.
A kérdések a „Automatizáljuk-e az üzleti folyamatokat?”-ról a „Hogyan automatizáljuk a folyamatokat AI segítségével, hogy kiváló működést érjünk el?”-re változtak.
Ha üzleti folyamatait mesterséges intelligenciával szeretné automatizálni, akkor ez az útmutató Önnek készült.
Miért érdemes automatizálni a folyamatokat mesterséges intelligenciával?
A legfrissebb adatok szerint a vállalkozások több mint 66%-a automatizált legalább egy üzleti folyamatot.
Például azok a szervezetek, amelyek RPA-t alkalmaznak a feladatok automatizálására, a bevezetés első évében 30% és 200% közötti ROI-javulást tapasztaltak.
Az AI-alapú automatizálás néhány legfontosabb előnye a következő:
- Hibák csökkentése: Szüntesse meg a számlák feldolgozása, az adatok bevitelével és az ügyfelek regisztrációjával kapcsolatos költséges hibákat, amelyek általában órákon át tartó kézi javítást igényelnek.
- 24/7 üzemeltetés: tartsa fenn a kritikus folyamatokat munkaidőn kívül is, az ügyfélszolgálati válaszoktól a megrendelések feldolgozásáig és a készletek frissítéséig.
- Erőforrás-optimalizálás: irányítsa át a képzett alkalmazottakat a mindennapi feladatoktól, mint például a kézi adatbevitel, olyan stratégiai munkákra, amelyek elősegítik a bevételek növekedését.
- Támogatja a méretezhetőséget: kezelje a csúcsidőszakokban vagy az üzleti növekedés során megnövekedett munkaterhelést anélkül, hogy növelné a létszámot vagy a túlórák költségeit.
- Szabványosított minőség: Tartsa fenn a folyamatok következetes végrehajtását az összes részlegen, kiküszöbölve az eltéréseket, amelyek a ügyfélélményben hiányosságokat okoznak.
- Gyorsabb döntéshozatal: Feldolgozza az adatelemzéseket és generáljon betekintést percek alatt, nem napok alatt, így gyorsabban reagálhat a piaci változásokra.
📮 ClickUp Insight: A munkavállalók 34%-a szerint az automatizálás legnagyobb akadálya az, hogy nem tudják, mely eszközöket használják. Bár sokan szeretnének hatékonyabban dolgozni, a választék túl nagy, és nincs elég önbizalmuk ahhoz, hogy megtegyék az első lépést. 😓
A ClickUp megszünteti ezt a zavart azáltal, hogy intuitív, felhasználóbarát AI-ügynököket kínál, amelyek egyetlen platformon belül automatizálják a munkáját – nincs szükség több eszköz használatára. Az olyan funkcióknak köszönhetően, mint a ClickUp Brain, az AI-asszisztensünk és az egyedi AI-ügynökök, a csapatok automatizálhatják a folyamatokat, megtervezhetik, prioritásba sorolhatják és végrehajthatják a feladatokat anélkül, hogy fejlett technikai szakértelemre vagy túl sok eszközre lenne szükségük. Nézze meg itt, hogyan működik. 👇🏼
💫 Valós eredmények: A Lulu Press a ClickUp Automations használatával naponta 1 órát takarít meg alkalmazottanként, ami 12%-os növekedést jelent a teljes munkahatékonyságban.
Milyen folyamatokat automatizálhat az AI segítségével?
Az AI-automatizálás az egyszerű, ismétlődő feladatoktól, mint például az adatbevitel és az e-mailek megválaszolása, egészen a komplex, többszintű folyamatok intelligens automatizálásáig terjed, mint például az ellátási lánc optimalizálása és a prediktív elemzés.
Íme a leggyakoribb üzleti folyamatok felsorolása, amelyeket mesterséges intelligenciával automatizálhat a különböző részlegekben:
Ügyfélszolgálat és támogatási tevékenységek
Az ügyfélszolgálati csapatok nagy mennyiségű, előre jelezhető mintát követő, ismétlődő ügyfélkérdéseket kezelnek. Az AI-alapú feladatok automatizálása emberi beavatkozás nélkül megoldja a leggyakoribb problémákat, míg a bonyolultabb kérdéseket továbbítja az érintett személyeknek.
Főbb automatizálási lehetőségek:
- Jegyek továbbítása és prioritás hozzárendelése: A támogatási jegyek automatikus kategorizálása és hozzárendelése a tartalom és a sürgősség alapján.
- Jelszó-visszaállítás és fiókproblémák: kezelje a rutin fiókproblémákat automatizált munkafolyamatok segítségével.
- Rendeléskövetés és állapotfrissítések: Valós idejű válaszok a kérdésekre az ügyfélszolgálati munkatársak bevonása nélkül, a vevői elégedettség javítása érdekében.
- GYIK-válaszok és alapvető kérdések: Használjon AI-alapú csevegőrobotokat az azonnali, pontos válaszokhoz.
- Érzelemelemzés: Azonosítsa a frusztrált ügyfeleket, rangsorolja az ügyeiket, és gyorsan reagáljon az ügyfelek visszajelzéseire.
A ClickUp olyan funkciói, mint az AI Assign és az AI Prioritize, az alábbi felhasználási esetekben nyújthatnak segítséget:
🧠 Tudta? A Gartner előrejelzése szerint az agens AI emberi beavatkozás nélkül önállóan fogja megoldani a gyakori ügyfélszolgálati problémák 80%-át.
Pénzügy és működés
A pénzügyi folyamatok nagy mennyiségű strukturált adatot és szabályalapú döntéseket tartalmaznak. Az AI-automatizálás csökkenti a hibák számát, miközben felgyorsítja a tranzakciók feldolgozását, például a számlák érvényesítését, a kiadások egyeztetését és a fizetések feldolgozását, így biztosítva a gyorsabb lezárást és a jobb megfelelést.
Főbb automatizálási lehetőségek:
- Számlák feldolgozása: Adatok kivonása a számlákból és azok összevetése a megrendelésekkel
- Költségjelentés-ellenőrzés: ellenőrizze a bizonylatokat a vállalati irányelveknek megfelelően, és hagyja jóvá a rutin jellegű költségtérítési kérelmeket.
- Számlák fizetése/beszedése: Kezelje a fizetési ütemterveket és a beszedési folyamatokat
- Csalásfelismerés: Figyelje a tranzakciókat gyanús minták után valós időben.
- Pénzügyi jelentések: Adatelemzés és megfelelőségi dokumentáció alapján készítsen rendszeres jelentéseket.
💡 Profi tipp: A ClickUp Brain segítségével egyedi szabályokat hozhat létre a számlázási adatok feldolgozásához.
Értékesítési és marketing feladatok
Az értékesítési és marketingcsapatok gyakran elakadnak az adatgyűjtés, a potenciális ügyfelek minősítése és a kampányok felügyelete során. Az automatizálás – legyen szó potenciális ügyfelek pontozásáról vagy utánkövetéséről – megkönnyíti ezt a fárasztó munkát, felgyorsítja a munkafolyamatokat és személyre szabottabb, nagyobb konverziós arányú kampányokat eredményez.
Főbb automatizálási lehetőségek:
- Vezető pontszámok és minősítés: automatikusan rangsorolja a potenciális ügyfeleket viselkedésük és demográfiai adataik alapján.
- E-mailes marketingkampányok: személyre szabott tartalom és vásárlási ajánlások az ügyféladatok alapján
- Közösségi média ütemezés: Tervezzen és tegyen közzé tartalmakat több platformon
- Ügyfélszegmentálás: csoportosítsa az ügyfeleket viselkedési minták alapján célzott kampányokhoz.
👀 Tudta? A ClickUp Brain felhasználói több külső AI modell közül választhatnak, többek között a GPT-4, a Claude és a Gemini közül, különböző írási, érvelési és kódolási feladatokhoz közvetlenül a ClickUp platformon belül.
HR és adminisztráció
A humánerőforrás-csapatok ismétlődő munkafolyamatokat kezelnek a toborzás, az új munkavállalók beillesztése, a képzés és a munkavállalók irányítása terén.
Főbb automatizálási lehetőségek:
- Önéletrajzok áttekintése: Szűrje a jelölteket a munkakövetelmények és a képesítések alapján.
- Interjú ütemezés: koordinálja a jelöltek és a toborzási vezetők rendelkezésre állását
- Új munkavállalók beillesztése: Új munkavállalók segítése a papírmunkában és a képzési munkafolyamatokban
- Teljesítményértékelési emlékeztetők: ütemezze és kövesse nyomon a rendszeres értékelések elvégzését.
- Juttatások regisztrációja: Segítsen az alkalmazottaknak eligazodni a lehetőségek között és elvégezni a regisztrációt.
Az IT-szakemberek közel 90%-a jelenti, hogy különböző folyamatok automatizálásának köszönhetően növekedett a vállalkozásuk forgalma. Az átlagos 240%-os megtérüléssel az üzleti folyamatok automatizálása valóban az egyik leghatékonyabb befektetés a modern vállalkozások számára.
📚 További információk: A kreativitás és a szervezés elősegítésére szolgáló legjobb mesterséges intelligencia eszközök a gondolattérképekhez
Hogyan automatizálhatja a folyamatokat mesterséges intelligenciával?
Így automatizálhatja munkafolyamatait az AI segítségével.
Megmutatjuk, hogyan segíti Önt a ClickUp, a világ első konvergált AI munkaterülete a folyamat minden lépésében.
1. Az automatizálásra alkalmas folyamatok azonosítása
Ne feledje, hogy nem minden feladathoz szükséges mesterséges intelligencia. Az automatizáláshoz legalkalmasabbak a repetitív, szabályokon alapuló és időigényes feladatok.
Kezdje azzal, hogy felteszi a következő kérdést:
- Ez a feladat egyértelmű lépések sorozatát követi?
- Strukturált adatokra vagy bemenetekre támaszkodik?
- Órákba telik, anélkül, hogy az emberi kreativitásból származó hozzáadott érték jelentősen növekedne?
Néhány példa az automatizálható munkafolyamatokra:
- Bérszámfejtés vagy ügyféladatok bevitel: Az AI képes strukturált adatokat elemezni, csökkenteni az emberi hibákat és lerövidíteni a kézi frissítésekre fordított időt.
- Vezető minősítés vagy irányítás: A szabályalapú kritériumok, mint például a munkakör, az iparág vagy a webhelyen tanúsított viselkedés automatizálhatók a gyorsabb válaszadás érdekében.
- Bejövő levelek kezelése: Az ismétlődő támogatási kérések vagy ügyfél-e-mailek AI-segítségével válogathatók, címkézhetők vagy megválaszolhatók.
Egy másik gyakori kategória a ismétlődő feladatok. Ezek lehetnek ügyfélkérések és visszajelzések, szolgáltatási problémák vagy támogatási jegyek gyűjtése.
A ClickUp Forms segítségével rögzítheti ezeket a feladatokat és információkat. Párosítsa a ClickUp egyéni mezőivel vagy AI mezőivel, hogy automatikusan címkézze, válogassa és továbbítsa a beérkező adatokat a megfelelő személynek vagy listának.
Például:
- A számlázási problémával kapcsolatos űrlap benyújtása automatikusan „Pénzügy” címkével és „Sürgős” jelöléssel ellátva közvetlenül a számviteli csapatnak kerülhet kiosztásra.
- Egy ügyfél kreatív módosításra vonatkozó kérése új feladatot indíthat el, a megfelelő prioritással és a megfelelő felelőssel, az ügyfél neve vagy a projekt kódja alapján.
📚 További információk: 25+ gondolattérkép-példa
2. Térképezze fel jelenlegi munkafolyamatát
Ebben a szakaszban érdemes részletes vizuális ábrázolást készíteni azokról az üzleti folyamatokról, amelyeket AI segítségével automatizálni szeretne. Ehhez használhat folyamatábrázoló eszközöket, például folyamatábrákat, munkafolyamat-diagramokat, vagy akár olyan egyszerű eszközöket is, mint a post-it cetlik.
A struktúra és az együttműködés funkciókhoz azonban javasoljuk a folyamatmodellező szoftverek használatát.
Dokumentálja a jelenlegi munkafolyamatának minden lépését (elejétől a végéig), beleértve a következőket:
- Indító események, amelyek elindítják a folyamatot, pl. új ügyfél regisztrációja, számla beérkezése
- Döntési pontok, ahol választás vagy jóváhagyás szükséges, pl. vezetői felülvizsgálat, költségvetés-ellenőrzés
- Feladat-sorozatok, amelyek a tevékenységek sorrendjét mutatják
- Adatbevitelek és -kimenetek minden szakaszban, azaz űrlapadatok, jelentések és állapotfrissítések
- Átadások a csapat tagjai vagy osztályok között
- Időigény minden egyes lépéshez, azaz 24 órás jóváhagyási időkeret
A folyamatok feltérképezésekor elengedhetetlen bevonni azokat a csapattagokat, akik ténylegesen végrehajtják a folyamatot. Meglátásaik gyakran feltárják azokat a hiányosságokat, amelyek az SOP-kból kimaradnak – manuális megoldások, kihagyott lépések vagy függőségek, amelyek nem dokumentáltak, de kritikus fontosságúak az automatizálás sikeréhez.
Ha bármilyen más információ hiányzik, a ClickUp Brain segíthet. Könnyedén kivonhat információkat a találkozók jegyzőkönyveiből, az ügyfelekkel folytatott csevegésekből, a feladatokhoz fűzött megjegyzésekből vagy a ClickUp Docs dokumentumokból, és a strukturálatlan adatokat lépésről lépésre felépített munkafolyamatokká alakíthatja. Ezután még egy lépéssel tovább mehet, és megkérheti a Brain-t, hogy készítsen képeket a munkafolyamat-diagramjaihoz.
🛠️ Eszköztár: Fontolja meg a ClickUp folyamatábrázoló sablonjának használatát, hogy megtervezze az egyes lépéseket a kiváltó tényezőtől a cselekvésig. Ez segít tisztázni az átadások, a függőségek és a döntések kérdéseit. Meg tudja majd jeleníteni azokat a szakaszokat, ahol az AI alkalmazható, és ahol az emberi beavatkozás továbbra is fontos.
Ezzel a sablonnal a következőket teheti:
- Vizuálisan határozza meg a munkafolyamat struktúráját: Sorolja fel a folyamatábra típusát (pl. úszósávos diagram), amelyet a szerepek, felelősségek és a feladatok áramlásának ábrázolásához használna a különböző részlegek között.
- Tisztázza a célokat: A folyamatnapirend mezővel (pl. Gyártási folyamat) mindenki számára egyértelművé teheti, hogy a munkafolyamat mit kíván elérni, mielőtt megkezdené az optimalizálást vagy az automatizálást.
- Készítse elő a terepet az automatizálási lehetőségek azonosításához: Például egy adott lépés nem igényel emberi ellenőrzést. Ezt az AI elvégezheti.
- Részletes alfeladatok felállításával irányítsa a csapatot: Megállapíthat határidőket, meghatározhat felelősségi köröket és kijelölheti a részt vevő csapat tagokat.
3. Válassza ki a megfelelő AI automatizálási eszközöket
Az eszköz kiválasztása előtt fontos megérteni, hogy a különböző folyamatok eltérő megközelítést igényelnek.
Az Ön által használt AI típusa a megoldandó problémától és a kapcsolódó adatoktól függ.
Íme a leggyakoribb mesterséges intelligencia technikák, amelyeket a robotizált folyamatok automatizálásával (RPA) hajthat végre a teljes munkafolyamatok automatizálása érdekében:
| Technika | Mit csinál? | Hol hasznos? |
|---|---|---|
| Természetes nyelvfeldolgozás (NLP) | Értelmezi, összefoglalja és válaszol az emberi nyelvre | Az e-mailek szortírozásának, a támogatási jegyeknek és a szerződésösszefoglalóknak az automatizálása |
| Gépes tanulás (ML) | A múltbeli adatokból mintákat tanul, hogy előrejelzéseket vagy döntéseket hozzon. | Vezető pontszámok, készletelőrejelzés és csalásfelismerés |
| Számítógépes látás | Kivonja és értelmezi a képekből, PDF-fájlokból vagy beolvasott dokumentumokból származó információkat. | Számlák feldolgozása, személyazonosító okmányok ellenőrzése és vizuális ellenőrzési munkafolyamatok |
| Erősítő tanulás | A visszacsatolási ciklusok segítségével idővel javítja a döntéshozatalt. | Adatkinyerési logika, bemeneti érvényesítési folyamatok és szekvenciális döntési feladatok optimalizálása |
| Agentikus mesterséges intelligencia | Több lépésből álló műveleteket hajt végre önállóan egy meghatározott cél elérése érdekében. | Munkafolyamat-irányítás, feladat-automatizálás és végpontok közötti feladat-optimalizálás |
Most, a folyamat követelményei alapján (pl. munkafolyamatok javítása, értékesítés egyszerűsítése, marketing racionalizálása), válasszon egy eszközt a következő főbb kiválasztási kritériumok alapján:
- Integrációs képességek: Keressen olyan eszközöket és API-kat, amelyek könnyen integrálhatók a jelenlegi szoftvercsomagjába, hogy csökkentse a megvalósítás bonyolultságát.
- Skálázhatóság és rugalmasság: Válasszon olyan platformokat, amelyek képesek kezelni a növekvő tranzakciós volumeneket, és kiterjeszthetik az automatizálást különböző részlegekre és folyamatokra.
- Könnyű használat: Adjon elsőbbséget a felhasználóbarát platformoknak, amelyek drag and drop felülettel, vizuális munkafolyamat-építőkkel és minimális kódolási követelményekkel rendelkeznek.
- Költségszerkezet: Ideális esetben olyan automatizálási eszközt érdemes használni, amely Önnel együtt növekszik. Vegye figyelembe a felhasználónkénti árazást, a mennyiségalapú automatizálási költségeket, a vállalati licencelést, a képzési időt és a bevezetési költségeket is.
Az AI-megvalósítások kudarcának egyik fő oka azonban az, hogy az eszközök nem kommunikálnak egymással.
Ha a ClickUp-ot használja projektmenedzsmenthez, a ClickUp Integrations áthidalja ezt a szakadékot, és a ClickUp mesterséges intelligenciája ismeri az egyes eszközök kontextusát. Több mint 1000 eszközt csatlakoztathat, többek között a Slacket, a Google Drive-ot, a HubSpotot, a GitHubot és a Zoomot.
🌟 Bónusz: Több AI-eszköz használata lassítja a csapatok munkáját. A ClickUp önálló AI szuperalkalmazása, a Brain MAX véget vet ennek. Az AI-interakciókat egy alkalmazásban központosítja. Ismeri a munkakörnyezetét, és kiküszöböli a felesleges munkát, például a másolást és beillesztést.
4. Az automatizált munkafolyamat feltérképezése és megtervezése
Most átalakíthatja jelenlegi folyamatábráját mesterséges intelligenciával működő automatizált munkafolyamatokká. Ez a lépés áthidalja a különbséget a jelenlegi tevékenységek megértése és a mesterséges intelligencia által kezelendő feladatok megtervezése között.
Kezdje azzal, hogy azonosítja azokat a döntési pontokat, ahol az AI helyettesítheti az emberi ítélőképességet, azaz a nem komplex feladatokat.
Például jelenlegi folyamatunkban 500 dollár alatti költségjelentéseket manuálisan ellenőrizünk. Létrehozhat egy szabályt, amelynek alapján az AI automatikusan jóváhagyja ezeket, míg a magasabb összegeket emberi ellenőrzésre jelöli.
| Munkafolyamat típusa | Trigger | Feltétel | Cselekvés |
|---|---|---|---|
| A legfontosabb feladatok prioritásként kezelése | Új feladat létrehozása | Egyéni mező = Magas prioritás | Automatikusan hozzárendelés a csapatvezetőhöz → csevegési értesítés küldése |
| A feladatok irányítása a kérelem típusa alapján | Támogatási űrlapot küldött | A űrlap szövege tartalmazza a „jelszó visszaállítása” kifejezést. | Állítsa a feladat állapotát Folyamatban-ra → küldjön automatikus e-mailt az Email ClickApp segítségével. |
| A megakadt munkák felgyorsítása | A feladat továbbra is nyitott | Állapot = Megoldatlan 24 óra után | A feladatot továbbítja a projektmenedzsernek → azonnal értesíti őt |
Ezen a ponton a ClickUp Automations, az AI Agents és a ClickUp Brain együttesen segít abban, hogy a manuális munkafolyamatokat logikán alapuló sorozatokká alakítsa át a munkaterületén belül.
A ClickUp AI ügynökök intelligens automatizálási partnerek, amelyek megszüntetik a több lépésből álló munkafolyamatok létrehozásához általában szükséges komplexitást. Ahelyett, hogy manuálisan halmozná a kiváltókat, feltételeket és műveleteket, bekapcsolhat egy ügynököt, megadhatja a kívánt eredményt, és hagyhatja, hogy a ClickUp Brain kezelje a háttérben zajló logikát. Az ügynökei a következőket tehetik:
- A kontextus automatikus értelmezése: Elolvassák a feladatokat, megjegyzéseket, űrlapokat és mezőket, hogy megértsék, mi a következő lépés.
- Autonóm működés: állapotok frissítése, tulajdonosok kijelölése, válaszok generálása, feladatok továbbítása vagy problémák eskalálása – anélkül, hogy minden egyes lépést konfigurálnia kellene.
- A valós munkához való alkalmazkodás: A tartalom, a sürgősség és a minták alapján alkalmazkodnak, így a munkafolyamatok akkor is zavartalanul haladnak, ha a bemeneti adatok megváltoznak.
- A beállítási idő csökkentése: Nincs szükség hosszú szabályláncokra; használja a ClickUp Brain-t a megfelelő műveletsor meghatározásához.
Röviden: az AI-ügynökök a fejlett automatizálás előnyeit kínálják anélkül, hogy Önnek kellene bonyolult automatizálási rendszereket építenie, így munkaterülete okosabbá, gyorsabbá és könnyebben karbantarthatóvá válik.
Tervezze meg automatizált munkafolyamatát az ismétlődő feladatokhoz a következő alapvető összetevők segítségével:
Kiváltó események és feltételek: Határozza meg, mi indítja el az automatizálást, és milyen szabályoknak kell teljesülniük.
Adatáramlás és feldolgozás: A ClickUp egyéni mezők + automatizálások segítségével ellenőrizheti, címkézheti és továbbíthatja az adatokat a megfelelő csapatnak vagy listának.
Döntési logika és útválasztás: Használja az „ha ez, akkor az” szekvenciákat az üzleti logika replikálásához és a gyakori döntések automatizálásához.
Kivételek kezelése: Az automatizálás segítségével megjegyzéseket fűzhet, feladatokat átruházhat, vagy értesítheti az embereket, ha valami meghibásodik vagy felülvizsgálatra szorul.
Íme egy példa egy AI-automatizálási munkafolyamatra, amely ügynököket használ:
📚 További információk: Útmutató a munkafolyamat-kezeléshez
5. Képezze vagy konfigurálja mesterséges intelligencia rendszerét
A legtöbb modern automatizálási eszköz előre betanított mesterséges intelligencia modellekkel rendelkezik, amelyeket konfigurálhat, így nem kell őket a nulláról betanítania. Ilyen esetekben összekapcsolja meglévő rendszereit (pl. CRM) a mesterséges intelligencia eszközökkel, beállítja az üzleti logikát, és megkezdi az automatizálás tesztelését.
Azonban a képzést igénylő egyedi mesterséges intelligencia modellek esetében a modelleket specifikus adatokkal kell képezni. A folyamat a következőket tartalmazza:
- Adatelőkészítés: Tisztítsa meg és rendszerezze a folyamatmintákat tükröző korábbi adatokat.
- Funkciók kiválasztása: Határozza meg, mely adatpontok a legrelevánsabbak a döntéshozatalhoz.
- Modellképzés: gépi tanulási algoritmusok segítségével tanuljon a korábbi mintákból.
- Validációs tesztelés: Ellenőrizze, hogy a modell pontosan működik-e olyan adatokon, amelyeket még nem látott.
A ClickUp alkalmazásban a ClickUp Tasks az AI-automatizálás végrehajtási rétegét képezi. A ClickUp Brain + ClickUp Tasks kombináció:
- Automatikus feladat létrehozás AI-triggerekből (pl. egy potenciális ügyfél belép a CRM-be → előre kitöltött mezőkkel generált feladat)
- Frissítse vagy osztályozza a feladatokat az AI kimenetei alapján (pl. adjon hozzá „Sürgős” címkét, ha az érzelem = negatív).
- A feladatok automatikus kiosztása a továbbítási szabályok vagy a csapat kapacitása alapján
- Kövesse nyomon az automatizálás teljesítményét egyéni mezők vagy állapotok hozzáadásával, például „AI-javaslat”, „Kézi felülvizsgálat” vagy „Eskalált”.
6. Vezesse be, figyelje és optimalizálja munkafolyamatát
Az AI-automatizálást fokozatosan vezesse be, hogy minimalizálja a zavarokat és lehetővé tegye a valós idejű kiigazításokat.
Ideális esetben kezdje egy kísérleti bevezetéssel, amelyben egy kis felhasználói csoport vagy egy korlátozott folyamatot érint. Figyelje szorosan a teljesítményét, és ellenőrizze, hogy az AI-automatizálás a várakozásoknak megfelelően működik-e. Ha problémák merülnek fel (és biztosan lesznek zavarok), akkor a megfigyelései alapján gyorsan végezzen kiigazításokat.
Ahogy mesterséges intelligencia rendszere egyre több adatot dolgoz fel, újraképezheti vagy finomíthatja szabályait, hogy azok tükrözzék a frissített viselkedési mintákat vagy üzleti változásokat. Idővel ezek a mikroszabályozások hozzájárulnak a pontosság javításához és csökkentik a manuális beavatkozások iránti igényt.
Ha mindezt szeretné nyomon követni anélkül, hogy elmerülne a táblázatokban vagy az eszközök között váltogatna, használja a ClickUp Dashboards alkalmazást.
A ClickUp Dashboards valós idejű, központosított áttekintést nyújt a következőkről:
- Feladatok mennyisége és állapotának alakulása az automatizált munkafolyamatokban
- A folyamatok megszakadását jelző szűk keresztmetszetek és késedelmes feladatok
- AI-címkével ellátott műveletek, például „Automatikusan hozzárendelve”, „Eskalálva” vagy „Alacsony bizalom”.
- Csapat munkaterhelése, így tudni fogja, hogy szükséges-e módosítani a routing logikát.
Miután a munkafolyamat stabilizálódott, ugyanazon a műszerfalon követheti nyomon az automatizálás megtérülését és finomíthatja a folyamatokat.
🧠 Érdekesség: A Spotify mesterséges intelligencia algoritmusokat, különösen gépi tanulást használ a felhasználói élmény személyre szabásához és az elkötelezettség növeléséhez. Ez a személyre szabás jelentősen növelte a felhasználói elkötelezettséget, a személyre szabott lejátszási listák a hallgatási idő több mint 30%-át teszik ki.
A folyamatok automatizálására szolgáló mesterséges intelligencia eszközök áttekintése
Most már tudja, mit és hogyan automatizáljon.
A következő lépés a feladathoz megfelelő AI eszköz kiválasztása. Akár rutin feladatokat automatizál, komplex adatáramlást kezel, vagy AI asszisztenseket telepít a rendszereibe, nincs olyan megoldás, amely minden esetben megfelelő lenne.
Az alábbiakban kategóriák szerint csoportosított, gondosan összeállított listát talál az AI-eszközökről, amely segít megtalálni a folyamatok automatizálási igényeinek leginkább megfelelőt.
| ClickUp | Munkafolyamatok és feladatok automatizálása / AI asszisztens | ClickUp Brain (kontextusfüggő mesterséges intelligencia), mesterséges intelligencia által végzett feladatösszefoglalás, mesterséges intelligencia által végzett írás, ClickUp automatizálás, mesterséges intelligencia által végzett csevegőrobotok | Projektmenedzsment, feladatmunkafolyamatok, projektösszefoglalók készítése, feladatok létrehozása jegyzetekből és központosított munkamenedzsment. |
| Zapier | Munkafolyamatok és feladatok automatizálása | AI-alapú automatizálási eszköz, GPT-integrációk, Zapier interfészek, AI-alapú csevegőrobotok, egyszerű adatátalakítás | App-to-app munkafolyamatok, egyszerű és fejlett feltételes triggerek, az AI integrálása több mint 6000 alkalmazás közös üzleti folyamataiba. |
| Make (Integromat) | Munkafolyamatok és feladatok automatizálása | OpenAI támogatás, vizuális folyamatépítő, fejlett logika, részletes hiba kezelés, API csatlakozók | Összetett, több lépésből álló munkafolyamatok, amelyek mélyreható testreszabást és adatátvitelt igényelnek számos alkalmazás között, forgatókönyv-készítés |
| n8n | Munkafolyamatok és feladatok automatizálása | Egyedi AI csomópontok (pl. LLM, RAG), saját hosztolt opció, kódszintű vezérlés, közösségi csomópontok | Fejlesztői szintű ellenőrzés az automatizálás felett, saját tárhely az adatvédelem érdekében, egyedi/nyílt forráskódú mesterséges intelligencia modellek integrálása és egyedi funkciók. |
| Aisera | AI Assistant (Enterprise) | Beszélgető AI, önkiszolgáló AI-ügynökök, természetes nyelvértés (NLU), generatív AI a megoldásokhoz | Automatizált IT- és ügyfélszolgálati megoldások (ITSMChatbot, Contact Center), vállalati szintű mesterséges intelligencia-ügynökök belső szolgáltatásokhoz |
| Moveworks | AI Assistant (Enterprise) | NLP-alapú vállalati asszisztens, generatív AI, LLM-alapú koordináció a belső tudás és rendszerek között | Automatizálja a belső munkavállalói kéréseket (IT, HR, pénzügy) olyan együttműködési platformok segítségével, mint a Slack és a Teams, csökkentve ezzel a jegyek számát. |
| Humata | Dokumentum AI | Dokumentumokhoz kapcsolódó kérdések és válaszok, összefoglalók kivonása, hivatkozások generálása, beolvasott dokumentumok OCR-feldolgozása, jelentések automatikus generálása | Észrevételek és feladatok kivonása PDF-ekből és dokumentumokból (kutatási cikkek, jogi dokumentumok, jelentések), belső tudáskeresés dokumentumokból |
| UiPath AI Center | Dokumentum- és adatautomatizálás / RPA | OCR, ML modell képzés, számítógépes látás, integráció RPA robotokkal (Studio/Orchestrator) a végpontok közötti automatizáláshoz. | Számlák feldolgozása, háttérbeli robotizált folyamatok automatizálása (RPA) és egyedi gépi tanulási modellek képzése konkrét adatkinyerési feladatokhoz. |
| Rossum | Dokumentumok és adatok automatizálása | Előre betanított dokumentum-AI (Rossum Aurora), kognitív adatgyűjtés, űrlapolvasás, érvényesítési képernyő, egyedi modellbetanítás | Számlák/megrendelések feldolgozása, logisztika és adatgyűjtés különböző összetett dokumentumtípusokból, nagy pontossággal és sebességgel. |
| Microsoft Power Automate + AI Builder | Dokumentumok és adatok automatizálása | Űrlapfeldolgozás, érzelemelemzés, előre elkészített és egyedi AI-modellek, DPA/RPA-folyamatok, GPT-integráció | Automatizálás a Microsoft ökoszisztémán belül (SharePoint, Teams, Dynamics 365), egyedi AI-folyamatok létrehozása mélyreható kódolás nélkül |
| Kognitos | AI integrációs platform | Természetes nyelvű szkriptelés (angol alapú automatizálás), neuroszimbolikus motor, fejlett IDP, megfelelőségi funkciók | Leírja és automatizálja az üzleti logikát egyszerű nyelven komplex munkafolyamatokhoz, mint például pénzügyi egyeztetés és AP-feldolgozás, magas szintű megfelelés |
| Pipedream | AI integrációs platform | GPT támogatás, kódszintű rugalmasság (Node. js, Python, Go), szerver nélküli végrehajtás, API-monitorozás | Fejlesztői automatizálások API-k és SaaS-ok között, egyedi kódok összekapcsolása előre elkészített műveletekkel és mesterséges intelligencia modellekkel komplex adatkezeléshez. |
| Parabola | AI integrációs platform | Drag-and-drop flow builder, logika + AI átalakul egy kód nélküli építővé, adatütemezés és monitorozás | E-kereskedelem és SaaS műveletek, az adatok tisztításának, gazdagításának és szinkronizálásának automatizálása a marketing- és értékesítési eszközök, valamint az adattár-csatornák között. |
| LangChain | AI integrációs platform (keretrendszer) | LLM ügynökök, memória, RAG (Retrieval-Augmented Generation), láncok komplex érveléshez és eszközhasználathoz | Egyedi mesterséges intelligencia-ügynökök és automatizálási folyamatok létrehozása és bevezetése, amelyek külső adatforrásokat használnak a kontextusérzékeny válaszok és döntéshozatal érdekében. |
A mesterséges intelligenciával vezérelt automatizálás legjobb gyakorlata
Az AI-automatizálás sikere nagyban függ a vállalat implementációs stratégiáitól. A sikeres automatizálási projektek és a sikertelen kísérletek közötti különbséget jelentő alapvető gyakorlatok közé tartoznak a következők:
- Kezdje kicsiben, és fokozatosan bővítse: ahelyett, hogy a folyamatokat szervezeti szinten automatizálná, először egy folyamaton tesztelje az automatizálást, mielőtt más részlegekre is kiterjesztené.
- Az adatminőség prioritása: szabványosítsa a kiválasztott folyamatok adatbevitelét tiszta és strukturált, címkézett adatok bevitelével a jobb mesterséges intelligencia eredmények érdekében.
- Határozzon meg egyértelmű teljesítménymutatókat: állítson be olyan kulcsfontosságú teljesítménymutatókat (KPI-ket), mint a feldolgozási idő, a hibaarány és a költségmegtakarítás, hogy mérni tudja az automatizálás üzleti eredményekre gyakorolt hatását.
- A felhasználói élményre tervezés: Gondoskodjon arról, hogy az (automatizálási eszköz) felülete intuitív legyen, és a felhasználók megfelelő támogatást kapjanak az automatizált munkafolyamatokhoz való alkalmazkodáshoz, valamint világos folyamatokat alakítson ki.
- Tervezze meg a folyamatos figyelemmel kísérést: állítson be rendszeres felülvizsgálatokat a teljesítmény értékeléséhez, és frissítse automatizálási szabályait az új adatminták alapján.
- Készítsen tartalék megoldásokat: Hozzon létre manuális felülírási eljárásokat és alternatív munkafolyamatokat arra az esetre, ha az AI-rendszerek hibákat vagy váratlan helyzeteket észlelnek.
Gyakori hibák, amelyeket el kell kerülni
A McKinsey szerint a digitális átalakulási projektek közel 70%-a nem hozza meg a kívánt eredményeket. Mi az oka? Az egyik leggyakoribb hiba, amelyet a vállalkozások elkövetnek:
Itt található egy áttekinthető táblázat, amelyben minden egyes buktatóhoz élénk, gyakorlati példák is szerepelnek:
| Buktató | Mit jelent ez? | Példák |
|---|---|---|
| A hibás folyamatok automatizálása | Az AI hozzáadása egy hatástalan vagy rosszul megtervezett munkafolyamathoz a hibákat csak fokozza, ahelyett, hogy kijavítaná őket. | Egy vállalat automatizálja a költségek jóváhagyását anélkül, hogy rendbe tenné a zavaros kategorizálási szabályokat, ami azt eredményezi, hogy több száz rosszul besorolt költség kerül automatikusan jóváhagyásra. |
| A felhasználói képzés figyelmen kívül hagyása | A csapatok ellenállnak az automatizálásnak vagy megkerülik azt, ha nem értik, hogyan kell hatékonyan használni. | Az ügyfélszolgálati munkatársak továbbra is a manuális táblázatokhoz nyúlnak, mert senki sem magyarázta el nekik, hogyan működik az automatizált jegykezelés. |
| Teljes körű bevezetés | Az automatizálás egyszerre történő, minden területen történő bevezetése növeli a széles körű zavarok kialakulásának esélyét. | A teljes CRM-automatizálás egyik napról a másikra életbe lép, és másnap reggel 1200 potenciális ügyfél kerül rossz személyhez, mert egy szabályt nem teszteltek. |
| Az adatbiztonság és a szabályoknak való megfelelés elhanyagolása | Ha az automatizálást nem hangolja össze az adatvédelmi és biztonsági protokollokkal, az jogi és pénzügyi kockázatokat jelent. | Egy mesterséges intelligencia eszköz elkezd ügyféladatokat letölteni a nem biztonságos mappákból, ami audit során szabályszegést eredményez. |
| Azonnali eredmények várhatók | Az AI-rendszereknek időre van szükségük a minták megtanulásához, a jóslatok finomításához és a munkafolyamatokba való beilleszkedéshez. | A vezetőség azonnali pontosságot vár el egy mesterséges intelligencia előrejelző modelltől, és egy hétnyi nem tökéletes eredmény után elveti azt. |
A mesterséges intelligenciával támogatott folyamatok automatizálásának jövője
Az automatizálás területe az egyszerű feladatvégzésről az intelligens folyamatkezelésre helyeződött át, amely folyamatosan alkalmazkodik és tanul. A globális mesterséges intelligencia-ügynökök piaca várhatóan 5,40 milliárd dollárról körülbelül 50,31 milliárd dollárra nő, ami elképesztő, 44,8%-os éves növekedési ütemet jelent.
A következő évtizedben a folyamatok automatizálásának területén a következő változások várhatók:
- Prediktív folyamatoptimalizálás: Az AI adatgyűjtési és -elemzési képességei segítenek optimalizálni a fenntarthatóságot az ellátási láncokban. Az AI-rendszerek elemzik a korábbi mintákat, hogy előre jelezzék a szűk keresztmetszeteket, és automatikusan módosítsák a munkafolyamatokat a valós idejű körülmények alapján.
- Hiperautomatizálás vállalati szinten: A teljes folyamat-ökoszisztéma szimulálásának és tesztelésének képessége a megvalósítás előtt segít a vállalkozásoknak több részleget és rendszert átfogó AI-munkafolyamatok automatizálásában.
- Az autonóm mesterséges intelligencia ügynökök mainstreammé válnak: ezek az ügynökök emberi beavatkozás nélkül kezelik a több lépésből álló folyamatokat, üzleti szabályok alapján hoznak döntéseket és valós időben alkalmazkodnak a változó körülményekhez.
Automatizálja a komplex üzleti folyamatokat a ClickUp segítségével
A folyamatok automatizálása elengedhetetlen a versenyképesség és a relevancia megőrzéséhez.
A növekvő ügyféligények és a gyorsuló piaci követelmények miatt a manuális folyamatok működési terhekkel járnak, amelyek lassítják a növekedést és növelik a költségeket.
A ClickUp konvergált AI munkaterülettel minden szükséges eszközt biztosít a folyamatok automatizálásához. A Brain intelligens adatfeldolgozásától az átfogó feladatkezelésig és a szabályalapú automatizálásig a ClickUp az egyetlen eszköz, amire szüksége van a hatékonyabb és gyorsabb munkavégzéshez.
Regisztráljon most ingyenesen, és próbálja ki az AI-alapú automatizálást, amely vállalkozásával együtt növekszik.
Gyakran ismételt kérdések
Igen, az AI segítségével számos feladatot automatizálhat különböző üzleti funkciókban. Az AI-alapú platformok, mint például a ClickUp, lehetővé teszik az automatizálás beállítását ismétlődő folyamatokhoz, például adatbevitelhez, feladatkiosztáshoz, tartalomgeneráláshoz és jelentéskészítéshez. Az automatizálási sablonok és az AI-asszisztensek segítségével olyan szabályokat hozhat létre, amelyek automatikusan kiváltanak műveleteket, ami csökkenti a manuális munkát és több időt szabadít fel stratégiai feladatokra.
Az AI olyan technológiák segítségével automatizálja a folyamatokat, mint a gépi tanulás, a természetes nyelvfeldolgozás és a számítógépes látás. Ezek a technológiák lehetővé teszik az AI-rendszerek számára, hogy nagy adathalmazokat elemezzenek, megértsék és generálják az emberi nyelvet, valamint értelmezzék a vizuális információkat. Az AI például automatikusan továbbíthatja a támogatási jegyeket, összefoglalókat generálhat vagy elemezheti az adatokban megjelenő trendeket. Az olyan platformokon, mint a ClickUp, az AI az automatizálással együtt működik a munkafolyamatok egyszerűsítésében, a feladatok kontextus alapján történő kiosztásában és valós idejű betekintés biztosításában, így hatékonyabbá és pontosabbá téve az üzleti műveleteket.
A munkafolyamatok AI segítségével történő automatizálásához először azonosítsa a folyamatok során ismétlődő vagy időigényes feladatokat. Válasszon egy AI-alapú platformot, például a ClickUp-ot, amely számos automatizálási sablont és AI-funkciót kínál. Állítson be olyan automatizálási szabályokat, amelyek megfelelnek a munkafolyamat igényeinek, például feladatok hozzárendelése bizonyos feltételek teljesülése esetén vagy emlékeztetők generálása a közelgő határidőkhöz. Integrálhat AI-asszisztenseket is, például a ClickUp Brain-t, amelyek segítenek a tartalom létrehozásában, összefoglalásában és az azonnali válaszok megadásában. Rendszeresen ellenőrizze és finomítsa automatizálási folyamatait, hogy azok továbbra is megfeleljenek a változó üzleti követelményeknek.
Az AI automatizálásba való bevezetése több fontos lépést is magában foglal. Kezdje azzal, hogy felméri és rangsorolja, mely folyamatok alkalmasak leginkább az automatizálásra, és összpontosítson azokra, amelyek ismétlődőek és hibalehetőséget rejtenek magukban. Válassza ki a céljainak megfelelő AI eszközöket – a ClickUp például beépített AI és automatizálási funkciókat kínál, amelyek könnyen integrálhatók. Szükség esetén képezze AI modelljeit magas minőségű adatokkal, és gondoskodjon a meglévő munkafolyamatok zökkenőmentes integrációjáról. Figyelje az AI-vezérelt automatizálások teljesítményét, és szükség szerint végezzen kiigazításokat. A bevált gyakorlatok közé tartozik a kísérleti projektekkel való kezdés, az érdekelt felek bevonása és a képzés biztosítása a zökkenőmentes bevezetés és az AI-vezérelt automatizálás előnyeinek maximalizálása érdekében.