Elkészítette a dokumentumokat, elküldte a frissítéseket és létrehozta a kézikönyveket.
De mi történik, ha valakinek szüksége van arra az információra? 💭
A keresősáv az egyik leggyakrabban használt funkció minden digitális munkaterületen, de ha nem működik megfelelően, az emberek észreveszik.
Ebben a blogbejegyzésben elmagyarázzuk, mi is az a belső kereső, miért nem mindig működik megfelelően, és hogyan teheti működőképessé a csapatának. Megnézzük azt is, hogy a ClickUp hogyan valósítja ezt meg. 🌐
Mi az a belső keresés?
A belső keresés egy speciális technológia, amely lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy információkat találjanak a szervezetük digitális ökoszisztémáján belül. A funkció összeköti az alkalmazottakat a vállalati platformokon tárolt dokumentumokkal, fájlokkal és erőforrásokkal anélkül, hogy hozzáférnének a nyilvános internethez.
Kizárólag magánszervezeti adatokon működik, és biztonságos információkereső rendszert hoz létre, amely az Ön vállalatának speciális tartalmához igazodik.
A modern belső keresőmotorok indexelik a tudásbázisok, intranetes keresőmotorok, megosztott meghajtók, kommunikációs csatornák és projektmenedzsment eszközök információit. A keresési funkció feldolgozza a lekérdezéseket, hogy megtalálja a releváns tartalmakat ezekben az integrált adattárakban.
Így a csapat tagjai hozzáférhetnek az információkhoz, függetlenül attól, hogy azok hol találhatók a digitális munkaterületén.
🧠 Érdekesség: Az első igazi belső keresőmotor a kártyakatalógus volt. A könyvtárak évszázadokig használták őket, hogy segítsenek az embereknek könyveket találni témák, szerzők vagy akár ismeretlen kulcsszavak alapján.
Miért fontos a belső keresés?
A csapatok idejének több mint 60%-át kontextuskereséssel töltik – lapokat lapoznak, eszközöket kutatnak és linkeket kérdeznek. Ez hatalmas termelékenységcsökkenést jelent, ami gyakran észrevétlen marad.
Íme, mit tesz lehetővé egy jobb belső keresőmotor:
- Gyorsabb hozzáférés az információkhoz: A csapatok kevesebb időt pazarolnak dokumentumok, üzenetek vagy döntések felkutatására.
- Kevesebb ismétlődő kérdés: Az emberek maguk találhatják meg a válaszokat, ahelyett, hogy másokat zavarnának.
- A meglévő munkák okosabb felhasználása: A korábbi kampányok, specifikációk és eszközök könnyebben újrahasznosíthatók.
- Zökkenőmentesebb beilleszkedés: Az új munkatársak gyorsabban beilleszkednek, ha önállóan kereshetnek és találhatnak kontextust.
- Erősebb csapatok közötti összehangolás: Mindenki ugyanazokból a naprakész információkból indul ki.
- Jobb láthatóság a vezetők számára: A dokumentumkezelési munkafolyamatok vagy erőforrások hiányosságai könnyebben felismerhetők lesznek.
⭐ Kiemelt sablon
A ClickUp tudásbázis-sablonjával a belső keresés gyerekjáték lesz. Szervezze a csapat információit, kapcsolja össze a legfontosabb forrásokat, és strukturálja a tartalmat wikikbe, hogy a válaszok mindig csak egy keresésre legyenek.
A hatékony belső kereső eszköz jellemzői
Mi teszi egy belső keresőmotort igazán hatékonnyá? Ezek a kulcsfontosságú funkciók megváltoztatják a csapatod információkeresési módszereit:
🔑 Minden egy helyen
A kiváló keresési funkció egyetlen helyen gyűjti össze a vállalat összes tudását. Egyszer beírja a keresési kifejezést, és mindenhonnan megkapja az eredményeket: a dokumentumok, beszélgetések, jegyek és projektek mind együtt jelennek meg.
📌 Példa: A „visszatérítési szabályzat” keresésre a tudásbázis hivatalos irányelvei jelennek meg, valamint a vonatkozó ügyfélszolgálati beszélgetések és a szabályzatváltozásokkal kapcsolatos vezetői frissítések.
🔑 Megérti a valódi kérdéseket
Az intelligens kereső nem csak azt érti, amit beír, hanem azt is, amit gondol. A rendszer értelmezi a természetes nyelvű kérdéseket és a beszélgetésszerű lekérdezéseket anélkül, hogy pontos kulcsszavakkal kellene megegyeznie.
📌 Példa: Kérdezze meg: „Hogyan kérhetek szabadságot?”, és a rendszer megtalálja a megfelelő HR-űrlapokat és irányelveket anélkül, hogy pontos kulcsszavakra lenne szükség. A belső keresőmotor megérti a szándékot, függetlenül attól, hogy valaki szabadságról, PTO-ról vagy szabadnapokról kérdez.
📮 ClickUp Insight: A válaszadók 30%-a AI-eszközöket használ kutatáshoz és információgyűjtéshez. De létezik olyan AI, amely segít megtalálni azt az egy elveszett fájlt a munkahelyen, vagy azt a fontos Slack-szálat, amelyet elfelejtett elmenteni?
Igen! A ClickUp mesterséges intelligenciával működő Connected Search funkciója azonnal átkutatja az összes munkaterületi tartalmat, beleértve az integrált harmadik féltől származó alkalmazásokat is, és előhívja az információkat, erőforrásokat és válaszokat. A ClickUp fejlett keresőjével akár 5 órát is megtakaríthat hetente!
🔑 Megmutatja, mi fontos Önnek
A szerepe határozza meg az eredményeit.
A keresési élmény az Ön osztályához, projektjeihez és korábbi keresési szokásaihoz igazodik, hogy az Ön számára legrelevánsabb eredményeket helyezze előtérbe.
📌 Példa: Amikor a mérnökök az „autentifikáció” kifejezést keresik, először a műszaki dokumentációt látják, míg az értékesítők az ügyfeleknek szóló magyarázatokat látják ugyanarról a funkcióról, amelyek prioritást élveznek az eredmények között.
Például a Brain MAX, a ClickUp önálló asztali alkalmazása, az Ön konkrét szerepéhez igazodó, rendkívül releváns válaszokat ad. Akár projektmenedzser, fejlesztő vagy kreatív szakember, az alkalmazás az egész munkaterületével szorosan integrálva segíti Önt. A hang-szöveg átalakítás funkcióval egyszerűen kimondhatja ötleteit, kérdéseit vagy feladatait, és a Brain MAX azonnal megérti és végrehajtja azokat. Nincs többé több eszközzel való ügyeskedés vagy információkeresés – minden, amire szüksége van, egy helyen található, így a munkafolyamatok okosabbak, gyorsabbak és személyre szabottabbak, mint valaha.
🔑 Könnyen leszűkíti a keresési eredményeket
Az egyszerű szűrők segítségével pontosan megtalálhatja, amire szüksége van, anélkül, hogy bonyolult keresési operátorokat vagy technikai lekérdezési nyelvet kellene megtanulnia.
📌 Példa: Legújabb tervezési eszközöket keres? Gyorsan szűrje a keresési lekérdezéseket fájltípus, létrehozás dátuma és osztály szerint, hogy azonnal megtalálja a prezentációjához szükséges anyagokat.
🔑 Összekapcsolja a kapcsolódó ötleteket
Az AI keresőmotor megérti a fogalmak közötti kapcsolatokat, felismeri a szinonimákat és a témák közötti összefüggéseket anélkül, hogy pontos kifejezésmegfelelésre lenne szükség. Ez javítja a keresőmotor-optimalizálást (SEO), mivel az információk könnyebben megtalálhatók, még akkor is, ha a felhasználók különböző kifejezésekkel keresnek.
📌 Példa: Az „onboarding” keresésre az új alkalmazottak beilleszkedésével, a munkavállalók beállításaival és az első napon végzendő teendőkkel kapcsolatos eredmények jelennek meg, még akkor is, ha ezek a kifejezések nem szerepelnek a tudásbázisban.
Gyakori belső keresési kihívások
Még ha van is belső keresőmotor, az gyakran nem felel meg a csapatok tényleges igényeinek. A probléma megoldása előtt meg kell értened, mi a hiba.
Íme a csapatok leggyakoribb problémái. ⚠️
- Eredmények relevanciája: A belső webhelykereső túl sok nem releváns elemet jelenít meg, így a felhasználóknak görgetniük kell, vagy kitalálniuk, mi lehet hasznos.
- Tartalom lefedettség: Az indexelés során gyakran kimaradnak olyan fontos területek, mint a feladatleírások, megjegyzések vagy mellékletek.
- Szűrési élmény: A szűrők nehézkesek, zavarosak vagy túl korlátozottak ahhoz, hogy segítsenek a keresési eredmények szűkítésében.
- Tartalom frissessége: Elsőként a lejárt oldalak vagy régi dokumentumok jelennek meg, míg a legfrissebb, releváns frissítések háttérbe szorulnak.
- Keresési betekintés: A csapatok nem láthatják, mit keresnek az emberek, de nem találnak meg, így a tartalmi hiányosságok rejtve maradnak.
🔍 Tudta? Paul Otlet, egy belga látnok az 1900-as évek elején, megpróbálta az összes emberi tudást katalogizálni egy Mundaneum nevű projektben. Olyan kereshető indexkártyákat képzelt el, amelyek távíróval működtek, mint egy papír alapú Google intézmények számára.
Hogyan oldja meg a ClickUp a belső keresés problémáit?
A mai munkahelyi környezet nem működik.
Projekteink, tudásunk és kommunikációnk különböző, egymástól független eszközökön vannak szétszórva, ami lassítja munkánkat.
A ClickUp megoldja ezt a problémát a munkához szükséges minden funkciót magában foglaló alkalmazással, amely egy helyen egyesíti a projekteket, a tudást és a csevegést – mindezt AI segítségével, amely gyorsabb és hatékonyabb munkavégzést tesz lehetővé.
Így működik a belső keresés. 👀
🕵️ Feladatokat, dokumentumokat, megjegyzéseket és még sok mást kereshet.
A ClickUp mesterséges intelligenciával működő Enterprise Search keresője nem csak a felszínes egyezéseket keresi. Átvizsgálja a feladatleírásokat, az egyéni mezőket, az alfeladatokat, a dokumentumokat, a megjegyzéseket, a mellékleteket – mindent, beleértve a strukturált és a strukturálatlan adatokat is.
Teljes, kontextusban gazdag eredményeket kap, amelyek tükrözik a valós munkát az összes területen és mappában.
Tegyük fel, hogy egy bevételi műveletek vezetője megpróbálja megtalálni az elmúlt negyedév frissített lead routing szabályait. A „lead scoring update” kifejezésre keres, és a Connected Search azonnal előhívja a RevOps mappában létrehozott dokumentumot, az eredeti feladatot a Q2 OKR-listából, valamint azt a szálat, ahol az értékesítés és a marketing véglegesítette az új kritériumokat.
📖 Olvassa el még: A kereséskiegészítéses generálás legjobb példái a gyakorlatban
🧰 Az eredményeket azonnal leszűkítheti
A ClickUp szűrői segítenek a rendetlenséget elkerülni.
Finomítsa az eredményeket a ClickUp Enterprise Search fejlett szűrőivel
A feladat típusa, helye, felelőse, határideje, címkéje, vagy akár olyan speciális egyéni mezők alapján is releváns keresési eredményeket kaphat, mint a „Csapat” vagy az „Ügyfél neve”.
Például egy kreatív igazgató, aki egy ügyfél márkájának megújításán dolgozik, csak azokat a nyitott tervezési feladatokat szeretné látni, amelyeket a vizuális csapatnak rendeltek, „Acme Rebrand” címkével láttak el, és amelyek határideje ebben a hónapban van.
Szűrőket alkalmaznak a feladat státuszára, a csapatra és a határidőre, majd egy kattintással elkészítik a pontos listát, amelyet áttekinthetnek.
🧠 Érdekesség: A digitális vagy külső keresőmotorok megjelenése előtt a középkori szerzetesek florilegia nevű, kézzel írt idézetgyűjteményeket hoztak létre. A vallási szövegekből származó idézeteket témák szerint csoportosították, hogy a prédikációk során könnyebben megtalálják őket.
🪄 Intelligens javaslatokat kap, amikor szüksége van rájuk.
A ClickUp Brain, az integrált AI-asszisztens megérti kérdése hátterében álló kontextust, és nem korlátozza magát csak a keresési kifejezésekre.
Írhat természetes nyelvű parancsokat, például „Hol van a végleges weboldal szövege?”, és kaphat választ a feladatokból, megjegyzésekből, dokumentumokból és ütemtervekből.
Tegyük fel, hogy egy tartalomstratéga szeretné megnézni, mi változott a legutóbbi blogbejegyzés megjelenése óta. Megkérdezi: „Mi változott az áprilisi frissítések megjelenése óta?”, és a kapcsolódó AI egy feladatfolyamat-összefoglalóval, a releváns dokumentumszerkesztésekkel és a kapcsolódó ellenőrzőlista-frissítésekkel válaszol.
🦾 Az AI Autopilot Agents segítségével azonnali válaszokat kaphat
A ClickUp AI Autopilot Agents segít csapatának gyorsan megtalálni a válaszokat. Állítson be ügynököket a csevegőcsatornákban vagy listákban, hogy automatikusan válaszoljanak a kérdésekre a munkaterület feladatait, dokumentumait és megjegyzéseit felhasználva.
Például, ha valaki azt kérdezi: „Hol van a legújabb beilleszkedési ellenőrzőlista?”, az ügynök azonnal a megfelelő dokumentummal vagy feladattal válaszol – keresés nélkül. Ön irányítja, hogy az ügynök milyen tudásforrásokat használ, így a válaszok mindig pontosak és naprakészek.
📚 A keresési eredményeket gyorsan tudássá alakíthatja
Szervezze meg az újrafelhasználható tudást a ClickUp Docs-ban
A ClickUp Docs segítségével csapata egy helyen rendszerezheti az ismereteket, az SOP-kat és a folyamatdokumentumokat. A dokumentumokat kapcsolhatja a kapcsolódó feladatokhoz, beágyazhatja őket wikikbe, és kereséssel és mesterséges intelligenciával hozhatja őket felszínre.
A tudásbázis-sablonok alkalmazása is egyszerű, így azonnal elkezdheti a dokumentálást.
Tegyük fel, hogy egy junior projektmenedzser talál egy régi, még mindig releváns ellenőrzőlistát egy sikeres funkció bevezetéséről.
Átalakítják ClickUp Doc-ká, összekapcsolják az aktuális sprint tervezési feladattal, és hozzáadják a termékcsapat wiki-jéhez a „Launch Best Practices” (Legjobb gyakorlatok bevezetése) cím alatt. Mostantól bárki újra felhasználhatja anélkül, hogy duplikálná a munkát vagy másoktól kellene megkérdeznie.
Ahogy Victoria Berryman, a Seequent marketingoperációs menedzsere elmondta:
A csapatunk folyamatainak dokumentálása és a feladatok kezelése egy helyen segít időt megtakarítani a keresés során. Emellett egyetlen megbízható információforrást biztosít számunkra.
A csapatunk folyamatainak dokumentálása és a feladatok kezelése egy helyen segít időt megtakarítani a keresés során. Emellett egyetlen megbízható információforrást biztosít számunkra.
🔗 Kedvenc eszközeiből is beolvashatja az eredményeket.
Keresés az eszközök között a ClickUp integrációk segítségével
A ClickUp integrációk összekapcsolják a munkaterületét olyan alkalmazásokkal, mint a Google Drive, a Slack, a GitHub, a Figma és mások, így kiterjesztve a keresést az eszközök között.
Például egy minőségbiztosítási vezető szeretné áttekinteni a GitHubban bejelentett legújabb hibajelentéseket. Ahelyett, hogy platformot váltana, a ClickUpban keres rá a „kritikus hibák – mobilalkalmazás” kifejezésre, és megjeleníti a szinkronizált GitHub-problémákat a kapcsolódó belső feladatokkal és tesztjegyzetekkel együtt.
Egy keresés, teljes kontextus.
🔍 Tudta? Az IDC kutatása szerint az 500 vagy több alkalmazottat foglalkoztató nagyvállalatoknál csak az alkalmazottak 45%-a használja aktívan a tudásmenedzsment rendszereket. Ez azt jelenti, hogy a legtöbb alkalmazott nem használja ezeket az eszközöket.
A belső keresés javításának legjobb gyakorlata
Egy jó belső keresőmotorhoz az egész csapatnak következetes szokásokra van szüksége, hogy az információk kereshetőek, strukturáltak és naprakészek legyenek.
Itt van, mire kell összpontosítania. 👇
📂 Tisztítsa meg tartalomszerkezetét
Rendezze logikusan az információkat, mielőtt elvárná, hogy a keresés csodát tegyen. Távolítsa el az ismétlődő dokumentumokat, egységesítse a névadási konvenciókat, és hozzon létre egyértelmű mappahierarchiákat.
📌 Példa: Tartson fenn egy egyetlen, hiteles változatot minden irányelv dokumentumról egy kijelölt helyen, egyértelmű tulajdonjoggal. Ezzel elkerülhető a zavar, amikor több osztály is létrehoz saját változatokat.
🧠 Érdekesség: Vannevar Bush már 1945-ben megjósolta a hiperhivatkozásos keresést. As We May Think című esszéjében leírta a Memexet, egy íróasztalt, amely lehetővé tette az emberek számára, hogy nyomvonalak mentén navigáljanak a tudás között. Ez az ötlet inspirálta a modern PDF-keresést és az internetet.
📂 Értelmes metaadatok létrehozása
Gazdagítsa tartalmát leíró címkékkel, kategóriákkal és attribútumokkal, amelyek segítenek a keresőmotoroknak megérteni, hogy az egyes elemek mit tartalmaznak. Így a fájlok és mappák szervezése célszerűbbé válik.
📌 Példa: Címkézze a termékdokumentációt a releváns terméknevekkel, funkciókkal és felhasználási esetekkel, hogy az olyan keresések, mint például „hogyan exportálhatók az adatok”, a felhasználókat a megfelelő útmutatóhoz irányítsák.
📂 Keresési elemzések figyelése
Figyeljen arra, hogy az emberek mit keresnek, és mely lekérdezések adnak gyenge eredményeket. Ezek a minták feltárják az információhiányokat és a terminológiai eltéréseket.
📌 Példa: Ha a keresési adatok azt mutatják, hogy a „WFH policy” (otthoni munkavégzésre vonatkozó szabályzat) kifejezésre gyakran keresnek, de nem találnak eredményt, mert a hivatalos dokumentumokban a „remote work guidelines” (távmunka irányelvek) kifejezést használják, akkor szinonimákat adhat hozzá vagy frissítheti a terminológiát.
📂 Gyűjtsd össze a felhasználói visszajelzéseket
Kérdezze meg rendszeresen csapata tagjait, hogy milyen tapasztalataik vannak a belső keresővel, és milyen információkat nehezen találnak meg a vállalati keresőszoftverben. Használja fel visszajelzéseiket a hiányosságok azonosításához, a keresési algoritmusok optimalizálásához és a keresési eredmények relevanciájának javításához.
📌 Példa: Egy gyors negyedéves felmérés, amelyben azt kérdezik: „Mit nem talált meg a múlt hónapban?”, azonosítja azokat a nagy értékű tartalmakat, amelyek jobb indexelést vagy létrehozást igényelnek.
🔍 Tudta? Az 1876-ban létrehozott Dewey-féle tizedes osztályozási rendszer volt az egyik első szabványosított keresőrendszer. Az emberi tudást kategóriákba csoportosította, hogy a könyvtárak világszerte „ugyanazt a keresési nyelvet beszéljék”.
Hol van Waldo? Nem a ClickUp-ban.
A munka nem áll le csak azért, mert nem találja, amit keres. De minél több időt pazarol el szétszórt dokumentumok, eltemetett feladatok és egymástól független eszközök között való kutatással, annál inkább megakad a haladás.
Nem kell nyomozói képességekre lennie ahhoz, hogy megválaszoljon egy egyszerű kérdést, mint például „Hol van az a fájl?” vagy „Mi a helyzet?”.
A ClickUp mindent egy helyen tárol, így könnyen megtalálható. Feladatok, megjegyzések, dokumentumok, értekezletek jegyzetek – minden kereshető, összekapcsolható és pontosan ott található, ahol szüksége van rá. Szűrőkkel szűkítheti az eredményeket, és a hatékony keresési funkciók segítségével gyorsan megtalálhatja a konkrét információkat.
Regisztráljon még ma a ClickUp-ra! ✅
Gyakran ismételt kérdések
1. Mi az a belső keresés?
A belső keresés egy adott webhelyen, szervezeten vagy rendszeren belüli információkeresést jelent. Például egy webhely keresősávjának használata az adott webhelyen tárolt cikkek vagy dokumentumok megkeresésére belső keresésnek minősül.
2. Mi az a belső és külső keresés?
A belső keresés egy adott rendszer, szervezet vagy webhelyen belüli információkeresés. A külső keresés viszont a szervezeten vagy rendszeren kívüli forrásokból, például keresőmotorokból, más webhelyekről vagy külső adatbázisokból származó információk keresését jelenti.
3. Mi egy példa a belső keresésre?
A belső keresés egyik példája az e-kereskedelmi webhelyeken található keresőfunkció használata egy adott termék megtalálásához, vagy a vállalat intranetén egy szabályzati dokumentum keresése.
4. Mi a különbség a belső és a külső információk között?
A belső információk olyan adatok vagy ismeretek, amelyek egy szervezeten belül keletkeznek és tárolódnak, például belső jelentések, alkalmazotti nyilvántartások vagy vállalati irányelvek. A külső információk külső forrásokból származnak, például piackutatási jelentések, híradások vagy versenytársaktól származó információk.