Elküldi a számlát. Csend.
Megbeszél egy találkozót. Valaki elfelejti.
A határidő után nyomon követi az ügyet. Nincs válasz.
Frusztráló, igaz? Nem arról van szó, hogy az emberek nem törődnek vele, csak számtalan prioritással kell megbirkózniuk. Pontosan ezért van szüksége emlékeztető e-mailre!
Egy jól időzített emlékeztető e-mail a hallgatást megerősített fizetéssé, ütemezett hívássá vagy befejezett feladattá változtathatja.
A legjobb rész? Nem kell mindent nulláról kezdened. Ez a blogbejegyzés 12 emlékeztető e-mail példát tartalmaz, amelyeket könnyen szerkeszthetsz és testreszabhatsz szakmai célokra.
Bemutatunk egy eszközt is, amely emlékeztető e-maileket készít és automatizálja azokat az Ön számára. Kezdjük!
Miért fontosak az emlékeztető e-mailek?
A megfelelő időben elküldött emlékeztető e-mail emlékezteti a munkavállalókat a függőben lévő feladatokra, a közelgő eseményekre és a fontos határidőkre, így segítve a káosz és a működési zavarok lehető legnagyobb mértékű elkerülését.
Az emlékeztető e-mailek azért szükségesek, mert:
- Rendszeres időbeosztás: A megbeszélések, események és projekt ütemtervek szervezettek maradnak, ha az érintetteket előre emlékeztetik rájuk.
- Növeli a konverziót: A megfelelő időzítésű emlékeztető megakadályozza, hogy a potenciális ügyletek elszaladjanak.
- Csökkenti a last minute lemondásokat: Az időben elküldött emlékeztető e-mailek segítenek az embereknek emlékezni a találkozóikra, és lehetőséget adnak nekik, hogy szükség esetén előre átütemezzék azokat, így csökkentve a meg nem jelenések számát.
- Megakadályozza a működési zavarokat: A belső feladatok, mint például a munkaidő-nyilvántartások benyújtása, jóváhagyások és jelentések, a gyors emlékeztető e-mailek segítségével a terv szerint haladhatnak.
🧠 Tudta? Az értékesítések 80%-a esetében az első kapcsolatfelvétel után legalább öt további kísérletre van szükség az értékesítéshez.
További információk: Hogyan használhatja az AI-t e-mailek írásához (segítségével)
Hogyan írjunk emlékeztető e-mailt?
Az emlékeztető e-mail írása nem csak a nyomon követésről szól – hanem arról is, hogy a megfelelő időzítéssel, hangnemmel és szerkezettel írja meg, hogy lehetetlen legyen figyelmen kívül hagyni.
1. Kezdje egy találó tárgyvonallal
Hagyja ki a felesleges sallangokat – a tárgy mezőt tartsa világosnak és közvetlennek, hogy az e-mail célja azonnal egyértelmű legyen.
A tárgy mezőt tartsa rövidnek (6-8 szó), és tegyen bele cselekvésigét (pl. szükséges intézkedés, emlékeztető vagy nyomon követés), hogy azonnali figyelmet keltsen.
✅ Jó emlékeztető e-mail tárgy: Emlékeztető: A [szám] számú számla fizetési határideje
❌ Rossz emlékeztető e-mail tárgy: Számla emlékeztető
2. Személyre szabott üdvözlés
Nem számít, hogy ez az első vagy a századik emlékeztető e-mail, amit ugyanazon ügyfélnek küldesz – mindig személyre szabott üdvözléssel kezdd! Ez döntő fontosságú!
Ha a címzettet név szerint szólítod meg, az e-mail vonzóbbá és relevánsabbá válik. Valójában ez professzionálisabb és figyelmesebb hangnemet teremt, növelve a válasz esélyét.
✅ Jó üdvözlés: Szia/Helló [Név]
❌ Rossz üdvözlés: Tisztelt kedves ügyfél!
3. Írja meg az e-mail szövegét
Az üdvözlés után térjen rögtön a lényegre.
Az első sorban elegendő háttérinformációt kell megadnia, hogy az olvasónak ne kelljen átnéznie a korábbi e-maileket. Három rövid bekezdésben (legfeljebb két sorban) világosan fogalmazza meg a célját, a legfontosabb részleteket és a következő lépéseket.
✅ Jó példa: Csak egy gyors emlékeztető, hogy január 27-én, pénteken, 15:00-kor (EST) Zoom-megbeszélésünk lesz.
❌ Rossz példa: Remélem, jól vagy. Csak egy gyors emlékeztető a múlt héten említett tartalmi megbeszélésről. Szólj, ha bármilyen változtatásra van szükséged.
4. Adjon hozzá egy egyértelmű CTA-t
Ha a cselekvésre ösztönző felhívás (CTA) nem szerepel az első három bekezdésben, akkor itt az ideje hozzáadni.
Ha válaszra van szüksége, kérje meg. Ha intézkedésre van szükség, tegyen közzé egy közvetlen linket a fizetési portálra, a dokumentumfeltöltőre vagy az ütemezési eszközre.
✅ Jó példa: Kattintson ide a találkozó új időpontjának megadásához: [Naptár link]
❌ Rossz példa: Kérjük, nézze meg, ha ideje engedi!
5. Udvarias záró megjegyzésekkel fejezze be
Fejezze be az e-mailt udvarias, professzionális hangnemben, amely válaszra ösztönöz, de hagyja ki a felesleges bocsánatkéréseket. Legyen magabiztos és egyértelmű.
✅ Jó példa: Kérlek, jelezd, ha segítségre van szükséged!
❌ Rossz példa: Várom válaszát
Íme, a tökéletes emlékeztető e-mailek írásának titka.
💡 Profi tipp: Ne töltsön órákat a tökéletes emlékeztető e-mailek megírásával. A ClickUp Brain segítségével egyszerűen csak be kell írnia egy parancsot, és az azonnal létrehoz egy jól felépített, világos és cselekvésre ösztönző e-mailt, amely minden követelményét kielégíti.
📮ClickUp Insight: A tudásmunkások 83%-a elsősorban e-mailre és csevegésre támaszkodik a csapaton belüli kommunikáció során.
Azonban munkájuk közel 60%-át ezeknek az eszközöknek a váltogatásával és az információk keresésével töltik. A ClickUp-hoz hasonló, mindenre kiterjedő munkaalkalmazással a projektmenedzsment, az üzenetküldés, az e-mailek és a csevegések egy helyen összpontosulnak! Itt az ideje a központosításnak és az energizálásnak!
12 emlékeztető e-mail példa különböző helyzetekre
Különböző helyzetek különböző típusú emlékeztetőket igényelnek. Nézze meg ezt a 12 hatékony emlékeztető e-mail sablont, amelyeket szerkeszthet, testreszabhat és egyedi igényeinek megfelelően alakíthat!
1. Barátságos emlékeztető e-mail egy közelgő találkozóról
Jövő héten fontos ügyfélmegbeszélésed lesz? Vagy havi osztályközi értekezlet 50 résztvevővel? Ha jóval előre emlékeztető e-mailt küldesz, mindenki elegendő időt kap a naptárának áttekintésére és a pontos megjelenésre.
Íme egy udvarias emlékeztető sablon, amelyet felhasználhatsz:
Tárgy: Havi tartalomcsapat-összefoglaló: péntek 15:00 Szia [Keresztnév],
Csak egy gyors emlékeztető, hogy havi tartalmi megbeszélésünk [Dátum] -án [Időpont] ([Időzóna])-kor lesz. A [Napirend főbb pontjai] témákat fogjuk tárgyalni, ezért kérjük, hogy előzetesen szánjon egy kis időt a releváns anyagok áttekintésére.
A szervezettség érdekében jelöld be a Google Naptárban, ha még nem tetted meg. Szólj, ha bármire szükséged van a megbeszélés előkészítéséhez. Alig várom!
Üdvözlettel,[Az Ön neve][Az Ön beosztása][Cég neve]
💡 Profi tipp: Fontolja meg, hogy legalább 48 órával előre küldjön emlékeztetőket a találkozókról, hogy a résztvevőknek legyen idejük felkészülni.
2. Udvarias emlékeztető e-mail a közelgő esedékességű számláról
Még azok a cégek is, amelyek rendszeresen fizetnek, elmulaszthatnak egy számlát a túlcsorduló beérkező levelek és a napi feladatok között. Egy gyors, udvarias emlékeztető azonnal felhívja a figyelmüket a számlájára, és ösztönzi őket a határidőre történő fizetésre.
Íme egy fizetési emlékeztető e-mail sablon, amelyet felhasználhatsz:
Tárgy: Fizetési emlékeztető a #számlaszám számra vonatkozóan
Üdvözlöm, [ügyfél neve]!
Ez az e-mail egy gyors emlékeztető, hogy a [számlaszám] számla [összeg] összegű fizetési határideje [fizetési határidő]. A számla mellékletben található.
Ha a fizetés már megtörtént, kérjük, hagyja figyelmen kívül ezt az üzenetet. Ellenkező esetben a fizetést az alábbi lehetőségek egyikével teljesítheti: [Fizetési link], banki átutalás vagy bármely más, Önnek megfelelő módszer.
Ha bármilyen kérdése vagy aggálya van ezzel kapcsolatban, keressen meg!
Üdvözlettel,[Az Ön neve][Az Ön beosztása][Cég neve]
💡 Profi tipp: Az első fizetési emlékeztetőt küldje el három-öt nappal az esedékesség előtt, hogy ügyfeleinek elegendő ideje legyen a fizetés feldolgozására.
3. Késedelmes fizetési emlékeztető e-mail
Ismételt emlékeztetők ellenére is előfordul, hogy a számlák nem kerülnek kifizetésre – még a legjobb ügyfelek esetében sem. Ebben a szakaszban az emlékeztető e-mailnek határozottnak, ugyanakkor professzionálisnak kell lennie. Hangsúlyozza, hogy azonnali intézkedést kell tenniük, és emelje ki a fizetés elmulasztásának lehetséges jogi következményeit.
Íme egy végső emlékeztető e-mail, amelyet elküldhet:
Tárgy: Sürgős: Lejárt számla #[számlaszám] – Azonnali intézkedés szükséges
Szia [Keresztnév],
Ez az utolsó emlékeztető a [számlaszám] számú, [összeg] értékű számlával kapcsolatban, amelynek esedékessége [esedékességi dátum] volt. A korábbi emlékeztetők ellenére még nem kaptuk meg a fizetést.
Szerződésünk szerint, ha a számla egy héttel késedelmes, jogi lépéseket tehetünk.
A késedelmi díjak és további intézkedések elkerülése érdekében kérjük, [Dátum]-ig rendezze a fennálló összeget az alábbi fizetési lehetőségek egyikével: [Fizetési link] | Banki átutalási adatok | Egyéb elfogadott fizetési módok
Ha a fizetés már feldolgozásra került, kérjük, hagyja figyelmen kívül ezt az üzenetet. Kérjük, vegye fel velem a kapcsolatot, ha bármilyen kérdése vagy észrevétele van ezzel kapcsolatban.
Üdvözlettel,[A neve][Beosztása][Cég neve]
💡 Profi tipp: A késedelmes fizetésekre vonatkozó emlékeztetőket küldje el 9 és 11 óra között, amikor a címzettek nagyobb valószínűséggel ellenőrzik az e-mailjeiket. Kerülje az ilyen e-mailek hétvégén történő elküldését, mert üzenete elsüllyedhet a címzett beérkező levelei között.
4. Utolsó pillanatban küldött eseményemlékeztető e-mail sablonok
Konferenciát vagy szakkiállítást szervez? Egy utolsó pillanatban küldött emlékeztető segít a résztvevőknek megtervezni a napjukat, időben megérkezni, és felkészülni a legfontosabb előadásokra és networking lehetőségekre.
Íme egy emlékeztető e-mail sablon, amelyet felhasználhatsz a közelgő eseményedhez:
Tárgy: Utolsó emlékeztető: [Ma kezdődik az éves SEO konferencia]
Szia [Keresztnév],
Örömmel várjuk Önt ma [esemény neve] rendezvényen [időpont] ([időzóna])!
Az esemény [Kezdési idő]-kor kezdődik, és mellékeltük az esemény programját, hogy ne maradjon le kedvenc előadásáról.
Az érkezés zökkenőmentesebbé tétele érdekében elérhető a [Check-in Link], és a helyszín térképét [Link] is megtalálja, amelyen az útvonalat is megtekintheti. Ha autóval érkezik, itt találja a parkolási információkat [Link].
Várjuk Önt szeretettel! Ha bármilyen problémája adódna az idejutással, keressen meg a [elérhetőségek] címen.
Üdvözlettel,[Az Ön neve][Az Ön beosztása][Cég neve]
💡 Profi tipp: Könnyítse meg a résztvevők dolgát azzal, hogy hozzáad egy gyors bejelentkezési linket, a helyszín térképét vagy a parkolási információkat, hogy gond nélkül megérkezhessenek.
5. Emlékeztető egy közelgő találkozóra/eseményre
A találkozó lefoglalása egy dolog, de annak biztosítása, hogy az ügyfél megjelenjen, egy másik. A találkozó emlékeztetője (vagy a találkozó előtt néhány nappal küldött emlékeztető) segít nekik a tervezésben, elkerüli a last minute lemondásokat, és időt ad nekik, hogy szükség esetén új időpontot egyeztessenek.
Íme egy rövid emlékeztető e-mail, amelyet azonnal elküldhet, miután az ügyfél visszaigazolta a találkozót:
Tárgy: Megerősítve: Időpontja [dátum és idő]
Szia [Keresztnév],
Csak egy barátságos emlékeztető, hogy [Szolgáltatás/Találkozó neve] időpontja [Dátum] [Időpont] ([Időzóna])-ra megerősítve.
📍 Helyszín: [Cím/Zoom link]⏳ Időtartam: [A találkozó hossza]
Ha át kell ütemezned, azt 24 órával előre megteheted ezen a linken keresztül: [Google Naptár átütemezés link]. Várjuk a találkozást!
Üdvözlettel,[Az Ön neve][Az Ön beosztása][Cég neve]
💡 Profi tipp: Az átütemezés link segítségével az ügyfelek könnyedén módosíthatják időpontjaikat, ahelyett, hogy előzetes értesítés nélkül kihagynák azokat. Használja a ClickUp AI-alapú naptárát a találkozók beállításához, hogy azok ne maradjanak ki, és Ön ne veszítsen értékes időt.
További információk: Hogyan írjunk visszaigazoló e-mailt: típusok és példák
6. Emlékeztető e-mail, ha a meghívott személy nem jelent meg
A szolgáltatásokat nyújtó vállalkozásoknál gyakoriak a meg nem jelenések. Az udvarias nyomon követés nyitva tartja a kommunikációt, és lehetővé teszi az ügyfél számára, hogy új időpontot egyeztessen. Emellett udvarias emlékeztetőként is szolgál, hogy az ügyfélnek be kell tartania a lefoglalt időpontokat.
Íme egy udvarias emlékeztető e-mail, amelyet első alkalommal nem megjelenő ügyfelek esetében használhat.
Tárgy: Elmulasztotta a találkozót? Átütemezzük!
Szia [keresztnév]
Észrevettem, hogy ma nem tudott részt venni a [találkozó neve]-en. Megértem, hogy előfordulhatnak váratlan események, ezért szívesen keresek egy másik időpontot, amely Önnek megfelel. Itt módosíthatja a találkozó időpontját: [Link a találkozó időpontjának módosításához].
Udvariasságból ezúttal elengedtük a nem megjelenés díját. Azonban a szabályzatunk szerint a jövőbeni elmulasztott időpontok díjkötelesek lehetnek. Kérem, jelezze, hogyan szeretne tovább eljárni.
Üdvözlettel,[Az Ön neve][Az Ön beosztása][Cég neve]
💡 Profi tipp: Fontolja meg automatikus emlékeztető e-mailek bevezetését egy nappal és egy órával a találkozó előtt, hogy csökkentse a meg nem jelenések számát az üzleti életben.
7. Emlékeztető e-mail a javaslat nyomon követéséhez
Elküldte az ajánlatot, de még nem kapott választ? Könnyű azt feltételezni, hogy az ügyfél nem érdekelt, de lehet, hogy nem ez a helyzet. Egy rövid emlékeztető e-mail emlékezteti őket az ajánlatára, és újra felkelti a figyelmüket anélkül, hogy tolakodó lenne.
Íme egy emlékeztető e-mail sablon, amelyet felhasználhat:
Tárgy: Nyomon követés: Javaslat a [projekt/szolgáltatás neve] ügyében
Szia [Keresztnév],
Csak meg akartam kérdezni, hogy volt-e alkalma átnézni a [Dátum]-án elküldött, [Projekt/szolgáltatás neve]-vel kapcsolatos ajánlatot.
Ha még mindig fontolgatja, szívesen felhívom Önt, hogy megbeszéljük, milyen módosítások lennének Önnek a legmegfelelőbbek. Kérjük, válaszoljon itt, vagy bármikor keressen meg minket, ha kérdése van, vagy további részletekre van szüksége.
Várjuk véleményét.
Üdvözlettel,[A neve][Beosztása][Cég neve]
💡 Profi tipp: A gyakori emlékeztető üzenetek tolakodónak tűnhetnek. Tervezze meg stratégiailag a nyomon követéseket – küldje el az elsőt 3-5 nappal az ajánlat után, majd egy héttel később, ha nem érkezik válasz. Legyen udvarias és profi.
8. Emlékeztető e-mail az előfizetés megújításáról
A előfizetés megújítására vonatkozó emlékeztető e-mail értesíti az ügyfeleket, hogy hozzáférésük hamarosan lejár, és egyszerű módot kínál a megújításra. Az ilyen e-mailek általában hasznosak azoknak a SaaS-vállalatoknak, amelyek szolgáltatásukat havi és éves előfizetéssel értékesítik.
Íme egy rövid emlékeztető e-mail, amelyet követhet:
Tárgy: Most megújíthatja: [Cégnév] előfizetése [XX] nap múlva lejár
Szia [Keresztnév],
Csak emlékeztetőül: a [Cégnév] [Csomag] előfizetése [Lejárati dátum]-án lejár. A szolgáltatás megszakításának elkerülése érdekében most megújíthatja előfizetését, ha ide kattint: [Megújítási link].
Ha bármilyen kérdése van vagy segítségre van szüksége, bátran forduljon hozzánk. Örömmel állunk rendelkezésére kiváló szolgáltatásainkkal.
Üdvözlettel,[A neve][Beosztása][Cég neve]
💡 Profi tipp: Kínálj időkorlátozott kedvezményt vagy exkluzív megújítási ajánlatot, hogy növeld a megújítások számát és több ügyfelet tarts meg.
További információk: A legjobb csepegtető kampány sablonok a hatékony e-mail marketinghez
9. Emlékeztető e-mail az ügyfél-felmérés kitöltésére
Az ügyfelek visszajelzései értékesek, de nem mindig könnyű választ kapni rájuk. Az emlékeztető üzenet udvarias módon ösztönzi az ügyfeleket, hogy megosszák véleményüket anélkül, hogy nyomást éreznének.
Tárgy: Örömmel fogadjuk visszajelzését – csak egy percet vesz igénybe
Szia [Keresztnév],
Reméljük, hogy elégedett a [termék neve] termékünkkel. Nagyon hálásak lennénk, ha megosztaná velünk véleményét és tapasztalatait. Visszajelzései segítenek nekünk abban, hogy tovább fejlesszük és továbbra is olyan termékeket kínáljunk, amelyeket Ön kedvel.
Töltse ki a rövid kérdőívet itt: [Kérdőív link]
Ígérjük, hogy csak egy percet vesz igénybe.
Üdvözlettel,[A neve][Beosztása][Cég neve]
💡 Profi tipp: Készítsen mobilbarát kérdőívet, és tartsa rövidnek és egyszerűnek, hogy több válasz érkezzen. Egy kis kedvezmény vagy ösztönző több ügyfelet ösztönözne a részvételre.
10. Emlékeztető e-mail a határidő lejárta után
Egy nagy csapat vezetése kihívást jelenthet, különösen a határidők nyomon követése során. Késedelmek különböző okok miatt előfordulhatnak, de egy világos, határozott emlékeztető újra összpontosíthatja a figyelmet és biztosíthatja, hogy a feladat prioritást élvezzen.
Íme egy emlékeztető e-mail minta, amelyet ilyen helyzetekben használhat:
Tárgy: Tevékenység szükséges: [Feladat/projekt] határideje lejárt
Szia [Keresztnév],
A [Feladat/Projekt neve] határidejének nyomon követése céljából írok Önnek, amely [Dátum]-án járt le. Megértjük, hogy lehet, hogy a késedelemnek érvényes oka van, de szükségünk van a helyzetről szóló friss információkra.
Ez a projekt rendkívül fontos, és a zökkenőmentes előrehaladáshoz elengedhetetlen a határidők betartása. Ha lehetséges, szeretnénk [új határidő] ig befejezni, hogy elkerüljük a további késedelmeket.
Kérjük, jelezze nekünk, ha bármilyen akadályba ütközik, vagy segítségre van szüksége a folyamat előrehaladásához. Várjuk a friss híreket.
Üdvözlettel,[A neve][Beosztása][Cég neve]
💡 Profi tipp: Ha egy elmulasztott határidő után érdeklődik, adjon meg egy reális új határidőt, ahelyett, hogy nyitva hagyná a kérdést. Ez segít megelőzni a további késedelmeket, és megkönnyíti a feladat prioritásainak meghatározását a címzett számára.
További információk: E-mail vagy csevegés a munkahelyen: melyik a legjobb a csapatod számára?
11. E-mailes emlékeztető a függőben lévő dokumentumok benyújtásáról
Legyen szó szabályok betartásáról, új munkavállalók beillesztéséről vagy egy kérelem feldolgozásáról, a hiányzó papírmunka lassíthatja a folyamatokat. Egy világos, udvarias nyomon követés biztosíthatja, hogy a címzett prioritásként kezelje kérését, és gyorsan intézkedjen.
Íme egy tökéletes, udvarias emlékeztető e-mail, amelyet ilyen helyzetekben küldhet:
Tárgy: Tevékenység szükséges: Felfüggesztett dokumentum benyújtása [cél]
Szia [Keresztnév],
Csak egy gyors emlékeztető, hogy még mindig várjuk Öntől a [Dokumentum neve]-t. A benyújtási határidő [Határidő], és szükségünk van rá a szerződéses dokumentumok feldolgozásához.
Kérjük, hagyja figyelmen kívül ezt az e-mailt, ha már elküldte a dokumentumokat. Ha azonban még nem küldte el a dokumentumokat, kérjük, töltse fel őket az alábbi link segítségével: [Feltöltési link].
Kérlek, fordulj hozzám bizalommal, ha bármilyen kérdésed vagy problémád van, amiben segíthetek.
Üdvözlettel,[A neve][Beosztása][Cég neve]
💡 Profi tipp: Állíts be automatikus e-maileket, amelyek akkor küldenek emlékeztetőt, ha a dokumentumok nem érkeznek meg a következő 24 órában.
12. Emlékeztető e-mail gyors intézkedéshez
Ha egy projekt elakad, mert egy csapattag visszajelzésére vársz, egy udvarias, de határozott emlékeztető segít továbbhaladni.
Így kell csinálni:
Tárgy: Várjuk a [projekt neve] kapcsolatos véleményét
Szia [Keresztnév],
Csak egy gyors emlékeztető: még mindig várom a hozzászólását a [projekt neve] [konkrét feladat] kapcsán. Szakértelme elengedhetetlen a folyamatok előrehaladásához és a határidők betartásához.
Kérlek, jelezd, ha bármilyen segítségre van szükséged, vagy ha bármilyen probléma késlelteti a munkát. Ha lehetséges, kérlek, küldd el a frissítést [új határidő] előtt, hogy tovább tudjunk lépni.
Várjuk véleményét.
Üdvözlettel,[A neve][Beosztása][Cég neve]
💡 Profi tipp: Udvariasan és hálásan fogalmazzon – a kedves emlékeztető jelzi, hogy tiszteletben tartja a címzett idejét, és így nagyobb eséllyel fog pozitívan reagálni.
Ezeknek a példáknak ellenére az emlékeztető e-mailek írása nem a legizgalmasabb feladat. Különösen akkor, ha naponta több százat kell elküldenie.
Az e-mailek automatizálása e-mail termelékenységi eszközökkel az egyetlen módja annak, hogy időt takarítson meg, miközben udvarias és professzionális hangnemet tart fenn.
Hogyan egyszerűsítheti a ClickUp az e-mailes emlékeztetőket?
A beérkező levelek mappája nem egy teendőlista, de úgy érezheti, mintha az lenne. A nyomon követő e-mail még mindig a piszkozatok között van, a ügyfél határideje közeledik, és egy késedelmes számla késedelmet okoz. Mindezt kezelni egyszerűen irreális.
Szüksége van egy eszközre, amely automatizálja és szervezi az e-mailes munkafolyamat okat. Ismerje meg a ClickUp-ot, a mindenre kiterjedő munkaalkalmazást, amely strukturált rendszert kínál a szétszórt e-mailek nyomon követhető feladatokká alakításához, kiküszöbölve a kézi nyomon követés és a határidők elmulasztásának káoszát. A ClickUp segítségével a teendőlistáját „ta-da” listává alakíthatja! Nézzük meg, hogyan.
ClickUp e-mailes projektmenedzsment eszköz
Ennek a platformnak a középpontjában a ClickUp e-mail projektmenedzsment eszköz áll. Ahelyett, hogy az e-maileket a munkafolyamatától elkülönítené, közvetlenül integrálja azokat a feladataiba és projektjeibe.
Legyen szó ügyfelek nyomon követéséről, projektfrissítésekről vagy jóváhagyási kérésekkel, minden egy helyen marad, anélkül, hogy túlterhelné a beérkező levelek mappáját.
Most integrálja e-mailjeit a ClickUp-ba, és kövesse az alábbi lépéseket az e-mail munkafolyamatok automatizálásához:
Készítsen emlékeztető e-mailek tárházát a ClickUp Brain segítségével!
Minden alkalommal újból megírni az emlékeztető e-maileket unalmas és hatástalan. A ClickUp Brain megkönnyíti az e-mailek írását azzal, hogy bármilyen helyzetre azonnal professzionális e-maileket generál.
Így működik:
✅ E-mailek azonnali létrehozása: Bármely feladat Megjegyzés szakaszában egyszerűen írja be a „/Write email” parancsot a Brain megnyitásához. Új e-mailt írhat vagy válaszolhat egy meglévőre anélkül, hogy el kellene hagynia a munkafolyamatot.
✅ E-mail sablonok mentése és újrafelhasználása: Gyakran használt e-maileket tároljon a ClickUp Docs- ban, hogy strukturált adattárat hozzon létre az e-mail emlékeztető sablonokból.
ClickUp nyomonkövetési e-mail sablon
Még jobb, ha időt takarít meg a ClickUp Follow Up Email sablon használatával, amely több mint 10 általános példát tartalmaz, amelyek különböző iparágakban használhatók.
Röviden összefoglalva:
- Központosítsa az összes nyomonkövetési e-mail sablont: tartson strukturált válaszokat különböző helyzetekre – fizetési emlékeztetők, találkozók ellenőrzése vagy ügyfélkapcsolatok.
- Könnyedén nyomon követheti a további lépéseket: pontosan tudja, mikor és kivel kell kapcsolatba lépnie, így elkerülheti a kihagyott lehetőségeket.
- Állítson be emlékeztetőket a megfelelő időben történő válaszokhoz: soha ne veszítse szem elől a függőben lévő válaszokat vagy a lejárt üzeneteket.
- Hozzon létre egy projektet minden egyes nyomonkövetési e-mail célhoz: Szervezze és rendszerezze a nyomonkövetési feladatokat a különböző üzleti igények alapján.
Ahelyett, hogy ugyanazokat az e-maileket írná újra és újra, egyszerűen válassza ki a megfelelő e-mail sablont, módosítsa a részleteket, és küldje el.
Állítsa be és testreszabja az automatizálásokat az e-mailes munkafolyamatok egyszerűsítése érdekében.
A ClickUp Automations lehetővé teszi egyéni mezők, kiváltók és műveletek beállítását, így nem kell manuálisan nyomon követnie és elküldenie a nyomon követéseket. Bármi is legyen a feladat, az automatizálás gondoskodik arról, hogy e-mailjei időben és könnyedén elküldésre kerüljenek.
Így állíthatja be az e-mail automatizálást:
- Keresse meg a kívánt helyet: Menjen a térre, mappára vagy listára, ahol az automatizálást alkalmazni szeretné.
- Az „Automations” (Automatizálás) menüpont elérése: A jobb felső sarokban kattintson az „Automations Manager” (Automatizáláskezelő) gombra.
- Böngésszen az „E-mail automatizálás” között: Kattintson a tetején a „Böngészés” gombra, majd válassza ki az „E-mail” lehetőséget a bal oldali sávból.
- Válasszon vagy hozzon létre egy automatizálást: Válasszon egy már létező e-mail automatizálást, vagy hozzon létre egy egyéni automatizálást a kiváltó események és műveletek beállításával.
- E-mail adatok beállítása: Válassza ki a küldéshez használt e-mail fiókot, és testreszabhatja a tárgyat és a szöveget. Beilleszthet dinamikus mezőket, például a feladat nevét, a határidőt vagy a megbízottakat, hogy személyre szabhassa az egyes e-maileket.
- Mentés és aktiválás: A konfigurálás után mentse el az automatizálást. Ezután a meghatározott kiváltó események alapján automatikusan elindul.
ClickUp e-mail automatizálási sablon
A ClickUp e-mail automatizálási sablon még könnyebbé teszi az automatizálást, mivel könnyen integrálható a ClickUp munkaterületébe. Ez a sablon előre elkészített triggereket, műveleteket és ellenőrzőlistákat tartalmaz a zökkenőmentes nyomon követéshez és emlékeztetőhöz.
Így segít:
- Hozzon létre feladatokat az automatikus e-mailekhez: Szervezze és kezelje a nyomon követő e-maileket úgy, hogy azokat végrehajtható ClickUp feladatokká alakítja.
- Állítson be szabályokat az e-mailek küldésére: Határozza meg, hogy mikor kell e-maileket küldeni a feladat státusza, a határidők vagy egyéni feltételek alapján.
- Együttműködés az e-mail tartalmának kidolgozásában: Dolgozzon együtt csapatával az automatikus e-mailek megfogalmazásában, finomításában és személyre szabásában, mielőtt azok elküldésre kerülnek.
- Teljesítmény figyelemmel kísérése és nyomon követése: Legyen naprakész az elküldött e-mailek, a nyomon követések és a válaszok tekintetében, hogy minden zökkenőmentesen működjön.
További információk: Hogyan lehet e-mail sablonokat létrehozni az Outlookban?
Kövesse nyomon és optimalizálja az e-mailek teljesítményét
Miután automatizálta e-mailes munkafolyamatait, kövesse nyomon azok hatékonyságát, hogy biztosan eredményeket érjen el. Használja a ClickUp Dashboards alkalmazást a nyomon követés figyelemmel kísérésére, az elkötelezettség elemzésére és az automatizálási szabályok finomítására. Ha kevés a válasz, fontolja meg az időzítés, a tárgy sorok vagy az e-mail tartalmának módosítását a jobb hatás elérése érdekében.
A legjobb gyakorlatok az emlékeztető e-mailek írásához
Mielőtt befejeznénk ezt a blogbejegyzést, íme néhány bevált módszer, amelyekkel biztosíthatja, hogy emlékeztető e-mailjei maximális hatást érjenek el:
- Személyre szabhatja AI segítségével: Ne csak a címzett nevét személyre szabja! Használja az AI-t, hogy a korábbi viselkedés, preferenciák és elkötelezettség alapján írjon emlékeztető e-maileket ✅
- Kerülje a spam-jelzőket: Az olyan szavak, mint „Sürgős”, „Időkorlátozott ajánlat”, valamint a túlzott jelek, mint a !, $ vagy az emojik spamként jelölhetik meg az e-mailjét ✅
- Használja az e-mail szálakat a kontextus megőrzése érdekében: Ahelyett, hogy minden alkalommal új e-mailt küldene, válaszoljon ugyanazon a szálon belül, hogy a korábbi interakciók láthatóak maradjanak ✅
- Tegye e-mailjét áttekinthetővé: bontsa fel az e-mailt pontokba, és szükség esetén használjon vastag betűket ✅
- Válassza ki a megfelelő időpontot: Küldje el az emlékeztetőket a legmegfelelőbb időpontban, például 24 órával az esemény előtt vagy néhány nappal a határidő előtt ✅
Automatizálja az üzleti emlékeztető e-maileket a ClickUp segítségével
A megfelelő emlékeztető e-mail arra ösztönzi a címzettet, hogy tegyen lépéseket.
Bár az emlékeztető e-mailek küldése úgy tűnhet, mint egy újabb véget nem érő feladat, ez nem feltétlenül így van.
A ClickUp segítségével automatizálhatja az egész folyamatot: integrálhatja e-mailjeit, beállíthatja a különböző helyzetekre vonatkozó kiváltó eseményeket, és hagyhatja, hogy az AI másodpercek alatt világos és professzionális emlékeztetőket készítsen.
Nincs többé kézi nyomon követés. Nincs többé elszalasztott lehetőség. Csak egyszerű automatizálás, amely mindent a helyes úton tart.