Milyen gyakran bámuljuk a villogó kurzort, nem tudva, hogyan kezdjünk hozzá egy fontos e-mail írásához?
Akár ügyfélnek ír üzenetet, kollégájának válaszol, vagy potenciális ügyfelet keres meg, a megfelelő hangnem megtalálásának és a meggyőző üzenet megfogalmazásának nyomása ijesztő lehet.
A megoldás? Mesterséges intelligencia (AI) – a háttérben dolgozó csendes segítő.
Az AI radikálisan megváltoztatta a mindennapi e-mail írás és kommunikáció módját.
Emlékszik a szövegjavaslatra, amikor elkezdi begépelni a mondatait? Arra a figyelmeztetésre, hogy csatoljon mellékletet, ha elfelejtette? Vagy arra az emlékeztetőre, hogy adjon meg e-mail tárgyat, ha még nem tette meg? Vagy amikor megjelenik egy üzenet a Teams-ben, és azonnal meglátja a válaszlehetőségeket? Mindez az AI munkája.
Ma azonban az AI használata az e-mailekben nem korlátozódik az e-mail automatizálásra, a szövegjavaslatokra, a javaslatokra és az emlékeztetőkre. Az AI lehetővé tette számunkra, hogy felfedezzük a fejlett képességek egész világát.
Most már rendelkezésre állnak alkalmazások az e-mail feladatok kezeléséhez, a beérkező levelek kezeléséhez, sőt, még e-mail termelékenységi eszközök is, amelyekkel minimalizálhatja az e-mailek írásával és kezelésével töltött időt!
Tudjon meg többet arról, hogyan használhatja az AI-t az e-mailekben, és mely szoftverek és eszközökkel javíthatja e-mailes munkamenetét.
Az AI megértése az e-mailek írásában
Először is: azoknak, akik nem teljesen értik az AI jelentőségét, ez olyan gépeket vagy algoritmusokat jelent, amelyek olyan feladatokat tudnak végrehajtani, amelyekhez általában emberi intelligencia szükséges, például a természetes nyelv megértése és adatokon alapuló döntések meghozatala.
Az e-mailekben alkalmazott AI-technológia olyan fejlett technológiákat használ, mint a természetes nyelvfeldolgozás (NLP), a gépi tanulás, a számítógépes látás és a mélytanulás, hogy a szoftver megértse és emberhez hasonló válaszokat generáljon az e-mailjeire.
Olyan, mintha egy szuperintelligens e-mail-termelékenységi eszköz állna rendelkezésére, amely úgy gondolkodik és tanul, mint egy ember. Az e-mailek esetében az AI segít abban, hogy megértse a nyelvünket, és az általunk bevitt adatok alapján intelligens döntéseket hozzon.
Az AI segítségével gyorsabban írhatunk e-maileket, kijavíthatjuk a kínos elírásokat, és akár személyre szabhatjuk az üzeneteket az egyes címzetteknek. Ráadásul ez egy rendkívül szervezett asszisztens, amely pontosan tudja, mikor kell követő e-maileket küldeni, és kitalálja, melyik tárgy sor fogja a legtöbb figyelmet felkelteni.
A személyre szabott termékajánlásoktól az automatizált nyomon követésig az AI elengedhetetlen segítője lett a mindennapi e-mailes kommunikációnak. Csendesen forradalmasítja az e-mailes kapcsolattartás és kommunikáció módját – legyen szó a tökéletes válasz megfogalmazásáról, a célzott kampányokhoz szükséges közönség szegmentálásáról vagy a nyomon követő üzenet elküldésének legjobb időpontjának előrejelzéséről.
Az AI segíthet az e-mailek hatékonyabb kezelésében is. Az ismétlődő feladatok automatizálásával rengeteg időt takaríthat meg és csökkentheti az erőfeszítéseket.
Olvassa el még: Sajátítsa el az e-mailkezelés leghatékonyabb módszerét – az inbox zero-t.
A marketing terén az AI-alapú e-mailek személyre szabott üzeneteket tudnak közvetíteni, amelyek úgy tűnnek, mintha kifejezetten Önnek íródtak volna, növelve ezzel az elkötelezettséget és ösztönözve az értékesítést. Erről bővebben a blog későbbi részében olvashat.
Hogyan használhatja az AI-t e-mailek írásához?
Összeállítottunk néhány felhasználási példát, hogy bemutassuk, hogyan segíthet az e-mailek írásában alkalmazott mesterséges intelligencia időt és energiát megtakarítani, miközben növeli személyes és szakmai termelékenységét.
Használja az AI-t személyes levelek írásához
Akár új ügyfeleket kereső szabadúszó, blogjait publikálni kívánó szellemíró, akár állást kereső szakember, lehet, hogy naponta végtelen számú e-mailt kell írnia toborzóknak, HR-vezetőknek, potenciális ügyfeleknek és hálózatában szereplő embereknek.
Minden egyes személynek új, személyre szabott e-mailt írni önmagában is ijesztő feladat, és manuálisan végrehajtani ezt örökké tarthat.
Talán ez az oka annak, hogy a Litmus 2023-as e-mail jelentésében megkérdezett marketingesek közel 39%-a azt állította, hogy mesterséges intelligenciát használ. Közülük körülbelül 18% elsősorban e-mailek megírásához használja a mesterséges intelligenciát.
Íme néhány módszer, amellyel az AI-eszközök segíthetnek gyorsabban megírni ezeket az e-maileket, és kiváló első benyomást kelteni.
1. E-mailek írása
A hideg megkeresés – azaz olyan embereknek írt e-mailek, akik nem ismerik Önt és nem várják az e-mailjét – nehéz feladat. Ráadásul kihívást jelent pontosan tudni, mit kell írnia ahhoz, hogy felkeltse a figyelmüket és elvégezze a feladatot.
A megfelelő adatokkal az AI algoritmusok elemezhetik az e-mail célját és címzettjét, majd javaslatot tehetnek a megfelelő tartalomra.
Az AI sablonokat biztosíthat, kezdő bekezdéseket írhat, sőt teljes e-mail vázlatokat is generálhat a korábbi interakciókból megtanult minták és preferenciák alapján.
Emellett segítségével személyre szabhatja minden e-mailjét azáltal, hogy a szövegbe beépíti a címzettre vonatkozó részleteket, például nevét, cégét vagy bármilyen más, a legutóbbi interakcióik alapján megadott információt, így vonzóbb, relevánsabb és kattinthatóbb tartalmat hozhat létre.
💡Profi tipp: Ha globális csapatával vagy ügyfeleivel szeretne kommunikálni, használhat AI-alapú fordítóeszközöket, hogy különböző nyelveken írjon e-maileket.
2. A nyelv csiszolása
Előfordult már, hogy gondosan megfogalmazott egy e-mailt, százszor átolvasta, és végül megnyomta a küldés gombot, csak hogy rájöjjön, hogy „then” helyett „than”-t, vagy „except” helyett „accept”-et írt?
E-mail szolgáltatótól függően előfordulhat, hogy ma még nem szembesül ezzel a problémával. Az AI-alapú nyelvtani ellenőrző eszközök valós időben azonosítják és kijavítják a nyelvtani hibákat, az írásjeleket és a helyesírási hibákat.
Ezenkívül ezek az eszközök segíthetnek az üzenetei egyértelműségének és írásmódjának javításában is, hogy minden e-mail írásakor a megfelelő hangnemet találja meg.
Az AI javaslatokat is ad az e-mail stílusának és felépítésének javítására, és segíthet biztosítani a következetességet és a megfelelőséget olyan tényezők alapján, mint a feladó márka hangja vagy a célközönség.
Használja az AI-t az e-mail marketingben
Az AI-eszközök a marketingcsapatok elengedhetetlen részévé váltak. Az olyan eszközök, mint a HubSpot, a ClickUp és a Jasper.ai, gyakori AI-marketingeszközök, amelyek segítenek a marketingszakembereknek csökkenteni a kampányok létrehozásának és lebonyolításának idejét, ellenőrizni a költségeket, valamint betekintést nyerni az ügyfelekbe és a felhasználói viselkedésbe. Összességében az AI többféle módon racionalizálja és automatizálja munkájukat.
Így használják a marketingesek az AI-t az e-mailekben:
1. Optimalizálja az e-mailek tárgyát
Az e-mail tárgya az első benyomást kelti a címzettben. Egy jó, kattintható tárgy biztosítja, hogy az e-mailje ne vesszen el a több száz e-mail között, amelyeket ügyfelei naponta kapnak.
Próbálta már valaha A/B tesztelni e-mailjeinek tárgyát vagy szövegét? Az AI segítségével ezt perceken belül megteheti!
Az A/B tesztelés olyan tényezők elemzésével, mint a megnyitási arány és a kattintási arány, segít meghatározni, melyik tárgymező vagy címsor hat jobban a közönségre. Ez az adatalapú megközelítés megkönnyíti olyan e-mail tárgymezők írását, amelyek sikeres e-mail marketing kampányokhoz vezetnek.
2. Elemezze a címzetteket
A mesterséges intelligencia elemezheti az e-mail címzettek adatait, például demográfiai adataikat, preferenciáikat és a márkával való korábbi interakcióikat, hogy hasznos információkat nyerjen arról, mit szeretnek és mit nem. Ez segít a marketingeseknek az e-mail tartalmát a közönség preferenciáihoz igazítani, növelni a relevanciát és megőrizni az ügyfelek elégedettségét.
3. Automatizálja a nyomon követést
Biztosítsa az egész éven át tartó rendszeres kommunikációt ügyfeleivel. Az AI e-mail marketing eszközökkel előre meghatározott kritériumok, például a címzett viselkedése vagy a válaszadási idő alapján automatikusan ütemezheti és elküldheti a követő e-maileket.
Ez a funkció segít a marketingeseknek egyszerre dolgozni a kampányokon és a nyomon követéseken, és azokat együtt ütemezni, hogy időben megjelenjenek. Nem kell emlékeztetőket készítenie, hogy minden hónapban elküldje a nyomon követéseket.
4. Hozzon létre személyre szabott kampányokat
Nem érzed jól magad, amikor kedvenc márkád személyre szabott ajánlásokat küld neked olyan termékekről, amelyek tetszhetnek neked, vagy e-maileket küld a korábbi vásárlási előzményeid alapján?
A gépi tanulási algoritmusok elemzik a címzettek adatait, például a korábbi interakciókat, preferenciákat és a tartalommal kapcsolatos viselkedésüket, hogy személyre szabott e-mail tartalmat ajánlhassanak. Ez biztosítja, hogy a kampány minden e-mailje releváns és vonzó legyen az ügyfelei számára.
A természetes nyelv generálásával személyre szabhatja a tárgy sorokat, üdvözléseket és ajánlatokat a valós idejű ügyféladatok alapján. Ez magában foglalja a korábbi vásárlási előzmények, releváns kedvezmények vagy ajánlatok, illetve egyéb ügyfélspecifikus részletek alapján készült termékajánlásokat, hogy ügyfelei még értékesebbnek érezzék magukat.
Az AI a címzettek megnyitási ideje vagy válaszadási aránya alapján meg tudja jósolni az ilyen ápoló e-mailek elküldésének optimális időpontját is. Ezzel az információval minden ügyfél számára a neki legmegfelelőbb időpontra ütemezheti az e-maileket.
Esettanulmány: Revolve x Cordial AI
A Revolve e-kereskedelmi márka arra törekedett, hogy az e-mailek személyre szabását a tömeges e-mailekben szereplő alapvető termékajánlásokon túl is fejlessze. A Cordial mesterséges intelligencia technológiájának segítségével egy rendkívül személyre szabott e-mail kampányt hoztak létre , amely 16 különböző ügyfél- és üzleti adatpontot használt fel, például a megszakított böngészési előzményeket, a kedvenc kategóriákat és a regionális bestsellereket.
Az AI-rendszer 32 egyedi termékajánlást generált minden címzett számára, az e-mail tartalmát az egyéni preferenciákhoz és az elkötelezettség szintjéhez igazítva. A hatékonyság tesztelése érdekében a Revolve egy hétvégén A/B tesztet végzett, amelyben a személyre szabott e-maileket és a szokásos tömeges üzeneteket felváltva küldte ki.
Az eredmények lenyűgözőek voltak: az AI-vezérelt, személyre szabott e-mail kétszer olyan hatékony volt, mint a standard e-mail, 65%-kal magasabb kattintás-megnyitási és kattintás-konverziós arányokkal. Ez a siker arra ösztönözte a Revolve-ot, hogy több százezer dolláros többletbevételt prognosztizáljon a rendkívül személyre szabott e-mailek rendszeres küldésével.
5. Szegmentált e-mail kampányok
A szegmentálás kulcsfontosságú a célzott marketingben. Az AI algoritmusok demográfiai adatok, korábbi viselkedés, vásárlási előzmények vagy elkötelezettségi szint alapján szegmentálhatják az e-mail listákat. Ez biztosítja, hogy minden szegmens célzott és releváns tartalmat kapjon.
Az AI az adatok elemzésével mintákat is felismerhet, így Ön a közönséget preferenciáik vagy bizonyos ajánlatokra való reagálási hajlandóságuk alapján szegmentálhatja.
Tekintse meg összefoglaló listánkat a 10 legjobb AI e-mail marketing eszközről, amelyekkel automatizálhatja e-mail küldését 2024-ben.
Használja az AI-t értékesítési célú e-mailek írásához
Az értékesítők napjának jelentős részét az e-mailes kapcsolattartás teszi ki – hideg e-mailek potenciális ügyfeleknek, ápoló e-mailek meglévő ügyfeleknek vagy e-mailek felárral történő értékesítéshez. Mindezt manuálisan követni ismétlődő, unalmas és néha frusztráló feladat lehet.
Ahogyan az AI eszköz segít a marketingeseknek a figyelemfelkeltő tárgyak és a személyre szabott tartalom megalkotásában, úgy segít az értékesítőknek is, hogy másodpercek alatt kiváló minőségű kimenő e-maileket fogalmazzanak meg. Nemcsak több személyre szabott e-mailt generálhat másodpercek alatt, hanem automatizálhatja azok elküldésének időpontját és módját is a célközönség szegmentálása és preferenciái alapján.
AI szoftver használata e-mailekhez
Nem lenne nagyszerű, ha lenne egy AI e-mail asszisztens, aki releváns e-mail szövegeket írna, figyelemfelkeltő tárgyakat generálna, személyre szabná a szövegeket az egyes célközönségek számára, és automatizálná az ismétlődő nyomon követéseket?
Itt van egy példa.
ClickUp Brain
A ClickUp Brain egy neurális hálózati AI a ClickUp projektmenedzsment eszközén, amely lehetővé teszi, hogy gyorsan szövegeket generáljon marketing anyagaihoz, napi e-maileket és válaszokat írjon feladatokra, valamint egy helyen hozzáférjen szervezeti tudásbázisához.
A ClickUp Brain lényegében az egyetlen AI-alapú eszköz, amire szüksége van a projektek, az emberek és a tudás összekapcsolásához a szervezeten belül.
A Clickup Brain AI Writer for Work alkalmazásával a következőket kapja:
- Mesterséges intelligencia írási asszisztens , amely minden írási igényét kielégíti
- Gyors automatikus válaszok minden megjegyzésére, feladatára és e-mailjére
- Automatikus beszéd-szöveg átíró
- AI a találkozókon és a képernyőfelvételeken elhangzott kérdések leírásához és megválaszolásához a ClickUp Clips segítségével
- Könnyen elkészíthető és használható sablonok bármilyen felhasználási célra – e-mail kampányok, hirdetések, toborzás és még sok más.
A ClickUp e-mail sablonjai
A ClickUp e-mail kampány sablonja
A ClickUp e-mail kampány sablonja egy keretrendszert kínál, amely kielégíti az ügyfelek igényeit: új ügyfelek megszerzése, következetes támogatás és gondoskodás a meglévő ügyfelek számára, a márka ismertségének növelése, potenciális ügyfelek ápolása és üzletek lezárása.
Ezzel a sablonnal sikeres e-mail kampányokat tervezhet és hozhat létre, valamint nyomon követheti az elkötelezettséget és az előrehaladást az idő múlásával. A különböző e-mail kampányokhoz tartozó sablonok mentése rengeteg időt, energiát és pénzt takarít meg a jövőbeli kampányokhoz.
Egyéni mezők hozzáadásával kategorizálhatja és hozzáadhat olyan attribútumokat, mint az e-mail másolási link, a befejezési arány, az e-mail típusa, a célipar és a téma, hogy különböző e-mail kampányokat kezelhessen.
Elemezze korábbi e-mailjeinek teljesítményét, és optimalizálja következő e-mailjeit a részletes jelentések segítségével. Kezdjen el olyan e-maileket küldeni, amelyek maximális hatást érhetnek el.
A ClickUp e-mail hirdetési sablonja
A ClickUp egy másik e-mail sablont is kínál a marketingesek számára, amellyel jelentősen optimalizálhatják a kampányok kézbesítési idejét: a ClickUp e-mail hirdetési sablonját. Ez egy azonnal használható sablon, amellyel vizuálisan vonzó e-mail hirdetéseket hozhat létre.
Használja a sablont az e-mailek vázlatának elkészítéséhez, a tartalom célközönséghez való igazításához és emlékezetes hirdetések gyorsabb létrehozásához. Kezdje egy Doc sablonnal, majd építse ki a ClickUp munkafolyamatát a hirdetés sablonjához a Lista nézetben, a Gantt nézetben, a Munkaterhelés nézetben, a Naptár nézetben vagy bármely más nézetben, amelyik a legkényelmesebb Önnek.
Ha pedig kifejezetten sablonokat keres, amelyek segítenek Önnek szélesebb körű e-mail marketing kampányok lebonyolításában, a ClickUp ezt is biztosítja!
A ClickUp e-mail marketing sablonja
A ClickUp e-mail marketing sablonja egy másik ingyenesen használható és nagymértékben testreszabható sablon azoknak a elfoglalt marketingeseknek, akik szeretnének időt szabadítani a napirendjükben.
Ez a sablon segíthet Önnek minden típusú marketingkampányhoz konzisztens folyamatokat létrehozni és munkáját racionalizálni.
Ez a sablon:
- Időt takarít meg azáltal, hogy struktúrát biztosít az e-mailjeihez.
- Biztosítja a kampányok közötti következetességet
- Optimalizálja terveit mobil eszközökhöz
- Megkönnyíti a kampány teljesítményének nyomon követését és elemzését
Legyen szó havi hírlevél-kampányról, törzsvásárlói kampányról, új vásárlóknak szóló ajánlatokról és kedvezményekről, vagy bármilyen más e-mailes marketingkampányról – a ClickUp e-mailes marketing sablonja segítségével optimalizálhatja e-mailjeit minden típusú közönség számára.
Hozzon létre egységes márka hangot azáltal, hogy szegmentált listákat, hangnemet és egyéb márkakülönleges részleteket ad hozzá üzleti kommunikációjának szervezéséhez.
Ne hagyja, hogy az írói blokk elfojtsa kreativitását – használja a sablonban található ClickUp Brain funkciót, hogy lenyűgöző marketingkampányokat alkosson!
Vidd az e-mail írásodat a következő szintre az AI és a ClickUp segítségével
Az AI forradalmasítja az e-mailes feladatkezelést és kommunikációt, így az e-mailek írása gyerekjáték lesz. A személyre szabott üzenetek megfogalmazásától a tárgy sorok optimalizálásán át a nyomon követés automatizálásáig az AI megváltoztatja az e-mailes kommunikáció módját.
Fedezze fel, hogyan segíthetnek olyan eszközök, mint a ClickUp Brain, időt és pénzt megtakarítani a következő e-mail marketing kampányában.
Regisztráljon még ma a ClickUp-ra!