1971-ben Raymond Tomlinson számítógépes programozó történelmet írt azzal, hogy elküldte magának az első e-mailt – egy úttörő üzenetet, amelynek szövege nagyjából így hangzott: „QWERTYUIOP”. Izgalmas, igaz?
Ma már az e-mailek nem számítanak újdonságnak. Sőt, az egyik legnagyobb termelékenységcsökkentő tényezővé váltak.
🚨 Az átlagember naponta 120 e-mailt kap. Az Adobe szerint a szakemberek naponta több mint öt órát töltenek e-mailek olvasásával és megválaszolásával – ez a munkanapjuk közel fele! Nem csoda, hogy a kézzel írt levelek ritka luxusnak tűnnek.
Az e-mailek azonban továbbra is a vállalati kommunikáció gerincét képezik. Annyira fontosak, hogy az e-mailek bíróságon is elfogadható bizonyítéknak minősülnek – ez aztán nagy tét!
Ezért az e-mailek fontossági sorrendbe állítása az e-mailek hatékonyságának növelését, a stressz csökkentését és az e-mailes kommunikáció javítását jelenti.
A megfelelő e-mail prioritáskezelési stratégiákkal a beérkező levelek mappáját a termelékenységet gátló tényezőből hatékony szervezési eszközzé alakíthatja. Nézzük meg ezt lépésről lépésre!
⏰ 60 másodperces összefoglaló
Maradjon szervezett és tartsa kézben a beérkező leveleket ezekkel az intelligens e-mailkezelési stratégiákkal:
- E-mailek kategorizálása: címkék, jelölők vagy tagek segítségével rendezheti az e-maileket fontossági sorrendbe.
- Határozzon meg konkrét e-mail időpontokat: kerülje az állandó beérkező levelek ellenőrzését, és tervezzen be külön időt az e-mailek kezelésére.
- Használjon e-mail eszközöket: Használja a ClickUp-ot az e-mailek feladatokká alakításához, a nyomon követés automatizálásához és a Gmail vagy Outlook szinkronizálásához.
- Leiratkozás és rendrakás: Távolítsa el a felesleges hírleveleket, és archiválja az elavult e-maileket.
- Az e-maileket tegye cselekvéssé: foglalja össze az e-maileket, és hozzon létre végrehajtható feladatokat olyan eszközökkel, mint a ClickUp Brain.
Miért fontos az e-mailek fontossági sorrendbe állítása?
Minden vállalkozásnak ugyanaz a végső célja: a bevételek növelése és az eladások fokozása. Ehhez a kommunikációnak – különösen az e-mailes kommunikációnak – célba kell találnia.
Tanulmányok szerint, ha több mint öt percet vársz a válaszadással, akkor a minősítési siker aránya tízszeresére csökkenhet. Ha ezt az időt öt-tíz percre nyújtod, akkor a csökkenés 400%-os lesz. Igen, minden perc számít.
Ezért kell prioritásokat rendelni az e-mailekhez. A helyesen végzett e-mailkezelés aranybánya a hatékony kommunikáció számára.
Most váltsunk át az ügyfelekről az alkalmazottakra. Az alkalmazottak közel 70%-a azt állítja, hogy a munkahelyi kommunikációhoz az e-mailt részesíti előnyben. Ez azt jelenti, hogy a csapatának jelentős része az e-mailre támaszkodik, hogy tájékozott maradjon és összehangoltan dolgozzon.
Tehát nem, nem kerülheti el a beérkező leveleket. Ehelyett okosabb lépés az e-mailek prioritásainak megduplázása.
Az AI-eszközök ma már mindent kínálnak az automatikus rendezéstől a válaszok megfogalmazásáig, így a beérkező üzenetek kezelése könnyebb, mint valaha. De még ennél is többet lehet kihozni belőle. Nézzük meg ezt egy lépésről lépésre az e-mailek fontossági sorrendbe állításáról szóló útmutató segítségével.
Olvassa el még: A legjobb e-mailkezelő szoftverek (ingyenes és fizetős)
Lépésről lépésre: hogyan rangsorolhatja az e-maileket a munkahelyén
Az e-mailek fontossági sorrendjének első szabálya: nem minden e-mail egyforma.
A beérkező üzenetek prioritási szintjének megadásával a fontos dolgokra koncentrálhat, és elkerülheti, hogy eltemetkezzen az alacsony prioritású e-mailek hegye alatt.
Így kezelheti a beérkező leveleket profi módjára:
1. lépés – Az e-mailek kategorizálása
Naponta 160 milliárd spam e-mail kerül elküldésre, ami az összes e-mail 46%-át teszi ki. Biztosan nem szeretné, ha a főnökétől érkező fontos üzenetek egy „csodás” befektetésekről szóló spam blogbejegyzés mellett landolnának, igaz?
Ezért kezdjük azzal, hogy az e-maileket fontosságuk alapján kategorizáljuk az e-mailek fontossági sorrendjében.
Kezdje azzal, hogy az e-mail kliens címkéit, jelölőit vagy jelölőit használva hozzárendeli a prioritási szinteket.
A Gmailben az e-mailek rendezéséhez csillagokkal jelölje meg a fontos üzeneteket. Csak kattintson a beérkező levelek mappájában az e-mail melletti csillagra, és az összes megtekintéséhez válassza a bal oldali menüből a „Csillaggal jelöltek” lehetőséget.
Ha Outlookot használ, akkor az e-maileket jelölheti meg nyomon követés céljából. Kattintson az üzenet melletti zászló ikonra, és akár határidőt is beállíthat, hogy emlékeztesse magát a teendőre.
💡 Profi tipp: Azonnal figyelmet igénylő e-maileket jelölje meg „Magas prioritású”, „Sürgős” vagy „Cselekvés szükséges” címkével. Ez olyan, mintha a beérkező levelek mappájára közlekedési lámpás rendszert alkalmazna – a piros jelenti, hogy mindent le kell állítani és válaszolni kell.
A szűrők és címkék a legegyszerűbb módszerek a rendetlenségmentes beérkező levelek létrehozásához. Ezek az eszközök automatikusan rendeznek és kategorizálnak beérkező e-maileket és sürgős üzeneteket olyan kritériumok alapján, mint a feladó, a tárgy vagy a kulcsszavak.
Például a VIP feladók vagy kritikus projektek e-mailjeit közvetlenül egy prioritási beérkező levelek mappába küldheti, míg a promóciós e-maileket egy külön mappába helyezheti.
Íme egy rövid összefoglaló arról, hogyan hozhat létre szűrőket a Gmailben:
- Nyissa meg a beérkező levelek mappáját, és kattintson a keresősávon a Keresési beállítások megjelenítése ikonra.
- Adja meg a kritériumokat (pl. feladó, tárgy), majd kattintson a Keresés gombra a teszteléshez.
- Az alján kattintson a Szűrő létrehozása gombra.
- Válasszon egy műveletet (pl. kategorizálás, törlés, címkézés)
- Kattintson újra a Szűrő létrehozása gombra.
Olvassa el még: A 8 legjobb e-mail alternatíva az üzleti kommunikációhoz
2. lépés – Eszközök és funkciók használata
Még a beérkező levelek rendezése után is könnyen visszatérhet a káosz. Ezért elengedhetetlenek az e-mailkezelő eszközök.
Vegyük például a ClickUp-ot. Ez a projektmenedzsment eszköz az Automatizálás funkciójával automatizálhatja az e-mailes feladatokat. Beállíthatja, hogy e-maileket küldjön vagy feladatokat rendeljen hozzá, amikor a státusz megváltozik – például e-mailben értesítheti a csapatvezetőjét, amikor egy feladatot „Befejezett” státusszal jelölnek meg.
Több e-mail fiókja van? Az olyan eszközök, mint a Shift, lehetővé teszik, hogy egy kényelmes irányítópulton tekintse meg szakmai és személyes e-mailjeit. A Shift segít kezelni a fiókok közötti beszélgetéseket anélkül, hogy az alkalmazások között kellene váltania.
Ha már a kiváló keresési funkciókról beszélünk, akkor térjünk rá a ClickUp Connected Search funkciójára. Ez a hatékony, mesterséges intelligenciával működő eszköz kulcsszavak vagy projektleírások alapján átkutatja az e-maileket, dokumentumokat és beszélgetéseket. Olyan, mintha egy keresőmotor lenne a beérkező levelek és fájlok számára.
A rendetlenség megszüntetéséhez próbálja ki az Unroll.me szolgáltatást, amellyel tömegesen leiratkozhat a már nem olvasott hírlevelekről. Akár teljesen kitisztítja a levelezőjét, akár szelektíven iratkozik le, ez egy egyszerű módszer a nem releváns e-mailek számának csökkentésére és a beérkező levelek rendezettségének helyreállítására.
Számos más eszköz és funkció is létezik az e-mailek fontossági sorrendbe állításához. Azonban tanácsos egy eszköznél maradni, mivel ez kevesebb kezelést és nagyobb hatékonyságot jelent.
Annak érdekében, hogy megtalálja az Ön igényeinek leginkább megfelelő eszközt, keressen olyan eszközt, amely a következő funkciókat kínálja:
- E-mail automatizálás: Automatizálja az olyan műveleteket, mint a rendezés, címkézés és értesítések küldése, hogy a munkafolyamat zökkenőmentesebb legyen.
- Egységes munkaterület: Kezelje a feladatokat és az e-maileket egy platformon, hogy ne kelljen eszközök között váltogatnia.
- Fejlett keresési funkció: Az AI-alapú keresővel azonnal megtalálhatja az e-maileket, dokumentumokat vagy beszélgetéseket.
- Testreszabható sablonok: E-mail sablonok létrehozása és újrafelhasználása a következetes, hatékony kommunikáció érdekében.
- Integrációs lehetőségek: Szinkronizálja naptáraival, CRM-jeivel és termelékenységi alkalmazásaival egy összekapcsolt digitális környezet érdekében.
3. lépés – Napi prioritások meghatározása
A cél az, hogy kevesebb időt töltsön a beérkező levelek között, ne többet. A beérkező levelek napi prioritásainak meghatározása időt takaríthat meg, csökkentheti a stresszt és segíthet a fontos feladatokra koncentrálni. Így szervezheti meg e-mail kezelését:
- „Csináld most” megközelítés: Ha egy e-mail megválaszolása kevesebb mint 2 percet vesz igénybe, válaszolj azonnal; ez megakadályozza a felhalmozódást.
- Feladatok delegálása: Ha egy e-mailhez egy csapattag beavatkozása szükséges, továbbítsa azt egyértelmű utasításokkal. A delegálás biztosítja, hogy a megfelelő személyek tegyenek lépéseket anélkül, hogy Ön mikromanagementet kellene alkalmaznia.
- Halassza későbbre: Van olyan e-mailje, amely nem sürgős, de figyelmet igényel? Állítson be emlékeztetőket, vagy halassza el őket egy adott időpontra. Az olyan eszközök, mint a prioritási beérkező levelek mappa vagy az e-mailkezelő szoftver, segíthetnek ezek hatékony szervezésében.
- Törölje a felesleges e-maileket: Búcsút inthet az elavult vagy irreleváns e-maileknek. A beérkező levelek között uralkodó rendetlenség megszüntetése növeli a koncentrációt és biztosítja, hogy a fontos üzenetek kiemelkedjenek.
Olvassa el még: Mi az e-mailes feladatkezelés és hogyan lehet megvalósítani?
Haladó e-mailkezelési tippek
A naponta beérkező több száz e-mail miatt segítség nélkül lehetetlen lépést tartani az e-mailekkel.
A megoldás? Ne kerülje a technológiát, hanem kezdje el használni, hogy kezelni tudja a heti több mint 100 olvasatlan e-mailt a beérkező levelek mappájában.
Az AI és a termelékenységet növelő eszközök kihasználása
A legtöbb e-mail feladatokat tartalmaz – megosztott frissítéseket, kezelendő projekteket vagy betartandó határidőket. Ezért a legcélszerűbb az e-mailek és a munkafolyamatok kezelését egy helyen összevonni, ahelyett, hogy a feladatok között ugrálna.
A ClickUp a tökéletes megoldás az e-mailek kezelésének és a feladatok prioritásainak integrálására.
A ClickUp zökkenőmentesen integrálódik a Gmail és az Outlook programokkal, és a következő előnyöket kínálja:
- Konvertálja az e-maileket közvetlenül a Gmailből végrehajtható feladatokká
- Frissítse a feladatok állapotát és prioritásait anélkül, hogy elhagyná a beérkező levelek mappáját.
- Ossza meg az e-mailek tartalmát feladatkommentként a jobb együttműködés érdekében.
- Az e-mailek alapján ütemezze és ossza szét a feladatokat
- Szinkronizálja az Outlook e-maileket a ClickUp feladatokkal, hogy egyszerűsítse a nyomon követést.
- Állítson be emlékeztetőket az Outlookban a ClickUp feladatokhoz
- Automatizálja a feladatok létrehozását az e-mailekből a zökkenőmentesebb munkafolyamat érdekében.
De ez még nem minden. A ClickUp olyan funkciókat alkalmaz, mint a ClickUp Assign Comments és a ClickUp Mentions, hogy még jobban rendszerezze az e-maileket.
Vegyük például Oscar történetét.
📌 Példa: Oscar, egy projektmenedzser, e-mailt kap egy ügyféltől, aki a weboldaluk átalakításának aktuális állásáról kérdez. Ahelyett, hogy a részleteket egy külön eszközbe másolná, Oscar a ClickUp segítségével közvetlenül a weboldal átalakításával kapcsolatos feladat mellé csatolja az e-mailt. Gyorsan hozzáad egy megjegyzést, amelyben konkrét utasításokkal jelöli meg a tervezőcsapatot, a követést Sarah-nak (a vezető tervezőnek) rendeli, és határidőt állít be – mindezt a ClickUp-on belül.
Nincs szükség további lapokra, nem maradnak ki részletek, és az ügyfél időben megkapja a frissítéseket – mintha varázslat lenne.
A ClickUp Brain segítségével minden csak jobb lesz. Ez az AI-alapú asszisztens új szintre emeli az e-mailek kezelését, mivel másodpercek alatt megírja Önnek az e-maileket.
Hogyan működik: Csak adja meg a legfontosabb beszélgetési pontokat, és a ClickUp Brain elkészít egy professzionális, hangvételében tökéletes e-mailt, amely összhangban áll az Ön szándékával és a célközönséggel.
Ha hosszú e-maileket szeretne cselekvési lépésekké alakítani, a ClickUp Brain összefoglalhatja a tartalmat és feladatokat generálhat.
A kommunikáció legjobb gyakorlata
Bár minden eszköz a rendelkezésére áll az e-mailes kommunikáció hatékony lebonyolításához, íme néhány e-mailkezelési stratégia, amelyekkel professzionális és együttműködésen alapuló munkavégzést biztosíthat:
1. Határozzon meg egyértelmű kommunikációs irányelveket
Határozza meg, mely csatornák a legalkalmasabbak az egyes kommunikációs típusokhoz.
Például használjon e-mailt a hivatalos frissítésekhez, azonnali üzenetküldést a gyors kérdésekhez és ütemezett megbeszéléseket a részletes megbeszélésekhez. Ez csökkenti a zavart és egyszerűsíti a kommunikációt.
2. Állva tartott megbeszélések
A stand-upok rövid napi megbeszélések (általában állva tartják őket!), ahol mindenki megosztja a feladatokkal, tervekkel és akadályokkal kapcsolatos legfrissebb információkat. Ez az agilis módszertan ihlette eljárás gyorsan összehangolja a többfunkciós csapatokat.
💡 Profi tipp: Használja a ClickUp napi állandó értekezlet sablonját, hogy jegyzeteket készítsen, nyomon kövesse az előrehaladást és megoldja a kihívásokat túlzott tervezés nélkül.
3. Tisztelje a különböző kommunikációs igényeket
Nem mindenki érzi jól magát a csoportos csevegésekben vagy a Zoom-hívásokban. Néhányan inkább az írásbeli frissítéseket vagy a privát bejelentkezéseket preferálják.
Használjon olyan eszközöket, mint a ClickUp Chat, hogy megkönnyítse és bővítse az ötletek megosztását. Ne felejtse el rendszeresen ellenőrizni a csendesebb csapattagokat, hogy biztosan érezzék, hogy meghallgatják őket.
4. Az aktív hallgatás fontossága
A jó kommunikációhoz ugyanolyan fontos a hallgatás, mint a beszéd.
A megbeszéléseken ösztönözze a résztvevőket, hogy a következő válaszuk megtervezése helyett inkább arra koncentráljanak, amit a többiek mondanak. A strukturált beszélgetések és a követő kérdések is segíthetnek ebben.
Olvassa el még: Inbox Zero 101: Intelligens e-mailkezelés
5. Használjon egységes együttműködési platformot
Ha mindenki ugyanazt az eszközt használja, elkerülhető a „túl sok platform” okozta zavar.
A ClickUp segítségével a csapatok központosíthatják a projekt ütemterveit, jegyzeteket és feladatokat, így a különböző csapatfunkciók kombinálásával zökkenőmentessé tehetik a kommunikációt.
A legjobb rész? A ClickUp integrációját vezető e-mail platformokkal, mint a Gmail és az Outlook, felhasználhatja a beérkező e-mailek rögzítésére és a feladatok közvetlen kiosztására a csapattagoknak.
Olvassa el még: Hogyan hozhatunk létre Gmail-szabályokat
6. Gondoskodjon a legfontosabb eredmények láthatóságáról
Gondoskodjon arról, hogy mindenki tudja, mely feladatoknak van határideje, ki a felelős és mi a határidő. A megosztott naptárak, feladatlisták vagy projekt táblák segítségével ezek az adatok minden csapattag számára elérhetők és átláthatók maradnak.
Olvassa el még: Szabadítsa fel idejét: a legjobb beérkező levelek kezelőeszközök a maximális hatékonyságért
7. Jegyzeteljen és kövesse nyomon a dolgokat
A megbeszélések során bízzon meg valakit a legfontosabb pontok és teendők rögzítésével. Azonnal ossza meg ezeket a jegyzeteket, és kövesse nyomon, hogy a feladatok és ötletek ne maradjanak figyelmen kívül.
Gyakori hibák, amelyeket el kell kerülni
Az e-mailek hatékony kezelése nem kis feladat, de még a legjobb szándékú stratégiák is kudarcba fulladhatnak néhány gyakori hibás lépés miatt. Íme öt hiba, amelyet kerülnie kell a beérkező levelek kezelése során:
1. Ne hagyja, hogy a beérkező levelek mappája szemétdombmá váljon
Ha túl sokáig figyelmen kívül hagyja a rendetlenséget, a beérkező levelek mappája digitális fekete lyukká válik. Ha nem törli vagy archiválja rendszeresen az irreleváns e-maileket, azok eltemethetik a fontos üzeneteket.
Kezelje a beérkező levelek mappáját úgy, mint az íróasztalát: tartsa tisztán és rendezett állapotban, hogy ne veszítsen el fontos e-maileket.
2. Az e-mailek megszállott ellenőrzése
A beérkező levelek folyamatos frissítése megzavarja a munkamenetét és csökkenti a termelékenységét. Átlagosan körülbelül 23 percbe telik, mire egy megszakítás után újra összpontosítani tud. Ehelyett határozzon meg időpontokat a beérkező levelek ellenőrzésére, és tartsa be azokat. A koncentrációja hálás lesz érte.
3. A nem fontos üzenetek túlzott prioritása
Könnyű elterelni a figyelmünket az alacsony prioritású e-mailek megválaszolásával, miközben a kritikus e-mailek elmaradnak. Kerülje el ezt azáltal, hogy egyértelmű prioritási rendszert hoz létre, például az e-mailek sürgősség, a feladó fontossága vagy a határidők szerint történő rendezésével.
4. Elfelejti leiratkozni
Még mindig kap e-maileket egy két évvel ezelőtti webináriumról? Ideje leiratkozni.
Ha nem szűri ki az irreleváns hírleveleket és levelezőlistákat, az eltömíti a beérkező levelek mappáját és időpazarláshoz vezet. Ha ezt manuálisan elvégezni fárasztónak tűnik, akkor AI eszközök segítségével néhány perc alatt elvégezheti.
5. A emlékeztetők és jelölések figyelmen kívül hagyása
Ha nem használja az olyan funkciókat, mint az emlékeztetők vagy a jelölések, az olyan, mintha a jegyzeteket a fiókban hagyná, ahelyett, hogy az asztalára tenné őket.
Ezek az eszközök biztosítják, hogy ne maradjon le a nyomon követésről vagy a határidőkről – használja őket a fontos feladatok nyomon követésére.
Kedves Beérkező levelek mappa, itt az ideje frissíteni a ClickUp segítségével!
A ClickUp csökkentette az e-mailes kommunikáció szükségességét és egyszerűsítette a tartalomkészítő csapatunk együttműködését. Az ötletelés/brainstorming fázistól az első vázlat elkészítéséig 2-3-szor gyorsabban jutunk el.
A ClickUp csökkentette az e-mailes kommunikáció szükségességét és egyszerűsítette a tartalomkészítő csapatunk együttműködését. Az ötletelés/brainstorming fázistól az első vázlat elkészítéséig 2-3-szor gyorsabban jutunk el.
A ClickUp e-mail integrációi az iparágakban segítenek a csapatoknak több száz órányi időt megtakarítani, amelyet egyébként végtelen e-mail szálak és zavaros levelezések töltenének el.
Az e-mailek cselekvésre késztető feladatokká alakításával, a Gmail és az Outlook zökkenőmentes szinkronizálásával, sőt még az e-mailek megfogalmazásához és összefoglalásához mesterséges intelligencia használatával is a ClickUp a beérkező levelek mappáját termelékenységi erőművé alakítja.
Akár feladatokat kezel, akár nyomon követéseket delegál, akár a beérkező levelek mappáját rendezi, a ClickUp mindig a segítségére lesz.
Készen áll arra, hogy végleg megszabaduljon az e-mailek okozta káosztól? Regisztráljon most a ClickUp-ra!