A rossz adatminőség átlagosan évi 13 millió dollárba kerül a vállalkozásoknak az elszalasztott lehetőségek és a pazarolt erőforrások miatt. 📉
Mi az oka ennek? Az értékesítési képviselők gyakran a napjuk egy részét azzal töltik, hogy helytelen kapcsolattartási adatokkal, duplikált rekordokkal és hiányzó információkkal küszködnek, ahelyett, hogy üzleteket kötnének.
Itt jöhet jól a CRM-higiénia. ✨
Bár a „CRM-higiénia” kifejezés úgy hangzik, mintha egy szoftvertisztítási folyamatról lenne szó, valójában az ügyféladatok tisztaságának és megbízhatóságának fenntartásáról van szó a CRM-rendszerben. Ez jobb adatminőséget eredményez, ami viszont segít a csapatoknak olyan adatalapú döntéseket hozni, amelyek pozitívan befolyásolják az értékesítési teljesítményt és az ügyfelek sikerét.
Vessünk egy pillantást a CRM-higiénia fogalmára, és állapítsunk meg néhány bevált gyakorlatot, amelyekkel optimalizálhatja CRM-rendszerét.
🏆 Bónusz: Megvizsgáljuk azt is, hogy a ClickUp funkciói hogyan segíthetnek ezeknek a bevált gyakorlatoknak a megvalósításában!
⏰ 60 másodperces összefoglaló
👉 A rossz CRM-higiénia olyan problémákból ered, mint a kézi adatbeviteli hibák, az ismétlődő rekordok, a hiányos profilok, az inkonzisztens formázás és az elavult információk.
👉 Ezek a problémák erőforrások pazarlásához, sikertelen marketingkampányokhoz, pontatlan értékesítési előrejelzésekhez és megromlott ügyfélkapcsolatokhoz vezetnek.
👉 A CRM-higiénia fenntartása magában foglalja a rendszeres adatellenőrzéseket, a szabványosított adatbeviteli protokollokat, az ismétlődő feladatok automatizálását és a szerepkörökön alapuló hozzáférés-vezérlést az adatok pontosságának biztosítása érdekében.
👉 A ClickUp automatizálja a minőség-ellenőrzést, központosítja az ügyfélkommunikációt és integrálódik más platformokkal a zökkenőmentes adatkezelés érdekében, így segítve a CRM-higiénia racionalizálását.
👉 A tiszta CRM-rendszerek javítják a döntéshozatalt, fokozzák az ügyfelek célzását és védik vállalatának hírnevét – mindezt az általános hatékonyság növelése mellett.
Mi az a CRM-higiénia?
Rendezettség nélküli műszerfal, szétszórt jegyzetekkel, véletlenszerű fájlokkal és helytelen ügyféladatokkal – így néz ki egy rendezetlen CRM-rendszer. 😣
Ahogyan a rendben tartott munkaterület segít jobban működni, úgy a tiszta CRM-adatok is lehetővé teszik az értékesítési csapatok (és más kapcsolódó csapatok) számára, hogy mindig a megfelelő adatok álljanak rendelkezésükre.
És ezzel el is jutottunk a témánkhoz! ✅
A CRM-higiénia az ügyfélkapcsolat-kezelő rendszerben található adatok tisztaságának, pontosságának és naprakészségének fenntartását jelenti. Gyakran magában foglalja a felesleges adatok, például régi e-mail címek, elavult postai címek, hiányos rekordok és duplikált névjegyek eltávolítását az adatbázisból. 🤝
A koncepció két pillérre épül: az adatok minősége és az adatok tisztasága. Ez inkább az irodai tér rendezéséhez hasonlít, mint a munkahelyi ellenőrzéshez.
Az adatok tisztasága a hibák kijavítására és az információk tisztázására összpontosít, míg az adatok minősége azt jelenti, hogy értékeljük, hogy az adatok megfelelnek-e bizonyos szabványoknak. 💯
Amikor az értékesítési képviselők megtisztítják a kapcsolattartói listájukat (adatkezelés), előfordulhat, hogy törlik a régi névjegykártyákat és frissítik a telefonszámokat. Az adatminőség vizsgálatakor azonban azt is értékelik, hogy a kapcsolattartók megfelelően vannak-e kategorizálva, pontos-e a potenciális ügyfelek pontozása, és az információk elősegítik-e az üzletek előrehaladását.
📌 Példa: Az e-mail marketing adatbázisok természetesen évente több mint 20%-kal romlanak, mivel az emberek munkahelyet váltanak, költöznek vagy frissítik elérhetőségi adataikat. A rendszeres adat tisztítás segít a pontos ügyfélprofilok fenntartásában, így a marketing csapatok elkerülhetik a rossz célközönség megcélzását.
Miért fontos a jó CRM-adatkezelés?
Évente 35 millió telefonszámot rendelnek új felhasználókhoz.
Milyen hatással jár ez?
A rossz minőségű adatok dominóhatást váltanak ki, ami problémákat okoz az értékesítési szakembereknek. Az e-mail marketing adatbázisok romlani kezdenek. A marketingcsapatok erőforrásokat pazarolnak elavult kapcsolatokra, míg az értékesítési vezetők pontatlan előrejelzések alapján hoznak döntéseket.
A CRM-higiénia (különösen a CRM-komponensek ) folyamatos fenntartása átalakítja az adatbázisát egy rendezetlen rendszerből egy jól szervezett digitális munkaterületté.
📌 Példa: A jól karbantartott CRM-adatbázis számos mérhető előnnyel jár.
- Az értékesítési csapatok pontos kapcsolattartási adatokkal gyorsabban kötnek üzleteket.
- A marketingkampányok a megfelelő időben érik el a megfelelő közönséget
- A bevételi műveletekkel foglalkozó csapatok megbízható előrejelzéseket készítenek a tiszta adatok alapján.
A hatékonyságon túl a jó CRM-higiénia védi a vállalat hírnevét is. Ha egy évvel ezelőtt távozott munkatársnak küldünk gratuláló e-mailt előléptetéséről, vagy helytelen beosztással szólítjuk meg a vezetőség tagjait, az rontja a vállalat hitelességét. 🙌
Ha az értékesítési és marketing csapatok tiszta adatokkal dolgoznak, erősebb ügyfélkapcsolatokat építhetnek ki.
A jó CRM-higiénia fenntartásának pénzügyi hatása is sokatmondó. A pontatlan B2B-adatokat használó vállalatok nemcsak elvesztett lehetőségeket kockáztatnak, hanem a túlzott e-mail-visszapattanások miatt a domain feketelistára kerülését is. Elvesztett potenciális ügyfelek, elvesztett lehetőségek, végső soron alacsonyabb bevételek és értékesítés.
🔗 Olvassa el még: A legjobb CRM-szoftverek példái és azok felhasználási esetei a termelékenység növelése érdekében
A CRM-ek rossz állapotának gyakori okai
Akárcsak egy barista, aki csúcsforgalomban összekeveri a rendeléseket, a CRM-rendszerek is különböző okok miatt zavarosak és összezavarodottak lehetnek. Az alábbiakban felsoroljuk a legfontosabb okokat, amelyek miatt a CRM-adatok néha hibásak lehetnek.
- Kézi adatbeviteli hibák: Ezek a fő okai a rossz CRM-higiénia mögött. Amikor az értékesítők sietve gépelik be az információkat a hívások között, egyszerű elírások miatt a „john. doe@gmail. com” cím „john. doe@gmail. cmo”-vá válik, ami kommunikációs hibákhoz és elszalasztott lehetőségekhez vezet.
- Duplikált adatok: Ez egy másik komoly fejfájás – képzelje el, hogy ugyanazon ügyfél számára két külön profil jön létre, és az értékes információk több rekordra oszlanak szét.
- Hiányos adatok: Ez hiányosságokat eredményez az ügyfélprofilokban, hasonlóan egy puzzle-hez, amelyből hiányoznak a összekötő darabok.
- Hiányzó adatok: Ez gyakran annak köszönhető, hogy a csapat tagjai forgalmas időszakokban kihagyják bizonyos mezők kitöltését, így a profilokban hiányoznak a telefonszámok, a munkakörök vagy a vállalati információk.
A vállalkozások 91%-a szenved adathibáktól a CRM-rendszereiben, ami jól mutatja, mennyire általános ez a probléma. Nem szeretne ilyen hibákkal szembesülni? Íme 5 adatbiztonsági óvintézkedés, amelyet minden professzionális csapatnak meg kell tennie a problémamentes üzleti működés érdekében. ✅
A fenti problémák tovább súlyosbodnak az elavult információk miatt.
A cégek címét megváltoztatják, az emberek munkahelyet váltanak, a telefonszámokat pedig átruházzák. Rendszeres frissítés nélkül a CRM-je olyan lesz, mint egy régi telefonkönyv – tele olyan számokkal, amelyek már nem működnek. Az adatsilók további bonyodalmat jelentenek, amikor a különböző részlegek különálló, gyakran egymásnak ellentmondó ügyféladatokat tartanak fenn.
Mindezek a sajnálatos balesetek rossz CRM-higiéniahoz vezetnek, ami évente több millió dollár veszteséget okoz a vállalkozásoknak.
A megoldás? Az alábbiakban bemutatunk néhány bevált gyakorlatot, amelyek a rossz CRM-higiénia fő okaira irányulnak, és megakadályozzák azok előfordulását.
🔗 Olvassa el még: Hogyan lehet sikeresen bevezetni egy CRM rendszert?
A CRM-adatok tisztaságának legjobb gyakorlata
1. Határozzon meg egyértelmű irányelveket és korlátozásokat ✅
Az adatkezelési irányelvek a CRM szabálykönyveként szolgálnak. Hozzon létre szabványosított formátumokat a telefonszámok, címek és cégnevek számára.
Például döntse el, hogy a telefonszámok tartalmazzák-e az országkódokat, vagy hogy a cégnevekben szerepel-e az „Inc.” vagy a „Limited” jelölés. Ha mindenki ugyanazt a szabályzatot követi, az adatok konzisztensek és tiszták maradnak.
2. Végezzen rendszeres adatellenőrzéseket ✅
Havonta végezzen adatminőség-ellenőrzéseket, például szerverkarbantartást. Ellenőrizze a kapcsolattartási rekordok teljességét, pontosságát és relevanciáját. Gazdagítsa CRM-adatait az elavult információk eltávolításával vagy frissítésével, az ismétlődő bejegyzések összevonásával és a kritikus adatpontok ellenőrzésével. A rendszeres ellenőrzések segítenek azonosítani az adatok romlásának mintáit és a sürgős figyelmet igénylő területeket.
3. Szabványosítás és adatbevitel ✅
Vezessen be egységes adatbeviteli szabványokat az összes csapatban. Ha lehetséges, szabad szövegmezők helyett legördülő menüket hozzon létre.
Például szabványosítsa a munkakörök megnevezéseit, hogy elkerülje az olyan eltéréseket, mint „marketing igazgató”, „CMO” és „marketing vezető”, amelyek zavarják az adatbázisát. Állítsa be a kötelező mezőket, hogy a lényeges információkat következetesen rögzíthesse.
🔗 Olvassa el még: Adatkezelés: a megvalósítás legjobb gyakorlata
4. Automatizálás és integráció ✅
Hagyja, hogy a technológia végezze el az ismétlődő feladatokat. Használjon olyan webes űrlapokat, amelyek automatikusan formázzák az adatokat a bevitel előtt.
Csatlakoztassa CRM-jét e-mail rendszerekhez, hogy a kapcsolattartási adatok automatikusan frissüljenek. Amikor az ügyfelek frissítik adataikat a weboldalán, a CRM-nek manuális beavatkozás nélkül tükröznie kell ezeket a változásokat.
2023-ban az amerikai vállalatok 7 milliárd dollárnyi IRS-büntetéssel szembesültek a helytelen adatszolgáltatás miatt. Olvassa el útmutatónkat arról, hogyan készíthet CRM-jelentéseket értékesítési csapatának . 🙌
5. Duplikátumok kezelése ✅
Az automatizált felismerő eszközökkel küzdhet a duplikált rekordok ellen. Állítson be egyezési szabályokat e-mail címek, telefonszámok vagy cégnevek alapján.
Ha potenciális duplikátumok jelennek meg, jelölj ki egy erre a feladatra kijelölt csapattagot, aki áttekinti és gondosan egyesíti a rekordokat, ahelyett, hogy tömegesen törölné a bejegyzéseket.
6. Szerepköralapú hozzáférés-vezérlés ✅
Nem mindenkinek kell mindent szerkesztenie. Az értékesítési képviselőknek esetleg frissíteniük kell a kapcsolattartási adatokat, míg a marketingcsapatoknak hozzáférésre van szükségük a kampányadatokhoz. Határozza meg egyértelműen a szerepköröket és jogosultságokat, hogy megakadályozza a véletlen adatmódosításokat. Ha kevesebb ember szerkesztheti a kritikus mezőket, az adatok integritása természetesen javul.
📌 Példa: Egy kiskereskedelmi környezetben a raktári személyzet ellenőrizheti a készleteket, de az értékesítési csapat csak a termékadatokkal foglalkozhat. Így csak a megfelelő személyek végezhetnek változtatásokat, ami segít csökkenteni a hibák számát és biztosítja a termékadatok pontosságát.
7. Támogassa az átláthatóságot és az együttműködést ✅
Hozzon létre visszacsatolási hurkot a csapatok között. Az elavult információkat észlelő értékesítési képviselőknek egyértelmű eljárással kell rendelkezniük azok jelzésére.
Azok a marketingcsapatok, amelyek új ügyféladatokat fedeznek fel, azokat szisztematikusan meg kell osztaniuk. Ha mindenki hozzájárul az adatok tisztaságához, az egész szervezet profitál belőle.
🔗 Olvassa el még: CRM-stratégia: 10 CRM-stratégia vállalkozása irányításához
Javítsa CRM-higiéniai gyakorlatát a ClickUp segítségével
Most talán azt gondolja, hogy mindezeket az adatokat kezelni biztosan nem egy ember feladata, és még inkább, hogy ezt biztosan nem lehet egyetlen platformmal megoldani.
De mi lenne, ha létezne egy olyan platform, amely minden olyan funkcióval rendelkezik, amelyre szükséged van a CRM-higiénia fenntartásához? Itt jön be a ClickUp.
Összefoglaljuk, mit szeretnénk: tiszta, rendezett és nyomon követhető adatokat egy működő CRM-rendszerhez. A ClickUp mindegyik követelménynek megfelel. ✅
Először is, a ClickUp Automations automatizálja az ismétlődő feladatokat, mint például a duplikált rekordok felismerése és a kapcsolattartási adatok frissítése.
💡 Profi tipp: Az értékesítési képviselő, aki rájön, hogy órákat töltött az ismétlődő ügyfélprofilok összevonásával, a ClickUp Automations segítségével egyszerűsítheti a folyamatot, így több időt fordíthat a tényleges értékesítésre.
Következő lépés: szervezés. Gondoljon mappákra, listákra és egyéni nézetekre, amelyek 360 fokos rálátást nyújtanak projektjeire és feladataikra.
A ClickUp hatékony ClickUp nézeteket kínál – a Kanban tábláktól a lista nézetekig –, amelyek segítségével csapata testreszabhatja munkafolyamatát. Például az értékesítési csapatok egy Kanban táblával vizualizálhatják az egész értékesítési folyamatot, így könnyebben láthatják az egyes ügyletek állapotát és elkerülhetik az ismétlődéseket.
De ha ennyi üzlet és mutató szétszóródik a csapat munkamenetén, hogyan lehet biztosítani, hogy a fontos feladatok és részletek ne maradjanak ki?
A ClickUp Tasks fontos szerepet játszik ebben a folyamatban, mivel központosítja a szervezet összes feladatát, lehetővé teszi a határidők beállítását és a feladatok kiosztását a csapat tagjai között.
🏆 Bónusz: A ClickUp Tasks segítségével könnyedén összekapcsolhatja a célokat, gondolattérképeket, fájlokat és egyéb dokumentumokat, hogy mindenki mindig a legfrissebb adatokkal rendelkezzen. Nincs többé fontos határidő elmulasztása!
De mi az adat a haladás nyomon követése nélkül? Természetesen a ClickUp erre is kínál megoldást.
Akár az értékesítési tevékenységeket figyelemmel kíséri, akár az ügyféladatokat kezeli, a ClickUp Dashboards valós idejű áttekintést nyújt és több mint 50 testreszabható widgetet tartalmaz.
Az értékesítési csapatok a ClickUp Dashboards segítségével egyetlen képernyőn nyomon követhetik az ügyfelek életre szóló értékét, mérhetik az adatok minőségét és megalapozott döntéseket hozhatnak.
Tetszenek a funkciók? A ClickUp CRM-sablonjával mindezt könnyedén kipróbálhatja.
Ez a sablon egy teljes eszközkészlet az ügyfélkapcsolatok hatékony kezeléséhez. Az értékesítési csapatok testreszabható folyamatok segítségével követhetik nyomon a potenciális ügyfeleket, míg a marketingcsapatok egy központi helyen szervezhetik a kapcsolattartási információkat.
👀 Mellékjegyzet: CRM kiválasztásakor ügyeljen arra, hogy az jól illeszkedjen a meglévő munkafolyamatokhoz. Egy hasznos funkció, amelyre érdemes figyelni, az a CRM-rendszer által támogatott integrációk száma (minél több, annál jobb).
A ClickUp itt is a segítségére van. A ClickUp Integrations több mint 1000 alkalmazást támogat.
📌 Példa: Íme egy példa arra, hogyan segíthetnek ezek az integrációk: Ahhoz, hogy az adatok minden eszközön konzisztensek legyenek, használja a ClickUp HubSpot és Zapier integrációit. Bármelyik helyen végzett frissítés automatikusan megjelenik mindenhol. Videohívása van egy ügyféllel? Használja a ClickUp Zoom integrációját a hívások beállításához és azok egyszerű mentéséhez a Google Naptárban. Ez aztán a kényelem!
A ClickUp zökkenőmentesen integrálható más népszerű iparági eszközökkel, mint például a Salesforce, a Zendesk, a Zoho CRM, a Pipedrive és a Freshworks.
Szeretne többet megtudni arról, hogyan ötvözi a ClickUp a CRM-higiénét a rutin feladatokkal és projektekkel? 🤔 Nézze meg listánkat a 10 legjobb ügyfél-adatbázis szoftverrendszerről és arról, hogyan kombinálhatja a CRM-et és a projektmenedzsmentet – mindezt egyetlen CRM szoftverben . ” 👍
A CRM-higiénia fenntartásának kihívásai és megoldásai
Valószínűleg tisztában van azzal, hogy a CRM-higiénia fenntartása mennyire fontos az üzleti tevékenységéhez. De legyünk őszinték: ez könnyebb mondani, mint megtenni.
Az olyan kihívások, mint a hiányos adatok vagy az elavult rekordok, ha nem kezelik őket időben, káoszt okozhatnak. Szóval, mik a leggyakoribb akadályok, és hogyan lehet őket leküzdeni? Nézzük meg részletesen:
1. kihívás: Hiányos adatok 💢
Vegyük példának Alexet, egy távoli értékesítési képviselőt, aki minden ügyfélhívás után szorgalmasan frissíti CRM-jét. Azonban észrevette, hogy néhány bejegyzéséből hiányoznak alapvető részletek, például az ügyfél preferált kapcsolattartási módja. A hiányos adatok gyakran félreértésekhez és elszalasztott lehetőségekhez vezetnek.
🎉 Megoldás: szabványosított ellenőrzőlista bevezetése az adatbevitelhez.
Azáltal, hogy minden szükséges mezőt kitölt, mielőtt elmentené a rekordot, Alex tisztán tarthatja a CRM-adatokat, és elkerülheti a rossz adatkezelés buktatóit.
2. kihívás: Adatzsúfoltság 💢
Kevin, egy értékesítési elemző, a nem megfelelő „adatgyűjtéssel” küzd. CRM-je tele van öt évvel ezelőtti potenciális ügyfelekkel, akik az első kapcsolatfelvétel óta nem léptek kapcsolatba vele.
Az elavult információk torzítják az értékesítési előrejelzéseket és pazarolják a tárolási erőforrásokat.
🎉 Megoldás: Ehhez automatizált archiválási szabályok beállítása szükséges. Az ilyen szabályok 18 hónap után jelzik az inaktív kapcsolatokat, lehetővé téve a csapatok számára, hogy újra felvegyék a kapcsolatot ezekkel a rekordokkal, vagy archiválják őket, hogy karcsú, használható adatbázist tartsanak fenn.
3. kihívás: Helytelen formázás 💢
Arvind problémája, bár nem túl bonyolult, nagyon időigényes. Csapatának fele az „Egyesült Államok” kifejezést használja, míg mások „USA” vagy „U. S. A.”-t írnak a hely mezőbe.
Az inkonzisztens formázás káoszt okoz, amikor a vevőket régiók szerint próbáljuk szegmentálni.
🎉 Megoldás: A helymezők számára szabványosított legördülő menük létrehozásával könnyen megoldható ez a probléma.
A variációk kiküszöbölése megfelelő, kategorizált potenciális ügyfeleket biztosít számára, akikkel kapcsolatba léphet, ajánlatokat tehet és üzleteket köthet.
🔗 Olvassa el még: 12 ingyenes CRM-sablon Excelben, Google Spreadsheetsben és ClickUpban
Tisztítsa meg CRM-folyamatait a ClickUp segítségével
Ne feledje, hogy a jó CRM-higiénia nem egyszeri alapos tisztítás, hanem folyamatos folyamat, amely minden csapattag elkötelezettségét igényli.
Bár az automatizálás és az eszközök hasznosak a CRM-higiénia fenntartásában, még a legjobb rendszerek is kudarcot vallhatnak megfelelő csapatkommunikáció nélkül.
Itt jön jól a ClickUp, mint tökéletes eszköz minden CRM-igényéhez. A ClickUp segítségével csapata számos eszköz és funkció áll rendelkezésére a pontos ügyféladatok fenntartásához, a munkafolyamatok egyszerűsítéséhez és a jobb értékesítési eredmények eléréséhez.
Készen áll a változásra? Regisztráljon még ma a ClickUp-ra, és érje el csapata céljait! ✅