Ma már minden professzionális csapat tudja, milyen fontosak az adatok. Legyen szó pénzügyi táblázatokról, vektoros grafikus fájlokról, közös dokumentumokról vagy prezentációkról, vagy valami teljesen másról, az adatok teszik lehetővé, hogy csapata minden nap elvégezze a munkáját. Ezért logikus, hogy az adatkezelésnek a folyamat minden lépésében a csapat figyelmének középpontjában kell állnia.
A csapat adatainak biztonságos tárolása nem feltétlenül bonyolult feladat. Összeállítottunk egy listát 5 eszközről és stratégiáról, amelyeket minden professzionális csapat használhat (és használnia is kell!) az információk biztonságának garantálása érdekében.
A lista tartalma:
- Készítsen biztonsági másolatot korán és gyakran!
- Válasszon olyan felhőalapú tárolási platformot, amely távoli törlési funkcióval rendelkezik.
- Tartsa kézben a fájlok és mappák hozzáférésének ellenőrzését
- A jelszavak továbbra is fontos szerepet játszanak az adatbiztonságban.
- Ne hagyjon egyetlen eszközt sem felügyelet nélkül
A csapat adatainak biztonsági mentése egy felhőalapú tárolószolgáltató biztonságos szervereire kiváló módszer az adatvesztés elleni védelemre.
Készítsen biztonsági másolatot korán és gyakran
Az adatok biztonságának megőrzése tekintetében őrült világban élünk. Sok minden rosszul sülhet el. Mi van, ha az eszköz hardvere meghibásodik, és elveszti a helyileg mentett fájlokat? Mi van, ha az adatait vírus tönkreteszi? Mi van, ha az eszközét ellopják vagy megsemmisítik? A csapat adatainak biztonsági mentése nélkül ezek a helyzetek azt jelenthetik, hogy az adatok végleg elvesznek.
Az adatvesztés megelőzésének legegyszerűbb módja az adatok felhőbe történő mentése. Amikor adatokat ment a felhőbe, az információk másolata létrejön és a felhőalapú tárolószolgáltató biztonságos szerverén tárolódik.
Nyilvánvaló, hogy minél gyakrabban készít biztonsági másolatot az adatairól, annál kevesebb információt veszít vészhelyzet esetén. Az, hogy a csapata milyen gyakran kell biztonsági másolatot készítsen az adatairól, számos tényezőtől függ, például a csapata munkájának jellegétől.
Válasszon olyan felhőalapú tárolási platformot, amely távoli törlési funkcióval rendelkezik
Ha elveszíti vagy ellopják az eszközét, az adatok naprakész biztonsági másolata segít a csapatának, hogy zavartalanul folytathassa a munkát. De mi van, ha az eszköz rossz kezekbe kerül? A csapat által kezelt érzékeny adatok – számlaszámok, ügyfélnevek stb. – potenciálisan veszélybe kerülhetnek.
Szerencsére egyes felhőalapú tárolási szolgáltatók biztonsági óvintézkedésként távoli törlési funkciót is kínálnak. Ez azt jelenti, hogy ha egy eszköz elveszik vagy ellopják, akkor is törölheti a felhőalapú tárolási szolgáltató alkalmazásához kapcsolódó fájlokat, még akkor is, ha az eszköz nincs a birtokában.
Mivel az adatok már biztonsági másolatot készítettek a felhőben, továbbra is hozzáférhetők más eszközökről, és nem kell aggódnia a jogosulatlan személyek által az adatokhoz való hozzáféréssel járó biztonsági kockázat miatt.
Ha elveszíti a készülékét, soha nem lehet tudni, ki férhet hozzá az adataihoz. A távoli törlés segítségével minden körülmények között megvédheti adatait.
Tartsa kézben a fájlok és mappák hozzáférésének ellenőrzését
Ebben az összefüggésben fontos figyelni arra is, hogy ki fér hozzá az adatokhoz, és mit csinál velük. A legtöbb felhőalapú tárolási szolgáltató megkönnyíti az együttműködést – és ezzel a fájlokhoz és mappákhoz való hozzáférés megosztását –, ami előnyt jelent a versenytársakkal szemben. A biztonságos együttműködési eszközök a csapat tagjainak szerepkörétől függően különböző szintű jogosultságokat is biztosítanak.
Általános szabályként csak azoknak engedélyezze a fájlokhoz és mappákhoz való hozzáférést, akiknek feltétlenül szükségük van rá. Bár nem valószínű, hogy más csapatok tagjai szándékosan tennének bármit, ami veszélybe sodorhatja az adatait, a fájlokhoz és mappákhoz való hozzáférés korlátozásával csökkenti a balesetek bekövetkezésének esélyét.
Természetesen fontos, hogy több ember dolgozzon egy projekten, de az is fontos, hogy nyomon kövessük, ki fér hozzá mely adatokhoz.
A jelszavak továbbra is fontos szerepet játszanak az adatbiztonságban
Ez az adatbiztonság alapja, mégis sokan még mindig nem alkalmazzák a jelszavakkal kapcsolatos legjobb gyakorlatokat. A mindennapok során használt személyes és szakmai fiókok számát tekintve nehéz lehet minden egyes fiókhoz egyedi jelszót megjegyezni, és az a gondolat, hogy ezeket a jelszavakat 6 havonta meg kell változtatni (ahogy azt a legtöbb kiberbiztonsági szakértő javasolja), egyenesen ijesztő.
Bónusz: Ismerje meg, hogyan valósíthat meg egy kiberbiztonsági kockázatkezelési keretrendszert
De ne aggódjon! Számos biztonságos jelszókezelő eszköz áll rendelkezésre, amelyek segítenek minden rendben tartani.
Ne hagyjon egyetlen eszközt sem felügyelet nélkül
Ha egy eszköz elveszik vagy ellopják, azonnal aggódni kezdünk adataink biztonsága miatt. Végül is ki tudja, ki férhet hozzá adatainkhoz, ha az eszköz nincs a szemünk előtt?
De mi van akkor, ha a munkahelyi e-mailek eléréséhez használt mobiltelefonját az asztalon hagyja a kávézóban, amikor feláll, hogy még egy kis tejszínt vegyen? És mi van akkor, ha a munkahelyén elhagyja a laptopját vagy asztali számítógépét anélkül, hogy kijelentkezne a fiókjából?
Függetlenül attól, hogy hol tartózkodik, és hogy milyen gyorsan tervezi visszatérni a készülékéhez, az adatbiztonság fenntartásának legjobb módja az, ha távozás előtt kijelentkezik, vagy ha lehetséges, magával viszi a készüléket.
Ezenkívül engedélyezze a kétfaktoros hitelesítést, hogy megnehezítse mások számára az adatokhoz való hozzáférést.
Ezeknek az egyszerű adatbiztonsági eszközöknek és bevált gyakorlatoknak a segítségével csapata nagy lépést tehet az adatok biztonságának megőrzése felé.
Az adatbiztonság rendkívül fontos a mai professzionális csapatok számára, de a legjobb adatbiztonsági gyakorlatok alkalmazása nem feltétlenül bonyolult. Az alábbi 5 eszköz és stratégia a kedvenc módszereink közé tartozik, amelyekkel bármely csapat adatainak biztonságát és a csapat zökkenőmentes működését biztosíthatjuk. Milyen biztonsági óvintézkedéseket tesz a csapata? Várjuk véleményét a kommentekben!
Ez egy szponzorált bejegyzés a Dropbox számára. Minden vélemény a sajátom. A Dropbox nem áll kapcsolatban és nem támogatja a bejegyzésben említett egyéb termékeket vagy szolgáltatásokat.
*
Melissa Pallotti professzionális író, számítógépes szakértő és jégkorongrajongó, aki Pittsburghben, Pennsylvania államban él. Melissa-val a Twitteren vagy a LinkedInen léphet kapcsolatba.