Szeretné néhány perc alatt lezárni az ügyleteket és megoldani az ügyfelek kérdéseit? Ha vállalkozása ügyfélszolgálatának nagy része telefonhívásokon keresztül zajlik, akkor ez a telefonhívások egyszerű elsajátításával kezdődik.
Tanulmányok szerint az ügyfelek 86%-a többször is felhívja a vállalkozást, hogy megoldást találjon problémájára, és 72% szerint ez negatívan befolyásolja az ügyfélélményt.
Itt válik elengedhetetlenül fontossá a részletes ügyfélhívás-napló. Az egyes hívások legfontosabb részleteinek dokumentálása biztosítja, hogy minden telefonhívása időszerű, hatékony és célorientált legyen.
A bejövő és kimenő hívások tömege azonban megnehezítheti ezeknek a naplófájloknak a pontos rögzítését és kezelését.
A mai blogbejegyzésünkben megosztjuk a legjobb Google Docs és Excel táblázatlap-sablonokat, amelyekkel javíthatja hívásnaplózását. 📞
Mi jellemzi egy jó hívásnapló Excel sablont?
Egy jó hívásnapló sablon nem csak a hívások részleteit rögzíti, hanem lehetővé teszi Önnek és csapatának, hogy megalapozott döntéseket hozzanak, amelyek elősegítik az értékesítést, a bevételt és a növekedést.
Íme öt fontos tulajdonság, amelyre figyelnie kell egy Excel hívásnapló sablonban: 🔍
- Könnyű használat: Válasszon egy könnyen használható és kezelhető sablont. Például lehetővé kell tennie az adatok egyszerű bevitelét, valamint a gyakori vagy ismétlődő adatok előre kitöltését.
- Világos szerkezet: Válasszon egy világos, egyszerű szerkezetű sablont. A különálló sorokkal és oszlopokkal rendelkező napló űrlap biztosítja, hogy a hívásnaplók jól szervezettek és könnyen áttekinthetők legyenek.
- Átfogó jelleg: Válasszon olyan hívásnapló sablonokat, amelyek átfogóak, ugyanakkor tömörek. Ezeknek lehetővé kell tenniük a hívásnapló alapvető adatainak, például az ügyfél nevének, elérhetőségének és a hívás időtartamának kompakt rögzítését.
- Testreszabhatóság: Keressen olyan lapnapló sablonokat, amelyek elegendő testreszabási funkciót kínálnak. Például lehetőséget kell biztosítani a mezők, színsémák, betűtípusok stb. szerkesztésére. Fontos funkció a feltételes formázás.
- Automatizált funkciók: Válasszon egy ügyfélhívás-napló sablont, amely lehetővé teszi, hogy képletek segítségével kiszámítsa a fontosabb adatokat, mint például a hívások számát, az átlagos hívásidőt és a befejezési arányt.
➡️ További információk: 8 ingyenes névjegyzék-sablon Excelben és ClickUpban
Ingyenes hívásnapló Excel sablonok
Most, hogy már tudja, mi teszi kiválóvá egy üzleti hívásnapló sablont, íme néhány a legjobb ingyenes hívásnapló sablonok közül, amelyekhez hozzáférhet és használhat a Microsoft Excel programban:
1. Hívásnapló sablon a Template.net-től
A Template.net hívásnapló sablonja egy olyan eszköz, amelyet kifejezetten a hívásnaplózás hatékonyságának javítására terveztek. Akár bejövő, akár kimenő hívásokról van szó, segítségével naponta rögzítheti a hívásait és azok részleteit, mint például a dátumot, az időt, a hívás időtartamát, a célját és a követendő lépéseket.
A sablon felépítése és formátuma is felhasználóbarát. A letisztult dizájntól a finom színekig minden eleme professzionális, így kiválóan alkalmas ügyfélhívás-napló sablonként.
Íme, miért fogja imádni:
- Automatizálja az olyan műveleteket, mint az ügyfelek hívásainak nyomon követése és a visszahívás.
- A mezőket igényei szerint testreszabhatja a napló sablonhoz.
- A sablon Microsoft Excel és Google Sheets formátumban is elérhető.
Ideális: Szakemberek számára, akiknek üzleti hívásnapló sablonra van szükségük az ügyfelek hívásnaplóinak szervezéséhez.
2. Egyszerű hívásnapló sablon a Template.net webhelyről
Unod már, hogy magadnak kell beírnod a hívások adatait? A Template.net egyszerű hívásnapló-sablonja megoldja a hívásnaplózással kapcsolatos problémáidat. Egyszerű és hatékony, lehetővé teszi, hogy gyorsan összefoglald az összes ügyfélhívást. Rögzítsd az olyan adatokat, mint a hívás kezdete, vége, teendők stb.
A sablon egyben beteghívás-napló sablonként is használható. Ha a betegek adatait és a hívások részleteit egy helyen szeretné tárolni, akkor ez a sablon az Ön számára ideális. Ráadásul a szabványos formázásnak köszönhetően rendkívül kényelmes a használata.
Íme, miért fogja imádni:
- Rendezze el a különböző fontos hívásadatokat, mint például a dátum, CST, CET, teljes idő stb.
- Létrehozhat és dokumentálhat fontos technikai és statisztikai hívási adatokat.
- A napló sablon zökkenőmentesen használható MS Word, Excel, Google Docs, Sheets és még sok más programban.
Ideális: Egészségügyi szakemberek vagy vállalkozások számára, akiknek egyszerű beteghívás-napló sablonra van szükségük a gyors és hatékony híváskövetéshez.
3. Nyomtatható hívásnapló sablon a Template.net webhelyről
Sok táblázatos napló sablon esetében gyakori probléma, hogy a formázás nyomtatáskor gyakran eltorzul. De ez nem így van a Template.net nyomtatható hívásnapló sablonjával. Ezzel a napló sablonnal kézzelfogható fájlt hozhat létre az összes hívásjegyzetéről.
Ez a hívásnapló-sablon rendkívül rugalmas, így minden elemét az Ön igényeinek megfelelően testreszabhatja. A sablon kialakítása és általános megjelenése is felhasználóbarát, így alkalmas szolgáltatásigények kezelésére.
Íme, miért fogja imádni:
- Használja a beépített utasításokat, hogy a sablont minden szintű felhasználó igényeihez igazítsa.
- Kövesse nyomon a hívások mérföldköveit, és ennek megfelelően módosítsa stratégiáit.
- Takarítson meg további szoftverköltségeket a sablon könnyen használható keretrendszerével.
Ideális: Vállalkozások vagy szolgáltató csapatok számára, akiknek nyomtatható hívásnapló sablonra van szükségük a szolgáltatási kérelmek hatékony nyomon követéséhez és kezeléséhez.
4. Értékesítési hívásnapló sablon a Template.net webhelyről
Ha olyan sablont keres, amely segít a hideghívások kezelésében, akkor a Template.net által készített értékesítési hívásnapló sablon érdekelheti Önt. Ahogy a neve is sugallja, ez a dokumentum kifejezetten értékesítési szakemberek számára készült.
Ezzel a napló sablonnal rögzítheti a hívásokkal kapcsolatos alapvető információkat, például az ügyfél nevét, elérhetőségét, a hívás célját stb. Használja ezt az értékesítési hívásnapló sablont az ügyfelek hívásainak nyomon követéséhez és utánkövetéséhez.
Ez segít azonosítani a problémákat és a hiányosságokat, hogy a hideghívási stratégiája eredmények szempontjából optimalizált legyen.
Íme, miért fogja imádni:
- A sablon elemeit különböző üzleti igényekhez igazíthatja.
- Automatizálja az előrejelzéseket és a költségvetési számításokat a beépített számológéppel.
- Használjon diagramokat és haladási sávokat a célok könnyű nyomon követéséhez.
Ideális: Értékesítési csapatok számára, akik hívásnaplókat használnak a hívások és a visszahívások nyomon követésére, valamint a hideghívások javítására.
5. Telefonbeszélgetés-nyomkövető a Microsofttól
A Microsoft Telefonbeszélgetés-nyomkövető egy hívásnaplózó eszköz, amely külön sorokkal és oszlopokkal rendelkezik az ügyfélnevek, a hívás kezdete, vége, dátuma stb. rögzítésére.
Ez a rendkívül sokoldalú sablon médiahívásnaplóként is használható. Ha cége újságírókkal vagy más média képviselőivel áll kapcsolatban, használja ezt az eszközt a kapcsolattartás kezelésére és a nyilvántartások szervezésére.
Íme, miért fogja imádni:
- Használjon animációkat, átmenetek és videókat az adatok jobb megértése érdekében.
- Testreszabhatja az elemeket, például a szöveget, a képeket, a színsémákat és egyebeket.
- Ossza meg a sablont a csapatok között az együttműködés elősegítése érdekében.
Ideális: olyan vállalkozások számára, amelyeknek szolgáltatási hívásnapló sablonra vagy híváskövető eszközre van szükségük az ügyfelekkel és a médiával való interakciókhoz.
6. Call Centre Helper ügyfélszolgálati központ irányítópult sablonja
A Call Centre Helper által készített ügyfélszolgálati irányítópult-sablon egy funkcionális hívásnapló-sablon. A hívásnapló-adatok tárolása mellett fontos KPI-ket is nyomon követ, mint például a kapcsolatfelvételek száma, a panaszok száma, az értékesítési volumen, a hívásmegszakítások aránya stb.
Így erősítheti hideghívásos és ügyfélszolgálati kezdeményezéseit. A legjobb rész? Ez a sablon az adatokat vizuálisan vonzó formátumban jeleníti meg, hatékonyan felhasználva oszlopokat, táblázatokat és grafikonokat.
Íme, miért fogja imádni:
- Szerkessze a napló sablont, hogy hozzáadjon vagy eltávolítson bármilyen konkrét KPI-t.
- Használja a beépített adatvizualizációs eszközöket a KPI-k elemzéséhez.
- Ismerje fel a múltbeli trendeket, hogy megalapozott döntéseket hozhasson.
Ideális: Ügyfélszolgálati központok számára, amelyek telefonhívás-napló vagy ügyfélhívás-napló sablonra van szükségük a KPI-k nyomon követéséhez.
Az Excel hívásnapló sablon használatának korlátai
Bár ezek a Microsoft Excel és Google Sheets hívásnapló sablonok hatékonyak, csak azok számára ideálisak, akik egy alapvető, napi hívásnapló sablont keresnek. Az okok a következők:
- Nincs valós idejű hozzáférés: Mivel ezek a napló sablonok Excel-alapúak, az együttműködés lehetőségei korlátozottak, ami megnehezíti azok megosztását a szervezet más csapataival.
- Korlátozott automatizálási funkciók: A legtöbb napló lap csak alapvető automatizálási támogatást kínál. Tehát, ha komplex számításokat kell automatizálnia, előfordulhat, hogy nem lesz képes rá.
- Analitika hiánya: A kifinomult naplóformanyomtatványokkal ellentétben a legtöbb napló sablon nem kínál adatelemzési vagy jelentéskészítő eszközöket. Ezeket kifejezetten adatok tárolására tervezték.
💡 Profi tipp: Tegye hatékonyabbá hívásnapló sablonját a 10 legjobb munkalapot sablonnal, amelyekkel nyomon követheti termelékenységét. Ezekkel a sablonokkal pontosan tudni fogja, mennyi időbe telik napi feladatait elvégezni! ⏳
7 alternatív hívásnapló Excel sablon
Valószínűleg már tudja, hogy a ClickUp egy remek projektmenedzsment eszköz (csodás tulajdonságai nem titok!). De ez még nem minden – ennél többről van szó!
A ClickUp a projektmenedzsment megkönnyítése mellett számos telefonhívás-napló sablont is kínál, amelyekkel egyszerűsítheti a hívások naplózását.
Így segíti a ClickUp a szervezeteket ügyfélszolgálatuk fejlesztésében 🎖️
A ClickUp bevezetése nemcsak folyamatainkat javította, hanem segített kialakítani az ügyfélsiker-osztályt is, amelynek köszönhetően ügyfeleink száma évi 2000-ről 8000-re nőtt.
A ClickUp bevezetése nemcsak folyamatainkat javította, hanem segített kialakítani az ügyfélsiker-osztályt is, amelynek köszönhetően ügyfeleink száma évi 2000-ről 8000-re nőtt.
A fent felsoroltaktól eltérően ezek hatékonyak, sokoldalúak és könnyen használhatók.
Nézzük meg néhányat közülük részletesen:
1. ClickUp értékesítési hívások sablon
A magas konverziós arányú értékesítési híváscsatorna létrehozása időt, erőfeszítést és kísérletezést igényel. Ennek ellenére az eredmények nem feltétlenül lesznek a vártnak megfelelőek. Szerencsére a ClickUp értékesítési hívások sablonja kiküszöböli a találgatásokat a folyamatból.
Tárolja az összes értékesítési hívás forgatókönyvét, hogy azok gyorsan elérhetők legyenek, így értékesítési csapattársai a megfelelő pillanatban a megfelelő forgatókönyvet választhatják ki, és biztosan nem szalasztanak el egyetlen értékesítési lehetőséget sem.
Ez a napló sablon lehetővé teszi az ügyfelekkel való interakciók nyomon követését, az értékesítési adatok rendszerezését, a feladatok kiosztását és a potenciális ügyfelek nyomon követését.
Íme, miért fogja imádni:
- Kövesse nyomon minden potenciális ügyfelet testreszabott státuszokkal, például „Értékesítési hívás” és „Zárt, megnyert”.
- Erősítse ügyfélkapcsolatait és növelje esélyeit a potenciális ügyfelek megszerzésére!
- Váltson zökkenőmentesen az Összefoglaló, Értékesítési folyamat és Útmutató nézetek között.
- Növelje hatékonyságát időkövetéssel, címkékkel és e-mail eszközökkel
Ideális: olyan csapatok számára, amelyeknek szükségük van egy értékesítési hívásnapló sablonra a hívásnaplók, a potenciális ügyfelek nyomon követése, az ügyfelekkel való interakciók és a nyomon követések kezeléséhez.
2. ClickUp értékesítési folyamat sablon
A ClickUp Sales Pipeline Template egy vizuálisan élénk hívásnapló sablon, amely minden szervezet értékesítési szakembereinek elengedhetetlen kelléke. Ez a hívásnapló sablon rendkívül sokoldalú. Lehetővé teszi az értékesítési csatorna vizualizálását, az ügyféladatok kezelését és a potenciális ügyfelek prioritásainak meghatározását.
Használja ezt a napló sablont a részlegek közötti együttműködéshez, a termékfejlesztés egyszerűsítéséhez és a pontos értékesítési előrejelzésekhez. Ha ez még nem lenne elég, a sablon könnyen használható és rendkívül rugalmas.
Íme, miért fogja imádni:
- 30 egyedi státusszal, a „Minősített”től a „Megújításig” minden szakaszt vizualizálhat.
- Tartsa naprakészen az adatokat olyan mezőkkel, mint a „Utolsó kapcsolatfelvétel”.
- Egyszerűsítse a nézeteket a Lista, SOP és Doboz nézetekkel az egyszerű hozzáférés érdekében.
- Automatizálja a munkafolyamatokat időkövetéssel és riasztásokkal
Ideális: értékesítési szakemberek számára, akiknek vizuális hívásnapló sablonra van szükségük a potenciális ügyfelek szakaszainak, az adatkezelésnek és az előrejelzéseknek a nyomon követéséhez.
3. ClickUp ügyfélkapcsolati űrlap sablon
A ClickUp ügyfélkapcsolati űrlap sablon nem egy átlagos ügyfélhívás-napló sablon – ez a hatékonysághoz szükséges legfontosabb eszköz. Központosítsa az értékes ügyfélvisszajelzéseket, és használja fel azokat különböző módon, például új termékek fejlesztéséhez vagy a meglévők tökéletesítéséhez.
A hívásnapló sablon egyszerű és vizuálisan vonzó kialakítású. Különböző ügyféladatokat rögzít, például nevet, elérhetőségeket, problémát és üzenetet. Használja a sablont, hogy egy adott problémát a megfelelő csapattaghoz rendeljen, és megoldja azt.
Íme, miért fogja imádni:
- Rendezze a kéréseket egyértelmű státuszokkal a jobb prioritás meghatározás érdekében.
- Gyorsan megtalálhatja az információkat a korszerűsített Kapcsolat és Összefoglaló nézetekben.
- Maradjon reagálóképes a függőségek és az AI-alapú nyomon követés segítségével
Ideális: olyan csapatok számára, amelyek egy ügyfélhívás-napló sablont szeretnének, amely központosítja az ügyfelek visszajelzéseit és a kérdések kiosztását.
4. ClickUp ügyfélszolgálati eskalációs sablon
Kihívásokkal szembesül az ügyfélszolgálat irányításában? Szerezze be a ClickUp ügyfélszolgálati eskalációs sablont! Ez az ügyfélszolgálati hívásnapló dokumentum egyszerűsíti az ügyfélkérdések megoldását.
Ezzel a hívásnapló sablonnal feladatok hozhatók létre a nem működő hívásokhoz, és azok a csapat tagjaihoz rendelhetők a gyors megoldás érdekében. Segít Önnek és csapatának összehangoltan dolgozni azáltal, hogy központosítja az ügyfelek kérdéseit és nyomon követi azok megoldásának állapotát.
Ez a hívásnapló sablon könnyen használható és kezelhető. Átfogó, mégis tömör módon mutatja be az ügyfelekkel kapcsolatos szolgáltatásokra vonatkozó információkat.
Íme, miért fogja imádni:
- Kezelje az eskalációkat olyan állapotokkal, mint például „Várakozás az ügyfélre”.
- Rögzítse a fontos információkat, például az ügyfelek e-mailjeit, a szállítási adatokat és a szinteket.
- Egyszerűsítse a támogatást olyan nézetekkel, mint a Tier Support Board és a Tickets List.
- Automatizálja és kövesse nyomon a gyors és hatékony megoldásokat
Ideális: olyan támogató csapatok számára, amelyeknek szolgáltatási hívásnapló sablonra van szükségük az eskalációk hatékony kezeléséhez.
💡 Profi tipp: Szeretné a legtöbbet kihozni ügyfélszolgálatából? Ismerje meg, hogyan javíthatja ügyfélszolgálati etikettjét hogy szolgáltatását az ügyfelek visszajelzései alapján testreszabhassa! 📝
5. ClickUp ügyfélszolgálati menedzsment sablon
A ügyfélkapcsolat-kezelés (CRM) bonyolult feladat – mi ezt jól tudjuk. De ha kielégítő élményt szeretne nyújtani potenciális és meglévő ügyfeleinek, elengedhetetlen egy problémamentes CRM. Ebben segít a ClickUp ügyfélszolgálati menedzsment sablon.
Ez a hívásnapló sablon fő dokumentumként működik. Használja ügyfél-visszajelzések rögzítésére, problémák megoldására, elégedettségi értékelések nyomon követésére és más csapattagokkal való kapcsolattartásra – mindezt egy helyen.
Hosszú távon ez felbecsülhetetlen értékűnek bizonyul az általános ügyfélkapcsolat-kezelési megközelítésének racionalizálásában.
Íme, miért fogja imádni:
- Kezelje a jegyeket vizuálisan a Lista, Tábla és Űrlap nézetekkel
- Gyorsítsa fel a válaszadási időket a könnyen testreszabható űrlapokkal.
- Egységesítse a folyamatokat a Doc View egyértelmű dokumentációjával.
- Kövesse nyomon az egyes kéréseket a támogatási tevékenységek racionalizálása érdekében.
Ideális: olyan csapatok számára, amelyeknek átfogó ügyfélszolgálati hívásnapló sablonra van szükségük a CRM egyszerűsítéséhez.
➡️ További információ: Hogyan használja a ClickUp ügyfélszolgálat a ClickUp-ot?
6. ClickUp ügyfél-felfedező sablon
Még a tapasztalt szakemberek is néha nem tudják az értékesítési lehetőségeket ügyfelekké alakítani a megértés hiánya miatt. A ClickUp ügyfél-felfedező sablon segít elkerülni ezt.
Ez az ügyfélhívás-napló sablon lehetővé teszi, hogy átfogó ügyfélkommunikációs nyilvántartást vezessen, így egyetlen részlet sem marad ki. Gondoljon rá úgy, mint egy ügyfél-felvételi űrlapra – csak fejlettebb formában.
A sablon segítségével átfogó ügyfélprofilt is létrehozhat, amelyet megoszthat üzleti partnereivel, hogy gördülékenyebben tudjanak kommunikálni az ügyféllel. Ezáltal értékesítési hívásai hatékonyabbak és személyre szabottabbak lesznek.
Íme, miért fogja imádni:
- Rendezze a projekt szakaszait rugalmas állapotokkal
- Váltson a Gantt- vagy a Naptár nézetre, hogy az illeszkedjen a munkafolyamatához.
- Valós időben együttműködhet a képernyőmegosztás és az élő szerkesztés segítségével.
Ideális: Értékesítési csapatok számára, akiknek szolgáltatási hívásnapló sablonra van szükségük a részletes ügyfélprofilok létrehozásához és a kapcsolatok javításához.
7. ClickUp beszélgetési napló sablon
Szeretné nyomon követni a szervezetében érkező és kimenő hívásokat? A ClickUp beszélgetési napló sablonja a tökéletes megoldás.
Ezzel a hívásnapló sablonnal rögzítheti minden értékesítési hívást vagy ügyfélkapcsolatot, amelyet Ön vagy bármelyik csapattagja kezdeményezett. Dokumentálja a hívás egyéb fontos elemeit is, például annak időtartamát, a követő intézkedéseket, konkrét megjegyzéseket stb.
Könnyen használható, nagymértékben testreszabható, kezdőknek is megfelelő sablon, amely nélkülözhetetlen eszköz.
Íme, miért fogja imádni:
- Dokumentálja a legfontosabb pontokat intuitív mezőkkel
- Szervezze meg a nyomon követéseket a Lista, Gantt és Naptár nézetekben.
- Azonnali együttműködés élő megjegyzésekkel és több felhasználó számára történő hozzárendelés támogatásával
- Kövesse nyomon a haladást egyszerűen, egyértelmű állapotjelzőkkel.
Ideális: Olyan vállalkozások számára, amelyeknek napi hívásnapló sablonra van szükségük az értékesítések és az ügyfelekkel folytatott beszélgetések dokumentálásához.
➡️ További információ: 10 ingyenes incidensjelentés-sablon a ClickUp Docs, Word és Excel programokban
Kezelje hívásait a ClickUp hívásnapló sablonjaival!
A hívásnaplók elengedhetetlen adatokat tartalmaznak, különösen az értékesítési és ügyfélszolgálati részlegek számára. Az ügyfélkapcsolatok javításával segítik a CRM és az értékesítési hívások hatékonyságának növelését.
Azonban minden hívás pontos nyilvántartása megterhelő feladat. Ebben az összefüggésben a napló sablon részletes információkat nyújt a telefonhívásokról – az elejétől a végéig.
Ha legközelebb nehezen tudja nyomon követni telefonhívásait, válasszon egy telefonhívás-napló sablont a ClickUp sabloncsomagjából, és tegye hatékonyabbá a hívásnapló-kezelési folyamatot.
További részletekért látogasson el a ClickUp oldalára, vagy regisztráljon itt egy ingyenes próbaidőszakra!