Volt már olyan, hogy olyan személyt vett fel, aki tökéletesen megfelelt a munkaköri leírásnak, de később meglepődött, hogy nem tudott boldogulni a pozícióban?
A felvételi folyamat részeként minden szervezet megfogalmaz egy munkaköri leírást, amely általában tartalmazza a jelöltnek szükséges készségek és tapasztalatok körét. Azonban ahhoz, hogy egy adott pozícióban jól teljesítsenek, az alkalmazottaknak ennél többre van szükségük. Szükségük van egy átfogóbb „kompetenciakörre”.
A kompetenciakeret létrehozása és használata segít a szervezeteknek az alkalmazottak értékelésében, motiválásában és támogatásában, hogy azok sikeresek legyenek. Ebben a blogbejegyzésben megvizsgáljuk, mi is ez, miért érdemes használni, és hogyan hozhat létre egyet a saját szervezetének.
Mi az a kompetenciakeret?
A kompetenciakeret egy olyan tudás-, készség-, attitűd-, tulajdonság- és viselkedéskészlet, amelyre a munkavállalónak szüksége van ahhoz, hogy munkakörében sikeres legyen.
Hogyan működik a kompetenciakeret?
Tegyük fel, hogy Python fejlesztőt szeretne felvenni. Általában olyan személyt keresne, aki rendelkezik Python programozási tanúsítvánnyal vagy tapasztalattal. A kompetenciakeret használatával olyan személyt keresne, aki a következő tulajdonságokkal rendelkezik:
- Python nyelv ismerete a programozási nyelvek kontextusában, annak tervezési filozófiája, jellemzői és szemantikája
- Python használatának ismerete programozási alkalmazások, gépi tanulási algoritmusok stb. területén.
- A Python programozáshoz és az üzleti életben használt egyéb technológiai eszközökhöz való hozzáállás
- A közösségi részvételhez, nyílt forráskódú hozzájárulásokhoz stb. kapcsolódó tulajdonságok.
- Viselkedési készségek a problémamegoldás, az együttműködés, a távmunka, az átláthatóság stb. területén.
Mikor érdemes kompetenciakeretet használni?
Az első helyzet, amikor egy szervezet kompetenciakeretet alkalmaz, a toborzás során merül fel. A kompetenciakeret biztosítja, hogy a pozícióra kiválasztott jelölt megfelelő legyen, mielőtt véglegesen döntést hoznának.
Ez azonban az alkalmazott karrierje során végig hasznos eszköz. Használható teljesítményértékelésekhez, előléptetésekhez, képzések és fejlesztések tervezéséhez, valamint a változáskezeléshez. Hasznos lehet az utódlás tervezéséhez is.
Mit tartalmaznak a kompetenciakeretek?
Nincs egyetlen komponenskészlet, amely a kompetenciakeretet alkotná. A szervezet, a csapat, a munkakör, a beosztás, a felelősségi körök stb. függvényében a szükséges kompetenciák változhatnak.
A tipikus kompetenciakeret azonban a következő elemeket tartalmazza.
🏆 Alapvető értékek: A mai szervezetek elvárják, hogy az alkalmazottak elvei és meggyőződései bizonyos szempontokban összhangban legyenek a vállalatéval.
Például, ha alapértékei a sokszínűség és a integritás, akkor elvárhatja, hogy a leendő munkavállalók magas etikai normákkal rendelkezzenek kompetenciáik részeként.
🏆 Alapvető kompetenciák: Minden munkakörhöz szükség van ezekre a kompetenciákra, amelyek általában magukban foglalják a szervezési készségeket, az interperszonális készségeket, a problémamegoldást, az ügyfélközpontúságot stb.
Például, ha Ön egy szolgáltató szervezet, például egy edzőterem vagy egy wellnessközpont, akkor elvárható, hogy mindenki rendelkezzen ügyfélszolgálati készségekkel. Ha Ön elsősorban értékesítő szervezet, például egy affiliate vagy autókereskedés, akkor a tárgyalási készségek lennének a legfontosabb kompetenciák. Íme néhány további példa olyan alapvető kompetenciákra, amelyek Önre is alkalmazhatók lehetnek.
🏆 Funkcionális kompetenciák: Ezek egy adott pozícióhoz szükséges speciális ismeretek. Lehetnek technikai ismeretek, szoftveres jártasság, kutatási szakértelem stb. Nem mindenkinek van szüksége ezekre a kompetenciákra.
Például, ha fejlesztőt vesz fel, akkor annak rendelkeznie kell egy adott nyelv használatával kapcsolatos funkcionális kompetenciákkal.
🏆 Vezetői kompetenciák: Ezek olyan kompetenciák, amelyekkel a vezetőknek és a menedzsereknek rendelkezniük kell, például projektmenedzsment, felügyelet, konfliktuskezelés, válságkezelés stb. Bizonyos értelemben a vezetői kompetenciák a vezetők funkcionális kompetenciái.
A szervezet elvárja, hogy minden munkavállalója összhangban legyen az alapvető értékekkel és alapvető kompetenciákkal. A szereptől függően egyeseknek csak funkcionális kompetenciákra lehet szükségük, míg másoknak funkcionális és vezetői kompetenciákra is szükségük lehet.
Az összes kompetencia értékelésének biztosításához a legegyszerűbb módszer egy átfogó keretrendszer kidolgozása. Íme, hogyan hozhat létre ilyet.
A kompetenciakeret kidolgozásának lépései
Mielőtt belekezdene, ne feledje, hogy a kompetenciakeret egy átfogó dokumentum. Kiterjed a szervezet munkájára, az emberekre és a kultúrára. Ezért a kompetenciakeret létrehozásához alapos megközelítésre és egy olyan együttműködési platformra van szükség, mint a ClickUp for Human Resources. Íme, hogyan kezdheti el.
1. Határozza meg céljait
A kompetenciakeret számos célra felhasználható. Mielőtt elkezdené kidolgozni a keretet, gondold át, miért van rá szüksége. Tegye fel magának a következő kérdéseket:
- Mire fogja használni?
- Mit szeretne elérni vele?
- Hogyan javítja ez a teljesítményt?
- Hogyan segít ez az alkalmazottaknak és a szervezetnek?
Ezekre a kérdésekre adott válaszok segítenek leszűkíteni céljait. Teljesen normális azonban, hogy ezekre a kérdésekre több válasz is létezik, amelyek közül ki kell emelnie a legfontosabbakat.
Egyszerűsítse ezeket a megbeszéléseket egy olyan együttműködési virtuális munkaterülettel, mint a ClickUp Whiteboards. Hozza össze az összes releváns érdekelt felet, beleértve az osztályvezetőket, a tehetségmenedzsereket, a HR-t és a pénzügyeket, hogy egy véleményen legyenek a kompetenciákról.
Miután ezt megtette, használjon egy olyan eszközt, mint a ClickUp Goals, hogy céljait és terveit minden érintett fél számára láthatóvá tegye. Kapcsolja össze a kompetenciakeret céljait a szervezeti célokkal. Ezután delegálja az egyes osztályvezetőknek, hogy meghatározzák saját céljaikat.
2. Információk gyűjtése
A kompetenciakeret létrehozásához négy összetevőre vonatkozó információkra van szükség: alapértékek, alapvető, funkcionális és vezetői kompetenciák. Gyűjtsön információkat ezekről a dimenziókról a meglévő alkalmazottai körében.
Kérdezze meg csapatait
Használja a ClickUp Forms alkalmazást szervezet-szintű felmérések elvégzéséhez. Kérdezze meg a csapat tagjait, hogy milyen kompetenciákra van szükség a munkavégzéshez. Kérdezze meg a vezetőket, hogy milyen kompetenciákat várnak el a csapat tagjaitól. Kérdezze meg a felső vezetést, hogy mit tart fontosnak a szervezet.
Nézze át a meglévő adatait
Tanulmányozza az alkalmazotti elkötelezettségi szoftverből, teljesítményértékelési sablonokból stb. származó információkat, hogy azonosítsa a hiányosságokat. Nézze át a vezetők által a csapataiknak adott visszajelzéseket, és figyelje meg a tendenciákat.
Végezzen el egy folyamatelemzést is, hogy megértse, hogyan működnek a dolgok.
Tanulmányozza a piacot
Hasonlítsa össze szervezetét a piacon keresett készségekkel. Ha valami forradalmian újat vagy innovatívat hoz létre, akkor gondoskodjon arról is, hogy feltérképezze azokat a készségeket, amelyekre az elkövetkező néhány évben szüksége lehet.
A szükséges kompetenciák átfogó listájával hozza létre a keretrendszert.
3. Hozza létre a keretrendszert
A kompetenciák rendszerezése: Osztályozza a listát alapértékek, alapvető, funkcionális és vezetői kompetenciák szerint. Az alábbiakban néhány példát talál arra, hogyan teheti ezt meg.
| Alapvető értékek | Alapvető kompetenciák | Funkcionális kompetenciák | Vezetői kompetenciák |
|---|---|---|---|
| Sokszínűség és befogadás, együttérzés, empátia, integritás és őszinteség, személyes felelősség | Kommunikáció, együttműködés, távmunka, problémamegoldás, analitikai készségek, logikai gondolkodás | Programozás, szoftvertesztelés, DevOps, kiberbiztonság, APA stílusú szerkesztés, megfelelőség | Átfogó gondolkodás, problémamegoldás, konfliktuskezelés, érzelmi intelligencia, tárgyalási készségek, önismeret |
Határozza meg a kompetenciákat: Lehet, hogy úgy gondolja, hogy az olyan készségek, mint a kommunikáció, az együttműködés stb. magától értetődőek. Gyakran azonban nem azok. Hasznos, ha ezeket a kompetenciákat egyértelműen meghatározza a hozzájuk tartozó kulcsfontosságú tevékenységekkel együtt. Például, ha a távmunka egy kompetencia, akkor azt a következőképpen határozhatja meg:
- Képesség az irodától távol, önállóan dolgozni
- Időgazdálkodási készségek
- Képesség a szövegalapú együttműködési eszközök segítségével történő hatékony kommunikációra
- A videokonferenciákhoz, képernyőmegosztáshoz, képernyőfelvételhez, virtuális együttműködéshez stb. szükséges digitális eszközök használatának elsajátítása.
- Érzelmi intelligencia a kényelmetlenség vagy félreértések felismeréséhez és azok proaktív megoldásához
- Hajlandóság a fogalmak ismétlésére/megismétlésére, hogy azok megértése biztosítva legyen
Ennek során hasznos lehet példákat is hozni. Például azt mondhatja: „Ha úgy érzi, hogy egy kollégája nehezen érti valamit, akkor proaktívan felajánlja a segítségét.”
Ne feledje, hogy a kompetenciák általában olyan készségek, attitűdök és viselkedésformák, amelyeket nehéz mérni, mint a szokásos KPI mutatókat. Ez azonban nem probléma. Fontolja meg kvalitatív mérőeszközök alkalmazását azok azonosításához és fejlesztéséhez.
Kompetenciák feltérképezése: Miután meghatároztad a kategóriákat, rendelje hozzá őket az egyes szerepkörökhöz. Az alapvető értékek és kompetenciák valószínűleg minden alkalmazott számára szükségesek. Szánj időt arra, hogy a funkcionális és vezetői kompetenciákat azokra a konkrét szerepkörökre rendelje, amelyekre alkalmazhatók. Határozza meg azt is, hogy ezek a kompetenciák hogyan segítik a karrier előrehaladását.
A ClickUp Skills Mapping Template (Készségek feltérképezése sablon) egy egyszerű, mégis átfogó módszer erre. Ez a teljesen testreszabható, kezdőknek is könnyen használható sablon ideális a csapat kompetenciáinak rögzítésére, szervezésére és feltérképezésére.
⚡️Sablonarchívum: Itt találhat más készségmátrix-sablonokat, amelyek közül választhat.
4. Vezesse be a keretrendszert és kommunikáljon a csapatok között
Bevezetés: Tájékoztassa az összes munkatársat a keretrendszerről. Vonja be a csapatvezetőket, menedzsereket és a felső vezetést az új keretrendszerbe, és kérje meg őket, hogy próbálják ki azt a toborzási, képzési és szakmai fejlesztési folyamataikban.
Nyilvántartás: Tegye közzé a kompetenciakeretet, és ossza meg a szervezet összes érintettjével. A ClickUp Docs segít vizuálisan vonzó nyilvántartást készíteni a kompetenciakeretről, és megosztani azt a megfelelő hozzáférési szinttel.
Végrehajtás: Integrálja azt minden olyan folyamatba, amelyet a célok meghatározása során relevánsnak ítélt.
- Ha a kompetenciakeretet felvételi eljárásokban szeretné használni, integrálja azt a tehetségmenedzsment szoftverébe, és tervezzen releváns szűrési programokat.
- Ha éves értékeléseiben használja, integrálja azt a teljesítményértékelő szoftverbe.
- Ha azt tervezi, hogy ezt a keretrendszert a folyamatos karrierfejlesztés során is felhasználja, integrálja a kompetenciákkal kapcsolatos adatokat teljesítménymenedzsment eszközeibe.
Használja a ClickUp teljesítményjelentés-sablonját, hogy láthatóvá tegye, hogyan teljesít az egyes alkalmazottak/csapatok az Ön által meghatározott különböző kompetenciák terén.
⚡️Sablonarchívum: Fejlessze kompetenciáit ezekkel a teljesítményjavítási terv sablonokkal.
Felülvizsgálat és kiigazítás: Noha nem célszerű folyamatosan változtatni a kompetenciakeretet, fontos, hogy rendszeresen felülvizsgálja azt. Például, ha marketingcsapatának egyik funkcionális kompetenciája a SEO, akkor az AI egyre növekvő használatának fényében jelentős frissítésre szorul.
Ilyen fordulópontokon alapos felülvizsgálatra van szükség a kompetenciakeret tekintetében.
⚡️Sablonarchívum: Ezekkel a folyamatfejlesztési sablonokkal hatékonyan tervezheti meg keretrendszerének felülvizsgálatát.
Ha ezt olvasva azt gondolja: „Már vannak munkaköri leírásaink, értékeléseink stb., miért van szükségünk még egy keretrendszerre?”, itt a válasz.
A kompetenciakeret előnyei
Egy jó kompetenciakeret jelentősen megerősíti a szervezet alkalmazottak felvételére, képzésére, fejlesztésére és elkötelezettségére irányuló képességét, mert:
Javítja a toborzást: A kompetenciakeret biztosítja, hogy csak a megfelelő jelöltek kerüljenek kiválasztásra a megüresedett pozíciókra. Csökkenti a hibás toborzás valószínűségét és megelőzi a készségekkel kapcsolatos problémákat. Emellett minimalizálja a képzési és beilleszkedési költségeket a jelölt felvétele után.
Egyértelmű elvárásokat fogalmaz meg: egyértelműen meghatározza a jelöltekkel, alkalmazottakkal és vezetőkkel szemben támasztott teljesítményelvárásokat. Felkészíti őket a sikerre, ösztönözve őket arra, hogy erőfeszítéseiket a fontos kompetenciák fejlesztésére összpontosítsák.
Átláthatóságot teremt: A kompetenciakeretek biztosítják, hogy minden érintett fél ugyanazon az állásponton legyen. A jelöltek tudják, hogy mit kell teljesíteniük. Az alkalmazottak tudják, miben jeleskednek és milyen készségek hiányoznak belőlük. Ezzel megszűnik a teljesítmény körüli felesleges aggodalom.
Javítja a teljesítményt: Ha világosabbá válik, hogy mi szükséges a feladat elvégzéséhez, az egyéni teljesítmény valószínűleg javulni fog. Ha az egész szervezetnek közös értékei és kompetenciái vannak, az összetett hatás hatalmas.
Fenntartható üzleti tevékenységet tesz lehetővé: A jó kompetenciakeret biztosítja, hogy a szervezet a jelenben is stabil, a jövőben pedig rugalmas legyen. Lehetővé teszi az üzleti vezetők számára, hogy olyan készségeket és képességeket fejlesszenek, amelyek a jövőben versenyelőnyt biztosítanak. Hosszú távon megkönnyíti a tehetségmenedzsmentet.
Erősítse kompetenciakeretét a ClickUp segítségével
A toborzás fárasztó lehet. A rossz alkalmazott jelentős veszteségeket okozhat a felmondás, az újbóli felvétel, a beilleszkedés, a képzés stb. terén. Ami még rosszabb, hogy lehet, hogy csak akkor veszi észre, hogy hatástalan toborzási döntést hozott, amikor már túl késő.
Például előfordulhat, hogy olyan személyt vett fel, aki fantasztikusan ért a Python programozáshoz, de nem rendelkezik a termék fejlesztéséhez szükséges együttműködési készségekkel vagy iparági szakértelemmel. Mire ezeket a hiányosságokat felismeri, már felmerülhetnek tényleges és alternatív költségek.
Egy átgondolt kompetenciakeret segítségével elkerülhetők az ilyen események, és megalapozott döntéseket hozhat. A ClickUp segítségével ötleteljen, tervezzen, hozzon létre, valósítson meg és optimalizáljon kompetenciakeretet.