Minden magas teljesítményű vezető mögött egy szilárd csapat áll, akik lehetővé teszik számukra, hogy a feladatok 20%-ára koncentráljanak, amelyek a hatások 80%-át teszik ki.
Az ügyvezető asszisztensek (EA) és a személyzeti vezetők (CoS) állnak ennek a csapatnak az élén. Két hatékony szerepkörről van szó, amelyek gondoskodnak arról, hogy a munkahelyek zökkenőmentesen működjenek.
De mi a legfontosabb különbség ezek között a szerepek között, és melyikre van szüksége a szervezetének?
Megvizsgáljuk ezeket a kérdéseket, és betekintést nyújtunk a ClickUp-nál betöltött szerepekbe, hogy Ön kiegyensúlyozott döntést hozhasson, amikor a vezetői asszisztens és a személyzeti vezető pozíciókat értékeli a csapatában.
Mi az a vezérkari főnök?
A kabinetfőnök a felső vezetés megbízható stratégiai partnere, akit gyakran a vezérigazgató, a pénzügyi igazgató és a műveleti igazgató „jobbkezének” tekintenek. Ez a szerep túlmutat a hagyományos támogatáson, és a magas szintű döntéshozatalra, a projektmenedzsmentre és a részlegek közötti összehangolásra összpontosít.
Tudta, hogy a vezérkari főnök szerepe a katonai stratégiára és a kormányzati működésre vezethető vissza? Ennek oka, hogy a csatatéren, a káoszban egy magas rangú tábornoknak általában szüksége volt valakire, aki kezelte az információáramlást, értelmezte a prioritásokat és biztosította, hogy minden mozgó elem a helyén legyen.
A modern időkben ez a szerep a politikai színtérről fejlődött ki, legismertebb példája a Fehér Ház, ahol a kabinetfőnök lett az elnök legfőbb tanácsadója.
Ma már a vezérkari főnök ugyanolyan fontos szerepet játszik a vállalati világban, mint stratégiai elképzeléseik megvalósításában.
👀 Érdekesség
A legtöbb vezérkari főnök ( 25,7% ) a technológiai ágazatban dolgozik, ami jóval magasabb arány, mint bármely más területen. A banki és befektetési szektor következik 17,6%-kal, ami tükrözi a nagy szervezetek összehangolását biztosító szakemberek iránti igényt.
Ez fontos információt ad a szerepről: a kabinetfőnökök olyan gyorsan változó környezetben érvényesülnek, ahol a vezérigazgatóknak szükségük van valakire, aki segít a víziót megvalósítani, miközben a vezető megbízható helyettese.
Mi az ügyvezető asszisztens?
Az ügyvezető asszisztens a logisztika és az időgazdálkodás mestere, aki adminisztratív támogatást nyújt a vezetőknek. Feladatai közé tartozik a naptárak kezelése, a kommunikáció intézése és a projektmenedzsment hiányosságainak pótlása a zökkenőmentes napi működés érdekében.
A szerep fontossága
👀 Érdekesség
Az ügyvezető asszisztens (EA) szerepe a 20. század elején, az ipari forradalom után, a vállalkozások növekedésével jött létre. Az egyszerű irodai munkából és adminisztratív feladatokból fejlődött ki egy magasan specializált pozícióvá, amely magában foglalta a logisztika felügyeletét és a kommunikáció kapuőri szerepét.
A mai ügyvezető asszisztensek elengedhetetlenek a napi működéshez, a komplex ütemtervek kezeléséhez és az érzékeny információk kezeléséhez. Bár általában nem felelősek a szélesebb körű stratégiai tervekért, lehetőséget teremtenek a vezetőknek, hogy magasabb szintű feladatokra koncentrálhassanak, így elengedhetetlenek az üzleti hatékonyság szempontjából.
Feladatok és felelősségek
Bár mind a vezérkari főnök, mind az ügyvezető asszisztens létfontosságú támogatást nyújt a vezetőknek, feladataik jelentősen eltérnek egymástól mind terjedelmük, mind fókuszuk tekintetében.
Személyzeti főnök
Stratégiai tervezés
A vezérkari főnök aktívan részt vesz a vállalat jövőjének alakításában. Segít a vezetői csapattal együtt magas szintű stratégiák kidolgozásában és végrehajtásában. Ez magában foglalhatja a következőket:
- Vállalat-szintű kezdeményezések kidolgozása és végrehajtásának felügyelete
- Éves tervezési ülések és negyedéves stratégiai felülvizsgálatok vezetése
- A vezetői elképzelések megvalósítható tervekké alakítása
Például egy vezérkari főnök egy vállalati fúzió során a vezérigazgató mellett dolgozhat, komplex logisztikai feladatokat láthat el és összehangolhatja a különböző csapatokat a zökkenőmentes átmenet érdekében.
Részlegek közötti koordináció
A CoS a részlegek közötti hidat képezve megoldja a funkciók közötti kihívásokat és szűk keresztmetszeteket, segít megelőzni a szilárd struktúrák kialakulását, és biztosítja, hogy minden részleg a közös célok elérése érdekében dolgozzon.
Felsővezetői szintű döntéshozatali támogatás
A kabinetfőnökök gyakran megbízható tanácsadói szerepet töltenek be, betekintést és elemzéseket kínálva, hogy segítsék a vezetők tájékozott döntéseinek meghozatalát. Részt vesznek magas szintű megbeszéléseken, összefoglalják az információkat, és adat alapú, megvalósítható ajánlásokat terjesztenek a vezetés elé.
Bár minden szerepkör más és más, a vezérkari főnök alapvető feladatait általában három kategóriába sorolhatjuk, amelyek mindegyike lehetővé teszi a vezérkari főnök számára, hogy egyedülálló módon növelje a szervezet hatékonyságát: 1. Folyamat: A vállalat legfontosabb folyamatainak értékelése, átalakítása és irányítása. 2. Emberek: A belső csapatok hangulatának felmérése, valamint a felmerülő problémák kezelése vagy tanácsadás. 3. Portfólió: Az üzletet előre vivő projektek portfóliójának kezelése.
Bár minden szerepkör más és más, a vezérkari főnök alapvető feladatait általában három kategóriába sorolhatjuk, amelyek mindegyike lehetővé teszi a vezérkari főnök számára, hogy egyedülálló módon növelje a szervezet hatékonyságát: 1. Folyamat: A vállalat legfontosabb folyamatainak értékelése, átalakítása és irányítása. 2. Emberek: A belső csapatok hangulatának felmérése, valamint a felmerülő problémák kezelése vagy tanácsadás. 3. Portfólió: Az üzletet előre vivő projektek portfóliójának kezelése.
Vezetői asszisztens
Adminisztratív támogatás
Az ügyvezető asszisztens feladata minden, a dokumentumok előkészítésétől és az iratkezelési rendszerektől az utazások megszervezéséig. Szerepe elengedhetetlen az ügyvezető naptárának szervezésében és a zavaró tényezők elkerülésében.
Olvassa el még: A legjobb AI-eszközök ügyvezető asszisztensek számára
Ütemezés és időgazdálkodás
Az ügyvezető asszisztensek egyik legfontosabb feladata annak biztosítása, hogy vezetőjük idejét a lehető leghatékonyabban használják fel. Például átrendezhetik a megbeszéléseket, hogy zavartalanul tudjanak koncentrálni, vagy prioritást adhatnak a sürgős, azonnali figyelmet igénylő ügyeknek.
Az ügyvezető asszisztens az ügyvezető idejét maximalizálja, javítja a kommunikációt és szervezi a feladatokat, ami növeli a hatékonyságot és segít az egész csapatnak a koncentrációban. Előre látjuk az igényeket, proaktívan oldjuk meg a problémákat és erős kapcsolatokat építünk, így mindenki számára zökkenőmentesebbé tesszük a munkát. Ezenkívül támogatjuk az egészséges munka-magánélet egyensúlyt, (megpróbáljuk) csökkenteni az ügyvezető stresszét, és hozzájárulunk a pozitív, együttműködő csapatkultúrához.
Az ügyvezető asszisztens az ügyvezető idejét maximalizálja, javítja a kommunikációt és szervezi a feladatokat, ami növeli a hatékonyságot és segít az egész csapatnak a koncentrációban. Előre látjuk az igényeket, proaktívan oldjuk meg a problémákat és erős kapcsolatokat építünk, így mindenki számára zökkenőmentesebbé tesszük a munkát. Ezenkívül támogatjuk az egészséges munka-magánélet egyensúlyt, (megpróbáljuk) csökkenteni az ügyvezető stresszét, és hozzájárulunk a pozitív, együttműködő csapatkultúrához.
Kommunikáció és levelezés
Az ügyvezető asszisztensek gyakran az ügyvezető nevében kezelik a belső és külső érdekelt feleket. Legyen szó e-mailek megírásáról, telefonhívások fogadásáról vagy tájékoztatók szervezéséről, ők gondoskodnak arról, hogy a fontos üzenetek egyértelműen és időben eljussanak a címzetthez.
✨ Gondoljon rá így: míg a vezérkari főnök a szervezet „jövőjére” koncentrál, az ügyvezető asszisztens a „jelen” zökkenőmentes működésének biztosításán dolgozik. Együtt egy hatékony támogató rendszert hoznak létre, amely lehetővé teszi a vezetők számára, hogy a legmagasabb szinten működjenek.
Készségek és képesítések
A vezérkari főnök számára elengedhetetlen készségek
A vezérkari főnöknek stratégiai gondolkodású, erős vezetői képességekkel rendelkező személynek kell lennie.
Szükségük van a nagy képet látni, előre látni a kihívásokat, és terveket kidolgozni azok kezelésére a következő eszközök segítségével:
- Magas szintű problémamegoldó képességek
- Politikai érzék és kivételes érdekelt felek kezelése
- Projektmenedzsment szakértelem vállalati szinten
- Erős analitikai és adatelemzési készségek
- Vezetői képességek, amelyek közvetlen hatalom nélkül is befolyásoló erővel bírnak
- Kiváló funkciók közötti kommunikáció
A vezérkari főnökök általában MBA vagy releváns mesterdiplomával rendelkeznek, és 8-10 év progresszív üzleti tapasztalattal bírnak. Az éves fizetésük az Egyesült Államokban 160 000 és 390 000 dollár között mozog, a magasabb beosztásokban további bónuszokkal.
Az ügyvezető asszisztens alapvető készségei
Az ügyvezető kapuőreként az EA-nak kiemelkedő szervezési és interperszonális készségekkel kell rendelkeznie, hogy kezelni tudja a belső és külső interakciókat. Gondoskodnak arról, hogy a megfelelő emberek a megfelelő időben hozzáférjenek az ügyvezetőhöz.
A legsikeresebb ügyvezető asszisztensek a következő tulajdonságokkal is rendelkeznek:
- Kivételes időgazdálkodási képességek, beleértve a többfeladatos munkavégzés és a prioritások meghatározásának képességét.
- Magas szintű üzleti kommunikációs készségek
- Diszkréció és ítélőképesség a bizalmas információk kezelésében
- Figyelem a részletekre
- Az EA-k számára szükséges modern termelékenységi eszközök és technológiák ismerete
Az ügyvezető asszisztensek általában üzleti adminisztráció vagy kapcsolódó területen szerzett diplomával rendelkeznek, és 3-5 év tapasztalattal rendelkeznek a felsővezetők támogatásában. A felsővezetői asszisztensek fizetése az Egyesült Államokban általában 60 000 és 110 000 dollár között mozog, a helyszíntől és a tapasztalat szintjétől függően.
Napi működés
Gondolkodott már azon, hogy mi történik valójában a kulisszák mögött, amikor a vezetők egyszerre mindenhol jelen vannak, döntéseket hoznak és kezdeményezéseket hajtanak végre?
Vessünk egy pillantást a ClickUp-nál mindkét pozíció tipikus napjára – meglepődhet, mennyire különbözőek!
Egy nap a vezérkari főnök életéből
A kabinetfőnökök tipikus napja nagyon változatos lehet.
Vegyük például Arjun Naskar-t, a ClickUp COO-jának kabinetfőnökét.
Ő inkább úgy kezdi a munkanapját, hogy ellenőrzi az üzeneteit és áttekinti a folyamatban lévő projektek állását. A délelőtt felét olyan mélyreható munkára tartja fenn, amely stratégiai gondolkodást vagy elemzést igényel. A megbeszélések és a csapatértekezletek dél körül zajlanak, míg a délutánok általában egyéni megbeszéléseknek vannak fenntartva. A napját azzal zárja, hogy áttekinti és törli az értesítéseit.
Mandy Mekhail, a ClickUp személyzeti osztályának vezérkari főnöke számára ez egy kicsit másképp néz ki. Ő inkább kora reggel, az ügyvezető csapat és az osztályvezetőkkel való találkozó előtt nézi át a ClickUp üzeneteit és értesítéseit. A délutánokat projektmenedzsmenttel és -végrehajtással tölti: különböző csapatokkal koordinál, gondoskodik arról, hogy a projektek a terv szerint haladjanak, és a ClickUp feladatkezelési funkcióit használja a státuszok és a határidők frissítésére. A stratégiai tervezést és elemzést inkább késő délutánra tartogatja, gyakran a ClickUp irányítópultjait használva a legfontosabb mutatók és teljesítményindikátorok vizualizálására. A napját az elért eredmények áttekintésével és a következő nap tervezésével zárja.
Ezt követően pontosítja:
A vezérkari főnöknek nincs tipikus napja – folyamatosan készenlétben kell lennie, hogy a legkritikusabb feladatokkal foglalkozzon. Ha nem vigyáz, ez gyakran oda vezethet, hogy csak reagál a helyzetekre, ahelyett, hogy proaktív lenne. A vezérkari főnök sikereinek titka, hogy előre megtervezi a hetét, hogy megértse, melyek azok a kritikus proaktív feladatok vagy projektek, amelyeket figyelnie vagy végrehajtania kell, függetlenül attól, hogy milyen vészhelyzetek merülnek fel az adott héten. A proaktív feladatok időzítése változhat, de a végeredmény nem.
A vezérkari főnöknek nincs tipikus napja – folyamatosan készenlétben kell lennie, hogy a legkritikusabb feladatokkal foglalkozzon. Ha nem vigyáz, ez gyakran oda vezethet, hogy csak reagál a helyzetekre, ahelyett, hogy proaktív lenne. A vezérkari főnök sikereinek titka, hogy előre megtervezi a hetét, hogy megértse, melyek azok a kritikus proaktív feladatok vagy projektek, amelyeket figyelnie vagy végrehajtania kell, függetlenül attól, hogy milyen vészhelyzetek merülnek fel az adott héten. A proaktív feladatok időzítése változhat, de a végeredmény nem.
Egy nap egy ügyvezető asszisztens életéből
Az ügyvezető asszisztens reggele gyakran korán kezdődik, hogy felkészüljön a napra. Átnézik a sürgős e-maileket, megszervezik a vezető napirendjét, miközben helyet biztosítanak a spontán megbeszélések kezelésére és a kötelezettségek átszervezésére, hogy alkalmazkodni tudjanak a last minute változásokhoz.
Ők koordinálhatják az események szervezését, az utazási útvonalakat, a költségvetéseket és a kiadásokat, miközben a nap folyamán kezelik a beérkező kommunikációt.
A ClickUp ügyvezető asszisztenseként Faye egy felelősségekkel teli napot egyensúlyoz ki.
Reggelente e-mailek és naptárkezeléssel kezdi a napot, ahol átnézi a sürgős üzeneteket, frissíti a vezető naptárát és emlékeztetőket küld a napi megbeszélésekről. Elkészíti a napi összefoglalót, amely tartalmazza a nap legfontosabb eseményeit, a legfontosabb e-maileket és a közelgő határidőket. A megbeszélések előtt Faye ellenőrzi a teremfoglalásokat és gondoskodik arról, hogy minden anyag készen álljon.
A nap folyamán ő kezeli a kommunikációt, szűri a hívásokat, kezeli a levelezést és koordinálja az ütemtervet. Utazási ügyeket intéz, dokumentumokat készít elő és szükség szerint segít a projektmenedzsmentben. Délutánjai az ebédmegbeszélések szervezésével, a kiadások nyomon követésével és a vezetőség és a csapat tagjai közötti kapcsolattartással telnek. A nap végén áttekinti a feladatokat, megjelöli a fontos e-maileket és előkészíti a vezetőt a következő napra.
Olvassa el még: Projektmenedzsment stratégiák ügyvezető asszisztensek számára
A technológia használata mindkét pozícióban
Mind a személyzeti főnök, mind az ügyvezető asszisztens nagymértékben támaszkodik a technológiára a napi feladatok hatékonyabbá tétele érdekében, és itt jönnek képbe a termelékenységet és a projektmenedzsmentet segítő eszközök, mint például a ClickUp.
A ClickUp egy központi platformot kínál az ügyvezetői naptárak kezeléséhez, a projektek és funkciók legfontosabb eredményeinek nyomon követéséhez, valamint az ismétlődő adminisztratív feladatok automatizálásához.
Feladatkezelés a ClickUp segítségével
A vezérkari főnökök gyakran komplex, több csapatot érintő projekteket irányítanak.
A ClickUp feladatkezelési funkcióinak segítségével feladatok kioszthatók, határidők állíthatók be és a haladás nyomon követhető az egyes részlegekben.
Például egy vállalat egészét érintő kezdeményezés, például egy stratégiai átalakítás koordinálásakor a vezérkari főnök a ClickUp segítségével felbonthatja a projektet megvalósítható feladatokra és alfeladatokra, és biztosíthatja, hogy minden csapat teljesítse a céljait.
Ütemezés a ClickUp naptár és Gantt-diagram nézetével
Mivel a ClickUp-nál az egyik legfontosabb feladatom annak biztosítása, hogy a csapatunk naptárai szinkronban legyenek, általában rutinszerűen ellenőrizem a hozzám rendelt naptárakat, hogy ne legyenek egymást átfedő találkozók, és hogy a legutóbbi fejleményekből adódó esetleges problémákat a lehető leghamarabb kezelni és megoldani lehessen.
Mivel a ClickUp-nál az egyik legfontosabb feladatom annak biztosítása, hogy a csapatunk naptárai szinkronban legyenek, általában rutinszerűen ellenőrizem a hozzám rendelt naptárakat, hogy ne legyenek egymást átfedő találkozók, és hogy a legutóbbi fejleményekből adódó esetleges problémákat a lehető leghamarabb kezelni és megoldani lehessen.
Az ütemezés az EA szerepkörének kulcsfontosságú része, és a ClickUp naptárnézete és Gantt-diagramja madártávlatból nyújt áttekintést a megbeszélésekről, a projekt határidőkről és a vezetői kötelezettségvállalásokról.
A testreszabható sablonok, például a ClickUp ütemterv-blokkoló sablonjának köszönhetően az ügyvezető asszisztensek hatékonyabban tervezhetik meg vezetőik napját.
Ez a sablon segít nekik meghatározott időtartamokat szánni a megbeszélésekre, a mély munkára és a szünetekre, biztosítva ezzel a prioritások teljesítését és a pihenőidő beépítését. Az egyes blokkok vizuális feltérképezésével és a ClickUp egyéni feladatállapotainak segítségével az asszisztensek:
- A vezetői munkaterhelés jobb kiegyensúlyozása
- Minimalizálja a zavaró tényezőket
- Hozzon létre egy strukturáltabb, produktívabb napot, amely igazodik a céljaikhoz és energiaszintjükhöz.
Kommunikáció a ClickUp Docs és a Chat segítségével
Mindkét szerepkörben fontos a zökkenőmentes kommunikáció.
Mandy esküszik a ClickUp Docs funkciójára, amellyel jegyzeteket készít és nyomon követi a teendőket az ügyvezető csapatokkal tartott megbeszélései során.
Arjun pedig jelentősen támaszkodik a ClickUp Chat-re. A ClickUp Chat egy platformon egyesíti a munkát és a beszélgetéseket, így elkerülhető a több eszköz közötti váltás okozta terhek.
A ClickUp hozzárendelt megjegyzések és @mention funkciói lehetővé teszik a CoS és az EA számára, hogy valós idejű frissítéseket nyújtsanak csapataiknak és vezetőknek közvetlenül a ClickUp Task szálakban zajló beszélgetésekben, így minden kontextus központosítva marad.
Legyen szó a marketingvezető bevonásáról egy projektfrissítésbe vagy egy sürgős ügyfélpanasz jelzéséről a vezérigazgató számára, ezek a funkciók biztosítják, hogy semmi ne maradjon figyelmen kívül.
Tudásmenedzsment a ClickUp Brain és a Connected Search segítségével
A ClickUp Brain a ClickUp natív AI asszisztense, amely megérti a ClickUp tartalmával kapcsolatos természetes nyelvű kérdéseket, standup jelentéseket generál, és segít összefoglalni és elemezni a munkaterület adatait. A CoS és az EA-k használhatják arra, hogy beszélgetésszerűen tegyenek fel kérdéseket, és azonnal releváns válaszokat kapjanak.
A ClickUp Connected Search egységes keresést biztosít, amely lehetővé teszi a csapatok számára, hogy információkat találjanak a ClickUp-on belüli feladatok, dokumentumok, megjegyzések és mellékletek között, valamint a kapcsolódó külső alkalmazásokban, például a Google Drive-ban, a Slackben és másokban.
Ezek az eszközök együttesen segítik az EA-ket és a CoS-okat a releváns információk gyors megtalálásában és a szervezeti tudás jobb fenntartásában.
Határozottan a ClickUp-ban élek, és kihasználom a Beérkező levelek, Listák és Emlékeztetők funkciókat, hogy biztosan naprakész legyek a „tudni kell” és „tenni kell” feladatokkal kapcsolatban. Néha, a nagy dolgok árnyékában, néhány részlet elkerülheti a figyelmemet, és ilyenkor általában a ClickUp Brain és a Connected Search funkcióra támaszkodom. Ezzel rengeteg időt spórolok, mivel nem kell átnéznem az összes rendelkezésre álló forrást, vagy elolvasnom minden egyes megjegyzést egy feladatban. A natív AI-nk segítségével hasznos összefoglalók készülnek, ami időt takarít meg és növeli a termelékenységet.
Határozottan a ClickUp-ban élek, és kihasználom a Beérkező levelek, Listák és Emlékeztetők funkciókat, hogy biztosan naprakész legyek a „tudni kell” és „tenni kell” feladatokkal kapcsolatban. Néha, a nagy dolgok árnyékában, néhány részlet elkerülheti a figyelmemet, és ilyenkor általában a ClickUp Brain és a Connected Search funkcióra támaszkodom. Ezzel rengeteg időt spórolok, mivel nem kell átnéznem az összes rendelkezésre álló forrást, vagy elolvasnom minden egyes megjegyzést egy feladatban. A natív AI-nk segítségével hasznos összefoglalók készülnek, ami időt takarít meg és növeli a termelékenységet.
Karrierút és előrelépés
A vezérkari főnökök és ügyvezető asszisztensek karrierpályája izgalmas utakat kínál a vezetői pozíciók és a specializáció felé. Meglepődne, ha látná, hogyan alakulhatnak és keresztezhetik egymást ezek a szerepek.
A kabinetfőnök karrierlehetőségei
A McKinsey 250 vezérkari főnök nyilvánosan elérhető adatait elemezve megállapította, hogy kétharmaduk előléptetést kapott, míg 18% tapasztalatát felhasználva oldalirányú lépést tett.
A legtöbb vezérkari főnök átlagosan 2,3 évig marad a pozíciójában, és ezt ugródeszkaként használja olyan vezetői pozíciók eléréséhez, mint a COO, a CFO és a CEO.
Sok vezérkari főnök saját vállalatot is alapíthat, felvértezve az ügyvezetői vezetésről szerzett felbecsülhetetlen értékű ismereteivel.
Vezetői asszisztens karrierfejlődés
A modern ügyvezető asszisztensek megtörik a hagyományos sablonokat, és átfogó üzleti ismereteik alapján sokszínű karrierutakat alakítanak ki. Lehetséges pályák:
- Junior EA → Senior EA → Vezető üzleti partner → Műveleti igazgató
- Szakterületek: vezérkari főnök, projektmenedzsment vagy operatív vezetés
- Sokan nagyon keresett EA-tanácsadók vagy trénerek lesznek.
Karrierfejlődés elősegítése és nyomon követése a ClickUp segítségével
A modern karrierfejlesztés modern eszközöket igényel. Íme, hogyan használják a ClickUp-ot a két szerepkörben dolgozó szakemberek a fejlődésük érdekében:
- Hozzon létre személyes fejlesztési irányítópultokat, amelyek nyomon követik a legfontosabb projekteket és eredményeket.
- Használja a ClickUp Docs szolgáltatást, hogy dinamikus portfóliót vezessen az elért eredményekről.
- Állítsa be és kövesse nyomon karrierje mérföldköveit a ClickUp Goals funkcióval, vagy használjon testreszabható sablonokat, mint például a ClickUp Career Development Goal Setting Template, amely ideális a promóciók, a készségfejlesztés vagy a szerepkörspecifikus eredmények útitervének kidolgozásához.
A karrier előrelépés kulcsa mindkét pozícióban a folyamatos tanulás, a stratégiai gondolkodás és a teljesítmény egyértelmű dokumentálása. A megfelelő gondolkodásmóddal és eszközökkel mindkét pálya figyelemre méltó fejlődési lehetőségeket kínál.
Esettanulmány: A szakadék áthidalása – EA-tól a vezérkari főnökig
Az EA-ről a vezérkari főnökre való áttérés egyre gyakoribbá válik, különösen a technológiai vállalatoknál.
Miért? Az ügyvezető asszisztensek felbecsülhetetlen intézményi ismeretekkel és kapcsolatokkal rendelkeznek, amelyek egyedülállóan alkalmassá teszik őket stratégiai szerepek betöltésére.
Ann Hiatt útja az Amazon ügyvezető asszisztensétől a Google vezérkari főnökéig ✈️
Miután 2002-ben diplomát szerzett a Washingtoni Egyetemen, Hiatt a dotcom-válság utáni korszakban egy kilenc hónapos, kimerítő interjúsorozat után megszerezte az Amazon vezérigazgatója, Jeff Bezos ügyvezető üzleti partnere pozícióját.
Az Amazonnál kiemelkedő teljesítményt nyújtott a logisztika irányításában, a funkciók közötti csapatok koordinálásában és a nyilvános kommunikáció előkészítésében, miközben felbecsülhetetlen értékű betekintést nyert Bezos vezetési stílusába és működési stratégiáiba.
Három év után az Amazonnál átment a Google-hoz, ahol Marissa Mayer alatt nyújtott teljesítménye felkeltette Eric Schmidt, a Google akkori vezérigazgatójának figyelmét, aki főtitkárnak vette fel. A Google első főtitkáraként ő alkotta meg a pozíció kereteit, amelyek azóta aranystandarddá váltak. Schmidt belső és külső kommunikációját, stratégiai tervezését és közpolitikai kezdeményezéseit irányította. Innovatív megközelítésével megvalósította a „moonshot thinking” elvét, és új szabványokat állított fel a technológiai vállalatok vezetői támogatói szerepkörében.
Miután 2018-ban elhagyta a Google-t, Hiatt továbbra is befolyásolja a technológiai szférát bestseller könyvével, a Bet On Yourself (Fogadjon magára!) című művel. Jelenleg világszerte tanácsadást nyújt vezérigazgatóknak vezetői kihívások és innovációs stratégiák terén, ambiciózus karrierpályákat támogatva.
A CoS és az EA hatása a szervezet sikerére
Amikor a vezetők figyelemre méltó eredményeket érnek el, az gyakran a vezérkari főnök és az ügyvezető asszisztens zökkenőmentes, összehangolt munkájának köszönhető. Nézzük meg, hogyan járulnak hozzá ezek a szerepek a szervezeti kiválósághoz.
A vezérkari főnök stratégiai hatása
A vezérkari főnök a vezérigazgató (vagy más felsővezetői pozícióban lévő személyek) stratégiai erő fokozójaként működik. Megbízható helyettesként a következő feladatokat látja el:
- Összehangolja a komplex politikák végrehajtását az üzleti egységek között
- Hozzon létre visszacsatolási ciklusokat a politika hatékonyságának mérésére és az iterációk előmozdítására.
- Korai figyelmeztető rendszerként működik a konfliktusok kialakulása esetén
- Fejtse meg a kulturális árnyalatokat és a leíratlan hatalmi dinamikákat
- Kezdeményezzen megoldásokat az érzékeny, több funkciót érintő kihívásokra, mielőtt azok eszkalálódnának.
- Védje meg a vezetőt a felesleges politikai zavaroktól, miközben felveti a kritikus kérdéseket.
A leghatékonyabb kabinetfőnökök tudják, hogy hatalmuk abból fakad, hogy főnökük hatását erősítik.
Ügyvezető asszisztensekkel elérhető operatív kiválóság
Az ügyvezető asszisztensek közvetlenül hozzájárulnak a végső eredményhez, mivel hetente legalább nyolc órát megtakarítanak a vezetőknek, ami évente 46 napnyi visszanyert vezetői időt jelent.
Ők a küldetés szempontjából kritikus operatív idegközpontként működnek, fokozva a vezetés hatékonyságát. Feladatuk:
- A kaotikus igények strukturált prioritásokká alakítása
- Tervezze meg és védje meg a vezetés fókuszát a maximális szervezeti hatékonyság érdekében.
- Szűrje az információkat intelligensen, hogy segítsen vezetői jobb döntéseket hozni.
- Gondoskodjon arról, hogy a nagy kockázatú feladatok pontosan és célszerűen legyenek elvégezve.
- Kifinomult kommunikációs központként működik, a kritikus információkat osztályozza és továbbítja.
- Tartsa fenn a szervezeti memóriát és kontextust a projektek és kezdeményezések között
- Diplomáciával és tapintattal kezelje a kényes interperszonális dinamikákat.
A ClickUp maximális hatékonyságú kihasználása
A modern vezérkari főnökök és ügyvezető asszisztensek a ClickUp Dashboards és Goals funkcióira támaszkodnak a csapatmunka és a stratégiai összehangolás javítása érdekében.
A testreszabható irányítópultok parancsnoksági központként szolgálnak, ahol valós időben figyelemmel kísérhetik a többféle munkamenetet, a csapat prioritásait és a vezetői kezdeményezéseket. A stratégiai és operatív mutatók, a projektállapotok és a csapat tevékenységek egyetlen vizuális felületen történő összevonásával átfogó képet kapnak a szervezet előrehaladásáról.
Hasonlóképpen, a ClickUp Goals lehetővé teszi számukra, hogy a magas szintű célokat mérhető célokra és nyomon követhető mérföldkövekre bontsák. Ez lehetővé teszi számukra, hogy hatékonyan terjesszék az ügyvezetői prioritásokat a szervezet egészében, miközben a haladás egyértelműen látható marad. Gyorsan azonosíthatják a szűk keresztmetszeteket, átcsoportosíthatják az erőforrásokat, és biztosíthatják, hogy a csapatok a stratégiai prioritásokra összpontosítsanak.
A legjobb rész? A megosztott irányítópultok segítségével a csapatok átláthatóságot nyernek a függőségi viszonyok és a határidők tekintetében, míg az automatizált előrehaladás-követés csökkenti a státuszfrissítő megbeszélések szükségességét, lehetővé téve a hatékonyabb együttműködést a részlegek között. Ezáltal az együttműködés természetesebbnek és kevésbé tehernek tűnik.
Kihívások és megoldások
Még a legtapasztaltabb szakemberek is szembesülnek egyedi akadályokkal ezekben a pozíciókban.
Fedezzük fel, mik ezek a kihívások, és hogyan lehet őket leküzdeni a ClickUp ügyvezető asszisztenseinek és vezérkari főnökeinek tippjei segítségével.
A kabinetfőnökök előtt álló kihívások és megoldások
Hatóság gyakorlása közvetlen beosztottak nélkül
Mi az egyik legnagyobb fejfájás egy vezérkari főnök számára? Gyakran kell különböző osztályokon átívelő feladatokat elvégezniük anélkül, hogy közvetlen felettesük lenne.
Ahogy Arjun tapasztalatai alapján fogalmaz:
A csapat egészére vonatkozó OKR-ek és prioritások fenntartása kihívást jelent. Nemcsak a saját csapatomnak, hanem más csapatoknak is vannak prioritásaik, amelyekről gondoskodnunk kell, hogy a megfelelő irányba haladjanak.
A csapat egészére vonatkozó OKR-ek és prioritások fenntartása kihívást jelent. Nemcsak a saját csapatomnak, hanem más csapatoknak is vannak prioritásaik, amelyekről gondoskodnunk kell, hogy a megfelelő irányba haladjanak.
Itt jön jól egy vizuális együttműködési eszköz. A ClickUp Whiteboards és Docs alkalmazások használata a stratégiai megbeszéléseken segít mindenki támogatását elnyerni és biztosítja, hogy mindenki ugyanazon az oldalon álljon.
Versengő prioritások kezelése
Stábfőnökként hosszú távú stratégiai projektekkel kell foglalkoznia, amelyek versengenek a „már tegnapra kelleni” ügyvezetői kérésekkel.
A megoldás? Világos prioritási rendszerek bevezetése. Nem minden fontos dolog igényel azonnali figyelmet. És nem minden, ami azonnali figyelmet igényel, feltétlenül fontos.
Használja a ClickUp feladatprioritásait, hogy megjelölje a sürgős, magas, normál és alacsony prioritású feladatokat, így mindenki pontosan tudja, mit kell először elvégeznie.
Emberek irányítása és változások végrehajtása
A személyzeti oldala a dolgoknak egy másik érdekes kihívás.
Az új stratégiák bevezetése és a változások előmozdítása ellenállásba ütközhet. Ezt úgy oldom meg, hogy elősegítem az együttműködés kultúráját, és a ClickUp Dashboards, a Workday és más forrásokból származó, adatokon alapuló betekintéseket használok a javasolt változások előnyeinek bemutatására.
Az új stratégiák bevezetése és a változások előmozdítása ellenállásba ütközhet. Ezt úgy oldom meg, hogy elősegítem az együttműködés kultúráját, és a ClickUp Dashboards, a Workday és más forrásokból származó, adatokon alapuló betekintéseket használok a javasolt változások előnyeinek bemutatására.
Arjun hozzáteszi:
A csapatom egyre nagyobb lesz, és bízom benne, hogy önállóan tudnak működni. A nap folyamán a dokumentumok, feladatok és csevegések [a ClickUp-ban] AI-összefoglalásaira támaszkodom, hogy lépést tartsak a dolgokkal.
A csapatom egyre nagyobb lesz, és bízom benne, hogy önállóan tudnak működni. A nap folyamán a dokumentumok, feladatok és csevegések [a ClickUp-ban] AI-összefoglalásaira támaszkodom, hogy naprakész legyek.
Az ügyvezető asszisztensek előtt álló kihívások és megoldások
Információtúlterhelés
Az ügyvezető asszisztensek számára az információtúlterhelés valós probléma! Képzelje el, hogy minden nap végtelen e-mailek, kérések és naptármeghívók áradatát kell kezelnie.
Emmanuel gyakorlati szempontokat oszt meg a ClickUp Automations használatáról a leterhelt munkák kezelésében. Az if-then feltételeket használhatja bizonyos műveletek kiváltására (pl. ha a feladat állapota „készre” változik, a feladat felelősét „Klara”-ra kell változtatni), vagy a ClickUp Brain segítségével természetes nyelvű parancsokkal egyedi automatizálási sorozatokat hozhat létre!
A mindennapi rutinban produktívnak és hatékonynak maradni napi kihívás, és ebben nagyon sokat segítenek a [ClickUp] automatizálási funkciói és emlékeztetőjei! Az automatizálási funkciók beépítésével a manuális munkavégzés már a múlté, és az ember a „miért” kérdésekre koncentrálhat, ahelyett, hogy az „mi” kérdésekre keresné a választ.
A mindennapi rutinban produktívnak és hatékonynak maradni napi kihívás, és ebben nagyon sokat segítenek a [ClickUp] automatizálási funkciói és emlékeztetőjei! Az automatizálási funkciók beépítésével a manuális munkavégzés már a múlté, és az ember a „miért” kérdésekre koncentrálhat, ahelyett, hogy az „mi” kérdésekre keresné a választ.
A munka és a magánélet határainak fenntartása
Az EA szerepkörök „állandó rendelkezésre állás” jellege különösen megterhelő lehet. A munka és a magánélet jobb egyensúlyának elérése érdekében hozzon létre egyértelmű rendszereket és delegációs protokollokat a ClickUp Docs-ban, amelyekkel minden dokumentálva és rendszerezve marad.
Gondolkodjon el:
- Válaszsablonok vagy AI-válaszok gyakori kérésekre
- Sürgős ügyek standardizált folyamatai
- Egyértelmű eskalációs eljárások
Hatékony kommunikáció a csapatok között
Faye elismeri, hogy a üzenetek, frissítések és utasítások pontos továbbítása a különböző részlegek között kihívást jelenthet, különösen a zsúfolt ütemtervek mellett.
Az ő javaslata?
Hozzon létre egyértelmű kommunikációs csatornákat, és használjon központi eszközöket (például megosztott dokumentumokat vagy feladat táblákat), hogy az információk hozzáférhetők és rendezettek legyenek. A rendszeres nyomon követés és az üzenetekben szereplő egyértelmű összefoglalók segítik, hogy mindenki megértse a frissítéseket és a feladatköröket.
Hozzon létre egyértelmű kommunikációs csatornákat, és használjon központi eszközöket (például megosztott dokumentumokat vagy feladat táblákat), hogy az információk hozzáférhetők és rendezettek legyenek. A rendszeres nyomon követés és az üzenetekben szereplő egyértelmű összefoglalók segítik, hogy mindenki megértse a frissítéseket és a feladatköröket.
Emmanuel hozzáteszi:
A sokféle eszköz, amelyet a feladatok elvégzéséhez használunk, miatt a hatékony kommunikáció komoly kihívást jelenthet. A ClickUp egyik nagy előnye, hogy a ClickUp Chat létrehozásával és elindításával munkám mostantól egyetlen munkaterületen zajlik, és az információk megosztása egyre zökkenőmentesebbé válik!
A sokféle eszköz, amelyet a feladatok elvégzéséhez használunk, miatt a hatékony kommunikáció komoly kihívást jelenthet. A ClickUp egyik nagy előnye, hogy a ClickUp Chat létrehozásával és elindításával munkám mostantól egyetlen munkaterületen zajlik, és az információk megosztása egyre zökkenőmentesebbé válik!
A megfelelő választás
A vezérkari főnök és az ügyvezető asszisztens szerepkörének különbsége nem csak a címekben rejlik, hanem abban is, hogy mindkét pozíció egyedi módon járul hozzá a szervezet kiválóságához.
A két szerepkör közül való választás a szervezet konkrét igényeitől függ:
- Nagyobb szervezetek (mint a miénk) esetében a két szerepkör együttesen gyakran biztosítja az optimális támogatási struktúrát.
- Stratégiai támogatásra és osztályok közötti koordinációra van szüksége? A kabinetfőnök lehet a megoldás.
- Operatív kiválóságot és zökkenőmentes napi működést keres? Az ügyvezető asszisztens lehet az ideális megoldás.
A megfelelő technológia fokozhatja ezeknek a kulcsfontosságú szerepköröknek a hatását, a rutin feladatok automatizálásától a stratégiai kezdeményezések nyomon követéséig. A ClickUp átfogó funkciókészlete támogatja a stratégiai tervezést és a napi műveleteket, így ideális platformot kínál a vezérkari főnökök és ügyvezető asszisztensek számára.
Miért várna a legalkalmasabb jelölt felvételével? Próbálja ki még ma a ClickUp-ot, és tervezzen előre a siker érdekében!