Miközben a tökéletes e-mail megírására koncentrálunk, gyakran figyelmen kívül hagyunk egy fontos szempontot: a levélzárást.
Az üzenet befejezésének módja ugyanolyan fontos, mint maga a tartalom. A professzionális e-mailzárás megfelelő hangnemet teremt, válaszadásra ösztönöz és pozitív benyomást kelt a címzettben.
Nézzünk meg néhány egyszerű tippet és példát , amelyek segítenek Önnek profi módon lezárni az e-mailjeit!
Mi az e-mail zárószöveg?
Az e-mail záró mondata az e-mail végső sora vagy mondata, közvetlenül az aláírás előtt. Ezzel zárul a beszélgetés, válaszra invitál, vagy más cselekvésre ösztönző formátumot biztosít.
A kommunikáció kontextusától függően egy jól megválasztott búcsúszó tiszteletet, melegséget vagy professzionalizmust közvetít.
Például egy szakmai e-mailben a „Warm regards” (Üdvözlettel) kifejezéssel zárhatja az e-mailt, amelyet a neve követ, így egyensúlyt teremtve a formalitás és a barátságosság között.
Egy barátságos „Cheers” vagy „Talk soon” megfelelőbb záró mondat lehet informálisabb e-mailekben, amely nyugodt hangulatot teremt a jövőbeli interakciókhoz.
Mit kell tartalmaznia minden e-mail zárásnak?
Az e-mail zárásnak tartalmaznia kell néhány elemet, hogy biztosítsa a hatékony kommunikációt.
A következőket kell tartalmaznia:
- Személyre szabott e-mail záró mondat: Udvarias és megfelelő mondat, amely illeszkedik az e-mail hangvételéhez. Például: „Üdvözlettel”, „Tisztelettel” vagy „Köszönöm”.
- A neve: Mindig tüntesse fel a keresztnevét, és formálisabb helyzetekben használja a vezetéknevét is.
- Beosztás és vállalat (ha alkalmazható): Ez különösen fontos a szakmai e-mailekben, ahol a szerepének azonosítása segít megalapozni tekintélyét.
- Kapcsolattartási adatok: Ide tartozhat a telefonszámod, további e-mail címed vagy bármely más releváns kapcsolattartási mód, különösen üzleti környezetben.
- Személyre szabott aláírás: Opcionálisan egy testreszabott e-mail aláírási sablon, amely tartalmazza digitális névjegykártyáját, céglogóját vagy bármilyen jogi nyilatkozatot, a vállalati irányelveknek megfelelően.
Miért fontosak az e-mailek záró mondatai?
Az e-mailek záró mondatai kontextust és kommunikációs utalásokat nyújtanak. Figyelmet fordítanak a részletekre, és megadják az alaphangot a további beszélgetéshez.
Bár az e-mail fő része a legfontosabb, a zárás segít összekapcsolni az egészet és benyomást kelteni. Segít kialakítani az olvasóban rólad és üzenetedről alkotott képet.
Íme néhány további ok, amiért fontos az e-mailek lezárása:
1. Segít tartós benyomást kelteni
Az e-mail befejezése meghatározza a jövőbeli kommunikáció hangnemét. Illeszkednie kell az e-mail egészének kontextusához és a címzettel való kapcsolatához. A megfelelő e-mail befejezés pozitív és tartós benyomást kelt a címzettben.
Például, ha egy e-mailt a „Várom véleményét!” mondattal zár, a címzett értékesnek érzi magát, és ez ösztönzi a gyors válaszadásra.
2. Megerősíti a hangnemet és a szándékot
A levélzárásai hangsúlyozzák üzenete szándékát és tisztázzák a kívánt következő lépéseket.
Például a „Kérjük, a lehető leghamarabb tekintse át a csatolt fájlt” befejezés sürgősséget és a címzett részéről szükséges cselekvést jelez.
3. Hatással van az e-mail marketing KPI-kre
Az e-mailek záró mondata közvetlenül befolyásolja az e-mail marketing legfontosabb KPI-jeit, mint például a megnyitási arányt, a kattintási arányt és a konverziós arányt.
A jól megfogalmazott e-mail zárás megerősíti üzenetét és ösztönzi a címzetteket a kívánt cselekvésre.
Példák professzionális e-mail-zárásokra
A megfelelő szavak kiválasztása a professzionális e-mailek lezárásához elengedhetetlen, mivel ez tükrözi a professzionalizmust és befolyásolja a címzett észlelését.
Az alábbiakban bemutatunk néhány példát a különböző üzleti helyzetekben használható, megfelelő szakmai e-mail-zárásokra:
1. Formális zárások (üzleti vagy első kapcsolatfelvételek esetén)
Amikor először lép kapcsolatba valakivel szakmai ügyben, vagy szakmai e-mailt küld, a kapcsolat kialakítása érdekében fontos, hogy a levél zárását megfelelően fogalmazza meg. Ez akkor is igaz, ha ügyfélnek vagy magasabb beosztású kollégának küld e-mailt.
Az olyan eszközök, mint a ClickUp Brain, különösen hasznosak ezeknek a fontos e-mail elemeknek a megfogalmazásában. Az AI használatával a ClickUp Brain segít a kontextusnak megfelelő, kifinomult e-mail zárások létrehozásában, amelyek növelik kommunikációjának professzionalizmusát.
Ezzel biztosíthatja, hogy e-mailje megfelelő hangnemet és formalitást tükrözzön az első kapcsolatfelvételek során.
1. példa: Üdvözlettel
A „Tisztelettel” kifejezést általában udvarias és professzionális e-mailzárásként használják új és ismerős partnereknek. Egyensúlyt teremt a melegség és a professzionalizmus között, anélkül, hogy túlságosan formális lenne.
Így segít a ClickUp Brain hasonló befejezésű e-mailek létrehozásában.
Ezenkívül a ClickUp Docs segít tárolni és kezelni a professzionális e-mail-záró mondatok sablonjait, racionalizálva a munkafolyamatot és fenntartva a kommunikáció következetességét. Az AI-t közvetlenül felhasználhatja e-mailek generálására a dokumentumokban.
Ehhez csak annyit kell tennie, hogy:
- Hozzon létre egy új dokumentumot a ClickUp munkaterületéről.
- Kattintson duplán a dokumentumra.
- Válassza az „AI-vel írás” opciót.
💡 Profi tipp: Többet szeretne kihozni az automatizált e-mail kampányából? Állítson be egy csepegtető kampányt a 12 legjobb csepegtető kampány sablon segítségével!
- Ezután írja meg a szövegét, és határozza meg egyértelműen, hogyan szeretné befejezni.
- Miután a ClickUp Brain létrehozta az e-mailt, kattintson a beillesztés gombra, és a szöveg egyszerűen beillesztésre kerül a ClickUp Docs dokumentumába.
2. példa: Üdvözlettel
A „Tisztelettel” kifejezést hagyományosan a hivatalos levelezés lezárásához használják. Ideális első találkozások vagy fontos üzleti levelezés esetén, mivel tiszteletet és őszinte, komolyan vett hozzáállást jelez.
3. példa: Üdvözlettel
A „Kind regards” (Üdvözlettel) meleg, mégis professzionális záró formula , amely alkalmas az első és a folyamatos üzleti kapcsolatokhoz. Barátságos hangnemet közvetít, miközben megőrzi a formalitás szintjét.
További információ: Ismerje meg, hogyan forradalmasítja a ClickUp a marketingkampányok kezelését átfogó eszközök és stratégiák segítségével.
2. Félig formális zárások (kollégáknak vagy folyamatban lévő beszélgetésekhez)
Nem minden e-mail formális, még szakmai környezetben sem. A félformális megközelítés kiválóan működik egy folyamatban lévő e-mail-váltásban vagy amikor a vállalat egészén belül kollégáknak küld e-mailt. Ezzel elkerülhető a beszélgetés merevsége, megteremti a bizalmas hangulatot, és megőrzi a helyzet komolyságát.
1. példa: Köszönöm
A „köszönöm” kifejezés a legalkalmasabb a hála rövid és tömör kifejezésére. Tökéletesen alkalmas arra, hogy elismerje egy kolléga segítségét vagy válaszát egy folyamatban lévő e-mail-váltásban.
2. példa: Legjobb
A „Best” az egyik legsokoldalúbb és leginkább informális e-mailzáró. Ideális rutinszerű e-mailek esetén, amikor professzionális, de mégis laza hangnemet szeretne fenntartani ismerős kollégáival.
3. példa: Vigyázzon magára!
A „Vigyázz magadra!” személyes hangulatot kölcsönöz a levelezésnek. Ez a búcsúszó kiválóan alkalmas arra, hogy meleg hangnemben zárja le a beszélgetést, különösen akkor, ha baráti viszonyt alakított ki a címzettel.
3. Alkalmi zárások (ismerős kollégák vagy csapattagok számára)
Ha olyan személynek küld e-mailt, akivel szoros munkakapcsolatban áll, a legjobb, ha informális záró formulákat használ, hogy megerősítse a bizalmat és fenntartsa a kényelmes viszonyt.
1. példa: Üdvözlettel
A „Cheers” egy vidám és barátságos záró formula, amely ideális olyan e-mailekhez, amelyeket olyan kollégáknak ír, akikkel kényelmes viszonyban van. Ez a záró formula egy kis informális hangulatot és melegséget ad a beszélgetésnek.
2. példa: Hamarosan beszélünk!
A „Talk soon” (Hamarosan beszélünk) kifejezés egy folyamatos beszélgetésre és a jövőbeli interakciók várakozására utal. Tökéletes azokhoz az e-mailekhez, amelyeket gyakran levelező kollégáival vált, és a folyamatos párbeszéd ígéretét hordozza. Adja hozzá az e-mailekhez, amelyeket automatikusan továbbít, amikor nem elérhető.
3. példa: Minden jót!
Az „All the best” (Minden jót!) egy szívből jövő, pozitív záró formula, amely alkalmas arra, hogy a kommunikációt biztató hangnemben fejezze be. Ez az e-mailzáró különösen alkalmas arra, hogy támogatását vagy jókívánságait fejezze ki csapattársa törekvései iránt.
💡 Profi tipp: Szervezze meg beérkező leveleit úgy, hogy a nagy mennyiségű e-maileket 10 hatékony e-mailkezelési stratégiával kezeli, így növelve a termelékenységet.
A legjobb gyakorlatok az e-mailek professzionális befejezéséhez
Az e-mail befejezésekor fontos, hogy olyan búcsúszót válasszon, amely tükrözi az e-mail hangvételét és tiszteletben tartja a címzettel való kapcsolatát. Ez biztosítja, hogy e-mailje hatékonyan kommunikáljon és pozitív benyomást hagyjon.
1. Legyen a világosság a legjobb barátja
Legyen rövid a záró mondata. Az e-mail záró mondata az e-mail fő részén belül maradjon. Jelzi a beszélgetés végét, és csak a szükséges információkat tartalmazzon.
2. Tudja, hogy a kontextus a legfontosabb
Az e-mail zárás kiválasztásakor fontos figyelembe venni az üzenet kontextusát.
Például egy hivatalos üzleti e-mailben inkább professzionális e-mailzárásokra van szükség, mint például „Üdvözlettel” vagy „Tisztelettel”. Egy informális belső üzenetben viszont barátságosabb zárások is megengedettek, mint például „Köszönöm” vagy „Vigyázz magadra”.
A zárást mindig igazítsa a helyzet hangulatához és formalitásához. A megfelelő zárás megerősíti a kontextust és a kapcsolatot a címzett számára.
Az e-mailkezelő eszközök egyszerűsítik ezt a folyamatot, segítve Önt a kommunikáció kontextus és prioritás szerinti szervezésében és kezelésében. Biztosítják, hogy minden e-mail megfelelően legyen összeállítva és időzítve.
Az egész e-mailkezelési ökoszisztémáját egy olyan mindent magában foglaló platformon építheti fel, mint a ClickUp.
Vessünk egy pillantást a ClickUp néhány konkrét funkciójára:
I. Használja a ClickUp Brain szolgáltatást személyre szabott e-mailzárásokhoz
Bár a fizetős és ingyenes mesterséges intelligencia írási eszközök napról napra fejlődnek, az AI írás kulcsa a kontextus. A ClickUp Brain ismeri vállalatának kontextusát, írási stílusát és még sok mást.
A ClickUp Brain segítségével:
- Javítsa e-mail írási folyamatát a kontextusnak megfelelő zárások javaslatával.
- Tartsa fenn a megfelelő hangnemet a különböző típusú e-mailekben
- Gondoskodjon arról, hogy márkája konzisztenciája sértetlen maradjon, és kommunikációja koherens legyen.
💡 Profi tipp: Ha AI segítségével szeretné továbbfejleszteni e-mail írási készségeit, olvassa el útmutatónkat az AI használatáról e-mailek írásához .
II. Optimalizálja a munkafolyamatokat a ClickUp Docs segítségével
A ClickUp Docs egyszerűsíti az e-mailek zárásának megfogalmazását és testreszabását, hogy azok különböző kontextusokhoz illeszkedjenek. Intuitív felületével professzionális sablonokat hozhat létre formális, félformális és informális kommunikációhoz.
Ez biztosítja, hogy az e-mailek zárása összhangban legyen az üzenet hangvételével, és javítsa az általános kommunikációs hatékonyságot. Végül a ClickUp Docs segít fenntartani a következetességet és a professzionalizmust minden elküldött e-mailben.
A ClickUp Docs segítségével:
- Készítsen sablonokat a különböző e-mail típusokhoz
- Valós időben együttműködhet csapatával
- Tartson rendezett jegyzeteket minden projektről
- Dokumentumait közvetlenül a feladatokhoz kapcsolhatja
III. Növelje e-mailjei hatékonyságát az automatizálással
A ClickUp e-mail automatizálási funkciója automatizálhatja a rutin e-mail válaszokat vagy nyomon követéseket bizonyos kiváltó események, például feladatbefejezés vagy projekt mérföldkövek alapján. Ez javítja a kommunikáció hatékonyságát és segít a kézi beavatkozás nélküli, időszerű interakciók fenntartásában, így ideális nagy mennyiségű e-mail kezelésére projektkörnyezetben.
IV. Gondoskodjon arról, hogy e-mailjei professzionálisak és a márkájához illeszkedőek legyenek a különböző sablonok segítségével.
A ClickUp számos sablont kínál, amelyek célja az e-mailes kommunikáció egyszerűsítése és javítása, biztosítva az egységességet és a márka arculatának összhangját. Nézzünk meg néhány e-mailes sablont:
- ClickUp e-mail automatizálási sablon: Ez a sablon lehetővé teszi automatizált e-mailek küldését a ClickUp munkaterületéről, hogy zökkenőmentesen kezelhesse az e-mail kampányokat. Állítson be feltételeket, amelyek automatikusan elküldik az e-maileket, növelve a kommunikáció hatékonyságát és következetességét.
- ClickUp e-mail kampány sablon: E-mail marketing kampányok kezelésére és végrehajtására tervezett sablon, amely segít hatékonyan szervezni, nyomon követni és elemezni kampánystratégiáit, biztosítva, hogy minden kampányelem összehangolt és célravezető legyen.
A ClickUp Email Project Management integrálja az e-mailjeit közvetlenül a projektmenedzsment munkaterületébe. Ez lehetővé teszi, hogy e-maileket feladatokká alakítson, azokat a csapat tagjainak rendelje hozzá, és nyomon kövesse azok előrehaladását a ClickUp-ban.
Ez egy hatékony módszer arra, hogy egyetlen e-mail se maradjon figyelmen kívül, és minden kommunikációt figyelembe vegyenek a projekt ütemtervében.
Emellett a ClickUp vezető kapcsolattartási eszközei segítenek automatizálni és személyre szabni hálózati e-mailjeit, biztosítva, hogy félig formális és informális e-mailjei zárása mindig megfelelő legyen.
További információk: Optimalizálja e-mail marketing stratégiáját a koncepciótól a végrehajtásig hatékony marketing kampánykezelési tippekkel és sablonokkal.
Gyakori hibák, amelyeket el kell kerülni az e-mailek befejezésekor
Az e-mailek lezárásának szabályai mellett vannak olyanok is, amelyeket nem szabad megtenni. Ahhoz, hogy e-mailje hatékonyan záruljon, fontos szem előtt tartani a kontextust, és kerülni kell a lezárás kihagyását vagy figyelmen kívül hagyását.
1. Ismerje meg a kontextust
A kontextus minden kommunikációs formában, különösen az e-mailekben, rendkívül fontos. Záró mondat írásakor ügyeljen az e-mail formalitásának szintjére. A professzionális hangnem fenntartása érdekében kerülje az olyan informális kifejezések használatát, mint „Cheers” vagy „Talk soon”.
2. Ne hagyja őket bizonytalanságban
Záró mondat nélkül az e-mailed hirtelennek tűnhet. Ez akkor fordulhat elő, ha az aláírásod nem csatolódik automatikusan.
Ne felejtse el kétszer ellenőrizni, hogy elkerülje ezt. Még az informális e-mailekben is elegendő egy egyszerű „Üdvözlettel” vagy „Hamarosan beszélünk” zárás.
Mikor érdemes cselekvésre ösztönző mondatot használni az e-mail zárásában?
Ha választ vár a címzettől, tegye ezt egyértelművé egy cselekvésre ösztönző felhívással (CTA). Ez segít nekik a következő lépésekben. Zárja le e-mailjét egy udvarias kéréssel vagy javaslattal, hogy választ kapjon.
Például:
- Visszajelzés kérésére: „Visszajelzését várjuk”
- Találkozók ütemezéséhez: „Kérem, ossza meg velem, mikor ér rá”
Ha a levélzárásba egyértelmű cselekvésre ösztönző felhívást (CTA) foglal, az gyorsabb válaszokat eredményez, mivel a címzett megérti, mit várnak tőle – legyen az egy találkozó megszervezése, egy kérdés megválaszolása vagy visszajelzés adása.
Professzionális e-mail aláírás hozzáadása
Az e-mail aláírás elengedhetetlen a szakmai környezetben. Tartalmaznia kell a nevét, beosztását, vállalatát és elérhetőségét. Ha nagyon specifikus munkaideje van, azt is fel kell tüntetnie.
Példák professzionális aláírásokra:
Jane Doe
Marketing menedzser | XYZ Company
jane. doe@xyzcompany. com
(123) 456-7890
John Doe
Senior Analyst | ABC Company | Elérhetőség: hétfőtől péntekig 7:00 és 15:00 között
doe. john@abccompany. com
(283) 756-8840
Ez a szerkezet minden megfelelő kontextusbeli utalást megad a címzettnek, hogy megfelelő elvárásokat támaszthasson a kommunikációval kapcsolatban.
Ha Ön diák, akkor aláírását is mellékelje, beleértve egyetemi azonosítószámát és tanszékét, hogy a címzett pontosan azonosítani tudja Önt.
A lényeg (elnézést a szójátékért😊)
A megfelelő időzítésű, a kontextusnak megfelelő és általános e-mail záró mondat csiszolja üzenetét és alátámasztja professzionális imázsát. Megerősíti beszédének hangnemét, hogy kommunikálja szándékát.
Az e-mail-etikett ezen kulcsfontosságú eleme elengedhetetlen az üzleti kapcsolatok ápolásában és fenntartásában, a bizalom megerősítésében és a kívánt cselekvések ösztönzésében.
A ClickUp, mint all-in-one termelékenységi platform, lehetővé teszi, hogy az e-mailes kommunikációt a puszta információcserén túlra emelje.
Készen áll arra, hogy megváltoztassa a feladatok, e-mailek és projektek kezelésének módját? Regisztráljon még ma a ClickUp-ra, és újragondolja a termelékenységet, egy e-mailenként.