Ha egyszerre több feladatot kell kezelni, akkor a mentális teendőlista vagy a feljegyzések egy homályos jegyzetfüzetbe való feljegyzése katasztrófához vezethet.
Mielőtt észbe kapna, a határidők már lejárták, és a feladatok ott maradnak, elfeledve, amíg kritikus projektek akadályává nem válnak.
Hatékonyabb megoldás? A Getting Things Done (GTD) folyamatábra. Ez egy vizuális táblázat, amely segít megtervezni és nyomon követni a elvégzendő feladatokat.
A könnyen megvalósítható GTD folyamatábra egyre gyakrabban kerül felhasználásra a munkahelyeken a termelékenység iránt érdeklődők, szakemberek és magánszemélyek körében a hatékonyság növelése érdekében.
Vezessük végig Önt a GTD-módszer alapjain, majd mutassuk meg, hogyan készíthet egyet a ClickUp segítségével.
Mi az a Getting Things Done (GTD)?
A Getting Things Done (GTD) módszert David Allen fejlesztette ki, hogy segítse a feladatok, projektek és kötelezettségek hatékonyabb kezelését. Alapelvei közé tartozik az összes feladat és ötlet rögzítése egy külső rendszerben, azok megvalósítható lépésekbe szervezése, valamint azok szisztematikus feldolgozása a stressz csökkentése és a koncentráció javítása érdekében.
Vessünk egy pillantást a GTD módszer legfontosabb alapelveire, amelyek segítségével Ön is termelékenységi szupersztárrá válhat.
A GTD folyamatábra legfontosabb alapelvei
Rögzítés
Gyűjtsd össze az összes feladatot, ötletet és kötelezettségvállalást egy külső rendszerben (pl. jegyzetfüzet, alkalmazás), ahelyett, hogy megpróbálnád őket a fejedben tartani.
📚Példa: Képzelje el, hogy egy megbeszélésen van, és hirtelen eszébe jut, hogy fogorvoshoz kell mennie. Ahelyett, hogy megpróbálná később emlékezni rá, gyorsan feljegyzi egy napi tervező alkalmazásba.
Tisztázza
Döntsd el, hogy az egyes rögzített elemek mit jelentenek, és milyen lépéseket kell tenned a feladat befejezéséhez.
📚Példa: A „projektjelentés befejezése” feladat esetében tisztáznia kell a következő lépéseket, például „adatok kutatása” vagy „vázlat írása”. Használjon feladatkezelési sablonokat a GTD-módszer egyes folyamatainak lépéseinek egységesítéséhez.
Szervezés
Helyezze az elemeket a megfelelő helyre. Feladatokat adhat hozzá a naptárához, a feladatlistájához vagy a referenciafájlokhoz a projektlistában.
📚Példa: A „bevásárlás” a „teendőlista” alá, a „projektjelentés írása” pedig a „munkahelyi projektek” listába kerül. Használja az ingyenes GTD-sablonokat a feladatok automatikus összegyűjtéséhez, szervezéséhez és prioritásainak meghatározásához, miközben nyomon követi az egyes lépések előrehaladását.
Gondolkodjon el
Rendszeresen ellenőrizze és frissítse listáit, hogy ne maradjon le a határidőkről.
📚Példa: Minden hét végén egy GTD alkalmazás segítségével – tekintse át a teendőlistáját, módosítsa a határidőket, és jelölje be a befejezett feladatokat. Így elkerülheti, hogy a GTD folyamatábra túlzsúfolt legyen.
Vegyen részt
Használja szervezett rendszerét a cselekvéshez és a feladatok elvégzéséhez.
📚Példa: Miután rögzítette és rendszerezte feladatait, hozzon létre egy hatékony GTD rendszert a feladatok elvégzéséhez. Kövesse a listában szereplő „következő lépéseket”, hogy ne térjen el a tervtől.
A GTD folyamatábra bevezetésének előnyei
Feladatok prioritásainak meghatározása
A GTD-feldolgozás segít a feladatok kezelhető következő lépésekre bontásában. Ez áttekinthető képet ad a projektekről, és lehetővé teszi a feladatok sürgősség és fontosság alapján történő prioritásainak meghatározását.
Jobb időgazdálkodás
A feladatokat megvalósítható kategóriákba sorolhatja, például teendők, közelgő feladatok és befejezett feladatok. A GTD módszer segít gyorsabban elvégezni az egyes feladatokat, mivel a következő lépések előre meg vannak határozva.
Jobb célkitűzés
A feladatokat a nagyobb célokhoz való hozzájárulásuk alapján kategorizálja, ahelyett, hogy az egyes feladatokra külön-külön koncentrálna.
Például egy egyszerű feladat, mint „e-mailt írni egy ügyfélnek”, egy nagyobb cél része lehet, például „10%-kal növelni az ügyfélmegtartást ebben a negyedévben”.
A SMART szakmai célok megalkotásának fontos lépése annak vizualizálása, hogy az egyes tevékenységek hogyan kapcsolódnak a tágabb célhoz.
Továbbfejlesztett döntéshozatal
Amikor a feladatait a GTD-folyamat segítségével rögzíti és szervezi, jobb döntéseket hozhat arról, hogy mire koncentráljon legközelebb.
Kevesebb zavaró tényező és egy jól felépített rendszer segítségével döntései a prioritások, a határidők és a célok alapján fogják alapulni, nem pedig az ösztönös megérzéseken, ami hatékonyabb eredményekhez vezet.
Jobb kontrollérzet
A GTD-folyamat egyik legnagyobb előnye, hogy jobb ellenőrzést biztosít a munkaterhelés felett.
A Getting Things Done (GTD) módszertan megértése
A GTD alapvető összetevői
Bejövő levelek: Ahol minden feladatot először rögzítenek
A „Zeigarnik-effektus” kutatásai azt mutatják, hogy a befejezetlen feladatok mentális feszültséget okoznak és elfoglalják a gondolatainkat. Ha ezeket a feladatokat külsőleg rögzítjük, csökkenthetjük ezt a kognitív terhelést.
A beérkező levelek mappa az életedben megjelenő összes információ kezdeti gyűjtőhelye. Ez a koncepció David Allen azon elvén alapul, hogy az elméd arra szolgál, hogy ötleteket fogalmazzon meg, nem pedig arra, hogy azokat tárolja.
A Beérkező levelek mappa úgy van kialakítva, hogy mindent befogadjon – feladatokat, ötleteket, kötelezettségvállalásokat vagy bármit, ami felkelti a figyelmét. Lehet fizikai (például egy tálca az asztalán vagy egy jegyzetfüzet) vagy digitális (például egy alkalmazás vagy e-mail mappa). A cél az, hogy a rögzítés a lehető legkönnyebb legyen. Minél könnyebb elemeket hozzáadni a Beérkező levelek mappához, annál valószínűbb, hogy következetesen fogja használni.
Következő lépések: Azonnal végrehajtható feladatok
Ezután határozza meg a „következő lépéseket”, hogy előrehaladjon a projektben.
A „következő lépések” leírása egyértelművé teszi, hogy mit kell tenni, ami szintén segít csökkenteni a halogatás és a döntésképtelenség mértékét.
💡Profi tipp: Ahelyett, hogy olyan homályos feladatokat adna meg, mint „Dolgozzon a jelentésen”, inkább konkrét lépéseket adjon meg, például „Írja meg a negyedéves jelentés bevezető bekezdését”.
Várakozás: mások által elvégzendő feladatok
A GTD rendszer „Várakozás” listája segít a függőségek kezelésében – különösen akkor, ha munkát delegál.
A lista a következőket tartalmazza:
- A feladat
- Az érte felelős személy
- A delegálás dátuma
Projektek: Több lépésből álló feladatok, amelyek tervezést igényelnek
A GTD rendszerben „projektnek” minősül minden olyan eredmény, amely több lépésből áll. Ez lehet a heti személyes feladatok megtervezése vagy egy új termék bevezetése a munkahelyen.
Olyan, mintha egy térkép lenne, amely megmutatja az összes helyet, ahová el kell jutnia, ahelyett, hogy csak a következő kanyarra koncentrálna.
A listán szereplő minden projektnek legalább egy egyértelmű következő lépéssel kell rendelkeznie. Így összekapcsolhatja nagyobb céljait azokkal a kisebb lépésekkel, amelyeket most megtehet.
A GTD rendszer egy praktikus trükköt javasol a projektekhez, az úgynevezett „természetes tervezést”. Ez nagyon egyszerű:
- Döntse el, mi legyen a következő lépése!
- Találd ki, miért végzed a projektet
- Képzelje el, hogyan néz ki a siker!
- Dobj fel néhány ötletet!
- Rendezze el az összes feladatot
Hogyan működik a GTD folyamatábra?
Rögzítés
Írja le a feladatait, és jegyezzen fel mindent, ami eszébe jut. Munkahelyi teendők, személyes ügyek, véletlenszerű ötletek – mindent jegyezzen fel. Használhatja azt, ami Önnek a legkényelmesebb: jegyzetfüzetet, alkalmazást, hangjegyzeteket.
Képzelje el úgy, mintha a nap végén kiürítené a zsebeit. Vegyen ki mindent!
Tisztázza
A tisztázás olyan, mint a halom átválogatása. Vegyük sorra az egyes releváns feladatokat, és tegyük fel magunknak a kérdést: „Megvalósítható-e?”
Minden nem végrehajtható elem esetében:
- Ha nincs rá szüksége, dobja ki!
- Tárolja el referenciaként, ha később szüksége lehet rá.
- Ha a feladat a jövőben megvalósulhat, tegye fel a „Valamikor/Talán” listára.
Cselekvésre váró tételek esetében:
- Ha kevesebb mint 2 percet vesz igénybe, akkor azonnal végezze el!
- Delegálja a közelgő feladatokat, ha azokat másnak kell elvégeznie.
- Ha később kell elvégezni őket, halassza el őket!
Szervezés
Most itt az ideje, hogy minden a helyére kerüljön. Minden feladat a megfelelő mezőbe kerül, például:
- Következő lépések: Az egylépéses feladatokból álló teendőlista
- Projekttervek: Minden, ami több mint egy lépést igényel
- Várakozás: Olyan dolgok, amelyekkel kapcsolatban mások cselekvésére vársz
- Ütemezett: Olyan dolgok, amelyeknek egy meghatározott időpontban vagy időben meg kell történniük.
Vegyen részt
A következőket figyelembe véve keresse meg a releváns feladatokat:
- Kontextus (hol van, milyen eszközökkel rendelkezik)
- Rendelkezésre álló idő
- Energiaszint
- Prioritás
💡Profi tipp: Összetett projektek esetén készítsen munkafolyamat-diagramot, hogy egy pillantásra láthassa a feladatokat és azonosíthassa a prioritásokat.
Lépésről lépésre a GTD folyamatábra elkészítéséhez
Bár egy egyszerű jegyzetfüzet vagy jegyzetelő alkalmazás is segíthet a kezdeti lépésekben, javasoljuk, hogy egy robusztusabb (és megbízhatóbb) rendszert válasszon a GTD folyamatábra elkészítéséhez.
Végül is nem az a cél, hogy szervezettebbek és produktívabbak legyünk?
A ClickUp-hoz hasonló projektmenedzsment eszközök a következőket kínálják:
- Célkitűzés és feladatkezelés funkciók a teendők rögzítéséhez és tisztázásához
- Többféle nézet és sablon áll rendelkezésre a feladatok jobb szervezéséhez, valamint
- Fejlett mesterséges intelligencia segítségével jobban bevonhatja magát a projektekbe, és jobb eredményeket érhet el.
Íme egy lépésről lépésre bemutatott útmutató a GTD folyamatábra létrehozásához a ClickUp alkalmazásban.
1. Feladatok megvitatása: Használja a ClickUp Docs alkalmazást, hogy felsorolja az összes feladatot a beérkező levelek mappájában, és állítsa be a célokat.
Először is szükséged van egy helyre, ahol összegyűjtheted az összes ötletedet és referenciaanyagodat. Kezdheted azzal, hogy létrehozol egy új ClickUp Doc dokumentumot „Bejövő levelek” címmel. Ide felveheted az összes feladatodat, projektedet és ötletedet. Ne aggódj még a rendszerezés miatt, csak gyűjtsd össze az összeset. Hozzáadhatod azokat a referenciaanyagokat is, amelyekre szükséged lehet a feladatok elvégzéséhez – a Docs dokumentumok támogatják a rich text formázást, a hiperhivatkozásokat, a multimédiát és még sok mást.
Miután felsorolta a feladatokat, kezdje el azokat nagyvonalú célokba sorolni. A ClickUp Célok funkciója lehetővé teszi, hogy minden feladat számára átfogó célokat határozzon meg, tisztázva, hogy az egyes feladatok hogyan illeszkednek a nagyobb képbe.
2. Vizuális szervezés: Használjon gondolattérképeket a feladatok kategorizálásához és prioritásainak meghatározásához.
A ClickUp Mind Maps funkciója kiváló eszköz a kapcsolódó feladatok vizuális csoportosításához és a prioritások meghatározásához.
Hozzon létre egy új gondolattérképet, és kezdje el elágaztatni a feladatokat a fő kategóriákból (pl. munka, személyes, projektek). Minden kategória alatt húzhatja és ejtheti a feladatokat a beérkező levelek mappájából, hogy vizuálisan ábrázolja azok kapcsolatát.
Például a „munka” kategóriába felveheti a „e-mail küldése Josh-nak” vagy a „prezentáció készítése a következő értekezletre” feladatokat.
A feladatok megtervezésekor határozza meg, melyek a sürgős feladatok és melyek azok, amelyeket el lehet halasztani.
3. Feladatok színkódolása: Egyéni mezők alkalmazása vizuális állapotjelzőként
A ClickUp segítségével vizuális GTD folyamatábrát hozhat létre, hogy nyomon követhesse a munkafolyamat előrehaladását. A ClickUp egyéni mezői lehetővé teszik, hogy minden feladathoz hozzáadjon konkrét részleteket, például állapotot, prioritást vagy erőfeszítési szintet. Ezek segítségével színkódokkal rendezheti a feladatokat.
Lépjen a feladatnézetbe, és hozzon létre egyéni mezőket a feladat részleteinek rögzítéséhez, például „Állapot” (pl. teendő, folyamatban, befejezett) vagy „Prioritás” (pl. magas, közepes, alacsony). Ezután rendeljen minden feladathoz egy állapotot, megkülönböztető színekkel.
Így zöld színnel jelzi, ha egy magas prioritású feladat befejeződött, és piros színnel jelzi a figyelmet igénylő feladatokat. Ez további egyértelműséget ad a GTD folyamatábrához.
4. A folyamatábra elrendezése: Használja a Tábla nézetet a különböző szakaszokban lévő feladatok ábrázolásához.
A ClickUp táblázatos nézet egy hatékony, Kanban-stílusú eszköz, amely vizuálisan szervezi a feladatokat, ahogy azok a különböző szakaszokon haladnak át.
Első lépésként hozzon létre oszlopokat, amelyek megfelelnek a GTD legfontosabb szakaszaival, például „Bejövő” (ahová a feladatok először kerülnek), „Következő feladatok” (a következőként elvégzendő feladatok), „Várakozás” (felfüggesztett feladatok) és „Befejezett” (a befejezett feladatok).
Ahogy feldolgozza az egyes feladatokat, húzza át őket az egyik oszlopból a másikba, így létrehozva egy dinamikus GTD folyamatábrát, amely tükrözi az előrehaladását. Ez valós idejű áttekintést nyújt arról, hogy mi van folyamatban, mi vár még elvégzésre, és mi már elkészült.
💡Profi tipp: A táblázatos nézetet személyre szabhatja úgy, hogy további szakaszokat ad hozzá, például „Felülvizsgálat” (a további megfontolást igénylő feladatokhoz) vagy „Valamikor” (azokhoz az ötletekhez vagy projektekhez, amelyekhez később vissza szeretne térni). Ne felejtsen el hozzáadni egy „Kész” oszlopot, hogy a feladatok elvégzése után elégedettséget érezhessen.
5. Kapcsolódjon a projektekhez: Kapcsolja össze a feladatokat konkrét projektekkel a könnyű nyomon követés érdekében.
A ClickUp lehetővé teszi az egyes feladatok konkrét projektekhez való kapcsolását, így minden összekapcsolva marad, és könnyen hozzáférhet a releváns részletekhez.
Minden feladatnál válassza ki azt az opciót, amelyik egy adott projekthez rendeli azt a ClickUp munkaterületén. Ez biztosítja, hogy egy projekt megtekintésekor az összes kapcsolódó feladat egy helyen látható legyen.
A feladatok és a projektek összekapcsolásával átfogóbb képet kaphat róluk, nyomon követheti a projekt általános előrehaladását, és elkerülheti a redundanciát vagy a zavart.
6. Automatizálások beállítása: emlékeztetők és határidők létrehozása
A GTD-folyamat hangsúlyozza a határidők és az emlékeztetők fontosságát. A ClickUp Automatizálások funkciója lehetővé teszi, hogy automatikusan határidőket állítson be, emlékeztetőket küldjön és más hasznos műveleteket indítson el meghatározott feltételek alapján – a GTD-munkafolyamat-térképén belül.
Állítson be emlékeztetőket a heti áttekintéshez. Létrehozhat olyan szabályokat, mint „Amikor egy feladat átkerül a „Következő feladatok” közé, állítson be emlékeztetőt két nappal későbbre” vagy „Amikor egy feladat késedelmes, értesítsen engem”.
Ezek az automatizálások manuális beavatkozás nélkül is segítik a feladatok nyomon követését. Olyan automatizálásokat is létrehozhat, amelyek függőségeket állítanak be a feladatok között, így biztosítva, hogy a B feladatot csak az A feladat befejezése után kezdhesse el.
7. Ütemezés felülvizsgálata: Használja az Ismétlődő feladatok funkciót a rendszeres ellenőrzésekhez és kiigazításokhoz.
A GTD módszer a rendszeres felülvizsgálatokat javasolja a szervezettség és a lendület fenntartása érdekében. Használja a ClickUp ismétlődő feladatait a rendszeres ellenőrzések ütemezéséhez és a rendszer szükség szerinti módosításához.
Állítson be egy ismétlődő feladatot „Heti áttekintés” vagy „Havi tervezés” néven. Ez arra ösztönzi Önt, hogy felülvizsgálja az előrehaladását, újragondolja a feladatok prioritásait, és megbizonyosodjon arról, hogy minden naprakész.
Ezeknek a felülvizsgálatoknak a során győződjön meg arról, hogy a feladatok összhangban vannak-e a céljaival, és szükség esetén végezzen kiigazításokat – akár feladatok újraelosztásával, határidők módosításával, akár prioritások frissítésével.
8. A nehéz munkát vegye le a válláról az előre elkészített GTD-sablonokkal
A ClickUp Getting Things Done (egyszerű lista) sablonja segít a nagyobb projektek kezelésében azáltal, hogy azokat kisebb, egymással összefüggő feladatokra bontja.
Az előre elkészített nézetek, például listák, naptárak és táblák segítségével nyomon követheti a haladást azáltal, hogy a feladatokat a teljesítés különböző szakaszaiban vizualizálja.
Testreszabhatja a feladatkategóriákat, beállíthatja a prioritási szinteket és hozzáadhat határidőket, így könnyebben igazíthatja a sablont a GTD munkafolyamatához.
David Allen utasításai szerint rendezze az egyes feladatokat megfelelő kategóriákba, és adjon nekik kontextust. Rendezze az egyes feladatmezőket végrehajtható és nem végrehajtható elemekre és listákra, például:
- Ütemezett: Tartalmazza a ClickUp naptár nézetét az időblokkolt feladatokhoz.
- Projektlista: Segít a feladatok lebontásában és prioritásainak meghatározásában.
- Referenciaanyagok: Jövőbeli feladatokhoz
Gyakori kihívások és megoldások a GTD használatával
Néhány gyakori kihívás, amelyet a szakemberek a GTD munkafolyamat-térkép segítségével megoldhatnak:
1. kihívás: A többfeladatos vállalkozó
Kihívás: Egy startup alapítója több szerepet is betölt: termékfejlesztés, marketing, forrásbevonás és csapatmenedzsment. A feladatok elárasztják, és nehezen tud koncentrálni és minden területen előrelépni.
A kihívás leküzdése a GTD folyamatábra segítségével
- Vezessen be egy digitális beérkező levelek mappát, például a ClickUp Docs alkalmazást, hogy minden ötletet és feladatot rögzíthessen.
- Készítsen következő teendőlistákat különböző kontextusokhoz: @számítógép, @telefon, @megbeszélés
- A Projektek listát használja a különböző kezdeményezések (termékjellemzők, marketingkampányok, befektetői prezentációk) nyomon követésére.
- Delegálja a feladatokat a csapat tagjainak, és állítson be automatizált emlékeztetőket és határidőket.
- Ütemezzen felülvizsgálatokat, hogy a GTD folyamatábrában a feladatokat a jelenlegi üzleti prioritásokhoz igazítsa.
- Használja a ClickUp Getting Things Done sablonját a feladatok prioritásainak meghatározásához, nyomon követéséhez és végrehajtásához egy központi helyen.
2. kihívás: A kreatív szabadúszó
Kihívás: Egy grafikus tervező több feladatot is egyszerre végez, például ügyfelek projektjeinek befejezését, számlázást, készségfejlesztést és új ügyfelek keresését. Nehézségei vannak a halogatás és a határidők betartása terén.
A kihívás leküzdése a GTD folyamatábra segítségével
- Először rögzítsen minden ötletet, és sorolja fel a referenciaanyagokat a ClickUp Docs-ban.
- Ezután ossza fel ezeket az ötleteket kapcsolódó feladatokra, és szervezze őket előre elkészített egyéni mezők segítségével.
- Használja a ClickUp Get Things Done Framework sablonját a feladatok kontextus, határidő és erőfeszítés szintje szerinti prioritásainak meghatározásához.
- Használja az állapotokat feladatkategóriák létrehozásához, például „nyitott”, „folyamatban”, „felülvizsgálat” és „lezárt”.
Vezesse be a GTD folyamatábrát a ClickUp segítségével
Most van itt az ideje, hogy a megfelelő emberekkel, a megfelelő időben átvegyük az irányítást azokon a dolgokon, amelyeken tudunk.
Most van itt az ideje, hogy a megfelelő emberekkel, a megfelelő időben átvegyük az irányítást azokon a dolgokon, amelyeken tudunk.
A GTD folyamatábra kiváló megoldás komplex projektek kisebb, releváns feladatokra bontására, amelyeket a csapat tagjai egyénileg tudnak megoldani.
A termelékenység iránt érdeklődők a GTD munkafolyamat-térképet használják a felesleges vagy ismétlődő feladatok kiküszöbölésére, hogy több időt szánhassanak a gondolkodásra és a kreativitásra.
A ClickUp segítségével a GTD folyamatábra létrehozása egyszerűbbé és hozzáférhetőbbé válik. Regisztráljon ingyenesen a ClickUp-ra, és vegye kézbe az időgazdálkodását!