A munkaerőpiac bizonytalansága, a Z generáció lassú életmód iránti vonzódása és a globális, helytől független lehetőségek elősegítették a gig economy kialakulását. Az egyének nagyobb autonómiát és rugalmasságot keresnek – amit a hagyományos vállalati pozíciók nem kínálnak.
A McKinsey 2022-es American Opportunity Survey felmérésének válaszadóinak 36%-a független munkavállalónak vallotta magát. Ez körülbelül 58 millió amerikait jelent.
A független vállalkozók hatékony irányítására szolgáló folyamatok kialakítása minden eddiginél fontosabb a vállalati vezetők – vagy az egyfős csapatok – számára, ami gyakran előfordul a kis- és középvállalkozások esetében.
Ebben a blogbejegyzésben megvizsgáljuk, hogyan lehet kezelni a független vállalkozókat, és hol lehet őket integrálni a csapat folyamatába, miközben egészséges határokat tartunk fenn.
Végül is a sikeres vállalkozói menedzsment alapszabálya, hogy felismerjük: ők NEM teljes munkaidős alkalmazottak.
Hogyan lehet hatékonyan irányítani a vállalkozókat: 10 tipp
A vállalkozók hatékony irányítása mindenki számára előnyös. Ha világos elvárásokat támaszt és nyíltan kommunikál, a vállalkozók jobb munkát végeznek és elkötelezettek maradnak. Önnek ez zökkenőmentesebb projekteket és kiváló minőségű eredményeket jelent.
Fedezzük fel, hogyan lehet maximalizálni a vállalkozókkal való kapcsolatokat a mindkét fél számára előnyös eredmény elérése érdekében.
1. Értékelje és válassza ki a megfelelő vállalkozókat
Az első lépés a megfelelő vállalkozók megtalálása – olyanok, akik jól teljesítik a munkakövetelményeket, minőségi munkát végeznek, és illeszkednek a szervezet munkakultúrájához és szellemiségéhez. Sajnos ez könnyebb mondani, mint megtenni.
A teljes munkaidőben foglalkoztatott munkavállalókkal ellentétben, akik szívesen vesznek részt számos interjún és tesztprojekten, a vállalkozók a gyors interjút folyamatot részesítik előnyben, ahol a korábbi munkájuk (portfóliójuk) alapján alkalmazzák őket.
Íme néhány tipp a független vállalkozók gyors interjúztatásához és beillesztéséhez:
- A tapasztalatok alapján tervezze meg az interjúkat: A kérdéseit a tapasztalati szintjük alapján alakítsa ki. A kezdők esetében helyezze a hangsúlyt a technikai ismeretekre, míg a szakértők esetében a munkastílusukra és a projektekhez való hozzáállásukra.
- Kezdjen egy fizetett próba projekttel: ez lehetővé teszi, hogy értékelje a vállalkozó munkájának minőségét, kommunikációs készségeit és kulturális illeszkedését a csapatába.
- Kérjen referenciákat korábbi ügyfelektől: Vegye fel a kapcsolatot korábbi ügyfelekkel, hogy első kézből kapjon visszajelzést a vállalkozó munkájának minőségéről, megbízhatóságáról és kommunikációs készségeiről.
Íme néhány kultúraközpontú kérdés Jason Friedtől, a 37 Signals alapítójától. „Kevésbé nyilvánvaló kérdéseket” tesz fel a referenciáknak, hogy értékelje a jelölt kulturális illeszkedését és munkastílusát.
2. Készítsen egyértelmű szerződéseket és megállapodásokat a jogi buktatók elkerülése érdekében
Miután megtalálta a megfelelő vállalkozókat, a következő fontos lépés egy sikeres munkakapcsolat formalizálása egyértelmű és jogilag kötelező érvényű szerződésekkel. Ezek a megállapodások határozzák meg a munka terjedelmét, a fizetési feltételeket, a szellemi tulajdonjogokat, a titoktartási kötelezettségeket és a partnerség egyéb aspektusait.
Ezzel megvédheti üzleti érdekeit, egyértelmű elvárásokat állíthat fel, és minimalizálhatja a félreértések vagy jogi viták kockázatát.
Ha munkájának nagy részét alvállalkozókra bízza, akkor sok szerződést fog elküldeni. Ennek a folyamatnak a racionalizálására egy lehetőség a szerződéskezelő szoftverek és sablonok használata. Ezek az eszközök segíthetnek a folyamat szabványosításában, a hibák csökkentésében és a jogi és szabályozási követelmények betartásának biztosításában.
A ClickUp egy projekt- és szerződéskezelő szoftver, egy all-in-one eszköz független vállalkozók kezeléséhez.
A ClickUp vállalkozói szerződés sablon valójában iparágtól független, és különböző projektekhez és helyszínekhez igazítható.
Ez a szerződésminta minden fontos részt lefed, beleértve a következőket:
- Ügyfél kötelezettségei: Vázolja fel felelősségeit, például a szükséges eszközök biztosítását, a jóváhagyási folyamatot és hasonlókat.
- A projekt hatálya: Határozza meg a projekt konkrét határait, beleértve a teljesítendő feladatokat, az ütemtervet és az elvárásokat.
- Fizetési feltételek: Határozza meg a fizetési ütemtervet, a fizetési módokat és az esetleges késedelmi kamatokat.
- Titoktartási záradék: Védje a felek között megosztott érzékeny információkat
- Elválaszthatósági feltételek: Határozza meg a szerződés feltételeit, amelyek akkor is érvényesek maradnak, ha a szerződés vitás esetekben érvénytelennek minősül.
- Irányadó jog: Említsd meg a szerződésre irányadó joghatóságot vitás esetek esetén.
Olvassa el még: 10 sablon szabadúszóknak a munkaterhelés kezeléséhez
3. Hozzon létre egy vállalkozók felvételére (és elbocsátására) vonatkozó folyamatot
Akárcsak az állandó alkalmazottak esetében, gondoskodjon arról, hogy legyen egy munkafolyamat a vállalkozók beillesztésére. Emellett, bár átvehet néhány elemet az állandó alkalmazottak beillesztési folyamatából, ezek általában rövidebbek és gyorsabbak.
Íme egy háromlépéses folyamat a szerződéses munkavállalók beillesztéséhez:
- A bevezetési dokumentum: Készítsen egy dokumentumot, amelyben felvázolja a projekt hatókörét, a határidőket, a releváns mérföldköveket és azt, hogy a belső csapat hogyan fogja őket támogatni. Ebben a szakaszban hozzáférést biztosíthat számukra az eszközökhöz, és felveheti őket a kommunikációs csatornáiba.
- A találkozó: Szervezzen megbeszélést a szabadúszóval és a projektben részt vevő többi belső csapattaggal. Ez egy jó alkalom arra, hogy ismételje meg a munkakultúráját és a folyamatokat, és többet meséljen a szabadúszóknak a termékeiről és szolgáltatásairól.
- Az első mérföldkő: Itt dolgozik együtt a szabadúszóval az első projekten, segítve neki a kezdeti akadályok leküzdésében és a lendület felépítésében.
Hasonlóképpen, gondoskodjon egy jó kilépési folyamatról, hogy egyszerűsítse a projektátadást és rendezze a jogi kérdéseket. Íme néhány dolog, amit beépíthet a kilépési folyamatba:
- Ellenőrizze, hogy az összes végső fizetés pontosan és időben kerül-e feldolgozásra.
- Tervezze meg a befejezetlen munkák zökkenőmentes átadását a folytonosság biztosítása érdekében.
- Kérjen visszajelzést egy kilépési interjú keretében, hogy azonosítsa a fejlesztendő területeket.
4. Határozza meg előre az elvárásait
A legtöbb vállalkozó legalább egy rémálomszerű történetet élhetett át, amikor egy projekt valami egészen mássá változott a kezdeti elképzeléshez képest. Ne legyen Ön az a fajta ügyfél!
A projekt hatókörének kiterjedésének elkerülése és a sikeres eredmény biztosítása érdekében a kezdetektől fogva határozzon meg egyértelmű célokat és mérföldköveket egy munkaleírási dokumentumban. Ez segít megelőzni, hogy a projekt eltérjen a tervezett iránytól, és biztosítja, hogy Ön és a vállalkozó ugyanazon a véleményen legyenek a célok tekintetében.
Ehhez kétféle módszer áll rendelkezésre:
- A szerződés megfogalmazásakor véglegesítse a projekt hatókörét és céljait. Kérje meg az összes belső érdekelt felet, hogy vizsgálják át a szerződést, hogy a projekt félidejében senki ne jöjjön elő változtatásokkal.
- Állítson be egy célkövetőt a projektmenedzsment platformján, hogy a projekt előrehaladását a legfontosabb mérföldköveknél felülvizsgálhassa, és így biztosíthassa, hogy minden a terv szerint halad.
Kövesse nyomon a projekt mérföldköveit a ClickUp Goals segítségével
Adja hozzá projektjének részleteit és legfontosabb eredményeit a ClickUp Goals-hoz. Minden átfogó cél felbontható feladatokra és alfeladatokra, amelyek világosan felvázolják, hogy mi tartozik hozzájuk. Ez segít nyomon követni az egyes mérföldkövek teljesítését és biztosítja a felelősségre vonhatóságot.
A célok segítségével teljesítményértékeléseket végezhet és felmérheti vállalkozói termelékenységi szintjét.
Olvassa el még: Projektmenedzsment kiszervezés: a kiszervezés előnyei az üzleti tevékenység irányításában
5. Határozza meg kommunikációs csatornáit
A vállalkozók gyakran érzik magukat távol a belső csapat tagjaitól. Végül is ők nem hivatalos csapat tagok – lehet, hogy nincs hozzáférésük az IRL-hez vagy a virtuális vízadagoló melletti beszélgetésekhez, amelyek nagy szerepet játszanak a csapatkapcsolatok kiépítésében.
Önnek kell megtennie az első lépést, és éreztetnie kell velük, hogy részesei a folyamatnak. Ezt úgy teheti meg, hogy világosan meghatározza kommunikációs preferenciáit, például a csatornákat, a találkozók gyakoriságát és az elsődleges kapcsolattartót.
Íme néhány tipp a világos és következetes kommunikációs csatornák meghatározásához:
Válassza ki a kommunikációs csatornát
Válassza ki az elsődleges kommunikációs platformját a csapata preferenciái és a projekt követelményei alapján (pl. e-mail, projektmenedzsment szoftver, azonnali üzenetküldés). Ezután tegyen egy lépéssel tovább, és vegyen fel tartalék csatornákat is, hogy mindig elérhető legyen.
A nagyobb rugalmasság érdekében fontolóra veheti preferált aszinkron és szinkron eszközök használatát is. Tegyük fel, hogy egy dokumentumot vizsgál vagy egy adatbázist szerkeszt. Ebben az esetben a ClickUp Collaboration Detection funkcióit, például a megjegyzéseket, a címkéket és a valós idejű szerkesztést használhatja, hogy a beszélgetések a dokumentumon belül maradjanak.
A projekt előrehaladásának felülvizsgálatakor próbálja meg az összes beszélgetést egy helyen lebonyolítani, hogy elkerülje az információszigeteket. Például létrehozhat egy csoportot a ClickUp Chatben, és előírhatja, hogy csak abban a csatornában történjenek frissítések. Így mindenki naprakész információkkal rendelkezik.
Rendszeres ellenőrzések ütemezése
Tervezzen rendszeres ellenőrző megbeszéléseket, hogy megvitassák az előrehaladást, megoldják az esetleges problémákat és visszajelzést adjanak. Az ellenőrzések gyakoriságát a projekt összetettségének és ütemtervének függvényében határozhatja meg.
Ossza meg kommunikációs irányelveit
Ha van vállalati szintű kommunikációs irányelv, ossza meg azt a szabadúszókkal. Így tudni fogják, hogyan kell Önnel kommunikálni – formálisan, informálisan stb. –, és hogy a vállalat aszinkron vagy valós idejű állapotfrissítéseket preferál-e.
💡Profi tipp: Készítsen egy „Hogyan dolgozzunk együtt” dokumentumsablont, és kérje meg vállalkozóit, hogy töltsék ki. Ez segít felvázolni preferenciáit és elvárásait, valamint megérteni egymás munkastílusát. Tartalmazhat olyan információkat, mint a preferált kommunikációs csatornák és a válaszadási idők.
Megoszthatja velük a ClickUp Working With Me [Individual Contributor] Template sablont is, és megkérheti őket, hogy használják referenciaként a dokumentumok elkészítésekor.
6. Hozzon létre visszacsatolási hurkot
A rendszeres visszajelzés segíthet azonosítani a fejlesztendő területeket és megerősíteni a vállalkozó-ügyfél kapcsolatot. Ne feledje azonban, hogy a visszajelzés kétirányú folyamat: olyan munkafolyamatot kell kialakítania, amely lehetővé teszi, hogy visszajelzést adjon a vállalkozóknak, és ők is megoszthassák visszajelzéseiket.
Így teheti meg:
- Adjon konstruktív visszajelzést: Adjon konkrét, megvalósítható visszajelzést, amely a teljesítmény javítására összpontosít, ahelyett, hogy kritizálna.
- Kérjen visszajelzést: Aktívan kérjen visszajelzést a vállalkozótól az ügyfélként vagy projektmenedzserként nyújtott teljesítményéről a bejelentkezések során.
- Használjon visszajelzési eszközt: Fontolja meg egy űrlap vagy felmérés használatát a vállalkozóktól származó névtelen visszajelzések gyűjtéséhez.
Például a ClickUp Forms segítségével havi vagy negyedéves pulzusellenőrzéseket végezhet vállalkozóival. Az űrlapkészítő különböző mezőtípusokkal és feltételes kérdésekkel segíti a felmérés személyre szabását.
A válaszokat adatbázisban is rendszerezheti. Ez utóbbi különösen hasznos lehet a vállalkozók válaszaiban idővel megfigyelhető minták felismeréséhez, vagy annak vizsgálatához, hogy az összes vállalkozó (összességében) hogyan értékeli az Ön folyamatát.
Ez segíthet abban, hogy együttműködő és produktív kapcsolatot alakítson ki vállalkozóival.
Olvassa el még: Hogyan javíthatja az ügynökség és az ügyfél közötti kapcsolatot a 2024-es növekedés érdekében
7. Egységesítse fizetési politikáját és folyamatát
A szabványosított fizetési politika és folyamat egyszerűsítheti a műveleteket, csökkentheti a hibákat és javíthatja a független vállalkozókkal való kapcsolatokat. Ha meghatározza, hogyan működik ez, akkor nem kell utánajárnia a számláknak, és nekik sem kell a fizetések után szaladgálniuk.
Íme néhány dolog, amit érdemes belefoglalni a fizetési politikájába:
- Fizetési gyakoriság: Határozza meg a fizetési ütemtervet (pl. heti, kétheti, havi).
- Fizetési mód: Válassza ki a kívánt fizetési módot (pl. közvetlen átutalás, csekk, PayPal).
- Számlasablon: Hozzon létre egy szabványos számlasablont, amely tartalmazza az összes szükséges információt, amelyet meg kell osztania a vállalkozókkal.
- Számlák benyújtása: Említsd meg, hogy a vállalkozók mikor kell benyújtsák a számlákat.
- Számlák jóváhagyása: Vezessen be egy egyértelmű jóváhagyási folyamatot a pontosság és a pontos fizetések biztosítása érdekében.
Készítse el irányelveit a ClickUp Docs segítségével
Használjon olyan eszközt, mint a ClickUp Docs, hogy felvázolja fizetési politikáját és folyamatait, és megossza azokat belső csapataival és független vállalkozóival. Ez biztosítja a teljes átláthatóságot, és egyértelművé teszi a vállalkozók számára a fizetési eljárásokat.
Még jobb: a ClickUp olyan AI-alapú írási eszközökkel rendelkezik, mint a ClickUp Brain. Politikáját különböző nyelveken szerkesztheti és lokalizálhatja, ami különösen hasznos, ha globális vállalkozókat alkalmaz.
💡Profi tipp: Határozza meg a különböző típusú szerződéses munkák díjszabását, és tartsa azokat naprakészen, hogy elkerülje a vállalkozókkal való oda-vissza tárgyalásokat, és biztosítsa, hogy a költségvetése összhangban legyen a várható költségekkel.
8. Hosszú távú kapcsolatok ápolása
A visszacsatolási ciklusok csak egyike azoknak a módszereknek, amelyekkel fenntartható vállalkozó-ügyfél kapcsolatot lehet biztosítani. Végül is a szabadúszói szerződések kapcsolatokon és kölcsönös tiszteleten alapulnak.
Íme néhány módszer, amellyel megmutathatja a szabadúszóknak, hogy tiszteli őket, és megalapozhatja az egészséges, hosszú távú kapcsolatot:
- Biztosítson méltányos díjazást: Gondoskodjon a méltányos és időben történő fizetésről, betartva a megállapodott feltételeket.
- Kerülje a mikromanagementet: Adjon a vállalkozóknak a feladataik hatékony elvégzéséhez szükséges autonómiát.
- Legyen rugalmas: Igazodjon a vállalkozók munkastílusához, beleértve a rugalmas munkaidőt vagy a találkozók ütemezését. Például egyes vállalkozók nem tartják be a 9-17 óráig tartó munkaidőt, míg mások legalább 2 nappal előre szeretik tudni a találkozókat.
- Küldjön ajándékokat: Mutassa meg háláját a hosszú távú vállalkozóknak azzal, hogy személyre szabott ajándékokat küld nekik, elismerve ezzel hozzájárulásukat.
9. Vezessen vállalkozói adatbázist
A vállalkozói adatbázis egy központi adattár, amely az Ön szabadúszó csapatáról tartalmaz információkat – az összes részlegre kiterjedően –, így az adminisztratív csapatok, például a pénzügyi vagy a HR részlegek nyomon követhetik a vállalkozók adatait, és biztosíthatják a munkaügyi törvények és előírások betartását.
A hagyományos táblázatok vagy dokumentumkezelő eszközök helyett olyan eszköz használatát javasoljuk, mint a ClickUp. Ez rendkívül hasznos adatbázis-kezelési funkciókkal rendelkezik, például szűrőkkel és címkékkel, amelyek segítenek a vállalkozók kategorizálásában.
Például a ClickUp táblázatos nézet segítségével létrehozhat egy központosított, kódolás nélküli vállalkozói adatbázist. A fejlett rendezési, szűrési és egyéni mezők segítségével könnyedén szegmentálhatja a vállalkozókat osztályok szerint, gyűjthet konkrét részleteket, és pontosan az igényeinek megfelelően testreszabhatja az adatbázis elrendezését.
Íme néhány mező, amelyet érdemes felvenni a vállalkozói adatbázisába:
- Alvállalkozói információk: nevük, elérhetőségük, adóazonosító számuk és fizetési adataik
- Szerződéses feltételek: a szerződés időtartama, a munka terjedelme, a fizetési feltételek, valamint linkek a szerződéses megállapodáshoz, az NDA-hoz és egyéb jogi dokumentumokhoz.
- Megfelelés részletei: Adó- és alkalmazotti besorolással kapcsolatos űrlapok, számlázási nyilvántartások és egyéb kormányzati dokumentumok
Opcionálisan hozzáadhat egy Megjegyzések mezőt az adatbázishoz, hogy dokumentálja a vállalkozók speciális készségeit, elérhetőségeit és portfólió linkjeit. Ez különösen hasznos, ha egy korábbi vállalkozót szeretne újra megbízni.
Ráadásul a ClickUp a legtöbb HR- és bérszámfejtési rendszerrel integrálható. Ez azt jelenti, hogy automatizálhatja az olyan feladatokat, mint a vállalkozói adatok frissítése vagy a számlák kifizetettként való jelölése a ClickUp-ban, miután azokat a bérszámfejtési rendszerben feldolgozták.
Megjegyzés: Mivel az adatbázis érzékeny adatokat tartalmaz, megfelelő hozzáférés-ellenőrzést kell bevezetni az információk védelme és az adatbiztonság biztosítása érdekében.
10. Legyen tisztában a jogi előírásokkal
A jogi előírások betartása a vállalkozók alkalmazásának fontos szempontja, és régiónként eltérőek lehetnek. Az Egyesült Államokban az IRS konkrét kritériumokat határozott meg annak megállapítására, hogy egy munkavállaló független vállalkozó vagy alkalmazott.
Emellett ki kell állítania a 1099-NEC űrlapot, hogy bejelentsék a független vállalkozóknak kifizetett összegeket. A vállalkozók kezelésére szolgáló eszköz segítségével automatizálhatja és kezelheti ezeket a bonyolult feladatokat, valamint biztosíthatja a helyi munkaügyi és adótörvények betartását.
🌈 Tudta? Az Egyesült Államok egyes államaiban törvények szabályozzák a független vállalkozók alkalmazásakor fizetendő forgalmi adót. Ez azt jelenti, hogy Önnek is be kell szednie és befizetnie a vásárlásai után fizetendő forgalmi adót, még akkor is, ha nincs fizikai irodája az adott államban.
Használja ki a technológia előnyeit
A technológia egy másik területen is segítséget nyújthat: a rutinmunkák automatizálásában, legyen szó szabadúszó projektmenedzsmentről vagy olyan rendszeres folyamatokról, mint a szerződések aláírása. Az egyik lehetőség a számlák jóváhagyásának, a vállalkozókkal való kapcsolattartás kezdeményezésének és egyéb adminisztratív feladatok elvégzésének automatizálása.
A jogi csapatok fontolóra vehetik a szerződéskérés folyamatának központosítását és a hatékonyság javítását a ClickUp szerződéskezelési sablon segítségével.
Így működik:
- Űrlap beküldése: Egyszerűen töltse ki a szerződésigénylő űrlapot, megjelölve a szerződés célját és típusát, valamint a kívánt határidőt.
- Jogi felülvizsgálat: A jogi csapat felülvizsgálja a kérelem részleteit, biztosítva, hogy minden szükséges információ rendelkezésre álljon.
- Szerkesztés és jóváhagyás: A jogi csapat megfogalmazza a szerződést, beépítve a meghatározott követelményeket és biztosítva a vonatkozó törvények és előírások betartását.
Még jobb: a sablonhoz tartozik egy Board View funkció, amely lehetővé teszi a jogi csapat számára, hogy nyomon kövesse az egyes szerződések állapotát, biztosítva, hogy mindegyik időben lezáruljon.
Egyszerűsítse a vállalkozók kezelését a ClickUp segítségével
Ahogy a mondás tartja: „A siker a rendszereken alapszik”. A ClickUp segítségével megbízható keretrendszert hozhat létre a vállalkozók kezeléséhez – egy központosított, szervezett és skálázható rendszert, amely testreszabható a különböző csapatok igényeinek megfelelően.
A szerződések megfogalmazásától és a projektek kezelésétől a visszacsatolási ciklusok elősegítéséig és a vállalkozói információk központosításáig a ClickUp segítségével egyetlen helyről kezelheti az összes folyamatot. Így olyan rendszert hozhat létre, amely az első naptól a tizedik évig egyaránt megfelelően működik.
Regisztráljon ingyenesen a ClickUp-ra, és nézze meg, hogyan vezet ez a hatékony vállalkozói menedzsmenthez.