Kutatások szerint egy átlagos alkalmazott naponta 2,6 órát tölt csak az e-mailek kezelésével, és a munkavállalók 40%-a nem is követi nyomon ezt az időt. Ez a figyelmetlenség hatalmas veszteséghez vezethet azoknak a vállalkozásoknak, amelyek az ügyfeleknek az időbejegyzések alapján számlázzák a szolgáltatásokat.
Mindig érdemes megkérdezni: a teljes munkaidő mennyi része produktív? Mi az ideális egyensúly a számlázható és a nem számlázható órák között?
Az időkövetés segít megválaszolni ezeket a kérdéseket.
Egy alapvető időkövető alkalmazás segít megérteni üzleti tevékenységeinek valódi költségeit, és értékes adatokat szolgáltat a vezetők, menedzserek és alkalmazottak számára. Ezen adatok elemzésével a vezetők fontos betekintést nyerhetnek üzleti tevékenységeik hatékonyságába.
Akár projektmenedzser, akár vállalkozás tulajdonosa, az időkövető alkalmazás használata elengedhetetlen a következőkre:
- Maradjon szervezett és tartsa kézben a projekteket
- Adat alapú döntések meghozatala az erőforrások optimalizálása érdekében
- A munkavállalók teljesítményének javítása
- A rejtett költségek azonosítása és a nyereség maximalizálása
Ebben az útmutatóban megvizsgáljuk az időkövető előnyeit, hogyan lehet hatékonyan bevezetni, és hogyan tudja átalakítani a szervezetét.
Mi az időkövetési jelentés?
Az időkövetési jelentés, vagy munkaidő-nyilvántartás, értékeli, hogy egy meghatározott időtartam alatt mennyi időt fordítottak a projekt különböző elemeire. Emellett összehasonlíthatja a ténylegesen eltöltött időt a korábbi előrejelzésekkel és becslésekkel.
Így az időkövetési jelentés lehetővé teszi, hogy adat alapú döntéseket hozzon, optimalizálja a csapat időfelhasználását, és biztosítsa a projektek ütemezett haladását. Célja, hogy a legjobb módon kihasználja az időt, anélkül, hogy folyamatosan meg kellene szakítania a munkát a haladásról szóló frissítések miatt.
A projektidő-jelentések áthidalhatják a különbséget az ideális projektbecslés és a valós végrehajtás kihívásai között. Különösen értékesek az erőforrások előrejelzéséhez, hatékony kezeléséhez és reális határidők meghatározásához.
Az időkövetési jelentések elengedhetetlenek az ügyfelek számlázásához is. Az időkövetési adatok biztosítják, hogy minden ledolgozott óra elszámolásra kerüljön, ami nemcsak megakadályozza a bevételkiesést, hanem segít az ügyfelek pontos számlázásában is.
Olvassa el még: A 10 legjobb időkövető szoftver 2024-ben
Hogyan használjuk az időkövető szoftvert az idő hatékony nyomon követéséhez
Az időkövetés gyakran fárasztó feladatnak tűnhet. Az alkalmazottak nem szeretik a manuális időkövető kitöltésével járó plusz munkát és a tevékenységük figyelemmel kísérésével járó felügyeletet. Ugyanakkor a vezetőknek is gondoskodniuk kell arról, hogy ügyfeleiknek és a vezetőségnek pontos és időszerű jelentéseket nyújtsanak be.
Sok vállalkozás számára elengedhetetlenek az időkövetési jelentések. A pontos időadatok értékes betekintést nyújtanak, függetlenül attól, hogy óradíj alapján számlázunk-e az ügyfeleknek, vagy a csapat termelékenységét elemezzük. A kulcs az, hogy olyan hatékony módszereket és eszközöket válasszunk, amelyek minimális erőfeszítéssel biztosítják a szükséges információkat.
A ClickUp időgazdálkodási funkciója robusztus funkciókészletet kínál, amelynek segítségével az időkövetés egyszerűvé válik, és a projektmenedzsment folyamat szerves részévé válik.
Fedezzük fel, hogyan segíthetnek ezek a funkciók a projekt időgazdálkodásának optimalizálásában.
💡Profi tipp: Győződjön meg arról, hogy alkalmazottai előzetesen hozzájárulnak az időkövetéshez. Hasznos tájékoztatni őket arról, hogy ez kizárólag a feladatokra fordított idő mérésére szolgál. Ez elősegíti a bizalom kiépítését alkalmazottai körében, és nem tekintik tolakodó gyakorlatnak.
Időkövetés és feladatbejelentkezés engedélyezése a ClickUp-ban
Az első lépés az időkövető funkció engedélyezése a munkaterületén. Az aktiválás után csapata közvetlenül a ClickUp-ban kezdheti el rögzíteni az órákat, és a munkafolyamat megszakítása nélkül követheti nyomon az órákat.
Az időkövetés a ClickUp-ban egyszerű. A feladat megkezdésekor egyszerűen kattintson az időzítőre. A ClickUp rögzíti az időt. A feladat befejezése után állítsa le az időzítőt, hogy rögzítse az órákat.
Azoknál a feladatoknál, amelyek nem illeszkednek az időzítőbe (például megbeszélések vagy kutatások), manuálisan is rögzítheti az időt. Ez biztosítja, hogy a munka minden percét rögzítsék a pontos jelentéshez.
Automatizált munkaidő-nyilvántartás
Az automatizált munkaidő-nyilvántartás időmegtakarítást jelenthet azoknak a csapatoknak, amelyek nagy mennyiségű feladatot kezelnek vagy komplex jelentési igényekkel rendelkeznek.
Csökkenti a hibák számát, és pontos, könnyen áttekinthető jelentéseket készít. Emellett az időnaplókat pontos munkaidő-nyilvántartásokká állítja össze. Ezzel időt szabadít fel a csapat tagjai és a vezetők számára.
A csapatok a munkájukra koncentrálhatnak, míg a vezetők valós időben láthatják a projekt előrehaladását és a csapat munkaterhelését.
Olvassa el még: A 10 legjobb szabadúszó időkövető szoftver 2024-ben
Integráció a Google Naptárral
🧠 Tudta-e: A munkavállalók közel 21%-a nem követi nyomon a megbeszéléseken töltött időt, ami az üzleti vállalkozásoknak átlagosan évi 32 000 dollár bevételkiesést jelent munkavállalónként.
Hogy ez könnyedén menjen, a ClickUp zökkenőmentesen integrálódik a Google Naptárral, így az egyik alkalmazásban végzett frissítések azonnal megjelennek a másikban is. Ezzel elkerülhető a két alkalmazás közötti váltogatás.
ClickUp projektidő-nyomon követés
- Feladatok létrehozása naptári eseményekből: A ClickUp projektidő-nyomon követésével a csapatok közvetlenül a Google Naptár eseményekből hozhatnak létre ClickUp feladatokat. Ez azt jelenti, hogy minden találkozó vagy megbeszélés nyomon követhető feladattá válik a ClickUp-ban.
- Az automatizálás kihasználása emlékeztetőkre: Automatizálja a közelgő eseményekre vonatkozó emlékeztetőket, és soha ne hagyjon ki egy fontos találkozót vagy határidőt. A ClickUp értesítéseket küld közvetlenül a munkaterületére, így szervezett maradhat és kézben tarthatja a menetrendjét.
- Események átalakítása végrehajtható feladatokká: Amikor megbeszélést ütemez, a ClickUp automatikusan létrehoz egy feladatot az összes releváns adattal, amelyhez további információkat is hozzáadhat, például napirendet, felelősöket, ellenőrzőlistákat és egyebeket. Ez központosítja az eseményeket és feladatokat, így könnyebb nyomon követni az időt anélkül, hogy eszközök között kellene váltani.
Egyedi jelentések készítése
A ClickUp időkövetési funkciójának egyik legerőteljesebb aspektusa az egyéni jelentések létrehozásának képessége.
Az egyéni jelentésekkel megtekintheti az egyes csapattagok összesített időkövetési naplóit, hogy megérthesse, mennyi időt töltöttek egy adott feladatra.
A ClickUp lehetővé teszi a jelentések testreszabását különböző mutatók alapján, például naponként, hétenként, havonta vagy bármely egyéni időszakban nyomon követett idő, a projekthez fordított teljes idő, az egyes feladatokra szánt idő vagy az egyes csapattagok termelékenysége alapján.
A projektmenedzserek számára az egyedi jelentések a következőket segítik:
- Azonosítsa a nagyobb figyelmet igénylő projekteket, értékelje a csapat munkaterhelését, és szükség szerint módosítsa az erőforrás-tervezést.
- Fedezze fel a hatékonyságnövelés lehetőségeit, és jobban előre jelezze a projekt ütemtervét.
- Kerülje el a projektekben előforduló visszaeséseket, mint például az erőforrások túlzott elosztása, a szűk keresztmetszetek, a csapat kimerültsége és a határidők elmulasztása.
Ez a folyamatos fejlesztés pontos tervezéshez, jobb erőforrás-elosztáshoz és végső soron sikeres projektekhez vezet.
Sablonok használata a hatékony időkövetéshez
A ClickUp sablonok könyvtárát kínálja, amelyek célja az időkövetési folyamatok egyszerűsítése. Ezek a sablonok testreszabhatók a projektek egyedi igényeinek megfelelően, biztosítva az időnaplózás és a jelentések konzisztenciáját a csapatok között.
ClickUp tanácsadó időkövető sablon
A ClickUp tanácsadói időkövető sablonja kifejezetten arra lett kialakítva, hogy segítse a tanácsadókat az idő hatékony kezelésében a különböző ügyfélprojektek során.
Az időkövető zökkenőmentesen integrálódik a ClickUp projektmenedzsment funkcióival, átfogó platformot kínálva a számlázható órák nyomon követéséhez, a termelékenység növeléséhez és az ügyfélkapcsolatok javításához.
Emellett egyszerűsíti a tanácsadók időkövetését is, lehetővé téve számukra, hogy könnyedén rögzítsék az órákat manuálisan vagy időzítők segítségével. Ez különösen értékes azoknak a tanácsadóknak, akik több projektet is kezelnek, mivel így biztosítható, hogy minden ügyfélnek végzett munka pontosan rögzítésre kerüljön.
Ezzel egyértelműen kategorizálhatók a számlázható és nem számlázható órák, ami megkönnyíti a pontos számlázást és a pénzügyi elszámolást.
ClickUp időallokációs sablon
A ClickUp időallokációs sablonja kiváló eszköz azoknak a projektmenedzsereknek is, akiknek több feladatot és csapattagot kell nyomon követniük. Ez a sablon lehetővé teszi, hogy előre beállítson kategóriákat a különböző típusú munkákhoz, például fejlesztés, tervezés és megbeszélések.
💡 Profi tipp: Több ügyfelet kezelő ügynökségek számára hasznos lehet az ügynökségi munkaidő-nyilvántartási sablonok bevezetése. Ezek a sablonok egységesítik az időkövetést a különböző ügyfelek és projektek között, így könnyebb biztosítani, hogy minden számlázható óra pontosan rögzítésre és jelentésre kerüljön.
Az időkövetés automatizálása
A ClickUp Automations leveszi a terhet a csapatáról a munkaidő nyomon követése terén. Beállíthatja az automatizálást úgy, hogy az automatikusan elinduljon, amikor egy feladat állapota „Folyamatban”ra változik, és leálljon, amikor a feladat „Befejezve”re van jelölve.
Ez a funkció automatikusan frissül, amikor a csapatok és a felelősségi körök megváltoznak, és biztosítja a projektek előrehaladását, miközben a csapatot mentesíti a rendszeres projektfrissítések megosztásának kötelezettsége alól.
Az automatizálás biztosítja a következetes időkövetést, csökkenti az emberi hibák számát és garantálja a pontos adatfelvételt.
Miért fontos az időkövetés és a jelentéskészítés?
Az időkövetési jelentések biztosítják az erőforrások optimalizálásához szükséges adatokat, és garantálják, hogy a projektek időben és a költségkereten belül befejeződjenek. Emellett hozzájárulnak a csapat termelékenységének és felelősségvállalásának javításához, valamint a bevételkiesés elkerüléséhez.
Nézzük meg ezeket részletesebben!
⏰ Ismerje meg az erőforrásigényeket
Az alkalmazottak munkaideje a forrásallokáció fontos mutatója. Az ingyenes időkövető alkalmazás segítségével könnyebben azonosíthatók azok a feladatok, amelyek folyamatosan túllépik a költségvetési becsléseket, így lehetőség nyílik a korai beavatkozásra.
Az időkövetés feltárhatja a személyzet készségeinek hiányosságait, rámutatva a további képzés szükségességére. Segít azonosítani azokat a feladatokat is, amelyekhez nem áll rendelkezésre elegendő erőforrás. A munkaterhelés egyenlőtlenségeinek azonosítása jelezheti a kiigazítások szükségességét, például a felelősségek újraelosztását vagy a feladatok igazságosabb megosztását.
Ezeknek a kérdéseknek a megoldásával pontosabb árajánlatokat készíthet, ami hosszú távon potenciálisan magasabb számlázási díjakhoz vezethet.
⏰ Javítsa a csapatok munkáját
Az alkalmazottak egy napban csak 2 óra 53 percig termelékenyek.
Az időkövető alkalmazás növelheti a koncentrációt, mivel a munkavállalók jobban tudatában vannak a feladatokra fordított óráiknak. Az időfelhasználásuk áttekintésével a munkavállalók azonosíthatják a mintákat és csökkenthetik a nem számlázható munkát.
Az időkövetés nem arról szól, hogy irreális elvárásokat állítsunk fel, hanem az önismeretről és az adatokon alapuló döntésekről. A megfelelő időkövető szoftver segítségével a csapatok gyakran rájönnek, hogy túl gyakran váltanak feladatot, vagy nem szánnak elég időt egy-egy feladatra.
A hatékonyságcsökkentő tényezők, például a felesleges értekezletek vagy a számlázható órákat pazarló folyamatbeli szűk keresztmetszetek azonosításával a csapatok apróbb módosításokat hajthatnak végre a munkafolyamatokban, és ezzel idővel jelentősen javíthatják az általános hatékonyságot.
👀 Bónusz: Használjon munkaidő-nyilvántartási sablonokat, hogy minden csapattag ugyanúgy rögzítse az idejét. Ez megkönnyíti a trendek azonosítását és az adatokon alapuló döntések meghozatalát.
⏰ Ismerje meg csapata teljesítményét
Az időkövető alkalmazások részletes információkat nyújtanak az alkalmazottak teljesítményéről. Ezen adatok elemzésével azonosíthatja a leghatékonyabb munkatársakat, és elismerheti hozzájárulásukat. Ez az elismerés javítja a morált, és ösztönzi a folyamatos magas teljesítményt.
Az időkövetés nemcsak a legjobban teljesítőket azonosítja, hanem a erősségeket és gyengeségeket is feltárja. A nyomon követett időbejegyzések, szokások és minták segíthetnek azonosítani azokat a területeket, ahol a munkavállalóknak nehézségekkel kell szembenézniük.
Ez az információ lehetővé teszi, hogy célzott támogatást nyújtson és segítse őket a hatékonyságuk javításában.
⏰ Készítsen nyilvántartást az eltöltött időről
Az időkövetés nemcsak összefoglaló adatokat nyújt, hanem részletes feljegyzést is készít a csapat munkájáról.
Ha például egy ügyfél kérdőjelezi meg a projekthez fordított munkaidőt, akkor készíthet egy jelentést, amely világosan bemutatja az elvégzett konkrét feladatokat és a ráfordított időt. Ezek az adatok segíthetnek a költségek igazolásában és az ésszerűtlen elvárások kezelésében. Az olyan iparágakban, mint az építőipar, ahol gyakoriak az ellenőrzések, az időkövetés elengedhetetlen ahhoz, hogy bizonyítani lehessen az erőforrások hatékony felhasználását.
A végzett munka és az ahhoz szükséges idő pontos nyilvántartása elengedhetetlen a szabályok betartásának igazolásához és a pénzpazarlás vádjának elkerüléséhez.
⏰ Kerülje el a bevételkiesést és számlázzon pontosan az ügyfeleknek
Az időkövetési adatok feltárják a bevételeket csökkentő problémákat, mint például a nem hatékony munkafolyamatok, a túlzott létszám, a ritka előrehaladás-ellenőrzés és egyebek.
Ezek a problémák gyakran összefüggenek egymással. A nem hatékony munkafolyamatok túlzott létszámhoz vezethetnek, ami viszont növeli a általános költségeket, a ritka ellenőrzés pedig a projektek késedelméhez vezet.
Az időkövető szoftver a következőket tudja megoldani:
- A munkafolyamat szűk keresztmetszeteinek azonosítása: Pontosan meghatározza, hol pazarolják az időt.
- Optimalizálja a személyzeti létszámot: Meghatározza, hogy az erőforrások elosztása összhangban van-e a munkaterheléssel.
- Javítsa a projekt előrehaladásának frissítéseit: A csapatok jobban tudják kommunikálni a határidők betartására való képességüket.
Az időkövető szoftver segít a projektadatok történeti nyilvántartásának létrehozásában. Láthatja, hogy a projektek mennyi időt vettek igénybe, mennyibe kerültek és mennyire voltak jövedelmezőek. Ez az információ segíthet abban, hogy ügyfeleinek részletes és átlátható számlákat állítson ki.
A ClickUp jelentéskészítési funkcióival összehasonlíthatja az egyes feladatokra fordított időt a rájuk elkülönített költségvetéssel. Ez lehetővé teszi, hogy azonosítsa azokat a területeket, ahol túlköltekezés történhet, és korrekciós intézkedéseket tegyen, mielőtt a projekt túllépné a költségvetést.
Továbbá, a PTO-nyomonkövető szoftver integrálásával biztosítható, hogy a számlázható és nem számlázható órák is figyelembe vételre kerüljenek, így pontosabb képet kaphat csapata rendelkezésre állásáról és munkaterheléséről.
⏰ Építsen bizalmat a csapat működésének átláthatóságával
Az időkövetési adatok elősegíthetik a bizalom és az átláthatóság kialakulását a szervezeten belül, ami mind a munkavállalók, mind a vezetők számára előnyös. A munkaidő átláthatóságának biztosítása csökkentheti a mikromanagementtel kapcsolatos aggályokat is. A megfelelő időkövető szoftver segítségével a vezetők folyamatosan tájékozottak maradnak a projekt tevékenységéről, így biztosítva, hogy a megfelelő feladatok kapjanak prioritást.
Az időkövetés gyakran csökkenti a gyakori ellenőrzések szükségességét, így a munkavállalók bizalmat és felelősséget éreznek a munkájukban. Végül, amikor mind a vezetők, mind a csapat tagjai követik az időt, ez egyenlő feltételeket teremt és erősíti a kapcsolatokat.
Könnyedén nyomon követheti az órákat a ClickUp segítségével
Az időkövető szoftverek használata sikeres projektmenedzsmenthez vezethet. Biztosítja a munkafolyamatok optimalizálásához, a termelékenység javításához és a projektek határidőre és költségkereten belüli befejezéséhez szükséges információkat.
A ClickUp időkövetési funkciói úgy lettek kialakítva, hogy zökkenőmentesen integrálódjanak a meglévő munkafolyamatába, biztosítva a hatékonyabb időgazdálkodáshoz szükséges rugalmasságot.
Akár vállalkozás tulajdonosa, akár komplex projekteket felügyel, a ClickUp minden szükséges eszközt biztosít ahhoz, hogy minden a terv szerint haladjon. Pontosan rögzítse az órákat, készítsen egyedi jelentéseket, és használja a sablonokat, hogy a munkaidő rögzítésre kerüljön, és csapata a lehető leghatékonyabban működjön.
A ClickUp segítségével az időkövetést egy hétköznapi feladatból a projekt sikerét elősegítő hatékony eszközzé alakíthatja.
Kezdje el még ma ingyenesen használni a ClickUp-ot!