A Világgazdasági Fórum szerint az összes munkahely negyede várhatóan megváltozik az elkövetkező öt évben. Ez azt jelenti, hogy azoknak a 25%-a, akik ma rendkívül képzettek a munkájukban, a évtized végére már nem biztos, hogy azok lesznek.
Ha még nem küzd ezzel a problémával, minden szervezet hamarosan szembesülni fog a készségekkel kapcsolatos problémákkal. Ez csupán idő kérdése. Ezért a munkahelyi készségekkel kapcsolatos problémák azonosításának és proaktív kezelésének képessége a legnagyobb versenyelőnyévé válhat.
Nézzük meg, hogyan teheti ezt meg. 📚
A „készségbeli probléma” megértése
A „készségprobléma” kifejezés a játékok világából származik, és gyakran pejoratív értelemben használják azokról, akik nem tudják teljesíteni a játék nehéz szintjeit. A „készségproblémának tűnik” kifejezés egyfajta gúnyos megjegyzés a játékosok közösségeiben.
Azóta a kifejezés az üzleti világban mindennapossá vált – egy üzleti kihívás leírására használják.
Mi az a készségbeli probléma?
A munkahelyen a készségekkel kapcsolatos probléma az alkalmazott jelenlegi képességei és a munkakör betöltéséhez szükséges képességek közötti különbség. Ez a különbség lehet egy személy technikai készségeiben, tudásában, eszközökkel való jártasságában, viselkedési készségeiben stb.
Mi okozza a készségekkel kapcsolatos problémákat?
Számos belső, külső és piaci tényező okozhat készségekkel kapcsolatos problémákat a szervezeteknél. Íme néhány közülük.
Technológiai fejlődés
A technológia olyan gyorsan fejlődik, hogy nehéz lépést tartani vele. Például a digitális átalakulás korszakában hatalmas készséghiány alakult ki a felhőtechnológia terén, miközben a mainframe-ek terén elterjedt kompetenciák feleslegessé váltak.
Az üzleti fejlődés
Az üzleti modellek és a működési struktúrák változnak. A távoli és hibrid csapatok ma már mindenhol jelen vannak.
Tegyük fel, hogy valaki nem érzi magát kényelmesen a Slackhez hasonló szövegalapú együttműködési eszközök, a Zoomhoz hasonló videokonferencia-szoftverek használatával, vagy a távoli munkavégzésre specializálódott csapattal való aszinkron munkavégzéssel. Ebben az esetben viselkedési készségbeli problémája lehet.
Új rendszerek megjelenése
Erre kiváló példa a GenAI. Például az AI művészeti eszközökkel, amelyek páratlan sebességgel és minőséggel hoznak létre terveket, a tervezők készségei is fejlődni fognak, és képesek lesznek jól irányítani a folyamatot. Azok, akik nem tudnak szöveggel dolgozni vagy megtanulni a prompt engineeringet, készségbeli problémákkal szembesülhetnek.
Új készségek iránti igény
A tudásalapú munka ma a világszerte leggyorsabban növekvő munkatípus. A Wall Street Journal megállapítása szerint „a tudásalapú munkák terén több új munkahely jött létre, mint bármelyik másik évben az 1980-as évek óta – évente körülbelül 1,9 millió”.
Ez a változás egyre nagyobb igényt teremt olyan kognitív készségek iránt, mint a kritikus gondolkodás, a logikai érvelés, a meggyőzőképesség stb., amelyek nemcsak nehezen találhatók, hanem értékelésük is kihívást jelent. Ezeknek a készségekkel kapcsolatos problémáknak hatalmas hatása lehet a munkavállalók termelékenységére.
Hogyan hatnak a készségekkel kapcsolatos problémák az üzleti tevékenységre?
Alapvetően, ha valaki nem rendelkezik a munkavégzéshez szükséges készségekkel, akkor kudarcot fog vallani. Azonban a készségekkel kapcsolatos üzleti dilemmák nem ennyire feketék-fehérek.
Nézzünk meg néhány példát, hogyan nyilvánul ez meg.
Rossz eredmény: Bármely területen a készségek hiánya rossz eredményeket hoz. A problémamegoldó készségekkel nem rendelkező ügyfélszolgálati vezető valószínűleg elégedetlenséget fog kiváltani a felhasználók körében. A készségproblémákkal küzdő értékesítő kevesebb üzletet fog kötni. A készségproblémákkal küzdő író nem lesz képes meggyőző vagy vonzó tartalmakat létrehozni.
Késedelmek: A készségekkel kapcsolatos problémák késedelmet okozhatnak a teljesítésben, mivel az érintett személynek meg kell tanulnia, hogyan kell elvégezni a feladatot. Például egy fejlesztő tudhatja, hogyan kell Python nyelven programozni, de nem érti annak alkalmazását az adattudományi felhasználási esetekben. A tanulás és a felzárkózás időbe telik.
Minőségi problémák: A megfelelő készségek hiányában a teljesítés minősége nem lesz ideális. Ha az alkalmazás tervezője nem rendelkezik megfelelő készségekkel ahhoz, hogy szándékát egyértelműen kifejezze és átadja a fejlesztőnek, a kész termék nem fogja elérni a kívánt színvonalat.
Lehetőségek elvesztése: Izgalmas lehetőségek veszhetnek el, ha nincs meg a szükséges készség azok kihasználásához. Ha egy készségproblémákkal küzdő csapat kétszer annyi időt vesz igénybe egy projekt megvalósításához, akkor csak a potenciális bevétel felét tudja elérni.
Az üzleti vezetők tisztában vannak ezzel, és elkezdtek olyan rendszereket kidolgozni, amelyekkel kezelni tudják ezt a problémát. Az egyik legfontosabb változás a teljesítménymutatók terén történt.
A hagyományos termelékenységi mutatók mellett a szervezeti vezetés a készséghiány áthidalása érdekében ösztönzi a munkavállalói felmérések, a 360 fokos visszajelzések, a szerepprofilok stb. használatát. Ez azonban csak a kezdet.
A készségekkel kapcsolatos problémák hatékony leküzdése érdekében a szervezeteknek fenntartható képességeket kell kiépíteniük azok azonosítására és kezelésére. Az első lépés ennek érdekében annak megismerése, hogy milyen típusú készségekkel kapcsolatos problémák merülhetnek fel.
A munkahelyi készségekkel kapcsolatos problémák típusai
Nem minden készségbeli probléma egyforma. A munka jellegétől függően a készségbeli problémák számtalan formában jelentkezhetnek. Mi a leggyakoribb típusokat vettük át.
Technikai készségekkel kapcsolatos problémák
A technikai készségek egy adott feladat/munkakörhöz kapcsolódó speciális ismeretek, szakértelem vagy alapvető kompetenciák. Egy író számára a nyelvtani és szintaxis szabályok ismerete technikai készségnek minősül. Egy fejlesztő számára a programozási nyelv elsajátítása alapvető kompetencia példája.
Ez minden munkához elengedhetetlen alapvető készség, amely nélkül nem lehet produktívnak lenni.
Tudáshiányos problémák
Tudáshiányról akkor beszélünk, amikor egy személy nem rendelkezik a munkája elvégzéséhez szükséges összes információval. Hogy egyértelmű legyen: ez nem azt jelenti, hogy a vállalat nem osztja meg a belső információkat, hanem azt, hogy a munkavállaló nem rendelkezik az adott pozícióban elvárt alapvető ismeretekkel.
Például egy Instagrammal nem ismerős marketingmenedzser vagy a legújabb szabályozásokkal nem ismerős ügyvéd készségbeli problémákkal fog szembesülni.
Az egyes szerepekhez szükséges tudás az a megfoghatatlan kontextus, amelyben a csapat minden tagja dolgozik. A tudásbeli problémák zavart, félreértéseket és káoszt okozhatnak, ami drámai hatással lehet a teljesítményre.
Soft skill problémák
A soft skill-ek, más néven viselkedési készségek, olyan interperszonális képességek, amelyek zökkenőmentes, gyümölcsöző interakciókat, együttműködéseket és kommunikációt tesznek lehetővé. Egy projektmenedzser számára a gyenge szervezési készségek jelenthetnek problémát. Egy csapatvezető számára pedig a konstruktív visszajelzés adásának képtelensége lehet problémás.
Ezek a készségek képezik azt a kötőanyagot, amely összetartja a szervezetet. A soft skill-ek hiánya nem mindig jelent teljes akadályt, de jelentősen befolyásolhatja a termelékenységet, a minőséget, a teljesítményt és a csapat morálját.
Adaptív készségekkel kapcsolatos problémák
A mai, zavarok által jellemzett üzleti környezetben az alkalmazkodóképesség a legfontosabb. Ha nem tud alkalmazkodni, nehezen fog fejlődni. Ez azt jelenti, hogy az alkalmazkodóképesség különböző területein kell fejlesztenie készségeit, ideértve a kritikus gondolkodást, a logikai érvelést, a döntéshozatalt, a folyamatos tanulást és egyebeket.
Például egy feladatkezelési készségekkel nem rendelkező tudásmunkás vagy egy határozatlan és lassú döntéshozatalra hajlamos termékmenedzser egyaránt alkalmazkodási problémákkal küzd.
Az alkalmazkodó készségek elengedhetetlenek a mindennapi munkahelyi életben. Ezek nélkül a munkavállalók könnyen túlterheltek, stresszesek vagy kiégettek lesznek, és gyakran nem kérnek segítséget.
De hogyan lehet megállapítani, hogy valakinek hiányoznak-e a döntéshozatalhoz szükséges technikai készségek vagy a következmények elképzeléséhez szükséges alkalmazkodási készségek? Derítsük ki!
Hogyan lehet azonosítani a készségekkel kapcsolatos problémákat?
Mint láttuk, a készségekkel kapcsolatos problémák rendkívül összetettek és nehezen meghatározhatók. Emellett szubjektívek és érzelmi töltetűek is, mivel emberekről alkotunk véleményt. Az előítéletek kiküszöbölése érdekében egyértelmű és objektív folyamatra van szükség a készségekkel kapcsolatos problémák azonosításához.
Íme egy keretrendszer, amelyet felhasználhat.
Végezzen munkaköri elemzést: Vizsgálja meg a szervezet minden munkakörét. Határozza meg azok rövid és hosszú távú céljait. Készítsen listát az egyes munkakörökhöz jelenleg és a jövőben szükséges készségekről.
Például itt találhat egy listát a termékmenedzsmenthez szükséges készségekről. Ez alapján elvégezheti a vállalatában betöltött pozíciókhoz szükséges készségek elemzését.
A munkakörspecifikus képességekhez próbálja ki a ClickUp technikai készségek mátrix sablonját. Ez a kezdőknek is könnyen használható és nagymértékben testreszabható sablon lehetővé teszi, hogy rendszeresen nyomon kövesse az egyes alkalmazottak készségeit és azonosítsa a hiányosságokat.
Gyűjtse össze az érdekelt felek véleményét: Kérje meg a vezetőket és a csapatvezetőket, hogy készítsenek listát a csapataikban meglévő összes készségről. Gyűjtse össze a minőségi visszajelzéseket arról, hogy hol látnak készségbeli problémákat. Ha lehetséges, konzultáljon az ügyfelekkel és a külső érdekelt felekkel a megállapításairól, hogy átfogóbb képet kapjon.
Kérdezze meg alkalmazottait: Az alkalmazottak alapos megkérdezése segít megérteni, hogy ők hogyan látják magukat.
Értékelések elvégzése: Ha kétségei vannak, végezzen készségértékeléseket, például kvízeket, gyakorlati vizsgákat és játékos szimulációkat. Használhat alkalmazotti monitoring szoftvert is az idő vagy a követett folyamatok nyomon követésére.
Rendezze el eredményeit és gyűjtsön információkat a ClickUp készséghiány-elemzési sablonjával. Ez a középhaladó szintű sablon lehetővé teszi a készségek kategorizálását, fontosságuk hozzárendelését, célpontszámok meghatározását és lehetséges intézkedések meghatározását.
Térképezze fel ezeket a készségeket: Most hasonlítsa össze egymás mellett a szükséges és a rendelkezésre álló készségeket. Készítsen listát azokról a készségekről, amelyek jelenleg hiányoznak, és amelyekkel a jövőben nehézségekbe ütközhet.
Ezzel tisztán láthatja a készségekkel kapcsolatos problémákat. Most pedig itt az ideje, hogy megoldja őket. Ha a készségekkel kapcsolatos problémák megoldása érdekében új munkatársakat szeretne felvenni, próbálja ki a ClickUp készségek feltérképezésére szolgáló sablonját, hogy javítsa a jelöltek minőségét.
A felvétel azonban nem az egyetlen megoldás. A meglévő munkaerőt is fejleszteni kell, és fel kell készíteni őket a jövőbeli sikerre. Nézzük meg, hogyan.
A készségekkel kapcsolatos problémák kezelése
Ha úgy gondolja, hogy „tudom, hogy vannak készségbeli problémáink, de ez elkerülhetetlen, és mi így is jól teljesítünk”, akkor gondolja át újra. A Világgazdasági Fórum számításai szerint a készségbeli problémák megoldása 2030-ig 6,5 billió dolláros GDP-növekedést eredményezhet.
Akkor lássunk hozzá! Miután azonosította a készségekkel kapcsolatos problémákat, az egyetlen megoldás a készségek fejlesztése. Íme néhány ötlet és módszer azok megvalósításához, a megfelelő eszközökkel, például a ClickUp tudásmenedzsment szoftverrel.
1. Célzott képzési programok kidolgozása
A legtöbb azonosított készségbeli probléma megoldható célzott képzéssel és oktatással, a legmegfelelőbb formában. Néhány példát alább talál.
Interaktív workshopok: A munkahelyi kommunikációs kihívások workshopok segítségével oldhatók meg. Összehozhatja a csapatot egy közös munkára, ahol a moderátorok bemutathatják a különböző helyzetekre adható válaszokat.
Szervezeti útmutatók: Keretrendszereket és bevált gyakorlatokat állíthat fel a munkahelyi írásbeli kommunikációs készségek fejlesztésére. Ez lehet olyan egyszerű, mint egy stílusúti útmutató elkészítése, vagy a csapatnak egy ellenőrzőlista átadása, amelyet az írásbeli kommunikáció során követniük kell, például értékesítési e-mailek, marketingkampányok, közösségi média bejegyzések stb. esetén.
A ClickUp Docs kiváló hely a stratégiák összeállítására és azok elérhetővé tételére a releváns csapat tagjai számára. Emellett összehozhatja a témában jártas szakértőket, hogy közösen dolgozzanak az anyagokon.
Külső tanúsítványok: Ha meg akarja tanítani valakinek, hogyan lehet jobb programozóvá válni, beíratkozhat külső képzésekre. Beíratkozhat AWS vagy Microsoft Azure eszközökkel kapcsolatos tanúsítványokra is, hogy áthidalja a tudásbeli hiányosságokat.
2. Támogassa a mentorálást
A mentorálás strukturált módszert kínál a munkavállalóknak, hogy tapasztaltabb kollégáiktól útmutatást és támogatást kapjanak. Ez a kapcsolat segíthet a mentoráltaknak azonosítani készségeik hiányosságait és stratégiákat kidolgozni azok önálló leküzdésére.
Ha azonban mentori segítségével szeretne megoldani konkrét készségekkel kapcsolatos problémákat, fontos, hogy stratégiai megközelítést alkalmazzon. Íme, hogyan.
Tervezze meg mentorprogramját
Határozza meg egyértelműen a struktúrát. Tartalmazza a következőket:
- Hogyan párosítják a mentorokat és a mentoráltakat?
- Milyen gyakran fognak találkozni?
- Mennyi ideig tartanak a találkozók?
- Hogyan fognak találkozni, egyénileg vagy csoportosan?
Célok és elvárások meghatározása
A mentorprogram elsődleges célja a készségekkel kapcsolatos problémák kezelése. Ezért ösztönözze a mentort és a mentoráltat, hogy erre vonatkozó célokat tűzzenek ki. Például egy cél lehet: „Megtanulni döntéseket hozni és azokat magabiztosan bemutatni a felső vezetésnek 2025 februárjáig”.
Ennek alapján a mentor képezheti a mentoráltat önmenedzsment készségek, döntéshozatali gyakorlatok, meggyőzés, kommunikáció stb. terén.
Használjon olyan eszközt, mint a ClickUp Goals, hogy ezek a célok mindig láthatóak legyenek. Ezeket a célokat fel is bonthatja feladatokra, amelyek teljesítése hozzájárul a célok eléréséhez.
Mentorok képzése
A mentorálás képessége szintén készségbeli probléma lehet. Ezt megelőzheti a mentorok rendszeres képzésével a következő témákban:
- Aktív hallgatás
- Visszajelzések ösztönzése
- Együttműködésen alapuló problémamegoldás
- Személyes tapasztalatok megosztása
- A mentorálási megközelítés testreszabása a mentorált igényeihez
- A haladás mérése és optimalizálása
A ClickUp Dashboards egy remek eszköz a különböző mutatók alapján elért előrehaladás mérésére. Testreszabhatja a műszerfalakat a választott widgetekkel, és valós időben követheti nyomon a frissítéseket.
3. Támogassa a folyamatos tanulás kultúráját
A Deloitte megállapítása szerint azok a vállalkozások, amelyek folyamatos tanulási lehetőségeket biztosítanak, 92%-kal nagyobb valószínűséggel innovatívak és 37%-kal termelékenyebbek. A készségekkel kapcsolatos problémák hatékony kezeléséhez hozzon létre olyan kultúrát, amely értékeli és támogatja a folyamatos tanulást.
Vegye fel a tanulást a vállalati célok közé: Vegye fel a tanulást a munkavállalók KPI-jei közé. A kulcsfontosságú eredményterületek 10-15%-át szánhatja a továbbképzésre.
Ösztönözze a kíváncsiságot: Hozzon létre egy biztonságos környezetet, ahol Ön és alkalmazottai kérdéseket tehetnek fel, új ötleteket vizsgálhatnak, kísérletezhetnek és tanulhatnak a hibákból, anélkül, hogy félniük kellene az ítélkezéstől. Ez nem feltétlenül kell, hogy minden alkalmazottat érintő megbeszélések vagy értekezletek keretében történjen.
Ezek a beszélgetések valós időben és kontextusban zajlanhatnak egy olyan együttműködési eszközzel, mint a ClickUp. A ClickUp Chat nézet összesíti az összes beszélgetést, hogy a mentorok és a mentoráltak könnyen hozzáférhessenek azokhoz, és később oda összpontosíthassák figyelmüket.
Támogassa az önképzési lehetőségeket: fizessen elő e-learning platformok vagy tanúsítványok előfizetéseit, hogy alkalmazottai tanulhassanak és fejlesszék készségeiket. Hasznos lehet könyvek vásárlására, konferenciák látogatására stb. szánt költségvetés is, amely informális tanulást tesz lehetővé. A tanulási és fejlesztési támogatás vagy ösztöndíj jelzi alkalmazottai számára, hogy Ön befektet a fejlődésükbe és a jövőre való felkészültségükbe.
Például egy újonnan kinevezett csapatvezetőnek vagy egy másik iparágból érkező műszaki vezetőnek segítségre lehet szüksége a vezetői készségek fejlesztésében. Ilyen esetekben az önálló tanulás lehet a leghatékonyabb módszer.
4. Készítsen tanulásorientált értékeléseket
Az emberek azokra a feladatokra koncentrálnak, amelyek alapján értékelik őket. Tegye a tanulást és a továbbképzést a csapatának egyik legfontosabb teljesítménymutatójává.
Például, ha az év végi teljesítményértékelés nem tartalmaz tanulási célokat, akkor nincs ösztönző a továbbképzésre. Használjon készségkezelő szoftvert, hogy következetesen elvégezze a következőket:
- Vegye fel a tanulási célokat minden egyes alkalmazott számára
- Rendszeresen ellenőrizze a tanulási célok elérésének előrehaladását.
- Ösztönözze őket arra, hogy a tanultakat alkalmazzák a gyakorlatban, és értékeljék a teljesítmény javulását.
A fenti feladatok úgy tűnhetnek, mintha a tanulási és fejlesztési csapat teljes munkaidős feladata lenne. Sok szempontból ez is így van. Azonban a készségekkel kapcsolatos problémák megoldásába való befektetés rendkívüli előnyökkel jár.
A készségekkel kapcsolatos problémák kezelésének előnyei és kihívásai
A készségekkel kapcsolatos problémák kezelése a következő előnyökkel jár a szervezet számára:
- A gyorsabb és jobb munkavégzésnek köszönhetően megnövekedett termelékenység
- A jelentősebb együttműködés eredményeként javuló csapat hatékonyság
- Jobb problémamegoldó készségek a szervezet hierarchiájának minden szintjén
- Boldogabb alkalmazottak, akiket a növekedési lehetőségek motiválnak
- Nagyobb munkával való elégedettség, jobb hangulat és alacsonyabb fluktuáció
Ez azonban nem mindig olyan egyszerű. A készségekkel kapcsolatos problémák kezelése számos kihívást is jelent.
Először is, a „készségbeli problémák” nem mindig kellemes téma. Ha egy alkalmazottnak azt mondjuk, hogy készségbeli problémája van, az olyan, mintha megdorgálnánk. Ennek leküzdéséhez empátiára és kitartásra van szükség.
Gyakran előfordul, hogy a szervezetek nem rendelkeznek a munkatársak képzéséhez/mentorálásához szükséges erőforrásokkal. A vezetők és a magas beosztású alkalmazottak is túlterheltek a munkával, így nincs idejük másoknak segíteni.
Emellett ott van még a készséghiány azonosításának alapvető problémája is. Ehhez hozzájön még a Dunning-Kruger-effektus, amelynek következtében az alacsony képességű vagy tudású egyének túlbecsülik kompetenciájukat. Ez az elfogultság továbbra is fenntartja a készséghiányt és korlátozza a fejlődési lehetőségeket.
A ClickUp segítségével a készségek már nem jelentenek problémát
Azt mondják, a változás elkerülhetetlen. A technológia változni fog. Az olyan átalakító eszközök, mint a GenAI, továbbra is megjelennek majd. A nem kreatív munkák nagy része automatizálásra kerül. A ma népszerű készségek hamarosan elavulnak.
Ezért minden szervezet számára, amely sikeres akar lenni, a készségekkel kapcsolatos problémák kezelése elengedhetetlen.
Ennél is fontosabb, hogy a készségekkel kapcsolatos problémákat stratégiai, szervezett és emberközpontú módon kell kezelni. Ki kell dolgoznia a képzési terveket, oktatási anyagokat kell készítenie, tanulási projekteket kell létrehoznia, célokat kell kitűznie, a haladást kell nyomon követnie és még sok minden mást. Csak így lehet fenntartható megoldást találni a készségekkel kapcsolatos problémákra.
Ehhez és még sok máshoz egy robusztus projektmenedzsment eszközre van szükség, mint például a ClickUp. A ClickUp szilárd tudásmenedzsmenttel, feladatkezeléssel, időgazdálkodással, számos készségmátrix-sablonnal és hatékony mesterséges intelligenciával rendelkezik, így minden megvan benne, amire szükséged van a jövőre való felkészüléshez.
Hatékonyan tervezze, kezelje és fejlessze a szervezetén belüli tehetségeket. Próbálja ki még ma ingyen a ClickUp alkalmazást.