Hogyan készítsünk erőforrás-lebontási struktúrát?

Anthony Bourdain, híres séf és író, a brigádrendszert alkalmazta konyhájában. A konyhát az ételek elkészítéséhez szükséges állomásokra osztotta fel. Minden állomáson sous chefek, szakácsok és asszisztensek dolgoztak, saját alapanyagokkal, eszközökkel és munkaterülettel.

Ezzel a struktúrával, mondja, „egy nagy, forgalmas konyha sok-sok feladatát még a vacsoraidő csúcsforgalmában is egyetlen személy, a séf tudta irányítani és koordinálni”.

Az üzleti világban egy ilyen hierarchiát erőforrás-lebontási struktúrának neveznek. Mi is az? Nézzük meg!

Az erőforrás-lebontási struktúra megértése

Az erőforrás-lebontási struktúra (RBS) egy hierarchikusan szervezett lista, amely tartalmazza a projekt megvalósításához szükséges összes erőforrást. Ezek az erőforrások lehetnek emberi, anyagi, pénzügyi, információs erőforrások, sőt időerőforrások is.

Ez egy erőforrás-kezelő eszköz, amelyet általában több szinten szerveznek, a projekt célja a legfelső szinten, és a különböző erőforrás-kategóriák minden egyes szakaszban elágaznak. Minden olyan erőforrást lefed, amely pénzbe kerül, kivéve magát a pénzt.

A legfontosabb, hogy az RBS nem egy sziget. Szorosan együttműködik különböző projekttervezési tevékenységekkel, mint például a munkafelosztási struktúra, kockázatfelosztási struktúra stb. Íme, hogyan.

A munkamegosztási struktúra (WBS) az a dokumentum, amely a munkát kis, kezelhető feladatokra bontja. Egy jó RBS ennek a dokumentumnak felel meg, és felvázolja, hogy melyik szakaszban milyen erőforrásokra lesz szükség.

Például, ha egy szoftverfejlesztési projektet a minimálisan életképes termék (MVP) szakaszra, az 1., 2. és így tovább szakaszokra bontják, az RBS felsorolja az egyes szakaszokban szükséges erőforrásokat. Az MVP szakaszban a következőkre lehet szükség:

Miután az MVP elkészült és a termék már elérhető, további erőforrásokra lehet szükség, például:

Az RBS egy másik szempont, amellyel összhangban van, a kockázati bontási struktúra. A munka minden szakaszában vannak kockázatok. Számos ERP szoftvereszköz összekapcsolja az RBS-t, a WBS-t és a kockázati bontási struktúrát, hogy teljes képet adjon.

Például az MVP szakaszban előfordulhatnak teljesítménybeli problémák. Ha több csapattag is dolgozik az MVP-n, biztonsági kockázatokkal szembesülhet. Ha felhasználói információkat gyűjt, adatvédelmi kockázatok merülhetnek fel.

Az erőforrás-lebontási struktúra tartalmazza az egyes szakaszokban ezeknek a kockázatoknak a csökkentéséhez szükséges elemeket. Az MVP szakaszban az RBS valószínűleg további erőforrásokat fog tartalmazni a felhőalapú infrastruktúrához. Ha jelentős előrelépés történik, az RBS biztonsági mérnököket vagy tanácsadókat is felvehet a listára.

Miután áttekintettük az erőforrás-lebontási struktúra alapjait, nézzük meg, hogyan használják azt a projektmenedzsmentben.

Az RBS szerepe és fontossága a projektmenedzsmentben

Az erőforrás-felosztási struktúra egyike azoknak a számos keretrendszereknek, amelyeket a projektmenedzserek a tervezéshez és a végrehajtáshoz használnak. Kritikus szerepet játszik a projekt teljes életciklusa során. Íme, hogyan.

Erőforrás-elosztás

Ha tudja, milyen erőforrásokra van szüksége a projekt megvalósításához, akkor a megfelelő időben felveheti, kiképezheti és eloszthatja a megfelelő erőforrásokat. Az RBS útmutatóként szolgál az erőforrások elosztásához a projekt során.

Például, ha az RBS szerint a harmadik sprinthez további fejlesztőkre van szükség, a projektmenedzser jó előre megkeresheti a megfelelő erőforrásokat.

Ütemezés

Bár az ütemezésre nagyobb hatással van a munkamegosztási struktúra, mint az RBS, az utóbbi mégis kulcsfontosságú szerepet játszik. A WBS és az RBS együttes vizsgálatával a projektmenedzserek az erőforrások rendelkezésre állása alapján ütemezhetik a munkát.

Például, ha csak egy Scala fejlesztője van, aki éppen egy másik projekten dolgozik, amikor szüksége van rá, akkor az RBS segítségével átütemezheti a munkát az ő rendelkezésre állása alapján, ahelyett, hogy további embereket alkalmazna.

Munkaterhelés-elosztás

Az erőforrás-lebontási struktúra előre meghatározza, mire van szüksége a projektnek: hány emberre, mennyi időre, milyen időszakban stb. Ha a fejlesztési fázisban maximális erőforrásokra van szükség, akkor további tehetségeket vehet fel/be, és egyenletesen oszthatja el a munkaterhelést.

Kockázatkezelés

Lényegében az erőforrás-felosztási struktúra egy előrejelzés. A jelenlegi követelmények alapján meghatározza a jövőbeli igényeket. Ez számos projektmenedzsment kockázatot csökkent, például:

Egy jó RBS előre jelzi ezeket a lehetőségeket, és segít vészhelyzeti tervek kidolgozásában, ha azok bekövetkeznek.

Kritikus út elemzés

A kritikus út módszer egy projektmenedzsment technika, amely azonosítja a függő feladatok leghosszabb sorozatát a projekt minimális időtartamának kiszámításához. Az RBS ugyanezt teszi a minimálisan szükséges erőforrások meghatározásához.

A projekt ütemezésének, a munkaterhelés elosztásának, a kockázatkezelésnek és egyebeknek az optimalizálásához egy robusztus erőforrás-lebontási struktúrára van szükség. Íme a lépésről lépésre bemutatott útmutató az ilyen struktúra létrehozásához.

Erőforrás-lebontási struktúra létrehozása

Az RBS egy lista azokról az erőforrásokról, amelyek egy projekt megvalósításához szükségesek. Egyszerűnek tűnik, nem igaz? Nos, a projekt jellegétől függően ez nagyon bonyolult is lehet. A teljesség kedvéért próbálja ki a következő lépéseket, amelyeket a ClickUp erőforrás-kezelő szoftvere ügyesen támogat.

1. Határozza meg a projekt eredményeit

Kezdje azzal, hogy világosan meghatározza a projekt céljait és a hozzájuk tartozó eredményeket. Ha a célja egy x funkcióval rendelkező MVP elkészítése egy adott határidőre, akkor térképezze fel a teljesítendő feladatokat és alfeladatokat. Ha már létezik WBS, akkor azt használja.

Ha még nem tette meg, határozza meg a projekt hatókörét. Hívja össze a projekt összes fontos érdekelt felét, hogy megbeszéljék az elvárásokat és a várható eredményeket.

A gyors kezdéshez próbálja ki a ClickUp Project Scope Whiteboard Template sablonját. Használja azt a különböző érdekelt felektől származó tevékenységekkel, feladatokkal és határidőkkel kapcsolatos információk összegyűjtésére. Összegezze az információkat, és rendezze azokat vizuálisan a későbbi hivatkozáshoz.

Töltse le ezt a sablont

2. Az erőforrás-kategóriák azonosítása

Kezdje azzal, hogy meghatározza az erőforrások elsődleges kategóriáit, amelyek az RBS legfelső szintű ágait fogják alkotni. Ez lehet:

Ne feledje, hogy az RBS egy hierarchia. Ezért ossza fel az erőforrásokat az egyes elsődleges erőforráskategóriák alatt található konkrét összetevőkre. Például a humán erőforrások tovább bonthatók a következőkre:

Ha a projekt elég nagy, akkor tovább is mélyülhet. Például lehet egy UX vezetője, aki egy UX csapatot irányít, amely UI tervezőből, animációs tervezőből, márkatervezőből stb. áll.

Töltse le ezt a sablont

Ha kezdő vagy az erőforrás-tervezés terén, akkor nekünk van a neked való megoldásunk. Próbáld ki a ClickUp erőforrás-tervezési sablont, hogy egy helyen láthasd a feladatokat és az erőforrásokat. Ezzel a sablonnal nyomon követheted az órákat, kezelheted az alvállalkozókat és figyelemmel kísérheted a csapatod munkamenetét.

3. Adja meg az erőforrások részleteit

Menjen bele a részletekbe. Használja a WBS-t vagy a projekt hatókörét leíró dokumentumot, hogy kérdéseket tegyen fel arról, ki mit fog csinálni. Győződjön meg róla, hogy semmit sem hagy ki.

A leggyakrabban szükséges információk közé tartoznak a készségek, a tapasztalat, a javadalmazás, a rendelkezésre állás stb. Például:

Gondoskodjon arról is, hogy rendelkezésre álljanak a számok. Tudja meg, hány üzleti elemzőre, fejlesztőre vagy tesztelőre van szüksége, és dokumentálja ezt.

4. Az adott szerepre alkalmas személyek azonosítása

Ezen a ponton már készen áll arra, hogy az elméleti tervezésről áttérjen a gyakorlati forgatókönyvek kidolgozására. Minden szerepkörhöz válassza ki a megfelelő alkalmazottat a rendelkezésre állásuk alapján.

A ClickUp Workload View funkciója kiválóan alkalmas arra, hogy egy helyen áttekintse az összes csapattag rendelkezésre állását. Ebben a nézetben azt is láthatja, hogy ki min dolgozik éppen. Így ha szüksége van egy már más feladatra kiosztott erőforrásra, beszélhet a projektmenedzserrel, hogy azt átcsoportosítsa vagy megossza.

Ha inkább egy kicsit strukturáltabb megoldást szeretne, próbálja ki a ClickUp Employee Workload Template sablont. Ez a haladó szintű sablon segít a kapacitástervezésben, a munka vizualizálásában, az időbecslések és a tényleges adatok összehasonlításában és még sok másban.

A ClickUp alkalmazott munkaterhelés-sablonjával a munkaterhelés kezelése gyerekjáték lesz.

5. Összekapcsolja a pontokat

A jó erőforrás-lebontási struktúra több, mint egy lista. Ez egy áttekintés arról, hogy az összes erőforrás hogyan hat egymásra a projekt megvalósítása érdekében. Mint korábban láttuk, ez hierarchikus módon történik, és segít az erőforrások kiegyenlítésében.

Tehát szervezze az erőforrásokat hierarchikusan, a legáltalánosabb kategóriákat a tetejére, a specifikus alkategóriákat pedig lefelé haladva. Az erőforrás-lebontási struktúra példája lehet:

6. Állítsa be a projektet

Állítsa be a projektet egy erőforrás-kezelő eszközön, például a ClickUp -on, hogy minden problémát kiküszöböljön. Használja a ClickUp Tasks alkalmazást, hogy a munkamegosztási struktúrát szervezett módon tegye közzé. Ezután adjon hozzá erőforrásokat az egyes feladatokhoz, állítsa be a határidőket és adjon hozzá leírásokat. Szükség esetén mellékleteket vagy külső fájlokhoz vezető linkeket is hozzáadhat.

Ne találja fel újra a kereket! Használja a ClickUp erőforrás-elosztási sablont, hogy nyomon követhesse a projekthez szükséges összes anyagot és munkaerőt. Írjon részletes jegyzeteket az egyes erőforrásokról, kezelje azok rendelkezésre állását, vizualizálja a csapat struktúráját és még sok mást ezzel a középhaladó szintű sablonnal.

Töltse le ezt a sablont

Most ossza meg az RBS-t és a projekt beállításait az érdekelt felekkel, beleértve az ügyfelet, a szponzorokat, a csapatvezetőket és a csapat tagjait. Kérje meg őket, hogy jelezzék az előrejelzésekben található esetleges eltéréseket.

Használja a ClickUp Lista nézetet, hogy megtekintse az összes feladatot és erőforrást. A ClickUp Tábla nézet kiválóan alkalmas a munka különböző szakaszok szerinti szervezésére. A ClickUp Gantt-diagram nézet pedig segít a függőségek és az ütemtervek vizualizálásában.

Ha ez egyszerűnek tűnik, az azért van, mert az is. Ne feledje azonban, hogy az egyszerű nem mindig jelenti azt, hogy könnyű is. Az erőforrás-lebontási struktúra létrehozása során kihívásokkal szembesülhet.

Íme néhány kihívás, amellyel a projektmenedzserek rendszeresen szembesülnek, és a leküzdésükhöz szükséges lépések.

Az RBS megvalósításának kihívásai és megoldásai

A projektek bonyolulttá válhatnak, a hatókör kiterjedhet, és a projekt kereteit meghatározó célok is változhatnak. Nézzük meg, mit kell tenni ilyen esetekben.

1. Nem megfelelő erőforrás-azonosítás

A projektmenedzserek egyik legnagyobb kihívása, hogy nem tudják pontosan meghatározni a szükséges erőforrásokat. Ez a projekt átláthatóságának hiánya, a munkaterület téves meghatározása vagy a szükséges erőforrások alábecsülése miatt lehet.

Akár így, akár úgy, ha az RBS nem tartalmazza az összes szükséges erőforrást, akkor fennáll a költségtúllépés és a késedelem kockázata. Ennek elkerülése érdekében:

2. A projekt követelményeinek alakulása

Az agilis projektek természetüknél fogva alkalmazkodnak a változásokhoz. A projekt elején létrehozott RBS néhány sprint után már nem feltétlenül megfelelő. Ez ugyan kényelmetlen az erőforrás-menedzsment szempontjából, de elkerülhetetlen.

Ehhez alkalmazkodni kell:

Ha ehhez olyan eszközt használ, mint a ClickUp Docs, akkor kiemelheti a változásokat és megoszthatja azokat az érdekelt felekkel, akik így közösen szerkeszthetik azokat, vagy megjegyzések formájában visszajelzést adhatnak. Például megmutathatja a projekt költségeiben bekövetkezett változásokat, hogy a projekt szponzora vagy a pénzügyi vezető jóváhagyhassa azokat.

3. Az érdekelt felek támogatásának hiánya

A kezdő projektmenedzserek elkövethetik azt a hibát, hogy másokkal való konzultáció nélkül hozzák létre az erőforrás-felosztási struktúrát. A legjobb szándék ellenére a szigetelt munkavégzés később erőforrás-korlátokhoz vezethet.

Például egy projektmenedzser feltételezheti, hogy egy UI-tervező elegendő. Azonban az UX-vezetőnek lehet, hogy nincs olyan UI-tervezője, aki mikroanimációkban is jártas, ami azt jelenti, hogy most két emberre van szükségük.

Ennek elkerülése érdekében szerezze meg az érdekelt felek támogatását minden szinten. Ösztönözze az érdekelt feleket, hogy vizsgálják meg az RBS-t, és adják meg hozzájárulásukat az erőforrások optimális kihasználásának biztosítása érdekében.

4. Zavarodott csapattagok

Az erőforrás-felosztási struktúra a projekt irányítási struktúrájának meghatározásában is szerepet játszik. Ez magában foglalja, hogy ki kinek jelent, ki ellenőrzi kinek a munkáját stb.

Világos hierarchia és aktív elismerés nélkül a csapatmenedzsment kaotikusvá válhat. Például előfordulhat, hogy a front-end fejlesztőt hozzáadta az UX hierarchiához, míg az erőforrás úgy gondolja, hogy a fejlesztési vezetőnek tartozik beszámolni.

A átláthatósággal megelőzheti ezeket a helyzeteket. Tegye közzé az erőforrás-lebontási struktúrákat, és kérje meg minden csapattagot, hogy nézze meg azokat. Tartsa azokat tisztán és vizuálisan, hogy mindenki könnyen megértse őket. Nyissa meg a kommunikációs csatornákat, hátha valakinek aggályai vagy visszajelzései vannak.

Szervezze meg projektjeit és lépjen magasabb szintre a ClickUp segítségével

A mai agilis szoftverprojektek az autonómiát és az önmenedzsmentet helyezik előtérbe, ami azt jelenti, hogy Bourdain brigádrendszere a munka szervezésében kontraproduktívvá válhat. Ennek ellenére van egy mélyebb, alapvetőbb tanulság, amit meg kell tanulni.

Bourdain konyhája megmutatja, hogy egy projekt hatékony, következetes és nagy nyomás alatt történő megvalósításához világos felosztásra van szükség, hogy ki miért felelős, és hogyan halad a munka egyik lépésről a másikra – más néven az erőforrás-felosztási struktúrára.

Egy olyan robusztus projektmenedzsment eszköz, mint a ClickUp, integrálhatja az erőforrás-felosztási struktúrát a tervezési folyamatába. Anélkül, hogy újabb Google Docs- vagy Spreadsheet-dokumentumot kellene létrehoznia, a ClickUp segítségével az összes projekthez kapcsolódó dokumentációt egy helyen tárolhatja.

Mi több? A platformon belül megoszthatja, szerkesztheti és együttműködhet a különböző érdekelt felekkel. Saját, testreszabott erőforrás-lebontási struktúra sablont is létrehozhat jövőbeli felhasználásra.

Konszolidálja projektmunkaterületét. Próbálja ki még ma ingyenesen a ClickUp alkalmazást.