Ha van valami, ami a vállalkozásoknak gyakran hiányzik, az a vezetők ideje. A Harvard Business School egy tanulmánya megállapította, hogy a vezérigazgatók átlagosan 62,5 órát dolgoznak hetente, a munkanapok pedig 9,7 órára nyúlnak. 79% hétvégén, 70% pedig szabadságnapokon is dolgozik.
A vezetői naptárak azonban mindig tele vannak, a vezetőknek soha nincs elég idejük, és a munka kitölti az összes rendelkezésre álló időt, ahogyan azt Parkinson törvénye előírja. Tehát, hogyan tudja egy vezető úgy beosztani az idejét, hogy elvégezze a munkáját, és közben legyen ideje magánéletre is?
A válasz a stratégiai vezetői szintű naptárkezelésben rejlik. Nézzük meg, hogyan néz ez ki.
Mi az ügyvezetői szintű naptárkezelés?
A vezetői naptárkezelés a vezetők ütemtervének azonosítása, prioritásainak meghatározása és szervezése. Ezzel egyszerűsítheti a vezetők ütemtervét, figyelembe véve szakmai kötelezettségeiket, utazásaikat, megbeszéléseiket, szabadságaikat és személyes kötelezettségeiket.
A vezetői naptárkezelés segít a következőkben:
- Napjainak tervezése: Ha tudja, mi vár rá aznap, minimalizálhatja a zavaró tényezőket, megőrizheti idejét a stratégiai munkához, és növelheti általános termelékenységét.
- Egyértelműség: A jól szervezett naptár egyértelmű áttekintést nyújt a menetrendjéről, így nem vállal túl sok kötelezettséget.
- A prioritásokhoz igazodás: Miután megtudta, mennyi időt tölt megbeszéléseken, a fennmaradó időt a prioritásainak megfelelően oszthatja be.
- Együttműködés: A hatékony naptárkezelés segítségével kollégái tudni fogják, mikor érhető el, így energiáját más koordinációs tevékenységekre fordíthatja.
Az időhiány, különösen vezetői szinten, csökkenti a nyereséget, és kényszeríti Önt olyan kompromisszumok megkötésére, amelyek károsak a munkájára és az egészségére. A naptárkezelés ezt megakadályozza azáltal, hogy értelmet ad az időnek.
A vezetői naptárkezelés segít tisztázni, hogy mi a fontos és mire tud időt szakítani. Megakadályozza, hogy csak reagáljon az eseményekre, és segít visszanyerni az idő feletti ellenőrzést.
Természetesen a naptárkezelés ma már sokkal könnyebb, mint régen. Több digitális naptár létezik, mint ahány nap van egy évben, és a mesterséges intelligencia új szintű hatékonyságot hozott az egész folyamatba.
Nézzük meg, hogyan kezelheti hatékonyan vezetői naptárát.
Az ideális megközelítés a vezetői naptárkezeléshez
Mindenki másképp kezeli az idejét. Egyesek szeretnek szünetet tartani a megbeszélések között, mások nem bánják, ha egymást követik a találkozók. Egyesek szeretik a munkát egybehalmozni, mások pedig inkább elosztani a nap folyamán.
Miközben átgondolja preferenciáit, íme néhány általános bevált gyakorlat a vezetői naptárkezelés terén.
A naptárkezelés fontossága: magyarázat és taktikai stratégia
Ha vezető beosztásban dolgozik, ne becsülje alá a naptárkezelés fontosságát. A jó naptárkezelés hasonló ahhoz, mintha konkrét tervvel rendelkezne az üzleti tevékenységéhez. Ez az időbeli útiterv. A naptárkezelési megközelítés kialakításakor próbálja ki a következőket.
Legyen egy naptára
Ha több naptára van – egy a családnak, egy az eseményeknek, egy a projekt határidőknek stb. –, akkor könnyen előfordulhat, hogy valamit kihagy vagy dupla foglalást végez. Ez különösen igaz, ha a vezetői naptárát más kezeli, míg Ön a személyes naptárát.
Lehet, hogy Ön is túl sok naptár között váltogat, mielőtt megbeszéléseket ütemez.
Ha van személyes ütemterve, például a gyerekek iskolába vitele vagy orvosi rendelőbe járás, ami nem látható a megosztott naptáralkalmazásokban, előfordulhat, hogy a munkatársai megpróbálnak telefonálást ütemezni erre az időre.
Mindezt elkerülendő, hozzon létre egy fő online naptárat.
Népszerű alkalmazások, mint a Google Naptár vagy a ClickUp Naptár nézet, különböző forrásokból származó adatokat egyesíthetnek az egységes áttekinthetőség érdekében.
Hozzon létre rutint
A strukturált ütemterv növeli a termelékenységet, csökkenti a szorongást és előre láthatóságot biztosít. A hatékony naptárkezelés érdekében próbálja meg a következőket:
- Heti rendszerességgel szánjon időt a naptár rendezésére és az események megerősítésére.
- Tervezze be a nem elérhető személyes időt, például az ebédet vagy az edzőtermet, hogy senki ne tudjon rá programot szervezni.
- Állítsa be az egyes munkanapok kezdési és befejezési idejét
Tanuljon meg időkereteket használni
A timeboxing az a folyamat, amikor egy adott feladat elvégzésére egy meghatározott időtartamot szánunk. Ha megbecsüljük, mennyi időbe telik egy feladat elvégzése, és azt bejegyzzük a naptárunkba, akkor reálisabb elvárásokat támaszthatunk magunkkal szemben. Bármilyen feladatot timeboxinggal kezelhetünk, például az e-mailek megválaszolását, a sajtóközlemények jóváhagyását, az igazgatósági üléseken való részvétel előkészítését stb.
Vegye kézbe a naptárát
Személyre szabhatja naptárát, hogy az megfeleljen az Ön egyedi igényeinek.
Színkódok: Címkézze vagy jelölje meg a naptári elemeket különböző színekkel a jobb áttekinthetőség és megkülönböztetés érdekében. A Trident naptárrendszer például színkódos dátumrendszert használ, ahol a piros a sürgős feladatokra, a kék a szünetekre stb. utal.
Frissítés: Adjon hozzá bejegyzéseket abban a pillanatban, amikor tudomást szerez róluk, még akkor is, ha csak magának szóló emlékeztetőkről van szó, például ebédmeghívás, telefonhívások vagy elvégzendő feladatok.
Állítsa be a nézetet: Váltson a napi, heti és havi nézetek között, hogy a közelgő prioritásokat a sürgősebb feladatokhoz igazítsa.
Adja meg az esemény nevét, a meghívottakat és a napirendet: Az olyan eseménynevek, mint „vezérigazgató + beszállító” nem túl hasznosak. Helyette próbáljon meg valami konkrétabbat, például „Találkozó a tartalomügynökséggel: [név]”. Emellett adja meg a találkozó napirendjét, és jegyezze fel, mit szeretne megtudni tőlük.
A találkozókra vonatkozó preferenciák dokumentálása: magyarázat és taktikai stratégia
A szervezet minden tagja másképp dolgozik, és másképp kezeli a megbeszéléseket. Emellett egy adott napon sokféle megbeszélés zajlik. Fontos, hogy ismerje és dokumentálja preferenciáit.
Kritériumok: Érezte már valaha, hogy „ez a megbeszélés e-mailben is elintézhető lett volna”? Igen, kerülje el ezt azáltal, hogy eldönti, mi igényel személyes megbeszélést. Határozza meg azokat a feladatokat, mint például a dokumentumok áttekintése, jóváhagyás, döntéshozatal stb., amelyeket aszinkron módon elvégezhet, és tájékoztassa csapatát, hogy ezt részesíti előnyben.
Napszak: Ismerje meg, mely időpontok a legalkalmasabbak az Ön számára a megbeszélésekre. Ha reggeli típus, érdemes lehet a mély koncentrációt igénylő munkákat erre az időpontra ütemezni, és a megbeszéléseket délutánra. Állítsa be ennek megfelelően a rendelkezésre állását a digitális naptárában.
Időtartam: Nem minden megbeszélésnek kell egy órásnak lennie. Ha feleslegesen egy órát foglal le a naptárában, az felboríthatja a napirendjét.
Állítsa be az egyes típusú értekezletek időtartamát, és tartsa be azt. Hagyjon időt az értekezletek között, hogy kitisztítsa a fejét és átálljon a következő feladatra.
Helyszín: Miről szeretne inkább személyesen beszélni, és miről lehet Zoom-híváson is beszélni? Ezt előre tisztázza.
Alapszabályok: Tájékoztassa a többieket arról, hogy mit vár el, amikor meghívják egy megbeszélésre. Jó, ha ragaszkodik a következőkre:
- Világos napirend
- Várható eredmények és szükséges előzetes olvasmányok/felkészülés
- Pontosan érkezzen meg és fejezze be a megbeszéléseket
A kettős foglalások elkerülése: tippek és bevált gyakorlatok
Előfordult már, hogy két egymást átfedő találkozó volt bejegyzve a naptárába, és kétségbeesetten próbált átütemezni az egyiket? A kettős foglalás általában akkor fordul elő, ha a naptár nem frissül azonnal, vagy ha félreértés történik.
Ha nem ellenőrzi, a kettős foglalás kellemetlen helyzetekhez vezethet, például ahhoz, hogy gyermeke sportnapjának közepén ügyfélhívást kell fogadnia. Íme, hogyan kerülheti el a kettős foglalást.
Összesítse az összes naptárat: Mint már említettük, legyen egy naptára az összes tevékenységéhez, hogy ne foglaljon le egyszerre egy munkahelyi eseményt és egy személyes teendőt.
Automatikus elutasítás: Állítsa be digitális naptárát úgy, hogy automatikusan elutasítsa a megbeszéléseket, ha arra az időpontra már van bejegyzés.
Prioritizálja preferenciáit: Ha nem egyértelmű megbeszéléskérést kap, vagy olyat, amit e-mailben is el lehetne intézni, utasítsa vissza a megbeszélést, és magyarázza meg, miért. Használjon helyőrzőket a tervezett megbeszélésekhez, hogy át tudjon ütemezni őket, ha valami más közbejön.
Delegálás: Ha nem szükséges, hogy jelen legyen a megbeszélésen, delegálja azt a csapatában a megfelelő személynek.
Gondosan tervezze át az időbeosztását: Előfordulhat, hogy egy megbeszélést át kell ütemezni, mert valami fontosabb és sürgősebb feladat merül fel. Ilyen helyzetekben gondosan tervezze át a megbeszéléseket. Tisztelje a másik fél idejét is, és ha lehetséges, küldjön nekik üzenetet, amelyben elmagyarázza távollétét.
Védje a jövőt: Ne tervezzen túl messzire előre találkozókat. Csak 2-3 hónapra előre tervezzen találkozókat. Rendszeresen vizsgálja felül a naptárát.
A találkozókra való emlékeztetők és visszaigazolások fontossága
Elsőre talán egyszerűnek tűnik, de a találkozó-emlékeztetők hatékony eszközök ahhoz, hogy biztosan megjelenjen ott, ahol várják. A ClickUp Remindershez hasonló eszközök használatával két célt is elérhet:
- Segít nyomon követni a kötelezettségeket és a menetrendet.
- Így nem kell minden közelgő eseményt megjegyeznie, és nem kell állandóan a naptárat figyelnie, így több mentális kapacitása marad más feladatokra.
A legtöbb naptárkezelő platform lehetővé teszi, hogy több emlékeztetőt küldjön magának. Választhat, hogy ezeket az emlékeztetőket telefonján, szöveges üzenetként vagy akár e-mailben is megkapja.
A nem értekezletekkel töltött idő beosztásának fontossága
A legtöbb vezető az ideje nagy részét azzal tölti, hogy másokat hallgat, akadályokat szüntet meg, konfliktusokat old meg és döntéseket hoz. Ez nem jelenti azt, hogy a vezetők csak megbeszéléseken vesznek részt.
A gondolkodás, a tervezés, a lehetőségek értékelése, az új technológiákról való olvasás és a kollégákkal való kapcsolattartás mind fontos részei a munkának. Emellett figyelmet kell fordítani a magánéletre is.
Ahhoz, hogy mindezeket hatékonyan egyensúlyba hozza, fontos, hogy beiktasson nem megbeszélésekkel töltött időket is. Íme, hogyan teheti ezt.
- Személyes idő lefoglalása: Tervezze be naptárába az ebédszünetet, a szüneteket, az e-mailek kezelését és az autózás/ingázás idejét.
- Tervezze be a mély munkát: tartalékolja legproduktívabb óráit a legfontosabb és legnehezebb feladatok elvégzésére.
- Használja a fókusz módot: A Pomodoro időzítő vagy a fókusz mód segítségével blokkolhatja az értesítéseket és más zavaró tényezőket, hogy nyugodtan dolgozhasson.
A találkozók nélküli időtartamok beütemezésének számos előnye van. Ezzel mindenki a csapatában tudja, hogy nem szeretné, ha zavarnák, így mindenki ugyanazon az oldalon áll. Ez megkíméli Önt attól a borzalomtól, hogy egész nap vezetői értekezleteken üljön, és késő estig a számítógépén dolgozzon.
Mindenekelőtt mentális teret biztosít. Lehetővé teszi, hogy egy kicsit lélegzetet vegyen, délutáni sétára induljon, vagy naplót írjon, hogy felfrissítse kreatív energiáit. Megszünteti a stresszt, amit az egyik megbeszélésről a másikra ugrálás, az információk nem megfelelő feldolgozása, valamint a túl gyakori és túl gyors kontextusváltás okoz.
Lényegében a vezetői csapat tagjai számára a jó naptárkezelés elengedhetetlen a stressz egészséges kezeléséhez.
A vezetői naptár napi áttekintésének hatásai
Függetlenül attól, hogy milyen határozottan érvényesíti preferenciáit és naptárprotokolljait, a hatékonyság csökkenése előfordulhat. Valaki bejöhet az irodájába egy nem tervezett sürgős beszélgetés céljából. Valami meghibásodhat a termékében, ami azonnali figyelmet igényel.
Az ilyen események felborítják a naptárat. Ezért minden nap nézze át a naptárát, és készítsen terveket.
- Tekintse át az összes ütemezett eseményt, és győződjön meg arról, hogy csak azokra jár el, amelyekre valóban szüksége van.
- Tekintse át az ismétlődő értekezleteket, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a napirend frissítve van és figyelmet igényel.
- Nézze meg, mely projektek és feladatok esedékesek ma, és szükség van-e az Ön beavatkozására. Van olyan feladat, amely elsőbbséget élvez a napra tervezett megbeszélésekkel szemben?
- Győződjön meg arról, hogy a naptárában szereplő összes esemény még mindig releváns és fontos, különösen, ha azok már régen lettek beütemezve.
A naptár napi áttekintése segít tisztázni a gondolatait, hogy a fontos dolgokra koncentrálhasson. Segít azonosítani és kiküszöbölni a felesleges megbeszéléseket. Ha a napja valamilyen okból nem a terv szerint alakul, lehetőséget ad arra, hogy átütemezze az előző nap kihagyott megbeszéléseket.
A megfelelő e-mailkezelés hatása a naptárkezelésre
Szinte minden vezető e-mail fiókja egy kis vérfürdő. Értékesítők, akik megpróbálnak eladni, vállalkozások, amelyek együttműködni akarnak, csapatok, amelyek jóváhagyást akarnak, ügyfelek, akik figyelmet követelnek – mindez naponta több száz e-mailt jelent.
Ennek kezelése szorosan kapcsolódik a naptárkezeléshez. Íme néhány tanács, hogyan kezelje az átfedéseket.
E-mailek kezelésére szánt idő: Ha minden e-mailre azonnal válaszol, amint megérkezik az értesítés, akkor egész nap a beérkező levelek között fog tölteni az idejét. Reggel és este szánjon rá egy meghatározott időtartamot az e-mailek elolvasására és megválaszolására.
E-mailek ellenőrzése: Ha az e-mailben szereplő kérés két perc alatt elvégezhető, akkor azonnal intézze el. Ellenkező esetben vegye fel a feladatot a naptárába, és értesítse a feladót, hogy mikor tud rá időt szakítani.
A vezetői asszisztens segítségével egyszerűsítse az értekezleteket
Ha vezetőként valaha is úgy érezte, hogy a naptárkezelés túl nagy terhet jelent, akkor nem vagy egyedül. Az összes kommunikáció és megbeszélés kezelése, a saját jegyzetek készítése, a teendők meghatározása és a résztvevőkkel való kapcsolattartás sok munkát jelenthet.
Ezért van az, hogy a vezetőknek rendszerint van ügyvezető asszisztensük (EA), aki ezt kezeli. Az ügyvezető asszisztens segítségével a naptárkezelés jelentősen tehermentesítheti a vezetőt. Akár teljes munkaidős alkalmazottja van ügyvezető asszisztensként, akár részmunkaidős virtuális asszisztens, a következő tippekkel egyszerűsítheti megbeszéléseit.
- Magyarázza el preferenciáit: Tájékoztassa őket arról, hogyan szeretné, hogy kezeljék a naptárát.
- Tanítsd meg a döntéshozatalt: Segíts nekik abban, hogy úgy hozzanak döntéseket, ahogy te tennéd, azáltal, hogy végigvezeted őket a folyamatodon; ha lehetséges, dokumentáld a folyamataidat.
- Hozzáférés biztosítása: Engedélyezze számukra, hogy szerkesszék, hozzáadjanak vagy eltávolítsanak találkozókat a digitális megosztott naptárából.
- Oktassa őket: Rendszeresen adjon visszajelzést, és tanítsa meg őket arra, hogyan kezeljék a naptárát az Ön preferenciái szerint.
Mindezt és még többet egyszerűbbé és hatékonyabbá tehet a vezetői asszisztensek időgazdálkodását támogató megfelelő eszközökkel. Nézzünk meg néhányat!
Eszközök hatékony vezetői naptárkezeléshez
Már rég elmúltak azok az idők, amikor az emberek aktatáskában hordták a naptárukat, hogy kezeljék a találkozóikat. Ma minden vezető az egyik számos naptárkezelő eszköz közül választ, amelyek közül a leggyakoribbak a Google vagy az Outlook naptár.
Bónusz: Ha Google Workspace-t használ, ezekkel a Google Naptár sablonokkal optimalizálhatja időgazdálkodását.
A naptárkezelés azonban nem csak a találkozók ütemezéséről szól. A Google vagy az Outlook naptárak használatának egyik jelentős hiányossága, hogy nem veszik figyelembe a projektek/feladatok határidejét. Ez azt jelenti, hogy egy találkozó ütemezésénél meg kell nézni a naptárat és a projektmenedzsment eszközt, mielőtt elköteleződne.
Ha egyszerre több projekten dolgozik, fontolja meg egy átfogó termelékenységi platform, például a ClickUp használatát. Íme, hogyan használhatja a ClickUp-ot projektmenedzsmenthez egyéni és csapat naptárkezeléssel.
ClickUp naptár nézet
A ClickUp Naptár nézet segítségével minden tervét napi, heti vagy havi naptárban láthatja. A ClickUp segítségével:
- Hozzon létre több naptárat, és szabályozza, kivel osztja meg azokat
- Szinkronizálja Google vagy Outlook naptárait, hogy megtekintse eseményeit.
- Becsülje meg a feladatokhoz szükséges időt, és foglalja le a szükséges időtartamokat.
- Események áthelyezése a naptárban
ClickUp Meetings
A naptárkezelés csak egy része a hatékony értekezletek lebonyolításának. Napirendet kell írnia, jegyzeteket kell készítenie, át kell nézni a jegyzeteket, azokat cselekvési tételekké kell alakítania, prioritásokat/határidőket kell meghatároznia stb.
A ClickUp Meetings mindezt és még többet is megtesz. Dokumentálja átláthatóan a megbeszéléseit, és ossza meg azokat a csapattal. Hozzon létre megjegyzéseket, adjon hozzá ismétlődő feladatokat, és használjon ellenőrzőlistákat a megbeszélések minőségének javítása érdekében.
ClickUp sablonok
A ClickUp számos időgazdálkodási sablont kínál, amelyekkel hatékonyabbá teheti megbeszéléseit.
ClickUp naptártervező sablon
A ClickUp naptártervező sablon az egyik legegyszerűbb módja annak, hogy szervezett maradjon és kézben tartsa a menetrendjét. Használja ezt a testreszabható, kezdőbarát sablont, hogy egy helyen konszolidálja feladatait, találkozóit és eseményeit.
ClickUp naptár teendőlista sablon
Az emberek gyakran úgy tekintenek a naptárra, mint az események/találkozók helyszínére, a projektmenedzsment eszközre pedig, mint a feladatok kezelésére szolgáló eszközre. A probléma az, hogy mindkettő a munkaterhelés kezelésére szolgál, és időigényes feladatokat tartalmaz.
Például egy befektetői prezentáció elkészítése csak egy találkozó önmagával, ahol ötleteket gyűjt, vitatkozik és alkot. Ezért hasznos, ha a teendőlistáját is felveszi a naptárába.
A ClickUp Naptár Teendőlista Sablon nyomon követi a munkaidőt, és segít a feladatok megfelelő ütemezésében. Lehetővé teszi, hogy vizualizálja a tervezett feladatok és megbeszélések elvégzéséhez szükséges kapacitását. Ha nincs elég idő, áthelyezhet néhány dolgot.
ClickUp napirend-sablon
Ne találja fel újra a napirendet minden egyes értekezlethez. Használja a ClickUp napirend-sablont az értekezlet napirendjének dokumentálásához, a csapattal való együttműködéshez, a teendőkkel kapcsolatos megállapodásokhoz és az eredmények gyorsításához.
ClickUp emlékeztetők
A ClickUp emlékeztetők segítségével mindig naprakész lehet a feladataival és eseményeivel kapcsolatban. Emlékeztetőket nemcsak magának, hanem másoknak is beállíthat. Emellett megjegyzésekre és beszélgetésekre vonatkozó emlékeztetőket is beállíthat, így soha nem marad le a frissítésekről.
ClickUp Brain
A szervezeti igényekre szabott neurális hálózat a saját személyes AI naptárává is válhat. Használja a ClickUp Brain alkalmazást a következőkre:
- Találkozik átírása
- Összefoglalja a találkozók jegyzetét
- Készítsen heti jelentéseket vagy csapatfrissítéseket a standupokhoz
- Automatizálja az adatok kitöltését az ismétlődő feladatokban/napirendekben
Irányítsa az idejét és a naptárát a ClickUp segítségével
A vezetők hetente 62,5 órát töltenek 37 megbeszélésen, ami munkájuk időtartamának 72%-át teszi ki. Ha a hét közel háromnegyedét megbeszéléseken tölti, akkor érdemes gondoskodnia azok hatékony kezeléséről.
Szerencsére ehhez nem kell ninja képességekkel rendelkeznie. Csak egyértelmű preferenciákra, cselekvési tervre és egy robusztus találkozókezelő szoftverre van szüksége, mint például a ClickUp, amely sokféle naptár sablonnal rendelkezik. Összehangolja személyes elkötelezettségeit, üzleti találkozóit és projektjeinek ütemtervét, hogy teljes áttekintést kapjon az életéről.