Az ügyfél felhívja Önt, hogy gyorsan tájékoztassa, mikor fogják befejezni az irodájának építését, de Önnek segítségre van szüksége a válaszadáshoz. Miért? Mert egyszerűen nem tudja.
Az építkezés irányítása során a projekt életciklusa során több változóra is figyelni kell. Több munkacsoport dolgozik, hosszú feladatlistát kell teljesíteni, és rengeteg határidőt kell betartani.
Az építőipari szakemberek 35%-a hetente több mint 14 órát pazarol el nem produktív feladatokra, például projektinformációk keresésére és hibák kezelésére.
Minden építési projektmenedzser szeretne madártávlatból áttekinteni az összes projekttevékenységet és az előrehaladást. Szerencsére a Gantt-diagramok ezt lehetővé teszik. Áttekintést nyújtanak a feladatokról, a legkisebbtől a legnagyobbig, a függetlenektől a függőig.
Tanuljuk meg, hogyan kell használni a Gantt-diagramokat az építőiparban, hogyan működnek, milyen hátrányaik vannak, és hogyan készíthet saját diagramot néhány Gantt-diagram példa segítségével .
A Gantt-diagramok megértése
A Gantt-diagram egy vízszintes oszlopdiagram, amely a projekt ütemtervének állapotát és a különböző feladatok függőségi viszonyait jeleníti meg, így vizuális áttekintést nyújt az egész projektről.
Az építési Gantt-diagram is ugyanilyen: bemutatja az építési projekt ütemtervét.
Az építési projekteknél elkerülhetetlen, hogy egyszerre többféle feladatot kell felügyelni, ezért a Gantt-diagramok igazi áldásnak számítanak az iparág számára.
A Gantt-diagram bal oldalán általában egy táblázat található, amely részletesen bemutatja a különböző feladatokat, elosztásokat és határidőket. A jobb oldalon pedig egy vizuális sáv jelzi az egyes feladatok előrehaladását.
A vezetők pontosan tudják, mi történik, mikor és hol. Ha összehasonlítja a Gantt-diagramokat a Kanban táblákkal, a mérföldkő-diagramokkal és a vonaldiagramokkal, rájön, hogy sokkal részletesebb betekintést nyújtanak a projekt előrehaladásába és az alfeladatokba.
Olvassa el még: Gantt-diagramok és idővonalak
A Gantt-diagramok jelentősége az építési projektek hatékony ütemezésében és végrehajtásában
Általában az építési projektmenedzserek csak bináris információkat kapnak a projekt állapotáról (például „Befejezve” vagy „Nem befejezve”). A Gantt-diagramok részletesen bemutatják, mennyit haladt előre a projekt valós időben.
Az építési menedzsmentben a Gantt-diagram fázisokra van felosztva, és minden alfeladatnak meg van határozva az időszaka. Minden tevékenységről állapotfrissítést kap, így folyamatosan tájékozott maradhat a projekt előrehaladásáról, és biztos lehet benne, hogy minden a megfelelő időben történik.
Tegyük fel, hogy egy Gantt-diagram egy ház építését ábrázolja. Az elektromos vezetékek felszerelése csak a vázszerkezet elkészülte után kezdődhet, a gipszkarton szerelése pedig az elektromos munkálatoktól függ. Ezeknek a függőségeknek a vizualizálásával a diagram biztosítja, hogy a villanyszerelők akkor érkezzenek a helyszínre, amikor szükség van rájuk, és ne egy héttel korábban (ami pénzt kerül) vagy egy héttel később (ami késlelteti a gipszkarton szerelését).
A Gantt-diagramok információkat nyújtanak a rendelkezésre álló erőforrásokról is, így a projekt igényeihez igazíthatja az ütemtervet vagy az erőforrásokat.
Tegyük fel, hogy két betonöntés van betervezve az épület különböző részein. A diagram kiemeli, hogy van-e elegendő betonkeverő teherautója és munkása a két öntés egyidejű elvégzéséhez. Ez lehetővé teszi a menetrend módosítását vagy további erőforrások bevonását a késedelmek elkerülése érdekében.
A Gantt-diagram főbb elemei
A Gantt-diagram a következőket tartalmazza:
- Címkék: A címkék azoknak a feladatoknak a nevei, amelyeket nyomon szeretne követni, például a szerkezeti elemek összeszerelése vagy az alapozás lefektetése. Ezeket a Y-tengely mentén helyezzük el, hogy meghatározzuk, mit jelöl az oszlop.
- Sávok: A sávok a feladat előrehaladását jelzik. Az X tengely a sávok idővonalát jelöli. Minden sáv azt mutatja, hogy mennyi időt vesz igénybe az adott feladat. Például egy hosszú sáv az alapozási munkákat jelölheti, míg egy rövidebb sáv egy adott világítótest felszerelését jelenti.
- Mérföldkövek: Az építési projektek fázisok szerint zajlanak, és minden fázis vége egy mérföldkő. Ezeket az eseményeket általában egy szimbólum jelzi a mérföldkő diagramokban, hogy láthassa, mikor érte el az adott mérföldkövet. Az építkezés során a mérföldkövek lehetnek például: a beton alapozás öntése, a tetőszerkezet befejezése, az épület külső burkolatának befejezése (ablakok, ajtók, homlokzatburkolat).
- Függőségek: Az építkezés során számos feladat összefügg egymással és egy sorrendet követ. A Gantt-diagram ezeket a feladatfüggőségeket vonalakkal és nyilakkal jelzi, amelyek a különböző feladatokat összekötik. Például egy nyíl mutatna az „Alapozás” sáv befejezett végétől a „Vízvezeték” sáv kezdetéig. Ez a függőség azt jelenti, hogy a vízvezeték-szerelők csak akkor kezdhetik el a csövek felszerelését, ha az alapozás (beleértve a betonlapot is) elkészült.
A Gantt-diagram vizuális ábrázolása a projektmenedzsmentben
Nehéz nyomon követni a különböző emberek és dátumok között elosztott számos feladatot. A Gantt-diagram egyetlen irányítópulton vizuálisan ábrázolja a projekt minden feladatát. Akár frissítést szeretne, akár a következő lépését tervezi, ez az egy helyen elérhető megoldás minden igényét kielégíti.
Az összes információ egy helyen történő tárolása egyszerűsíti az irányítást. Gyorsan azonosíthatja az átfedéseket és rangsorolhatja a feladatokat egymáshoz képest. A együtt elvégzendő feladatokat csoportosíthatja is.
Higgye vagy ne, az Excel nagyon hasznos lehet az építési projektmenedzsment diagramok elkészítésében. Nézzük meg, hogyan!
Hogyan készítsünk Gantt-diagramot a Microsoft Excelben?
Gantt-diagramot készíthet a Google Sheets vagy a Microsoft Excel segítségével, attól függően, hogy melyiket részesíti előnyben. Megmutatjuk, hogyan készíthet egyet az Excelben.
1. lépés: Hozzon létre egy adatsort az Excelben, amely tartalmazza a feladat nevét, a kezdés óta eltelt napok számát és a befejezésig hátralévő napok számát.
2. lépés: Válassza ki az ábra létrehozásához szükséges adatsort, majd kattintson a Beillesztés > Oszlopdiagram beillesztése > Halmozott oszlopdiagram menüpontra. A halmozott oszlopdiagram az Excelben a Gantt-diagramhoz leginkább hasonló opció.
3. lépés: Most testreszabhatja a diagramot, hogy jobban hasonlítson egy Gantt-diagramra. Kattintson az első adatsorra (az első oszlop kék szakaszára). A jobb oldalon megnyílik a Formátum fül. Kattintson a Forma kitöltése > Nincs kitöltés lehetőségre.
4. lépés: Észrevette, hogy a diagram az adatokat fordított sorrendben jeleníti meg? Az utolsó lépés ezt korrigálja. Tartsa lenyomva a Ctrl billentyűt, és válassza ki a függőleges tengelyt (feladat tengely). Ismét megnyílik a Formátum fül a jobb oldalon. Kattintson a Tengely formátuma > Tengely pozíciója > Kategóriák fordított sorrendben lehetőségre.
Ha nevet szeretne adni a diagramjának, kattintson duplán a Diagram címe mezőre, és írja be a címet.
A diagramot tovább testreszabhatja, például színekkel, más elrendezéssel, címkékkel és rácsvonalakkal.
Tipp: Mentse el a testreszabott grafikont Gantt-diagram projekt sablonként későbbi felhasználás céljából.
Fejlett Gantt-diagramok készítése
Ez elég sok lépés volt, nem igaz?
Már így is annyi tennivalója van, miért kellene időt pazarolnia Gantt-diagramok készítésére?
Itt jön be a képbe egy okosabb megoldás: a ClickUp, egy átfogó projektmenedzsment szoftver beépített Gantt-diagramokkal és idővonal-nézetekkel, amelyeket nem kell órákon át nulláról létrehozni.
Ez lehetővé teszi, hogy együttműködjön a vállalkozókkal, alkalmazottakkal és ügyfelekkel, hogy mindenki ugyanazon az oldalon álljon. Már nem kell felhívnia az ügyfelet, hogy közölje vele, hogy a konferenciaterem 2 nap múlva lesz kész; ezt közvetlenül a Gantt-diagramon láthatja.
A ClickUp Gantt-diagram építési menedzsment sablonja például lehetővé teszi, hogy az alapok már készen állnak, így azonnal belevághat a munkába. Csak ki kell töltenie az adatait!
Ez a sablon segít Önnek:
- Kész sablonokkal tervezze meg az építkezést, hogy az előzetes értékesítéstől a átadásig az egész építési folyamatot racionalizálja, beleértve az engedélyek beszerzését és a végső ellenőrzéseket is.
- Vizualizálja az építési terveket és az előrehaladást egy helyen, az alapozási ütemtervektől az elektromos szerelési határidőkig és a gipszkarton szerelés előrehaladásáig.
- Összehangolja a csapatokat és az erőforrásokat, hogy biztosítsa a zökkenőmentes együttműködést az építészek, mérnökök, alvállalkozók (például vízvezeték-szerelők és villanyszerelők) és ellenőrök között, egyértelmű feladatkiosztással és kommunikációs eszközökkel.
- Kövesse nyomon az építkezés előrehaladását egyedi állapotokkal, például „Anyagok ellenőrzésére vár” és egyedi nézetekkel, például a Kanban táblával, hogy azonosítsa a szűk keresztmetszeteket, például a vázszerkezet késedelmeit, amelyek hatással vannak a gipszkarton szerelésére.
- Szerkessze és frissítse a projekt részleteit és formázását a jobb specifikációk érdekében
Gantt-diagram létrehozása a ClickUp segítségével
Ha nem szeretné kitölteni a sablont, és inkább saját magának szeretne egyet készíteni, mi segítünk. Így készíthet Gantt-diagramot olyan projektmenedzsment eszközökkel, mint a ClickUp:
1. Készítsen projektvázlatot
Készítsen részletes projektvázlatot, amely minden részletet tartalmaz a Gantt-diagramjában. Gondoskodjon arról, hogy minden benne legyen, a legkisebb felújításoktól az egész iroda építéséig. A ClickUp Goals segítségével egyszerűsítheti a szervezést, és akár le is írhatja az összes teendőjét egy egyszerű feladatlistával a ClickUp Docs-ban.
2. Sorolja fel az összes feladatot
Készítsen listát az építési projekt feladatairól. Használja a ClickUp egyéni mezők opcióját, hogy táblázatát olyan részletekkel egészítse ki, mint a fázisok, az időtartam és a befejezés. Adjon hozzá kezdési és befejezési dátumokat, hogy nyomon követhesse az egyes feladatokat.
Tipp: A feladatokhoz prioritásokat és függőségeket is hozzáadhat, hogy munkatársai tudják, hogy a nappali munkálatainak megkezdése előtt el kell-e végezniük a konyha átalakítását.
3. Készítse el a Gantt-diagramját
A legjobb az egészben, hogy egyáltalán nem kell manuálisan létrehoznia a Gantt-diagramot. A ClickUp Gantt-diagram nézetében közvetlenül megjelenik a diagram. Egyszerűen nyissa meg az eszköztárat, és kattintson a Gantt > Gantt hozzáadása gombra.
4. Testreszabhatja a Gantt-diagramot
A testreszabási beállítások a Gantt-diagram jobb oldalán jelennek meg. Megváltoztathatja a diagram nevét, szabályozhatja a hozzáférési beállításokat, a frissítések vagy kategóriák alapján színezheti a feladatokat, és beállíthatja a megvizsgálni kívánt időkeretet.
ClickUp építési Gantt-diagram sablon
Használhatja a ClickUp Construction Gantt Chart Template sablont is, amely kifejezetten az építési projektmenedzsmenthez lett kialakítva. Ez a sablon lehetővé teszi, hogy minimalizálja a projekt eredményeinek kezelésével töltött időt, és inkább a stratégiai feladatokra koncentrálhasson.
Így segít ez az építési menedzsment sablon a projekt ütemezett megvalósításában:
- Készítsen vizuális ütemterveket, hogy valós időben követhesse a haladást.
- A mérföldköveket a változó tervekhez és az építési ciklus során változó ütemtervekhez igazítsa.
- Kövesse nyomon a munkaerőköltségeket, a hatékonyságot és a projekt összköltségét
- Vizuálisan megértheti, hogyan kapcsolódnak egymáshoz a feladatok és követheti a megfelelő sorrendet.
- Gyorsítsa fel a projekt ütemezését és érje el a mérföldköveket!
A ClickUp ütemezéshez és menedzsmenthez való használatának egyedi jellemzői és előnyei
A ClickUp építési projektmenedzsment szoftvere zökkenőmentes kommunikációt tesz lehetővé a terepen dolgozók és az iroda között. A csapat tagjai valós időben frissíthetik a feladatokat, megoszthatják a fájlokat és együttműködhetnek a dokumentumokon, így mindenki tájékozott marad a haladásról és az esetleges felmerülő problémákról.
A ClickUp robusztus automatizálási funkciói egyszerűsíthetik az építési projektekben ismétlődő feladatokat. Automatizálja a munkafolyamatokat, például értesítések küldését, amikor egy engedélyt jóváhagynak, vagy a következő munkaszakasz elindítását, amikor az előző befejeződött, ezzel időt takarítva meg és csökkentve a hibák számát.
Ha tovább szeretné fejleszteni ütemezési és menedzsment készségeit, a ClickUp Gantt-idővonal sablonja az Ön számára ideális megoldás!
Íme, hogyan segíthet Önnek ez a sablon:
- Hozzon létre beállítható idővonalú feladatokat, hogy a kivitelezési ciklus során figyelembe vehesse a módosításokat és a tesztelési eredményeket.
- Kövesse nyomon a különböző feladatok előrehaladását és állapotát hatékonyan, színkódokkal és egyértelmű vizualizációkkal.
- Továbbfejlesztett idővonal-követés időkövetési funkciókkal, e-mailekkel és függőségi figyelmeztetésekkel
- Számos ígéretes betekintést nyerhet az egyéni állapotok, egyéni mezők és egyéni nézetek segítségével
Jennifer Vollbrecht, PMP-tanúsítvánnyal rendelkező projektmenedzser és vezető tanácsadó a JVC-nél így nyilatkozik a ClickUp építési Gantt-diagramjáról:
Gantt-diagramokat használunk a kritikus feladatok kiemelésére, és háromhetes előrejelzést alkalmazunk az építési projektjeink közelgő mérföldköveinek közlésére. A Gantt-diagramok kiválóan alkalmasak az építés során felmerülő számos változó elem és részlet vizualizálására.
A Gantt-diagramot néhány nappal az állapotmegbeszélés előtt elküldöm az összes projektben érdekelt félnek, hogy áttekinthetik, és mindenki felkészülten érkezzen a megbeszélésre, hogy megvitassák a közelgő tevékenységeket.
Gantt-diagramokat használunk a kritikus feladatok kiemelésére, és háromhetes előrejelzést alkalmazunk az építési projektjeink közelgő mérföldköveinek közlésére. A Gantt-diagramok kiválóan alkalmasak az építés során felmerülő számos változó elem és részlet vizualizálására.
A Gantt-diagramot néhány nappal az állapotmegbeszélés előtt elküldöm az összes projektben érdekelt félnek, hogy áttekinthetik, és mindenki felkészülten érkezzen a megbeszélésre, hogy megvitassák a közelgő tevékenységeket.
Így egyszerűsítette a ClickUp a JVC működését, és Önnek is ugyanezt teheti!
Gantt-diagramok és projektmenedzsment módszerek
Akár a hagyományos, építési projektekben általánosan alkalmazott vízesés módszertant követi, akár egy rugalmasabb, oda-vissza mozgó megközelítést, a Gantt-diagramok zökkenőmentesen illeszkednek a munkafolyamatába.
Gantt-diagramok használata a hagyományos „vízesés” projektmenedzsmentben
A vízesés-modellű projektmenedzsmentet a menedzsment lineáris formájának is tekintik.
Íme egy lineáris építési projekt folyamat példája:
Ügyfélkonzultáció → Tervezés → Tervezés jóváhagyása → Projekttervezés és erőforrás-elosztás → Engedélyek és jóváhagyás → Végrehajtás → Felügyelet → Átadás
Minden egyes folyamathoz feladatok hozhatók létre, amelyek akár kisebb feladatokra is felbonthatók, például a tervezés további osztályozása szerkezeti és építészeti tervezésre.
A Gantt-diagram bemutatja az egyes feladatok előrehaladását és az erőforrások kihasználtságát. Lehetővé teszi az egész ütemterv és az egyes feladatok előrehaladásának vizualizálását, hogy láthassa, hol tart a teljes projektben.
A Gantt-diagramok szerepe az agilis projektmenedzsmentben
Az agilis módszer egy inkább oda-vissza megközelítést jelent, amely az egész projektet fázisokra vagy sprintekre bontja, és a folyamatos fejlesztésre összpontosít.
Így néz ki egy tipikus agilis projektmódszertan az építési projektekben:
Ügyfélkonzultáció → Tervezés → Fejlesztés → Tesztelés → Bevezetés → Felülvizsgálat → Iteráció
A tesztelés vagy felülvizsgálat gyakori része ennek a módszertannak, és minden sprint után megtörténik. A módszertanban szereplő Gantt-diagramok a projektet különböző sprintekre bontják, és mindegyik után tesztelést ütemeznek.
Ezeket a diagramokat rendszeresen frissítik, hogy figyelembe vegyék az egyes felülvizsgálati körök visszajelzéseit, és szükség esetén új feladatokat hozzanak létre. A valós idejű kommunikáció és a frissítések megosztása segíti a vállalkozásokat az építési projektek agilis menedzsment módszerrel történő végrehajtásában.
Gantt-diagramok: előnyök és hátrányok
Vessünk egy pillantást a Gantt-diagramok előnyeire és hátrányaira, hogy segítsünk Önnek felmérni azok alkalmasságát az építési menedzsmentben.
A Gantt-diagramok használatának pozitív hatása a projekt eredményeire
A Gantt-diagramok néhány pozitív hatása az építési projektmenedzsmentben a következők:
- A projekt ütemtervének betartása: A Gantt-diagramok áttekintést nyújtanak az egész építési projektről, így könnyen azonosíthatók a szűk keresztmetszetek, és azok kijavíthatók, mielőtt zavarnák a projekt teljes befejezését.
- Információforrás biztosítása: A Gantt-diagramok egyetlen információforrást biztosítanak minden érdekelt fél számára, beleértve az ügyfeleket, a vállalkozókat és az építésvezetőket.
- Fejlett menedzsment és erőforrás-kihasználás: A Gantt-diagramok segítenek reális ütemtervek készítésében és az erőforrások elosztásában, hogy javítsák az általános projektmenedzsmentet.
Lehetséges hátrányok és enyhítő stratégiák
A Gantt-diagramok sem teljesen mentesek a kihívásoktól. Íme néhány hátrány, amellyel az építési projektmenedzserek gyakran szembesülnek:
- Bonyolult és zavaros: Egy nagy építési projekt több száz feladatot is magában foglalhat, például földmunkák, alapozás, vázszerkezet, villanyszerelés és vízvezeték-szerelés. Ilyen esetekben a hagyományos Gantt-diagramok túlterhelőek és nehezen értelmezhetőek lehetnek, különösen azok számára, akik nem ismerik az építési folyamatok sorrendjét.
Hogyan lehet enyhíteni: Koncentráljon a kritikus útvonalra (alapvető feladatokra), és bontsa a projekteket fázisokra, külön diagramokkal a jobb érthetőség érdekében. Használjon egyértelmű jelöléseket és színkódokat.
- Rendszeres frissítések: A Gantt-diagramok élő dokumentumok, amelyeket folyamatosan frissíteni kell. Ha előre nem látható események történnek, például rossz időjárás miatt késik a betonöntés, vagy új projektkövetelmények merülnek fel, például több elektromos aljzatot kell felszerelni, a Gantt-diagramot ezeknek a változásoknak megfelelően módosítani kell. Ez időigényes folyamat lehet a projektmenedzserek számára, különösen komplex projektek esetében.
Hogyan lehet enyhíteni: Használjon építési projektmenedzsment szoftvert, például a ClickUp-ot a valós idejű frissítésekhez, és tervezzen rendszeres felülvizsgálatokat, hogy a változásokat időben észlelje. Építsen be puffert a váratlan késésekre, hogy elkerülje a gyakori módosításokat.
Összességében a Gantt-diagramok a legjobb megoldás az építési projektekhez!
Javítsa építési munkafolyamatait a ClickUp Gantt-diagramjaival
Az építési projektmenedzsment unalmas feladat lehet, de a Gantt-diagramok segítségével egyszerűsítheti a munkafolyamatokat.
Ezek egyszerre áttekintést nyújtanak az egész projektről, és bemutatják, hogy az egyes alfeladatok milyen mértékben haladtak előre. Ezáltal betekintést nyerhet a jelenlegi helyzetbe, és megbecsülheti, hogy a projekt befejezése várhatóan milyen zökkenőmentesen fog zajlani.
A ClickUp Gantt-diagram projekt sablonjaival átfogó Gantt-diagramot hozhat létre, és az igényeinek megfelelően testreszabhatja. Emellett lehetővé teszi az összes érdekelt féllel való együttműködést, a költségek nyomon követését, a mérföldkövek elérését és a hatékonyság maximalizálását a sikeres építési projektek végrehajtása során.
Regisztráljon még ma a ClickUp-ra, hogy kezelni tudja következő építési projektjét.