Asana vagy Microsoft Planner: melyik projektmenedzsment eszköz a legjobb?

Akár egy kis csapat projektjét koordinálja, akár egy több részlegre kiterjedő kezdeményezést irányít, jó projektmenedzsment szoftver nélkül nem boldogulhat.

A projektmenedzsment eszközök nem csak a feladatok szervezését segítik elő: finomíthatják és optimalizálhatják az egész munkafolyamatot, biztosítva, hogy a kezdeti tervezéstől a végső kivitelezésig minden zökkenőmentesen zajlódjon.

A piacon elérhető rengeteg projektmenedzsment eszköz közül a Microsoft Planner és az Asana közötti választás nehéz feladatnak tűnhet. Mindkettő egyedi funkciókkal rendelkezik, amelyek megkönnyítik a projektek kezelését, de melyik felel meg leginkább a csapat igényeinek, és egyszerűsíti a projektmenedzser mindennapjait?

Ez a cikk részletesen bemutatja ezeket az eszközöket, ismertetve azok funkcióit, erősségeit és korlátait, hogy Ön megalapozott döntést hozhasson, amelynek köszönhetően csapata hatékonyabban, nem pedig keményebben fog dolgozni.

Mi az Asana?

Az Asana egy projektmenedzsment eszköz, amely megkönnyíti csapata munkáját a feladatok szervezése, nyomon követése és elvégzése során. Az Asana több mint egy egyszerű teendőlista: részletes leírások, mellékletek és megjegyzések segítségével mindenki ugyanazon az oldalon maradhat. Ezért ez a legnépszerűbb választás az ingyenes projektmenedzsment szoftverek közül.

Az Asana arról ismert, hogy maximalizálja a hatást azáltal, hogy növeli a hatékonyságot a részlegek és eszközök között, elősegíti a világosságot és a felelősségvállalást azáltal, hogy összekapcsolja a munkát a vállalat egészére vonatkozó célokkal, és magabiztosan skálázhatóvá teszi a vállalati szintű biztonságot és ellenőrzést biztosítva, így mindenki megérti, hogy munkája hogyan járul hozzá a nagyobb képhez.

Használja a portfóliókezelési funkciókat a prioritások meghatározásához és az erőforrások több projekt között történő elosztásához.

Ez az eszköz minden csapat és felhasználó számára kényelmes – legyen szó több kampányt tervező marketingesekről vagy termékbevezetéseket koordináló termékmenedzserekről. Segít mindenkinek nyomon követni a határidőket és a teljesítendő feladatokat.

Az Asana funkciói

Vessünk egy pillantást az Asana által kínált lehetőségekre:

1. Projekt vizualizáció

Képzelje el, hogy láthatja a projekt ütemtervét, pontosan tudja, hogy minden feladat hol illeszkedik a nagy képbe, és szükség szerint átrendezheti a dolgokat – az Asana ezt lehetővé teszi.

A szoftverfejlesztő csapatok számára az idővonal nézet lehetővé teszi a teljes projekt ütemtervének, a feladatok közötti függőségeknek és a lehetséges szűk keresztmetszeteknek a megtekintését, így könnyebb a prioritások és az erőforrások kiigazítása.

A marketingcsapatok a táblázatos nézetet használhatják a tartalomnaptárak kezelésére, az ötletelés, a vázlatkészítés, a felülvizsgálat és a közzététel oszlopokkal.

Az Asana projektmenedzsment-sablonokat is kínál, amelyek strukturált keretrendszert biztosítanak, időt takarítanak meg és segítik a gyakorlatok egységesítését a szervezeten belül. Stratégiai tervezési sablonjai nagy népszerűségnek örvendenek azoknál a csapatoknál, amelyeknek rendszeresen brainstormingot kell tartaniuk és stratégiai célokat kell kitűzniük, hogy erőfeszítéseiket a hosszú távú célokhoz igazítsák.

2. Testreszabható munkafolyamatok

Minden csapatnak megvan a maga ritmusa, és az Asana ezt megérti. A munkafolyamatokat pontosan a csapatod munkamódszeréhez igazíthatod, az egyszerű ellenőrzőlistáktól a komplex projektfázisokig.

Az Asana automatizálási szabályaival egyszerűsítheti az ismétlődő feladatokat. Például automatikusan értesítő e-mailt küldhet egy csapattagnak, amikor egy feladatot rendel hozzá, vagy automatikusan áthelyezheti a feladatot a „felülvizsgálat” szakaszba, miután az befejeződött.

Az Asana lehetővé teszi továbbá, hogy fejlett egyéni mezőket állítson be a munkájához releváns, projektspecifikus információk rögzítésére. Például egy marketingcsapat létrehozhat egy egyéni mezőt a marketingkampány feladatokhoz a „célközönség” számára, míg egy szoftverfejlesztő csapat létrehozhat egy egyéni mezőt a fejlesztési feladatokhoz a „hibák súlyossága” számára.

Bonyolult munkafolyamatok esetén az Asana lehetővé teszi, hogy fejlett szabályokat és függőségeket állítson be a feladatok között. Képzelje el, hogy egy tervezési feladat csak akkor kezdődhet el, ha az ügyfél jóváhagyási feladata befejeződött. Az Asana szabályai biztosítják, hogy a feladatok a megfelelő sorrendben kerüljenek elvégzésre, és a függőségek automatikusan érvényesüljenek.

Ezek a funkciók együttesen életmentőek, különösen az ismétlődő feladatokat végző csapatok számára, mivel időt szabadítanak fel és csökkentik az emberi hibák esélyét.

3. Integráció harmadik féltől származó alkalmazásokkal

Az Asana nem várja el, hogy elszigetelten dolgozzon. Integrálható a legtöbb, mindennap használt harmadik féltől származó alkalmazással, például a Google Naptárral, a Slackkel és még a Microsoft Office-szal is.

Ez azt jelenti, hogy többé nem kell a lapok között váltogatnia az információk keresése érdekében – minden ott található, ahol szüksége van rá.

Az Asana árai

Mi az a Microsoft Planner?

A Microsoft Planner a Microsoft ökoszisztémán belüli feladatok zökkenőmentes kezelésére szolgál. Ha csapata már használja a Microsoft Office-t vagy a Microsoft Teams-t, a Planner beépítése egyszerűsítheti a projektek kezelését.

A Planner célja, hogy egyszerű, vizuális módon segítse a csapatmunka szervezését. A felhasználók terveket készíthetnek, feladatokat oszthatnak ki, határidőket állíthatnak be és együttműködhetnek kollégáikkal. A Planner kártyalapú felületet használ, amely megkönnyíti a személyes és a csapatfeladatok kezelését.

A Microsoft Planner funkciói

Íme egy rövid összefoglaló arról, hogy miért hasznos a Microsoft Planner a csapatmunka és a projektmenedzsment szempontjából:

1. Feladatok szervezése

Ha több projektet is vállalt, a Microsoft Planner segíthet azok lebontásában. Intuitív Kanban táblái megkönnyítik a feladatok kiosztását, a határidők beállítását és a kategóriákba rendezésüket.

Használja ki a Planner automatizálási képességeit a rutin feladatok kiosztásának, frissítésének és figyelmeztetéseinek egyszerűsítéséhez. Tökéletes megoldás minden felügyeletére, a marketingkampányoktól a szoftverkiadásokig.

2. Csapatmunka

A Microsoft Teams-szel való integrációja révén a Microsoft Planner központi helyszíne lesz minden projektkommunikációnak.

Osztjon ki feladatokat az egyes személyeknek, állítson be határidőket, és kövesse nyomon az előrehaladást, hogy mindenki a terv szerint haladjon. Hatékonyan működjön együtt a fájlok megosztásával és a részletek közvetlenül a feladatokon belüli megbeszélésével.

Fájlt kell frissítenie vagy gyors üzenetet kell megosztania? Minden ott van, ahol hagyta, így mindenki könnyedén követni tudja a fejleményeket.

3. Vizuális feladatkezelés

Azok számára, akiknek a vizuális jelzések segítenek a munkában, a Microsoft Planner Kanban-stílusú táblát kínál, ahol a feladatok a „Tervezett” állapotból a „Folyamatban” állapotba, majd a „Befejezett” állapotba mozgathatók. Ez nemcsak megkönnyíti az egyes feladatok állapotának nyomon követését, hanem segít a feladatok közötti függőségek és az ütemtervek hatékony kezelésében is.

A Planner Gantt-diagramjai szintén hasznos eszközök a projekt ütemtervének és függőségeinek vizualizálásához. Például egy szoftverfejlesztő csapat vizualizálhatja a sprint feladatok, nyomon követheti a hibajavításokat és kezelheti a kiadásokat anélkül, hogy szem elől tévesztené a nagy képet.

A Microsoft Planner árai

Microsoft Planner és Asana: funkciók összehasonlítása

Ha a teendők szervezéséről és a csapat munkájának nyomon követéséről van szó, a Microsoft Planner és az Asana is kiválóan teljesít. De mindkettő a maga sajátos módján teszi ezt.

Vessünk egy pillantást a két eszköz összehasonlítására:

Most nézzük meg részletesen a funkciókat:

1. Feladatok vizualizálása

Asana

Az Asana használata a feladatok vizualizálásához olyan, mintha egy vezérlőterembe lépne be, ahol a monitorok mindent valós időben jelenítenek meg. Választhat a feladatok listájából, amely a teendőlistához hasonló, a Kanban-stílusú áttekintést nyújtó táblákból, a Gantt-diagramok idővonalából és a naptárakból azok számára, akiknek napról napra kell látniuk a feladatok haladását.

Az eszköz tökéletes azoknak a vizuális gondolkodóknak, akik egyszerű drag-and-drop felületen szeretnék megtervezni és átrendezni a projekteket.

Microsoft Planner

A Planner egyszerű Kanban-élményt nyújt. Minden projekt saját táblát kap, és a feladatok oszlopokba vannak rendezve, így láthatja a folyamatot a „Teendők”től a „Folyamatban” és a „Kész” állapotig. Noha nem rendelkezik az Asana nézetek összes extrájával, a Microsoft csomaggal már dolgozó és az egyszerűséget preferáló csapatok számára minden lényeges funkciót biztosít.

Győztes: Asana – azok számára, akik sokféle vizuális lehetőséget és nagyobb rugalmasságot igényelnek.

2. Csapatmunka

Asana

Gondoljon az Asanára, mint csapata kommunikációs központjára. Megjegyzéseket fűzhet a feladatokhoz, pingelhet a csapattagoknak, és akár aranyos, repülő egyszarvúkkal is ünnepelheti a feladatok befejezését. Úgy tervezték, hogy mindenki kapcsolatban maradjon és tájékozott legyen, akár az irodában, akár a világ másik felén tartózkodik.

Microsoft Planner

Ha a munkád a Microsoft Teams-ben zajlik, a Planner otthonosan fogod érezni magad. Zökkenőmentesen illeszkedik a csevegéseidhez és megbeszéléseidhez, így a csapat környezetét elhagyva is megoszthatod a feladatokat és a frissítéseket. Olyan, mintha egy külön csatornád lenne minden projekttel kapcsolatos dologhoz, ami segít a csapatnak koncentrálni és szinkronban maradni.

Győztes: Döntetlen. A Planner ideális azok számára, akik a Microsoft Teams-be fektettek be, míg az Asana szélesebb körű együttműködési funkciókat kínál a különböző munkafolyamatokhoz.

3. Alkalmazásintegrációk

Asana

Az Asana nem válogatós, hogy kivel működik együtt. Számos más alkalmazással integrálható, az időkövetéstől és jelentéstételtől a fájlmegosztásig és a kommunikációs platformokig. Ez az interoperabilitás teszi az Asanát sokoldalú eszközzé, amely szinte bármilyen általad használt technológiai rendszerbe illeszkedik.

Microsoft Planner

A Planner legjobban barátaival, konkrétan más Microsoft alkalmazásokkal működik együtt. A Microsoft Office munkamódszeréhez szokott csapatok számára a Planner integrációja azt jelenti, hogy fájlokat és adatokat oszthatnak meg az alkalmazások között mindenféle gond nélkül.

Győztes: Asana – olyan csapatok számára, amelyek több eszközt is használnak, és kiterjedt harmadik féltől származó integrációs funkciókra van szükségük.

4. Árak

Microsoft Planner

A Microsoft Planner valószínűleg a kényelmesebb és költséghatékonyabb választás azoknak a csapatoknak, amelyek már beágyazódtak a Microsoft ökoszisztémájába. Egyszerű integrációt kínál a Microsoft eszközkészletével, így zökkenőmentesen illeszkedik a munkafolyamatba azok számára, akik nagymértékben támaszkodnak más Microsoft-alkalmazásokra.

Asana

Az Asana viszont azoknak a csapatoknak hasznos, amelyek önálló projektmenedzsment eszközre van szükségük, széles körű vizualizációs és testreszabási lehetőségekkel. Ingyenes verziója személyes használatra vagy kis csapatok számára elérhető, míg a magasabb szintű verziók kiterjedt funkciókat nyújtanak, amelyek nagyobb, összetettebb projektekhez alkalmasak.

Győztes: Itt nincs olyan, hogy „győztes”, aki mindenkinek megfelel. A helyes választás a csapat konkrét körülményeitől és igényeitől függ.

A csapatoknak a döntéshozatal során figyelembe kell venniük olyan tényezőket, mint a meglévő előfizetések, a vizuális projekttervező eszközök fontossága és az egyéb alkalmazásokkal való integráció szükségessége.

Asana vs. Microsoft Planner a Redditen

Az Asana és a Microsoft Planner közötti felhasználói preferenciák jobb megértése érdekében megvizsgáltuk, mit mondanak a felhasználók a Reddit oldalon.

Az Asana felhasználói csak dicsérő szavakkal illetik a szolgáltatást:

Imádom, ahogy szervezi a teendőimet, és ahogy végigcsinálom őket, teljesítményt érzek, és hatékonyan tudok kommunikálni/feladatokat delegálni a csapatomnak. Úgy érzem, most már feladatokban gondolkodom.

Sok felhasználó az Asanát részesíti előnyben, mert lehetővé teszi a teendőlisták létrehozását és segít a csapatoknak a feladatok egyszerű delegálásában. Ha az Asana alternatíváit keresi, vegye figyelembe, hogy a felhasználók az Asanát kiváló szervezési eszközei és felhasználóbarát felülete miatt értékelik, de más eszközök is megfelelhetnek a különböző munkafolyamat-preferenciáknak vagy funkcióigényeknek.

A Microsoft Plannerről egy Reddit-felhasználó a r/projectmanagement subredditben így fogalmazott:

Számos projektben használtam a Planner-t, és nagyon sikeresen segítette a munkámat és az általam irányított csapatok munkáját. Ez a legjobb eszköz a piacon? Nem, de azt teszi, amire szükségem van.

Ez a felhasználó a Planner egyszerűségét és hatékonyságát dicséri, különösen akkor, ha már használ más Microsoft-eszközöket. Azok számára, akik a Microsoft Planner alternatíváit keresik, ez a nézőpont rávilágít arra, hogy bár a Planner hatékony, más opciók eltérő vagy további funkciókat kínálhatnak.

Mi a tanulság?

A Reddit egyértelmű: a Microsoft Planner a Microsoft környezetben dolgozók számára a megbízható, biztos választás. Az Asana viszont a feladatkezelési szuperképességeivel és a csapatok jobb kommunikációjának elősegítésével tűnik ki.

Ha olyan eszközt keres, amely tökéletesen illeszkedik a Microsoft-rutinjához, akkor érdemes megnéznie a Planner-t. Ha viszont olyan eszközt szeretne, amely megkönnyíti a feladatok elvégzését és a csapatmunkát, akkor az Asana lehet a megfelelő választás. A döntés attól függ, hogy mit szeretne, hogy a projektmenedzsment eszköz tegyen Önért és csapatáért.

Ismerje meg a ClickUp-ot – a Microsoft Planner és az Asana legjobb alternatíváját

Bár a Microsoft Planner és az Asana is megvan a maga erőssége, van még egy másik versenyző, amelyet érdemes figyelembe venni: a ClickUp. Ez a sokoldalú eszköz projektmenedzsment, feladatkezelés és együttműködési funkciókat ötvöz egy platformon.

Ezenkívül a ClickUp Brain hatékony mesterséges intelligencia asszisztens és számos sablon is rendelkezésre áll, amelyek megkönnyítik a projektmenedzsmentet minden méretű csapat számára.

1. ClickUp projektmenedzsment platform

A ClickUp projektmenedzsment csomagja egy all-in-one platform, amely összekapcsolt munkafolyamatok, valós idejű irányítópultok és átfogó tudásmenedzsment funkciók biztosításával segíti a csapatokat a hatékonyabb munkavégzésben és az időmegtakarításban.

Így segíthet Önnek a projektmenedzsmentben:

2. ClickUp Brain

A ClickUp nem csak a feladatok kezelésében segít, hanem mesterséges intelligenciát is használ, hogy munkáját hatékonyabbá tegye. A ClickUp Brain segítségével automatizálhatja az ismétlődő feladatokat, betekintést nyerhet munkamódszereibe, automatikus összefoglalókat készíthet a haladásról, és akár a projekt ütemtervét is előre jelezheti.

Olyan, mintha egy személyi asszisztensed lenne, aki folyamatosan tanulja, hogyan teheti hatékonyabbá a csapatodat.

Így segíthet Önnek:

3. ClickUp feladatok

A ClickUp Tasks segítségével nem csak egy helyet kap, ahol felsorolhatja a teendőit. Részletes visszajelzéseket hagyhat a szálakban, megjegyzések és @említések segítségével feladatokhoz rendelhet teendőket közvetlenül a Tasks alkalmazásban, prioritásokat állíthat be, és akár az egyes feladatokra fordított időt is nyomon követheti.

Ez egy átfogó feladatkezelő szoftver, amely minden alapvető funkciót lefed, az átfogó képtől a legapróbb részletekig.

Így segíthet ez Önnek:

4. ClickUp projekttervező sablon

Töltse le ezt a sablont

Ne kezdje el a nulláról! Használja a ClickUp projekttervező sablont, hogy azonnal belevághasson a munkába előre elkészített projekttervekkel, amelyeket tetszés szerint testreszabhat.

Ez a sablon ideális termékbevezetések szervezéséhez vagy csapataktivitások kezeléséhez, és minden szükséges eszközt biztosít a munkafolyamatok finomításához és a célok hatékony eléréséhez.

A sablon segítségével:

Biztosítsa a hatékony projektmenedzsmentet a megfelelő eszközökkel

Eljött a döntő pillanat. Van a Microsoft Planner, amely tökéletesen illeszkedik, ha már régóta a Microsoft ökoszisztémában dolgozik. Aztán ott van az Asana, amely olyan, mintha egy plusz pár kéz segítene mindent megszervezni.

Ha olyan eszközt keres, amely jól integrálható a Microsoft termékekkel, és egyszerű, hatékony feladatkezelési eszközöket kínál, akkor a Microsoft Planner lehet a megfelelő választás. Ha azonban olyan eszközre van szüksége, amely kiterjedt testreszabási lehetőségeket, harmadik féltől származó integrációkat és átfogó stratégiai tervezési sablonokat támogat, akkor az Asana lehet a legjobb választás.

De gondoljon csak bele: mi lenne, ha mindezeket a funkciókat egy helyen kaphatná meg? Itt jön a ClickUp. Olyan, mint egy menő elektromos autó, amely nemcsak előre viszi Önt, hanem komoly technikai csúcstechnológiával is rendelkezik – gondoljon csak az intelligens mesterséges intelligenciára, amely átveszi a vezetést a rutinmunkákban, a mindenféle feladatra alkalmas, funkciókkal teli műszerfalra és a sablonokra, amelyekkel pillanatok alatt készen áll a projektekre.

Szeretnéd kipróbálni, hogy neked is beválik-e? Regisztrálj még ma a ClickUp-ra!