Találkozott már olyan helyzettel, amikor egy feladat késedelmet szenvedett, és amikor megkérdezte, miért, a csapattag azt válaszolta: „Ó, de vártam valamire, amire szükségem volt”?
A függőségek az egyik legnagyobb oka a késéseknek bármely projektben. Ha nem tervezi meg hatékonyan a függőségeket, akkor nemcsak lemarad, hanem a projektcsapat tagjai is tétlenül fogják várni, amíg az előző feladat befejeződik.
A projektmenedzsmentben ez pénzügyi, hírnévbeli és motivációs következményekkel járhat.
Ebben a blogbejegyzésben megvizsgáljuk a késedelem fogalmát, és azt, hogy ez hogyan segíthet a projektek jobb tervezésében, a késedelmek megelőzésében, az erőforrások maximális kihasználásában és a kívánt eredmények elérésében.
Mi az a késedelem?
A projektmenedzsmentben a késleltetési idő az egymástól függő feladatok közötti késleltetést jelenti. Ez az az időtartam, amelynek letelte után a következő tevékenység megkezdődhet, még akkor is, ha az előző tevékenység már befejeződött.
Ha valaha részt vett videokonferencián, és valaki azt mondta: „Késés van a hívásban”, akkor már tudja, mi az a késés. Ez az az idő, amely a kollégája mondása és az Ön válaszadása között telik el. A legjobb esetben ez frusztrálhatja a hívásban részt vevőket. A legrosszabb esetben pedig az egész hívás eredménytelenné válhat.
Tehát a késedelem, annak okai és következményei megértése elengedhetetlen a sikeres projektmenedzsmenthez.
Átfogó áttekintés a késedelmekről a projektmenedzsmentben
Egyszerűen fogalmazva, a késedelem egy ütemezési és tervezési fogalom, amely a egymást követő feladatok közötti előre nem látható késedelmet vagy várakozást jelenti.
Hogyan számolják ki a késedelmet?
A késedelmet a projekt ütemezéséhez kapcsolódó egységekben mérjük, például órában, napokban vagy hetekben.
Ha az A feladat (előzmény tevékenység) az első napon befejeződik, és a B feladat (utód tevékenység) csak három nap múlva kezdődhet, akkor a késleltetési idő három nap.
Melyek a késleltetések jellemzői?
A késedelem néhány fő jellemzője a következő.
Váratlan: A késedelem ritkán várható. Értesítés vagy figyelmeztetés nélkül következik be. Például egy csapattag megbetegedése vagy egy gép meghibásodása.
Nem kívánatos: A késedelem a folyamatban bekövetkező „késleltetés”, amely káros hatással van a projektre.
Utólag: Mivel a késedelem váratlanul jelentkezik, nem lehet előre látni. Ezért csak utólag lehet azonosítani és reagálni rá.
Lépéskövető hatások: A projekt bármely szakaszában bekövetkező késedelem lépéskövető hatással van a különböző feladatokra és mérföldkövekre. Például egy szoftverprojektben, ha a minőségi elemzés késedelmet szenved, mert a tesztautomatizálási szoftver előfizetése lejárt, akkor a telepítés és a DevOps feladatok is késedelmet szenvednek.
Mi a késedelem célja?
A késleltetési idő a késleltetés mértékét jelenti. Segít betartani a projektmenedzsment elveit és javítani az eredményeket az alábbiak révén:
A hatékonyság mérése: A késedelem a folyamat hatékonyságának hiányát jelenti. Ez az első lépés a munkafolyamat optimalizálásában.
A hiányosságok azonosítása: Ha a folyamat egy bizonyos lépése késedelmet okoz, a késedelem rávilágít a pótolni szükséges hiányosságra.
A leállások előrejelzése: Bár a késések nem előrejelző/megelőző intézkedés, segíthetnek azonosítani a következő ciklus potenciális szűk keresztmetszeteit. Például, ha egy adott gép ismétlődően késéseket okoz, akkor megtervezheti annak cseréjét/javítását.
Biztonsági mentés létrehozása: A késések gyakran a folyamat hiányosságai miatt alakulnak ki. Például, ha csak egy fejlesztő van a csapatban, akkor még az ő szabadsága is késedelmet okozhat. Ha ezt megérted, akkor könnyebben létrehozhatsz biztonsági mentést.
Melyek a projektmenedzsmentben gyakran használt késleltetett mutatók?
A késleltetett mutatók a projektekben fellépő késések mértékét jelzik. Ezeket az esemény után, vagy a projekt befejezése után számítják ki a teljesítmény értékelése érdekében.
A projektmenedzsmentben néhány gyakran használt késleltetett mutató:
- Időbeli késedelem: A feladat teljesítésének tervezett és tényleges dátuma közötti különbség.
- Lefelé irányuló hatás: Az adott feladat késedelme miatt a projektben bekövetkező késedelem.
- Termelékenységi veszteség: a csapat tagjai által az előző feladat befejezésére várakozással töltött, nem produktív idő.
- Bevételkiesés: Az elmaradás miatt bekövetkező potenciális értékesítési/bevételkiesés vagy büntetések
A késedelmet gyakran összekeverik a lead time-mal, amely egy másik fontos fogalom a projektmenedzsmentben. Nézzük meg, miben hasonlítanak és miben különböznek egymástól.
Átfutási idő vs. késedelem
A lead time az a teljes idő, amely egy projekt kezdetétől a befejezéséig eltelik.
A ciklusidővel ellentétben, amely azt méri, hogy mennyi időbe telik a termék elkészítése – például egy funkció fejlesztése vagy egy kávé elkészítése –, az átfutási idő a megrendelés és a termék kiszállítása közötti időtartamot méri, beleértve a logisztikát, az ügyfélszolgálatot stb. A ciklusidő és az átfutási idő közötti különbségről egy korábbi blogbejegyzésben már részletesen írtunk.
A legegyszerűbb átfutási idő képlet: Átfutási idő = Projekt befejezési dátuma – projekt kezdési dátuma. A projekt tervezése során azonban a vezetők ezt úgy számolják ki, hogy összeadják a projekt egyes feladataival kapcsolatos teljes időt és az esetleges várakozási időt.
A lead time segít a projektmenedzsereknek a feladatok/erőforrások ütemezésében. Segít nekik megérteni a függőségeket és ennek megfelelően ütemezni a munkát. Vegyünk egy egyszerű példát egy szoftverprojektről.
A fejlesztés átfutási ideje 2 nap lehet – 1 nap tesztelés, 1 nap telepítés. Ha a projekt hétfőn kezdődik, a projektmenedzserek hétfőre és keddre a fejlesztőknek, szerdára a minőségbiztosítási elemzőknek, csütörtökre pedig a DevOps-nak rendelhetnek feladatokat.
A késleltetési idővel ellentétben a lead time egy előrejelző/tervezési eszköz. A kettő közötti legfontosabb különbségek a következők.
| Átfutási idő | Késedelem |
|---|---|
| A lead time az a idő, amely a projekt kezdetétől a befejezéséig eltelik. | A késleltetési idő az egymást követő két lépés közötti késedelem vagy várakozási idő. |
| Prediktív eszköz: hatékony ütemezéshez használható | Retrospektív eszköz: teljesítménymérésre használható |
| Előre látható és elkerülhetetlen | Előre nem látható és elkerülhető |
Bár eltérőek, mind a lead time, mind a lag time kritikus fontosságú a projekt teljesítményének mérésében. Íme, hogyan.
Tervezés és ütemezés
Az átfutási idő segít a projektmenedzsereknek a feladatok és a függő tevékenységek időgazdálkodási célok alapján történő megtervezésében. A késedelem segít a vészhelyzetekre való felkészülésben.
Például, ha egy fejlesztési projekt átfutási ideje 10 nap, akkor a feladatokat ennek megfelelően ütemezheti. Ha a korábbi projektek átlagos késedelme 2 nap volt, akkor ezt beépítheti az ütemezésébe, és 12 napos átadási határidőt tervezhet.
Erőforrások kihasználása és optimalizálása
Az átfutási idő segít a források hatékony kihasználásában, míg a késleltetési idő biztonsági másolat készítését teszi lehetővé.
Például a lead time-ot felhasználhatja a feladatoknak a folyamat sorrendjében történő kiosztására. A késleltetési időt pedig további erőforrások felvételére vagy gépek bérlésére fordíthatja. Ez attól függően változhat, hogy egyszeri vagy ismétlődő projektről van-e szó.
Teljesítménymenedzsment
A lead time-ot a célokhoz viszonyítva mérik, míg az ideális késleltetési idő nulla.
Például, ha egy funkció fejlesztésének becsült ideje 16 óra, akkor ez a feladat célzott átfutási ideje. Ha egy fejlesztőnek több időre van szüksége, akkor teljesítménye nem felel meg az elvárásoknak.
A késedelem azonban akkor jelentkezik, amikor betegszabadságra mennek, vagy számítógépük meghibásodik. Ezért ez nem a teljesítményük kérdése, és nem jelenik meg az értékelésükben. Ez a késedelem azonban hatással van a projekt megvalósítására, és figyelembe kell venni a sprint/projekt értékelése során.
Felelősség
A lead time kollektív felelősség, és minden csapattag és projektmenedzser felelős a megfelelő lead time fenntartásáért. A késedelem a folyamat hatékonyságának csökkenését jelenti, ami a vezetés felelőssége.
A gyártási átfutási és késleltetési időt befolyásoló tényezők
Számos tényező befolyásolhatja a projektütemterv-kezelés előrehaladási és késedelmi idejét, mind pozitív, mind negatív értelemben. A legfontosabb tényezők közül néhányat az alábbiakban sorolunk fel.
Erőforrások rendelkezésre állása: Ha az erőforrások könnyen elérhetők, a lead time rövidebb lesz, és fordítva. Másrészt, ha egyes erőforrások rendelkezésre állnak, mások viszont nem, akkor késedelem léphet fel. Például, ha vannak fejlesztői, de nincs elég tesztelője, akkor a fejlesztés e két fázisa között késedelem lép fel.
Függőségek: A projektfüggőségek jellege befolyásolja az előkészítési és késleltetési időket. Az erős függőségek, amikor egy feladat csak az előző befejezése után kezdődhet meg, általában növelik a késleltetési időket. Ezzel szemben a lazább függőségű feladatok lehetővé teszik az előkészítési idők csökkentését a feladatok átfedése révén.
A projekt összetettsége: Az összetett projektek, amelyek több egymástól függő feladatot és fázist tartalmaznak, valószínűleg hosszabb késésekkel járnak. Ez a feladatok közötti koordináció és minőségbiztosítás fokozott szükségességének tudható be.
Az érdekelt felek követelményei: A szigorú minőség-ellenőrzési intézkedések vagy a hosszabb jóváhagyási folyamatok meghosszabbíthatják a lead/lag időt, mivel a projektek a folytatáshoz szükséges megerősítésre várnak.
Kockázatkezelési politikák: Az agresszív kockázatkezelési stratégiákkal rendelkező projekteknél valószínűleg rövidebbek lesznek a késések, mivel a vezetők előre kezelik a lehetséges késedelmeket és baleseteket.
Az okoktól, a hatásoktól és a következményektől függően a késések mérhetők, kezelhetők és minimalizálhatók a munkafolyamatok optimalizálása érdekében. Íme, hogyan.
Hogyan kezeljük és irányítsuk a késedelmet a projektmenedzsmentben?
A késések jelentősen ronthatják a projekt hatékony végrehajtását, ezért azokat folyamatosan minimalizálni és kezelni kell. Íme néhány tipp és stratégia, amelyekkel ezt elérheti egy olyan robusztus projektmenedzsment eszközzel, mint a ClickUp.
Függőségek feltérképezése
Még a legegyszerűbb projektekben is vannak egymástól függő feladatok. Például a számlázás a projekt ügyfél általi jóváhagyásától függ. Ezeknek a függőségeknek a ismerete segít a jobb tervezésben.
Amikor a ClickUp feladatok segítségével beállítja a projektjét, kapcsolja össze a függő feladatokat, és nézze meg, hogy azok milyen hatással vannak a lead time-ra. A kritikus út módszer segítségével pontosan megbecsülheti a projekt időtartamát.
Időkövetés
Ösztönözze minden csapattagot, hogy kövesse nyomon a feladatokhoz szükséges időt. Ez segít a projektmenedzsereknek a lead time pontos becslésében.
A ClickUp projektidő-követő funkciójával elindíthatja és leállíthatja az időzítőt, hozzáadhat időtartományt, vagy hozzáadhat órákat/perceket minden feladathoz és alfeladathoz. A ClickUp-ban több időgazdálkodási sablon is található, amelyek segítenek a hatékony időbecslésben.
Helyes ütemezés
Használja az időbecsléseket, a függőségeket és a kritikus utat a projekt ütemezéséhez, optimális átfutási idővel és minimális késésekkel.
Ütemezés: Határozza meg az egyes feladatok határidejét, és vizualizálja a projektet a ClickUp naptár nézetével. Győződjön meg arról, hogy a határidők ésszerűek és megvalósíthatók.
Feladatkiosztás: A feladatok kiosztása a csapattagok készségei és rendelkezésre állása alapján történik. A ClickUp Workload nézet kiválóan alkalmas a erőforrások ütemezésének áttekintésére. Ha például késedelmet tapasztal egy inkrementum bevezetésében, mert nincs elegendő DevOps erőforrása, akkor a Workload nézet segítségével átcsoportosíthatja a csapattagokat a nem kritikus karbantartási feladatokról.
Tisztázza: Használja a ClickUp Gantt-diagram nézetét, hogy megtekintse a projekt ütemtervében szereplő függőségeket és átfedő feladatokat.
Például a kódfelülvizsgálat a kódolás befejezésétől függ. Ellenőrizze, hogy az utóbbi befejezése az előbbi előtt van-e ütemezve. Ha nem, akkor húzza át a határidőket.
Ha még nem jártas a függőségekkel járó komplex projektek kezelésében, a ClickUp Gantt-diagram projekt sablonjai segíthetnek Önnek.
Tartson fenn puffert időt: Még akkor is, ha időbecslései pontosak, számolnia kell bizonyos késésekkel. A pufferek stratégiai elhelyezése a projekt ütemtervében segíthet a késések hatékony kezelésében.
Például egy fejlesztési projektben a rendszerintegráció és a felhasználói elfogadás tesztelésének fázisai közé egy puffer beiktatása lehetővé teszi a váratlan késések kezelését anélkül, hogy ez hatással lenne a projekt befejezésének határidejére.
Kommunikáljon
A kommunikációs hiányosságok felesleges késedelmeket és késéseket okozhatnak. Ennek megelőzése érdekében kommunikáljon proaktívan és rendszeresen.
- A ClickUp feladatokba ágyazott megjegyzések lehetővé teszik a csapatok számára, hogy egymásnak kérdéseket tegyenek fel és kontextusban kapjanak válaszokat, megelőzve ezzel a tudásmegosztás késedelmét.
- A ClickUp Chat nézet minden beszélgetést egy helyen jelenít meg, így csapataid nem késnek a válaszokkal.
- A ClickUp Automations megszünteti a felesleges munkát, megelőzve az adminisztratív feladatok késedelmeit.
- A ClickUp emlékeztetői segítenek nyomon követni a határidőket, a felelősségi köröket és minden egyéb fontos teendőt.
A legfontosabb, hogy figyelemmel kísérje és optimalizálja
A késések a rendszerbeli problémák tünetei. Az ismétlődő késések arra utalnak, hogy valahol valami nem működik megfelelően. A folyamat javítása érdekében rendszeresen ellenőrizze a projekt előrehaladását.
A ClickUp Dashboards segítségével egy helyen láthatja az összes szükséges jelentést. Ha például szeretné megtekinteni az összes késedelmes feladatot a késedelem aránya szerint, akkor ehhez beállíthat egy widgetet a ClickUp-on.
Használja ezeket a jelentéseket a késedelmek kiváltó okainak azonosítására és azok szisztematikus kiküszöbölésére.
Optimalizálja a munkafolyamatokat a ClickUp segítségével, hogy minimalizálja a projekt ütemtervében fellépő késedelmeket
Minden projekt összetett tevékenységek és információk áramlása. A késések, amelyek abból adódnak, hogy valaki valamire vár, szinte elkerülhetetlenek.
A jó projektmenedzsment azonban az ilyen késések kiküszöbölésén alapul. Ha egy projektet a követelményeknek megfelelően, időben és a költségvetés keretein belül kíván megvalósítani, akkor nem engedheti meg magának a késedelmet.
A ClickUp átfogó projektmenedzsment szoftvere ezt hivatott megakadályozni. Hatékony funkciókat tartalmaz a projekt munkafolyamatok optimalizálására, hogy kiküszöbölje a felesleges késedelmet. A szükséges idő becslésétől a valós idejű előrehaladási jelentések megtekintéséig a ClickUp minden szükséges funkcióval rendelkezik ahhoz, hogy a projektje mindig kézben tarthassa.
Legyen mindig pontos! Próbálja ki még ma ingyen a ClickUp-ot!
Gyakran ismételt kérdések a késedelemről
1. Mi egy példa a késedelemre?
A késedelem az egyik folyamat és a következő közötti váratlan késés.
A szoftverfejlesztés területén ez lehet a kódolás és a kódfelülvizsgálat közötti várakozási idő, ami abból adódik, hogy a vezető fejlesztőt egy másik projekthez hívták el.
A gyártásban a késedelemre példa egy pótalkatrész szállításának késedelme az ellátási lánc problémái miatt.
2. Mi a késleltetési idő másik megnevezése?
A késleltetési idő másik neve „várakozási idő”. Ez a kifejezés arra az időtartamra utal, amely alatt egy adott feladat során nem történik produktív tevékenység.
3. Mi az a késleltetési idő és a lead time?
Mindkettő a projektmenedzsmentben használt ütemezési koncepció, amely a folyamatban lévő feladatok sorrendjének kezelésére szolgál.
A késleltetési idő a feladatok közötti késedelem vagy várakozási idő. Általában előre nem látható, és hiba/baleset eredményeként alakul ki.
A lead time az az idő, amely egy folyamat megkezdése és befejezése között telik el. Ez az a becsült idő, amely alatt a sorrendben szereplő összes feladat elvégzésre kerül.