Néha szükség van egy kis segítségre a marketingkampány elindításához vagy egy kezdeményezés megvalósításához. Itt jönnek képbe a beszállítók és a külső digitális marketingügynökségek. Ezek a szakértők időt és energiát takaríthatnak meg Önnek azzal, hogy elvégzik a marketingkampányok bizonyos részeit, amelyekre a csapatának nincs kapacitása.
A legjobb módja annak, hogy kapcsolatba lépjen ezekkel a szakértőkkel, egy marketing ajánlatkérés (RFP) elkészítése. Ez a dokumentum egy egyszerű igénylőlap, amely megkönnyíti igényeinek közlését és a projekthez szükséges szolgáltatások pontos megszerzését.
Itt elmagyarázzuk, mi is az a marketing ajánlattételi felhívás, és bemutatjuk, milyen kulcsfontosságú elemeket kell tartalmaznia. Emellett könnyen követhető útmutatót adunk a marketing ajánlattételi felhívás elkészítéséhez, tippeket adunk a hatékony ajánlattételi felhívás megírásához, és tanácsokat adunk a legjobb lehetőségek megtalálásához. ✨
Mi az a marketing ajánlatkérés?
A marketing ajánlatkérés, vagy RFP, egy olyan dokumentum, amelyben olyan szolgáltatásokat kér, amelyeket csapata belső erőforrásaival nem tud ellátni. Azért küldhet ajánlatkérést, mert csapata teljes kapacitással dolgozik, és nem tud további feladatokat vállalni, vagy mert olyan szakértő segítségére van szüksége, aki olyan ismeretekkel rendelkezik, amelyekkel csapata nem.
Ez a legtöbb marketingtervezési folyamat kulcsfontosságú eleme, különösen azoknak a csapatoknak, amelyek külső erőforrásokra szorulnak a feladat elvégzéséhez. 📄
Marketing ajánlatkérőjét elküldheti egy konkrét marketingügynökségnek, amely iránt érdeklődik, vagy online közzéteheti nyílt pályázati űrlapként, hogy szélesebb körben elérhető legyen. Általában a szállítók az ajánlatkérésre általános árajánlattal, a kínált konkrét szolgáltatásokkal és a várható teljesítési határidővel válaszolnak.
Az ajánlattételi felhívás (RFP) eltér az információkérés (RFI) vagy az árajánlatkérés (RFQ) fogalmától. Az RFI egy egyszerűbb kérdőív, amelyet az ajánlattételi felhívás előtt használnak annak eldöntésére, hogy a szállítókat fel kell-e venni a potenciális partnerek listájára. Lényegében a szolgáltatások vagy a költségvetési igények alapján előzetesen minősíti a vállalatokat.
Az ajánlatkérés olyan dokumentum, amely az ajánlattételi felhívásban kért szolgáltatáshoz kapcsolódó részletes költség- és árajánlat-információkat kér. Míg az ajánlattételi felhívás becsült ajánlati összeget kér, az ajánlatkérés részletesebb, és a becsült ütemterv és a munka terjedelme alapján tartalmazza az egyes szolgáltatások költségeinek lebontását.
A marketing ajánlattételi felhívások megértése
A marketing ajánlatkérések kiváló források azoknak a vállalkozásoknak, amelyeknek extra segítségre van szükségük a marketingstratégia, a végrehajtás vagy a tájékoztatás terén. A marketing ajánlatkérés funkciója külső segítség igénybevétele. Ez nemcsak időt takarít meg a csapatának, hanem értékes kapcsolatokat is épít ki marketing szakértőkkel. 🤝
A marketing pályázatok segítségével a marketingprojektek gyorsabban haladhatnak. Külső segítségével növelheti a futó kampányok számát, vagy belső csapatának figyelmét fontosabb marketingprojektekre összpontosíthatja.
A marketing ajánlatkérés használatának néhány előnye:
- Bővíti hatókörét: Az ajánlatkérések elküldésével szakértőket vonz magához. Ez azt jelenti, hogy kapcsolatokat építhet, értékes kapcsolatokat alakíthat ki és bővítheti tudásbázisát, miközben előrelépést tesz kezdeményezéseiben.
- Növeli a hatékonyságot: A marketing ajánlattételi felhívás szabványosított beszerzési folyamatot hoz létre a projektekhez szükséges külső segítség megszerzéséhez. Ez csökkenti a félreértések kockázatát és egyszerűsíti a döntéshozatalt, így gyorsabban és hatékonyabban haladhat előre.
- Bevált partnerek és megoldások adatbázisának létrehozása: Minden alkalommal, amikor ajánlattételi felhívást küld, válaszokat kap a marketing területén dolgozó különböző szakemberektől. Az ajánlattételi felhívás meghatározza az értékelési kritériumokat, így létrehozhat egy adatbázist a potenciális beszállítókról, akiknek tapasztalatára támaszkodhat, amikor új kampányokat indít.
Az ajánlatkérés elküldésével kapcsolatba léphet más marketing szakértőkkel, és hatékonyabban haladhat előre a projektekkel.
Íme néhány eset, amikor marketingügynökségek ajánlatkérő felhívást küldhetnek:
- A blogját bővíteni kívánó marketingcsapat digitális marketing ajánlatkérést küldhet egy digitális ügynökségnek vagy egy SEO-szakértőkkel rendelkező tartalomügynökségnek.
- Egy marketingcsapat vezetője, aki professzionális vizuális tartalommal rendelkező kreatív projektet szeretne indítani, kreatív brief RFP-t küldhet el, hogy megtalálja a megfelelő ügynökségi partnert.
- A marketingosztály segíti a termékcsapatot egy új funkció bevezetésében, és ajánlattételi felhívást küld a reklámügynökségeknek, hogy segítséget kapjon a bevezetés bejelentéséhez.
- Egy marketingcég, amely problémába ütközött egy közösségi média kampány során, ajánlattételi felhívást készíthet, hogy segítséget kérjen PR-cégektől a médiavisszhang kezeléséhez.
- Egy hagyományos üzlet weboldalt szeretne létrehozni és online termékeket szeretne értékesíteni. Úgy döntenek, hogy ajánlatkérést küldenek a közösségi média marketing szakértőknek és weboldal-fejlesztőknek, hogy megalkossák weboldalukat, márkájukat és online jelenlétüket.
A marketing ajánlatkérés összetevői
Minden marketing ajánlatkérés más és más, de tartalmaznia kell egy standard elemekből álló listát. A tényleges információk, amelyeket belefoglal, vagy a szolgáltatások, amelyeket igényel, változhatnak, de minden dokumentumban szerepelnie kell a legfontosabb részleteknek. ✅
Íme a marketing ajánlatkérésben feltétlenül szerepeltetendő kritikus elemek:
- Vállalati információk: Mielőtt segítséget kérne másoktól, azoknak tudniuk kell, ki Ön. Adja meg a vállalat alapvető adatait, például a nevét, fő tevékenységét vagy küldetését, valamint az Ön által kínált termékek vagy szolgáltatások típusait.
- Kapcsolattartási adatok: Adja meg a projektért felelős legfontosabb kapcsolattartók telefonszámát és e-mail címét. Egyes esetekben ez a marketingcsapat vezetője lehet. Nagyobb kezdeményezések esetén több osztályról is megadhat több kapcsolattartót.
- A projekt áttekintése és az RFP célja: Világosan fogalmazza meg az RFP célját, beleértve az Ön céljait és a keresett erőforrásokat. Minél tömörebb, annál nagyobb az esélye, hogy releváns válaszokat kap az RFP-jére.
- Értékelési kritériumok: Emelje ki azokat a kiválasztási kritériumokat, amelyeket a pályázók értékeléséhez fog használni. A legtöbb esetben a kiválasztási folyamat olyan tényezőket tartalmaz, mint a témában szerzett tapasztalat, az ár vagy a konkrét szolgáltatások.
- Figyelembe veendő követelmények: Jelezze, hogyan kell a pályázóknak jelentkezniük (pl. online portálon keresztül, egy adott jelentkezési űrlapon, vagy üzleti ajánlatot küldve a fő kapcsolattartó e-mail címére). Feltétlenül tüntesse fel az ajánlatok elbírálásához szükséges konkrét követelményeket.
- Kiválasztási ütemterv: Adja meg a projekt ütemtervét és a kért szolgáltatások becsült határidejét – így csak azok a szolgáltatók jelentkeznek, akik képesek betartani az ütemtervet.
- Költségvetési részletek: Ne pazarolja az idejét olyan ajánlatok áttekintésére, amelyek meghaladják a költségvetését. Marketing ajánlatkérésében sorolja fel a költségvetési részleteket, és röviden írja le a tárgyalási folyamatot, ha az ajánlattevőt kiválasztják.
RFP marketing szolgáltatásokhoz
Akár marketingkommunikációs segítségre van szüksége, akár hirdetési támogatást keres, akár nagy kampányokat szeretne gyorsabban elindítani, használja ezt az útmutatót az ajánlatkérés elkészítéséhez. Az alábbiakban bemutatjuk mindazt, amit tudnia kell a marketing ajánlatkérés megírásához, beleértve a feladat elvégzéséhez szükséges marketingprojekt-menedzsment stratégiákat is.
Kezdje egy sablonnal
Könnyítse meg az életét egy sablon használatával – például a ClickUp webfejlesztési ajánlatkérési sablonjával –, amelynek segítségével megalkothatja az ajánlatkérés vázlatát. Bár ez a sablon kifejezetten azoknak a marketingcsapatoknak készült, akik külső webfejlesztési segítséget keresnek, mindenféle ajánlatkéréshez találhat sablonokat.
Az ajánlattételi felhívás sablonjának kiválasztásakor ügyeljen arra, hogy az tartalmazza a jó ajánlattételi felhívás alapvető elemeit. Tartalmaznia kell a fent említett szakaszokat, például a projekt áttekintését és az alapvető vállalati információkat.
Adjon meg részletes információkat minden szakaszban
Miután megvan az ajánlatkérési dokumentum általános felépítése, ki kell töltenie az összes releváns adatot. Dolgozza át a dokumentumot szakaszról szakaszra, és adja hozzá konkrét kéréseit.
Könnyítse meg ezt a lépést olyan eszközökkel, mint a ClickUp AI, amelyek automatikusan kitöltik a legfontosabb információkat, például a vállalat elérhetőségeit és tapasztalatait. Készítse el ajánlatkérését a ClickUp Docs segítségével, amely lehetővé teszi, hogy más csapattagokkal együttműködve hatékonyabb ajánlatot fogalmazzon meg. Használja a beágyazási funkciót, hogy táblázatokat vagy diagramokat illesszen be, amelyek vonzóbbá teszik ajánlatkérését.
Azonosítsa a potenciális beszállítókat, és küldje el az ajánlatkérést.
Most, hogy elkészült az ajánlatkérése, érdemes azt a potenciális beszállítók rendelkezésére bocsátani. Széles körben terjesztheti az ajánlatkérést, ha azt közzéteszi a weboldalán, és bárkit meghív a jelentkezésre. Alternatív megoldásként felveheti a kapcsolatot azokkal az ügynökségekkel, amelyekkel szívesen együttműködne.
Ha az utóbbi megközelítést választja, hasznos lehet egy beszállítói lista elkészítése. A ClickUp marketingfunkcióival, beleértve a ügyfélkapcsolat-kezelést (CRM), létrehozhat egy beszállítói adatbázist. Használja a ClickUp marketingprojekt-kezelő szoftverének egyéni mezőit a potenciális beszállítók minősítéséhez vagy részvételi szándékuk jelzéséhez, ha már korábban felvette velük a kapcsolatot.
Amikor ajánlatkérőket küld, dokumentálja a kapott válaszokat, és hozzon létre profilokat az új beszállítók számára, kategóriacímkékkel az általuk kínált szolgáltatásokhoz, például videóprodukció, esettanulmányok vagy digitális marketing szolgáltatások. Így amikor új ajánlatkérőt kell küldenie vagy más szolgáltatásokat kell igényelnie, már rendelkezik egy jelöltekből álló listával, akiket felkereshet.
Használjon eszközöket a folyamat kezeléséhez
A folyamatot legjobban olyan eszközökkel lehet kezelni, mint az ajánlatkezelő szoftverek és a ClickUp RFP Process Template sablonja. Ez a sablon segít a csapatnak a fontos határidők – például a benyújtási határidő – nyomon követésében, és egy kényelmes helyen gyűjti össze a válaszokat. 🛠️
Hozzon létre egyéni mezőket az egyes ajánlatok nyomon követéséhez, és adjon hozzá prioritási jelöléseket, hogy kiemelje az Ön igényeinek megfelelő ajánlatokat. A különböző nézetek – beleértve a Kanban táblákat, a naptár nézeteket és a Gantt diagramokat – megkönnyítik az összes pályázó egyenlő értékelését és a haladás nyomon követését.
A ClickUp projektmenedzsment funkciói az automatizálásnak köszönhetően, amely az ajánlatkéréseket a munkafolyamaton keresztül mozgatja, a munkafolyamatokat is racionalizálják. Adjon hozzá triggereket, hogy az alkalmazás benyújtása után azonnal kijelölhessen valakit a csapatból, aki áttekinti azt. Állítson be egyéni engedélyeket a döntéshozatal egyszerűsítése érdekében, és vegyen fel függőségeket, hogy olyan munkafolyamatokat hozzon létre, amelyek megmutatják, mely feladatok akadályozzák a felülvizsgálati folyamat következő lépéseit.
Követés
Miután kiválasztotta a beszállítót, elengedhetetlen a nyomon követés és egy világos üzenetküldési terv beépítése. Érdemes felvenni a kapcsolatot a nyertes beszállítóval és azokkal a pályázókkal is, akik nem jutottak tovább. Más marketingterveihez és stratégiáihoz hasonlóan, igazítsa válaszát a különböző pályázói kategóriákhoz.
Ha csak néhány szolgáltatóval vette fel a kapcsolatot, akkor mindegyiknek küldhet személyes e-mailt. Ha szélesebb körben keresett, akkor a szolgáltatókat „nem megfelelő”, „megfelelő, de túllépi a költségkeretet” vagy „megfelelő, de nem a legalkalmasabb” kategóriákba sorolhatja. Ezen kategóriák alapján több jelöltnek is küldhet személyre szabott e-mailes választ, amelyben megindokolja, miért nem őket választotta.
Üzeneteiben egyértelműen jelezze, hogy minden érdekelt fél nagyra értékelte a pályázatot, és indokolja, miért nem választották ki. Legyen profi és rövid, és ha a jövőbeni projektekben is szeretne együttműködni, ezt is jelezze.
Marketing ajánlattételi felhívások
Ha más ügynökségeknek is tudsz szolgáltatásokat nyújtani, több csatornán keresztül is kereshetsz és pályázhatsz más cégek ajánlati felhívásaira, így növelheted a saját üzleti eredményeidet. 🙌
Íme néhány a legjobb csatornák és platformok közül, ahol marketing ajánlatkéréseket találhat:
- Közösségi média: Egyes szervezetek ajánlattételi felhívásaikat közösségi média csatornáikon teszik közzé – a LinkedIn a leggyakoribb, de a Twitter is szorosan követi.
- RFP-adatbázisok és közlemények: A kormányzati szerveknek nyilvánosan kell közzétenniük az ajánlattételi felhívásaikat, és sokan ezt online portálokon teszik, például az RFP-adatbázisban. Ezek az adatbázisok általában kereshetőek, így iparág vagy szolgáltatások szerint szűrhet.
- Internetes keresés: Egyes cégek ajánlatkérő felhívásaikat saját weboldalukon, híroldalakon és adatbázisokban teszik közzé. Ezeket keresőmotorok segítségével találhatja meg, ha beírja az iparág vagy a szolgáltatás nevét és az „RFP” szót, hogy releváns eredményeket kapjon.
Tippek a marketing ajánlatkérésre adott kiváló válasz megírásához
Tudja, hogyan kell ajánlattételi felhívást írni, amelyben szolgáltatóktól kér szolgáltatásokat, de mi van akkor, ha saját ajánlatával szeretne pályázni ajánlattételi felhívásokra? Itt megosztjuk a legfontosabb tippeket és bevált gyakorlatokat a marketing ajánlattételi felhívásokra való válaszok elkészítéséhez. ✍️
Ha ajánlattételi felhívásra jelentkezve szeretne ügyfeleket szerezni, akkor előbb el kell végeznie néhány előkészítő munkát. A jelentkezés előtt végezzen kutatást a vállalatról. Ha megismeri, mi motiválja a vállalatot, akkor a jelentkezését pontosan az ő igényeikhez igazíthatja. Tudja meg, hogy küldtek-e már korábban ajánlattételi felhívást, és ki nyerte meg a pályázatot. Ezután próbálja meg kideríteni, mit csináltak jól, és azt ismételje meg.
Fontos továbbá, hogy megbizonyosodjon arról, hogy megfelel a követelményeknek. Ne pazarolja az idejét olyan álláshirdetésekre való jelentkezéssel, amelyek követelményeinek nem felel meg. Ha jelentkezik, figyelmesen olvassa el és kövesse az utasításokat, és ha valamit nem ért, tegyen fel kérdéseket.
Íme néhány példa sikeres ajánlattételi felhívásokra adott válaszokra:
- Válasz a teljesítendő feladatokkal: „Tartalomcsapatunk rugalmas. Emberi tartalmakat hozunk létre – nem sablonos AI-alkotásokat –, hogy kapcsolatot teremtsünk az olvasókkal, felépítsük a közönségét és fejlesszük márkáját. ”
- Mutassa meg szakértelmét: „Empatikus megközelítést alkalmazunk, hogy kielégítsük PR-igényeit. Korábbi projektekben biztonsági csapatunk incidensjelentéseket és híreket készített, hogy elmagyarázza, mi történt, hogyan terveztük megoldani a problémát, és mire számíthatnak az ügyfelek. Miközben biztosítottuk az ügyfeleket arról, hogy érdekeiket a legjobban figyelembe vesszük, egyúttal a megbízót is olyan vezetőként pozícionáltuk, akiben megbízhatnak.”
- Hagyja, hogy az ügyfelek végezzenek el Ön helyett a munkát egy ajánlással: „Hogyan segíthetünk Önnek? Hagyjuk, hogy ügyfeleink mutassák meg, milyen értéket nyújtunk, és miért nyertünk meg több tucat ajánlattételi felhívást a múltban: „A [cég] márkázási csapata teljesítette a projektünk kereteit, a költségvetés alatt maradt, és mindezt rekordidő alatt végezte el. A világos kommunikációs csatornáknak köszönhetően mindig tudtuk, hol tart a projekt, és mi következik – meglepetések nélkül.”
Az ajánlatkérésre adott válasz megfogalmazása nem csak a releváns információk feltüntetéséről szól. Fontos, hogy bizonyos dolgokat kihagyjon.
Az alábbiakat ne vegye fel az ajánlatkérésbe:
- Túl alacsony árak: A legalacsonyabb árak elriaszthatják a potenciális ügyfeleket, akik elgondolkodnak azon, hogy miért olyan olcsóak a szolgáltatásai, és azt hihetik, hogy azért, mert kevesebb értéket nyújt. Ehelyett használjon értékalapú árazást, hogy olyan méltányos árajánlatot készítsen, amely tükrözi szakértelmét, és megéri az idejét.
- Másolás és beillesztés: Minden ajánlatkérésre adott válasz a konkrét ajánlatra kell, hogy szabott legyen. A másolt válaszok csökkentik az esélyét, hogy megkapja a megbízást, és zavart kelthet, ha nem releváns információkat másol be.
- Túl sok szakzsargon: Ha egy vállalat ajánlatkérést küld, akkor lehet, hogy segítségre van szüksége a témakörrel kapcsolatos ismeretek terén. Ha az ajánlata túl technikai, akkor lehet, hogy nem értik az Ön által kínált értéket, vagy úgy érzik, hogy az nem felel meg az igényeiknek.
Gyakori kérdések
Még mindig többet szeretne tudni? Itt találja a leggyakrabban feltett kérdéseket az ajánlattételi felhívásokkal kapcsolatban.
1. Mi az a RFP a marketing és a márkaépítés területén?
Ez a típusú ajánlatkérés olyan ajánlat, amelyet egy vállalat küld el a marketing- és márkaépítési szolgáltatásokat nyújtó beszállítóknak.
2. Hogyan találok marketing ajánlatkéréseket?
Ha marketing ajánlatkérőkre szeretne jelentkezni, keresse fel az olyan webhelyeket, mint a LinkedIn, a Twitter és a portálok, ahol kormányzati szervek és állami vállalatok teszik közzé ajánlatkérő felhívásaikat.
3. Az RFP nyilvános információ?
A magánszektor nem köteles nyilvánosságra hozni az ajánlatkérő felhívásokat. A kormányzati szervek és a közszféra vállalatai azonban kötelesek az ajánlatkérő felhívásokat nyilvános információként közzétenni.
Záró gondolatok a marketing és reklám területén alkalmazott ajánlattételi felhívásokról
A marketing és a reklám területén az ajánlatkérések kulcsfontosságú eszközök ahhoz, hogy külső szakértelemmel egészítsd ki meglévő projektjeidet. Lehetőséget nyújtanak arra, hogy jobb kampányokat építs és jobb szolgáltatásokat nyújts ügyfeleidnek, anélkül, hogy időt kellene elvenned más belső feladatoktól.
Ahhoz, hogy kiváló marketing ajánlatkérést készítsen, fontos, hogy tartalmazza a legfontosabb szakaszokat, kihasználja az AI-hez hasonló eszközöket a folyamat egyszerűsítéséhez, valamint szoftvert használjon a válaszok nyomon követéséhez és a kampányok elemzésének tárolásához.
Regisztráljon még ma a ClickUp-ra, és kezdjen el jobb marketing ajánlatkéréseket készíteni. A beépített AI eszközök és sablonok segítségével másodpercek alatt elkészítheti ajánlatkéréseinek vázlatát és tervezetét. A projektmenedzsment funkciók és a többféle nézet segítségével könnyedén kezelheti az ajánlatkérés folyamatát az elejétől a végéig. 💪