Úgy gondolja, hogy a részlegek közötti korlátok leküzdése innovációs robbanáshoz vezethet? Ha igen, akkor nincs egyedül.
Sokan úgy gondoljuk, hogy a munkavállalóknak képesnek kell lenniük szabadon kommunikálni egymással anélkül, hogy többszintű jóváhagyási folyamaton kellene átesniük. Ez azért fontos, mert ezek a szintek meghosszabbítják a folyamatot és késleltetik az üzleti kommunikációt, ami több szempontból is hatással van a növekedésre.
A jó hír az, hogy van egy egyszerű megoldás erre a problémára: a diagonális kommunikáció. Megfelelő stratégiákkal zökkenőmentesen megvalósíthatja ezt a kommunikációs tervet, függetlenül a szervezet méretétől és összetettségétől.
Mint mindig, most is segítünk Önnek megérteni a témát. Ismerjük meg, mi is az a diagonális kommunikáció, és vizsgáljuk meg annak előnyeit, kihívásait és stratégiáit a munkahelyi kommunikáció javítása érdekében.
Mi az a diagonális kommunikáció?
A diagonális vagy keresztirányú kommunikáció összeköti azokat az egyéneket, akik nem állnak közvetlen hierarchikus kapcsolatban egymással, hanem különböző hierarchikus szintekhez, osztályokhoz vagy csapatokhoz tartoznak.
Más típusú kommunikációktól eltérően a diagonális kommunikáció megszünteti a különböző részlegek és szintek közötti akadályokat, megkönnyítve a funkciók közötti kommunikációt. Ezzel élvezheti a csapatmunka, az agilis munkakörnyezet és a megnövekedett termelékenység előnyeit.
Íme néhány példa a diagonális kommunikációra:
- Az ügyfélszolgálati csapat konzultál a fejlesztőcsapat vezetőjével, hogy meghatározza egy ügyfél által kért, hamarosan megjelenő funkció elérhetőségét.
- Egy szövegíró interjút készít egy mérnökkel, hogy technikai ismereteket szerezzen egy átfogó termékismertető elkészítéséhez.
- A termékfejlesztési vezető együttműködik az ügyfélszolgálati képviselővel, hogy jobban megértse az ügyfelek igényeit és problémáit.
- Egy HR-szakember és az értékesítési alelnök együttműködnek annak érdekében, hogy meghatározzák az új értékesítési csapat pozíciójának követelményeit és képesítési feltételeit.
- Egy marketing szakember tanácsot kér egy pénzügyi menedzsertől a közelgő kampány költségvetésének elosztásával kapcsolatban.
A diagonális kommunikáció bevezetésének előnyei a csapatában
A fenti információk alapján valószínűleg már sejti a diagonális kommunikáció néhány előnyét. Soroljuk fel ezeket az Ön számára.
Könnyű együttműködés
Mi lenne, ha az alkalmazottak egyszerűen együttműködhetnének és közvetlenül egymásnak oszthatnák ki a feladatokat? A diagonális kommunikációs csatornák ebben segíthetnek. Ezzel megszűnik a hosszabb, közvetett és bonyolult kommunikációs csatornák szükségessége, ami felgyorsítja az együttműködést és a döntéshozatalt a különböző részlegek között.
Gyorsabb hozzáférés a fontos adatokhoz
A diagonális kommunikáció lehetővé teszi az információk és adatok akadályok és zavaró tényezők nélküli szabad áramlását.
Tegyük fel, hogy egy szoftvermérnök egy termék fejlesztésén dolgozik. Ahhoz, hogy megértse a termék problémás pontjait és fejlesztési területeit, tudnia kell, hogy a vásárlók hogyan használják a terméket. Ebben segíthet a marketingosztály valamelyik munkatársa, aki rendelkezik a releváns adatokkal.
A diagonális kommunikáció támogatása nélkül a folyamat több érdekelt felet vonna be, ami felesleges szűk keresztmetszetekhez, hatékonyságcsökkenéshez és késedelmekhez vezetne.
Jobb munkavállalói elkötelezettség és munkával való elégedettség
Ha ösztönzi a nyílt kommunikációt, mindenki magabiztosabbá válik a munkája hatékony elvégzésében.
Késedelem nélkül hozzáférhetnek minden releváns információhoz, ami segít nekik hatékonyabban végezni a napi munkájukat és növeli az elégedettségüket. A kommunikációs akadályok csökkenésével mind a vezetők, mind az alkalmazottak erősebbnek érzik magukat.
A diagonális kommunikáció szorosan kapcsolódik a horizontális vezetéshez is. A horizontális vezetésnél minden alkalmazott aktív szerepet kap, és részt vehet a szervezet bármely feladatában.
Kevesebb esély az információk félreértelmezésére
Minél több rétegen kell átjutnia egy üzenetnek, annál nagyobb az esélye a félreértelmezésnek. A diagonális kommunikáció közvetlen és nem tartalmaz felesleges szűrőket.
Ennek köszönhetően nagy valószínűséggel a címzett az üzenetet eredeti formájában fogja megkapni.
Az egyetlen figyelmeztetés? Mindenkinek ugyanazokat a kommunikációs eszközöket kell használnia, hogy az információk ne vesszenek el a folyamat során. Például, ha valaki e-mailt használ a kommunikációhoz, míg mások a videohívásokat részesítik előnyben, az üzenet elveszhet a fordítás során.
Minden szervezetnek rendelkeznie kell legalább egy közös, közvetlen kommunikációs eszközzel, amelyet minden alkalmazott rendszeresen és megbízhatóan használ.
Jobb csapatmunka
A legjobban azok a csapatok működnek, amelyek megfelelően kommunikálnak, hatékonyan dolgoznak és könnyen együttműködnek más csapatokkal.
A jó kommunikáció a jó eredmények kulcsa – jobb koordinációt eredményez a munkatársak és a csapatok között, ami jobb eredményekhez vezet.
De ez még nem minden: a csapatok közötti jobb kommunikáció erősíti a munkavállalók közötti kapcsolatokat is. Ez pedig elősegíti az egészséges és együttműködésen alapuló munkakörnyezet és kultúra kialakítását.
A diagonális kommunikációval kapcsolatos kihívások
Bár a diagonális kommunikáció nagy előnyökkel jár az agilitás és az együttműködés terén, fontos tisztában lenni annak lehetséges buktatóival is:
Félreértések és információtúlterhelés
A különböző részlegeken használt eltérő terminológia és szakzsargon félreértésekhez vezethet. A több diagonális beszélgetésben részt vevő alkalmazottak is zavarba jöhetnek. A probléma megoldásához gondoskodjon a tömör kommunikációról, és dolgozzon ki közös szószedetet.
Idő és erőfeszítés
A diagonális kommunikáció bevezetése, fenntartása és hatékony használata időt és erőfeszítést igényel a munkavállalók megfelelő képzésének lebonyolításában. De ez a kezdeti befektetés nagyban hozzájárul a termelékenység és a hatékonyság biztosításához.
A részlegek közötti potenciális konfliktusok
A különböző részlegek közötti interakciók eltérő nézőpontok miatt vitákhoz vezethetnek. Az ilyen konfliktusok elkerülése érdekében fontolja meg semleges közvetítők bevonását, és gondoskodjon a célok és prioritások összehangolásáról.
Csökkentett felelősség
Nehéz nyomon követni az információáramlást, ha az nem lineáris és egyértelmű. Ez a felelősség áthárításához és a feladatok tisztázatlan tulajdonjogához vezethet. Ha ösztönzi az alkalmazottakat a diagonális kommunikáció dokumentálására, nagyobb felelősségvállalást biztosíthat.
Bizalmas információk kiszivárogtatása
Az érzékeny témákról folytatott diagonális kommunikáció nem kívánt információszivárgáshoz vezethet. Ezért célszerű egyértelmű irányelveket és protokollokat kidolgozni a bizalmas információk kezelésére vonatkozóan.
Stratégiák a diagonális kommunikáció javítására a munkahelyén
Mint már láttuk, a diagonális kommunikáció kihívásokkal jár, és konfliktusokhoz vezethet a részlegek között. De ne aggódjon! Konkrét stratégiák alkalmazásával kezelheti ezeket a kihívásokat és javíthatja a diagonális kommunikációt.
A folyamatban segítségére lehetnek a funkciók közötti együttműködést támogató eszközök is, például a ClickUp.
Íme néhány stratégia a diagonális kommunikáció javítására a munkahelyén:
1. Készítsen egy irányelveket tartalmazó dokumentumot
A kommunikáció során fontos, hogy világosak és közvetlenek legyünk.
Ehhez irányelveket kell kidolgoznia a diagonális kommunikációra vonatkozóan, hogy elősegítse a tisztaságot és a közvetlenséget a részlegek közötti kommunikációban. Összpontosítson a releváns információk megosztására, miközben a jobb megértés érdekében világos és befogadó nyelvet használ.
Ösztönözze az aktív hallgatást és a kétirányú kommunikációt, hogy javítsa a szervezeten belüli általános kommunikációs folyamatot. Emellett egyedi folyamatokat és ellenőrzőlistákat is létrehozhat, hogy egységesítse a részlegek közötti kommunikációs munkafolyamatokat.
A ClickUp Whiteboards segítségével felvázolhatja ezeket az egyedi kommunikációs munkafolyamatokat, bemutatva a különböző részlegek vagy csapatok közötti átadásokat. Megjelenítheti a lépéseket, a részt vevő érdekelt feleket és az egyes pontokon optimális csatornákat. Ez alapot nyújt a diagonális kommunikációs folyamatok szabványosításához.
A Whiteboards segítségével szervezeti ábrákat rajzolhat, és meghatározhatja a kommunikációs útvonalakat és a jelentési vonalakat a vezetők és a közvetlen beosztottak között. Ez segít a csapatoknak a potenciális szűk keresztmetszetek felismerésében.
Végül a táblákon létrehozott irányelvek és folyamatok elmenthetők, exportálhatók és tárolhatók a ClickUp-ban, így a szervezet minden tagja könnyen hozzáférhet hozzájuk.
2. Tartsa a kulcsfontosságú személyeket a képben
Az emberek nem akarnak kimaradni, különösen akkor, ha olyan információkról van szó, amelyek közvetlenül érintik a munkájukat. A folyamat és a projekt eredményeit olyan egyszerű módszerrel javíthatja, mint egy átlátható üzenetlánc létrehozása a folyamatban részt vevő összes érdekelt fél között. Ez az egyszerű, strukturált megközelítés elősegíti a zökkenőmentes információáramlást az összes kulcsszereplő között, csökkentve ezzel a félreértések és a késedelmek esélyét.
Például, ha egy termékmarketinges szeretné megérteni az ügyfélszolgálati csapat által felvázolt ügyfélproblémákat, akkor az ügyfélszolgálati csapatot és a termékcsapat vezetőit is be kell másolnia az e-mailbe, hogy mindenki tájékozott legyen.
Egy másik hatékony módszer a ClickUp Docs funkció használata, amelynek köszönhetően mindenki naprakész információkkal rendelkezik és valós időben tud együttműködni. Ez lehetővé teszi, hogy több ember egyszerre dolgozzon ugyanazon a dokumentumon, ami fokozza a dinamikus együttműködést.
A dokumentumokat kapcsolhatja a kapcsolódó feladatokhoz és projektekhez is, így az információk áramolhatnak közöttük.
A Docs @mentions funkciója értesíti az érintetteket a munkájukkal kapcsolatos frissítésekről. Bármelyik felhasználót megjelölheted, hogy véleményt kérj tőle, és feladatokat oszthatsz a megfelelő csapatokra. A Docs integrálható az e-mailekkel is, így a frissítéseket közvetlenül a kulcsfontosságú személyek postaládájába küldheted.
A ClickUp Assign Comments funkciót akkor használhatja, amikor valamit tisztázni szeretne, vagy valamit újra meg kell nézni. A feladat elvégzése után zárja le a megjegyzéseket.
Így mindent egy helyen tarthat, és mindenki szó szerint ugyanazon az oldalon állhat!
3. Korlátozza a kommunikációs csatornák számát
Előfordult már, hogy lemondtál egy Netflix-film megtekintéséről vagy egy új étel kipróbálásáról, mert túl sok volt a választási lehetőség? Nem vagy egyedül.
A sok választási lehetőség nem mindig jó ötlet. Ez a munkahelyre is vonatkozik. A túl sok kommunikációs alkalmazás felesleges zavart okozhat, és megnehezítheti a beszélgetések és tevékenységek nyomon követését.
Ez különösen igaz a diagonális kommunikációra, ahol egyébként is több lehetőség van a zavarokra és a bonyodalmakra. Ragaszkodjon csak egy vagy két diagonális kommunikációs csatornához, hogy kevesebb félreértés legyen.
A ClickUp Chat használatával nem kell aggódnia a szétszórt kommunikáció miatt. A csapat tagjai nem kell különböző alkalmazások és beérkező levelek között ugráljanak, hanem közvetlenül a ClickUp-ban érhetik el a beszélgetések teljes kontextusát.
Minden projektben a csevegés összekapcsolja az összes üzenetet, megjegyzést és értesítést, amelyek a feladatokhoz és célokhoz kapcsolódnak. Az egész előzményeket időrendben rendezi, így könnyen áttekinthetővé teszi azokat.
A fontos információk sem maradnak elzárva a privát csevegésekben. Minden csapattag részt vehet ugyanabban a szálban, így a beszélgetések átláthatóak maradnak.
A ClickUp Chat segítségével már nem kell összeillesztenie a szétszórt beszélgetéseket, hogy teljes képet kapjon. Mindenki közös megértés alapján dolgozik, ami felgyorsítja az együttműködést és a döntéshozatalt.
4. Nyitott és együttműködésen alapuló munkakultúra kialakítása
A részlegek közötti határok megnehezítik a diagonális kommunikációt, mivel visszatartják a csapat tagjait attól, hogy más részlegek vezetőivel kapcsolatba lépjenek, és korlátozzák az információk megosztását.
A nyitott és együttműködésen alapuló munkakultúra kialakítása elengedhetetlen a diagonális kommunikáció ösztönzéséhez. Az átláthatóság és az együttműködés nem csak elősegíti ezt, hanem elengedhetetlen része.
Végezzen kultúraauditot, hogy azonosítsa a szervezet kultúrájában és a legfontosabb kommunikációs protokollokban javítandó területeket. Ezután készítsen átfogó tervet ezek kezelésére.
Használja a ClickUp egyedi nézeteket a kultúra auditjának kezeléséhez és a fejlesztések tervezéséhez.
A ClickUp többféle nézetével összes erőforrását egy helyen összegyűjtheti, így madártávlatból áttekintheti az egész projektet. Válasszon a lista nézet, a táblázat nézet, a Gantt-diagramok és mások közül, hogy megszervezze és nyomon kövesse a feladatokat. Emellett ne ugráljon többé az alkalmazások között, és időt takarítson meg azzal, hogy táblázatokat, dokumentumokat, videókat és másokat ad hozzá a feladatok, projektek és munkafolyamatok mellé az egyéni nézetben.
5. Rendszeresen vizsgálja felül a folyamatokat
A zökkenőmentes diagonális kommunikáció elengedhetetlen a funkciók közötti csapatok összehangolásához. Rendszeresen végezzen folyamatfelülvizsgálatokat az információáramlás és a részlegek közötti együttműködés optimalizálása érdekében. Ossza meg a frissített projektállapot-jelentéseket, hogy nyomon követhesse a mérföldköveket és értékelhesse az eredeti tervvel való összhangot.
Kövesse nyomon a több csapatot érintő mérföldkövek és célok elérésének előrehaladását. Azonosítsa a diagonális munkamegosztás során felmerülő súrlódási pontokat vagy késedelmeket.
Aktívan vegye figyelembe az érdekelt felek visszajelzéseit minden szinten. Ösztönözze munkatársait, hogy javasoljanak javításokat a nem megfelelően működő folyamatokra. Támogassa a nyílt, átlátható párbeszédet a vezetők és a közvetlen beosztottak között.
Ehhez a gyakorlathoz jól jöhet a ClickUp folyamatellenőrzési és fejlesztési sablonja. Ez a sablon segít értékelni a meglévő folyamatokat és megváltoztatni azokat, amelyek fejlesztésre szorulnak.
Többféle testreszabható nézet, állapot és mező áll rendelkezésre, amelyek segítenek feldolgozni és befogadni azokat az információkat, amelyekre szükség van a diagonális kommunikáció stratégiai összehangolásához.
A diagonális kommunikáció szerepe a feladatkezelésben
A diagonális kommunikáció döntő szerepet játszik a szervezeti kommunikációs célok elérésében. De más típusú kommunikáció is hasznos lehet az együttműködésen alapuló feladatkezelésben. Ismerjük meg a munkahelyi kommunikáció három fő módját:
1. Horizontális kommunikáció
A horizontális kommunikáció az információcsere a szervezeten belül azonos hierarchikus szinten lévő vezetők vagy alkalmazottak között. Ez elősegíti a koordinációt, a tervezést és a csapatmunkát.
Például egy új termék fejlesztésekor találkozhat különböző csapatok (tervezés, marketing, értékesítés, mérnöki) vezetőivel, hogy megbeszéljék a következő lépéseket és megvitassák a közös célok eléréséhez szükséges követelményeket.
2. Vertikális kommunikáció
A vertikális kommunikáció a szervezet különböző hierarchikus szintjei közötti információáramlást jelenti. Ide tartozik a magasabb szintű vezetők alárendeltjeikkel való kommunikációja (lefelé) és az alárendeltjeik magasabb szintű vezetőkkel való kommunikációja (felfelé). A vertikális kommunikáció biztosítja, hogy a célok és elvárások hatékonyan kommunikálódjanak a szervezet egészében.
Példa lefelé irányuló kommunikációra: A marketing- és projektmenedzser e-mailt küld a marketingcsapatnak, amelyben ismerteti az új reklámstratégiát és annak várható eredményeit.
Példa felfelé irányuló kommunikációra: A csapat tagjai rendszeresen jelentéseket nyújtanak be csapatvezetőiknek/menedzsereiknek, amelyekben tájékoztatják őket a státuszértekezletekről és a projekt előrehaladásáról, valamint javaslatokat tesznek a fejlesztendő területekre.
3. Diagonális kommunikáció
A diagonális kommunikáció a horizontális és vertikális kommunikáció keveréke. Nem korlátozza a vezetők és a csapat tagjai közötti kommunikációt, függetlenül pozíciójuktól vagy osztályuktól. Ez elősegíti a jobb együttműködést és a problémamegoldást, ami jobb eredményekhez vezet.
Mindhárom kommunikációs módszer kulcsfontosságú a szervezeten belüli különböző szakaszokban vagy folyamatokban.
Távolítsa el a kommunikációs akadályokat a ClickUp segítségével
Bizonyára rájött már, hogy a hatékony diagonális kommunikáció milyen előnyös a szervezetek számára a kommunikációs céljaik elérésében és az együttműködés javításában.
Ha a vezetők és a csapat tagjai közötti kapcsolat pozitív, az adatok és információk szabadon áramolhatnak, ami hozzájárulhat a folyamatok hatékonyságának és a termelékenység javításához. Ezenkívül a diagonális kommunikáció javítása minden szinten segít az alkalmazottaknak erősebb interperszonális kapcsolatok kiépítésében.
Hasznos lehet egy olyan eszköz, amely elősegíti a sikeres diagonális kommunikációt, így Ön más kihívásokra koncentrálhat. A ClickUp segítségével gyorsan javíthatja a részlegek közötti együttműködést.
Hagyja, hogy a vezetőség és a munkatársak között szabadon folyjon a kétirányú kommunikáció. Igazítsa az egész munkaerőt a közös célokhoz olyan funkciók segítségével, mint a valós idejű csevegés, a dokumentumok és az egyéni nézetek. Nincs többé napokig tartó várakozás a kérdésekre adott válaszokra vagy a döntésekre. Nincs többé párhuzamos munka a csapatok között. Nézze, ahogy a szilárd határok feloldódnak és a termelékenység az egekbe szökik.
A ClickUp központosítja a kommunikációt, így munkatársai könnyedén hozzáférhetnek a szükséges információkhoz. Regisztráljon még ma ingyenesen a ClickUp-ra!
Gyakori kérdések
1. Mi különbözteti meg a diagonális kommunikációt a horizontális és vertikális kommunikációtól?
A diagonális kommunikáció olyan személyek közötti együttműködést jelent, akik nem állnak közvetlen hierarchikus kapcsolatban egymással, hanem különböző részlegekhez vagy csapatokhoz tartoznak.
A horizontális kommunikáció a kollégák között zajlik, míg a vertikális kommunikáció a különböző hierarchikus szintek közötti oda-vissza kommunikációt jelenti. A diagonális kommunikáció áthidalja a hierarchiát és a részlegek közötti határokat, elősegítve a funkciók közötti együttműködést.
2. Hogyan növelheti a diagonális kommunikáció a hatékonyságot és a problémamegoldást a csapatomban?
A diagonális kommunikáció lehetővé teszi a közvetlen információáramlást az egyes személyek között a részlegek és a hierarchikus szintek között, kiküszöbölve a felesleges rétegeket. Ez gyorsabb hozzáférést biztosít a fontos adatokhoz és elősegíti az együttműködést.
A diagonális kommunikáció javítja a csapatmunkát és hozzájárul az egészséges munkahelyi kultúrához azáltal, hogy csökkenti a félreértéseket és elősegíti a kooperatívabb munkakörnyezet kialakulását.
3. Hogyan segíti és javítja a ClickUp a diagonális kommunikációt egy csapatban?
A ClickUp egy felhőalapú projektmenedzsment és együttműködési eszköz, amely több eszközt is helyettesíthet. Mindenki egy egyetlen platformon dolgozhat, amely bármilyen típusú munka kezelésére alkalmas.
A ClickUp olyan funkciói, mint a Chat View és az Assign Comments, lehetővé teszik, hogy bárkivel és bármilyen feladaton együttműködjön a szervezetén belül. Ez azt jelenti, hogy nem kell többé egyik platformról a másikra ugrálnia, csak azért, hogy különböző csapatokkal dolgozzon együtt. Csak annyit kell tennie, hogy mindenkit rávesz a ClickUp használatára, és elkezdik a valós idejű együttműködést.