Ha ezt a blogot olvasod, az azt jelenti, hogy vagy a Notion AI-t használod jegyzetek készítéséhez, Wiki előkészítéséhez, projektjeid kezeléséhez, vagy ismered a programot.
A Notion sokoldalú funkcióinak köszönhetően rajongói közösséggel rendelkezik, és 30 millió felhasználó számára vált elengedhetetlen eszközzé. Miközben bólintasz erre, hallottál már a Notion AI-ről?
Ez a Notion, csak jobb – nagyobb teljesítmény és automatizálás. A Notion AI minden felhasználó számára elérhető, így nincs okod, hogy ne próbálnád ki az AI funkciót.
Mielőtt eldöntenéd, mely AI funkciókat érdemes leginkább használni, kezdjük azzal, hogy többet megtudunk a Notion AI-ről.
A cikkben kitérünk a Notion AI hatékony használatára, a legjobb Notion sablonokra, a Notion AI korlátaira, valamint egy hatékony Notion alternatívára, amelyet érdemes megfontolnod.
Mi az a Notion AI?
A Notion AI egy intelligens segédprogram AI funkciókkal, amelynek segítségével gyorsabban végezheti el a munkáját és produktívabbá válhat.
Képzeljük el, hogy vázlatot készítesz a blogbejegyzésedhez.
Adj meg a Notion AI-nak olyan részleteket, mint például mit szeretnél elérni a bloggal és ki a célközönséged. Nyisd meg a Notion AI-t, és azonnal megkapod a vázlatot, amelyet megoszthatsz a csapatoddal.
Látod, mi történt ott?
Gyorsítottad az írási folyamatot – nem kell órákat kutatnod, hogy azonosítsd a vázlat lényeges pontjait. Öntsd bele gondolataidat, és használd ki a Notion AI-t a nehéz munkához.
A Notion AI képességei
Az előző részben már érintettük az AI funkciók erejét; most mélyebbre merülünk, és megvizsgáljuk a többi funkciót is.
Összefoglaló
Az AI-összefoglalóval pillanatok alatt lebontja az egész dokumentumot, hogy megkapja a lényeget. Másolja a tartalmat, illessze be a Notion munkaterületébe, és használja a „/summarize” parancsot. Ha csak egy szakaszt szeretne összefoglalni, jelölje ki a szöveget, és kattintson az „Ask A’I” gombra az eredmények megtekintéséhez.
Tennivalók
Válaszd ki a teendőket a hívásjegyzékekből és a találkozói jegyzetekből az AI funkcióban található teendők segítségével. Gyűjtsd össze, mit kell tenned legközelebb, és teljesítsd időben.
Tartalom formázása
Adj hozzá pontokat, és kérd meg az AI-t, hogy alakítsa azokat bekezdéssé. Vagy fordítva: keress ki egy nagy adathalmazból a legfontosabb pontokat pontok formájában, vagy foglald össze őket egy táblázatban.
Írási stílus
Testreszabhatja írásstílusát a meglévő tartalom hangvételének megváltoztatásával. Tegye professzionálisabbá vagy személyesebbé. Nincs szükség a teljes vázlat újbóli átírására – finomítsa az AI segítségével.
Fordítás
Tedd a tartalmakat globális csapatok számára elérhetővé azáltal, hogy a Notion AI segítségével több nyelvre lefordítod a meglévő tartalmakat. Ehhez nem kell külső ügynökséget alkalmaznod.
A Notion AI lefordítja a szövegét, és elmenti a vázlatot a Notion munkaterületén.
Írási hibák
Javítsd ki a helyesírási és nyelvtani hibákat a tartalmadban, amikor olyan AI eszközökön írsz, mint a Notion. Az integrált szerkesztő kiemeli a hibákat, hogy azonnal kijavíthasd őket.
Meghatározás és szinonima
A Notionon dokumentumot olvasva a szöveget kijelölve meghatározza az ismeretlen szavak jelentését. Hasonlóképpen, szinonimák használatával elkerülheti ugyanazon szavak túl gyakori ismétlését. Egyszerűen jelölje ki a helyettesíteni kívánt szöveget, és ismétlések nélkül fejezze ki gondolatait világosabban.
Hogyan lehet hatékonyan használni a Notion AI-t?
Mostanra már biztosan tudod, milyen hatalmas segítséget jelent a Notion AI a mindennapi munkádban. Fedezzük fel a Notion AI néhány felhasználási lehetőségét, kezdjünk el dolgozni, és emeljük munkádat egy új szintre!
A projektmenedzsment racionalizálása
A Notion már most is népszerű projektmenedzsment eszköz. Az AI segítségével a munkahelyi csapatok gyorsabban, részletesebben és átláthatóbban tudnak dolgozni. Adj nekik nagyobb szabadságot, hogy AI-blokkok segítségével testreszabhassák projektjeik kontextusát.
Hozzon létre azonosítókat konkrét feladatokhoz, hogy hatékonyabban nyomon követhesse azokat. Lehetőséged van alfeladatok létrehozására, új oldal szintű és tulajdonság értesítések beállítására, valamint a Figma tervek előnézetének megtekintésére az adatbázisban. Ami még izgalmasabb, hogy az AI automatikus kitöltési funkciója automatikusan generálja a projekt frissítéseit az összes tulajdonságodhoz.
Bónusz: Notion projektmenedzsment sablonok!
Ötletek gyűjtése
Amikor ötleteket gyűjt egy projekt vagy egy új kreatív kampány megtervezéséhez, aktiválja a Notion AI-t egy olyan egyéni parancsokkal, amelyek megfelelnek az Ön igényeinek.
Például, ha új blogbejegyzést szeretnél írni, de írói válságban vagy, kérd meg a Notion AI-t, hogy készítse el a blog vázlatát, szem előtt tartva a célközönség számára legfontosabb pontokat.
Egyszerűen válaszd ki az ötleteket az AI menüből. Az új ötletekkel teli Notion oldalad megadja neked a szükséges kezdőlökést.
Automatizáld a rutin feladatokat
A Notionhoz hasonló AI-eszközök egyik legjobb felhasználási lehetősége, hogy csökkentik az ismétlődő feladatokra fordított időt, így a munkatársak stratégiai és kritikus fontosságú feladatokra koncentrálhatnak.
A gépi tanulás segítségével a Notion AI képes számokat kinyerni olyan tartalmakból, mint e-mailek, helyi menük, egyszerű táblázatok vagy egyéb digitális eszközök.
Hasonlóképpen, másodpercek alatt készíthet jelentéseket az adatbázisából, ami manuálisan órákat venne igénybe. A manuális munkák csökkentése egy fontos szempont, amely a Notion mellett szól. Ha érdekli az elemzés, olvassa el a Notion v/s ChatGPT cikket.
Javítsd a kommunikációt
A globális munkahelyeken a kommunikáció elengedhetetlen a pozitív munkakörnyezet kialakításához. A kulturális és nyelvi különbségek azonban komoly akadályokat jelentenek, amelyeket a Notion és az AI által generált tartalmak segítségével leküzdhet.
Fordítsd le az üzeneteket, hogy javítsd az ugyanazon projekten dolgozó nemzetközi munkatársak közötti együttműködést. Fordítsd le a képzési adatokat és a hivatalos szerződéseket a helyi nyelvekre, hogy könnyebben be tudd vonni a partnereket és fenntartsd az átláthatóságot.
Az AI írási funkciók akkor is segítenek, ha vállalati szintű bejelentést készítesz, például sajtóközleményt. Használd a Notiont a tartalom hangnemének megváltoztatásához, a helyesírás javításához és az írás általános minőségének javításához.
Hatékonyabb értekezletek lebonyolítása
A motivációt jelentősen csökkenti, ha az alkalmazottak zavartan távoznak egy megbeszélésről, vagy úgy érzik, hogy „ez egy e-mailben is elintézhető lett volna”. Az alkalmazottaknak korlátozott idejük van a munkára, és nincs idejük értelmetlen megbeszélésekre.
Írd le gondolataidat, vagy illeszd be a Notion munkaterületedre egy másik dokumentumban már elkészített vázlatos tartalmat. Használd a szóköz billentyűt, és válaszd az „összefoglalás” opciót, hogy a hosszú szövegből a legrelevánsabb és legfontosabb pontok maradjanak meg.
Egy másik AI-opció, az „action items” segítségével pontosan tájékoztathatja csapatát arról, hogy mit kell tenniük a megbeszélés után.
Az AI kiegészítővel a strukturálatlan gondolatai mostantól világos pontokká válnak, robusztus értekezlet-napirenddel és konkrét feladatokkal a munkatársak számára.
Integrálja a meglévő eszközökkel
A Notion AI egyik legerősebb funkciója, amely nélkülözhetetlen mesterséges intelligencia eszközzé teszi, az a képessége, hogy integrálható harmadik féltől származó eszközökkel. A Notion jó hírnevet szerzett magának azzal, hogy számos eszközzel integrálható, megkönnyítve ezzel az együttműködést.
A Notion beépített AI-jével az integrációs képességek jelentősen megnőnek. Az AI lehetővé teszi, hogy több eszközhöz testreszabható munkafolyamatokat állíts be, hogy az adatok egyértelműbben kommunikálódjanak.
Képzeld el, hogy egy másik eszközt használsz a feladatok kezelésére. Az eszköz Notionba való integrálásával az AI elemzi a feladat táblát, intelligensen kategorizálja a feladatokat, és javaslatokat tesz a függőségekre. Így a feladatok automatikusan prioritásba kerülnek, és gyorsabban hozhatsz döntéseket a további lépések megtervezéséhez.
Notion AI sablonok
Lehet-e még jobb a Notion AI? Igen. Míg az AI a napi feladatok automatizálását végzi, a sablonok megkönnyítik a feladatok végrehajtását.
Mik azok a Notion AI sablonok?
A Notion AI sablonok készen használható, előre megtervezett keretek vagy tervrajzok a munkaterületen. A szerkezet már tartalmaz helyőrzőket és elemeket, például táblázatokat, jelölőnégyzeteket és listákat, amelyek egy adott feladatra vannak szabva.
Ha valamit szeretnél létrehozni a Notionon, válaszd ki a megfelelő sablont, és kezdj neki!
Például, ha egy közösségi média tanácsadót alkalmaz, hogy végigkísérje a közösségi média bejegyzéseit.
Állásleírás létrehozásához válaszd a Notion állásleírás sablonját, amely tartalmazza a vállalat áttekintését és az állás részleteit. Töltsd ki az egyes szakaszok adatait az állás elvárásainak megfelelően. Használd a Notion AI-t az állás leírásának automatikus generálásához.
Az előre elkészített sablonok és az AI segítségével nem kell mindent nulláról kezdened, ami növeli a termelékenységedet.
A legjobb Notion AI sablonok
A Notion több mint 10 000 sablon közül választhat. Ez lenyűgöző választék, amely minden üzleti igényt kielégít.
Íme az öt legnépszerűbb Notion AI sablon, amelyet érdemes figyelembe vennie, amikor legközelebb egy projekten dolgozik. Ez nem egy kimerítő lista, ezért idő és erőfeszítés megtakarítása érdekében javasoljuk, hogy nézze meg más forrásokat is, például Thomas Frankot, az egyik legjobb Notion sablonkészítőt.
Találkozó jegyzet sablon
Ez a sablon tökéletes elrendezésű a találkozók jegyzetelésére és a folyamatok egyszerűsítésére. Olyan szakaszokból áll, mint a napirend, a résztvevők, a teendők és a követendő feladatok. A Notion AI eszközében egyértelmű szakaszok találhatók a jegyzeteléshez, a feladatok nyomon követéséhez, a felelősségek kiosztásához és a csapattagok teljesítményének gyors és egyszerű figyelemmel kíséréséhez.
Blogtervező sablon
Ez a sablon ideális a tartalomcsapatod számára a tartalom tervezéséhez, kezeléséhez és felülvizsgálatához. Az adatbázis-sablonok, mint például a blogtervező, a csapatod egyetlen referenciapontjává válnak a blogbejegyzések hubok szerinti szervezéséhez. A Notion AI segítségével az íróid azonosíthatják a kulcsszavakat és tippeket kaphatnak a tartalom felépítéséhez.
Visszajelzésgyűjtő sablon
Ez az egyik ingyenes sablon, amelyet a Notion kínál. A visszajelzések megszerzése elengedhetetlen az üzleti növekedéshez – legyen szó alkalmazottairól, potenciális ügyfeleiről vagy meglévő felhasználóiról. Ezzel a sablonnal manuális munkavégzés nélkül gyűjtheti és rendszerezheti a visszajelzéseket. Miután ezt megtette, a Notion AI azonosítja az ismétlődő témákat és mélyreható betekintést nyújt.
Célkövető sablon
Kövesse nyomon a csapat céljait, és tartsa magát naprakészen a haladással kapcsolatban. Csoportosítsa a célokat a projekt szerint, figyelje a csapat által megtett lépéseket, és ábrázolja a haladást diagramok vagy egyszerű táblázatok formájában.
Értékesítési tevékenység
Az írás sok munkát jelenthet az értékesítők számára. Ha áremelést bejelentő e-mailt szeretnél írni ügyfeleidnek, általában a marketing vagy a tartalomcsapat segítségét kéred az e-mail megírásához.
Van egy termelékenységet növelő tippünk az Ön számára, amelyhez nem szükséges más csapatokkal kapcsolatba lépni.
A Notion AI segítségével töltse ki a vállalati információkat az értékesítési sablonban, adja hozzá a tárgyalni kívánt témákat (ár emelés), és hagyja, hogy a Notion AI elvégezze a többi varázslatos munkát.
Képzeld el, hogy egy könyvelő szoftvercégnél dolgozol, és év végi kampányt terveztek az összes ügyfeletek számára. Az alábbi prompt egyike a Notion AI használatának néhány példájának.
Vállalati információk – A Hayes Corp. modern, csúcstechnológiás, felhőalapú számviteli szoftvert fejleszt vállalatok számára. Célközönségünk a pénzügyi igazgatók és a pénzügyi vezetők. Szoftverünkkel a pénzügyi csapatok könnyebben és kevésbé unalmasan végezhetik a számviteli feladatokat.
Témák – Felhőalapú könyvelés, új év = új tervezés, olcsó könyvelési szoftver, és a hangnemet meleg, mégis professzionális és tekintélyesre változtatjuk.
A Notion AI használatának korlátai
Az AI-iparágban használt egyéb eszközökhöz hasonlóan a Notion AI-nak is vannak korlátai. A Notion AI hatékony használatához érdemes megismerni ezeket a korlátokat, mielőtt elkezdené használni.
Használati korlátozások: A Notion AI korlátozhatja a funkciók használatát, kizárólag azért, hogy mindenki számára optimális teljesítményt biztosítson.
Csevegési funkció: Ha segítségre van szüksége a Notion AI funkciók használata közben, vagy elakadt a Notion oldalon, akkor lehet, hogy magának kell kitalálnia a megoldást, mivel nincs beépített csevegési funkció.
Tanulási görbe: A tanulási görbe meredek, és az első használatkor egy kis időbe telik, mire a felhasználók megszokják a felületet, például a blokkmenüt és az egyéb AI-funkciókat.
Vessünk egy pillantást egy hatékony Notion alternatívára, amely kiküszöböli a Notion AI hiányosságait.
Ismerd meg a ClickUp-ot: a legjobb Notion AI alternatíva a csapatod számára
A Notion AI egy lenyűgöző eszköz, amely praktikus módszerekkel segít megszervezni a munkát és többet elvégezni kevesebb idő alatt. A funkciók bősége azonban túlterhelővé teszi a Notiont az új felhasználók számára.
Ehhez kapcsolódóan íme egy rövid áttekintés a kezdőknek is könnyen használható ClickUp-ról, az egyik legjobb Notion AI alternatíváról.
ClickUp AI és Docs
A ClickUp AI és a Docs funkciók együttesen automatizált módon alakítják át az üres oldalt értékes tartalommal és betekintéssel teli vázlattá.
Tervezd, kezelj, szervezz és egyszerűsítsd az írási folyamatot az elejétől a végéig ezzel a Notion AI alternatívával.
Használj kézzel készített AI eszközöket
Egyrészt a dokumentumírás hosszú folyamat, és alapos háttérkutatásra van szükség hozzá.
A ClickUp viszont egy sor olyan eszközzel rendelkezik, amelyeket konkrét csapatok vagy célok számára terveztek, és AI segítségével generál tartalmat.
Képzeld el, hogy az ügyfélszolgálati csapatod állapotjelentést szeretne készíteni.
Az AI eszközök legördülő menüből a „Támogatás” lehetőséget kell kiválasztaniuk, majd az opciók közül a „Helyzetjelentés” lehetőséget. Ezután megosztják az AI-vel az utasításokat arról, hogy mit szeretnének látni a jelentésben.
A státuszjelentés elkészül, amikor a „Generate” (Létrehozás) gombra kattintanak. Innen a csapat finomítja a tartalmat, hozzáadja az adatokat, kiemeli a fontos szövegrészeket, és megosztja ezt a jelentést a vezetőséggel.
Összefoglalja a tartalmat
Az AI írási eszközök egyik legfontosabb funkciója az összefoglaló, amely segít a felesleges részletek kiszűrésében és az alapokhoz való ragaszkodásban, függetlenül attól, hogy milyen dokumentumot hozol létre.
Tegyük fel, hogy egy hosszú jelentés tartalmát illeszted be a ClickUp dokumentumokba, de csak a legfontosabb információk érdekelnek. Add hozzá ezt a tartalmat a dokumentum bevezetőjeként az „Összefoglaló blokk beszúrása” funkcióval. Hasonlóképpen, ha nem vagy elégedett az eredménnyel, generáld újra az AI válaszát, vagy mondd meg az AI-nek, hogy mit kell tennie.
Írás lokalizálása
Akár globális csapatával kommunikál, akár országspecifikus e-mailes marketingkampányt folytat, fordítsa le a tartalmat, hogy személyesebbé tegye a helyi közönség számára.
Kezdje azzal, hogy megnyitja a meglévő tartalmát a ClickUp Docs-ban.
Jelöld ki a szöveget, kattints a „Fordítás” gombra, és válaszd ki a nyelvet, amelyre le szeretnéd fordítani a tartalmat. Az „Beillesztés” opcióval közvetlenül beillesztheted ezt a lokalizált tartalmat egy nyitott helyre. Ha nem vagy elégedett az eredménnyel, új szöveget is generálhatsz.
A itt bemutatottakon kívül a ClickUp AI egy teljes értékű írási asszisztens és dokumentumszerkesztő eszköz, amely segít kijavítani a nyelvtani és helyesírási hibákat. Tegye tartalmát tömörebbé vagy hosszabbá, és formázza a dokumentumot tartalmi blokkokkal, például fejlécekkel és táblázatokkal.
ClickUp AI és feladatok
AI-kiegészítőként a ClickUp AI kulcsfontosságú szerepet játszik abban, hogy teljes áttekintést nyújtson a feladatairól anélkül, hogy bonyolultabbá tenné a dolgokat. Csökkentse a feladatok szervezésére és nyomon követésére fordított időt, hogy több időt fordíthasson az analitikusabb feladatokra.
Feladat kivonása
Töltsön fel dokumentumokat, és a ClickUp AI automatikusan kivonja azokat a feladatokat, amelyeken csapatának dolgoznia kell. Nem kell manuálisan átnéznie a tartalom minden bekezdését, hogy feladatokat osszon ki csapatának.
Szervezés és együttműködés
A ClickUp AI a fájlokból kivont feladatok alapján feladatlistát hoz létre. Ez a feladatlista rendezett módon szervezi a feladatokat, és megosztja azokat a csapattal az együttműködés érdekében. Ez lehetővé teszi Önnek és csapatának, hogy gyorsan haladjanak; használja a „szervezés és együttműködés” funkciót, hogy áthidalja a tervezés és a végrehajtás közötti szakadékot.
Például a CMO arra kéri Önt, hogy egy héten belül készítse el a GTM stratégiát egy újonnan bevezetett termékhez. Másolja és illessze be az e-mail tartalmát, és a ClickUp AI összeállítja a csapatának a feladatlistát, amelyet követve teljesíthetik a határidőt.
Pro funkció: Technikai dokumentációs sablonok elfoglalt szervezetek számára
A világos és tömör technikai dokumentáció segít csökkenteni a szervizjegyek számát. Ahelyett, hogy kódot kellene írni a különböző dokumentumokból származó adatok lekéréséhez, a ClickUp sablonjai egyszerűek és kiváló kiindulási pontot jelentenek a szervezet minden tagjának.
Még az új alkalmazottak számára is, akik a termék karbantartásáért, a problémák elhárításáért és a wiki tudásbázis felépítéséért felelősek, a ClickUp műszaki dokumentációs sablonjai biztosítják a csapat és az ügyfelek elégedettségét.
Nézz túl a Notion AI-n: válaszd a ClickUp-ot a legjobb eredményekért
Ahhoz, hogy a Notion AI az Ön számára is hatékony legyen, türelmesnek kell lennie. A meredek tanulási görbe, a csevegési támogatás hiánya és a használati korlátozások miatt az AI írási eszközökkel való munka hosszú távon inkább kihívást jelent, mint kezelhető feladat.
Ha a Notion AI túl sok időt és energiát vesz igénybe, akkor itt az ideje áttérni a ClickUp-ra. Ez egy kezdőbarát projektmenedzsment eszköz mesterséges intelligenciával, amely segít gyorsabban dolgozni.
Ahogy vállalkozása növekszik, csapata mérete is bővülni fog. Szüksége lesz egy robusztus projektmenedzsment eszközre AI funkcióval, amely támogatja a magas szintű növekedést és hatékonyan kezeli az adatokat leállás nélkül.
Itt jön jól a ClickUp, amely kiváló lehetőséget kínál vállalkozásának a műveletek automatizálására és a különböző folyamatok racionalizálására.
Próbáld ki ingyen a ClickUp AI-t, és tapasztald meg, hogyan alakítja át az AI a vállalkozásodat, és hogyan teszi a csapatokat produktívabbá.