A szervezetek számos kihívással szembesülnek. Az egyik ezek közül az, hogy hogyan lehet hatékonyan kezelni a különböző projekteket korlátozott erőforrásokkal.
A kihívás még nehezebbé válik, ha rájön, hogy minden egyes projektje egyedi és különös figyelmet igényel.
A projektek köre magában foglalja a számos kockázati tényezővel járó stratégiai növekedést és az egyszerű feladatokból álló rutin karbantartást, ami a projektmenedzsmentet egyensúlyozási feladatává teszi. Folyamatosan el kell döntenie, mely projektekbe fektessen be és irányítsa az erőforrásokat, miközben a projekteket a hosszú távú céljaihoz igazítja.
A projektportfólió-kezelés egyértelmű folyamatának hiányában szükségessé válhat a döntések meghozatalának siettése, ami erőforrások pazarlásához és elszalasztott lehetőségekhez vezethet.
Merüljünk el a hatékony projektportfólió-kezelés alapvető folyamataiban! Fedezze fel a PPM-készségek fejlesztéséhez és a szervezet projektportfóliójának optimalizálásához szükséges alapelveket, stratégiákat és eszközöket!
Mi az a projektportfólió-kezelés?
A projektportfólió-kezelés (PPM) egy felülről lefelé irányuló megközelítést alkalmaz, hogy minden egyes projekt célját összehangolja a szervezet céljaival. A hangsúly a projektek stratégiai kiválasztásán, prioritásainak meghatározásán és kezelésén, valamint az erőforrások ennek megfelelő elosztásán van.
Fő célja a teljes projektportfólió értékének maximalizálása, biztosítva az erőforrások optimális elosztását és a stratégiai célokkal való összhangot. A projektmenedzsment iroda (PMO) általában projektportfólió-menedzserekből, projektmenedzserekből és programmenedzserekből áll.
Miben különbözik a projektportfólió-kezelés a projektmenedzsmenttől?
A projektportfólió-kezelés a projektek teljes portfólióját felügyeli, ami magában foglalja a változó és fejlődő szervezeti prioritásokhoz való igazodást az évek során.
A projektmenedzsment viszont magában foglalja az egyes projektek tervezését, végrehajtását és ellenőrzését, azzal a céllal, hogy azok a költségkereten belül, időben és a kívánt eredménnyel valósuljanak meg.
A kurzus a feladatorientált részletekkel foglalkozik, beleértve az erőforrások elosztását, az ütemezést, a kockázatkezelést és a feladatok végrehajtását, mindezt a projekt korlátozott időkeretein belül.
A projektportfólió-kezelés fontossága
A projektportfólió-kezelés (PPM) lehetővé teszi, hogy a nagy képre koncentráljon, és kezelje a több, egymást átfedő projekt által okozott kihívásokat.
Vessünk egy pillantást a projektportfólió-kezelés előnyeire:
Stratégiai összehangolás
A PPM segít kiválasztani azokat a projekteket és programokat, amelyek megfelelnek vállalatának üzleti stratégiájának és céljainak, és a leginkább hozzájárulnak ezeknek a céloknak az eléréséhez.
Jobb döntéshozatal:
A PPM keretrendszert biztosít a projektekkel kapcsolatos döntések meghozatalához, segítve Önt a megfelelő projektek kiválasztásában.
Ez magában foglalhatja a stratégiai célokkal már nem összhangban lévő projektek megszüntetését vagy újbóli prioritásba rendezését.
Erőforrás-optimalizálás:
A PPM segít Önnek hatékonyabban elosztani idejét és erőforrásait a pénzügyek, a humánerőforrás és egyéb stratégiai beruházások között.
Ez megakadályozza az erőforrások túlterhelését, és biztosítja, hogy erőforrásai ott kerüljenek felhasználásra, ahol a legnagyobb hatást érhetik el.
Kockázatkezelés:
A portfólió szintjén történő kockázatértékeléssel és -kezeléssel a PPM segít megalapozott döntéseket hozni.
Ez magában foglalja a kockázat több projekt között történő diverzifikálását vagy a függőségek és erőforrás-korlátok kezelésével történő kockázatcsökkentést.
Kommunikáció és átláthatóság:
A PPM elősegíti a jobb kommunikációt és átláthatóságot a projektkiválasztási és végrehajtási folyamat láthatóságával, ami az érdekelt felek támogatását eredményezi.
Jobb projekt eredmények:
A hatékony PPM segít megtalálni és befektetni a jól megtervezett, jól végrehajtott, szorosan figyelemmel kísért projekteket, növelve a projekt sikerének esélyét és maximalizálva a befektetés megtérülését.
A PPM hozzájárul hosszú távú sikeréhez:
A PPM az egyes projekteknél tovább tekint, és a szervezet hosszú távú sikerére összpontosít.
Ez segít alkalmazkodni a változó körülményekhez, és biztosítja, hogy a projektportfólió összhangban maradjon a változó stratégiai prioritásokkal.
Kik profitálnak a hatékony projektportfólió-kezelésből?
A projektportfólió-kezelés (PPM) előnyei azoknak a szervezeteknek kedveznek, amelyek egyszerre több projektet kezelnek. Íme néhány gyakorlati példa:
Pénzügyi szektor:
A bankok, befektetési cégek és biztosítótársaságok rendszeresen új termékeket, szolgáltatásokat és programokat vezetnek be ügyfeleik számára. A PPM segíti ezeknek a termékeknek a bevezetését és fejlesztését, az ügyfél-adatbázisok kezelését, a fizetések feldolgozását és a piaci trendekkel való lépéstartást.
Emellett segít a pénzügyi szervezeteknek azonosítani, enyhíteni és diverzifikálni a jelentős pénzügyi és szabályozási kockázatokat, amelyekkel szembesülnek.
Informatikai vállalatok:
Az IT-vállalatok a projektportfólió-kezelést használják a portfóliójukban szereplő projektek kiválasztására és prioritásainak meghatározására. A PPM segít a különböző projektek irányításában, a szoftverfejlesztéstől a kiberbiztonságig és az infrastruktúra-kezelésig.
A PPM segít nyomon követni és ellenőrizni a projektköltségeket, megelőzni a költségtúllépéseket és biztosítani a költséghatékonyságot.
Építőipari cégek:
Az építőipari cégek nagy, hosszú távú projekteket kezelnek, ahol a csapat a változó körülmények miatt könnyen eltérhet a tervtől. A PPM-et használják ezeknek a projekteknek a nyomon követésére, a költségek ellenőrzésére és a határidők betartására.
A PPM segít az építőipari vállalatoknak a különböző méretű és összetettségű projektek prioritásainak meghatározásában is. A PPM biztosítja, hogy a kritikus projektek megkapják a szükséges figyelmet és erőforrásokat.
Gyártóipar:
A gyártóipar a projektportfólió-kezelést (PPM) használja a különböző projektek kezelésére.
Ezek közé tartozik a termékfejlesztés, a folyamatok hatékonyságának növelése, az ellátási lánc javítása és a termékek időben történő szállításának biztosítása.
A PPM segít nekik hatékonyan kezelni ezeket a különböző projekteket, biztosítva, hogy versenyképesek maradjanak és elérjék céljaikat.
Projektmenedzsment csapatok:
A projektmenedzsment csapatok minden szervezetben elengedhetetlenek; felügyelik a projekteket, kezelik az erőforrásokat és szorosan együttműködnek a projektmenedzserekkel.
Hogy munkájukat könnyebbé és hatékonyabbá tegyék, projektportfólió-kezelést (PPM) alkalmaznak, hogy szervezettek maradjanak és biztosítsák, hogy a projektek összhangban legyenek a vállalat céljaival.
Közszféra:
A kormányzati szervek a PPM-et használják annak biztosítására, hogy minden zökkenőmentesen működjön. Ez magában foglalja a nyilvános adatbázisok és infrastrukturális projektek kezelését, a politikák végrehajtását és a szolgáltatások fejlesztését.
A PPM segít nekik a források bölcs elosztásában és a dolgok átláthatóságának fenntartásában, hogy hatékonyan szolgálhassák a közérdeket.
Egészségügyi és gyógyszeripari szektorok:
Az egészségügyi szervezetek és gyógyszeripari vállalatok a PPM-et használják teljesítményük növelésére.
Ez segít a minőségjavító projektekben, új gyógyszerek fejlesztésében, a létesítmények bővítésében és annak biztosításában, hogy azok megfeleljenek a piaci igényeknek. A végső cél a betegek jobb ellátása.
Projektportfólió-kezelési folyamat
Miután áttekintettük a portfóliókezelés fontosságát és azt, hogy a különböző iparágak hogyan használják a PPM-et, most lépésről lépésre bontsuk le a PPM folyamatát:
1. lépés: Határozza meg üzleti céljait
Kezdje azzal, hogy meghatározza szervezetének céljait és célkitűzéseit. Határozza meg azokat a stratégiai célokat, amelyeket vállalkozása elérni szeretne, és válassza ki azokat a projekteket, amelyek összhangban állnak ezekkel a célokkal.
Lépjen kapcsolatba a legfontosabb érdekelt felekkel és vezetőkkel, hogy megértse a vállalat céljait. Ez lehet a bevételek növelése, új piacokra való terjeszkedés vagy a vevői elégedettség javítása. Ezután térképezze fel, hogy portfóliójában szereplő egyes projektek hogyan járulnak hozzá ezekhez a célokhoz.
2. lépés: Gyűjtse össze és kutassa fel a portfóliójához szükséges projektötleteket
Gyűjtse össze a legfontosabb érdekelt felektől és osztályvezetőkből származó projektötleteket, kutassa az iparági trendeket, és elemezze az ügyfelek visszajelzéseit.
Értékelje a projekteket olyan konkrét kritériumok alapján, mint a vállalati célokkal való összhang, a potenciális megtérülés, az erőforrásigény és a kockázati tényezők, mielőtt felveszi őket a portfóliójába.
Használja a ClickUp Dashboards alkalmazást, hogy létrehozzon egy teret a csapatának az ötletek megosztására. A következő lépésként kutassa fel és ellenőrizze ezeknek az ötleteknek a megvalósíthatóságát, hogy lássa, megvalósíthatóak-e projektek formájában.
3. lépés: Ellenőrizze projektportfóliójának megvalósíthatóságát
Elemezze az egyes projektek piaci feltételeit, műszaki és erőforrás-igényeit, pénzügyi életképességét, potenciális kockázatait és várható hozamát. Ezután hasonlítsa össze ezeket a tényezőket a rendelkezésre álló erőforrásokkal és költségvetéssel.
Azok a projektek, amelyek összhangban vannak az erőforrások rendelkezésre állásával és a stratégiai célokkal, megvalósíthatónak minősülnek. Kritikus szemmel értékelje projektjeit, hogy azok reálisak és megvalósíthatók legyenek.
4. lépés: Allokálja erőforrásait
Az erőforrás-elosztás az emberi erőforrások, a költségvetés, az infrastruktúra és az idő hatékony elosztását jelenti a projektek között.
Döntse el, hogy az egyes erőforrásokból mennyit szán az egyes projektekre a siker érdekében. A korlátozott erőforrásokat a prioritások alapján ossza el a kritikus projektek között.
5. lépés: Végezze el, kezelje és figyelje projektportfólióját
Ez a lépés magában foglalja a tervek megvalósítását.
Rendeljen hozzá csapatokat és projektmenedzsereket, állítson be határidőket, és kövesse nyomon projektjeinek előrehaladását. A rendszeres ellenőrzések és jelentések segítenek a tervhez való ragaszkodásban és a szükséges kiigazítások elvégzésében.
A projektportfólió-kezelésben az Ön feladata biztosítani, hogy minden zökkenőmentesen működjön. Irányítsa a csapatot a határidők betartása, a konfliktusok kezelése, a portfólió trendekhez való igazítása és a projekt előrehaladásának nyomon követése érdekében.
A rendszeres felülvizsgálatok segítségével a gyűjtött adatok alapján finomíthatja és javíthatja a folyamatot.
Ha központi platformot keres a projektjei és kezdeményezései tervezéséhez, prioritásainak meghatározásához, nyomon követéséhez és ellenőrzéséhez, akkor a projektportfólió-kezelő szoftver az, amire szüksége van.
Mi az a projektportfólió-kezelő szoftver?
A projektportfólió-kezelő (PPM) szoftver egy olyan megoldás, amely segít átfogó képet kapni több projekt fenntarthatóságáról és előrehaladásáról.
Ez segít az Önhöz hasonló projektportfólió-menedzsereknek a komplex projektek hatékony kezelésében, hogy megfeleljenek az érdekelt felek igényeinek.
A projektportfólió-kezelő szoftver elengedhetetlen funkciói
A projektportfólió-kezelő (PPM) szoftverekkel szemben támasztott elvárások szervezetenként eltérőek lehetnek, ezért válassza ki a szoftvert az Ön egyedi igényeinek megfelelően.
A PPM szoftverek általában különböző funkciókat tartalmaznak, például:
- Projekttervezés és ütemezés: Ez a funkció elengedhetetlen a hatókör meghatározásához, a feladatok prioritásainak megállapításához és az ütemtervek kidolgozásához a projekt teljesítményének javítása érdekében.
- Erőforrás-kezelés: A PPM szoftver egyszerűsíti az erőforrások elemzését, elosztását és nyomon követését, biztosítva azok hatékony felhasználását.
- Pénzügyi menedzsment: A tervezett költségvetés betartása érdekében elengedhetetlen a projektköltségek tervezése és nyomon követése.
- Együttműködés és kommunikáció x: A csapat tagjai és az érdekelt felek közötti együttműködés elengedhetetlen az ötletek megosztásához, a visszajelzések megadásához és a zökkenőmentes kommunikáció biztosításához, ami egy másik figyelembe veendő tényező.
- Testreszabhatóság és skálázhatóság: A projektportfólió kezeléséhez elengedhetetlen egy olyan PPM szoftver, amely alkalmazkodik a vállalat egyedi igényeihez, és rugalmasságot biztosít a változó igényekhez.
A projektportfólió-kezelő szoftverek típusai
A PPM szoftverek két kategóriába sorolhatók: asztali és felhőalapú. Válassza ki azt, amelyik leginkább megfelel szervezetének igényeinek és preferenciáinak.
Asztali PPM szoftver
A Desktop PPM szoftver egy offline működő projektportfólió-kezelő szoftver. Internetkapcsolat nélkül is használható, ami különösen hasznos azoknak a vállalatoknak, amelyek távoli területeken végeznek projekteket.
Az egyik legfontosabb előnye a biztonság és az ellenőrzés szintje. Teljes tulajdonjogot és ellenőrzést kap az adatok felett, ami csökkenti az adatvédelemmel és biztonsággal kapcsolatos aggodalmakat.
Felhőalapú PPM szoftver
A felhőalapú PPM szoftver egy projektportfólió-kezelő eszköz, amely internetkapcsolattal bárhonnan elérhető. Ez kiválóan alkalmas professzionális szolgáltató csapatok számára, mivel valós időben hozzáférhet a projektadatokhoz.
A csapat tagjai azonnal együttműködhetnek és megoszthatják a frissítéseket. Ráadásul gyakran előfizetési modellt alkalmaz, így kisebb részletekben fizethet, ami nagyobb költségrugalmasságot biztosít az egyszeri, magas díjakhoz képest.
Hogyan kell használni a projektportfólió-kezelő szoftvert?
A PPM szoftverek funkciói és a használatukhoz szükséges lépések a választott szoftvertől függően eltérőek lehetnek.
Ebben a részben a ClickUp-ot fogjuk példaként használni, mert sokoldalú és felhasználóbarát projektportfólió-kezelési eszközöket kínál, kiváló projektmenedzsment megoldásokat biztosítva.
1. Hozzon létre egy ClickUp munkaterületet
Kezdje a ClickUp használatát azzal, hogy ingyen regisztrál, és létrehoz egy ClickUp munkaterületet a projektportfóliójához.
2. Adja hozzá a projektportfólió-kezelési sablont
A munkaterület létrehozása után adja hozzá a ClickUp projektportfólió-kezelési sablonját. Ez a sablon kilenc állapotot kínál: folyamatban, kész, befejezett és még több.
A projektportfólió-kezelési sablon három nézetet (heti állapotjelentések, csapat és PMO ütemterv) is tartalmaz, amelyek világosan mutatják a projekt előrehaladását és sikerét.
3. Testreszabja a sablont
Testreszabhatja a sablon szerkezetét a Spaces, Folders és Lists segítségével.
A ClickUp feladatok segítik a projektfeladatok kezelését. A projekteket kezelhető feladatokra oszthatja: meglévő, folyamatban lévő, új és jövőbeli projektekre.
4. Használja a ClickUp táblázatos nézetét a projektportfólió áttekintéséhez
A tervezés és a kezdeményezés mellett világos elképzeléssel kell rendelkeznie a projektjeiről. A ClickUp táblázatos nézetének néhány hasznos funkciója:
Adatok vizualizálása: A projektadatokat táblázatos formában jeleníti meg, hogy könnyebben rendszerezhesse és strukturálhassa azokat, és így jobban átláthassa az előrehaladást.
Drag and Drop: Átrendezheti a feladatokat különböző kritériumok alapján.
Exportálás és megosztás: Azonnal megoszthatja a projektinformációkat az érdekelt felekkel.
5. Használja a ClickUp Dashboardot a projektekkel kapcsolatos részletes információk megtekintéséhez
A ClickUp Dashboards a központi menedzsmenthez szükséges részletes projektinformációkhoz vezető vizuális munkaterület.
Válasszon több mint 50 widget közül, amelyeket hozzáadhat és elrendezhet a programkezelő irányítópultján, így áttekinthető és informatív képet kaphat a PPM-adatokról.
Vegyünk példának egy reklámügynökséget, amely számos ügyfélkampányt kezel. A ClickUp Dashboards segítségével egyszerűsíthetik PPM-folyamatukat. A dashboardok elrendezésének megtervezésével a következőket érhetik el:
- A különböző projektmutatókat megjelenítő projektáttekintő widget
- Egy előrehaladás-követő widget, amely vizualizálja, hogy az egyes projektek mennyit haladtak előre.
- Időkövető widget a projekt ütemtervének vizuális ábrázolásához, amely hatékony projektütemezésre ad lehetőséget.
Tartsa szervezetét a helyes úton a projektportfólió-kezeléssel
A projektportfólió-kezelő (PPM) szoftver egy navigációs eszköz, amely segít szervezetének közelebb kerülni üzleti céljaihoz és célkitűzéseihez.
Ez segít azonosítani, mi teszi különlegessé a portfóliójában szereplő egyes projekteket, és hogyan lehet egyensúlyt teremteni a projektek kiválasztása és végrehajtása során.
Akár több platformot választ, akár teljes mértékben a ClickUp-ra támaszkodik, gondoskodjon arról, hogy minden adott legyen a projekt sikeres megvalósításához. Kezdje el INGYEN a ClickUp használatát, és vegye kézbe projektportfóliójának irányítását!