Los 10 mejores software de control de versiones de documentos para 2024

¿Alguna vez has borrado o estropeado accidentalmente una versión actualizada de un documento? Nos pasa a todos.

El software de control de versiones de documentos es tu red de seguridad en estos casos. Si algo sale mal, siempre puedes volver a una versión anterior, restaurarla y evitar esos momentos de "ups".

Sin un software de gestión de documentos de control de versiones, todo el mundo tiene su copia, y no puedes estar seguro de quién tiene la última versión. El software de control de documentos mantiene el orden, garantizando que todo el mundo está en la misma página (¡literalmente!) mediante la gestión de las diferentes versiones de sus procesos de empresa.

Repasemos los 10 mejores software de control de versiones de documentos para 2024, analicemos sus puntos fuertes y débiles, y exploremos cómo pueden ayudar al crecimiento de su empresa.

¿Qué debe buscar en un software de control de versiones de documentos?

A la hora de elegir el mejor sistema de control de versiones de documentos para su empresa, priorice las funciones que se ajusten a sus necesidades. Estas son algunas de las funciones clave que puede buscar:

1. Seguimiento del historial de versiones: Un software de control de versiones robusto mantiene un historial detallado de los cambios en los documentos, mostrando cada propietario y sus ediciones. Esta función garantiza la transparencia y la rendición de cuentas y permite la comparación de versiones, para que los usuarios puedan volver a versiones anteriores cuando lo necesiten
2. **Colaboración en tiempo realcolaboración en tiempo real es crucial. La posibilidad de añadir comentarios y anotaciones facilita el trabajo en equipo y permite que varios usuarios trabajen simultáneamente en el mismo documento
3. Control de acceso flexible: Gestionar quién puede acceder a qué es vital, especialmente para la información sensible. El software debe ofrecer un control de acceso flexible, que garantice que sólo el personal autorizado pueda ver o editar determinados documentos
4. Interfaz intuitiva: Un diseño intuitivo garantiza que los usuarios, independientemente de sus conocimientos técnicos, puedan navegar por el software sin esfuerzo
5. Capacidades de integración: Capacidades de integración que permitan a la plataforma de gestión de documentos trabajar en armonía con sus herramientas existentes, para que pueda ser más eficiente
6. Funciones de copia de seguridad: El software debe ofrecer sólidas funciones de copia de seguridad para evitar la pérdida de datos y garantizar que sus documentos confidenciales estén siempre seguros, incluso en circunstancias imprevistas
7. Escalabilidad: A medida que su organización crece, también debe hacerlo su solución de gestión de documentos. La escalabilidad asegura que el software de control de versiones de documentos puede manejar el aumento de datos y cargas de usuarios, todo ello sin comprometer el rendimiento
8. Formación: Que varias personas colaboren en el mismo documento puede llevar a confusión, especialmente si no saben cómo utilizar la herramienta y sus funciones. Por tanto, la herramienta debe contar con materiales de formación completos para que el software se adopte con un intento correcto

Los 10 mejores software de control de versiones de documentos para usar en 2024

Mientras que soluciones de software de gestión de documentos están disponibles en el mercado, es posible que algunas carezcan de funciones importantes. Hemos analizado diferentes opciones y comprobado sus pros y sus contras para presentarte los 10 mejores software de control de versiones de documentos. Averigüe quién ha entrado en la lista

1. ClickUp

el panel colaborativo de ClickUp facilita la creación, el seguimiento y la consecución de tareas_

ClickUp es una plataforma de productividad y colaboración todo en uno diseñada para que equipos de todos los tamaños trabajen juntos sin interrupciones.

Es la app ideal para crear wikis de empresa y documentos técnicos y para documentar las funciones de los productos, los procesos departamentales y las tareas y responsabilidades individuales. Documentos de ClickUp la función de control de versiones de ClickUp Docs le permite proteger sus documentos con controles de privacidad y edición, y asignar la propiedad añadiendo propietarios y colaboradores. Cree enlaces que puedan ser compartidos exclusivamente con un determinado equipo, invitado o miembro público invitándolo.

Vea también el historial de cambios realizados en un documento o restaure a versiones anteriores si es necesario.

clickUp te permite enlazar tareas con documentos para que tengas todo en el mismo sitio

Con Detección de colaboración en directo de ClickUp todos los miembros de su entorno de trabajo pueden editar documentos simultáneamente, hacer listas de información, añadir etiquetas, tareas y descripciones de metas, y gestionar los cambios . Y lo que es más, la plataforma actualiza instantáneamente todo en tiempo real.

rastree la edición simultánea de varios miembros de un equipo en tiempo real con la función de edición en directo de ClickUp

Las mejores funciones de ClickUp

• Añada encabezados, tablas, pancartas, etiquetas, comentarios, marcadores, imágenes, vídeos y enlacesun uso compartido eficaz de los conocimientos* Edición colaborativa de documentos en tiempo real
• Utilice plantillas para mantener la coherencia de sus documentos
• Ahorre tiempo y haga más cosas con las funciones Modo de enfoque, Detalles de página y Archivar
• Duplique un documento compartido públicamente
• Proteja sus documentos de cambios no deseados optando por el plan Business Plus
• Crea etiquetas Doc para encontrar documentos fácilmente

• Escriba, formatee, resuma y edite contenidos rápidamente utilizandoClickUp AI

  Limitaciones de ClickUp

• Puede tener una curva de aprendizaje para los usuarios noveles
• Algunas funciones no son totalmente accesibles en la app para móviles

Precios de ClickUp

• Gratis Forever
• Ilimitado: 7 $/mes por usuario
• Business: 12 $/mes por usuario
• Empresa: Contactar para precios
• ClickUp Brain: Disponible en todos los planes de pago por 5 $/miembro de ClickUp/mes

Valoraciones y reseñas de ClickUp

• G2: 4.7/5 (9000+ opiniones)
• Capterra: 4.7/5 (3900+ opiniones)

2. Adobe Acrobat

/%img/ adobe Acrobat Adobe Acrobat es un software que le ayuda a crear, editar y gestionar archivos PDF. Puede convertir documentos de distintos formatos en PDF y también añadir funciones de seguridad como contraseñas o permisos de firma para proteger sus archivos.

Su función de control de versiones actualiza el número de versión cada vez que se modifica el documento. También permite comparar los cambios y guardar distintas versiones.

Además, puede modificar exhaustivamente los documentos PDF utilizando las herramientas de edición de Adobe Acrobat, incluyendo texto, imágenes y formato.

Las mejores funciones de Adobe Acrobat

• Colabore fácilmente creando versiones de documentos y comparando ediciones
• Escriba comentarios, añada dibujos a mano alzada y resalte texto para dar su opinión
• Realice ediciones exhaustivas, como añadir texto y páginas, recortar y girar páginas, modificar imágenes y corregir errores tipográficos
• Añada, elimine y reordene páginas mediante una sencilla función de arrastrar y soltar
• Convierta archivos en PDF y viceversa conservando el formato
• Comparta archivos fácilmente comprimiéndolos sin perder calidad

Límites de Adobe Acrobat

• Puede tener una curva de aprendizaje importante para los principiantes
• Los usuarios informan de problemas ocasionales de compatibilidad

Precios de Adobe Acrobat

• Acrobat Reader: Gratuito/a
• Acrobat Standard: 12,99 $/mes
• Acrobat Pro: 19,99 $/mes
• Acrobat for Teams: A partir de 22,19 $/mes por usuario

Valoraciones y reseñas de Adobe Acrobat

• G2: 4,5/5 (más de 3200 opiniones)
• Capterra: 4,7/5 (10.200+ opiniones)

3. QT9 QMS

vía qT9 QMS QT9 QMS es un software de gestión de calidad con funciones de gestión y control de documentos. Le permite compartir documentos controlados con su equipo y otros usuarios, como proveedores y clientes.

Su función de copia maestra y copia de visualización le permite gestionar los cambios fácilmente. Los usuarios aprecian su función de autoarchivado, que permite trabajar sólo con lo relevante.

QT9 QMS le ayuda a organizar documentos, solucionar problemas, realizar auditorías y gestionar proveedores. También garantiza que las empresas sigan los procesos, mejoren su trabajo y hagan un seguimiento de la información sobre calidad para tomar decisiones más inteligentes que permitan mejoras continuas.

Las mejores funciones de QT9 QMS

• Conexión (a internet) centralizada de registros de documentación en múltiples ubicaciones
• Utilizar múltiples herramientas que cubran diversos aspectos de la conformidad
• Ver un cronograma electrónico de los cambios realizados en cualquier documento
• Utilice análisis en tiempo real para el seguimiento de los cambios
• Enviar alertas por correo electrónico para que se revisen los documentos
• Asignar aprobadores y permitir el cumplimiento de la firma electrónica

Limitaciones de QT9 QMS

• Puede plantear problemas de integración con otros sistemas o programas informáticos
• La personalización puede resultar complicada

QT9 QMS Precios

• Contacto para precios

Valoraciones y reseñas de QT9 QMS

• G2: 4,8/5 (más de 40 opiniones)
• Capterra: 4,7 (más de 70 opiniones)

4. MasterControl

/%img/ MasterControl MasterControl es un software de gestión de la calidad todo en uno. Hace que las tareas relacionadas con la calidad sean más fluidas y eficientes, especialmente para las industrias reguladas.

Su software de gestión de revisión de documentos permite a las empresas controlar las revisiones de documentos y mantener versiones actualizadas en su sistema basado en web. Estos documentos pueden ponerse a disposición de los usuarios prácticamente desde cualquier lugar.

La herramienta facilita la gestión de la formación, el control de cambios, las auditorías y la conformidad, garantizando el cumplimiento de las normas del sector y los requisitos reglamentarios. Además, a los usuarios les encantan sus flujos de trabajo de aprobación, que reducen los retrasos.

Las mejores funciones de MasterControl

• Simplifique su trabajo con flujos de trabajo automatizados
• Localice todos los documentos en una ubicación y obtenga una pista de auditoría con marca de tiempo
• Utilice herramientas de seguimiento, gestión y mejora de la calidad con su plataforma centralizada
• Realice un seguimiento de las inspecciones y comprobaciones con actualizaciones puntuales
• Mantenga versiones actualizadas mediante el control de documentos
• Garantice el cumplimiento de la normativa con sus potentes herramientas

Limitaciones de MasterControl

• La implantación puede resultar complicada y requerir mucho tiempo debido a su complejidad
• La personalización requiere conocimientos especiales, por lo que es menos flexible para algunos usuarios

Precios de MasterControl

• Contacto para precios

Valoraciones y reseñas de MasterControl

• G2: 4.3/5 (280+ opiniones)
• Capterra: 4.6/5 (130+ opiniones)

5. Sierra QMS

www. sierra.com

www.sierra.com https://www.sierralabs.com/sierra-qms-free-trial/ sierra QMS /%href/

Sierra QMS es un software de gestión de calidad fácil de usar que gestiona las tareas de calidad de las organizaciones. Se centra en el control de documentos, acciones correctivas y gestión de auditorías para seguir los estándares de la industria.

Su función de control de documentos permite controlar la visibilidad y los derechos de cualquier usuario asignado. Además, destaca por su función de procesamiento del lenguaje natural (NLP) que le permite saber dónde añadir contenido para una mejor cobertura de los temas.

Las mejores funciones de Sierra QMS

• Autoasignación de tareas de formación a usuarios con fácil acceso a POE y políticas
• Supervisar el estado de los documentos con notificaciones y (elaboración de) informes personalizados
• Organice y gestione los documentos con un sólido sistema de mantenimiento de registros
• Cargue plantillas para mantener la coherencia de sus documentos

Sierra QMS limitaciones

• Puede tener dificultades para conectarse o trabajar sin problemas con otros programas o herramientas fuera de su sistema
• Puede que no ofrezca capacidades avanzadas de análisis de datos

Precios de Sierra QMS

• Contacto para precios

Valoraciones y reseñas de Sierra QMS

• Capterra: No hay suficientes opiniones
• G2: No disponible

6. HotDocs

/%img/ hotDocs HotDocs es un documento software de automatización que ayuda a crear documentos de forma rápida y sencilla.

Con el plugin HotDocs Author, puedes hacer un seguimiento de las distintas versiones de plantillas que has creado. También le permite compartir el rol de desarrollo de plantillas con otros miembros del equipo y mantiene un repositorio organizado de todos sus archivos de plantillas.

HotDocs utiliza dos tipos de control de versiones: centralizado y distribuido, en función de la ubicación del repositorio de archivos.

Puede crear plantillas para varios documentos, como contratos o formularios, y luego rellenar los detalles automáticamente. Esto ahorra tiempo y garantiza la precisión al reducir el trabajo manual al generar documentos repetitivos.

HotDocs mejores funciones

• Ahorra tiempo con plantillas reutilizables para varios tipos de formularios o contratos
• Enlaza el repositorio de control de versiones con tu espacio de trabajo y realiza cambios en el archivo de plantilla directamente desde el espacio de trabajo
• Automatice la creación de plantillas a la vez que cumple las directrices internas de la marca y los requisitos de cumplimiento del sector
• Reduzca los errores de documentación legal con su función de automatización

Limitaciones de HotDocs

• Es posible que se necesiten conocimientos de programación para crear plantillas complejas
• Compatibilidad limitada con determinados sistemas operativos o versiones antiguas de software

Precios de HotDocs

• Contacto para precios

Valoraciones y reseñas de HotDocs

• G2: 4,4/5 (más de 80 opiniones)
• Capterra: 4.1/5 (60+ opiniones)

7. Sísmico

vía Seismic Seismic es una plataforma que ayuda a las empresas a gestionar y optimizar sus contenidos de ventas y marketing. Centraliza todos los activos relacionados con el contenido, como presentaciones, documentos y vídeos, y proporciona herramientas para crear, organizar y compartir estos materiales.

Seismic ofrece un control de versiones de documentos que permite gestionar controles y permisos. Permite ver cuándo se cargó un archivo y si una parte determinada es confidencial. También archiva y conserva las versiones anteriores de los archivos y mantiene un registro de auditoría.

Las mejores funciones de Seismic

• Utilice potentes herramientas de análisis de datos para marketing y equipo de ventas
• Organizar y gestionar eficientemente los materiales relacionados con el equipo de ventas
• Conectarse con varios sistemas o software, lo que permite flujos de trabajo fluidos yuso compartido de datos* Utilice LiveDocs para automatizar y personalizar contenidos

Límites sísmicos

• Las pequeñas empresas pueden encontrarlo caro en comparación con otras alternativas
• El ajuste requiere mucho tiempo

Precios de Seismic

• Contacto para precios

Valoraciones y reseñas de Seismic

• G2: 4,7/5 (1400+ opiniones)
• Capterra: 4,6/5 (más de 200 opiniones)

8. Documentos de Google

vía google Docs Documentos de Google es una herramienta de procesamiento de textos en línea de Google que ayuda a los usuarios a crear, editar y colaborar en documentos en tiempo real. Ofrece una interfaz fácil de usar y cuenta con varios opciones de edición similares a las de los procesadores de texto tradicionales.

Esta herramienta basada en la nube permite una colaboración fluida entre varios usuarios con funciones como Autoguardado y fácil acceso desde cualquier dispositivo con acceso a Internet. Su función de control de documentos permite acceder a las versiones anteriores en formato de marca de tiempo.

Su integración con las aplicaciones del entorno de trabajo de Google y la posibilidad de exportar documentos en varios formatos mejoran aún más su utilidad.

Las mejores funciones de Documentos de Google

• Colaborar en un documento con varios usuarios en tiempo real
• Identifica si alguien ha actualizado un documento desde la última vez que lo viste
• Crea distintos tipos de documentos con la biblioteca de plantillas
• Nombra hasta 40 versiones en cualquier documento para identificarlo fácilmente

Límites de Documentos de Google

• La versión sin conexión tiene funciones reducidas, lo que afecta a la accesibilidad y a las funciones de edición
• Ofrece menos funciones avanzadas de formato en comparación con algunos procesadores de texto tradicionales

Precios de Documentos de Google

• Gratuito
• Business Starter: 7,20 $/mes por usuario
• Business Standard: 14,40 $/mes por usuario
• Business Plus: 21,60 $/mes por usuario
• Enterprise: Consultar precios

Valoraciones y reseñas de Documentos de Google

• G2: 4.6/5 (42200+ opiniones)
• Capterra: 4.7/5 (28000+ opiniones)

9. Microsoft Word

vía microsoft Microsoft Word es un conocido programa informático utilizado para crear y editar documentos basados en texto, como cartas, informes o currículos. Suele ser la herramienta a la que recurren las empresas para la documentación y (elaboración de) informes.

Microsoft Word le permite controlar la versión de un documento dándole acceso a todas las versiones anteriores en un formato de sólo lectura.

Las mejores funciones de Microsoft Word

• Utiliza varias herramientas de formato para cambiar el aspecto del texto, insertar imágenes y crear documentos de aspecto profesional
• Colabora en tiempo real con su función de uso compartido de documentos
• Acceda a versiones mayores o menores en función de sus necesidades

Límites de Microsoft Word

• Requiere actualizaciones periódicas
• Para acceder a todo el intervalo de aplicaciones de Microsoft Office, incluido Word, puede ser necesario adquirir el programa completoPaquete Office. Sin embargo, esto podría resultar costoso para algunos usuarios

Precios de Microsoft Word

• Versión gratuita/a de periodo limitado
• Licencias personalizadas para particulares y empresas

Valoraciones y reseñas de Microsoft Word

• G2: 4.7/5 (1790+ opiniones)
• Capterra: 4.7/5 (2000+ opiniones)

10. monday.com

via Monday.com monday.com es un sistema de gestión de proyectos en el que los equipos pueden gestionar flujos de trabajo, tareas y proyectos de forma colaborativa. Ofrece una interfaz visual con tableros, cronogramas y paneles personalizables, para que los equipos puedan organizar tareas, seguir el progreso y comunicarse con eficacia.

monday.com controla y mantiene las versiones de los documentos y conserva todos los archivos en el mismo lugar. Esto facilita la revisión y aprobación de contenidos en comparación con el seguimiento de múltiples documentos a través de correos electrónicos.

monday.com mejores funciones

• Previsualiza, descarga y añade anotaciones a cada versión
• Eliminar versiones anteriores para evitar el desorden
• Facilite la gestión de proyectos mediante una interfaz visualmente intuitiva
• Cree y personalice flujos de trabajo
• Seguimiento y gestión de proyectos en tiempo real

límites de monday.com

• Puede resultar complejo para algunos usuarios
• Los usuarios pueden necesitar planes superiores para acceder a funciones avanzadas

precios de monday.com

• Uso personal: Gratuito/a
• Básico: 12 $/mes por asiento
• Estándar: 14 $/mes por asiento
• **Profesional:24 $/mes por asiento
• Empresa: Consultar precios

valoraciones y comentarios de monday.com

• G2: 4.7/5 (9900+ opiniones)
• Capterra: 4.6/5 (4580+ opiniones)

Leer más:_

Href/ https://clickup.com/es-ES/blog/1580/alternativas-para-el-lunes/ Lunes Alternativas /%href/

Controlar las versiones para controlar la calidad

El software de control de versiones de documentos es su herramienta de precisión en las colaboraciones en equipo. Crea un hub en el que tu equipo puede trabajar con el documento más reciente, para que no haya confusiones por ediciones contradictorias y pérdida de datos. Elija una herramienta que mantenga todo organizado y libre de caos.

Si aún no la ha elegido, pruebe ClickUp

El avanzado software de ClickUp ofrece una interfaz fácil de usar que realiza un seguimiento de los cambios, mantiene un historial detallado de las versiones, permite revertir versiones fácilmente y mucho más Además del sistema de control de versiones de documentos, ClickUp también aporta gestión de tareas y funciones de gestión de proyectos para que su flujo de trabajo sea fluido.

Así que Registrarse en ClickUp hoy mismo para mejorar la forma en que sus equipos trabajan y colaboran.