Strategie ročního plánování pro vedoucí pracovníky

Jak říká populární vojenské přísloví, známé také jako 7P:

Správné předběžné plánování zabraňuje špatným výsledkům.

Ačkoli ne každá organizace dodržuje jednotné velení armády nebo má jasně definovaného protivníka, kterého je třeba porazit, význam plánování je univerzální. Zejména pro moderní podniky, kde je výhled do budoucnosti omezen na několik let.

Studie EY uvádí, že průměrná životnost společnosti z amerického indexu S&P 500 byla před 80 lety 67 let. Dnes je to pouhých 15 let! V podstatě, pokud byste vytvořili patnáctiletý plán pro jednoletou společnost, možná byste ho ani nestihli využít!

Svět se rychle mění, technologie se během několika měsíců stávají zastaralými a zákazníci požadují nové zážitky. Plány musí najít správnou rovnováhu mezi spolehlivostí a přizpůsobivostí.

V tomto blogovém příspěvku se podíváme na to, jak můžete k dosažení tohoto cíle využít různé strategie ročního plánování!

Porozumění ročnímu plánování

Myšlenka ročního plánování zní poměrně logicky – vytvoříte plány na příští rok. 🤷 Jenže to není tak jednoduché. V závislosti na vašem podnikání, velikosti organizace a trhu, na kterém působíte, se povaha ročního plánování může značně lišit. Podívejme se, jak.

Co je roční plánování?

Roční plánování je proces, při kterém se stanovují cíle, činnosti, milníky, rozpočty a zdroje pro nadcházející dvanáctiměsíční období. Mezi charakteristické rysy ročního plánování patří následující.

Rozdíl mezi ročním plánováním a strategickým plánováním

V oblasti řízení podniků se pojmy strategie, plány, taktika a jejich kombinace často používají zaměnitelně, což vede k zbytečnému zmatku. Než se tedy pustíme do podrobností ročního plánování, pojďme si ujasnit rozdíl mezi ním a „strategickým plánováním“.

V epizodě podcastu HBR s názvem „Plán není strategie“ Roger Martin, bývalý děkan Rotman School of Management na Torontské univerzitě, říká:

Strategie je integrovaný soubor rozhodnutí, který vás umístí na hřiště podle vašeho výběru tak, abyste vyhráli... Strategie má svou teorii.

Velká část procesu strategického plánování spočívá ve vytváření teorie, tj. v přijímání důležitých rozhodnutí o tom, proč děláte to, co děláte, kdo je vaším zákazníkem, v čem jste lepší než konkurence atd. Některé z těchto šablon strategického plánování vám pomohou lépe se zorientovat.

Na druhé straně, proces ročního plánování se týká provedení uvedené strategie v průběhu následujících dvanácti měsíců.

Ačkoli roční plánování není zcela strategické povahy, zaujímá z několika důvodů velmi důležité místo v životním cyklu organizace.

Výhody efektivního ročního plánování

Efektivní roční plánování je cestovní mapou pro podnikání v následujících dvanácti měsících. Díky němu každý člen každého týmu zná cíl, milníky a cestu k nim. To nabízí řadu výhod, například:

Směr: Efektivní proces ročního plánování určuje směr pro celou organizaci. Zajišťuje, že každý jednotlivec je v souladu s plánem týmu, který je v souladu s plánem oddělení atd.

Jasnost opatření: Dobrý roční plán nastiňuje, čeho je třeba dosáhnout a jakým způsobem. Odstraňuje nejasnosti ohledně toho, jak jsou dosahovány cíle organizace.

Od tohoto okamžiku mají týmy jasno v tom, jaké úkoly je v daném roce čekají.

Odpovědnost: Roční plán přiřazuje odpovědnost za různé cíle a výsledky konkrétním osobám. To podporuje osobní a týmovou odpovědnost.

Měřitelnost: Roční plán je zásadní pro měření úspěchu organizace. Je to měřítko, podle kterého se na konci roku hodnotí výkonnost.

Optimalizace zdrojů: Přidělování rozpočtů, zaměstnanců, nástrojů a dalších zdrojů je efektivní, pokud je v zájmu robustního plánu.

Řízení rizik: Roční plán je v podstatě také strategií pro zmírnění rizik. Pomáhá vedoucím pracovníkům rozumně předvídat rizika, která by mohla nastat v příštím roce (nebo později), a již dnes připravit opatření k jejich zmírnění.

Aby bylo možné využít výše uvedené výhody a dosáhnout efektivity, musí mít plán konkrétní strukturu. Podívejme se na to podrobněji.

Klíčové složky efektivního ročního plánování

Úspěšný roční plán musí být komplexní, aniž by byl příliš normativní. Musí podrobně pokrývat následující prvky.

Cíle

Roční plánování začíná stanovením cílů a záměrů. Stanoví priority podnikání, aby se týmy mohly odpovídajícím způsobem zaměřit na své úsilí. Zde je několik příkladů cílů na 1/5/10 let, které vám pomohou začít.

Rozpočty

Rozpočty v ročním plánu stanovují finanční limity. Stanovují omezení finančních, technických a personálních zdrojů, s nimiž musí týmy dosáhnout svých cílů.

Akční plán

Když se roční plán organizace dostane až na úroveň oddělení, týmů a jednotlivců, nastíní také činnosti, které každý z nich musí vykonat.

Role a odpovědnosti

Roční plán také nastiňuje role a odpovědnosti všech zúčastněných osob, včetně jejich cílů a očekávání. Pokud během fáze plánování nejsou k dispozici správné zdroje, je třeba je zajistit.

Metriky a mechanismy kontroly

Tato část ročního plánu popisuje proces, pomocí kterého bude během roku sledován pokrok. Jak zjistíte, zda jste na dobré cestě k dosažení svých cílů? Samozřejmě pomocí klíčových ukazatelů výkonnosti (KPI) a mechanismů kontroly!

Tyto šablony růstových plánů nabízejí užitečné příklady toho, jak tyto komponenty fungují společně.

Nouzové plány

Dobrý plán také nabízí nápady, co dělat, když věci nejdou podle plánu. Tato část v podstatě pokrývá alternativní postupy pro případ, že plán A nefunguje.

V tomto kontextu se podívejme, jak můžete své roční plánování uvést do praxe.

Kroky k efektivnímu ročnímu plánování

Jak jsme již viděli, roční plán je cestovní mapou pro celou organizaci. Sjednocuje všechny směrem ke společným cílům. Vytvoření takového plánu vyžaduje komplexní přístup, jako je ten, který popisujeme níže.

1. Přehled uplynulého roku

Než začnete plánovat, proveďte důkladnou analýzu výsledků za minulý rok. Zaměřte se na následující body.

Shromažďujte kvantitativní i kvalitativní data. Sbírejte čísla, ale také názory na to, proč a jak.

Tyto informace použijte jako základ pro příští rok. Pokud byly vaše konverze z kanálu osobních akcí lepší než z webinářů, uděláte dobře, když na první z nich vyčleníte větší část rozpočtu. Pokud naopak kanál obsahu nepřinesl žádné výsledky, možná byste měli přehodnotit cíle, které jste si stanovili, a zvážit, zda byly skutečně vhodné.

Takové zhodnocení také poskytne jasné uzavření předchozího roku a nový začátek nového roku.

2. Stanovení cílů a záměrů

Na základě loňského hodnocení jako celkového kontextu podnikání je čas stanovit cíle.

Používejte metodu SMART cílů

Stanovte si konkrétní, měřitelné, dosažitelné, relevantní a včasné cíle. Namísto stanovení cíle „získat zákazníky“ vytvořte cíl SMART: Zvýšit počet získaných zákazníků o 5 % meziměsíčně prostřednictvím online reklamních kanálů.

Použijte hierarchický model

Nejprve stanovte nejvyšší cíle, například pro celou organizaci. Poté je rozdělte na jednotlivé úrovně. Pokud je cílem organizace získat nové zákazníky, rozdělí se na:

Cíle oddělení: Cíle marketingu by se týkaly zvýšení počtu zobrazení, návštěvnosti webu a konverzí; cíle v oblasti získávání talentů by spočívaly v přijetí dalších členů prodejního týmu; cíle v oblasti úspěchu zákazníků by se týkaly získání dalších doporučení atd.

Cíle týmu: Marketingové týmy by je pak dále rozdělily. Tým pro vyhledávací reklamu by vytvořil rozpočty pro každý kanál a navrhl jejich kampaně. Tým pro obsah by naplánoval své prostředky pro generování potenciálních zákazníků. Tým pro sociální média by naplánoval zvýšení počtu zobrazení, možná s pomocí vztahů s influencery.

Individuální cíle: Na základě očekávaných výsledků týmu si každý jednotlivý člen týmu stanoví své vlastní cíle, například počet článků, které každý autor napíše, nebo konverzní cíle pro každou kampaň.

3. Vytvoření akčních plánů

Po stanovení cílů je čas vymyslet způsoby, jak jich dosáhnout, tj. vytvořit projektové plány.

Strukturovat své projekty: Rozdělte své aktivity na jednoduché, zvládnutelné projekty. Své projekty můžete budovat kolem tvorby obsahu, distribuce na sociálních médiích, e-mailových zpravodajů atd. Můžete také vytvářet projekty pro každou kampaň, událost nebo milník.

Zde je několik šablon projektových plánů, které vám pomohou začít.

Vytvářejte úkoly: Naplňte své projekty úkoly.

Řízení realizace: Přiřaďte tyto úkoly správným osobám. Stanovte data zahájení a termíny. Označte případné závislosti.

4. Nástroje a metody pro roční plánování

Pokud pro své roční plánování používáte osvědčené dokumenty a tabulky, nelze vám to vytknout. Dnes však existují mnohem efektivnější a výkonnější nástroje, které vám s ročním plánováním pomohou.

Nástroje pro řízení projektů

Roční plán je v podstatě soubor vzájemně propojených projektů směřujících ke společným cílům. Dobrý nástroj pro řízení projektů, jako je ClickUp, vám pomůže získat celkový přehled, aniž byste přehlédli detaily.

S ClickUp Tasks můžete vytvářet projektové plány, nastavovat úkoly, přiřazovat uživatele, stanovovat termíny, odhadovat a sledovat čas a přidávat priority nebo značky. Nastavte si vlastní stavy, které vyhovují vašim pracovním postupům. Přidejte opakovaně použitelné kontrolní seznamy a automaticky je aplikujte na konkrétní druhy úkolů. Propojte podobné úkoly nebo přidejte milníky.

Nástroje pro spolupráci

Účinná realizace ročních plánů vyžaduje schopnost snadné komunikace v reálném čase. ClickUp nabízí několik způsobů, jak toho dosáhnout v kontextu. Pro začátek můžete vést konverzace jako vnořené komentáře v rámci každého úkolu.

Pro dynamičtější konverzace v reálném čase vyzkoušejte ClickUp Chat. Konverzujte v kanálech věnovaných konkrétním projektům. Propojte úkoly se svými konverzacemi a usnadněte tak svým kolegům orientaci. Spouštějte hovory jedním kliknutím přímo z ClickUp; automaticky vytvářejte souhrny a akční položky.

Nástroje pro sledování cílů

Nejjednodušší způsob, jak dosáhnout svých cílů, je mít je neustále na očích a po ruce. ClickUp Goals je výkonná aplikace pro sledování cílů, která umožňuje toto vše a ještě mnohem více.

Stanovte si jasné cíle, abyste mohli sledovat své úspěchy. Může se jednat o úkoly (například úkoly ve sprintu nebo kampani), číselné cíle (například počet článků, které je třeba napsat), finanční cíle (například výnosy v dolarech) nebo cíle typu ano/ne (například zda je rezervováno místo konání akce).

Spravujte všechny své cíle na jednom místě, organizujte je do složek a vizualizujte společný pokrok.

5. Realizace ročních plánů

Dosud jsme hovořili o plánování. Nyní je čas jít o krok dál a zabývat se implementací.

Zapojte týmy

Nejprve sdružte všechny členy svého týmu na platformě pro řízení projektů.

Konsolidujte data

Aby bylo možné navázat na kontext z předchozího roku (let), je důležité konsolidovat některé údaje. Postupujte takto:

Projděte si nástroje pro řízení výkonu

Vytvořte jednoduchý a praktický způsob sledování výkonu v průběhu roku. Dashboardy ClickUp vám umožňují vizualizovat data z různých úhlů pohledu.

Okamžitě vizualizujte všechna data související s projektem v ClickUp, jako jsou úkoly, pracovní vytížení, pracovní výkazy, fakturovatelné hodiny a individuální produktivita. Integrujte desítky aplikací třetích stran a vytvořte konsolidované dashboardy, jako jsou prodejní zprávy, vizualizace CRM, výkonnost marketingových kampaní atd. Každý jednotlivý uživatel si může nastavit osobní dashboardy, aby mohl měřit také svůj vlastní výkon.

V neposlední řadě využijte tato data k přizpůsobení svého plánu v průběhu roku. Upravte rozpočty, přerozdělte zdroje nebo přizpůsobte aktivity, abyste se drželi na cestě k dosažení svých cílů. Pro rychlejší start použijte šablony operačních plánů k strukturování své implementace.

Dobrý roční plán se skládá z řady proměnných částí. Bez správné podpory může být jeho realizace náročná.

Výzvy v ročním plánování

Zde jsou nejčastější výzvy v oblasti řízení projektů, se kterými se můžete setkat při ročním plánování, a způsoby, jak je překonat.

Nepřesné prognózy: Někdy týmy přeceňují, čeho mohou za rok dosáhnout. Proto předpovídají vše, včetně rozpočtů, zdrojů a aktivit, nepřesně.

Abyste tomu předešli, vytvářejte prognózy na základě existujících dat. Buďte ve svých prognózách rozumní a raději se držte opatrnosti.

Nesoulad: Každý jednotlivec, tým a oddělení musí sladit své cíle s cíli organizace. Ještě důležitější je, aby byly v souladu s celkovým obchodním plánem. Pokud se tak nestane, stává se to velkou výzvou.

Nejjednodušším způsobem, jak toho dosáhnout, je použití plánovacích metod, jako jsou cíle a klíčové výsledky (OKR) nebo vyvážená scorecard. To pomáhá udržet cíle a aktivity všech zaměstnanců v souladu se stejným cílem.

Rozpočtová omezení: Je velmi vzácné, aby každý tým dostal rozpočet, o který požádal. To znamená, že týmy musí dosáhnout svých cílů s rozpočtem, který mají k dispozici.

K tomu proveďte několik simulací. Zvažte různé kombinace rozdělení rozpočtu, než vyberete tu nejlepší.

Time management: Přiznejme si to. Plánování zabere čas. Když už jste přetížení každodenní prací, může být vyhrazení času na plánování budoucnosti velkým požadavkem.

Překonejte tuto výzvu tím, že do plánu zahrnete časovou rezervu pro nepředvídané události. Nezapomeňte si v ročním plánu na příští rok vyhradit několik týdnů v prosinci na roční obchodní plánování.

Vedoucí pracovníci mohou hrát klíčovou roli při pomoci týmům překonat tyto výzvy.

Role vedení v ročním plánování

Dobrý vedoucí chápe, že týmy jsou blíže realitě a mají fundovanější znalosti o obchodních záležitostech.

Naplánujte si cestu k úspěchu s ClickUp

Ať už vedete vojenský pluk nebo tým marketingových stážistů, dobrý plán je základem dobrého výkonu. Pomáhá všem pochopit, co je třeba udělat, proč, jak, do kdy, kdo to má udělat a podle jakých standardů. Posouvá podnikání vpřed.

Proto je organizační plánování klíčovou součástí práce každého vedoucího pracovníka. Je to způsob, jak nastavit směr a vést tým.

Jednou z největších chyb, které můžete udělat, je považovat roční plánování za jednorázovou činnost. Ačkoli strategický plán se obvykle vytváří na začátku roku, je třeba dohlížet na jeho realizaci po celé dvanáctiměsíční období.

K tomu potřebujete robustní platformu pro plánování a řízení projektů, jako je ClickUp. Díky výkonnému řízení úkolů, dokumentaci, analytice, funkcím umělé inteligence a snadno použitelným šablonám nabízí ClickUp vše, co potřebujete k realizaci svých ročních plánů. Vyzkoušejte ClickUp ještě dnes zdarma.