Říká se, že obrázek vydá za tisíc slov. Jasný a působivý vizuální prvek totiž pomáhá vnímat, rozumět, zapojit se a zapamatovat si informace mnohem efektivněji než sebedloužší popis.
Vzhledem k tomu, že průměrná délka pozornosti člověka je pouhých 47 sekund, je vizuální komunikace důležitější než kdykoli předtím.
V tomto blogovém příspěvku se zaměříme na to, co je vizuální komunikace a jak ji můžete využít ke zvýšení efektivity své práce.
Co je vizuální komunikace?
Vizuální komunikace je proces využívání vizuálních prvků, jako jsou fotografie, videa a grafika, jako součásti sdělení. Jedná se o upřednostnění vizuálního dopadu sdělení před verbálními aspekty.
To neznamená, že se zcela vyhýbá slovům. Ve skutečnosti efektivní vizuální komunikace využívá více způsobů, aby vykreslila jasný a komplexní obraz.
Typy vizuální komunikace
Vizuální komunikace je všude. Nachází se v grafickém uživatelském rozhraní (GUI), které používáme na našich telefonech a počítačích, v emodži/gifech, které si navzájem posíláme, a v seznamech a prezentacích, které vytváříme. Mezi nejběžnější typy vizuální komunikace patří následující.
Obrázky a fotografie
Od svého vynálezu v 19. století je fotografie vynikajícím formátem pro vizuální vyprávění příběhů. Noviny a časopisy ji využívají k inspiraci lidí, zastavení válek a přinášení velkých společenských změn.
#/media/File:Bliss_(Windows_XP).png){kind=link}
V digitálním světě se obrázky bezesporu dostaly do popředí.
Díky dramatickému zlepšení fotografických schopností standardních smartphonů můžete dnes pořizovat stejně kvalitní snímky jako kdokoli jiný a využít je k vzdělávání a motivování lidí.
Ilustrace a infografika
Ilustrace a infografiky vizuálně znázorňují koncept, proces nebo data ve formě diagramů, vývojových diagramů, map, prezentací atd. Vyznačují se schopností:
- Zjednodušte abstraktní pojmy nebo korelace dat.
- Zpřístupněte a zpřehledněte husté informace.
- Zapojte publikum, aby se soustředilo na to, co je důležité.
- Usnadněte dlouhodobější zapamatování
V obchodním světě týmy neustále používají infografiky, procesní mapy, výsečové grafy atd.
Symboly a ikony
Symboly a ikony předávají zprávy rychle a efektivně pomocí všeobecně uznávaných vizuálních signálů. Jsou obzvláště užitečné v situacích, kdy potřebujete komunikaci nezávislou na jazyku. Skvělým příkladem jsou emodži.
Například znak 👍 je v kancelářském chatu snadno srozumitelný. Ikona 💾 je snadno zapamatovatelná v dokumentu Word.
Digitální rozhraní a design UX
Když už mluvíme o tlačítku „Uložit“, digitální rozhraní kolem nás využívají vizuální komunikaci k vytváření intuitivních a interaktivních produktů, jako jsou aplikace, webové stránky a software.
Bannerový obrázek, tlačítko, citát, informační pole, chybové zprávy – každý aspekt designu uživatelského prostředí (UX) je součástí strategie vizuální komunikace.
Videa a animace
O krok výš než statický vizuál je pohyblivý vizuál. Vzhledem k tomu, že náklady na výrobu videa a animace se díky moderní technologii a generativní AI snižují, získává tato forma vizuální komunikace na popularitě.
Ale nemyslete si, že videa jsou jen YouTube, filmy nebo televizní reklamy. Jednoduchý záznam obrazovky procesu pro vzdělávací účely je také skvělým způsobem, jak videa využít.
Typografie
Slova nemusí být jen slova. Mohou být také vizuálními prvky, pokud použijete dobrou typografii, strategický výběr fontů, velikostí, mezer a rozložení textu. Typografie je ve skutečnosti nedílnou součástí moderního grafického designu.
Navzdory mnoha výhodám organizace často vizuální komunikaci ignorují a drží se dlouhých textů v e-mailech, prezentacích, interních memorandech atd. Tímto přístupem přicházíte o obrovskou příležitost.
Proč je vizuální komunikace důležitá
Vizuální prvky jsou rychlejší, jednodušší a lepší způsob, jak sdělit jakoukoli zprávu. Zde je několik důvodů, proč je vizuální komunikace důležitá.
Přístupnost
Vizuální komunikace odstraňuje jazykové a kulturní bariéry – semafory rozumí všichni po celém světě! Buduje mosty mezi různorodým publikem, což z ní činí neocenitelný nástroj v mezinárodní komunikaci.
Rychlost
Prohlédnutí infografiky šetří čas ve srovnání s přečtením zprávy o 10 000 slovech. Diagramy, vývojové diagramy a infografiky mohou shrnout složité myšlenky, což šetří čas komunikátora i publika.
Jednoduchost
Představte si, že někomu vysvětlujete, co je to slon, aniž byste použili slovo „slon“ nebo jeho synonyma. Kolik slov jste k tomu potřebovali? A teď si představte, že ho nakreslíte.
Vizuální prvky věci zjednodušují. Od uživatelských cest až po architekturu softwaru – vizuální komunikace usnadňuje všem zúčastněným stranám pochopení kontextu a detailů.
Srozumitelnost
Vizuální prvky zviditelňují vztahy způsobem, který slova nedokážou. Podívejte se na níže uvedený příklad koncepční mapy zóny dlouhodobého růstu Jamese Cleara. Jsou to jen dvě čáry a křivka. Ale velmi působivě nám ukazují to, co je zřejmé.
Rozhodování
Když jsou informace jasné, stručné a zřejmé, je i rozhodování lepší a rychlejší. Nejjednodušším příkladem vizuálního nástroje pro rozhodování je vývojový diagram nebo rozhodovací strom. Nicméně, s jakoukoli vizuální zprávou můžete získat přehled a provést lepší úpravy.
Pozornost a zapamatování
Obrázek je atraktivní a upoutá pozornost. Lidský mozek zpracovává vizuální obsah 60 000krát rychleji než text. To znamená, že za 47 sekund, kdy se soustředíte, můžete do svého mozku vtlačit mnohem více informací.
Na druhou stranu mají vizuální prvky podstatnější vliv na paměť. Vědci tvrdí, že „tři dny po přečtení textu si pamatujeme 10 % informací, ale v kombinaci s obrázkem si pravděpodobně zapamatujeme 65 % těchto informací“.
Kromě toho použití vizuální komunikace pomáhá výrazně zlepšit rozpoznatelnost značky a důvěru v ni. Konzistentní používání vizuálních prvků, jako jsou loga, barevná schémata a typografie, posouvá značku do popředí. V průběhu času tyto prvky vytvářejí u publika rozpoznatelnost a důvěru, což podporuje loajalitu a důvěru ve značku.
Podívejme se, jak to funguje v praxi.
Příklady vizuální komunikace
Nejběžnější formou vizuální komunikace bývá marketing. Reklama, příspěvky na sociálních sítích, e-mailové zpravodaje atd. jsou známé svou vysokou vizualitou. Ale to je jen špička ledovce.
Bez ohledu na to, jakou roli ve své organizaci zastáváte, můžete vizuální komunikaci využívat ve svých každodenních pracovních postupech. Zde je několik příkladů.
Řízení projektů
Dobré řízení projektů spočívá v dodání kvalitního produktu včas a v rámci rozpočtu. Nejlepší způsob, jak to sledovat, je vizuální cesta, která označuje zbývající čas a zbývající rozpočet. Vizuální řízení projektů dělá přesně to.
Například Ganttův diagram pomáhá znázornit časovou osu projektu a zdůrazňuje závislosti mezi úkoly a potenciální překážky. Kalendářový pohled pomáhá zjistit, kolik práce je naplánováno na každý den, týden nebo měsíc. Pohled na pracovní zátěž ukazuje, jak je každý člen týmu zaneprázdněn.
Zákaznická podpora
Týmy zákaznické podpory používají vizuální pomůcky ke zvýšení srozumitelnosti a zkrácení doby řešení. Můžete například poskytnout podrobného průvodce s anotovanými snímky obrazovky nebo vysvětlující video, které ukazuje, jak nastavit účet ve vašem softwaru.
Tyto vizuální prvky minimalizují zmatek a pomáhají zákazníkům samostatně řešit problémy, čímž zvyšují spokojenost a snižují pracovní zátěž podpory.
Školení a zaškolování
Techniky vizualizace zlepšují výsledky učení. Používání videonávodů nebo interaktivních infografik pomáhá zaměstnancům rychle porozumět vaší organizaci. Co může být lepší než dobrý starý organizační diagram, který lidem pomůže porozumět struktuře vaší společnosti?
Finanční řízení
Řekněme, že jste letos utratili 2 miliony dolarů za reklamu. Je to dobrá nebo špatná věc?
Samotná fakta mají jen malý význam. Význam získávají v kontextu. Například pokud jste vydělali 4 miliony dolarů, je to dobré. Pokud jste však loni utratili pouze 100 000 dolarů, abyste vydělali 3 miliony dolarů, je to špatné! Aby finanční týmy prezentovaly fakta v kontextu, používají sloupcové grafy, výsečové grafy, Vennovy diagramy atd.
Tyto příklady mohou sloužit jako inspirace, ale možnosti jsou skutečně nekonečné. Vizuální komunikaci můžete využít v každodenním životě mnoha způsoby. Podívejme se na několik z nich.
Jak využívat vizuální komunikaci na pracovišti
Pokud posíláte emodži nebo zvýrazňujete část textu e-mailů tučným písmem, již vizuální komunikaci na pracovišti využíváte. Zde je několik tipů, jak můžete využít profesionální strategie vizuální komunikace s pomocí komplexního nástroje pro správu projektů, jako je ClickUp.
1. Brainstorming nápadů
Mozek nemyslí v řádcích, sloupcích nebo seznamech. Proč ho tedy nutit? Využijte čisté plátno tabule ClickUp Whiteboards k brainstormingu nápadů a jejich souvislému zaznamenávání, ať už se zdají jakkoli chaotické.
- Přidejte na jednu tabuli poznámkové lístky, tvary, čáry, obrázky a text.
- Propojte prvky pomocí čar a šipek
- Propojte externí zdroje, jako jsou výstřižky z novin nebo inspirativní obrázky.
- Kreslete od ruky na svém tabletu
- Využijte ClickUp Brain pro další nápady.
Spolupracujte na svých nápadech a organizujte je společně v reálném čase. Těm, kteří se nemohli zúčastnit schůzky, stačí sdílet odkaz a vyzvat je k zaslání komentářů.
Ať už přidáváte nové funkce k produktu nebo plánujete vánoční akci pro vaši organizaci, snadno brainstormujte nápady. Poté je přeměňte na úkoly přímo z ClickUp Whiteboards.
2. Vytvořte plán
Vytváříte software? Spouštíte kampaň s influencery? Nebo plánujete nový rok? Zaznamenejte vše, co máte na mysli, na stránku pomocí ClickUp Mind Maps.
- Začněte s prázdným plátnem nebo některou z četných šablon ClickUp.
- Rozložte složité informace nebo vícesměrné toky do jedné propojené mapy.
- Přizpůsobte si tvary barvami pro snazší zpracování.
- Okamžitě převádějte uzly na úkoly
- Uspořádejte nepřehledné mapy pomocí funkce pro změnu rozložení.
3. Spravujte závislosti
Jedním z největších problémů v projektovém řízení je, že jeho různé složky jsou často postaveny jako hromada karet. Pokud jedna spadne, vše se okamžitě zhroutí. Vyhněte se těmto eventualitám pomocí vizuálního softwaru pro správu úkolů, který zdůrazňuje závislosti a zmírňuje související rizika.
Vezměte si například zobrazení Ganttova diagramu v ClickUp. Zobrazuje úkoly, závislosti a termíny na jednom místě. Pokud je tedy závislý úkol naplánován dříve, než je dokončen předchozí úkol, v tomto zobrazení ho nemůžete přehlédnout. Poté můžete identifikovat kritické cesty a zahrnout do svých projektových plánů rezervní čas.
4. Organizujte pracovní zátěž
Když se projekt rozběhne, je běžné, že někteří členové týmu jsou přetížení, což vede k nespokojenosti, ztrátě zájmu, vyhoření a dokonce i fluktuaci. Dobrý projektový manažer ví, jak zajistit efektivní řízení pracovního vytížení.
Vizuální prezentace pracovní zátěže týmu může být skvělá. Pomocí červených, oranžových a zelených zvýraznění můžete na první pohled zjistit, kdo pracuje nad/pod kapacitou, jak se odhady shodují s zaznamenaným časem atd. ClickUp Workload View to vytvoří automaticky.
5. Sledujte pokrok
Vysoce výkonné týmy každý den dokončují desítky úkolů. Google Cloud zjistil, že nejvýkonnější týmy nasazují software až čtyřikrát denně! Rychlost takové práce může být bez vizuálních podnětů obtížné sledovat a zapamatovat si.
Pomocí panelů ClickUp vizualizujte své KPI. Nastavte widgety s výsečovými grafy pro pracovní zátěž, sloupcovými grafy pro reporty burnup/burndown, číselnými údaji pro celkové prodejní výsledky a mnohem více.
Bonus: Pro inspiraci si prohlédněte další příklady dashboardů v ClickUp.
Někdy ani ta nejlepší dokumentace nemůže nahradit jednoduchý záznam obrazovky. Použijte ClickUp Clips k nahrávání videí a jejich okamžitému sdílení vložením do ClickUp, sdílením veřejného odkazu nebo stažením samotného souboru. Pokud chcete, aby bylo možné videa později prohledávat, převeďte je pomocí AI do textové podoby a uložte!
A když už jste u toho, zde je návod, jak to udělat profesionálně.
Jak zajistit, aby vaše vizuální komunikace vypadala profesionálně
Vizuální prvky mají větší dopad než slova. Nevhodný vizuální prvek proto může mít také větší negativní dopad. Tomu se můžete vyhnout pomocí následujících tipů pro vizuální komunikaci.
Buďte záměrní: V dnešní době je běžné používat GIFy a memy v práci. Pomáhá to budovat kamarádství. Buďte však záměrní, pokud jde o vizuální obsah, který posíláte. Ujistěte se, že je vhodný pro práci. Pokud byste si to nevzali na tričko a nešli v tom do práce, neposílejte to kolegovi.
Nezapomeňte na svou cílovou skupinu: Řekněme, že jste napsali 10 000 slov dlouhou zprávu. I když ji doplníte desítkami obrázků, je nepravděpodobné, že by si vedoucí pracovníci tak dlouhý dokument přečetli. Na druhou stranu, analytik kvality ve vašem týmu bude potřebovat komplexní dokumentaci každého uživatelského příběhu a scénáře. Vytvářejte tedy vizuální materiály s ohledem na cílovou skupinu.
Upřednostňujte jednoduchost: Vizuální prvky mají pouze pomáhat při pochopení složitých myšlenek. Nevytvářejte proto příliš komplikované nebo přeplněné vizuální prvky. Zaměřte se na to, jak sdílet informace s členy týmu, nikoli na krásu samotného vizuálního prvku.
Využijte multimédia: Nemusíte vše sdělovat pouze pomocí obrázků. Využijte různé formy vizuálních médií, jako jsou videa, animace, memy atd. Pro doplnění své zprávy můžete také použít texty, odkazy atd. Pamatujte, že cílem není být vizuální. Cílem je být srozumitelný.
Buďte konzistentní: Neměňte neustále vizuální formáty. Pokud například každý měsíc zasíláte prodejní zprávy ve formě sloupcových grafů, neměňte je najednou na výsečové grafy. Pokud používáte zelenou barvu k označení pozitivního růstu, neměňte ji v další zprávě na modrou. Dodržujte konzistentní barevnou paletu, typografii a styl designu ve všech materiálech.
Vytvářejte vysoce kvalitní vizuální prvky: Vaše obrázky, videa a grafika by měly být ostré, mít vhodnou velikost a neměly by být zkreslené ani pixelované. Uživatelům by mělo být umožněno přiblížit a oddálit obraz podle potřeby.
Používejte nástroje pro vizualizaci dat: Nemusíte vše kreslit ručně. Nechte část práce na softwaru pro vizuální spolupráci. Použijte šablony vývojových diagramů nebo grafických návrhů, abyste mohli okamžitě začít.
Využijte to, co funguje: Pokud jste již dříve obdrželi pozitivní zpětnou vazbu na procesní mapu, replikujte tuto strukturu pro další související koncepty. Pokud používáte konkrétní šablonu digitální nástěnky, jednoduše ji duplikujte pro související potřeby. Zavádějte vizuální komunikaci do praxe.
Integrace: Vizuální komunikace není položka na seznamu úkolů, kterou jednou denně odškrtnete. Je to způsob, jakým věci děláte. Před každým úkolem se zamyslete, zda vizuální prvek přidá vaší zprávě na hodnotě. Pokud například hlásíte chybu, zvykněte si přidávat screenshot s příslušnými poznámkami.
Komunikace podle vašich představ s ClickUp
Moderní práce založená na znalostech je téměř zcela závislá na efektivní komunikaci mezi členy týmu. Trpíme však klesající schopností soustředit se, přílišným množstvím nástrojů, únavou ze Zoomu a obrovskými mezerami v předávání znalostí.
Jako univerzální aplikace pro práci, platforma ClickUp pro správu projektů typu „vše v jednom“ překlenuje tyto mezery pomocí řady promyšlených funkcí pro spolupráci na pracovišti.
Pro kresby a obrázky jsou k dispozici bílé tabule a myšlenkové mapy. Pro nahrávání videa je k dispozici ClickUp Clips. Pro interaktivní vizuální reportování jsou k dispozici dashboardy. Pokud si myslíte, že nejlepším způsobem je použití slov, je k dispozici také ClickUp Docs. Ať už je podle vás nejlepším způsobem sdělení vaší zprávy cokoli, ClickUp má pro vás tu správnou funkci. Vyzkoušejte ClickUp zdarma ještě dnes.