Microsoft Bookings vs. Calendly: Který nástroj pro plánování je nejlepší?

Snažíte se skloubit jednu schůzku za druhou a rostoucí seznam úkolů. Čas je omezený a potřebujete usnadnit plánování.

Obracíte se tedy na inteligentní software pro plánování.

Není třeba dodávat, že software pro plánování schůzek je nezbytný pro profesionály, kteří chtějí zefektivnit správu svého kalendáře.

V tomto článku porovnáme dvě oblíbené kalendářové aplikace: Microsoft Bookings a Calendly. Představíme také alternativní nástroj, který usnadňuje plánování schůzek.

Co je Microsoft Bookings?

Funkce aplikace Microsoft Bookings

Pokud již používáte nástroje Microsoft Office, jako jsou Outlook, Teams a OneDrive, Bookings se s těmito aplikacemi hladce integruje a vylepšuje tak vaše plánování. Podívejme se na vynikající funkce, které tento online kalendář nabízí:

Funkce č. 1: Automatické e-mailové připomenutí a následné zprávy

Microsoft Bookings zjednodušuje správu schůzek pomocí přizpůsobitelných e-mailových připomínek. Můžete je naplánovat tak, aby byly odeslány kdykoli od 15 minut do dvou týdnů před schůzkou, což zajistí včasnou komunikaci se zákazníky.

Po nakonfigurování aplikace Bookings automaticky odesílá připomenutí, díky čemuž jsou zákazníci informováni o svých nadcházejících rezervacích.

Microsoft Bookings také nabízí automatické e-mailové upomínky. Tyto e-maily můžete navrhnout tak, aby po schůzce žádaly o zpětnou vazbu nebo připomínaly zákazníkům, aby si naplánovali další schůzku.

Funkce č. 2: Sdílené rezervace

Funkce sdílených rezervací v Microsoft Bookings umožňuje více členům týmu spravovat schůzky v rámci jednotného systému. Tato funkce je ideální pro organizace, kde role v kontaktu se zákazníky vyžadují flexibilitu při plánování.

Týmy mohou snadno koordinovat dostupnost prostřednictvím sdílených kalendářů, čímž zajistí, že zákazníci obdrží včasné služby bez překrývání plánů.

Systém podporuje sledování dostupnosti v reálném čase, což pomáhá zabránit dvojím rezervacím a zlepšuje zákaznickou zkušenost.

Funkce č. 3: Nastavení časové rezervy

Některé schůzky mohou vyžadovat více času na přípravu, úklid nebo cestování mezi schůzkami se zákazníky. Abychom tomu vyhověli, nabízí Microsoft Bookings funkci rezervního času, která vám umožňuje vyhradit si čas před schůzkou, po schůzce nebo před i po schůzce.

Tím zajistíte plynulý přechod mezi schůzkami a zabráníte zbytečným zpožděním pro zákazníky. Časy rezervy lze nakonfigurovat na stránce Podrobnosti služby v aplikaci Bookings.

Ceny Microsoft Bookings

Co je Calendly?

Ať už jste freelancer nebo majitel malé firmy plánující konzultace, personalista organizující pohovory nebo vedoucí týmu pořádající skupinové akce, Calendly vám celý proces zjednoduší.

To je obzvláště užitečné při koordinaci sdíleného kalendáře mezi více účastníky.

Proces plánování schůzek je intuitivní. Calendly vám pomůže nastavit personalizovanou rezervační stránku, synchronizovat ji s vaším kalendářem a automaticky detekovat vaše časové pásmo. Po konfiguraci stačí přidat dostupné časové sloty a můžete sdílet odkaz prostřednictvím e-mailu nebo SMS.

Pozvaní si mohou vybrat nejvhodnější čas a Calendly automaticky potvrdí schůzku a přidá ji do kalendáře všech účastníků.

Funkce Calendly

Zde jsou některé z nejpopulárnějších funkcí Calendly:

Funkce č. 1: Přizpůsobitelné typy událostí

Calendly vám umožňuje vytvářet různé typy událostí podle vašich potřeb. Bezplatný tarif podporuje individuální schůzky a placené tarify odemykají další funkce, jako jsou skupinové, kolektivní nebo round-robin schůzky.

Můžete také spravovat počet schůzek rezervovaných denně a nastavit mezery mezi schůzkami, abyste zabránili jejich navazování.

Funkce č. 2: Automatická oznámení

Calendly zasílá potvrzovací stránku vám a vašim pozvaným, když naplánujete schůzku. Před schůzkou také zasílá automatické připomenutí e-mailem nebo SMS, což pomáhá snížit počet neúčasti.

Můžete přizpůsobit připomenutí a po schůzce odeslat následné zprávy, abyste získali personalizovaný zážitek.

Funkce č. 3: Časově úsporné směrovací formuláře

Calendly nabízí přizpůsobitelné směrovací formuláře, které na základě odpovědí zákazníků nasměrují zákazníky ke správnému typu schůzky nebo vhodné osobě, čímž minimalizují potřebu ručního zásahu.

Funkce č. 4: Robustní bezpečnostní funkce

Calendly chrání vaše data pomocí zabezpečení na podnikové úrovni, včetně cloudového hostingu, firewallů a šifrování. Splňuje různé předpisy na ochranu osobních údajů a zajišťuje tak bezpečnost vašich informací.

Ceny Calendly

Microsoft Bookings vs. Calendly: Porovnání funkcí

Podívejme se na podrobné srovnání aplikací Calendly a Microsoft Bookings se zaměřením na klíčové funkce, možnosti a ceny:

Nyní, když víme, jak si tyto dva nástroje stojí proti sobě, který z nich byste si měli vybrat pro své potřeby? Záleží na tom, co je pro vás nejdůležitější.

Funkce č. 1: Snadné použití

Microsoft Bookings se hladce integruje s produkty Microsoft 365 a nabízí plynulý zážitek uživatelům, kteří pro správu e-mailů a kalendáře používají Outlook.

Pro uživatele mimo ekosystém Microsoftu však může být nastavení matoucí a neintuitivní. Navigace na platformě může být také složitá, protože je silně závislá na procesech specifických pro Microsoft.

Calendly je naopak známý svým přehledným, moderním rozhraním a snadným nastavením. Jeho intuitivní design a přizpůsobitelná nastavení zajišťují plynulý uživatelský zážitek i pro ty, kteří nejsou hluboce zapojeni do konkrétního ekosystému.

Propojení více kalendářů napříč různými platformami, jako jsou Google, Microsoft a Apple, dává Calendly výhodu v oblasti flexibility.

Funkce č. 2: Integrační možnosti

Microsoft Bookings se hladce integruje s sadou nástrojů Microsoft, včetně Teams, Outlook a OneDrive, což je ideální pro firmy, které již používají Microsoft 365.

Jeho integrace s aplikacemi třetích stran je však omezenější než u jiných nástrojů.

Calendly mezitím nabízí více než 100 integrací s jinými online nástroji pro schůzky, jako jsou Zoom, Google Calendar a další, což z něj činí univerzální volbu pro firmy, které používají nástroje mimo Microsoft 365.

Funkce č. 3: Cenová dostupnost

Pokud jde o cenu, Microsoft Bookings jasně vyniká svou dostupností. Za pouhých 7,20 USD za uživatele a měsíc pro ekosystém Microsoft 365 nabízí vynikající hodnotu, protože získáte také přístup k sadě aplikací, jako jsou Teams, OneDrive, Outlook, Word, Excel a PowerPoint.

Cena Calendly začíná na 12 USD za místo a měsíc u standardních plánů a 20 USD za místo a měsíc u týmových plánů. I když to může být pro větší týmy větší investice, nabízí velkou flexibilitu a snadné použití.

Microsoft Bookings vs. Calendly na Redditu

Obrátili jsme se na Reddit, abychom zjistili, co si lidé myslí o těchto dvou produktech a jejich nabídkách, a názory byly v obou táborech poměrně vyhraněné.

Například jeden uživatel Redditu podrobně popsal své pozitivní zkušenosti s používáním Calendly:

Upřímně řečeno, Calendly je podle mě jedním z nejlepších, ne-li vůbec nejlepším produktem, který je v současné době na trhu k dispozici. Moje organizace má placené uživatele a i za 10–15 dolarů měsíčně se to vyplatí díky automatizaci pracovních postupů, kterou můžete přidat před a po schůzce (nebo i bez ní).

Jiní uživatelé Redditu však argumentovali ve prospěch Microsoft Bookings a další uživatel popsal, jak mu tato platforma nesmírně pomohla:

Úspěšně jsme implementovali Microsoft Bookings pro plánování pracovních pohovorů, čímž jsme zefektivnili tento proces v celé naší organizaci. Tento nástroj snadno sladí dostupnost všech členů pohovorové komise. Pro každý náborový cyklus vytváříme nové instance. Výsledek? Výrazné snížení administrativních nákladů, zvýšení efektivity a zjednodušení koordinace našich pohovorových harmonogramů. 👍🏼

Ačkoli oba nástroje měly své zastánce, všichni se shodli na tom, že plánování přílišného počtu schůzek – bez ohledu na použitý nástroj – je vždy nepříjemné.

Ale pro dny, kdy se prostě nemůžete vyhnout plánování jedné schůzky za druhou, nemusí být ani Microsoft Bookings, ani Calendly pro vaše účely vhodné. Ale nebojte se – i na to existuje řešení!

Seznamte se s ClickUp – nejlepší alternativou k Microsoft Bookings a Calendly

Pokud jde o plánování schůzek, Microsoft Bookings a Calendly jsou oblíbenou volbou.

Pokud však hledáte nástroj pro plánování, který umí víc než jen spravovat schůzky, nejlepší volbou by mohl být ClickUp.

ClickUp je nástroj pro správu projektů, který lze také použít jako software pro plánování úkolů. Umožňuje týmům spravovat úkoly, termíny a schůzky na jednom místě.

Ať už jde o správu schůzek s klienty, koordinaci s vaším týmem nebo organizaci vašich osobních úkolů, ClickUp nabízí komplexní řešení, které je lepší než Microsoft Bookings a Calendly.

Zde je několik dalších bonusů, díky kterým ClickUp vyniká nad konkurencí:

ClickUp má výhodu č. 1: zobrazení kalendáře

ClickUp Calendar View umožňuje hladkou integraci s nástroji jako Google Calendar nebo Microsoft Outlook. Je ideální pro ty, kteří hledají univerzální řešení pro správu úkolů, termínů a schůzek na jednom místě.

ClickUp Calendar View nabízí řadu funkcí, včetně:

Funkce ClickUp Calendar View nabízí komplexní řešení pro projektové manažery a týmy, které chtějí integrovat svůj pracovní postup do svých plánů. To znamená, že ClickUp poskytuje optimalizované prostředí, které kombinuje správu úkolů a plánování kalendáře způsobem, jaký Microsoft Bookings ani Calendly nenabízejí.

ClickUp má výhodu č. 2: ClickUp Meetings

S ClickUp Meetings můžete integrovat schůzky přímo do svého pracovního postupu pomocí flexibilního řešení pro různé platformy, které se integruje s různými nástroji, včetně Google Calendar, Outlook a dokonce i Microsoft Teams.

S ClickUp Meetings můžete:

Funkce schůzek v ClickUp dokonce automaticky převádí diskuse ze schůzek na úkoly. Po schůzce ClickUp vytvoří propojené úkoly, což usnadňuje sledování pokroku a správu odpovědností bez nutnosti přepínat mezi platformami.

ClickUp má výhodu č. 3: Správa času

Nástroje pro správu času ClickUp vám pomohou efektivně sledovat, spravovat a optimalizovat váš čas. Můžete nastavit odhady času, sledovat pokrok a dostávat připomenutí nadcházejících úkolů.

Týmy mohou těžit z předpovědí pracovní zátěže a přizpůsobitelných upozornění, které jim pomohou efektivně spravovat termíny a priority.

Funkce správy času ClickUp je velkým lákadlem pro jednotlivce nebo týmy, které chtějí být produktivnější. Na rozdíl od Microsoft Bookings nebo Calendly integruje ClickUp správu času přímo do plánů projektů a úkolů týmu, což vám pomáhá dodržovat termíny a dokončovat úkoly včas.

Šablona kalendáře ClickUp

Kromě toho je šablona kalendáře ClickUp ideální pro všechny, kteří chtějí snadno plánovat svůj den. Je plně přizpůsobitelná, ať už chcete plánovat schůzky, stanovovat termíny nebo plánovat události.

Stáhnout tuto šablonu

S touto šablonou můžete:

Významnou výhodou je možnost vytvořit si personalizovaný plánovač. Tato funkce vám umožňuje vytvořit jedinečné pracovní postupy specifické pro vaše projekty. Na rozdíl od Microsoft Bookings nebo Calendly nabízí ClickUp s touto šablonou mnohem hlubší úroveň přizpůsobení, což je ideální pro týmy, které hledají řešení na míru.

ClickUp má navrch #4: Plánování s integrací ClickUp + Calendly

Díky integraci Calendly + ClickUp můžete mapovat data z Calendly do úkolů ClickUp a automaticky přidávat účastníky schůzek. Tato integrace zajišťuje, že úkoly jsou vytvářeny a aktualizovány v ClickUp vždy, když jsou v Calendly naplánovány nové schůzky, což snižuje manuální práci.

Propojením funkcí plánování Calendly s výkonným nástrojem pro správu úkolů ClickUp mohou firmy vytvořit plynulý pracovní postup, ve kterém jsou schůzky, úkoly a odpovědnosti týmů synchronizovány.

Tato integrace je velkým přínosem pro týmy, které hledají efektivitu, aniž by musely přecházet mezi různými nástroji.

Zjednodušte si schůzky s ClickUp

Aplikace pro plánování jsou dnes důležitější než kdykoli předtím. Stále rostoucí počet schůzek, které vyžadují naši pozornost, znamená, že nástroje jako Microsoft Bookings a Calendly jsou nezbytné.

Každá platforma má své výhody a nevýhody. Microsoft Bookings je ideální pro týmy, které intenzivně využívají Microsoft 365, protože nabízí hladkou integraci s Outlookem, Teams a dalšími nástroji Microsoftu.

Calendly vyniká širokými možnostmi integrace a snadným používáním, díky čemuž je ideální pro týmy, které používají různé nástroje.

Pokud však chcete více než jen software pro plánování schůzek, ClickUp je pro vás tou správnou volbou. Kombinuje výkonné funkce pro správu projektů, sledování úkolů a týmovou spolupráci s automatizovanými pracovními postupy a správou úkolů založenou na umělé inteligenci.

ClickUp může být vaší oblíbenou aplikací pro denní plánování, která vám umožní spravovat kalendář, schůzky a celý projektový pipeline na jedné platformě.

Začněte s ClickUp ještě dnes a změňte způsob, jakým spravujete své schůzky, projekty a týmy!