Nový zaměstnanec pracující na dálku začne sdílet interní dokumenty s externími dodavateli, aniž by si byl vědom zásad důvěrnosti společnosti. Bez jasného kodexu chování neúmyslně poruší protokoly, což vede k potenciálním bezpečnostním rizikům a napjatým pracovním vztahům.
Tento scénář podtrhuje význam kodexu chování zaměstnanců – stanoví jasná očekávání, minimalizuje rizika a zajišťuje, že chování zaměstnanců je v souladu s hodnotami společnosti.
V tomto blogu se podíváme na to, proč je silný kodex chování důležitý a jak může být v souladu s hodnotami vaší společnosti, aby podporoval respektující a odpovědné pracovní prostředí. 👥
⏰ 60sekundové shrnutí
Chcete-li vytvořit kodex chování zaměstnanců, postupujte podle následujících kroků:
1: Určete obsah
- Nastíňte klíčová témata, jako jsou pracovní povinnosti, hodnoty společnosti, standardy komunikace a využívání zdrojů.
- Zahrňte důležité zásady týkající se pracovní doby, nakládání s majetkem společnosti, dress code a další.
2: Vypracujte návrh dokumentu s kodexem chování zaměstnanců
- Napište jasný a stručný návrh s příklady z praxe.
- Používejte srozumitelný jazyk, aby byly očekávání snadno pochopitelné.
3: Spolupracujte se zainteresovanými stranami
- Pomocí ClickUp Docs můžete vytvořit a upravit návrh s přispěním členů týmu.
- Přiřazujte komentáře konkrétním osobám, abyste získali cílenou zpětnou vazbu.
4: Vylepšete dokument
- Pomocí ClickUp Brain vylepšete jazyk, gramatiku a styl, aby byl text srozumitelný a profesionální.
5: Používejte šablony pro vyšší efektivitu a přesnost
- Začněte s HR šablonami od ClickUp, které vám poskytnou pevný základ.
- Šablonu si přizpůsobte tak, aby odrážela jedinečné zásady vaší společnosti.
6: Proveďte závěrečné hodnocení a vyžádejte si zpětnou vazbu
- Sdílejte návrh v ClickUp Docs a získejte zpětnou vazbu od zainteresovaných stran.
- Provádějte úpravy přímo v dokumentu pro transparentní spolupráci.
7: Dokončete dokument a pravidelně jej aktualizujte
Nastavte si harmonogram pro kontrolu a aktualizaci dokumentu podle potřeby pomocí ClickUp Tasks.
Hotový kodex chování rozdejte zaměstnancům pomocí ClickUp Docs.
Porozumění kodexu chování zaměstnanců
Kodex chování zaměstnanců je soubor pokynů, který popisuje očekávané chování, hodnoty a etické standardy pro zaměstnance v rámci společnosti.
Považujte jej za základní zdroj pro udržení profesionality, řešení konfliktů a ochranu majetku společnosti. Pevný kodex chování poskytuje jasnost, snižuje rizika a podporuje kulturu respektu a odpovědnosti.
Obvykle návrh kodexu chování zaměstnanců připravuje personální oddělení ve spolupráci s vrcholovým vedením. Personální odborníci zajišťují, aby byl právní dokument v souladu s hodnotami společnosti a právními požadavky, zatímco vedoucí pracovníci poskytují informace o firemní kultuře a standardy chování.
V závislosti na velikosti společnosti může být zapojen mezifunkční tým, aby bylo zajištěno, že kodex chování odráží všechny pohledy.
Co by měl kodex chování obsahovat?
Komplexní kodex chování zaměstnanců by měl pokrývat několik klíčových oblastí:
- Očekávané chování: Popisuje chování, které se od zaměstnanců očekává v oblasti profesionality, respektu a integrity.
- Hodnoty a kultura společnosti: Definuje, jak by zaměstnanci měli ztělesňovat základní principy, které formují organizaci.
- Řešení konfliktů: Poskytuje konstruktivní metody, jak mohou zaměstnanci řešit neshody a spory.
- Důvěrnost: Stanoví pokyny pro ochranu citlivých informací, duševního vlastnictví a majetku společnosti.
- Dodržování předpisů a zákonných povinností: Stanoví jasná očekávání ohledně dodržování zákonů, předpisů a firemních politik.
🧠 Zajímavost: „Business Conduct Guidelines“ společnosti IBM jsou jedním z nejstarších kodexů chování v podnikovém světě, poprvé byly zavedeny v roce 1960.
Jaké jsou hlavní výhody zavedení kodexu chování?
Zavedení komplexního kodexu chování přináší řadu výhod jak pro zaměstnance, tak pro společnost:
- Podporuje pozitivní pracovní prostředí: Pomáhá zaměstnancům porozumět a respektovat hodnoty na pracovišti, což vede k posílení týmové práce a morálky.
- Snižuje rizika: Zabraňuje neetickému chování a snižuje právní rizika tím, že zajišťuje dodržování zákonů a předpisů.
- Vyjasňuje očekávání: Poskytuje jasné pokyny, které pomáhají zaměstnancům pochopit, co se od nich očekává, a snižuje tak zmatek a nejednoznačnost.
Kroky k sepsání účinného kodexu chování zaměstnanců
Skvělý kodex chování zaměstnanců odráží hodnoty vaší společnosti a stanoví jasné pokyny pro chování.
Pokud si lámete hlavu nad tím, jak začít, software ClickUp Human Resources vám celý proces usnadní. S ClickUpem můžete snadno organizovat své nápady, získávat zpětnou vazbu od vedoucích týmů a zajistit, aby byl finální návrh přístupný všem.
Zde je návod, jak napsat kodex chování, který je účinný a skutečně v souladu s vaším týmem. 👇
Určete obsah, který má být zahrnut
Začněte tím, že uvedete klíčové prvky vašeho kodexu chování. Zamyslete se nad hodnotami a chováním, které definují kulturu vaší společnosti.
Mezi témata mohou patřit respektující komunikace, řešení konfliktů, ochrana důvěrných informací a vhodné využívání firemních zdrojů.
Pomocí ClickUp Docs můžete shromáždit podněty od různých členů týmu a vytvořit společný návrh tohoto rámce.
Jelikož se jedná o živé dokumenty, můžete je snadno aktualizovat podle toho, jak se návrh vyvíjí.
🔍 Věděli jste? Společnost Amgen začleňuje své organizační hodnoty do svého kodexu chování, přičemž klade důraz na transparentnost a etické rozhodování. Kodex také obsahuje scénářové otázky a odpovědi, které pomáhají zaměstnancům uplatňovat etické zásady v reálných situacích.
Vytvořte hrubý návrh
Po nastínění hlavních témat začněte s vypracováním návrhu kodexu chování společnosti.
Používejte jasný a srozumitelný jazyk, aby všichni pochopili, co se od nich očekává. Snažte se být struční, ale vyčerpávající, a uveďte konkrétní příklady přijatelného chování.
ClickUp Brain může být v tomto ohledu cenným nástrojem. Jedná se o asistenta založeného na umělé inteligenci, který je integrován do vašeho pracovního prostoru, analyzuje vaše texty a nabízí návrhy ke zlepšení srozumitelnosti, gramatiky a stylu.
Tento nástroj vylepší váš návrh tak, aby byl profesionální, ale zároveň přístupný, a zajistí, že dokument bude pro zaměstnance snadno čitelný a srozumitelný.
👀 Bonus: Zjistěte více o využití umělé inteligence pro dokumentaci, která zefektivňuje tvorbu obsahu, zvyšuje přesnost a šetří čas.
Použijte šablonu pro strukturu
Pokud hledáte rychlý start, zvažte použití šablon pro personální oddělení. Tyto šablony vám poskytnou pevný základ, který pokrývá základní zásady a pokyny, a zároveň vám umožní přizpůsobit každou část tak, aby odpovídala jedinečné kultuře vaší společnosti.
Začít s šablonou příručky pro zaměstnance vám ušetří čas a pomůže vám nezapomenout na důležité detaily.
Šablona příručky pro zaměstnance ClickUp usnadňuje zaškolování nových zaměstnanců a zároveň stanoví základní firemní zásady. Je strukturována tak, aby vám pomohla vytvořit komplexní dokument, který odpovídá potřebám vaší společnosti.
Šablona pokrývá všechny základní prvky, jako jsou standardy chování, týmové zásady a dress code, spolu s často opomíjenými tématy, jako jsou pracovní doba a zásady komunikace. Můžete přímo zkopírovat a vložit své stávající zásady nebo je upravit přidáním či odstraněním částí.
Jednou z vynikajících funkcí je možnost zvýšit zapojení pomocí vizuálních prvků. Přidejte GIFy, grafy nebo obrázky, aby byl manuál atraktivnější a snáze se v něm orientovalo.
Můžete také vytvořit obsah, který čtenářům umožní přejít na konkrétní části – ideální pro nové zaměstnance, kteří hledají rychlé odpovědi.
👀 Bonus: Prohlédněte si příklady zaměstnaneckých příruček, abyste lépe pochopili, jak strukturovat tu svou.
Zkontrolujte a vylepšete návrh
Jakmile budete mít návrh, použijte Docs k jeho sdílení s příslušnými zainteresovanými stranami a vyžádejte si jejich zpětnou vazbu.
Dokumenty lze sdílet, takže můžete rychle shromáždit připomínky a provést potřebné úpravy. Tímto způsobem zajistíte, že všichni budou jednotní a že kodex chování přesně odráží standardy vaší společnosti.
Změny můžete provádět přímo v dokumentu; všechny změny budou automaticky sledovány. To pomáhá udržet všechny na stejné vlně a umožňuje efektivní a transparentní spolupráci.
Chcete-li dále zefektivnit zpětnou vazbu, vyzkoušejte funkci ClickUp Assign Comments. Umožňuje vám přiřadit konkrétní komentáře nebo úkoly přímo kolegům v dokumentu.
Pokud některá část vyžaduje doplnění nebo revizi, můžete označit příslušného člena týmu, který obdrží přímé oznámení, aby ji zkontroloval nebo vyřešil. Tím se zajistí odpovědnost všech a zabrání se nedorozuměním nebo zpožděním, zejména při spolupráci s více odděleními.
💡 Tip pro profesionály: Abyste zachovali konzistentnost, vytvořte standardní operační postupy (SOP), které budou v souladu s vaším kodexem chování zaměstnanců. Pokud například váš kodex klade důraz na respektující komunikaci, zahrňte do svých SOP kroky pro profesionální řešení konfliktů.
Předložte zaměstnancům finální verzi
Jakmile je kodex chování hotový, je čas ho distribuovat.
S Docs můžete dokument sdílet se svým týmem pouhými několika kliknutími. Můžete také sledovat, kdo si kodex prohlédl nebo potvrdil, že s ním souhlasí, a zajistit tak, že všichni zaměstnanci znají očekávání.
💡 Tip pro profesionály: Personální týmy by do kodexu chování měly přidat sekci věnovanou názorům zaměstnanců. Zaměstnanci tak získají jasný způsob, jak sdílet své obavy, poskytovat zpětnou vazbu a přispívat k utváření kultury na pracovišti.
Pravidelně dokument přehodnocujte a aktualizujte.
Váš kodex chování by nikdy neměl být statický.
S vývojem vaší společnosti by se měly vyvíjet i pokyny, které stanovíte pro chování zaměstnanců. Dokument pravidelně revidujte, abyste se ujistili, že je v souladu s kulturou společnosti a případnými změnami v právních předpisech nebo odvětví.
Chcete-li sledovat aktualizace a zajistit, aby všichni zůstali v souladu, použijte ClickUp Tasks.
Vytvořte úkoly pro pravidelné přezkoumávání a revizi kodexu chování. Přiřaďte členům týmu konkrétní úkoly, stanovte termíny a sledujte pokrok, aby byl proces přezkoumávání organizovaný a včasný.
Nejnovější verzi kodexu chování můžete připojit přímo k úkolu, abyste k ní měli snadný přístup.
Zaměstnanci mohou mít výhrady nebo nejasnosti ohledně některých pokynů v kodexu. Proaktivní řešení těchto otázek posiluje důvěru.
Příklad: Do dokumentu zahrňte sekci často kladených dotazů, která odpovídá na běžné otázky, jako například:
- „Co se stane, když nevědomky poruším tento kodex?“
- „Jak mohu nahlásit incident anonymně?“
Seznam kontrolních bodů pro vypracování kodexu chování
- Definujte základní hodnoty a chování v souladu s kulturou vaší společnosti.
- Spolupracujte s vedením a klíčovými odděleními, abyste získali komplexní informace.
- Používejte jasný, srozumitelný jazyk bez odborných výrazů.
- Zahrňte příklady z reálného života, aby byl kodex srozumitelnější.
- Přidejte konkrétní zásady pro moderní výzvy (např. práce na dálku, kybernetická bezpečnost).
- K strukturování a vylepšení návrhu použijte šablony ClickUp a nástroje AI.
- Před finalizací si vyžádejte zpětnou vazbu od zainteresovaných stran.
- Zajistěte, aby byl dokument přístupný a snadno sdíletelný se zaměstnanci.
Příklady kodexu chování zaměstnanců
Silný kodex chování zaměstnanců stanoví jasná očekávání v několika klíčových oblastech a pomáhá společnostem udržovat pozitivní a produktivní pracovní prostředí.
Zde je několik příkladů zásad, které mohou přinést skutečné změny. 🙌🏼
Střet zájmů
Zásady kodexu chování týkající se střetu zájmů stanovují jasné hranice, aby zaměstnanci nemohli přijímat rozhodnutí, která by mohla zvýhodňovat jejich osobní zájmy před zájmy společnosti. Tím je zajištěno, že obchodní rozhodnutí jsou založena na nejlepších zájmech společnosti, nikoli na vnějších vlivech.
📌 Příklad: Finanční společnost může zavést firemní politiku, která vyžaduje, aby zaměstnanci oznámili veškeré finanční zájmy ve společnostech, s nimiž obchodují, jako je vlastnictví akcií nebo zaměstnání člena rodiny v partnerské organizaci.
Profesionalita
Profesionální přístup znamená víc než jen dochvilnost. Jedná se o vytvoření respektujícího a produktivního pracovního prostředí.
Kodex chování může zahrnovat respektování kolegů, vyhýbání se rušivému chování a udržování pozitivního přístupu i ve stresových situacích.
📌 Příklad: Firemní kancelář může zahrnovat pokyny týkající se vhodných stylů komunikace, očekávání ohledně dochvilnosti a dress code, které stanoví, že zaměstnanci by měli odpovídat na e-maily do 24 hodin a oblékat se v business casual stylu, pokud se nezúčastňují formálních schůzek.
Boj proti obtěžování
Přísná politika proti obtěžování chrání zaměstnance před diskriminací nebo nevhodným chováním. Kodex chování může zahrnovat jasný postoj nulové tolerance vůči obtěžování na základě pohlaví, rasy, sexuální orientace nebo jiných faktorů.
📌 Příklad: Technologická společnost by mohla zavést přísnou politiku proti obtěžování, která by stanovila, že jakékoli obtěžování – verbální, fyzické nebo digitální – bude mít za následek okamžité disciplinární opatření. Tato politika by také poskytovala zaměstnancům prostředky k anonymnímu hlášení incidentů a získání podpory.
🔍 Věděli jste? Kodex chování společnosti Starbucks klade důraz na kulturu respektu, integrity a odpovědnosti. Stanovuje očekávání v oblasti pracovní etiky, včetně poctivosti, respektu k rozmanitosti a dodržování zákonů.
Důvěrnost
Zásady důvěrnosti chrání citlivé informace společnosti a klientů. Solidní kodex chování by měl stanovit, že zaměstnanci musí zachovávat důvěrnost proprietárních údajů a nesmějí je sdělovat neoprávněným osobám. To může zahrnovat informace o zákaznících, interní dokumenty a obchodní tajemství.
Zaměstnanci mohou být také požádáni, aby při zacházení s digitálními nebo papírovými záznamy dodržovali konkrétní protokoly za účelem zachování soukromí a bezpečnosti.
📌 Příklad: Poradenská firma může do svého kodexu chování zahrnout doložku o mlčenlivosti, která vyžaduje, aby všichni zaměstnanci podepsali dohodu o mlčenlivosti (NDA), a stanoví přísné sankce za jakékoli porušení informací o klientech.
Časté chyby při sestavování kodexu chování
Při vytváření kodexu chování zaměstnanců je snadné udělat chyby, které by mohly snížit jeho účinnost.
Zde je několik častých chyb, kterým je třeba se vyvarovat. ⚠️
Nastavení nevhodného tónu
Tón vašeho kodexu chování je důležitý. Příliš přísný nebo formální tón může zaměstnance odradit od seznámení se s dokumentem.
✅ Řešení: Snažte se o přátelský, ale profesionální tón, který odráží hodnoty vaší společnosti.
Příklady scénářů moderních výzev na pracovišti
Rozšiřte sekci příkladů o scénáře z reálného života, se kterými se lze ztotožnit, zejména pro hybridní nebo vzdálené pracovní prostředí:
- Příklad týkající se důvěrnosti: „Během týmové schůzky přes Zoom se vyhýbejte sdílení citlivých údajů na obrazovce, pokud to není nezbytné a schválené pro diskusi. “
- Příklad komunikace: „V týmových kanálech Slack zachovávejte profesionalitu a vyhýbejte se osobním sporům nebo nevhodným vtipům, které by mohly urazit vaše kolegy. “
Nereálná očekávání
Stanovení příliš přísných nebo nereálných očekávání může u zaměstnanců vyvolat pocit, že je nemožné tyto pokyny dodržovat.
✅ Řešení: Zajistěte, aby byl váš kodex chování dosažitelný a odrážel to, co je pro dané pracoviště přiměřené.
Nedostatečné poskytování pokynů
Nejasný jazyk ponechává příliš velký prostor pro interpretaci. Zaměstnanci by měli snadno pochopit, co se od nich očekává.
✅ Řešení: Uveďte konkrétní příklady přijatelného i nepřijatelného chování.
Například „Zaměstnanci by měli v práci dodržovat vhodný oděv“ je vágní. Zde je příklad, jak můžete být jasnější:
Od zaměstnanců se očekává, že se během pracovní doby budou oblékat v business casual stylu. Příklady:
- Přijatelné: košile s límečkem, halenky, kalhoty, sukně po kolena, uzavřená obuv
- Nepřijatelné: trička s logy nebo slogany, roztrhané džíny, šortky, žabky
Nesoulad s firemní kulturou a cíli
Váš kodex chování by měl odrážet kulturu a poslání vaší společnosti. Pokud nebude v souladu s každodenní realitou vašeho pracoviště, zaměstnanci ho nemusí brát vážně.
✅ Řešení: Používejte jazyk a příklady, které rezonují s každodenními zkušenostmi zaměstnanců a vašimi cíli v oblasti lidských zdrojů.
Například místo plošného zákazu používání internetu se zaměřte na odpovědné používání, které zaměstnance povzbuzuje k přístupu k cenným online zdrojům při zachování produktivity a respektu k pracovnímu času.
Přehlížení klíčových obchodních aktivit
Dobrý kodex chování se týká všech oblastí podnikání. Pokud nezahrnuje důležité činnosti, jako je nakládání s důvěrnými informacemi nebo řešení střetů zájmů, může to vést k mezerám a pozdějšímu zmatku.
✅ Řešení: Spolupracujte s příslušnými odděleními na identifikaci kritických oblastí a poté vytvořte jasné pokyny s příklady z praxe, které pokrývají všechny nezbytné aspekty podnikání.
📖 Přečtěte si také: 10 nejlepších softwarů pro příručky pro zaměstnance pro týmy HR
Komunikace a prosazování kodexu chování
Mít jasný kodex chování je pouze prvním krokem. Skutečnou výzvou je zajistit, aby jej všichni pochopili a důsledně dodržovali.
Pojďme se podívat na to, jak začlenit kodex chování do každodenní kultury vaší organizace. 🤝
Účinná komunikace
Začněte tím, že kodex představíte během zaškolování nových zaměstnanců a zajistíte jeho snadnou dostupnost. Podporujte průběžné diskuse na týmových schůzkách a pravidelně připomínejte jeho obsah prostřednictvím e-mailů nebo interních sdělení.
Klíčem je jasnost a zajištění toho, aby všichni rozuměli očekáváním.
Strategie prosazování
Při prosazování kodexu je nezbytná důslednost. Stanovte jasné postupy pro hlášení porušení a zajistěte, aby disciplinární opatření byla důsledná a spravedlivá.
Vytvořte proces, který zajistí, že zaměstnanci budou vědět, co mohou očekávat v případě porušení pravidel.
🧠 Zajímavost: Koncept kodexu chování sahá až do starověkých civilizací. Nejstarším známým kodexem je Kodex Ur-Nammu z Mezopotámie, který stanovil standardy pro spravedlivé chování občanů kolem roku 2100 př. n. l.
Řešení porušení
Pokud dojde k porušení, řešte jej rychle a transparentně. Proveďte důkladné vyšetření a zaměřte se na nápravná opatření.
Musíte zajistit, aby zaměstnanci věděli, že proces je spravedlivý a nestranný, aby byla zachována důvěra v rámci organizace.
📖 Přečtěte si také: Jak napsat příručku pro zaměstnance
Další kroky k vytvoření silného kodexu chování s ClickUp
Vytvoření kodexu chování zaměstnanců pomáhá položit základy pro respektující a propojené pracoviště. Když všichni chápou očekávání a vidí, jak jsou v souladu s klíčovými hodnotami společnosti, cítí se sebejistěji a jsou motivováni podávat nejlepší výkony.
S ClickUpem se vypracování, vylepšování a sdílení tohoto dokumentu stává plynulejším a více kolaborativním procesem. Jeho nástroje pro úpravu dokumentů umožňují týmům HR vypracovávat a aktualizovat pokyny, shromažďovat podněty v reálném čase a snadno sdílet finální verzi v rámci celé organizace.
Zaregistrujte se zdarma ještě dnes! 🚀