Za každým vysoce výkonným vedoucím pracovníkem stojí silný tým – lidé, kteří mu umožňují soustředit se na 20 % úkolů, které tvoří 80 % výsledků.
Výkonní asistenti (EA) a šéfové štábu (CoS) jsou v první linii tohoto týmu. Jsou to dvě mocné role, které udržují pracoviště v chodu jako dobře namazaný stroj.
Jaké jsou ale klíčové rozdíly mezi těmito rolemi a kterou z nich vaše organizace potřebuje?
Prozkoumáme tyto otázky a poskytneme vám zasvěcené informace o těchto rolích ve společnosti ClickUp, abyste mohli při hodnocení pozic výkonného asistenta a šéfa personálu pro svůj tým učinit vyvážené rozhodnutí.
Co je to šéf štábu?
Šéf štábu je důvěryhodným strategickým partnerem vrcholového vedení a často je považován za „pravou ruku“ vedoucích pracovníků, jako jsou generální ředitel, finanční ředitel a provozní ředitel. Tato role přesahuje tradiční podporu a zaměřuje se na rozhodování na vysoké úrovni, řízení projektů a meziresortní koordinaci.
Věděli jste, že role šéfa štábu má kořeny v vojenské strategii a vládních operacích? Důvodem je, že vysoký generál na bojišti, obklopený chaosem, obvykle potřeboval někoho, kdo by zvládal tok informací, dával smysl prioritám a zajišťoval, aby vše fungovalo tak, jak má.
V moderní době se tato role vyvinula z politické arény, nejznáměji v místech jako Bílý dům, kde se šéf štábu stal pravou rukou prezidenta.
V dnešní době je šéf štábu stejně nepostradatelný pro svou strategickou vizi v korporátním světě.
👀 Zajímavost
Většina šéfů štábu ( 25,7 % ) pracuje v technologickém odvětví, což je mnohem více než v jakémkoli jiném oboru. Následuje bankovnictví a investice s 17,6 %, což odráží potřebu lidí, kteří dokážou udržet velké organizace v synchronizaci.
To nám říká něco důležitého o této roli: Šéfové štábu vynikají v rychle se měnících prostředích, kde generální ředitelé potřebují někoho, kdo jim pomůže proměnit vizi v realitu a zároveň bude fungovat jako důvěryhodný zástupce výkonného ředitele.
Co je výkonný asistent?
Výkonný asistent je mistr logistiky a time managementu, který poskytuje administrativní podporu vedoucím pracovníkům. Mezi jeho povinnosti patří správa harmonogramů, komunikace a vyplňování mezer v projektovém managementu pro hladký chod každodenních operací.
Důležitost této role
👀 Zajímavost
Role výkonného asistenta (EA) vznikla na počátku 20. století po průmyslové revoluci, kdy se rozšiřovaly podniky. Vyvinula se z jednoduché administrativní práce a administrativních úkolů do vysoce specializovaných pozic, které zahrnovaly dohled nad logistikou a funkci strážce komunikace.
Dnešní výkonní asistenti jsou nezbytní pro každodenní fungování, správu složitých harmonogramů a nakládání s citlivými informacemi. Ačkoli obvykle neodpovídají za širší strategické plány, vytvářejí prostor pro vedoucí pracovníky, aby se mohli soustředit na odpovědnosti na vyšší úrovni, což je činí nepostradatelnými pro celkovou efektivitu podnikání.
Role a povinnosti
Ačkoli jak šéf štábu, tak výkonný asistent poskytují nezbytnou podporu vedoucím pracovníkům, jejich odpovědnosti se výrazně liší co do rozsahu a zaměření.
Šéf personálu
Strategické plánování
Šéf personálu se významně podílí na utváření budoucnosti společnosti. Pomáhá při vývoji a realizaci strategií na vysoké úrovni spolu s vedoucím týmem. To může zahrnovat:
- Rozvoj a dohled nad implementací celopodnikových iniciativ
- Vedení výročních plánovacích schůzek a čtvrtletních revizí strategie
- Převádění vize vedení do realizovatelných plánů
Například šéf štábu může během fúze společností spolupracovat s generálním ředitelem, řídit složitou logistiku a koordinovat různé týmy, aby byl přechod hladký.
Mezioddělená koordinace
Šéf štábu funguje jako most mezi odděleními, řeší mezifunkční výzvy a překážky, pomáhá předcházet izolovanosti a zajišťuje, aby všechna oddělení pracovala na společných cílech.
Podpora rozhodování na vyšší úrovni
Šéfové štábu často působí jako důvěryhodní poradci, kteří poskytují poznatky a analýzy, aby pomohli vedoucím pracovníkům činit informovaná rozhodnutí. Účastní se schůzek na vysoké úrovni, syntetizují informace a předkládají vedení doporučení založená na datech a použitelná v praxi.
Ačkoli se každá role liší, základní povinnosti šéfa štábu lze obecně rozdělit do tří kategorií, z nichž každá umožňuje šéfovi štábu jedinečným způsobem zvýšit efektivitu organizace: 1. Procesy: Posuzovat, přepracovávat a řídit klíčové firemní procesy. 2. Lidé: Sledovat náladu interních týmů a řešit nebo radit v případě problémů. 3. Portfolio: Vlastnit portfolio projektů, které posouvají podnikání vpřed.
Ačkoli se každá role liší, základní povinnosti šéfa štábu lze obecně rozdělit do tří kategorií, z nichž každá umožňuje šéfovi štábu jedinečným způsobem zvýšit efektivitu organizace: 1. Procesy: Hodnotit, přepracovávat a řídit klíčové firemní procesy. 2. Lidé: Sledovat náladu interních týmů a řešit nebo radit v případě problémů. 3. Portfolio: Vlastnit portfolio projektů, které posouvají podnikání vpřed.
Výkonný asistent
Administrativní podpora
Výkonný asistent se zaměřuje na vše od přípravy dokumentů a systémů archivace až po organizaci cest. Jeho role je nezbytná pro udržení organizovaného harmonogramu vedoucího pracovníka bez rušivých vlivů.
Přečtěte si také: Nejlepší nástroje umělé inteligence pro výkonné asistenty
Plánování a řízení času
Klíčovou odpovědností výkonných asistentů je zajistit, aby byl čas jejich nadřízených využíván co nejlépe. Mohou například přeorganizovat schůzky tak, aby vytvořili nepřerušovaný čas pro soustředěnou práci, nebo upřednostnit naléhavé záležitosti, které vyžadují okamžitou pozornost.
Výkonný asistent přináší změnu tím, že maximalizuje čas vedoucího pracovníka, zlepšuje komunikaci a organizuje úkoly, což zvyšuje efektivitu a pomáhá celému týmu zůstat soustředěný. Předvídáme potřeby, proaktivně řešíme problémy a budujeme silné vztahy, čímž usnadňujeme práci všem. Kromě toho podporujeme zdravou rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem, (snažíme se) snižovat stres vedoucího pracovníka a přispíváme k pozitivní kultuře spolupráce v týmu.
Výkonný asistent přináší změnu tím, že maximalizuje čas vedoucího pracovníka, zlepšuje komunikaci a organizuje úkoly, což zvyšuje efektivitu a pomáhá celému týmu zůstat soustředěný. Předvídáme potřeby, proaktivně řešíme problémy a budujeme silné vztahy, čímž usnadňujeme práci všem. Kromě toho podporujeme zdravou rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem, (snažíme se) snižovat stres vedoucího pracovníka a přispíváme k pozitivní kultuře spolupráce v týmu.
Komunikace a korespondence
Výkonní asistenti často spravují interní a externí zainteresované strany jménem výkonného ředitele. Ať už se jedná o psaní e-mailů, přijímání hovorů nebo organizování briefingů, zajišťují, aby důležité zprávy byly doručeny jasně a včas.
✨ Přemýšlejte o tom takto: Zatímco šéf štábu se zaměřuje na „co bude dál“ pro organizaci, výkonný asistent pracuje na tom, aby „to, co je teď“, fungovalo hladce. Společně vytvářejí silný podpůrný systém, který umožňuje vedoucím pracovníkům pracovat na maximum svého potenciálu.
Dovednosti a kvalifikace
Základní dovednosti pro vedoucího personálu
Šéf štábu musí být strategický myslitel s výraznými vůdčími schopnostmi.
Musí mít přehled o celkové situaci, předvídat výzvy a vypracovávat plány, jak je řešit, a to pomocí:
- Schopnosti řešit problémy na vysoké úrovni
- Politická prozíravost a výjimečné řízení vztahů se zainteresovanými stranami
- Odborné znalosti v oblasti projektového řízení na podnikové úrovni
- Silné analytické schopnosti a schopnost interpretovat data
- Vedení schopnosti ovlivňovat bez přímé autority
- Vynikající mezifunkční komunikace
Šéf štábu má obvykle titul MBA nebo relevantní magisterský titul a 8–10 let postupných obchodních zkušeností. Plat se v USA pohybuje od 160 000 do 390 000 dolarů ročně, přičemž na vyšších pozicích jsou k dispozici další bonusy.
Základní dovednosti výkonného asistenta
Jako strážce svého vedoucího pracovníka musí mít výkonný asistent vynikající organizační a interpersonální dovednosti, aby zvládal interní i externí interakce. Zajišťuje, aby měli správní lidé přístup k vedoucímu pracovníkovi ve správný čas.
Nejúspěšnější výkonní asistenti také disponují:
- Výjimečné schopnosti v oblasti time managementu, včetně schopnosti multitaskingu a stanovení priorit
- Pokročilá znalost obchodní komunikace
- Diskrétnost a úsudek při nakládání s důvěrnými informacemi
- Smysl pro detail
- Znalost moderních nástrojů a technologií pro zvýšení produktivity pro výkonné asistenty
Výkonní asistenti mají obvykle bakalářský titul v oboru podnikové ekonomiky nebo příbuzném oboru a 3–5 let zkušeností s podporou vedoucích pracovníků. Platy vedoucích výkonných asistentů se v USA obvykle pohybují od 60 000 do 110 000 dolarů, v závislosti na lokalitě a úrovni zkušeností.
Každodenní provoz
Přemýšleli jste někdy, co se opravdu děje v zákulisí, když se zdá, že vedoucí pracovníci jsou všude najednou, přijímají rozhodnutí a prosazují iniciativy?
Pojďme nahlédnout do typického dne obou rolí ve společnosti ClickUp – možná budete překvapeni, jak se liší!
Den v životě šéfa personálu
Typický den šéfa personálu se může velmi lišit.
Vezměme si například Arjuna Naskara, šéfa štábu COO ve společnosti ClickUp.
Svůj pracovní den rád začíná kontrolou zpráv a přehledem stavu probíhajících projektů. Polovinu dopoledne si vyhrazuje pro náročnou práci, která vyžaduje strategické myšlení nebo analytické schopnosti. Kolem poledne se konají schůzky a porady týmu, zatímco odpoledne je obvykle věnováno individuálním schůzkám. Svůj den zakončuje kontrolou a vyřizováním oznámení.
Pro Mandy Mekhail, šéfku personálního oddělení ve společnosti ClickUp, to vypadá trochu jinak. Raději si brzy ráno před schůzkou s výkonným týmem a vedoucími oddělení prohlíží své zprávy a oznámení v ClickUp. Odpoledne tráví projektovým managementem a realizací – koordinuje různé týmy, zajišťuje, aby projekty probíhaly podle plánu, a pomocí funkcí pro správu úkolů v ClickUp aktualizuje stavy a termíny. Strategické plánování a analýzu raději nechává na pozdní odpoledne, kdy často využívá dashboardy ClickUp k vizualizaci klíčových metrik a ukazatelů výkonnosti. Den zakončuje kontrolou dosažených výsledků a plánováním toho následujícího.
Dále upřesňuje:
Neexistuje žádný typický den šéfa štábu – neustále jste v pohotovosti a řešíte nejnaléhavější potřeby, které se objeví. Pokud nejste opatrní, může to často vést k tomu, že budete pouze reagovat, místo abyste byli proaktivní. Tajemstvím úspěchu jako šéfa štábu je strukturovat si týden předem, abyste pochopili, jaké jsou kritické proaktivní úkoly nebo projekty, které je třeba sledovat nebo realizovat, bez ohledu na naléhavé situace, které se v daném týdnu vyskytnou. I když se načasování proaktivních úkolů může změnit, výsledky by se měnit neměly.
Neexistuje žádný typický den šéfa štábu – neustále jste v pohotovosti a řešíte nejnaléhavější potřeby, které se objeví. Pokud nejste opatrní, může to často vést k tomu, že budete pouze reagovat, místo abyste byli proaktivní. Tajemstvím úspěchu jako šéfa štábu je strukturovat si týden předem, abyste pochopili, jaké jsou kritické proaktivní úkoly nebo projekty, které je třeba sledovat nebo realizovat, bez ohledu na naléhavé situace, které se v daném týdnu vyskytnou. Zatímco načasování proaktivních úkolů se může změnit, výsledky by se měnit neměly.
Den v životě výkonného asistenta
Ráno výkonného asistenta často začíná brzy, aby se mohl připravit na den. Prohlíží si urgentní e-maily a organizuje rozvrh vedoucího pracovníka, přičemž si nechává prostor pro řešení neplánovaných žádostí o schůzky a reorganizaci závazků, aby se přizpůsobil změnám na poslední chvíli.
Mohou koordinovat přípravu akcí, cestovní plány, rozpočty a výdaje a zároveň spravovat příchozí komunikaci po celý den.
Jako výkonná asistentka ve společnosti ClickUp zvládá Faye náročný den plný povinností.
Její rána začínají správou e-mailů a kalendáře, kde kontroluje urgentní zprávy, aktualizuje kalendář výkonného ředitele a rozesílá připomínky k schůzkám daného dne. Připravuje denní přehled, ve kterém shrnuje nejdůležitější body programu, klíčové e-maily a blížící se termíny. Před schůzkami Faye potvrzuje rezervace místností a zajišťuje, aby byly připraveny všechny podklady.
Během dne se stará o komunikaci, filtruje hovory, spravuje korespondenci a koordinuje plánování. Zajišťuje cestovní záležitosti, připravuje dokumenty a podle potřeby pomáhá s řízením projektů. Odpoledne organizuje pracovní obědy, sleduje výdaje a zajišťuje komunikaci mezi výkonným ředitelem a členy týmu. Na konci dne kontroluje úkoly, označuje důležité e-maily a připravuje výkonného ředitele na další den.
Přečtěte si také: Strategie řízení projektů pro výkonné asistenty
Využití technologie v obou rolích
Jak šéf štábu, tak výkonný asistent se při zefektivňování svých každodenních činností ve velké míře spoléhají na technologie, a právě zde přicházejí ke slovu nástroje pro produktivitu a řízení projektů, jako je ClickUp.
ClickUp nabízí centralizovanou platformu pro správu kalendářů vedoucích pracovníků, sledování klíčových výstupů napříč projekty a funkcemi a automatizaci opakujících se administrativních úkolů.
Správa úkolů s ClickUp
Šéfové štábu často řídí složité projekty zahrnující více týmů.
Pomocí funkcí správy úkolů ClickUp mohou přidělovat úkoly, stanovovat termíny a sledovat pokrok napříč odděleními.
Například při koordinaci celofiremní iniciativy, jako je strategická reorganizace, může vedoucí štábu použít ClickUp k rozdělení projektu na proveditelné úkoly a podúkoly a zajistit, aby každý tým splnil své cíle.
Plánování pomocí kalendáře a Ganttova diagramu v ClickUp
Jelikož jednou z mých hlavních povinností v ClickUp je zajistit synchronizaci kalendářů našeho týmu, obvykle pravidelně kontroluji kalendáře, které mi byly přiděleny, abych se ujistil, že se žádné schůzky nepřekrývají a že jakékoli nepředvídané situace vyplývající z nedávného vývoje mohou být vyřešeny a vyřízeny co nejdříve.
Jelikož jednou z mých hlavních povinností v ClickUp je zajistit synchronizaci kalendářů našeho týmu, obvykle pravidelně kontroluji kalendáře, které mi byly přiděleny, abych se ujistil, že se žádné schůzky nepřekrývají a že jakékoli nepředvídané situace vyplývající z nedávného vývoje mohou být vyřešeny a vyřízeny co nejdříve.
Plánování je klíčovou součástí role výkonného asistenta a zobrazení kalendáře a Ganttova diagramu v ClickUp poskytuje přehled o schůzkách, termínech projektů a závazcích vedení.
Díky výhodě přizpůsobitelných šablon, jako je šablona pro blokování termínů od ClickUp, mohou výkonní asistenti efektivněji plánovat dny svých vedoucích pracovníků.
Tato šablona jim pomáhá přidělit konkrétní časové úseky na schůzky, soustředěnou práci a přestávky, čímž zajišťuje splnění priorit a zabudování času na odpočinek. Díky vizuálnímu znázornění jednotlivých bloků a sledování dokončení pomocí vlastních stavů úkolů v ClickUp mohou asistenti:
- Lepší vyvážení pracovní zátěže vedoucího pracovníka
- Minimalizujte přerušení
- Vytvořte strukturovanější a produktivnější den přizpůsobený jejich cílům a úrovni energie.
Komunikace pomocí ClickUp Docs a Chat
Obě role vyžadují hladkou komunikaci.
Mandy nedá dopustit na funkci Docs v ClickUp, kterou používá k pořizování poznámek a sledování úkolů během svých schůzek s výkonnými týmy.
Arjun se významně spoléhá na ClickUp Chat. ClickUp Chat spojuje práci a konverzace na jedné platformě, čímž eliminuje nutnost přepínání mezi více nástroji, aby bylo možné věci dokončit.
Funkce přiřazených komentářů a @zmínek v ClickUp dále umožňují šéfovi štábu a výkonnému asistentovi poskytovat svým týmům a vedoucím pracovníkům aktualizace v reálném čase přímo v rámci diskusních vláken v rámci úkolu ClickUp, čímž se veškerý kontext udržuje centralizovaný.
Ať už jde o označení vedoucího marketingu v aktualizaci projektu nebo upozornění generálního ředitele na naléhavou stížnost zákazníka, tyto funkce zajistí, že nic neunikne vaší pozornosti.
Správa znalostí s ClickUp Brain a Connected Search
ClickUp Brain je nativní AI asistent ClickUp, který rozumí otázkám v přirozeném jazyce týkajícím se obsahu ClickUp, generuje standup reporty a pomáhá sumarizovat a analyzovat data z pracovního prostoru. CoS a EA jej mohou použít k položení otázek v konverzačním stylu a okamžitě získat relevantní odpovědi.
Funkce Connected Search od ClickUp poskytuje jednotné vyhledávání, které týmům umožňuje najít informace napříč úkoly, dokumenty, komentáři a přílohami v rámci ClickUp a napříč propojenými externími aplikacemi, jako jsou Google Drive, Slack a další.
Tyto nástroje společně pomáhají výkonným asistentům a vedoucím štábu rychle vyhledávat relevantní informace a udržovat lepší organizační znalosti.
Rozhodně žiji v ClickUp a využívám naši doručenou poštu, seznamy a připomenutí, abych měl přehled o tom, co „potřebuji vědět“ a „potřebuji udělat“. Někdy se v celkovém kontextu mohou některé detaily přehlédnout a nástroje, na které se obvykle spoléhám, jsou ClickUp Brain a naše funkce Connected Search. To mi ušetří spoustu času, který bych jinak strávil procházením všech dostupných zdrojů nebo čtením každého komentáře v úkolu. Díky využití naší nativní AI vám může generovat užitečné souhrny, což šetří čas a zvyšuje produktivitu.
Rozhodně žiji v ClickUp a využívám naši doručenou poštu, seznamy a připomenutí, abych měl přehled o tom, co „potřebuji vědět“ a „potřebuji udělat“. Někdy se v celkovém kontextu mohou některé detaily přehlédnout a nástroje, na které se obvykle spoléhám, jsou ClickUp Brain a naše funkce Connected Search. To mi ušetří spoustu času, který bych jinak strávil procházením všech dostupných zdrojů nebo čtením každého komentáře v úkolu. Díky využití naší nativní AI vám může generovat užitečné souhrny, což šetří čas a zvyšuje produktivitu.
Kariérní dráha a postup
Kariérní dráhy šéfů štábu a výkonných asistentů nabízejí fascinující cesty k vedení a specializaci. Budete překvapeni, jak se tyto role mohou vyvíjet a prolínat.
Kariérní postup šéfa štábu
Analýza veřejně dostupných údajů o 250 šéfových štábech provedená společností McKinsey odhalila, že dvě třetiny z nich byly povýšeny, zatímco 18 % využilo své zkušenosti k horizontálnímu přesunu.
Většina šéfů štábu obvykle zůstává v této funkci po dobu 2,3 roku a využívá ji jako odrazový můstek k výkonným pozicím, jako jsou COO, CFO a CEO.
Mnoho šéfů štábu také zakládá vlastní společnosti, vybaveni neocenitelnými poznatky o vedení výkonných pracovníků.
Kariérní vývoj výkonného asistenta
Moderní výkonní asistenti boří tradiční stereotypy a vytvářejí rozmanité kariérní cesty založené na svém komplexním porozumění podnikání. Mezi možné trajektorie patří:
- Junior EA → Senior EA → Výkonný obchodní partner → Provozní ředitel
- Specializační obory: Šéf štábu, projektový management nebo vedení provozu
- Mnozí se stávají velmi vyhledávanými konzultanty nebo školiteli EA.
Odemkněte a sledujte kariérní růst s ClickUp
Moderní kariérní rozvoj vyžaduje moderní nástroje. Zde je návod, jak profesionálové v obou rolích využívají ClickUp k postupu v kariéře:
- Vytvořte si osobní rozvojové panely, které sledují klíčové projekty a úspěchy.
- Pomocí ClickUp Docs udržujte dynamické portfolio úspěchů.
- Nastavte a sledujte milníky kariéry pomocí funkce ClickUp Goals nebo použijte přizpůsobitelné šablony, jako je šablona ClickUp Career Development Goal Setting Template, která je ideální pro vytvoření plánu pro povýšení, rozvíjení dovedností nebo dosažení konkrétních cílů v rámci dané role.
Klíčem k postupu v obou rolích je neustálé učení, strategické myšlení a jasná dokumentace vašeho vlivu. Se správným přístupem a nástroji nabízejí obě cesty pozoruhodné příležitosti k růstu.
Případová studie: Překlenutí propasti – od výkonného asistenta k šéfovi štábu
Přechod z pozice výkonného asistenta na pozici šéfa štábu je stále častější, zejména v technologických společnostech.
Proč? Exekutivní asistenti disponují neocenitelnými institucionálními znalostmi a vztahy, díky nimž jsou jedinečně kvalifikovaní pro strategické role.
Cesta Ann Hiattové od výkonné asistentky v Amazonu k šéfce personálu v Google ✈️
Po absolvování University of Washington v roce 2002 získal Hiatt po náročném devítiměsíčním výběrovém řízení v období po krachu dot-comů pozici výkonného obchodního partnera generálního ředitele Jeffa Bezose ve společnosti Amazon.
V Amazonu vynikala v řízení logistiky, koordinaci mezifunkčních týmů a přípravě veřejné komunikace, přičemž získala neocenitelné poznatky o Bezosově stylu vedení a provozních strategiích.
Po třech letech v Amazonu přešla do společnosti Google, kde její výkon pod vedením Marissy Mayerové upoutal pozornost Erica Schmidta, tehdejšího generálního ředitele společnosti Google, který ji přijal jako šéfku štábu. Jako vůbec první šéfka štábu společnosti Google vytvořila rámec této role, který se od té doby stal zlatým standardem. Řídila interní a externí komunikaci Schmidta, strategické plánování a iniciativy v oblasti veřejné politiky. Její inovativní přístup zoperacionalizoval „moonshot thinking“ a stanovil nové standardy pro podpůrné role vedoucích pracovníků v technologických společnostech.
Po odchodu z Googlu v roce 2018 Hiattová nadále ovlivňuje technologické prostředí prostřednictvím své bestsellerové knihy Bet On Yourself. Nyní poskytuje poradenství generálním ředitelům po celém světě v oblasti výzev vedení a inovačních strategií a podporuje ambiciózní kariérní trajektorie.
Vliv šéfa štábu a výkonného asistenta na úspěch organizace
Když vedoucí pracovníci dosahují pozoruhodných výsledků, je to často díky hladké spolupráci jejich šéfa štábu a výkonného asistenta. Podívejme se, jak tyto role přispívají k excelentnosti organizace.
Strategický dopad vedoucího personálu
Šéf štábu funguje jako strategický multiplikátor síly generálního ředitele (nebo jiných vedoucích pracovníků). Jako důvěryhodný zástupce:
- Koordinujte komplexní implementaci politik napříč obchodními jednotkami.
- Vytvořte zpětnou vazbu, abyste mohli měřit účinnost politiky a podporovat iterace.
- Fungujte jako systém včasného varování před třecími body.
- Rozluštěte kulturní nuance a nepsané mocenské dynamiky.
- Zprostředkujte řešení citlivých mezifunkčních problémů, než se vyhrotí.
- Chraňte výkonného ředitele před zbytečnými politickými turbulencemi a zároveň upozorňujte na kritické problémy.
Nejúčinnější šéfové štábu chápou, že jejich moc pramení ze zesilování vlivu jejich nadřízeného.
Provozní dokonalost díky výkonným asistentům
Výkonní asistenti přímo přispívají k celkovému zisku tím, že vedoucím pracovníkům ušetří nejméně osm hodin týdně, což znamená 46 dní ušetřeného času vedoucích pracovníků ročně.
Fungují jako operační nervové centrum s klíčovým významem pro plnění úkolů a zvyšují efektivitu vedení. Jejich úkolem je:
- Proměňte chaotické požadavky ve strukturované priority
- Navrhujte a hájte zaměření vedení pro maximální dopad na organizaci.
- Inteligentně filtrujte informace, abyste pomohli vedoucím pracovníkům činit lepší rozhodnutí.
- Zajistěte, aby se důležité úkoly plnily přesně a účelně.
- Fungujte jako sofistikované komunikační centrum, třídící a směrující důležité informace.
- Udržujte organizační paměť a kontext napříč projekty a iniciativami.
- Řiďte citlivé mezilidské vztahy s diplomatičností a diskrétností.
Využití ClickUp pro maximální efekt
Moderní šéfové štábu a výkonní asistenti se spoléhají na funkce Dashboards a Goals aplikace ClickUp, které jim pomáhají zlepšovat spolupráci v týmu a strategické sladění.
Přizpůsobitelné řídicí panely slouží jako velitelská centra, kde lze v reálném čase sledovat více pracovních toků, priority týmů a iniciativy vedení. Konsolidací strategických a provozních metrik, stavů projektů a aktivit týmů do jednoho vizuálního rozhraní udržují komplexní přehled o pokroku organizace.
Podobně jim ClickUp Goals umožňuje rozdělit obecné cíle na měřitelné úkoly a sledovatelné milníky. Díky tomu mohou efektivně šířit priority vedení po celé organizaci a zároveň udržovat jasný přehled o pokroku. Mohou rychle identifikovat překážky, přerozdělit zdroje a zajistit, aby se týmy soustředily na strategické priority.
A co je nejlepší? Díky sdíleným dashboardům získávají týmy přehled o vzájemných závislostech a termínech, zatímco automatické sledování pokroku snižuje potřebu schůzek k aktualizaci stavu, což umožňuje efektivnější spolupráci mezi odděleními. Díky tomu je spolupráce přirozenější a méně připomíná povinnost.
Výzvy a řešení
I ti nejzkušenější profesionálové v těchto rolích čelí jedinečným překážkám.
Podívejme se, jaké jsou a jak je překonat, s pomocí tipů od výkonných asistentů a šéfů štábu ve společnosti ClickUp.
Výzvy a řešení pro šéfy štábu
Řízení autority bez přímých podřízených
Jedna z největších bolestí hlavy pro šéfa personálu? Často musí řešit záležitosti napříč různými odděleními, aniž by měl přímou autoritu.
Jak říká Arjun na základě svých zkušeností:
Udržování OKR a priorit v rámci celého týmu je výzvou. Kromě mého týmu mají i ostatní týmy priority, u kterých musíme zajistit, aby směřovaly správným směrem.
Udržování OKR a priorit v rámci celého týmu je výzvou. Kromě mého týmu mají i ostatní týmy priority, u kterých musíme zajistit, aby směřovaly správným směrem.
Právě v tomto ohledu hraje vizuální nástroj pro spolupráci klíčovou roli. Použití nástrojů ClickUp Whiteboards a Docs pro strategické porady pomáhá získat podporu všech zúčastněných a zajistit, že jsou všichni na stejné vlně.
Řízení konkurenčních priorit
Jako šéf štábu máte dlouhodobé strategické projekty, které konkurují požadavkům vedení, které „potřebují mít hotovo včera“.
Řešení? Zavedení jasných systémů stanovení priorit. Ne všechno důležité vyžaduje okamžitou pozornost. A ne všechno, co vyžaduje okamžitou pozornost, může být dostatečně důležité.
Pomocí funkce Priority úkolů v ClickUp označte urgentní, vysoké, normální a nízké priority, aby každý věděl, co má řešit jako první.
Řízení lidí a zavádění změn
Další zajímavou výzvou je lidská stránka věci.
Zavádění nových strategií a prosazování změn může narážet na odpor. Řeším to podporou kultury spolupráce a využíváním datových poznatků z ClickUp Dashboards, Workday a dalších zdrojů, abych demonstroval výhody navrhovaných změn.
Zavádění nových strategií a prosazování změn může narážet na odpor. Řeším to podporou kultury spolupráce a využíváním datových poznatků z ClickUp Dashboards, Workday a dalších zdrojů, abych demonstroval výhody navrhovaných změn.
Arjun dodává:
Můj tým se rozrůstá a věřím, že dokáže pracovat samostatně. Spoléhám se na AI shrnutí dokumentů, úkolů a chatů [v ClickUp], abych se dozvěděl, co se během dne událo.
Můj tým se rozrůstá a věřím, že dokáže pracovat samostatně. Spoléhám se na AI shrnutí dokumentů, úkolů a chatů [v ClickUp], abych se mohl informovat o dění během dne.
Výzvy a řešení pro výkonné asistenty
Přetížení informacemi
Pro výkonné asistenty je přetížení informacemi realitou! Představte si, že se každý den snažíte zvládnout nekonečný proud e-mailů, žádostí a pozvánek do kalendáře.
Emmanuel sdílí praktický pohled na používání automatizací ClickUp k zvládání náročných úkolů. Můžete použít podmínky „if-then“ k spuštění konkrétních akcí (např. pokud se stav úkolu změní na „hotovo“, změňte přiřazenou osobu na „Klara“) nebo vytvořit vlastní automatizační sekvence pomocí příkazů v přirozeném jazyce přes ClickUp Brain!
Zůstat produktivní a efektivní v mé každodenní rutině je každodenní výzvou a právě v tom mi velmi pomáhají automatizace a připomenutí [ClickUp]! Díky vytvoření našich automatizací je manuální práce minulostí a můžete se soustředit na řešení „proč“ místo toho, abyste trávili čas přemýšlením o „co“.
Zůstat produktivní a efektivní v mé každodenní rutině je každodenní výzvou a právě v tom mi velmi pomáhají automatizace a připomenutí [ClickUp]! Díky vytvoření našich automatizací je manuální práce minulostí a můžete se soustředit na řešení „proč“ místo toho, abyste trávili čas přemýšlením o „co“.
Udržování hranice mezi pracovním a soukromým životem
Povaha role výkonného asistenta, který je neustále v pohotovosti, může být obzvláště náročná. Chcete-li dosáhnout lepší rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem, nastavte v ClickUp Docs jasné systémy a protokoly pro delegování úkolů, díky nimž bude vše zdokumentováno a organizováno.
Zamyslete se:
- Šablony odpovědí nebo odpovědi AI pro běžné požadavky
- Standardizované procesy pro naléhavé záležitosti
- Jasné postupy eskalace
Efektivní komunikace mezi týmy
Faye přiznává, že zajistit přesnou komunikaci zpráv, aktualizací a pokynů mezi jednotlivými odděleními může být náročné, zejména při nabitém programu.
Její návrh?
Vytvořte jasné komunikační kanály a používejte centralizované nástroje (například sdílené dokumenty nebo tabule úkolů), aby byly informace přístupné a přehledně uspořádané. Pravidelné kontroly a jasné shrnutí v zprávách pomáhají zajistit, že všichni rozumí aktualizacím a povinnostem.
Vytvořte jasné komunikační kanály a používejte centralizované nástroje (jako sdílené dokumenty nebo tabule úkolů), aby byly informace přístupné a přehledně uspořádané. Pravidelné kontroly a jasné shrnutí v zprávách pomáhají zajistit, že všichni rozumí aktualizacím a povinnostem.
Emmanuel dodává:
S množstvím nástrojů, které používáme k realizaci našich cílů, může být efektivní komunikace docela náročná. Skvělá věc na ClickUp je, že když jsme vytvořili a spustili ClickUp Chat, moje práce se nyní odehrává v jediném pracovním prostoru a sdílení informací je mnohem plynulejší!
S množstvím nástrojů, které používáme k realizaci našich cílů, může být efektivní komunikace docela náročná. Skvělá věc na ClickUp je, že když jsme vytvořili a spustili ClickUp Chat, moje práce se nyní odehrává v jediném pracovním prostoru a sdílení informací je mnohem plynulejší!
Výběr toho správného kandidáta
Rozdíl mezi rolí šéfa personálu a výkonného asistenta nespočívá pouze v názvu pozice, ale také v tom, jak každá z nich jedinečným způsobem přispívá k excelentnímu fungování organizace.
Výběr mezi těmito rolemi závisí na konkrétních potřebách vaší organizace:
- Ve větších organizacích (jako je ta naše) obě role pracující společně často poskytují optimální podpůrnou strukturu.
- Potřebujete strategickou podporu a koordinaci napříč odděleními? Šéf štábu může být vaší odpovědí.
- Hledáte provozní dokonalost a hladký průběh každodenních činností? Výkonný asistent by mohl být ideální volbou.
Správná technologie může zesílit dopad těchto klíčových rolí, od automatizace rutinních úkolů až po sledování strategických iniciativ. Komplexní sada funkcí ClickUp podporuje strategické plánování a každodenní provoz, což z něj činí ideální platformu pro šéfy štábu a výkonné asistenty.
Proč čekat, až najdete toho nejvhodnějšího kandidáta? Vyzkoušejte ClickUp ještě dnes a naplánujte si úspěch!