Jak exportovat seznamy SharePoint do aplikace Excel

Zkusili jste někdy exportovat data ze SharePointu do Excelu, ale narazili jste na problémy s formátováním a chybějícími informacemi? Nejste sami.

Mnoho uživatelů se při analýze svých dat potýká s touto překážkou. Hladký export dat ze SharePointu vyžaduje více než jen kliknutí na tlačítko „Exportovat“.

Podívejme se, jak exportovat seznam SharePoint do aplikace Excel a jak můžete obejít běžné problémy tohoto procesu. Prozkoumáme také, jak může přijetí alternativních řešení zlepšit vaše zkušenosti se správou dat.

Kdy exportovat seznamy SharePoint do aplikace Excel

Excel je oblíbený nástroj pro správu práce mezi studenty, profesionály a organizacemi. Obvykle se používá pro jednoduchou správu a analýzu dat, ale díky své univerzálnosti a uživatelské přívětivosti se Excel používá i pro správu projektů.

Export dat do aplikace Excel z jiných méně flexibilních aplikací často pomáhá uživatelům lépe formátovat, zpracovávat a analyzovat data.

Zde je několik scénářů, ve kterých se uživatelé obvykle rozhodnou exportovat data. Porozumění těmto situacím vám umožní činit informovaná rozhodnutí, která splní vaše potřeby v oblasti správy dat.

Pokročilá manipulace s daty

SharePoint je vynikající nástroj pro správu základních úkolů, jako je sdílení dokumentů, spolupráce a kontrola verzí v rámci týmu. Díky integraci s Microsoft 365 je ideální pro ukládání a organizování informací napříč projekty, ale jeho schopnosti jsou vhodnější pro tyto přímočaré úkoly.

V případě, že jsou vaše data rozložena do více seznamů a knihoven dokumentů, vám export do aplikace Excel zajistí centralizované místo pro analýzu a vytváření přehledů. Pomocí funkcí, jako je podmíněné formátování, můžete v souboru Excel zvýraznit důležité údaje a zajistit tak, aby kritické informace vynikly.

Sdílení s externími uživateli

Při spolupráci na projektech se můžete setkat se situacemi, kdy ne všichni členové týmu nebo externí zúčastněné strany mají přístup k SharePointu. SharePoint sice podporuje externí sdílení, ale často vyžaduje správu oprávnění nebo nastavení dalšího přístupu, což může proces zpomalit, zejména pokud uživatelé nemají účty Microsoft nebo čelí problémům s kompatibilitou. To může být problém při sdílení důležitých seznamů nebo dat.

Zálohování a archivace

Potřebujete rychlý přehled svých dat v určitém časovém okamžiku? Export do aplikace Excel je skvělý způsob, jak data zálohovat a znovu k nim vrátit. Můžete sledovat změny, spravovat různé verze svých analýz a v případě potřeby se vrátit k předchozím verzím. To je obzvláště užitečné, pokud spolupracujete s externími zúčastněnými stranami, které mohou vyžadovat historická data nebo potřebují zkontrolovat, jak se analýzy vyvíjely. Zatímco SharePoint nabízí kontrolu verzí, Excel poskytuje podrobnější kontrolu nad jednotlivými datovými sadami a výpočty.

Přizpůsobené zobrazení dat

Každý projekt může vyžadovat různé pohledy na stejná data. Exportem do aplikace Microsoft Excel můžete vytvořit přizpůsobené zobrazení zaměřené na konkrétní klíčové ukazatele výkonnosti nebo fáze projektu. Tím zajistíte, že zúčastněné strany uvidí pouze relevantní informace bez rušivých nesouvisejících dat.

Offline přístup

Když exportujete data SharePoint do Excelu, získáte výhodu offline přístupu. To je obzvláště výhodné pro členy týmu, kteří nemají spolehlivé připojení k internetu nebo pracují na vzdálených místech. I tak mohou manipulovat s daty a analyzovat je, aniž by byli závislí na online seznamu SharePoint.

Stručně řečeno, možnost exportu je nejlepší volbou, pokud potřebujete větší kontrolu nad svými daty nebo je chcete zpřístupnit ostatním mimo ekosystém SharePoint.

Nyní se podíváme na to, jak exportovat seznam SharePoint do aplikace Excel.

Jak exportovat seznamy SharePoint do aplikace Excel

Nejprve si zodpovězme nejdůležitější otázku. Ne, nebudete potřebovat žádné speciální nástroje ani software třetích stran – stačí vám SharePoint a Excel.

Zde je podrobný návod, jak exportovat seznamy SharePoint do sešitu Excel:

Nyní můžete svá data libovolně upravovat, analyzovat a sdílet.

Časté problémy se SharePointem

Zde jsou některé z nejčastějších problémů, s nimiž se uživatelé setkávají při používání SharePointu a jeho integraci s Excelem.

Problémy s integritou dat

Při exportu větších datových sad může někdy dojít k chybějícím polím nebo poškozeným datům, zejména pokud seznam obsahuje složitá metadata nebo vlastní sloupce. Po exportu data pečlivě zkontrolujte, abyste se ujistili, že vše bylo přeneseno správně.

Problémy s aktualizací aplikace Excel

Pokud pravidelně exportujete dynamická data, která se v SharePointu často aktualizují, můžete narazit na problémy s aktualizací dat v Excelu. Jednosměrné propojení mezi SharePointem a Excelem není vždy dokonalé – synchronizace dat může vyžadovat ruční aktualizace.

Omezená oprávnění

Ne každý uživatel SharePointu má stejná oprávnění. To může ztížit exportování pro ty, kteří mají přístup k souborům, ale nejsou správci webu. Zajistěte, aby uživatelé, kteří potřebují exportovat data, měli správná oprávnění, aby nedocházelo k nejasnostem a překážkám.

Omezené formátování

Při exportu dat z SharePointu do Excelu se ne vždy přenesou formátování, jako je barevné kódování, filtry, pravidla podmíněného formátování nebo vlastní šířky sloupců. Tento nedostatek plynulého přenosu může vést k nesrovnalostem v prezentaci. V důsledku toho možná budete muset věnovat více času ruční reorganizaci a formátování dat. To zpomaluje váš pracovní postup.

Nekonzistentní uživatelská zkušenost

Při přístupu k SharePointu v různých webových prohlížečích mohou uživatelé zaznamenat různé úrovně výkonu. Tato nejednotnost může ovlivnit způsob zobrazení dat nebo dostupné funkce. Aby se předešlo neočekávaným komplikacím, je nezbytné standardizovat používání prohlížečů v rámci týmů.

I když tyto problémy mohou být frustrující, znalost a implementace pokročilých triků v Excelu může znamenat velký rozdíl.

Máme také několik alternativních doporučení, pokud chcete mít všechna data na jednom místě bez složitých postupů exportu a importu.

Seznamte se s ClickUp: komplexní alternativou k SharePointu a Excelu

SharePoint i Excel mají své silné stránky: SharePoint je skvělý pro správu dokumentů a spolupráci, zatímco Excel se hodí pro manipulaci s daty a jejich analýzu.

Nebylo by ale jednodušší mít přístup k oběma funkcím na jedné platformě?

Pokud vás zajímá, jak je to možné, odpověď je jednoduchá. S ClickUp.

Díky komplexnímu řešení pro správu projektů ClickUp usnadňuje život znalostním pracovníkům, jako jste vy, a umožňuje vám spravovat projekty, spolupracovat s týmem a analyzovat data na jednom místě.

Čtěte dál a dozvíte se, jak ClickUp vyniká (slovní hříčka zamýšlena) v tom, že vám přináší to nejlepší z obou světů.

Platforma pro správu projektů ClickUp

Platforma pro správu projektů ClickUp vám umožňuje vytvářet vlastní pracovní postupy přizpůsobené vašim jedinečným projektovým potřebám, podobně jako organizační funkce SharePointu.

Zobrazení ClickUp

ClickUp však jde ještě dál a nabízí přizpůsobitelné zobrazení, jako jsou seznamy, tabule, tabulky a Ganttovy diagramy, které vám umožňují vizualizovat úkoly, termíny a závislosti způsobem, který vyhovuje pracovnímu postupu vašeho týmu – ať už spravujete jednoduché úkoly nebo složité projekty.

Díky více než 15 zobrazením ClickUp můžete pokračovat ve svých projektech, aniž byste se museli rozptylovat používáním více nástrojů.

Panely ClickUp

Na rozdíl od aplikace Excel, která vyžaduje export dat pro hloubkovou analýzu, integrované funkce ClickUp pro vytváření reportů a analýz poskytují přehledy v reálném čase bez zbytečných komplikací. Můžete sledovat klíčové metriky, monitorovat výkonnost projektů a generovat podrobné reporty přímo z platformy.

Dashboardy ClickUp pomáhají vizualizovat pokrok týmu, takže máte vždy přehled a můžete se rozhodovat na základě dat, ať už optimalizujete zdroje nebo zlepšujete spolupráci.

Úkoly ClickUp

ClickUp navíc zjednodušuje správu úkolů pomocí funkcí, které vaše seznamy promění v akční položky v rámci stejné platformy.

ClickUp Tasks nabízí robustní způsob přiřazování, sledování a spolupráce na úkolech, díky čemuž zůstane váš seznam úkolů organizovaný a kontextualizovaný. Můžete snadno přiřazovat úkoly konkrétním členům týmu, nastavovat priority a definovat termíny, aby všichni plnili své povinnosti a drželi se plánu. Díky závislostem úkolů můžete dokonce řídit tok práce a zajistit, aby byly úkoly dokončeny ve správném pořadí.

Každý úkol funguje jako centralizované centrum obsahující všechny relevantní podrobnosti, které váš tým potřebuje. K úkolům můžete přímo přidávat přílohy – ať už se jedná o dokumenty, obrázky nebo odkazy –, takže důležité zdroje máte vždy po ruce. Tím se snižuje potřeba hledat soubory na více platformách a vše zůstává propojené a přístupné.

Díky ClickUp mají všechny naše týmy přehled o své práci na jednom místě. Už žádné přepínání mezi nástroji!

Díky výkonným dashboardům, flexibilní správě úkolů a přizpůsobitelným zobrazením ClickUp získáte plnou funkčnost SharePointu pro spolupráci a Excelu pro sledování a analýzu – vše v jedné snadno použitelné platformě.

Šablona denního seznamu úkolů ClickUp

Díky šabloně denního seznamu úkolů ClickUp již nebudete potřebovat seznamy SharePoint, abyste mohli sledovat své denní cíle.

Stáhnout tuto šablonu

Tato šablona vám pomůže stanovit priority důležitých úkolů v průběhu dne, abyste se mohli soustředit na to nejdůležitější.

Šablona obsahuje vlastní stavy, které umožňují označit úkoly jako úkoly k provedení, úkoly v procesu nebo dokončené úkoly. K dispozici je také integrovaný počítadlo sérií, které vám dodá extra dávku motivace, když budete důsledně odškrtávat své úkoly. Sledování denních úkolů můžete vylepšit také pomocí automatických připomínek, poznámek, sledování pokroku, štítků a dalších funkcí přímo v ClickUp.

Přeměna seznamů SharePointu na praktické informace

Export seznamů SharePoint do aplikace Excel je jedním ze způsobů, jak vylepšit své schopnosti správy dat.

Díky pokročilým funkcím aplikace Excel pro manipulaci s daty, vizualizaci a sdílení můžete překonat některé výzvy spojené se SharePointem. Neustálé přepínání mezi nástroji vás však může zpomalovat. Abyste mohli skutečně pracovat efektivněji, potřebujete integrovanou platformu, kde je vše hladce propojeno.

ClickUp je navržen právě k tomuto účelu. S takovým komplexním nástrojem pro zvýšení produktivity můžete konsolidovat úkoly, spravovat data a spolupracovat se svým týmem. Nejlepší na tom je, že to vše můžete dělat, aniž byste museli přepínat mezi více platformami. Díky tomu, že máte veškerou svou práci na jednom místě, se můžete soustředit na to, na čem záleží – na rychlejší a efektivnější dokončení úkolů.

Zlepšete svůj způsob práce a začněte ještě dnes s bezplatnou zkušební verzí ClickUp!