Viděli jste někdy v popisu pracovních pozic označení SDE-1, SDE-2? Nebo označení jako „manažer“, „ředitel“ atd.? V obchodním světě tyto tituly naznačují zkušenosti, očekávání a postavení konkrétní role v organizační struktuře.
Organogramy znázorňují pozice v organizační hierarchii a obvykle mají podobu schématu známého jako organogram. Toto vizuální znázornění organizačních struktur hraje klíčovou roli v organizaci, produktivitě, efektivitě, výkonu týmu a kultuře.
V tomto blogovém příspěvku se podíváme na to, jak můžete vytvářet a optimalizovat organigramy pro dosažení úspěšných obchodních výsledků.
Porozumění organogramům
Organogram je vizuální znázornění struktury společnosti. Obvykle obsahuje následující prvky:
- Jednotlivé role v rámci organizace
- Rozdělení oddělení/týmů
- Hierarchie v rámci každého oddělení/týmu
- Vztahy mezi jednotlivci, týmy a odděleními
Organogram, nazývaný také organizační schéma nebo organizační struktura, může být jednoduchý a zobrazovat části organizace, jako jsou regionální kanceláře nebo oddělení, funkce a jejich propojení. Může být také složitý, s podrobnými hierarchiemi, odděleními a podjednotkami.
Využití organogramu
Organigram je v podstatě vizuální znázornění různých částí společnosti. Pomáhá všem ve společnosti pochopit celkový obraz. Kromě toho jsou organigramy užitečné také v následujících oblastech:
Návrh organizace: Přehledné vizuální znázornění organizace pomáhá vedoucím pracovníkům zajistit, aby každé oddělení mělo dostatečný počet zaměstnanců. Pokud například chybí vedoucí technického oddělení, prázdný blok v organizačním schématu na to upozorní během kontrolních schůzek. Pokud se vedoucí technického oddělení přesunul na pozici technického ředitele, uvidíte to také jasně!
Zajištění přehlednosti: Objasňují struktury podřízenosti v rámci organizace a pomáhají zaměstnancům identifikovat, na koho se obrátit v konkrétních záležitostech nebo pro konkrétní informace.
Vymezení odpovědnosti: Organogramy zajišťují, že všechny oblasti podnikání jsou adekvátně pokryty bez překrývání odpovědností. Pomáhají vyvážit pracovní zátěž zaměstnanců, zejména vedoucích pracovníků.
Zaškolení: Organigram je jednoduchý a účinný nástroj, který novým zaměstnancům pomáhá porozumět celé organizaci. Pomáhá rychleji se seznámit s prostředím a vytvořit pocit sounáležitosti.
Agilita: Vizuální znázornění organizace – s možností přiblížení a oddálení – umožňuje alokaci zdrojů, delegování úkolů, spolupráci a rozhodování.
Simulace a plánování: Při restrukturalizaci organizace nebo fúzi může být nutné vizualizovat různé verze nového organizačního uspořádání. Organogramy umožňují takovou simulaci bez ovlivnění dynamiky v terénu.
Organogramy jsou v konečném důsledku komunikační nástroje. Pomáhají organizacím sdělovat aktuální struktury, plány do budoucna, změny a další informace. Samozřejmě existuje více než jeden způsob, jak toho dosáhnout.
Typy organogramů
Organogram je v podstatě grafické znázornění s uzly a spojovacími prvky. Na základě struktury vaší organizace může být:
Hierarchický
Tento organogram připomíná pyramidu, na jejímž vrcholu se nachází nejvyšší autorita, následovaná středním managementem a zaměstnanci.
Matice
Tento organizační diagram vizualizuje strukturu, ve které zaměstnanci podléhají více než jednomu manažerovi. Běžně se používá v organizacích, které vyžadují flexibilitu a spolupráci napříč různými projekty.
Flat
Tento typ organogramu je ideální pro organizace s plochou strukturou, které se vyskytují hlavně ve start-upech a malých podnicích.
Zde jsou hlavní rozdíly mezi jednotlivými typy organogramů:
| Aspekt | Hierarchický | Matice | Plochá |
|---|---|---|---|
| Úrovně rolí | Jasná hierarchie, ve které každý zaměstnanec ví, komu se zodpovídá. | Jasná hierarchie, i když každý zaměstnanec má více nadřízených | Každý zaměstnanec podléhá přímo vedoucímu, bez středního managementu. |
| Vhodné pro | Jasně definované role a lineární struktury | Týmy, které se tvoří a rozpadají na základě projektů | Samostatně řízené malé týmy |
| Cíle, kterým slouží | Přehlednost a stabilita | Flexibilita a modularita | Jednoduchost a rychlost |
| Výhody | Specializace podle oddělení, jasně definovaná kariérní dráha | Mezifunkční spolupráce, dostupnost různých dovedností | Vlastnictví a odpovědnost, viditelnost a uznání |
| Nevýhody | Byrokracie a složité schvalovací systémy zpomalovaly rozhodování | Nejasnost v pracovních povinnostech, neovladatelná sféra vlivu | Byrokracie a složité schvalovací systémy; zdlouhavé rozhodování |
V závislosti na typu, velikosti a kultuře může organizace mít také kombinaci těchto struktur.
Například celá organizace může používat hierarchickou strukturu, zatímco jeden mezifunkční tým v rámci ní může používat plochý organigram.
V další části si povíme, jak vybrat strukturu organizace a navrhnout pro ni organigram.
Kroky k vytvoření organogramu
Řekněme, že jste startup s pěti zaměstnanci. Vezměte si papír a tužku a nakreslete, jak tito členové týmu spolupracují. Papír si zarámujte. Je to váš první organogram.
Kéž by každá organizace byla tak jednoduchá. S rostoucím počtem zaměstnanců, rolí, oddělení, produktů/služeb budete potřebovat komplexní organigram. Zde je návod, jak jej vytvořit pomocí nástroje pro spolupráci, jako je ClickUp.
1. Pochopte strukturu své organizace
Struktury určují, jak se lidé propojují a jaké jsou jejich role v organizaci. Špatný design může vést k chaosu s protichůdnými hierarchiemi, nejasnostmi ohledně rolí, nedostatečnou koordinací, neschopností sdílet nápady a pomalým rozhodováním.
Začněte tedy svou organizační činnost tím, že pochopíte, jak v současné době fungujete. Určete následující:
- Všechny role a úrovně zaměstnanců, které máte (vývojář, designér, tester atd.)
- Všechny manažerské role a úrovně (projektový manažer, vedoucí týmu, vedoucí oddělení atd.)
- Vztahy podřízenosti pro jednotlivé osoby
- Boční propojení, pokud existují
Nejlepší způsob, jak toho dosáhnout, je promluvit si s různými zainteresovanými stranami, včetně personálního oddělení a vedoucích oddělení. Některé informace můžete také najít v šablonách charty vašeho týmu. Nezapomeňte tyto informace řádně zdokumentovat.
Pomocí ClickUp Forms můžete vytvářet průzkumy nebo můžete nastavit individuální schůzky a zaznamenávat poznámky v ClickUp Docs. Jakmile jsou poznámky zdokumentovány, můžete je bezpečně sdílet s příslušnými zúčastněnými stranami, aby k nim případně přidaly své komentáře. Spolupracujte v reálném čase a snadno převádějte poznámky na úkoly.
2. Definujte účel a rozsah
Pro koho a proč vytváříte organigram? Je to pro interní účely, abyste vizualizovali strukturu týmu, nebo jako záznam pro investory?
Pokud je to pro interní účely, můžete přidat konkrétní kódy rolí (například SDE-1, manažer atd.), včetně mzdového rozpětí, nebo dokonce jména jednotlivých osob, pokud je to nutné.
Pokud je to pro investora, možná se budete chtít zaměřit na vedení a silné stránky dovedností. Vyjasnění rozsahu vám pomůže rozhodnout, jaké informace do diagramu zahrnout.
3. Vyberte si rozložení organogramu
Na základě současné struktury a účelu vaší organizace vyberte styl organogramu, ať už se jedná o hierarchické, maticové nebo ploché rozložení. Vyberte ten, který nejlépe odráží vaši organizaci. V případě potřeby můžete v rámci jednoho grafu použít více rozložení.
Pro lepší pochopení toho, jak tuto strukturu využívají společnosti v různých odvětvích, si prohlédněte tyto příklady maticové organizační struktury.
4. Vyberte si správný nástroj pro návrh organizačního schématu
Jakmile si vyberete strukturu, je čas ji nakreslit. K tomu můžete použít zápisník, skleněnou stěnu nebo dokonce tabulku. Tyto nástroje však neposkytují flexibilitu a přizpůsobivost, které byste mohli potřebovat.
Nejlepší software pro tvorbu organizačních schémat, zejména pro hybridní týmy, je kolaborativní pracovní prostor, jako je ClickUp Whiteboards. S ClickUp můžete kreslit schémata, přidávat uzly a spojnice, vkládat obrázky/poznámky, vkládat dokumenty, označovat osoby a mnoho dalšího!
Krabice a úhly vám nevyhovují? Vyzkoušejte ClickUp Mind Maps jako software pro tvorbu organogramů. Přidávejte seznamy, úkoly a kontrolní seznamy a experimentujte s funkcemi, dokud nevytvoříte požadovaný graf.
5. Navrhněte svůj organogram
Začněte pracovat odshora: Vytvořte jasnou hierarchii tím, že začnete s výkonnou úrovní, poté s vrcholovým managementem (viceprezidenti, ředitelé). Poté postupujte dolů po jednotlivých odděleních, týmech a jednotlivých členech týmu.
Přidejte podrobnosti: Uveďte jméno zaměstnance, pracovní pozici, odpovědnosti, účty na sociálních sítích, webové stránky, fotografie a další zajímavosti. Na základě konkrétního použití rozhodněte, které informace budou relevantní. Profily zaměstnanců a údaje o nich najdete v analytických nástrojích pro pracovní sílu nebo v softwaru pro správu databáze zaměstnanců.
Formát a prezentace: Zachovejte konzistentní design svého organogramu. Omezte tvar, barvu, formátování, velikost písma atd. na společný designový jazyk; pokud jej můžete sladit s jazykem vaší značky, tím lépe.
Pokud je to váš první organogram, neztrácejte čas s prázdným listem. Vyzkoušejte šablonu organizačního schématu ClickUp, abyste mohli začít. Tato šablona pro středně pokročilé vám pomůže vizualizovat vaši společnost, přidávat/odstraňovat role, udržovat všechny na stejné vlně a efektivně škálovat.
6. Udělejte jej dynamickým
Organogramy jsou živé dokumenty, které se vyvíjejí spolu s vaší společností. Při vytváření organogramu nezapomeňte ponechat prostor pro jeho pravidelnou aktualizaci.
- Nastavte plátno, abyste mohli později přidat oddělení, týmy a zaměstnance.
- Nastavte si připomenutí v kalendáři a pravidelně kontrolujte svůj organizační diagram, abyste se ujistili, že přesně odráží povahu, potřeby a změny ve vaší firmě.
- Zaznamenávejte změny dokumentů a odpovídající důvody pro účely auditu.
- Informujte zúčastněné strany o změnách, poskytněte kontext a aktualizujte informace ve všech školicích materiálech.
ClickUp Automations může zefektivnit proces aktualizace pomocí spouštěčů a akcí, které můžete upravit před zveřejněním. Pokud používáte ClickUp Mind Maps, může se automaticky aktualizovat, když aktualizujete zdroje, které jsou s ním propojeny.
7. Kontrola a ověření
Než organigram dokončíte, zkontrolujte jej znovu s klíčovými zúčastněnými stranami, abyste zajistili jeho přesnost a úplnost. To pomůže identifikovat chybějící informace nebo nepřesnosti ve struktuře vztahů.
Nyní, když víte, jak vytvořit organogram, podívejme se, jak jej používat.
Organogramy a zapojení zaměstnanců
Dobrý organizační diagram může různými způsoby pomoci při plánování a zapojení pracovníků. Zde jsou některé z nejčastějších způsobů použití.
Zaškolení: Organigramy usnadňují zaškolení zaměstnanců a pomáhají novým zaměstnancům rychle pochopit role a hierarchii.
Podpora zaměstnanců: Každý zaměstnanec může pomocí organizačního schématu zjistit, na koho se má obrátit se svými dotazy. Kdo je vedoucím výboru pro prevenci sexuálního obtěžování? Kdo je zodpovědný za rezervaci cest? Kdo je odborníkem na programovací jazyk Scala? Organogramy mohou odpovědět na všechny tyto a další otázky.
Spolupráce: I ve zdánlivě nepřehledných strukturách mohou organogramy přinést jasnost.
Například v maticové struktuře může organogram poskytnout přehled o průsečících různých mezifunkčních týmů.
Transparentnost: Organigram ukazuje, kdo je komu zodpovědný, a slouží také jako eskalační matice. To vytváří transparentnost a otevřenost.
Plánování nástupnictví: Organogramy jsou klíčové pro identifikaci potenciálních lídrů a klíčových rolí v organizaci. Pomáhají týmům HR vizualizovat aktuální situaci v oblasti talentů, identifikovat mezery v dovednostech a připravit se na budoucí změny.
Organizujte, mapujte a navigujte strukturu vaší společnosti pomocí ClickUp
Možná jste slyšeli, že lidé jsou nejdůležitějším aktivem organizace. To je pravda jen částečně. Ve skutečnosti je skutečné aktivum organizace více než součet jejích částí. Zahrnuje vztahy, spolupráci a kolektivní sílu každého jednotlivce.
Organigram je podobný mapě pokladu, která vám pomůže objevit skryté poklady. Ať už jde o zploštění tradičního hierarchického modelu nebo rozšíření rozsahu maticové struktury, organigramy usnadňují lidem pochopení celkového obrazu i detailů.
S nástrojem pro správu projektů, jako je ClickUp, můžete dělat toto vše a ještě mnohem více. Můžete shromáždit data o projektech, úkolech a lidech a vytvořit dynamické organizační schémata.
Zaregistrujte se zdarma ještě dnes a začněte!