Rostoucí fluktuace zaměstnanců ve vaší organizaci může být znepokojující. Ještě větší výzvou může být ruční vyšetřování a hledání příčin tohoto jevu.
Najímá vaše konkurence agresivně nové zaměstnance? Mohou být příčinou problémy s pracovní zátěží ve vaší společnosti? Existují problémy v mezilidských vztazích mezi manažery a jejich týmy? Nebo existuje nějaký jiný důvod?
Identifikace příčiny a hledání řešení může být náročné a časově náročné. Při ruční analýze můžete ztratit ještě více cenných zaměstnanců.
Pomocí softwarových nástrojů pro analýzu pracovní síly můžete rychle získat odpovědi a zmírnit potenciální problémy. Můžete rychle identifikovat znepokojivé nebo měnící se vzorce uvnitř i vně vaší organizace.
V tomto blogu se podíváme na všechny aspekty analýzy pracovní síly a ukážeme vám, jak je využít ve svůj prospěch. Analýza pracovní síly vám pomůže najít ty nejlepší talenty, udržet si je, analyzovat chování zaměstnanců, řešit problémy s produktivitou a udělat z vaší organizace skvělé pracoviště.
Co je to analýza pracovní síly?
Analýza pracovní síly označuje systematický sběr dat o pracovní síle organizace a jejich analýzu. Analýza pracovní síly často zahrnuje také externí faktory a prostředí pro plánování a provádění organizačních strategií, jako je nábor, výkonnost a řízení odměňování.
Mezi externí faktory patří platy v daném odvětví, průzkumy, trendy na trhu práce a ekonomické ukazatele, jako je nezaměstnanost, růst HDP a spotřebitelské výdaje. Mezi interní zdroje patří zpětná vazba od manažerů, údaje z oblasti lidských zdrojů, jako je spokojenost zaměstnanců, procento angažovaných zaměstnanců a produktivita zaměstnanců.
Role analýzy pracovní síly v řízení lidských zdrojů
Z dlouhodobého hlediska patří mezi výhody analýzy pracovní síly:
- Snížené náklady na nábor zaměstnanců
- Optimalizovaná efektivita procesů
- Sledování zapojení zaměstnanců
- Omezování rasových a genderových předsudků
- Srovnávání výkonnostních metrik
- Omezení neoprávněných přesčasů
- Lepší sladění potenciálních kandidátů se současnými požadavky na talenty
- Řešení mezer ve znalostech a požadavků na zvyšování kvalifikace
Jakou roli hraje analýza pracovní síly ve strategickém řízení?
Zavedení komplexní analýzy pracovní síly může poskytnout směr pro strategické řízení. Analýza četných datových bodů, jako jsou provozní náklady s motivátory a omezeními v oblasti lidských zdrojů, požadavky na talenty a geografické faktory, vám může pomoci efektivně řídit vaši vzdálenou, hybridní a místní pracovní sílu.
Analýza pracovní síly také poskytuje nejvhodnější akční plány a nákladově efektivní řešení pro nábor, zvyšování kvalifikace a školení pracovníků, včetně vytvoření plánu nástupnictví. Takové strategické poznatky zajišťují dobře připravenou pracovní sílu a podporují dlouhodobou odolnost organizace.
Podporuje řízení rizik tím, že upozorňuje na potenciální rizika organizace v oblasti dodržování předpisů a etiky.
Využití analýzy pracovní síly vám pomůže vytvořit lepší pracovní prostředí, zvýšit spokojenost zaměstnanců a zlepšit celkovou kvalitu pracovní síly.
Jsou analytika pracovní síly a analytika lidských zdrojů totéž?
Ne tak docela. Zatímco analýza pracovní síly se zabývá samotnou prací, analýza lidských zdrojů se zabývá lidmi.
| Co je HR analytika?HR analytika využívá data a analytické nástroje ke zlepšení HR funkcí, jako je fluktuace zaměstnanců, Net Promoter Score (NPS) a přesčasy. | Co je to analýza pracovní síly?Analýza pracovní síly se zaměřuje na data související s prací s cílem zlepšit procesy a chování pracovníků, jako je produktivita, absence a fluktuace. |
Výhody analýzy pracovní síly
Sběr správných dat a jejich analýza vám mohou pomoci odhalit příčiny několika problémů souvisejících s pracovní silou a vyřešit je. Zde je několik zásadních výhod analýzy pracovní síly:
1. Automatizace úkolů
Analýza pracovní síly zjednodušuje řízení práce automatizací opakujících se a časově náročných úkolů, jako je sledování výkonu zaměstnanců, správa absencí a dovolených a srovnávání odměn.
Pomůže vám to soustředit se na identifikaci inovativních metod náboru, které přilákají specializované dovednosti, a na podporu rozvoje vedoucích schopností prostřednictvím mentorování a koučování.
2. Zlepšuje nábor zaměstnanců
Analýza pracovní síly pomocí softwaru pro plánování pracovní síly nebo platforem pro analýzu pracovní síly analyzuje požadavky oddělení a charakteristiky vysoce výkonných zaměstnanců, aby vám pomohla prověřit a vybrat kandidáty, kteří mají větší šanci na úspěch v organizaci. To zlepšuje kvalitu nových zaměstnanců a snižuje dobu náboru a náklady na nábor.
3. Umožňuje řízení talentů
Analýza pracovní síly mapuje dovednosti a kompetence dostupné v rámci organizace a usnadňuje tak plánování nástupnictví, vytváření personalizovaných kariérních cest a přidělování zaměstnanců k projektům nebo rolím, kde mohou mít největší dopad.
4. Zvyšuje spokojenost v práci a udržení zaměstnanců
Analýza trendů a zpětné vazby v různých dimenzích – rovnováha mezi pracovním a soukromým životem, uznání a možnosti kariérního postupu – vám pomůže pochopit faktory, které přispívají k spokojenosti a angažovanosti zaměstnanců. Využijte získané poznatky k zavedení strategií šitých na míru, které mají přímý vliv na morálku a produktivitu zaměstnanců.
5. Posiluje kulturní soulad a zapojení zaměstnanců
Vedoucí pracovníci a odborníci v oblasti lidských zdrojů mohou pomocí analytiky zkoumat současnou kulturu organizace a oblasti, které je třeba zlepšit. Pokud například analytika odhalí nízké skóre zapojení v týmech s vysokou fluktuací zaměstnanců, může to signalizovat problémy s stylem řízení nebo pracovní zátěží.
Díky těmto poznatkům můžete zavést školení vedoucích pracovníků, aby se stali empatičtějšími a efektivnějšími manažery, nebo upravit pracovní zátěž pomocí placeného nebo bezplatného softwaru pro řízení projektů.
Typy analýzy pracovní síly
V závislosti na typu dostupných dat a vašich požadavcích existují čtyři typy analýzy pracovní síly: popisná, diagnostická, prediktivní a preskriptivní.
Popisná metoda využívá historická data k pochopení chování pracovní síly v určitém období, zatímco diagnostická metoda se zaměřuje na pochopení příčin tohoto chování.
Podívejme se nyní na další dvě metody, které jsou složitější a pomáhají při strategickém rozhodování v oblasti pracovní síly.
1. Prediktivní analytika
Prediktivní analytika využívá historická a aktuální data k předpovídání budoucích trendů a chování. Tato data, která zahrnují požadavky na dovednosti, produktivitu zaměstnanců a jejich zapojení, jsou klíčová pro zlepšení náboru a snížení fluktuace.
Pomocí technik, jako je regresní analýza, porovnávání vzorců a multivariantní statistika, prediktivní analytika vyvíjí datové a statistické modely, které předvídají, co se pravděpodobně stane. Mezi praktické aplikace patří
- Předpovídání výsledků vzdělávacích a rozvojových aktivit
- Předpovídání stavu využití pracovního prostoru
- Předvídání výsledků projektových zpráv
Začleněním prediktivní analytiky do řízení pracovní síly můžete předem identifikovat mezery v dovednostech, přizpůsobit programy pro zdraví zaměstnanců a předvídat změny v dynamice pracovní síly.
Profesionální tip💡: Vyberte si z šablon projektových zpráv ClickUp, abyste zdokumentovali své strategie pro zaškolování, školení a nábor zaměstnanců a sledovali jejich průběh v čase.
2. Preskriptivní analytika
Preskriptivní analytika je nejkomplexnější ze čtyř typů. Jde nad rámec prediktivní analytiky a doporučuje nejlepší postup.
Pomáhá vám činit informovaná rozhodnutí v reálném čase na základě předpovědí a optimalizovat aspekty řízení pracovní síly. Patří sem řízení rozvrhů směn zaměstnanců, vytváření projektových týmů na základě dovedností, přidělování zdrojů a provádění náborových kampaní založených na diverzitě a inkluzi (D&I).
Role technologie v analýze pracovní síly
Mnoho pokročilých nástrojů a platforem, jako je software pro analýzu pracovní síly, zlepšuje schopnost organizací shromažďovat, analyzovat a využívat data o pracovní síle. Zde jsou čtyři klíčové technologie potřebné pro provádění analýzy pracovní síly:
1. Cloud computing
Cloud computing zajišťuje aktualizace v reálném čase a plynulou integraci dat díky centralizaci dat z personálního softwaru, mzdového účetnictví, nástrojů pro měření výkonnosti podniku a externích databází na internetu.
Škálovatelnost cloudové technologie eliminuje potřebu počátečních investic do IT infrastruktury, což vaší organizaci umožňuje rozšiřovat analytické schopnosti podle potřeby.
Navíc pomáhá propojit různé zdroje dat a aplikace, jako jsou CRM systémy, BI platformy a sociální média. Automatizuje také komplexní pracovní postupy napříč obchodními funkcemi a konsoliduje podrobné informace pro rozhodnutí týkající se pracovní síly.
2. Analytika dashboardu
Dashboardy jsou nezbytné pro demokratizaci přístupu k analýze pracovní síly v rámci organizace. Vizuálně zobrazují důležité metriky a datové body v reálném čase a indikují zdraví, výkonnost nebo stav podniku, procesu nebo systému.
Díky důležitým číslům, která máte po ruce, můžete rychle odhalit problematické oblasti, sledovat dopad zásahů a sladit strategie týkající se pracovní síly s obchodními výsledky.
Například projektový dashboard pomáhá týmům sledovat výkonnost projektu na jednom centrálním místě.
Dashboardy ClickUp prezentují informace související s projekty prostřednictvím grafů a KPI, což manažerům umožňuje sledovat postup úkolů, sledovat rozpočty a včas komunikovat s klienty.
3. Chatboty s umělou inteligencí
Mnoho nástrojů umělé inteligence (AI) pro oblast lidských zdrojů, včetně těch pro sledování uchazečů, zapracování zaměstnanců a snižování předsudků, se používá již dlouhou dobu.
AI chatboty se však stále častěji využívají ke zlepšení zapojení zaměstnanců, protože poskytují okamžité odpovědi na dotazy týkající se lidských zdrojů, jako jsou zůstatky dovolené, informace o mzdách a dokonce i programy zvyšování kvalifikace.
Díky zpracování přirozeného jazyka (NLP) mohou chatboty s umělou inteligencí analyzovat otevřenou zpětnou vazbu zaměstnanců a analyzovat data o zaměstnancích, aby odhalily trendy v jejich názorech, které by tradiční průzkumy nebo metody zpětné vazby nemusely zachytit.
Tyto nástroje hrají také klíčovou roli při zaškolování nových zaměstnanců, kdy je provázejí nezbytnými administrativními úkony, školením a seznamováním s firemní kulturou.
4. Velká data, umělá inteligence a strojové učení (ML)
Integrace velkých dat, umělé inteligence a strojového učení výrazně rozšířila rozsah analýzy pracovní síly.
Velká data poskytují základ, který vám umožňuje analyzovat komplexní datové soubory z více zdrojů, včetně interních systémů lidských zdrojů, sociálních médií, průzkumů mezi zaměstnanci, provozních dat a externích informací o trhu práce.
Algoritmy AI a ML na tomto principu staví tím, že odhalují vzorce a poznatky z dat, které nemusí být pro lidské analytiky okamžitě zřejmé.
Umělá inteligence může například na základě analýzy historických dat předpovídat dynamiku pracovní síly, jako jsou změny v míře fluktuace nebo efektivita různých náborových kanálů.
Algoritmy strojového učení mezitím vyhodnocují náladu a morálku, což vám umožňuje přizpůsobit zásahy na individuální nebo týmové úrovni a zlepšit tak celkový výkon podniku.
Můžete například identifikovat zaměstnance, kteří budou mít prospěch z konkrétních školicích programů nebo u nichž existuje vyšší riziko, že organizaci opustí.
ClickUp Brain, AI asistent pro vedoucí pracovníky v oblasti lidských zdrojů, vám pomáhá pomocí vestavěných pokynů analyzovat data, generovat zprávy, vymýšlet otázky a doporučovat potenciální zlepšení.
Můžete například použít šablonu ChatGPT Prompts for HR od ClickUp, abyste našli otázky, které vám pomohou vytvořit pozitivní zpětnou vazbu během hodnocení výkonu.
Výzvy při sledování analytických údajů o pracovní síle
Ačkoli je role technologie při zlepšování analýzy pracovní síly nepopiratelná, cesta k praktickým poznatkům není bez výzev.
1. Provozní výzvy
Sběr kvalitních dat a zajištění souladu s předpisy je obtížné. Můžete narazit na potíže v následujících oblastech:
a. Shromažďování přesných údajů
To může být velká překážka. I když máte přístup k softwaru pro sledování zapojení zaměstnanců nebo jiným nástrojům pro automatizovaný sběr dat, data mohou být roztříštěná mezi různými odděleními, nekonzistentní nebo nekvalitní.
Při nasazení analytiky pracovní síly je nezbytná integrita dat, protože má přímý dopad na schopnost vaší organizace sladit analytiku s jejími dlouhodobými cíli a strategickými záměry.
b. Dodržování zákonných požadavků
Zákony jako GDPR v EU a různé státní zákony v USA ukládají přísné pokyny pro shromažďování, ukládání a zpracování dat pro procesy v oblasti lidských zdrojů. Musíte zajistit, aby vaše analytické postupy byly v souladu s těmito předpisy, abyste se vyhnuli pokutám a poškození reputace.
Zneužití dat také představuje riziko neúmyslné diskriminace, která by mohla vést k právním krokům proti vaší organizaci na základě antidiskriminačních zákonů.
2. Strategické výzvy
Hladké začlenění analytiky do obchodního plánování za účelem dosažení měřitelného růstu je snazší říci než provést. Zde je několik úkolů, které mohou být náročné:
a. Integrace se strategickým plánováním
Sladění technických údajů s obchodními cíli vyžaduje pochopení toho, jak mohou analytické údaje o pracovní síle přispět k dosažení vašich klíčových milníků.
Bez dobře zavedeného procesu pro řešení různých priorit a překonávání komunikačních bariér mezi jednotlivými funkcemi však pravděpodobně přijdete o příležitosti k růstu a budete se opakovaně věnovat stejným úkolům, což povede k neefektivitě.
b. Odpor zaměstnanců
Zavádění iniciativ v oblasti analýzy pracovní síly může někdy vyvolat odpor ze strany zaměstnanců. Mohou se objevit obavy ohledně ochrany osobních údajů a vnímaných rizik nesprávného zacházení s daty.
Překonání tohoto odporu vyžaduje změnu firemní kultury, čehož lze dosáhnout prostřednictvím podpory vedení, pravidelných workshopů a důsledného ujišťování, že postupy správy dat jsou etické a v souladu s právními normami.
3. Technické výzvy
Nasazení a údržba technologie na podporu analýzy pracovní síly může představovat výzvy v následujících oblastech:
a. Zapojení odborníků s pokročilými analytickými dovednostmi
Bez odborníků, kteří dokážou převést komplexní data do praktických strategií v oblasti lidských zdrojů, pravděpodobně nevyužijete potenciální výhody analýzy pracovní síly. Proto je pro dosažení požadovaných výsledků nezbytné mít tým profesionálů s pokročilými analytickými schopnostmi.
b. Investice do robustní technologické infrastruktury a její údržba
Implementace potřebné technologie vyžaduje robustní IT podporu, včetně hardwaru a softwaru, který zvládne velké objemy dat, provádí mnohostranné analýzy a poskytuje uživatelsky přívětivý přístup k informacím. Musíte počítat s investicemi do infrastruktury a její údržby.
Jak implementovat analýzu pracovní síly
Zde je podrobný návod, jak shromažďovat údaje o pracovní síle a přeměnit je na praktické poznatky:
1. Posuďte schopnosti pro sladění strategických cílů
Porozumění vašim současným schopnostem a pracovním postupům je nezbytné pro stanovení realistických a účinných cílů pro analýzu pracovní síly.
Ať už se potýkáte s nedostatkem kvalifikovaných pracovníků, plánováním nástupnictví, řízením zaměstnanců nebo čímkoli jiným, zhodnoťte své současné schopnosti. Analyzujte stávající dovednosti, technologické vybavení a jeho využití a efektivitu pracovních postupů.
Můžete provést následující:
- Audity dovedností: Projděte výsledky projektů a zpětnou vazbu, abyste zjistili oblasti, ve kterých dochází k neefektivitě.
- Průzkumy mezi zaměstnanci: Provádějte průzkumy mezi zaměstnanci, abyste pochopili jejich aktuální úroveň dovedností a oblasti, ve kterých se cítí nedostatečně vybaveni.
- Hodnocení výkonu: Analyzujte pracovní role a odpovědnosti, abyste odhalili nesoulady a nadbytečnosti.
Umělá inteligence dokáže sbírat data z životopisů a profilů na LinkedIn, identifikovat dovednosti a poté data převést do přehledné vizualizace, která poskytuje okamžité informace a návrhy dalších kroků.
Profesionální tip💡: Používejte bezplatné šablony pro personální oddělení, abyste měli jistotu, že zvládnete standardní personální činnosti a shromáždíte potřebné informace ve standardizovaném formátu.
Na základě svých zjištění stanovte konkrétní, měřitelné, dosažitelné, relevantní a včasné cíle SMART, které přímo přispívají k digitální transformaci společnosti, například:
- Zvýšení kvalifikace 50 % marketingového oddělení v oblasti analýzy dat během šesti měsíců
- Zavedení programu digitální gramotnosti v celé organizaci do konce třetího čtvrtletí
Můžete také zahájit cílený program zvyšování kvalifikace stávajících zaměstnanců nebo dočasně najmout externí konzultanty nebo freelancery, aby zastávali klíčové role.
2. Shromažďujte, analyzujte a integrujte data
Jakmile stanovíte své cíle pro analýzu pracovní síly, měli byste shromáždit data z různých zdrojů, včetně softwaru pro správu databáze zaměstnanců, nástrojů pro měření výkonu, průzkumů mezi zaměstnanci a externích benchmarků v daném odvětví.
Vytvořte podrobného průvodce pomocí šablony SOP pro sběr dat od ClickUp, abyste zajistili konzistentnost a přesnost v rámci celého týmu a oddělení.
Pomocí zobrazení pracovní zátěže ClickUp můžete přeplánovat, přiřadit nebo přesunout úkoly pro členy svého týmu tak, aby se úkol sběru dat provedl podle plánu. Chcete-li sledovat úroveň náročnosti úkolu, můžete dokonce přidat vlastní pole pro zdroj dat, metodu sběru a požadavky na ověření dat.
Dále nastavte robustní rámec pro analýzu. Použijte nástroje pro vizualizaci dat a statistické modely k identifikaci korelací, trendů a kauzálních vztahů ve vašich datech.
Než začnete analyzovat tato data, ujistěte se, že všechny zúčastněné strany chápou, jak přesná musí být. Pokud data nejsou kvalitní, jakákoli analýza, kterou provedete, nemusí být spolehlivá nebo může být zavádějící.
Integrujte data z různých platforem a systémů, abyste získali ucelený a komplexní přehled o svých zaměstnancích. To je nezbytné pro pokročilou analytiku, včetně prediktivního modelování, aby bylo možné přesně předvídat budoucí trendy a potřeby pracovní síly.
3. Vylepšete své analytické schopnosti pomocí správného nástroje
Najdete mnoho nástrojů, které nabízejí pokročilé analytické funkce, integraci dat a uživatelsky přívětivé možnosti vytváření reportů.
Například ClickUp je více než jen software pro řízení projektů; je to také perfektní centrum pro řízení analýzy pracovní síly. Díky plně přizpůsobitelným dashboardům ClickUp můžete získat přehled o své práci na vysoké úrovni, sledovat své cíle a zobrazit a rozdělit pracovní zátěž svého týmu prostřednictvím Scrumu.
Začleňte widgety, jako je sledování času, pracovní zátěž a vlastní grafy, abyste získali přehled o výkonu zaměstnanců a provozní efektivitě. Díky zobrazení aktivity ClickUp získáte souhrnný přehled o aktivitách zaměstnanců na jakémkoli místě.
Integrujte ClickUp s aplikacemi pro správu času od třetích stran, abyste přesně zaznamenali, jak zaměstnanci tráví svůj čas různými úkoly nebo projekty. Software je přizpůsoben tak, aby vyhovoval tempu vaší organizace a optimalizoval pracovní postupy.
4. Přijměte opatření a sledujte výsledky
Posledním krokem při implementaci analýzy pracovní síly je přijetí opatření na základě získaných poznatků a sledování výsledků.
Například při analýze datových bodů, jako jsou odpovědi zaměstnanců v průzkumech, míra dokončení projektů a komunikační vzorce, mají zaměstnanci pracující na dálku v určitých odděleních nižší úroveň zapojení a produktivity než jejich kolegové pracující v kanceláři.
Pro řešení tohoto problému můžete zavést program virtuálního mentorství, v rámci kterého budou zaměstnanci pracující na dálku spárováni se zkušenějšími mentory v kanceláři, aby se posílil jejich pocit sounáležitosti, a využít nástroje virtuální komunikace k usnadnění pravidelných kontrol.
Kromě toho můžete zavést flexibilní pracovní dobu přizpůsobenou výslovně pro zaměstnance pracující na dálku, protože tradiční pracovní doba od 9 do 17 hodin nemusí být pro všechny optimální. Tato flexibilita umožňuje zaměstnancům pracovat v době, kdy jsou nejproduktivnější.
Po spuštění těchto iniciativ průběžně sledujte jejich dopad pomocí hodnocení zapojení zaměstnanců, metrik produktivity a zpětné vazby z pravidelných průzkumů.
Optimalizujte výkonnost týmu a dosahujte lepších výsledků pomocí analýzy pracovní síly
Cesta k datově podloženému řízení pracovní síly může být složitá, ale také přínosná.
Sofistikované nástroje pro analýzu pracovní síly vám pomohou jít nad rámec sběru, monitorování a měření údajů o zaměstnancích a nasměrují vás k přijetí vhodných opatření zahrnujících všechny týmy v rámci organizace.
Doporučujeme vám vyzkoušet platformu a objevit výhody ClickUp zblízka.
Zaregistrujte se zdarma na ClickUp.
Často kladené otázky (FAQ)
1. Jaká je role analýzy pracovní síly v rozhodovacím procesu?
Analýza pracovní síly usnadňuje práci s daty a pomáhá odhalit praktické poznatky, které by jinak zůstaly skryty v komplexnosti surových dat. Vyhodnocuje dynamiku a trendy na pracovišti, které vám pomohou vyvinout více firemních politik, posílit interní komunikaci a udržet konkurenceschopné odměňování. Tyto zlepšení vedou k vyšší produktivitě a míře retence, což v konečném důsledku přispívá k úspěchu organizace.
2. Proč je plánování a analýza pracovní síly důležité?
Plánování a analýza pracovní síly pomáhají při plánování na makroúrovni s cílem zlepšit obchodní operace a výkonnost. Pomocí softwaru pro analýzu pracovní síly můžete analyzovat trendy, předpovídat budoucí potřeby a identifikovat mezery v dovednostech, abyste mohli správně najímat, školit a přidělovat zdroje a zajistit, že správní lidé budou ve správný čas na správných pozicích.