Správa více projektů může někdy připomínat sisyfovskou práci. Jako projektový manažer tvrdě pracujete, abyste udrželi vše v pořádku, dodrželi termíny, přidělili úkoly a komunikovali se zainteresovanými stranami, ale přesto se zdá, že vám vše uniká.
Právě zde se hodí šablony pro správu projektů v Google Sheets. Díky rozhraní, které vám umožňuje spravovat více projektů na jednom místě, jsou tyto předem navržené šablony Google Sheets vytvořeny speciálně pro projektové manažery, kteří usilují o hladký průběh správy projektů. Pokud je budete správně používat, mohou vám a vašemu týmu pomoci zvýšit produktivitu.
V tomto blogu se podělíme o bezplatné šablony pro správu projektů, které jsou vynikající jak pro začátečníky, tak pro zkušené uživatele, takže můžete začít okamžitě.
Co dělá šablonu pro správu projektů v Google Sheets dobrou?
Šablona pro správu projektů v Google Sheets je důležitým nástrojem pro projektové manažery – je univerzální, uživatelsky přívětivá a připravená zvládnout jakýkoli úkol.
Šablony poskytují přehledný časový plán projektu, snadné funkce přiřazování úkolů a způsob, jak efektivně sledovat průběh pracovního postupu.
Jak ale rozlišit mezi dobrou a skvělou šablonou pro správu projektů v Google Sheets? Zde je několik tipů, které byste měli mít na paměti:
- Nejlepší šablony obsahují segmentované prostory pro podrobnosti projektu, výstupy a rozpočet, přičemž zachovávají vizuální přitažlivost (přiznejme si to – nikdo nechce celý den zírat na moře šedých buněk).
- Měly by být dostatečně přizpůsobitelné, aby vyhovovaly více projektům, ale zároveň dostatečně strukturované, aby váš tým nesklouzl do chaosu v tabulkách.
- Bonusové body, pokud obsahuje sekci projektové charty, nástroje pro alokaci zdrojů a jednoduchou šablonu Ganttova diagramu pro vizualizaci časových os. Nejlepší šablony usnadňují sledování projektů, závislosti úkolů a aktualizace stavu, aniž by uživatele zahlcovaly.
Přečtěte si také: 10 nejlepších alternativ a konkurentů Google Sheets
Šablony pro správu projektů v Google Sheets
Nyní, když víte, co můžete očekávat, pojďme se podívat na několik bezplatných šablon pro správu projektů v Google Sheets, které vám pomohou začít.
Od Ganttových diagramů po zprávy o postupu prací – máme šablony, o kterých každý projektový manažer jen sní.
Nyní je ten správný čas zjednodušit plánování projektů – pojďme na to!
1. Šablona harmonogramu projektu od Hubspot
Když se řekne projektové řízení, pravděpodobně si představíte časové osy a trvání – a tato šablona to dokonale vystihuje.
Šablona harmonogramu projektu od HubSpot je ideální pro projektové manažery, kteří chtějí zefektivnit proces plánování projektů.
Díky přizpůsobitelným sekcím pro podrobnosti úkolů, přidělené osoby a termíny zajišťuje tato šablona pro správu projektů v Google Sheets transparentní přehled o postupu vašeho projektu. Nabízí několik zobrazení pro vizualizaci vaší práce, včetně zobrazení Ganttova diagramu v Google Sheets pro přehledný časový plán projektu.
Šablona organizuje úkoly projektu v přehledném seznamu s funkcí drag-and-drop. Odděluje dokončené a probíhající úkoly a nabízí speciální sekci projektové charty, která vám pomůže udržet přehled o cílech a výstupech projektu.
Přečtěte si také: 10 bezplatných šablon projektového harmonogramu v Excelu a ClickUp
2. Šablona zprávy o postupu práce od HubSpot
Řízení projektů se často točí kolem zpráv o postupu prací a šablona zprávy o postupu prací od HubSpot tyto potřeby dokonale splňuje.
Šablona je nejvhodnější pro projektové manažery, kteří chtějí informovat zúčastněné strany a udržet projekty na správné cestě. Její přizpůsobitelné sekce pro podrobnosti projektu, průběh úkolů a klíčové metriky přinášejí transparentnost stavu vašeho projektu.
Stejně jako oblíbený software pro správu projektů nabízí tato šablona profesionální rozvržení, které se snadno ovládá, ať už sledujete více projektů nebo se soustředíte na jednu iniciativu.
Šablona obsahuje prostor pro milníky projektu, výzvy a další kroky – žádné důležité informace tak nezůstanou opomenuty. Je navržena tak, aby hladce spolupracovala s dalšími nástroji pro správu projektů, což z ní činí univerzální doplněk vaší sady nástrojů.
3. Šablona projektového plánu od eFinancialModels
Řízení projektů a Google Sheets jdou ruku v ruce – stejně jako káva a termíny. Bezplatná šablona projektového plánu od eFinancialModels to ještě vylepšuje tím, že usnadňuje organizaci úkolů.
Tato dynamická šablona vám umožní rychle vytvořit a vizualizovat projektový plán pomocí Ganttova diagramu. Je ideální pro projektové manažery, kteří pracují se složitými časovými plány a více projekty.
Tato šablona obsahuje předem připravený plně přizpůsobitelný seznam úkolů, automatické vykreslování časové osy a snadné propojení dat zahájení, trvání a dat ukončení.
Můžete zadávat neomezený počet úkolů, seskupovat je do podúkolů a sledovat, jak se Ganttův diagram automaticky aktualizuje. Díky možnosti sdílet a aktualizovat dokument současně s členy týmu budou všichni na stejné vlně.
I když si na ně možná budete muset chvíli zvykat, zejména pokud nejste obeznámeni se všemi funkcemi Google Sheets, tato šablona vám díky svým intuitivním funkcím pomůže ušetřit spoustu času.
Přečtěte si také: Projektová dokumentace: Typy projektové dokumentace – příklady a šablony
4. Šablona pro správu projektů od Template.net
Prostřednictvím Template.net
Tato šablona pro správu projektů v Google Sheets je skvělým výchozím bodem pro projektové manažery. Šablona pro správu projektů je univerzální šablona pro sledování více projektů, přiřazování úkolů a monitorování pokroku.
Díky speciálním sekcím pro projektové charty, časové osy a přidělování zdrojů zajišťuje soulad mezi členy týmu a hladký průběh projektů.
Šablona také obsahuje:
- Ganttovy diagramy pro vizualizaci harmonogramů projektů
- Tabulka úkolů s podrobnými popisy úkolů
- Funkce zprávy o stavu projektu pro informování zúčastněných stran
- Barevně odlišené fáze a stavové klíče, díky kterým snadno a na první pohled posoudíte stav projektu.
5. Šablona kalendáře pro správu projektů od Template.net
Prostřednictvím Template.net
Pokud jste projektový manažer a hledáte praktický nástroj pro podrobné sledování postupu projektu, je šablona kalendáře pro správu projektů vynikající volbou.
Tato univerzální šablona poskytuje vizuální časovou osu pro úkoly vašeho projektu, což vám umožňuje snadno naplánovat výstupy projektu a termíny. Díky uživatelsky přívětivému rozhraní můžete rychle přiřazovat úkoly členům týmu a sledovat pokrok vašeho týmu.
Formát kalendáře poskytuje přehledný přehled harmonogramu projektu, což vám pomůže identifikovat potenciální překážky a podle potřeby upravit časové plány.
Tato šablona pro správu projektů je obzvláště užitečná pro vytváření zpráv o pracovní zátěži, sledování závislostí úkolů a zajištění včasného dosažení milníků projektu.
Díky centralizaci informací o projektech udržuje tato šablona kalendáře pro správu projektů zainteresované strany informované a projekty běží bez přerušení od začátku do konce.
6. Šablona pro sledování projektů od Template.net
Prostřednictvím Template.net
Řízení projektů může být někdy opravdu složitá záležitost, ale není důvod, abyste si z něj dělali cirkus tím, že budete mít své úkoly neuspořádané! Šablona pro sledování projektů je vaší tajnou zbraní, která vám pomůže udržet více projektů na správné cestě.
Tato šablona obsahuje připravený časový plán projektu, nástroje pro přidělování úkolů a sledování pokroku, které zvládnou i začátečníci v práci s tabulkami.
Najdete zde vyhrazené prostory pro podrobnosti projektu, výstupy a rozpočet, vše zabalené do vizuálně přitažlivého balíčku.
Díky přizpůsobitelným stavům a několika zobrazením pro vizualizaci informací o projektu nikdy neztratíte ze zřetele své cíle. Šablona dokonce obsahuje jednoduchý Ganttův diagram pro vizualizaci harmonogramu projektu a závislostí úkolů.
Přečtěte si také: Jak vytvořit hlavní plán pro správu projektů a šablony pro sledování cílů v Google Sheets
Omezení používání Google Sheets pro správu projektů
Ačkoli Google Sheets a Docs nabízejí lákavé bezplatné řešení pro správu projektů, často mají i značné nevýhody.
Tyto faktory mohou v dlouhodobém horizontu bránit efektivitě vašeho týmu a úspěchu projektu.
Pojďme se podívat na nejčastější omezení používání Google Sheets/Docs pro správu projektů:
- Omezené funkce pro spolupráci: Editace v reálném čase je skvělá, ale Google Sheets postrádá specializované přiřazování úkolů, sledování závislostí a automatická oznámení, které jsou pro koordinaci týmu zásadní.
- Nedostatečná vizualizace: Vytváření Ganttových diagramů a časových os projektů v Google Sheets je zdlouhavé a časově náročné. To ztěžuje získání jasného přehledu o postupu projektu.
- Nedostatek pokročilých funkcí pro správu projektů: Google Sheets neposkytuje specializované nástroje pro alokaci zdrojů, řízení rizik a vyvažování pracovní zátěže mezi více projekty.
- Problémy se škálovatelností: S rostoucí složitostí projektů může být Google Sheets pro projektové manažery nespolehlivý – zejména s rostoucím rizikem poškození dat.
- Neefektivní reporting: Vytváření podrobných zpráv o stavu projektu a analýz je v Google Sheets manuální proces náchylný k chybám. Často postrádají automatizované přehledy, které nabízejí specializované nástroje pro správu projektů.
- Bezpečnostní rizika: Ačkoli Google nabízí základní zabezpečení, nemusí splňovat přísné požadavky na citlivá projektová data, zejména v regulovaných odvětvích, jako je finance.
Alternativní šablony pro správu projektů v Google Sheets
Ačkoli má Google Sheets své přednosti, někdy potřebujete nástroj s větším výkonem.
Mluvíme o specializovaném řešení pro správu projektů, které bylo vytvořeno s jedinou vizí – nahradit všechny vaše různé aplikace jediným nástrojem s bohatými funkcemi.
A to nejlepší?
Obsahuje předinstalované skvělé šablony pro všechny vaše potřeby v oblasti správy projektů.
Seznamte se s ClickUp, vaším zachráncem před chaosem v tabulkách!
📮ClickUp Insight: 83 % znalostních pracovníků spoléhá při týmové komunikaci především na e-mail a chat. Téměř 60 % jejich pracovního dne však ztrácejí přepínáním mezi těmito nástroji a hledáním informací. S aplikací pro práci, jako je ClickUp, se vaše projektové řízení, zasílání zpráv, e-maily a chaty sjednotí na jednom místě! Je čas na centralizaci a zvýšení energie!
1. Šablona pro správu projektů ClickUp
Koordinace složitých, mezifunkčních projektů může připomínat hororový film, ale díky šabloně pro správu projektů ClickUp je to hračka.
Tato bezplatná šablona obsahuje řadu funkcí, které vám pomohou udržet váš tým na správné cestě a zajistit hladký průběh vašich projektů. Najdete v ní vše od přizpůsobitelných časových os až po nástroje pro závislost úkolů, a to vše v jednom snadno použitelném balíčku.
Šablona nabízí několik způsobů zobrazení vašeho projektu.
Chcete Ganttův diagram? Máte ho mít.
Dáváte přednost tabuli Kanban? Žádný problém!
Díky funkcím pro spolupráci v reálném čase může váš tým snadno spolupracovat, aniž by se ztrácel v bludišti e-mailů.
2. Šablona ClickUp Project Management Playbook
Šablona ClickUp Project Management Playbook poskytuje projektovým manažerům podrobný plán pro organizaci úkolů, stanovení cílů a sledování pokroku v reálném čase. Pomáhá všem udržet soulad s cíli projektu.
Šablona nabízí vlastní stavy, jako jsou Blokováno, Interní kontrola a Probíhá, což vám umožní pečlivě sledovat průběh každého úkolu. Důležitá data projektu můžete snadno vizualizovat pomocí vlastních polí pro rozpočet, výstupy a realizační tým.
Obsahuje také pět různých zobrazení, jako je souhrn a časová osa projektu, které vám pomohou efektivněji spravovat úkoly.
Ať už dáváte přednost Ganttovým diagramům pro časové osy nebo zobrazení priorit, abyste se mohli nejprve věnovat nejdůležitějším úkolům, tato šablona obsahuje vše, co potřebujete.
3. Šablona plánu úkolů pro správu projektů ClickUp
Šablona plánu úkolů pro správu projektů ClickUp je dokonalým nástrojem pro udržení projektů v kurzu a v rámci rozpočtu.
Tato šablona je navržena tak, aby pomáhala projektovým manažerům organizovat úkoly, stanovovat termíny a efektivně sledovat pokrok. Funkce jako vlastní stavy a pole vám umožňují kategorizovat a spravovat projekty pomocí atributů, jako je projektový tým a stav dokončení.
Šablona obsahuje různé zobrazení, jako je seznam, Ganttův diagram a kalendář, což usnadňuje vizualizaci časové osy projektu a sledování závislostí úkolů.
Přiřazujte úkoly členům týmu, stanovujte jasné termíny a pomocí Ganttova diagramu sledujte pokrok a provádějte nezbytné úpravy. Tato šablona zajišťuje, že všechny informace o projektu jsou na jednom místě, což pomáhá týmům zůstat v souladu a být maximálně produktivní.
4. Šablona portfolia pro správu projektů ClickUp
Projektoví manažeři používají portfolia ke sledování více projektů a pro úspěch je zásadní mít špičkový systém řízení! Vynikající správa portfolia také vyžaduje vynikající organizaci a šablona ClickUp Project Management Portfolio Template je navržena tak, aby zvládla každý projekt, časový plán a výstup – vše na jednom místě!
Máte přístup k šesti přizpůsobeným stavům stavu projektu, pěti zobrazením, včetně Ganttových diagramů a zpráv o pracovní zátěži, a automatizaci pro sledování vašich projektů od začátku do konce.
Tato šablona vám také pomůže sledovat průběh projektu, spravovat zdroje a informovat zúčastněné strany napříč všemi odděleními a programy.
5. Šablona zprávy pro správu projektů ClickUp
Pamatujete si, jak jsme říkali, že nástroje pro správu projektů mohou zcela změnit váš pracovní postup? Tady je toho skvělý příklad! Šablona zprávy pro správu projektů ClickUp vám pomůže udržet si přehled o komunikaci při správě více projektů a termínů.
S touto šablonou můžete sledovat průběh projektu, přidělování zdrojů a klíčové metriky v přizpůsobitelném a snadno sdíleném organizovaném dashboardu.
Budete mít k dispozici všechny nástroje a funkce pro vytváření podrobných zpráv o stavu projektu s více možnostmi stavu a vlastními poli.
Díky šabloně zprávy pro správu projektů ClickUp budete moci poskytovat aktualizace svým stakeholderům mnohem rychleji než pomocí konvenční metody označování e-mailů v Google Sheets.
Přečtěte si také: 10 bezplatných šablon pro správu projektů v aplikaci Microsoft Word pro plánování projektů
6. Šablona požadavků na správu projektů ClickUp
Tento seznam bychom nemohli zakončit, aniž bychom zmínili šablonu ClickUp Project Management Requirements Template.
Tato výkonná šablona obsahuje čtyři přizpůsobené zobrazení, které vám pomohou začít:
- Seznam požadavků
- Fáze schvalování
- Gantt
- Průvodce pro začátečníky
Po zadání údajů o projektu můžete přizpůsobit svůj pracovní prostor pomocí vlastních polí, jako jsou fáze schvalování, výstupy a klasifikace. Nastavte vlastní stavy – podobné barevně odlišeným fázím v Google Sheets – a zobrazte tak průběh úkolů ve vašem projektu.
Ve svém seznamu požadavků můžete také ukládat popisy úkolů, přiřazené osoby, termíny a další informace. Můžete dokonce nastavit automatické zasílání připomínek a udržet tak svůj projekt v časovém harmonogramu.
Díky funkcím, jako je sledování času, upozornění na závislosti a integrace e-mailů, je tato šablona snem každého projektového manažera.
Ať už pracujete na několika projektech najednou nebo se soustředíte na nový komplexní projekt, šablona požadavků na správu projektů ClickUp vám pomůže.
7. Šablona rámce pro správu projektů ClickUp
Pokud máte na starosti správu projektů téměř jakékoli velikosti, šablona ClickUp Project Management Framework Template je skvělým řešením pro organizaci vašich úkolů.
Vlastní stavy, jako je Otevřeno a Dokončeno, vám umožňují snadno sledovat průběh každého úkolu. Vlastní pole vám pomohou kategorizovat úkoly a vizualizovat kroky projektu, zatímco vlastní zobrazení, jako je Framework a Průvodce pro začátečníky, vám pomohou lépe spravovat váš pracovní postup.
Pomocí zobrazení Ganttova diagramu můžete sledovat časové osy projektů a závislosti úkolů.
I když máte omezené zdroje (nebo řešíte velké projekty), tato šablona vám poskytne všechny nástroje, které potřebujete ke správě časových harmonogramů vašich projektů.
8. Šablona pro správu projektů ClickUp
Pokud jde o hodnocení úspěchu projektu a identifikaci oblastí, které je třeba zlepšit, je šablona ClickUp Project Management Review Template tou správnou volbou.
Tato šablona je navržena tak, aby zjednodušila proces kontroly, usnadnila sběr zpětné vazby od zainteresovaných stran a zefektivnila organizaci projektů.
Díky přizpůsobitelným stavům a polím můžete snadno sledovat průběh projektu a vizualizovat data. Šablona obsahuje několik zobrazení, jako je seznam, Ganttův diagram a kalendář, které vám pomohou efektivně spravovat úkoly a časové osy.
Chcete-li začít, přidejte šablonu do svého pracovního prostoru ClickUp, pozvěte členy týmu a začněte spolupracovat.
Vytvářejte úkoly pro sledování pokroku, pořádávejte pravidelné schůzky k projednání novinek a využívejte oznámení, abyste byli vždy informováni.
Proč se spokojit s tabulkami? Přejděte na šablony ClickUp
Všichni jsme to zažili – pracovali jsme na projektech, které se nám trochu vymkly z rukou, a doufali jsme, že se vše vyřeší jako mávnutím kouzelného proutku. Kouzla vám při správě projektů nepomohou, ale šablony jsou tou nejlepší alternativou, na kterou se můžete spolehnout.
Šablony Google Sheets jsou velmi užitečné pro začínající uživatele, ale často mohou omezovat pokrok uživatelů, kteří spravují více projektů s různými týmy.
Specializovaný software pro správu projektů, jako je ClickUp, může pomoci zlepšit spolupráci v týmech, efektivně spravovat úkoly a sledovat časové plány projektů prostřednictvím snadno použitelných rozhraní.
Pokud jste připraveni posunout správu projektů na vyšší úroveň, je čas vyzkoušet ClickUp.
Zaregistrujte se na ClickUp, vyzkoušejte bezplatné šablony a sledujte, jak vaše produktivita stoupá!